(林良淦)浅谈如何开好项目组例会

第一篇：(林良淦)浅谈如何开好项目组例会

2011．10．10 北京煜金桥通信建设监理咨询有限责任公司

第二届项目管理技术论坛

浅谈如何开好项目监理组例会

福建办事处林良淦

【摘要】： 项目监理组周例会是项目监理组内部管理过程中的一种管理方式，但这种管理方式必不可少。例会开得好，能起到沟通信息、协调工作、提高共识、化解矛盾、解决问题、带动监理工作更上一层楼的作用，使之达到统一认识、协调一致的目的，实现公司的管理方针和管理目标。作者通过几年的工作实践，对如何开好例会有深刻的认识，总结了几点体会：1思想重视

2、形式多样

3、注重学习

4、正面引导

5、认真准备

6、掌握技巧。

【关键词】：浅谈例会

项目监理组周例会是项目监理组内部管理过程中的一种管理方式，但这种管理方式必不可少。例会开得好，能起到沟通信息、协调工作、提高共识、化解矛盾、解决问题、带动监理工作更上一层楼的作用，使之达到统一认识、协调一致的目的，实现公司的管理方针和管理目标。本人通过几年的工作实践，对如何开好例会有深刻的认识，下面分几个方面就如何开好项目监理组的例会谈几点体会：

一、思想重视。

从思想上认识到开例会重要性有个过程，本人加入监理队伍已有9年，经历过几个项目监理组，但都没有定期的内部例会制度，只是组长认为有事时项目组才开会议。我于2007年8月接手福州项目组组长工作，刚开始的二年，仍然延续这种做法，只是开会的次数增加了，慢慢地有了一种想法和责任感，尝试着开例会的方法，引导自己的团队走向辉煌，并于2009年11月2日星期一召开第一次项目组例会，宣布从今开始每周一定期召开项目组例会。经过近三年的实践，项目组发生了深刻变化，2009年本人获得公司优秀员工；2010年项目组获得公司优秀项目奖；2009、2010、2011年的公司项目质量监督考核检查中，均获得高分；接受内审、外审工作中，均受到好评。项目组人 1

员积极向上，思想稳定，在各地出现人员跳槽辞职风暴中，项目组未出现一人辞职情况，有力地支持了监理工作。

二、形式多样。

总结分析上周工作，安排落实下周工作，这是开例会的基本内容。为了避免一言谈，提高员工的表达能力，项目组在形式上做了有益的探索，要求项目组所有成员必须在周例会上汇报自己一周的工作情况以及下周工作安排，这样可以让每个员工在大家面前、在正式的会议上汇报讲话，锻炼讲话能力和讲话胆量，以提高在日常监理工作中协调的讲话能力和参会的说话水平；同时，还要求汇报发言者要进行事先准备和归纳，发言要求要精练不啰嗦，讲话要讲到点子上，要有哲理，要尚于分析，不断提高个人的讲话水平和口才能力。通过这样有益的锻炼，使原来比较爱讲话的人，发言就比较精练不再啰嗦，讲话也能讲到点子上了，原来性格比较内向的，刚开始汇报发言就几句话的，现在也敢于发言和善于发言了；另外，通过每个人的发言，每个人对问题的看法、角度、处理方式各不相同，互相间得到互补、启迪和提高。为了避免例会形成制度后，随之而来的例会“疲乏”，这不仅会对例会效果产生负面作用，而且会消磨团队的精神。我们通过换个环境开例会、定个主题开例会、请施工单位参加例会、请大学实习生列席例会等各种形式，使每一次例会开得有效率的同时，也让它成为提升团队精神的一次机会。这样有益的探索，整体推进和提高了项目组的监理水平和监理能力。

三、注重学习。

学习是提高监理工作的基础。如何使项目组成为学习型的项目组，利用周例会时间组织学习是个很好的方法，学习上级下发的各种文件，读懂文件内容，弄清文件精神，贯彻落实文件要求。例如，今年，中共中央宣传部、国家安全生产监督管理总局、公安部、国家广播电影电视局、中华全国总工会、共青团中央、中华全国妇女联合会联合印发了《关于开展2011年“全国安全生产月”活动的通知》将6月定为全国安全生产月，为了落实文件精神，切实加强安全生产宣传教育工作，推动安全生产责任制的贯彻落实。项目组在6月13日周一例会上组织全体员工学习安全相关文件并布置有关活动要求，6月23日全体员工按“通知”要求完成了中国移动2011年安全生产（网上）知识竞赛答题；按“通知”精神完善了应急预案，并对应急预案中的消防设施的正确使用和办公场所高楼逃生进行了演练；向在监工程项目的施工单位下发了关于开展2011年“安全生产月”做好安全生产的通知，要求施工单位做好安全生产月的安全教育和安全检查工作，并围绕“安全责任、重在落实”的主题，认真贯彻落实《通知》精神，结合实际，注重实效，组织开展有自身特点的安全生产宣传教育活动；深入贯彻落实安全生产责任制，完善细化安全规章，逐级抓好贯彻执行。安全生产月结束后，我们对施工单位的活动情况进行了收集和检查。通过学习和系列活动，使项目组全体人员提高了对安全生产的认识，了解并掌握了安全生产的知识。又如，每年公司下发工程监理项目质量监督检查考核实施细则，项目组都会利用周例会组织进行逐项学习理解，逐条贯彻落实。使公司的工程监理项目质量监督检查考核实施细则化作项目组每个员工的实际行动。因此，项目组几年来，接受公司的项目质量监督检查考核中，均取得好得成绩。同时，项目组在推动福建办事处其它项目组的工程项目质量监督考核中起到榜样的作用。帮助其它项目组进行项目管理的培训，提供有关资料模板。在学习方面，我们项目组人员有外出学习、培训，回来后，均应在项目组进行学习汇报，将自己学到的新知识，新思想、新思维传授给大家，使大家也受到一次教育和收获。

