内部沟通与外部联系制度

第一篇：内部沟通与外部联系制度

内部沟通与外部联系制度

第一条为加强公司在安全生产工作中的外部联系与内部沟通，及时解决公司外部团体或个人的安全需求，及时解决公司内部职工在安全生产中反映的问题和合理建议，保证内、外部信息能够准确、快速地传递，制定本程序。

第二条内部沟通是指公司标准化管理体系内各部门、各层次之间信息的传递、报告和沟通。外部沟通是指公司与相关方的信息的接收和处置。

第三条职责

1、安监室负责公司内部安全协商与沟通，负责与公司外部相关方信息的接收与处置。

2、生产部负责公司安全生产信息的沟通。

3、生产服务部负责与外部顾客的沟通。

4、工会和员工代表负责收集员工对安全生产的意见和建议，并代表员工参与协商、进行沟通。

5、公司办公室负责高层管理者与公司各部门/单位之间有关安全信息的传递。

6、技术部负责与外部科研机构的沟通。

7、各部门/单位负责本单位安全信息的协商、沟通，并负责与外部相关方的信息沟通。

第四条内部信息交流

（一）本单位在组织进行一下活动时，应有员工或其代表参与，并重视其意见和建议：

1、安全标准化体系方针。目标和管理方案的制定、评审与修订；

2、安全因素辨识、评价和控制策划过程；

3、安全标准化体系文件，特别是作业文件的定制、评审和修订；

4、在计划改变作业场所安全卫生和环境情况时；

5、制定培训计划；

6、其他

(二）员工或其代表参与方式可以是：

1、参与会议；

2、口头或书面；

3、公司局域网；

4、其他方式。

(三)内部信息的内容包括：

1、管理者、安委会、各部门/单位作出的决策；

2、体系运行所产生的信息；

3、各部门/单位有关安全问题的报告、建议或意见等；

4、应急信息：如火灾、洪水、爆炸等情况下的信息；

5、员工及其代表意见或建议；

6、其他。

（四）内部信息交流管理

1、内部信息交流的方式可采取文件、会议、报告、公司局域网、口头传达或回报等形式。

2、公司和各部门/单位有关安全文件按《文件控制程序》的规定办理。各部门/单位有关安全的报告、报表等按体系文件相应要求传递有关的建议或意见以报告或公文的形式传递。

3、可通过每季一次的安全委员会议、安全部组织的安全例会、生产调度会、根据需要由各部门/单位临时组织的现场会议以及有关安全的其他会议，交流体系运行情况，传递管理者、安委会等对安全标准化管理体系做出的决策等信息。

4、公司办公室负责传达高层管理者的决策，按有关规定对职能部门的相关信息进行传递。

5、工会通过巡视、座谈、检查和职代会等形式收集员工意见，由工会负责与相关部门协商解决或上报。工会代表员工，对涉及职业健康安全方面的有关条款进行沟通。

6、工会各级劳动监督检查组织，按“三个条例”的要求监督所在单位的安全状况，汇集、报告员工的意见和建议，并通过行政协商解决或上报。

7、各部门/单位通过组织学习方式传递法规、文件、领导讲话、会议要求等相关信息。

8、以上信息传递方式保存会议记录、学习记录、收文和发文单、报告及报表，当通过广播、电脑网络或口头方式传递信息时可不予记录。

第五条外部信息交流

（一）外部信息交流的主要内容：

1、上级部门对安全检查、监测的结果及反馈信息；

2、相关方的抱怨与投诉；

3、法律、法规及其他要求；

4、各界对公司安全工作的意义和建议；

5、应急信息的通报；

6、其他外部信息。

（二）外部信息交流管理

1、各部门/单位接收到相关安全法律、法规和上级文件，由公司办公室接收报总经理批示或交承办单位处理。

2、各部门/单位接收到外部相关方有关安全信息，由信息接收单位形成处理意见和建议，请示有关领导，做出处理决定后十日内给予答复。对涉及重大风险和重要环境因素的信息实施外部交流的决定要形成文件，并由接收或联系单位填写相关记录。

