会议期间的文书与服务

第一篇：会议期间的文书与服务

一、编写会议简报

会议期间的重要文书工作就是编写会议简报。会议简报是会议的交流性和指导性文件，要求及时、准确编写。

编写会议简报的基本要求可以用四个字概括：“快、新、实、短”。

“快”，是会议的时限性决定的。这就是说编写会议简报需要抢时间，不拖拉，一般要求当天的情况当天整理，当天发出，最迟也要当天整理，第二天发出。一些大型会议一天要发出简报一至二期。

“新”，这是简报的交流性和指导性决定的。就是说编写简报要提出新情况，新问题和新经验，并反映在文字上应注意使标题醒目、吸引人。

“实”，是对一切公文的起码要求。这就是简报所反映的情况和问题要真实、准确、不能随意夸大或缩小。

“短”，简报本身从字面上解释就是简短的报道。长了就不能称其为简报。而且也会影响到“快”。因此，会议简报的行文特色应当是：开门见山，直接叙事，一语中的，尽可能一事一议，少做综合报道。简报一般字数在几百字至多不过千字。

二、能够收集、编发会议信息

会议的新闻报道工作可以有多种方式：

第一种，由会议秘书组撰写新闻报道稿件，然后经领导审定后，向媒体发送；

第二种，在会议召开期间，邀请有关报社，电台、电视台派记者亲自随访，发布消息；

第三种，在会议结束时，召开记者招待会，由领导人直接介绍会议情况并亲自回答记者提出的各种问题。

三、能够组织拟写会议纪要

会议纪要是根据会议的主旨，用准确而精炼的语言综合记述其要点的书面材料。是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。并非所有会议都要产生会议纪要。会议纪要有两个目的：一是让与会者带回去作为传达贯彻会议精神的依据；二是上报，使上级主管部门和有关单位了解会议的情况或予以转发。

拟写会议纪要应做到：

1.忠实于会议实际；2.内容集中、概括、精炼；3.逻辑条理要清楚。

相应知识

会议纪要有两种类型：

一是例行会议纪要。如经理办公会议纪要、厂长办公会议纪要。这种类型的会议纪要是将会议形成的决议下发，或让上级了解会议的精神，因此要求简明扼要。

二是工作会议纪要。是指各机关、部门或地区就重大工作问题召开专门会议，交流情况，统一认识，研究政策措施之后，需要整理出会议纪要，上报下发，或请求上级批转。

会议纪要的内容包括两部分：

一是会议情况简述。包括召开会议的根据、目的、时间、地点、参加会议的人员、会议讨论的问题以及会议的成果。

二是对会议主要精神的阐发。这是会议纪要的主体部分。

注意事项

拟写会议纪要应当做到：

第一，记实。即实事求是，忠于会议实际。为此，必须以会议纪录为依据。对与会者的发言可以进行概括、归纳、提炼，但绝不能增添与篡改内容。

第二，记要。即抓住要点，对会议的中心议题和围绕议题所做的决定进行集中概括，去粗取精，集中归纳最有说服力的典型事例，引用最精彩的情节和语言，使全文突出重点。

第三，要有条理，眉目清楚，使人一目了然。

四、做好会议的值班工作与保密工作

具体做法

一些大中型会议，会场配有专门的服务人员，但秘书应当督导和协助服务人员做好以下工作：

1.与会人员入场时的验证与收票工作。

2.保持会场内的秩序，维护场内设备。

3.为会场内人员提供开水、饮料以及其他服务。

4.观注会场内各种设备的使用情况。

5.做好会场内安全保卫工作。会场内安全保卫工作主要包括：

(1)防止与会议无关的人，随便进入会场；

(2)观注会场内的设备运行情况，消除火灾隐患，防止意外事故的发生；

(3)保证会场内人员的安全与健康，发现与会者中身体不适或突发疾病者，要及时请保健医生或送往附近医院或联系急救中心；

(4)做好会议的保密工作。

注意事项

1.应有相应的值班制度与要求。

2.保密文件的分发、收回以及会议内容的保密问题。

五、协助领导做好会议总结工作及会后的反馈工作

1.做好会议的总结工作

会后总结工作应当做到及时、全面、客观、公正。可以采取个人总结、小组评议、领导评价相结合的方法，并在此基础上，尽可能召集全体工作人员开个总结会，交流经验、表彰先进。

2.会后反馈工作是指秘书人员根据领导的交办或会议上的决定，将会议所做出的决策或决议在实际贯彻执行中的所得到的结果、引起的反应以及造成的影响等情况，回报给主办会议的领导机关的活动。会后反馈可以用口头或书面催询的方式，必要时还可以直接深入到有关单位或部门进行实地检查与催询。会后反馈工作是会议善后工作的一项重要内容，也是整个会务工作的一个重要组成部分。这项工作虽然是在会议结束之后进行的一项工作，但对整个会议来说都是非常重要也是十分必要的，因为，它能够直接反映出会议效果的好坏以及会议的主旨精神是否能够落到实处。