四、正确引导。

项目组是公司最基层的单位，公司的所有的方针、政策、规定、要求都要通过项目组得到最具体的落实。有时，公司的规定要求，从公司的角度出发，是合理的，是对的，但从一些个人角度出发，可能感觉就不合适了，在这种情况下，项目组就必须进行正面引导，使之服从公司这个大局。例如，公司发布的薪酬制度，共分8等7级，对大多数员工来说，适合的、合理的，但对某些人来说，因为学历、经历、经验、技能的不同，而出现了一些偏差，这时应进行认真的解释，正面引导，将怨气正确疏通去。正面引导，关键在于发现苗头和倾向性的问题，要研究和分析这些苗头和倾向性的问题，将这些苗头和倾向性的问题消灭在萌芽状态，就如人的身体打上预防针，有了免疫功能。又如，公司每季度的绩效考核，刚开始，许多人都将自己的绩效考核分数都填的非常的高，九十多分，狠不得它将填满分。针对这种苗头的出现，项目组积极进行引导，首先肯定大家重视绩效考核，重视绩效考核分数，但同时也强调，绩效考核要实事求是，要在工作上争先，分数要体现工作情况。并把标准列在绩效考核旁，请大家认真对照，90分表现为出色，你是否工作的出色？通过这样的引导，绩效考核的分数回归到正常状态，还出现一些谦虚的分数，需要我进行往高分调整现象。引导工作取得了成效。在日常的周例会中，我会选择一些带有倾向性的问题，进行“强调”以引起全体员工的关注。如：针对编写周报、月报等文件内容因拷贝后未能及时进行修改或修改不到位的差错情况。

强调今后所有起草的文件必须有AB角进行互相校对，明确了每2人一组互为校对。经过强调，周报、月报等文件的差错率直线下降。很好地维护了我们监理的声誉。粗略统计，近三年我在项目组周例会上的“强调”达100多项，较好的将一些苗头、不良倾向及时进行引导、疏通和制止，使项目组沿着健康方向发展。

五、认真准备。

项目组的例会说起来简单，其实要开好例会，希望将自己的思想和理念都充分地传达给全体员工，需要认真充分准备，才能起到效果。一是例会的内容准备，要收集分析总结上周工作，安排落实下周工作；学习传达上级有关文件内容和精神；查找、研究、分析出现的苗头、倾向，有的放矢地进行“强调”；二是例会的形式准备，会前要考虑要采用什么样的形式开例会。要针对例会的内容、参加的人员、等方面因素来决定例会的形式。

六、掌握技巧。

掌握开好例会的技巧，是开好例会成功的钥匙。

1、准时开会。不要为某个人或某几个人未到而廷误开会时间，因为假如那样，下回其余的人便都会迟到。准时开会是主持人的责任和魄力之所在，也是一个团体纪律的体现，进而表明团队的战斗力，如果一个团队连起码的开会时间都不能遵守，这个团队肯定是个懒散的团队。所以必须强调和采取必要的措施，保证准时开会。

2、简洁的开场白。开场白要控制好时间，主持人的任务不是表现自己，而是讲清并强调一下会议目的，这样有助于为与会者明确地限定讨论的问题，而且能够消除在会议开始时人们思绪的混乱状态，集中大家的注意力。督促与会者开动脑筋。讲长话会磨纯“会锋“，分散注意力，引偏目标。

3、防止冷场。会上出现一阵沉默，每个人都在等待别人讲话，出现这种冷场时，主持人要立即做些评说，提问或解释，尽快结束冷场，使会议继续进行。

4、控制激情。会上出现情绪激动者时，主持人要善于观察个别情绪激动者的情绪变化，以便及时进行“灭火”，把话头从“激动点”引开，用幽默调节会议气氛。很多时候，人的感情大于理智，而激情迸发时往往会导致人的失态和人与人之间的冲突，而带着情绪去争执，只会产生隔阂，失去解决问题的机会。应该指出双方的出发点都是正确的，只是站的角度不同，所看到的事物就不一样。情绪平静后，再引导大家现实地对待有争论的问题，这样问题就好解决了。