3、外边宣传机构如新闻媒体对公司的采访、宣传报道，由有关部门向其提供可对外公开的安全信息。

第六条职工所提合理化建议对于公司的安全管理有益的，公司应给予精神或物质奖励。

第七条对于存在安全、健康问题的工作面，公司员工有“紧

急情况停止作业及撤离作业场所的权利”。员工拒绝工作要明确三点：一是危及工人人身安全的紧急情况必须有确实可靠的直接根据，凭借个人猜测或者误判而实际并不属于危及人身安全的紧急情况除外；二是紧急情况必须直接危及人身安全，间接危及人身安全的情况不应撤离；三是出现危及人身安全的紧急情况时，首先是停止作业，然后要采取可能的应急措施，采取应急措施无效时再撤离作业场所。对于员工依据程序拒绝生产的，公司保证员工不会因拒绝工作而受到惩罚。

第二篇：内部和外部协商和沟通管理办法

安全文明施工管理资料

内部和外部协商和沟通管理办法

中建保华小台什城中村安置房项目部 内部和外部协商和沟通管理办法

一、目的

规范信息的沟通与协商，保证总包方与外部相关方的联系及内部沟通管理，减少误解和矛盾，融洽工作关系，建立良好的问题反映及解决渠道，避免出现因内部、外部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节，推诿现象。

二、适用范围

本管理办法适用于呼市小台什城中村安置房项目部和部门

三、职责

1、安全部

（1）负责政府安监部门入外部的联系；（2）负责接受员工及相关方提出安全问题处理。

（3）负责评价员工或员工代表就安全生产、劳动保护方面提出的问题和合理化建议，督促有关方面予以解决．

2、人力资源部

（1）负责对管理人员及员工进场沟通方面的培训。

（2）定期进行员工满意度调查问卷，了解员工目前工作的状态和需求。

3、工会部

（1）组织召开职工（员工）代表会，及时将职工（员工）代表就安全生产劳动保护方面提出问题和合理化建议及时反馈有关方面予以解决。（2）负责员工满意度的总体调查。

4、商务部（1）负责建筑甲方的工程合同信息沟通

5、物资部

（1）负责与供应商的信息沟通。

6、综合办

（1）负责外部联系信息的处理并呈报项目领导和传达至相关单位，（2）负责安全生产文件的发放。

7、各级领导

（1）其他需要对外发布的信息由相关部门报生产经理征求意见后时行处理，必要时由项目部领导处理。

四、外部联系的形式

1、书面形式（1）会议纪要

（2）各类报告、报表、通报（3）信息交流

2、会议形式

安全部每周召开周检例会，由生产经理主持，对下列各项进行交流的讨论和汇报：

（1）员工及相关的安全问题提出处理意思；（2）纠正预防措施跟踪检查情况 《其他系统问题》

3、口头信息、电子邮件等其他形式

4、内部沟通：（1）沟通渠道

（2）面谈：主要指一对一面对面谈话

（3）会议：包括每周生产例会，问题讨论会议、生产协调会、全体员工大会等。

（4）书面渠道：包括工作报告、文件、工作联系单、通知、发函、整改通知单，安全管理手册、内部联系、内部刊物等。

（5）通讯、网络渠道：包括电话、传真、手机、电子邮件等。（6）其他渠道：包括宣传栏、意见箱等。

5、正式沟通：依据组织机构，有目的有计划地通过相关渠道和方式所进行的沟通。

（1）上行沟通：下级对上级所进行的信息传递过程，主要方式：报告、汇报等，上级沟通一般为逐级报告、汇报。

（2）下行沟通：上级对下级所进行的信息传递过程：主要方式：命令、规定、通知、公函、手机、正式会议等，下级沟通一般为逐级下传。（3）平级沟通：各职能部门或人员之间相互进行的信息传递过程：主要方式有：会议、内部联络等。

6、非正式沟通

为补充正式沟通的不足，各职能部门或人员之间可时行非正式沟通，非正式沟通方式有：座谈会、协商会、小组活动、相互交流会。

8、沟通内容：安全、劳资、消防部管理人员

（1）新工人入场时，分包单位及时办理相关手续与相关部门沟通，对施工班组介绍工程情况，管理制度、法律、法规，操作规范，工艺流程，并对新工人三级教育。

（2）施工人员在现场违反纪律及时纠正教育，指出不足和注意事项。（3）作业人员在施工现场违章操作，通过通知整改要求限期整改并及时通知相关负责人协商共同解决问题办法，提高工作绩效。