注意事项

1.总结要注意收集书面总结材料，以便立卷归档。

2.反馈工作要注意形式多样化，多方面掌握反馈信息。

第二篇：会议文书

2013年，是××创新股份有限公司(可是你虚拟的公司)收获颇丰的一年，不仅销售业绩创造了新水平，而且公司还研发出了新的产品。临近年末了，××创新股份有限公司拟召开本年会暨最新研发成果展示会，希望通过召开年会，回顾企业发展历程，介绍核心产品研发成果，以进一步提升公司品牌美誉度和企业形象；同时，趁当前人气旺盛，潜在客户高度汇集的大好时机，隆重推出公司最新的研发产品为来年拓展新的市场，力争再创佳绩，打下坚实的基础。总经理王永康责成公司相关人员做好年会的筹备工作，并且通知办公室，下周星期一办公例会讨论此事，要求公司所有在家的领导和各部门经理都要参加。

总经理王永康责成公司相关人员做好年会的筹备工作，确定会议的主题、成立会议组织机构，办公室拟制年会的筹备方案并负责报批，其他部门要认真配合。办公室主任席为民领受任务后，立即组织相关人员开会讨论，进行分工，布置工作；会后大家按照分工，全力以赴投入到年会暨最新研发成果展示会的筹备工作中。

上机模拟操练。根据领导意图，各小组按照分工分别筹建年会组织机构；拟订会议筹备方案、会议经费预算方案、会议应急预案；制定会议议程、日程安排。实训提示

（1）会议必备要素。主要包括会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议主题和议题、会议方式及会议结果。

（2）公司例行工作会议的会前准备一般包括发会议通知（可电话通知）、准备会议室、准备会议资料、检查会议设备、准备茶水等事项。

（3）拟订会议筹备方案是会前的一项重要工作，应注意掌握拟订会议筹备方案的主要内容和工作技巧，根据给定的情况具体设计筹备方案。

三、知识导入

(一)实训任务基本知识要点 1.年会

它是就某一特定主题展开讨论的聚会，议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议。年会可以单独召开，也可以附带展示会，多数年会是周期性的，最常见的周期是一年一次。3.会议筹备方案的制定程序

组建会议筹备机构，选举或指派筹备方案编写负责人；与领导沟通，确定会议的名称、主题与议题、议程及日程安排、会议时间及地点、所需设备及工具、与会人员、文件的范围；制定会议经费预算方案，拟定食宿安排，拟制筹备方案，提请上司审核并批准之后按照要求作具体安排与部署。 4.确定会议的主题和议题

会议的主题是会议要研究的问题、要达到的目的，议题是对会议主题的细化。

5.确定会议名称

会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题，应当根据会议的议题或主题来确定，即要名副其实。一般包括：会议主办单位名称、会议主题、会议类型。6.拟定会议议程日程

会议议程是对已确定的议题列出先后顺序，也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议议程关系到会议的目的、任务，秘书人员可以提出建议并报请领导审批。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，也就是根据会议的计划和进程逐日作出的安排。会议日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。

（1）议程表的设计。按习惯顺序和有关规定安排会议议程；应注意议题所涉各种事物的习惯顺序和有关对会议议程顺序的明确规定，按要求编制议程表；尽量将同类性质的问题排列在一起；保密性较强的议题，一般放在后面。

（2）会议日程表的设计。会议的日程一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天 上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。会议日程表通常包括时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人等。 7.确定会议的时间及会期

召开会议的时间，原则上讲，应当在会议议题确定下来之后，尽量赶早不赶晚。但要根据有关领导的时间安排来确定会议时间；要根据会议的内容来安排会议召开时间；要考虑会议的时效性；主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议，紧急会议可以例外；会见会谈性会议，要事先同主宾双方协商，再确定会议召开时间。会期是指一次或一届会议总的时间长度。确定会期要综合考虑会议的内容、会议的规模以及会议的复杂程度。 8.确定召开会议的地点

会议地点也就是会址，要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑其他的因素，如政治因素、经济因素、社会因素等。 9.会务筹备机构

包括会务组、秘书组、组织组、接待组、宣传组、财务组、保卫组等。 10.制订会议经费预算

会议经费包括交通费用、会议室费用、住宿费用、餐饮费用、旅游参观费用、培训费用、预计外支出等。 11.会议应急方案的制定程序

预测情况→准备应对备选方案→讨论会议紧急情况→确定会议应急方案。 12.会议应急方案内容

包括会议举行过程中可能出现的人员问题、场地问题、设备问题、资料问题、健康安全问题、行为问题及解决问题时负责解决的会议工作人员和职责。

（1）人员问题。如演讲者、参加者或关键代表不能到会，或登记参会的代表数量不足，从而影响会议的规模以及财务收支和公共关系等。

（2）场地问题。如重复预订房间造成的冲突，取暖或通风系统出现故障等。（3）设备问题。如缺少合适的设备或者设备在使用过程中发生损坏。（4）资料问题。如宣传材料的不足或短缺，或资料没有送到会议地点。

（5）健康与安全问题。会议中，有时会出现意想不到的情况，如突发性火灾等各种灾害的发生，或某位代表患上了严重或高度传染的疾病，或因某种原因导致与会人员出现食物中毒等。

（6）行为问题。会议中，偶尔会出现发言人行为不当或与会代表行为不当。

写出会议礼仪培训要点。

讨论设计出大会会场布局（包括会场装饰、会场设备的摆放），设计出会标的标题和样式，设计出桌签的样式。在计算机上使用Microsoft Word绘制出会场布局、会标、桌签的图稿，以及陈述会场布置细节说明。(三)实训提示