5、简要概括。简短概括能让参会者感受到会议的节奏。同时也有助于澄清分歧点，引起参会者注意。及时地概括、点评不但不会影响会议进程，相反，通过简短点评，你为参会者树立了一个珍惜时间的榜样，有力推动例会的进程。

6、例会总结。例会通过充分的发言和讨论，会议进入了尾声，组长要掌握会议情况，及时引导员工进行议而有决，将会议的成果进行总结，以明确今后的行动方向。同意推荐

第二篇：如何开好例会

如何开好例会

老张是某个系统集成公司的项目经理,他身边的员工始终在抱怨公司的氛围不好,沟通不足.老张非常希望通过自己的努力来改善这一状况,因此他要求项目组成员无论如何每周都要参加例会并且发言,但对例会应如何进行,老张却不知如何规定,很快项目组成员就抱怨例会目的不明,效率太低,缺乏效果,等等.而且由于在例会上意见相左，很多组员开始争吵，甚至影响到人际关系的融洽，为此，老张非常苦恼。

问题一：针对上述情况，分析问题产生的可能原因。

问题二：针对上述情况，你认为应该怎样提高项目例会的效果。

问题三：针对上述情况，你认为除了项目例会外，老张还可以采取哪些措施来促进有效沟通。

问题解答：

问题一：问题产生的可能原因：

1、缺乏对项目组成员的沟通需求和沟通风格的分析

2、缺乏完整的会议规程，会议目的，议程、职责不清，缺乏控制，导致会议效率低下，缺乏效果

3、会议没有产生记录

4、会议没有引发相应的活动

5、沟通方式单一

6、没有进行冲突管理

问题二：提高项目例会的效果的方法

1、事先制定一个例会制度，在项目沟通计划里，确定例会的时间，参加人员范围，一般议事议程等

2、放弃可开可不开的会议，在决定召开一个会议之前，首先应该明确会议是否必须举行，还是通过其他方式进行沟通

3、明确会议的目的和期望的结果，明确要开的会议的目的，是集体讨论一些想法，彼此互通信息还是解决面临的一个问题，并确定会议的效果是以信息同步为结束还是要讨论出一个确定的解决方案。

4、发布会议通知，在会议通知中明确：会议目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题。有一种被广泛采用的决策方法是：广泛征求意见，少数人讨论，核心人员决策。许多会议不需要全体人员参加，因此需要根据会议的目的，来确定参会人员的范围。实现应明确会议的议程和要讨论的问题。可以让参会人员提前做准备。

5、在会议之前把会议资料发放到参会人员手中。对于需要有背景资料支持的会议，应是先将资料发给参会人员，以提前阅读，直接在会上讨论。可以有效地节约会议时间。

6、可以借助视频设备。对于有异地成员参加的会议，或者需要演示的场合，可以借助于一定的视频设备，以提高会议效果。

7、明确会议规则。指定主持人，明确主持人的职责，主持人要对会议进行有效控制，并营造一个活跃的会议气氛。主持人要实现陈述会议的基本规则，例如明确每个人的发言时间，每次发言只有一个声音，主持人根据会议的议程规定控制会议的节奏。保证每一个问题都得到讨论。

8、会议后要总结，提炼结论。主持人在会后总结问题的讨论结果，重申有关决议，明确责任人和完成时间。

9、会议要有纪要，如果将工作的结果、完成时间、责任人都记录在案，则有利于检查工作的完成情况。

10、做好会议的后勤保障，很多会议兼有联络感情的的作用，因此需要选择一个合适的地点，提供餐饮、娱乐和礼品，制定一个有张有弛的会议议程。对于有客户和合作伙伴参加的会忆尤其如此。

问题三：除了项目例会外，老张还可以采取的有效沟通措施：

1、首先应该对项目组成员进行沟通需求和沟通风格的分析。

2、对于不同沟通需求和沟通风格的成员设置不同的沟通方式。

3、除了项目例会之外，可以通过电话、电子邮件、项目管理软件、OA软件进行沟通。

4、正式沟通的结果应该形成记录，对于其中的决定应该有人负责落实。

5、可以引入一些标准的沟通模板。

6、在项目组内培养团结的氛围。

管理者如何开好例会

时间：2010-06-25 | 来源：世界工厂网 | 责任编辑：阿里郎 | 阅读：

一周一次的例会可能会让很多管理者头疼，因为往往到了开会时间同事们都面面相觑，无话可言。原因可能是多方多面的，今天世界工厂网小编就告诉您“如何开好例会”。

一周一次的例会可能会让很多管理者头疼，因为往往到了开会时间同事们都面面相觑，无话可言。原因可能是多方多面的，今天世界工厂网小编就告诉您“如何开好例会”。

世界工厂网小编认为，强化和规范公司三级周例会(公司周例会、中层部门周例会、基层班组周例会)，是搞好公司绩效考核工作的重要途径。要想开好例会，提高周例会质量，可以从以下几方面着手。