（4）及时向领导和有关部门反映安全生产中出现的隐患和问题，提出有关安全生产劳动保护方面合理化建议。

（5）积极与上、下级或同级同事进行沟通，以促进工作成效和技能的提升。（6）对于安全生产工作中，可能导致的安全问题，可通过上级逐级上报或越级上报。

9、项目经理部及各部门

（1）在各项与员工相关的制度下发之前，应充分沟通了解员工对制度的意见和建议；

（2）在各项与工作相关的制度和流程下发之前，应和相关岗位的员工充分沟通，听取和了解分们的意见和建议，提高制度与流程的准确性与可执行性。

（3）工作中需要得到其他部门的支持与配合时，可通过工作协调会议、会议纪要、施工纪律等各种方式与相关部门的负责人及执行人进行沟通，保障工作配合时不会出现因沟通不畅产生的问题。

10、其他

（1）各职能部门负责人之间，应经常进行交流，内容包括：工作目标完成情况的分拆，研究与探讨、提高工作进度，改进工作方法，达成改进工作的一致意见，管理思路的交流与沟通，管理工作中的问题的提出，解决办法的探讨：进一步工作目标的研究，讨论与确定，以及所管辖员工各类问题的处理意见的交流确定。

（2）项目经理与部门负责人每月应进行交流和沟通，内容包括：施工现场各方面工作进展情况，工作目标差距、问题指导、提出要求、督促工作进展、达成改进工作一致意见。收集各类建议或意见。

11、沟通要求

（1）各职能部门之间进行工作配合需要协调解决的问题，通过沟通以明确责任人，相关责任，期限效果等，达成一致共识。

（2）各职能部门安全生产管理，绩效管理、制度管理、组织管理、目标管理、职能管理、人员管理、日常管理等一系列管理活动中存在于组织，个人和程序上的问题通过相关沟通渠道使有关问题予以界定并明确解决方法、效果、责任等。

（3）人力资源部应定期对管理人员和施工人员进行沟通方面的培训，使管理人员掌握沟通技巧和内容。使员工熟悉合理化建议制度的详细内容，了解建议的渠道，接受过程等。

（4）各级主管负责人应定期与员工就安全问题进行沟通，听取员工和相关方的意见及建议。

（5）施工单位管理人员在向施工班组分派任务时应使用正确任务说明，施工单位管理人员每月与施工人员班组长就重要安全生产事项进行计划性对话，施工单位在合理的时间范围内召开会议并讨论安全生产事项，施工单位收集并处理在会议中施工班组关心的安全生产问题，并设置专栏展示安全设备状况和使用情况。

12、沟通反馈

（1）在各个沟通环节中，凡须有回复的意见或问题，沟通双方必须明确反馈的时限，担负反馈性的一方，必须在规定时限内给予回复。（2）人力资源部应定期向分包单位员工进行调查问卷，了解分包方目前工作状态和需求，及时反馈相关领导部门。

（3）工会部门应及时将员工代表就安全生产、劳动保护方面提出问题和合理化建议及时反馈项目部予以解决。

呼市小台什城中村安置房项目部

2011年8月15日

第三篇：内部沟通制度

内部沟通制度

1.目的：

确保公司各部门、各层次之间信息得到交流，加强配合，促进公司质量管理体系的有效性，形成和谐有序、团结奋进的内部环境。

2.适用范围：

公司各职能部门及领导层、部门负责人和全体公司员工。

3.职责：

总经理负责公司各层次、各部门之间内部沟通过程、方式的建立。

管理者代表负责测量、分析、改进沟通的有效性。

各部门（包括项目监理部）负责本部门的内部沟通。

总工室负责检查各部门之间的沟通情况。

工程部负责检查项目监理部的内部沟通情况。

4.沟通方式：

会议、公告栏、公示、文件（包括质量记录）传阅、口头和书面报告、内部刊物、简报、意见箱等。

5.工作制度

5.1各部门、各工作人员必须按规定积极参加沟通过程。

5.2对于亟待内部协商解决的问题，应及时进行沟通，直至问题获得解决。

5.3对于涉及责任界线的沟通，必须作记录、签字。

5.4会议

5.4.1公司办公会议

公司办公会议由各部门负责人参加，总经理主持，会议内容包括：讨论质量管理体系及

过程的充分、有效、适宜性；部门负责人之间进行沟通；管理者代者代表发布质量体系运行方面信息；总经理发布公司监理服务质量，顾客等方面信息，安排近期工作。

公司办公会议每月举行二次，开会前一工作日由总工室通知到各部门负责人，所有参会人员必须按时到会，因故不能参加者须向总经理请假。所有参加人员要作好会议记录，深刻领会会议精神，并于当天将会议精神传达到本部门全体员工。公司办公会议由总工室记录整理成会议纪要后下发各部门执行。