(1)租借或预订会议室要注意确认租借的日期、时间，考虑会场大小是否合适，租金是否符合预算，交通是否便利，所需各种设备设施是否齐全等，要履行相关手续。

(2)准备会议资料和用品要齐全，分装会议文件要认真细致。(3)发送会议通知，要注意确认通知是否送到或收到。

(4)安排会议食宿，要注意根据与会者的反馈信息准确掌握人数，并要与会议主办方选择的接待宾馆签订相关协议。

(5)检查会议常用的视听设备，要天天天天天天天天天天

(6)布置会场，要充分考虑会议的主题，正确选择会场的类型和布局形式，作好座席安排，布置要烘托会场气氛，准备好座位引导和相关标识牌。(7)文稿拟写要格式正确，语言简练，段落层次清晰，词汇、语法、标点符号准确。(8)制作产品宣传画册。产品宣传画册的作用是展示企业最新研究成果，对外界宣传企业强大技术实力。同时，为企业宣传造势。产品宣传画册不仅可以用于本次年会，而且后期的一系列市场活动均可使用。可初步作出预算，预订宣传画册。任务三 会前文书工作训练任务(二)实训安排

（1）上机模拟操练。各小组按照分工，分别根据领导意图拟写会议通知、制作请柬和邀请信、制作会议证件、准备会议标志、协助领导拟写讲话提纲并制作PPT演示文稿、拟制会务资料。

（2）会议证件的设计格调要与会议的性质气氛相适应。

三、知识导入

(一)实训任务基本知识要点 1.会议文件的类型

会议文件主要包括大会的主报告、大会发言单位的材料、会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。 2.各种形式的文件材料

（1）会议的指导文书。包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等。

（2）会议的主题文书。包括开幕讲话报告、主题报告、专题报告、专门发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等。

（3）会议程序文书。包括议程文书、日程安排、讲话程序、选举或表决程序表等。

（4）会议参考文书。包括各部门统计报表、财务报表等。

（5）会议管理文书。包括开会须知、议事规则、保密制度、会议证件、作息时间、生活管理等。

（6）会议成果文书。包括选举结果、会议记录、会议纪要等。（7）会议宣传、传达文书。包括新闻稿、传达提纲、执行计划等。（3）公文式会议通知。它由标题、正文和落款三部分组成。 ①标题的结构形式：

复杂式——发文机关+事由+文种。 简单式——会议通知。 ②正文结构形式：

复杂式——会议名称+会议议题+会议目的+会议时间+会议地点+与会人员+会议议程+会议要求+会议准备的材料+会议安排。

简单式——会议议题+目的+时间+地点+与会人员。

（4）表格式通知。表格式会议通知结构规范，格式统一。党政机关、企事业单位和业务主管部门内部召开的各种会议经常采用表格式会议通知，方便快捷，有利于提高工作效率。

（5）公告式通知。公告式会议通知是利用报纸、电视等新闻媒体或其他公开传播媒介发送的会议通知。往往通知的对象不明确，且人员较多，像一些理论研讨会、股东会、联谊会、大型庆祝会等就使用公告式通知。 4.会议开幕词

开幕词是会议讲话的一种，它是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人在会议开幕时所作的讲话，旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出开好会议的中心任务和要求。它以简洁、明快、热情的语言阐明的大会宗旨、性质、目的、任务、议程、要求等，对会议起着重要的指导作用。

开幕词由首部、正文和结束语三部分组成，各部分的项目内容与写作要求如下：

（1）首部。它包括标题、时间、称谓三项。 ①标题。一般由事由和文种构成，如《中国共产党第十二次全国人民代表大会开幕词》；有的标题由致词人、事由和文种构成，其形式是《×××同志在××××会上的开幕词》；有的采用复式标题，主标题揭示会议的宗旨、中心内容，副标题与前两种标题的构成形式相同，如《我们的文学应该站在世界的前列——中国作家协会第四次会员代表大会开幕词》；也有的只写文种，即“开幕词”三字。

②时间。写在标题之下，用括号注明会议开幕的年、月、日期。

③称谓。一般根据会议的性质及与会者的身份确定称谓，如“同志们”、“各位代表、各位来宾”、“运动员同志们”等。（2）正文。它包括开头，主体和结尾三部分。 ①开头部分。一般开门见山地宣布会议开幕。也可以对会议的规模及与会者的身份等作简要介绍，如“参加这次大会的代表有×××人，其中有来自„„”，并对会议的召开及对与会人员表示祝贺。需要说明的是，开头部分即使只有一句话，也要单独列为一个自然段，将其与主体部分分开。

②主体部分。这是开幕词的核心部分。通常包括三项内容：

第一，阐明会议的意义，通过对以往工作情况的概括总结和对当前形势的分析，说明会议是在什么形势下，为了解决什么问题和达到什么目的召开的；第二，阐明会议的指导思想，提出大会任务，说明会议主要议程和安排； 第三，为保证会议顺利举行，向与会者提出会议的要求。 ③结尾部分。提出会议的任务、要求和希望。

（3）结束语。开幕词的结束语要简短、有力，并要有号召性和鼓动性。写法上常以呼告语领起一段，如“预祝大会圆满成功！”。6.制发会议证件的方法和要求

①内容设计上要有会议的名称，与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)以及身份（职务、职称等），组织或公司的名称。 ②重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。姓名卡片可设计为红、蓝、黄等不同的颜色。