一、根据公司总体工作目标的分解，把各个部门、各个岗位的周工作计划制定抓紧抓实，做到目标清晰、责任明确。以此作为开好周例会、提高周例会质量的基础和前提。

二、从七方面强化周例会纪律：

1、每周必须召开(形式可以多种多样)。

2、由例会主持人(正常情况由总经理、部门经理、班组长主持)作为周例会责任人(主要责任：

1、保证例会按时召开。

2、保证参加会议人员无特殊情况不缺席。

3、保证按规定程序人人发言。

4、保证会议记录真实、准确、全面。

5、保证会议纪要不弄虚作假。)。

3、主要围绕周工作计划完成情况进行

4、无特殊情况不许请假(有签到表)。

5、到会者必须按设计的程序发言，能够量化的工作一定要用数据表示，所有工作问题不能用“大概”、“几乎”、“假如”等模棱两可的语言表达，态度要明确，界面要清晰，不争成绩、不推责任、不做老好人。

6、每个人必须带好笔和记录本，并且按会议记录格式做好与自己工作有关内容的记录(散会时会议责任人检查)。

7、专人做好整个会议记录。会后3小时内整理出会议纪要(电子版和纸质版)，一份存档，一份交上级领导(电子版传上级文员存档，纸质版交上级领导阅看)。会议记要必须列出：哪些已经完成的工作向上级汇报，哪些工作问题需要上级的支持才能完成(原则：与完成上级下达的工作任务有关的工作向上汇报。本部门通过努力也不能解决的问题向上级汇报)。

7、上级每个月必须旁听下级例会一次(监督会风和会议质量)。

三、从四方面规范例会流程：

1、根据周工作计划汇报工作完成情况。

2、对没有完成的工作做出说明(什么原因没有完成，什么时候能够完成，用什么办法完成，需要上级或者其他部门什么支持)。

3、下周的工作计划是什么(完成计划可能碰到的问题和需要的支持)?

4、有什么合理化建议。

四、三级例会的时间原则安排：

1、总体原则：下级例会先于上级例会，便于上级掌握下级整体工作并以此安排例会内容

1、基层班组例会周六上午开(班组长召集所属员工参加。时间控制在60分钟以内)

2、中层部门周例会周六下午开(部门经理召集各班组长参加，时间控制在90分钟以内)

3、公司高层周例会(总经理或者授权副总经理召开，时间控制在2小时以内)

五、建立畅通的公司内部网络管理平台

1、公司办公室设专人进行管理内部网络平台。

2、平台设“周工作计划”和“周例会会议纪要”独立版块，公司三级周例会会议纪要每周二上午11：00前都会及时出现在网络管理平台上。上及总经理、下及普通员工，任何一个人都可以从平台上了解公司各部门、各岗位的工作情况，这对提高员工的主人翁意识、集体意识，加强部门协作有非常积极的意义。

3、网络平台上会议纪要的内容一律保留三年

高质量的三级周例会，几乎可以对公司所有部门、所有岗位的工作进行无缝考核。避免了绩效考核过程中表格过多、凭印象过多、时间过多，考核者走过场、流于形式，被考核者通过表格弄虚作假的被动局面。

绩效考核非常重要，绩效考核的模式也应该是多种多样的。每个企业都有适合自身的绩效考核模式。就看我们怎么去探索了。但是不管什么模式的绩效考核，都要尽量避免流于形式、走过场和弄虚作假，只有这样，才能不负绩效考核是为了更好推动工作的使命!

第三篇：如何开好工地例会范文

如何开好工地例会

在工程监理中，工地例会的作用是不言自明的，但是如何召开工地例会，各监理单位、各总监均存在不同的看法。工地例会如何能够有效地解决问题，达到预期效果，我个人认为应该注意以下几点：

按照《建设监理规范》规定，例会的时间、地点和参加人员、会议程序和内容均应在第一次工地会议中由各方协商确定。1 例会的时间安排 1.1时间间隔

一般以一周为适宜，如果工程规模较小或工种较单调，可以适当调整为两周一次或每半个月一次，但不应再减少。1.2时间长短

可灵活控制，在切实解决问题的基础上，尽量不要拖延时间，避免讲空话。1.3特别注意

会议应该准时开始，维护监理例会的严肃性，必要时可以实行点名和奖惩制度。避免因为几个人迟到耽误所有入会者的时间。2 例会的地点

按照惯例，一般均将工程现场会议室作为工地例会的召开地点，但有时根据工程情况，为解决某一主要问题，可以选择施工现场甚至材料供应地等有关地点召开例会。

如我们监理的某工程，承包单位自查、自检工作不到位，一再依赖监理人员的检查，造成隐蔽验收需要多次整改才能达到要求，不但增加了监理人员的工作量，也使工程进度拖延、存在质量隐患，我们及时下达了《监理通知》，但承包单位整改力度不大，此次工地例会恰逢钢筋、模板工程隐蔽验收，于是我们将工程的施工现场作为此次例会地点，针对施工单位屡教不改的情况，召集所有入会人员指出现场存在的诸多问题；由总监提出，征得业主同意，决定下达停工整改令。再如，我们发现某工程已经浇捣的楼面混凝土存在裂缝问题，经调查发现商品混凝土的供应存在很大的问题，便将商品混凝土搅拌站作为会议地点。所以说工地例会的召开地点可以随主要议题而定。Gongcheng.studyez.com 3 例会的参加人员