5.4.2监理工作会议

监理工作会议由工程部主任主持，副总经理和总工程师及项目总监理工程师参加。

监理工作会议每周召开一次，开会前一工作日通知到总监理工程师。所有参会人员必须按时到会，因故不能参加者须请假。

监理工作会议内容：传达公司和上级主管部门文件；听取项目总监理工程师有关意见和建议；总监之间进行沟通；总结过去一周的工作，布置下周的任务。

参加会议的人员要作好会议记录，并将会议精神及时传达到各项目监理部全体员工。监理工作会议应由工程部负责记录，到会人员签字后留存。

5.4.3全体员工大会

公司全体员工大会由行政办组织，副总经理主持，会议内容：公司总部向公司全体员工发布有关信息；公司领导层与全体员工交流思想，听取有关意见和建议。

公司全体员工大会原则上应每季度举行一次，需要时可随时进行，在开会前一工作日由各部门通知到每位员工。所有参会人员必须按时到会，因故不能参加者须向部门领导请假，并由部门领导报告公司。

全体员工大会应形成会议纪要，所有参会人员应签到，会议纪要由行政办保存。

5.4.4部门会议

公司各部门（包括项目监理部）应每月召开一次内部会议，会议内容以内部沟通为主，沟通内容包括质量管理体系及过程的有效性，本部门工作的意见和建议，会议应作记录。

5．5内部刊物

由总工室负责，每季度出版一期《建达监理通讯》。期刊宗旨：加强公司各项监理部之间的技术经验和信息交流，传递相关法规、反映员工心声，塑造本公司的企业文化。

期刊内容包括：要闻选登、公司动态、法规文件、学术论坛、经验交流、员工心声，企

业文化等内容。

5．6公告栏

公告栏由行政办负责管理，公告栏设置在公司办公室大厅显著位置，各部门及公司总部办公人员可将需公布信息，通告公告栏发布，公司总部办公人员应每天阅读公告栏相关信息。

5．7公示

各工作人员必须按规定及时将应上墙的质量记录等资料上墙公示，以便他人查看及监督。

5．8监理月报、简报

监理月报由项目监理部每月定期编制，监理简报可根据需要及时编制，报工程部以反映监理工作的状况，提出工作意见和建议，工程部应及时阅览，了解监理服务及相关信息详见〈工程例会和月报制度〉。

5．9 意见箱

员工可以通过意见箱将信息或个人意见向公司负责人反映。

详见〈意见箱管理制度〉。

5．10 其他方式

公司鼓励全体员工以各种合法有效的方式对公司各项工作提出意见和建议，鼓励部门及员工之间进行有效沟通，相互交流。

第四篇：内部沟通制度

公司内部沟通与部门联系制度

第一条为加强公司内部沟通与各职能部门的联系，使公司的各项管理工作顺利进行,特制定本制度。

第二条公司各门店、加工厂、市场部、财务部、配送中心、采购部、行政人事部等部门以及公司各级主管应逐级定时定期(日/月/年)进行汇报、计划、总结工作，每日督促检查本部门工作，了解基层情况，积极参加公司例会，加强内部沟通与联系，充分发挥职能作用。

第三条公司各级主管经理在遇到有关问题、意见、请求与建议时，在本部门、本级主管不能解决时应及时与行政人事部联系，由行政人事部协调解决。店长的经营管理过程中遇到的问题时应及时向主管部门——市场部汇报，由市场部与各部门联系解决工作中和实际问题。

第四条各部门因职能部门分工不同，在进行本部门工作时需用另一部门协助或处理时应与该部门联系，请求部门应填写工作联系单，将需要联系部门名、联系事宜主题、联系事宜具体描述、部门意见详细填写发给联系部门。