③在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。

7.会议标志

主要有指示牌、名签或台签、区域图或路线图。 8.会务资料

包括接站一览表、会议签到表、住宿登记表、用餐分组表、会议讨论分组表、会间乘车分组表、订票登记表、会务组成员通讯录等。(一)会务工作实训常用表格制作实例 1.会议通知单 如图7-5所示。

2.会议签到表 如表7-10所示。

3.会议分组讨论表 如表7-11所示。

4.住宿登记表 如表7-12所示。

5.会议须知 如图7-6所示。

筹备大型会议首先要组建会议筹备机构，拟订会议筹备方案。

第三篇：会议组织与服务

会议组织与服务

一、名词解析：

会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。

会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。

会议客体即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。

会议策划就是为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择出合理可行的方案的过程。

会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。会议议程起着维持会议秩序的作用。

会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。

闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。

会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。

会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。

会议引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。

会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、会议上的讲话、发言和决议等内容的一种应用文体，是一种重要的事务文书。

二、填空

1、会议的特征目的性、组织计划性、群体沟通性、交流方式多样性。

2、会议活动的基本要素：人员、名称、议题、时间、地点、方式、结果

3、会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。

4、会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。

5、会议结果，即会议结束时实现目标的情况。会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。

6、会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。会议方式就是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。

7、会议的工作原则：必要性、高效性、目标性、严肃性、节俭性。

8会议经费预算的原则：科学合理、总量控制、确保重点、精打细算、留有余地。

9、会议通知的内容：包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。

10、开幕词是各级党政机关、社会团体、企事业单位在会议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。

11、讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补充报告。

12、准备会议用品与设备的要求：制定计划、落实专人负责、实用并节约成本。

13、会议证件是会议举行期间供与会人员与工作人员以及其他相关人员佩戴使用的证件。包括出席证、列席证、旁听证、来宾证（或嘉宾证）、记者证、工作证、随从证、保安证、配偶证、签到证等。

14、会议签到的方式：薄式签到、表式签到、电子签到机签到、会议秘书人员代为签到、签到卡签到、名片签到、座次表签到。

15、会议签到的要求：认真准备、有序组织、及时统计、准确无误

16、会议记录的种类：按详细程度分：详细记录、摘要记录；召开形式分：报告式会议记录、座谈会式会议记录、决议式会议记录。

17、会议记录的格式和内容：格式分为标题、首部、主体和尾部四块。内容包括会议描述（会议类型、时间、日期、地点）、与会者姓名、会议过程和主席、记录员签名。

18、会议信息通常表现为会议通知、会议简报、会议纪要、会议报道，以及会议的传达提纲、要点等形式。

19、会议信息的收集要本着“准确、及时、全面、适用”的原则，通过会议的正式报告、研讨会上的讨论发言、与会者的议案以及会下的广泛交谈，随时获取有价值的信息，供领导者参考或供会议交流。

20、会议简报: 具有“简、真、新、快”的特点。

三、画图

会场的布置形式：分散式，相对式，半围式，全围式

四，简答题

1、会议的作用：

1、集思广益、科学决策的作用 2.发扬民主、动员群众、宣传教育的作用

3.传达信息、资源共享、学习交流、开拓思 路的作用 4.协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用 5.国际交流、跨文化的沟通作用。

2、会议的种类：1.按会议的规模划分：小型会议、中型会 议、大型会议、特大型会2.按会议内容划分：综合性会议、专题性会议。3.按会议的性质划分：决策性会议（代表性会议、领导办公会）、非决策性会议日常办公会议、咨询性会议、总结交流会、洽谈谈判性会议、进修培训会、庆典性会议、商品展示和推介性会议）。4.按会议所跨的地域范围划分：国际性会议、全国性会议、地区性会议、部门性会议。5.按会议的目的划分：说明会议、研究会议、解决问题会议、沟通协调会议、创意会议。6.按会议的形式划分：圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论会、小组讨论会、议会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会议。7.按会议的职级划分：股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工大会、部门会议。