根据《建设监理规范》规定，参加工地例会的单位分别是：建设单位、承包单位、监理单位。具体可归纳为： 3.1承包单位

项目经理、技术负责人、各工种负责人、质量员、安全员、施工员，必要时可以通知施工单位领导及各班组长、材料供应商等参加。3.2监理单位

总监及现场监理工程师、监理员，必要时可请单位领导或其它相关人员参加。3.3建设单位

建设单位驻地工程师及其它驻现场人员，必要时可请相关人员参加。

同时，需要时，设计人员、建设方面的领导、专家等等都可以作为邀请对象。4 例会的程序和内容

到场人员首先按规定签到，注明姓名、单位名称、负责的工作、联系电话等。由总监理工程师主持会议。

会议举行的程序和内容，如下： 1.1承包单位发言

⑴汇报由上次例会至今的工程进展情况，对工程的进度、质量和安全工作进行总结，并分析进度超前或滞后的原因；⑵质量、安全方面以及资料上报等方面存在的问题，所采取的措施；⑶汇报下阶段进度计划安排，克服现阶段进度、质量、安全问题的措施。⑷提出需要建设单位和监理单位解决的问题。

应注意的是，汇报中需将各个专业的情况逐一介绍，避免工地例会重视土建专业、忽视设备安装专业的问题，随着科技发展，现代建筑中各设备安装专业新技术、新材料的应用迅猛增长，存在的问题可能更多，总监应引起重视。1.2监理单位发言

⑴对照上次例会的会议纪要，逐条分析入会各方是否已实施了承诺；⑵对承包单位分析的进度和质量、安全等情况做出评价，主要是指出漏报的问题以及原因是否正确、整改的措施是否可行；⑶同时，安全生产、文明施工是一个长期的任务，必需对施工单位的安全教育情况进行分析，加强监理自身的保护；⑷对工程量核定和工程款支付情况进行阐述；⑸对承包单位提出的需要监理方答复的问题进行明确答复；⑹提出需要建设单位或承包单位解决的问题。学易网http://gongcheng.studyez.com提供工程类考试辅导 4.3建设单位发言

建设单位指出承包单位和监理单位工作中需要改正的问题，并对承包单位和监理单位提出的问题给予明确答复。4.4特别注意

入会各方在给出解决问题的措施时，均应说明解决问题的具体期限，并严守承诺，使方案能落到实处，达到会议的目的。在下一次的例会中由各方对照检查，未按期落实的应说明原因，由入会各方商讨处理方法。5 整理会议纪要

会议纪要应由监理机构整理。整理纪要时需注意：⑴注明该例会为第几次工地例会、例会召开的时间、地点、主持人，并附会议签到名单。⑵用词准确、简略、严谨，书写清楚，避免歧义。⑶分清问题的主次，条理分明。

会议纪要整理完毕后，首先送总监审阅、签字，之后送承包单位和建设单位及被邀请参加的其它单位代表审阅签字、签字时应注明日期，若某一方的改动超出会议内容，应征得其他各方的同意。

各方均签字完毕后由监理人员打印、盖章、分发，分发时需请接收人员签字、并注明接收的日期和份数。经各方签字的原稿应由监理单位妥善保管，供需要时查阅。

开好工地例会，整理好会议纪要，切实解决工程施工中存在的问题，是做好监理工作的重要一环。它有助于监理工作的正常开展，同时也在一定程度上树立了监理单位的威信，必需引起监理人员的高度重视。

第四篇：怎么开好质量例会

怎么开好质量例会

分步阅读

质量例会是一个企业日常质量工作反映、通报、沟通、调整、安排的一个平台，而质量例会开的好坏会影响到会议的效率，也会影响企业质量管理工作的优劣。那么一个企业应该如何开好质量例会呢？会前、会中、会后都需要做些什么工作呢？

会前筹备工作

【检查前期工作完成情况】

对前期的会议纪要决议到期工作事项进行点检，主要是对完成情况和完成效果进行点检。如果决议工作未完成，还需要对未完成的原因进行调查和分析。

【做好质量指标统计工作】

对周期内的内外部质量指标，如一次交验合格率、质量损失率、废品损失率、工废/料废、返工返修、零公里故障等企业内外部质量指标进行收集和分析。.【分析周期内的质量事故】 按单位、产品、市场等不同的方式，对产品的质量问题进行统计、拍照、记录、原因分析等，并制作成PPT，对质量问题的部位和现象进行展示，对造成的原因进行分析，并制定整改措施。【会前明确会议议题】

在会前需要质量部门经理确定会议需要讨论和决议的事项，并由质量管理人员提前将相关的会议资料提前发给相关单位和相关人员，让他们提前对会议讨论和决议的事项提前了解、提前思考，提高会议的效率。【邀请公司高层领导参加】

如果会中会讨论一些关键的议题，而这些议题可能会引起非常大的分歧，难以形成统一意见，但如果这些议题的讨论结果又会对质量工作造成巨大影响。那么就提前将自己的想法与高层领导沟通，征得高层领导的同意，并邀请他来参与会议。领导参加会议，非常容易决定会议的走向，由于你的想法已提前获得领导认可，那么会议最终决议将是你期待的结果。

会中实施工作

【签到了解出勤情况】

打印签到表，要求与会人员签到。签到的目的有几个方面：一是现场掌控出勤情况，关键对谁没到能够清楚的反应；二是若有相关的考核制度，则作为相关考核的依据，提升其他部门对质量例会的重视程度；三是方便记录会议责任人，如果在后期其他部门未对决议事项不执行，或是找借口说不知道，而会议签到表就是有力的反驳证据了。【对前期工作进行通报】.首先要对前期的工作完成情况、完成质量，未完事项及原因、处罚情况等进行通报，对前期会议决议情况进行通报，对质量指标完成情况进行通报。【对当期工作内容讨论】

注意主持人要在会议进程中对发言时间、进度、主题的控制和把握，不能任由参与人员任意发言，与会议主题不一致的内容要进行阻止。还要引导大家针对关键的讨论事项进行发言，避免出现冷场情况。【安排会议记录人员】

确定会议记录人员，对会中各单位的发言主要内容进行记录，对会议决议事项进行记录（这项工作非常重要，会议的目的其实就是形成决议）。

会后跟踪工作

【形成会议纪要】

确定各种决议事项的工作内容、时间节点、目标、输出物、责任人，并由公司分管领导进行签发。质量部门要对决议事项完成情况进行过程跟踪，对过程中出现的问题进行反馈、沟通和协调，为决议事项的顺利实施创造条件。.

第五篇：店长如何开好例会

店长如何开好例会

„„„„店长的疑惑„„„„„„

某品牌在城市的步行街占据了人流密集的一家旺铺，虽说人流来来往往，穿梭不息，店员们也是工作勤奋，难得清闲，可是店里的业绩却从没出现过惊喜，一直表现平平。而开在旁边的另一个品牌店，定位差不多、品牌知名度差不多，店铺面积差不多，顾客层次差不多，人流差不多，不打听也罢，一打听却发现人家的业绩足足比自己多出一半！这家店的店长小李开始陷入了沉思，经过数天的思考，她罗列了店铺日常运营中存在的几大问题：

1．每天都制定营业目标，但是一个月中有20天完不成目标；

2．虽然每天都向员工提出要求，但是同一件事，今天的例会讲了，明天还需要重复，后天再重复，店员却还是做不好；

3．员工对新品总是需要很长时间才能熟悉；

4．尽管有销售政策激励，员工的激情还是提不上来；

5．每早开早会，晚上开检讨会，例会效果不大，员工总嫌耽误事。

店长不曾关注的问题

——例会

小李很用心，把日常工作碰到的问题做了详细的总结，通过这些总结，我们可以清晰的分析出小李现在最需要提高的不是销售技能、高深的管理技能，而是一项实际有效的例会技术。

例会天天开，却最容易被很多店长所忽视，觉得开得好坏都是例行公事，其实不然，任何一名创造高效业绩的店长都深知它的意义。例会是每天工作的必修课，例会开得成功与否直接决定了当天的业绩、甚至一周的业绩能否达成，决定了店长下达的工作要求能否有效的落实，决定了团队一天的工作激情，也决定了店长的威望。因此小李碰到的问题最根本还是例会技术不到位。好的例会始于充分的准备

例会开好了，店铺的很多问题就能迎刃而解，那么如何开好一次有效的例会？例会需要充分的准备，正所谓“不打无准备之仗”。对于一线工作的店长们，每天的早会需要确定的是例会的目的、主要议题、例会时间和例会必要的资料准备。

确定例会的目的性。即例会的召开，要有清晰的目的性，也就是要明确例会举行的目的和意义在哪里？每一次例会的目的都是有侧重性的，除了落实业绩指标外是要落实某一项服务？还是为了做促销准备？或是启发店员如何利用客流少的空场时间？

确定例会的主要议题。即例会要分析哪些问题，解决哪些问题。是回顾以往工作，找出提升点，还是表扬优秀员工，发扬闪光点；是“脑力激荡”激发团队智慧，还是传达要求，落实公司政策？例会的议题确定很重要，因为，它主导着例会的方向，使例会的针对性更强。例会只有明确了清晰的主要议题，在例会召开的过程中才不易跑题，才能在预定的议题范围内和时间范围内，顺利达到预期的效果。