3、通常出现下列情况时，需要及时开会

1、遇到危机突发事件，足以使目前工作停滞，需

要及时集体协商、处理；

2、一项决定或一项管理办法的推出，非经会议的形式不能产生法定效力；

3、事情较为紧急，有关人员采取逐层、分头商议的办法已经不通；

4、采取会议的形式是将特定情况（内容）向有关人员了解或告知的最快捷的方式；

5、需要统一思想，在思想领域已经已经引发争执，不能很好的贯彻工作，工作人员已无心工作。

4、会议效率不高的主要原因：

1、时间上的安排、使用不合理；

2、地点上的安排、使用不

合理；

3、开会对象选择不够精确；

4、主持人的能力较弱，不能控制会场；

5、开会的原因和目的不明确。

5、维护和保持狐疑严肃性和权威性的做法：

1、明确会议的议题、目的；

2、制定完善的会

议计划、组织机构；

3、准备充分；

4、落实会议议程。

6、会议可以节俭的具体方面：

1、控制会议时间；

2、控制会议规模；

3、开支要精打细算；

4、目的务求明确。

7、会议筹划者的主要任务：

1、制订计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要，并达

到会议预定的目标；

2、制定会议议程；

3、了解可供使用的场所和设施情况；

4、选择或提议合适的场所；

5、安排交通事宜；

6、协调会务工作人员的活动；

7、招收、培训会务人员和广告人员；

8、制定可行预算或按既定预算安排有关工作；

9、确定各项工作的时间安排；

10、视察选定的场所和设施；

11、与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)；

12、确定印刷公司；

13、安排食品、饮料有关事宜；

14、同会议发言人和各位贵宾进行联系。

15、其它

8、会议策划的主要内容归纳为“五个W，一个H、B、O”。（1）“Why”：即为什么开会，会议目标是什么。（2）“Who”：就是指参加会议的人是“谁”，即会议的组织者与参与者。（3）“What”：是指“什么”类型的会议。（4）“When”：是指“什么时候”举行会议。（5）“Where”：是指在“什么地方”开会。（6）“How”：是指会议将“怎样”进行。

（7）“Budget”：是指会议预算的策划。（8）“Others”：其他工作，主要是指会务工作的策划。

9、会议经费的筹措途径：（1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费

用（4）社会赞助（5）转让无形资产使用权。

10、会议经费的的构成（1）交通费用（2）会议室费用（3）住宿费用（4）餐饮费用（5）

旅游费用（6）设备视听费用（7）宴请及演出费用（8）培训费或讲演费（9）预计外支出。

11、会议议程、日程和程序的关系：会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动

先后顺序的安排。它们之间的区别在于：

会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了；

会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程；

会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。

12、会议通知的内容：包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括

会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。

13、会前需准备的会议材料种类：（1）会议的指导文件如上级下发的政策性和工作部署

性文件、上级指示文书、本次开会起因文书等。（2）会议的主题文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。（3）会议程序文件。包括议程文书、日程安排、选举程序、表决程序等。（4）会议参考文件。如统计报表、技术资料、与会代表来信和各类来访等的书面材料。（5）会议管理文件。包括会议通知、开会须知、议事规则、证件、保密制度、作息时间、生活管理等。

14、讲话稿的写法，就内容来讲，应注意以下几点：

1、肯定会议的重要性；

2、评价过

去的工作；

3、点出当前值得注意的问题；

4、指明今后的方向和目标；

5、评价会议中心议题；

6、提出原则性的意见，向大会提出希望。

7、就形式来讲应分标题、正文、结尾三部分。

15、会议报告的内容主要包括：（1）标题：可采用正、副标题的形式(正标题概括报告的中心内容，副标题标出会议名称，作者名称置于其下)；或写为“×××在××工作会议上所做的报告”。（2）成文日期：用圆括号标于标题之下(如作者单列，则标于作者之下)。（3）称谓：“各位代表”、“同志们”等。（4）正文：阐述会议的性质、任务、意义；

总结过去的工作，提出当前及今后的任务与方法措施，以及提请会议讨论的问题并附自己的初步意见；通常以发出号召结束全文。

16、准备会议材料的要求：1．秘书草拟会议所需要的文件目录，向领导确认后，开始

准备。2．认真校对会议文件3．按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”等字样。将所有的资料统一放在文件袋中，发放给与会人员。分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。4．分发重要文件一般要编号、登记。5．一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。

17、准备会议物品和设施：会议用品和设施的种类

1.常用文具。如笔、墨、纸、簿册等常用文具。2.印刷设备。如打字机、打印机、扫描仪、复印机等等。3.会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、卫生用具、安全通道、消防设施等等。4.会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、画像、标语口号。5.视听器材。如麦克风、幻灯机、投影仪、黑(白)板、电子书写板、摄像机、录音机、磁带、软盘、光盘、同声翻译系统等等。6.通讯设施。如传真机、电话机、电视机、计算机及相应的通讯网络设施。7.交通工具。如大巴、小轿车等接送与会者的车辆。7.生活卫生用品。如茶歇等。9.专门用品。如奖品、证书、纪念品、投票箱等。

18、会议证件的作用：（1）表明会议期间各种人员的身份，便于接待和会场的管理。（2）

便于代表之间的相互辨认和联系、交流。（3）凭证出入会场，保证会议安全。（4）便于统计出席人数。（5）给与会者留作纪念。

19、会议证件上的内容：1．会议名称，必须写全称。2．会徽。3．姓名。4．照片。

5．证件种类，6．组别或代表团名称。7．证件编号，8．会议日期

20、证件设计注意事项：

1、内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女

士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。

2、在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。

3、重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证件应当用不同的颜色和字体相区别。

4、姓名卡片的大小式样应注意经济适用美观大方。

5、姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。

6、会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。例如，庆祝会、代表大会的代表证可以采用红色衬底，以体现喜庆的气氛，学术性会议可以采用蓝色衬底。

7、涉外会议证件可用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。

21、会场布置的意义：会场布置是否合理，对于会议的成功与否具有很大的影响。会场的地点和大小是否合适，设施是否齐全，会场的布局是否合理，会场营造的气氛是否与会议主题内容一致，对会议效果会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书人员必须重视会场的布置。

22、会场布置的内容：1.会场布置的形式：相对式、全围式、半围式、分散式2.安

排会议座次：横排法、竖排法、左右排列法3.布置环境：色调、灯光、花卉、旗帜、标语、气味等。4.布置主席台：主席台座位、讲台、话筒、休息室、主席台背景（会标、会徽等）

23、会议接站、报到、签到、引导工作的重要性：1.接站是跨地区、全国性和国际性

会议活动接待工作的第一道环节。2.报到是会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。3.签到能保证会议顺利进行，按时召开；准确统计到会人数，掌握与会人员情况。4.引导有利于会场内外正常秩序的建立。

24、会议接站的工作：接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。

会议接站的工作主要有以下工作：

（1）确定迎接规格（2）做好接站准备（3）竖立接待标志（4）掌握抵达情况（5）介绍宾主双方（6）安排与会人员上车

25、会议报到是针对需要集中住宿的大中型会议而言的，与会者报到时，秘书人员要做

好以下工作：

（1）查验证件，确认与会者的参会资格。（2）请与会人填写会议登记表。（3）分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。（4）预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开具收据。（5）安排与会者住宿。（6）制作会议通讯录的依据，会议结束前发给与会人员。

26、会议签到有以下作用：（1）便于统计实到人数，以确定法定性会议的有效性。（2）

检查缺席情况，以便及时通知有关人员到会，或通知缺席对象另行补会。（3）庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏，留作永久的纪念。（4）与会者的亲笔签名是第一手签到记录，是其参加会议活动的书面证明，可为日后的查考提供历史凭据。在一些法定性会议上，签到还是一种法律行为。

27、报道和签到的联系与区别：联系：都是指与会者到达会场时应办理的手续。会期较

短的会议，一般只办理签到；会期较长，并且需要集中接待的会议，与会者不仅要签到，还有办理报道手续。区别：报道是指与会者到达会议地点时办理的登记注册手续，但不代表每一项活动和会议都参加；签到则是与会者参与了本次会议或活动。

28、会议记录的作用：会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查

考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，不仅直接影响着据此形成的有关公文（如会议纪要、会议简报）的质量，而且会影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。

29、做好会议记录准备工作：

1、准备足够的钢笔、圆珠笔、铅笔、笔记本和记录用纸。

2、准备好录音机和足够的磁带或录音笔来补充手工记录。

3、要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用。

4、提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。

5、在利用录音机（笔）的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出故障。

30、会议记录的重点：

1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；

2、会议

讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

3、权威人士或代表人物的言论；

4、会议开

始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

5、会议已议决的或议而未决的事项；

6、对会议产生较大影响的其他言论或活动。

31、会议记录的方法：（1）根据需要，采取详记和略记相结合的方法。（2）漏记之处，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释。（3）与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。

32、获取会议信息的渠道：

1、各种会议记录，如主席团会议记录、团长会议记录、分

组会议记录等。

2、召集各团组联络员碰头会，汇总情况。

3、收集代表的提案、发言稿、书面建议等。

4、统计分析与会者的签到、报到信息。

33、会议期间安排旅游、娱乐活动的意义：任何一个成功的会议都需要有休闲活动安排，一方面使会议有张有弛，促进会议成功；另一方面，为与会者增加沟通的机会，加强交流。

34、会议期间陪同服务的意义：

1、表达尊重和友好

2、便于沟通和交流

3、提供方便

和保障。

35、会议餐饮主要作用有：

（1）礼仪作用。如东道主举行欢迎宴会、客人答谢宴会等。（2）沟通作用。宾主双方利用宴会的场合和机会，沟通信息、交换意见、商谈工作、发表演讲，是当前宴会活动的一个重要特点。（3）招待庆贺作用。（4）融洽感情作用。

36、宴会的准备

1、：确定宴请对象

2、确定邀请范围

3、确定宴会规格和形式

4、确定

宴会时间和地点

5、确定主持人和致辞人

6、发出邀请

7、拟定菜单

8、宴会厅的布置

9、合理安排桌次和座次。

37、会议交通服务的意义：会议交通服务是对会议车辆进行科学调配以保证会议用车的工作。它直接关系到与会人员的集体活动、会议组织的工作需要、特殊用车的批准使用，应引起会议工作人员的高度重视，否则就不能保证重点，满足需要，可能贻误会议的正常活动，甚至造成开不成会的严重后果。

38、会议交通服务的主要内容：

1、筹齐会议用车

2、拟定会议用车制度和纪律

3、合理

调度会议用车

4、确保会议进程按计划实施

5、对驾驶人员的管理

6、对车辆的维修

7、保养及汽油供应

8、意外事故的应急处理措施等。

39、送别会议代表的主要内容：（1）结清会务费用：餐费、住宿费、交通费等。（2）分

发回程票：火车票、机票、船票等。（3）安排车辆送站：小面包车、普通中巴、大巴、旅游客车等。（4）安排领导、专人送客：握手告别，脸呈微笑送至大门外、电梯口或车门口。

40、会议文件的内容：会议文件包括会议记录、会议简报、会议纪要、会议正式文件和

参阅文件、会议总结等。主要工作包括以下几项：1.整理分发会议记录。2.形成大会决议、简报或纪要3.写总结向上级汇报会议情况4.收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档（四点）

41、会议评估的常用方法：1．定量和定性评估方法2．问卷调查评估方法 3．资料的收集与处理方法 4．资料的分析方法。

第四篇：第三章会议文书之一、开幕词

（一）开幕词的含义和作用

1.开幕词的含义

开幕词是大型会议开始的时候，由组织召开会议的机关的主要领导人向大会全体代表发表的讲话。开幕词的内容主要是阐述会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出开好会议的要求，或对会议的成功表示祝愿。