确定例会的召开时间。即例会议题与内容确定后，预估开会的时间并提前告知所有店员。

准备必要的例会资料。即在例会举行之前，要把所需的销售报表、店铺表格、业绩回顾等资料、记录本等，准备齐全，做到会前的胸有成足。

让你事半功倍的例会结构

众多的店长在日常的例会中，经常存在结构不清的问题，想到什么说什么，导致传达不到位，导购不知道店长要重点表达什么，这就大大影响开会的效果。

例会的结构其实很简单，把握了例会结构，可以让你条理清晰、传达有效、轻松发挥。例会依次包括如下四个部分：生意目标，服务目标，货品目标和运作目标。但是当我们的店长在具体操作的过程中，经常讲服务的时候讲货品，讲运作的时候又开始讲服务，以至于自己不清晰，员工更是一头雾水。

下表详细举例了各个模块的具体内容。

清晰了例会的结构，开一次例会，特别是早会就可以按如下的步骤开展：

创造全新业绩的七大例会技术

好的例会毋庸置疑的会影响到员工一天的工作激情，影响团队的工作目标是否一致、执行是否到位，是否能达成业绩。好的例会同样也离不开一流的例会技术。例会主要有七大主要技术，如下图所示：

例会技术之一

——具体性

具体性的要求主要表现在以下５个方面：数据具体；目标具体；方法具体；行动具体；回顾具体。

1.数据具体

与员工沟通时，我们经常会用到以下语句：

“今天我们要完成的比昨天更高！”

“今天的ＶＩＰ没有完成目标任务。”

“在服务上你应该努力改进。”

“Ａ款和Ｂ款是近期最好卖的衣服，我们应该作为本周的主推。”

分析：你是否经常只说到这里就打住？当你缺乏数据的具体性，你所要表达的意思就大打折扣。当你在制定目标时，你打算今天的业绩要完成得比昨天更高，你需要告诉你的员工今天需要多卖１件主推款还是多做一个ＶＩＰ，或是加强我们的搭配技巧把联单做到2.0，等等。

当你发现店铺做ＶＩＰ没有达成，你需要告诉员工目标任务是多少，我们做了多少，差了多少。数据的具体性可以让你更有说服力。

当你告诉员工服务需要改进的时候，举例而言，你需要明确的指出：今天你一次都没有对顾客微笑，询问顾客方面，你只问了一名顾客，而且是在大家的提醒下完成的。

当你说到Ａ款和Ｂ款是近期最好卖的时候，你需要告知员工，这两款在上周的具体销量是多少，在本季的销售产品中排名多少，用具体的数据来加强员工认同主推款和销售主推款的信心。

2.目标具体

当我们的店长在开例会时，经常会告知员工：“今天我们的目标是达到XX的生意额，A需要完成XX,B需要完成XX,C需要完成XX。”

分析：很多店长会认为目标制定已经到位了，总体目标定完了，每个人都有了相应的任务分配。其实不然，这样的目标分配，会让员工觉得目标是纯粹的数字，他们还是不会明确该如何达到这个目标。目标的具体性要求让每一个员工了解达成ＸＸ的目标，需要通过什么样的具体方法和具体分解目标来完成。比如A员工今天要完成２５００元的目标任务，那么我们就需要让员工明确今天需要出售至少２件主推款，或卖一个２０００元的上衣配搭一条５００元的下装来完成，或者完成２张VIP来达成目标。

3.方法具体

当店铺的业绩因为天气、淡季等各种原因下滑时，或者当店铺需要冲刺更好的业绩时，店长往往会针对目标业绩提出相应的工作方法。比如：“由于最近的天气一直阴雨绵绵，客流大大减少，从今天开始，同事们要提高销售的联单率和提高我们的VIP顾客销售。”

分析：业绩受天气影响时，店长的方法是提高联单率和加强VIP，这都是非常好的想法。问题在于店长只是提了建议，而没有给到员工具体的操作方法，以至于方法很难在实际中应用起来。我们换一种说法看看是不是会更好：“最近受天气影响生意比较冷清，进店的客人比较少，我们应该尽量提高联单，同时做更多的VIP顾客生意来提升业绩。那么如何提高联单呢？我们是不是可以通过没有客人的时候大家都来试穿衣服，自己模拟顾客演练销售过程，更多的熟悉衣服的特性、搭配和销售技巧。至于增加我们的VIP顾客销售,我们是不是可以从今天开始每人每天打10个VIP顾客电话，告知顾客到了新款，邀约他们前来购物?”

4.行动具体

当我们的店长在例会上确定了服务目标是询问顾客姓氏时，往往会这样说：“今天，我们在服务上推行的是询问顾客姓氏，从现在开始，我们每一位员工都要开始行动起来！”

分析：店长如果仅仅停留在告诉员工今天的服务目标是询问顾客姓氏，而没有告知每一位员工该如何推行时，员工在实施过程中往往缺乏统一有效的行动。优秀的店长会鼓励员工来分享如何来询问顾客姓氏，是在员工介绍完自己还是试衣环节？并且通过员工演示来强化员工印象，让每一位员工都明确如何针对不同风格的客人询问姓氏？如何针对客人进店后的各种具体情形下来达成服务目标。