2.开幕词的作用

开幕词是大会正式召开的标志，主要领导人亲临大会并发表开幕词，显示了组织者对大会的重视。开幕词所提出的会议宗旨，是大会的主导思想，所阐明的目的、任务、要求等，对于会议有着重要的指导作用。会议结束之后，与会者传达会议精神时，开幕词也是其重要的依据之一。

（二）开幕词的写法

1.标题、时间、称谓

开幕词的标题，有三种写法。

一是由大会名称加文种组成，如邓小平所作的《中国共产党第十二次全国代表大会开幕词》。

二是由致词人姓名、大会名称、文种组成，如《×××同志在××××大会上的开幕词》。

三是在文种名称上有所变通，如江泽民1999年12月2日《在〈维也纳公约〉缔约方大会第五次会议和〈蒙特利尔议定书〉缔约方大会第十一次会议部长级会议开幕式上的致辞》。

开幕词的时间，加括号标写在标题下方正中位置。

称谓是对与会者的统称。如果是党的会议，称谓比较简单，就是“同志们”三个字，后加冒号。如果是国际会议，要按照国际惯例来排列顺序，较常见的是：“各位嘉宾，女士们，先生们”，后加冒号。

2.正文

正文可分为开头、主体、结尾三部分。

开头的内容包括以下几项：

宣布大会开幕。最简单的说法是：“××××大会现在开幕。”也可以有些变通的说法或灵活的处理，如：“今天，《维也纳公约》缔约方大会第五次会议和《蒙特利尔议定书》缔约方大会第十一次会议部长级会议在北京隆重开幕，大家聚集一堂，共商保护地球的具体行动，具有十分重要的意义。”

对大会的规模和参加大会人员的身份进行介绍。有些开幕词可以有这项内容，大致说法是：“参加这次大会的代表有×××人，他们分别来自……”。

对大会表示祝贺，对来宾表示欢迎。大致说法是：“我代表×××对大会表示衷心的祝贺！对与会的各位代表和来宾表示热烈的欢迎！”

主体是开幕词的核心部分，主要包括以下几个方面的内容：

阐明会议的重要意义。具体涉及：这次会议是在什么形势下召开的，会议将要讨论解决什么问题，这个问题的现实价值如何，有什么迫切性，会议最终将会达到什么目的等等。

说明会议的主要议程。议程明确的会议，可以将议程直接列项表达，如：“我们这次代表大会的主要议程有三项：

（一）审议第十一届中央委员会的报告，确定党为全面开创社会主义现代化建设新局面而奋斗的纲领；

（二）审议和通过新的《中国共产党章程》；

（三）按照新的党章的规定，选举新的中央委员会、中央顾问委员会和中央纪律检查委员会。”如议程不宜列项，则要对会议将要讨论的主要问题进行阐述。

向与会者提出希望和要求。如：“我们一定要兢兢业业地做好自己的工作，加强同全国各族人民的团结，加强同全世界人民的团结，为把我国建设成为现代化的、高度文明、高度民主的社会主义国家，为反对霸权主义，维护世界和平，推进人类进步事业，而努力奋斗。”

开幕词的结尾一般用祝颂语结束全文，如：“最后，祝大会取得圆满成功。祝各位在北京愉快。谢谢！”

【 例 文 】

中国航空学会2001年学术年会开幕词

学会理事长 朱 育

各位领导、各位专家、同志们：

中国航空学会2001年学术年会现在开始了。

根据学会常务理事会的安排，学会每年要召开一次大型的学术会议。

去年，我们在西宁比较成功地召开了一次学术年会，主题是“航空产业与西部大开发”。当时有来自全国各地航空工业系统、民航系统、航天系统、部队及高等院校的代表共120余人参加了会议。会议收到论文投稿73篇，55篇文章收入论文集。代表们经过热烈的研讨，对航空产业如何参与西部大开发提出许多有参考价值的意见和建议。当时，我们还邀请到国务院发展研究中心主任王梦奎作了精彩的报告。会后，根据代表们的意见，把当时形成共识的建议，报送国务院有关部门。那次会议对推动航空产业参与西部大开发起到了很好的作用。

今年年会的主题，经去年底六届三次常务理事会认真讨论，确定为“面向新世纪的中国航空——纪念中国航空工业创建50周年”，主要内容是研讨航空工业如何在新世纪抓住机遇，深化改革，迎接挑战，实现跨越式和可持续发展。年会征文通知发出以后，得到广大会员的热烈响应，共收到

来自各方面的投稿100多篇。这次年会文集从中收录了76篇，加上部分专业分会推荐的12篇文章，共收录了88篇文章。这些文章从各个方面、不同角度对过去50年的成绩、经验、教训进行总结与回顾，对当前面临的形势、任务和机遇展开分析和研讨，对未来发展提出了建议和对策。从今天到会的代表范围来看，虽然会议主题是研讨航空工业的发展，但是部队系统、民航系统、航天系统还是一如既往地参加，会议代表总人数达100多，其中有院士、有各方面专家，有基层科技工作者，也有各级领导。特别是国防科工委的领导同志也很重视这次会议，于宗林副主任在百忙之中亲自撰文，一会儿将给我们作精彩报告；省市领导、航空工业两个集团公司的领导也亲临会议指导。这些都表明大家对我国航空工业发展十分关心、十分支持，也反映了大家要把中国航空工业尽快搞上去的迫切心情。我代表航空学会对各位领导、各位代表的支持和积极参与表示衷心感谢和热烈欢迎。

今年是我国航空工业创建50周年。新中国的航空工业经历了50多年的发展历程，从无到有，从小到大，从修理到制造，从仿制到自行设计，为国家的国防建设作了很大贡献，提供了90％以上的航空武器装备，也为民用航空运输和通用航空提供了部分装备。经过50年的艰苦创业和几代人不懈努力，我国的航空工业已经建立了各个专业基本配套的设计、研究试验、制造体系，造就了一支较高素质的科研、管理、生产队伍，具备了自主设计、制造、试验、试飞第三代战斗机的能力。这些是我国航空工业继续向更高水平和目标发展的基础。同时，我们也应清醒地看到，我国的航空工业与航空发达国家和世界先进水平相比，存在相当大的差距。我们的军用飞机落后国际先进水平1代半到2代，民用飞机状况更令人不满意，我们国内民用飞机市场基本被国外飞机占领，我们在航空发动机、航空电子、关键材料、先进制造技术和大型制造设备等方面的差距也非常大。如果不采取有效的措施，这些差距将进一步拉大。所以，我们航空工业的现状与我国实现现代化宏伟目标的要求是很不相适应的，还不能有效地满足国家国防建设与经济发展的需求。

航空工业是一个国家的科技水平、国防实力、综合国力的重要体现。它关系到国家安全和国民经济发展，是一个战略性产业。不仅美国、俄罗斯、西欧一些航空先进国家始终把航空工业发展置于整个国家经济发展的重要位置，就连我国周边的日本、印度、印尼、新加坡等国也在积极发展自己的民族的航空工业，这里面是有经济因素，但更重要的是战略上的考虑。同时航空工业也是一个综合性很高的高技术产业，航空工业的发展可以带动材料、元器件、制造技术、信息技术、动力等多项相关高技术产业的发展，可以促进各种高新技术的扩散和产业化，从而对国民经济的发展起到带动作用。面对政治多极化、经济全球化和科技高速发展的当今世界，面对实现我国现代化的战略目标，特别是面对完成祖国统一大业的艰巨任务，如何加快我国航空事业尤其是航空工业的发展，是一项十分紧迫而重要的任务。以江泽民同志为核心的党中央十分重视航空工业的发展。就在前不久。江总书记还亲自视察了我们现在开会的太原航空仪表公司。现在国家在“十五”规划中已经把发展航空高技术产业提到重要的位置，国务院也把研制新支线飞机列为“十五”重点项目，这使我国航空工业的发展又得到一次难得机遇。

我们如何才能抓住机遇？确实有许多问题要敞开思想研讨。例如：航空工业的发展如何适应社会主义市场经济环境，按照市场经济规律办事，观念转变，机制创新；航空工业如何进行体制改革和结构调整，如何实行军民结合、寓军于民，提高竞争力和实力；攻克关键技术和解决薄弱环节的重点措施和有效途径是什么；进行自力更生为主与不失时机地开展国际合作的关系和尺度到底怎样掌握；等等。对这些问题进行深入的研究和讨论，对于我们提高认识，开拓思想少走弯路有好处。

按照江总书记在全国科协第六次代表大会讲话的重要指示，中国航空学会作为我国航空科技工作者的群众性学术团体，它的重要任务之一，是动员和组织广大会员为我国航空事业的改革发展献计献策，为国家经济建设和国防建设服好务。我们学会汇集了全国航空界及相关领域的专家学者、各层次的精英。我希望通过学术年会的交流和研讨，代表们不仅相互学习，交换意见，提高认识，而且能为我国航空工业和整个航空事业的发展提出一些有价值的参考意见。现在举国上下都在认真学习江总书记“七一”重要讲话，我相信在“讲话”精神的指导和鼓舞下，这次会议一定会取得预期效果。祝各位代表身体健康。谢谢大家！

第五篇：会议组织与服务

期末考核：会议组织与服务

职业场景：

天地公司将在1月5日召开200人客户咨询联谊会，时间是2天1晚，你作为这次会议的筹备负责人，接到这个任务这后，小陈有些不知所措，应该先准备什么呢？会议应该如何召开呢？小陈陷入苦恼中。如果你是小陈，应如何完成任务呢？

需要完成的任务指引：

1．撰制会议方案：会议酒店名称、房间、用餐、娱乐和交通安排、以及各项预算。突出选择该酒店的特色。

2．准备会议的文件：客户邀请函、日程安排、会议指南等。

3、如何布置会场：会场摆放形式、名牌、横幅、茶歇安排等。

4．会间的各项服务工作（接待、签到、指引、会议记录等）。

考核要求：

① 分组讨论，共同完成考核任务。

② 根据职业场景，撰写会议方案，注意方案的可操作性。

③ 拟写带回执的客户邀请函、会议通知书。

④ 列出会议前期准备的文件与工作事项。

考核方法：

① 会议方案占50分，根据会议方案的可操作性、完整性灼情给分；

②客户邀请函、会议通知占15分，根据会议通知内容的完整性、格式的正确性、回执单是否准确灼情给分；

③ 会议准备资料与注意事项占20分；

④ 团队协作能力占15分。