行动的具体化让店长的工作更加具有执行力，让员工的行动更迅速有效。

5.回顾具体

我们的店长在回顾业绩或员工表现时，经常说：“今天我们都很努力，业绩完成的很不错”。分析：我们在回顾工作的时候，主要的目的是总结回顾做得好的地方和改进不好的地方，那么这样说起不到应有的效果。回顾的具体性表现在我们应该针对当天的目标，把做到的，没有做到的，谁做到了，谁没有做到，都给员工一个总结，回顾越具体，越能让员工了解你关注着他们的表现，就会越努力地去实现你制定的目标。针对员工表现的回顾，我们简单举例作为示范：“今天订了主推款的目标，完成的情况是A推了2件B推了1件C没有推出，A针对每一位顾客，都拿出主推款鼓励试穿，而C基本没有向顾客推荐，今天我们提倡的是赞美顾客，寻找顾客亮点，这一点B做的很好，对每一位顾客都进行了合适的赞美，并且完成了3张VIP。”

我们在表达的时候具备具体的目标、具体的数据分析、具体的实施方法、具体的行动跟进和具体的回顾总结时，相信我们的业绩目标就成为一个看得到、触得到、达得成的具体目标，督导对于店铺业绩的把控也稳在掌握。

例会技术之二

——达致性

目标一致，才能行动一致。例会的达致性表现在例会的目标、方法和运作等需要获得每一个员工的认可，达致性还表现在员工目标和总业绩目标的一致，目标和方法的一致性。达致性主要表现在以下三方面：

1)目标达致：团队对于目标的认可，要上下达成对目标的认可。

2)方法达致：员工对达成目标的方法的认可。

员工对目标的认可需要基于相对应的方法之上，比如，今天的目标业绩是2万，那么如果店长推出3套高货值的衣服，并且告诉员工针对不同风格的顾客可以推出其中的一款衣服时，试问员工对达成目标是不是有了信心，同时也有了方法。

3)运作模式达致：针对目标，员工之间分工、配合、行动一致。

目标最终需要员工来达成，需要员工之间的分工、配合，在运作上，例会需要多问员工的感受，询问员工对目标和达成目标的方法是否认同。结合员工的反馈修正目标和方法，最终达成双方认同、可实现的业绩目标和工作方法。

例会技术之三

——跟进性

例会需要跟进，需要通过跟进去检查例会确定的各项目标有没有达成，确立的方法有没有很好的落实。例会的跟进包括如下3项关键工作：

很多例会之所以没有效果，有时并不是内容不好，在很多方面，往往都是因为例会中提及的内容、确定的事项没有人跟踪与落实而已，因此，店长要想圆满而有效果，就必须讲求会后的“秋后算帐”。例会结束后，要让员工对自己制定的业绩目标和其他目标进行签字确认。作为店长要针对会议达成的共识，让员工“签字画押”，例会内容的落实才有依据，同时给予员工必要的急迫感、压力感。确认的东西一定要落实兑现。对于例会中最终签字确认的内容，一定要根据上图的步骤跟踪落实到底，杜绝那种“光打雷不下雨”或“雷声大，雨点小”的“半截子”工程。只有对例会中形成的目标和指标有所奖惩，注重落实了，以后所开例会才能被越来越引起重视，越来越有效率和效果。例会技术之四

——参与性

无论是督导指导店长开例会还是店铺日常的例会需要明确的一点是例会不是店长的独角戏，例会的最终目的是在思想上达成一致的目标，行为上达成所有员工统一的行动。因此获得员工的认同和积极的参与配合是关键环节。例会的参与性的关键环节如下：

（1）引导

作为管理者，首先要引导你的员工参与到例会中来，你可以通过开放式的问题，诸如：昨天业绩很不错，XX,你觉得是哪方面做得好？我们要达成这样的业绩，大家觉得我们应该给自己订立一个什么样的目标呢？

（2）聆听

聆听，是沟通的基础，通过聆听，充分了解员工的想法和态度，找出你需要的信息，加以放大。

（3）有效发问

采用开放式的有效发问，引导出你所想表达的话题，把你想告知员工的话变成员工自己的感悟和他们嘴巴里的话。

（4）给予总结和深入

员工参与过程中的提议和想法，不一定完全是你需要的内容，此时需要有效的放大符合例会议题和思想的意见，并通过有效发问深入引导员工表达出你需要的想法，最后对员工的宝贵意见一一做总结，而该总结也就是你对例会需要达成的要点进行了总结。

例会技术之五

——投入感

员工的投入感一定程度上决定了例会的好坏，让员工具备良好的投入感，需要管理者具备如下几点：

真诚

精神饱满

感染力

正面心态、表情自然

只有当我们真诚、精神饱满、心态正面积极、赋有感染力的时候才能带动你的员工全身心地参与到例会中，达到热情激情的工作状态。

例会技术之六

——激励性

打造员工激情从早会开始，激情的打造需要店铺管理者做好如下几点：

当员工有良好表现时，要积极给予回应；

语音、语调要鼓励员工；

做一名啦啦队长。