第五条被联系部门接到工作联系单后，对联系事宜所描述的各类问题、请求、意见或建议，应积极处理，经部门经理审阅后，属于本部门权限、职责范围应在两日内向请求部门、提出人予以明确回复，对未采纳或未批准内容要要阐述原因。

第六条对于联系事宜的内容超过联系部门的批准权限，需要向总经理或总经理助理批准的应及时报请，在三日内向请求部门、提出人予以明确回复，对未采纳或未批准内容要要阐述原因。

第七条对于联系事宜的内容不属于联系部门的职责范围，应及时转交具有处理联系事宜内容职责权限的部门，应在半日内转出。

第八条部门联系事宜回复的方式：填写部门联系单回执；直接与请求部门经理、提出人联系；直接由公司发文通知批准或未被批准、采纳或未被采纳。

企业的团队沟通技巧

作者：佚名文章来源：不详

现代企业都非常注重沟通，既重视外部的沟通，更重视与内部员工的沟通，沟通才有凝聚力。以下是一些值得借鉴的好做法：1．讲故事波音公司在1994年以前遇到一些困难，总裁康迪上任后，经常邀请高级经理们到自己的家中共进晚餐，然后在屋外围着个大火境讲述有关波音的故事。康迪请这些经理们把不好的故事写下来扔到火里烧掉，以此埋葬波音历史上的“阴暗”面，只保留那些振奋人心的故事，以此鼓舞士气。2．聊天奥田是丰田公司第一位非丰田家族成员的．E-裁，在长期的职业生涯中，奥田赢得了公司内部许多人士的深深爱戴。他有1／3的时间在丰田城里度过，常常和公司里的多名工程师聊天，聊最近的工作，聊生活上的困难。另有1／3的时间用来走访5000名经销商，和他们聊业务，听取他们的意见。3．解除员工后顾之忧某航空公司总裁凯勒尔了解到员工最大的担心是失业，因为很多航空公司都是旺季时大量招人，在淡季时辞退员工。凯勒尔上任后宣布永不裁员。他认为不解除员工的后顾之忧，员工就没有安全感和忠诚心。从此，该公司以淡季为标准配备人员，当旺季到来时，所有员工都会毫无怨言地加班加点。4．帮员工制订发展计划 爱立信是一个“百年老店”，每年公司的员工都会有一次与人力资源经理或主管经理的个人面谈时间，在上级的帮助下制订个人发展计划，以跟上公司业务发展，甚至超越公司发展步伐。

5．鼓励越级报告 在惠普公司，总裁的办公室从来没有门，员工受到顶头上司的不公正待遇或看到公司发生问题时，可以直接提出，还可越级反映。这种企业文化使得人与人之间相处时，彼此之间都能做到互相尊重，消除了对抗和内讧。6．动员员工参与决策 福特公司每年都要制订一个全年的“员工参与计划”。动员员工参与企业管理。此举引发了职工对企业的“知遇之恩”，员工投入感、合作性不断提高，合理化建议越来越多，生产成本大大减少。7．返聘被辞退的员工 日本三洋公司，曾经购买美国弗里斯特市电视机厂，日本管理人员到达弗里斯特市后，不去社会上公开招聘年轻力壮的青年工人，而是聘用那些以前曾在本厂工作过，而眼下仍失业的工人。只要工作态度好、技术上没问题，厂方都欢迎他们回来应聘。8．培养自豪感 美国恩科公司创业时，工资并不高，但员工都很自豪。该公司经常购进一些小物品如帽子，给参与某些项目的员工每人发一顶，使他们觉得工作有附加值。当外人问该公司的员工：“你在思科公司的工作怎么样-”员工都会自豪地说，“工资很低，但经常会发些东西。9．口头表扬 表扬不但被认为是当今企业中最有效的激励办法，事实上这也是企业团队中的一种有效的沟通方法。日本松下集团，很注意表扬人，创始人松下幸之助如果当面碰上进步快或表现好的员工，他会立即给予口头表扬，如果不在现场，松下还会亲自打电话表扬下属。

公司内部沟通制度

为提高工作效率，避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、推诿现象，根据is09001质量管理体系要求及公司实际工作的需要，特制定本制度。

一、沟通形式

（一）日汇报沟通

公司建立内部日汇报制度。

1、逐级汇报

部门：办事员、副经理向经理汇报。

分（子）公司：车间主任（场、队长）、副经理（或主管

副经理）、经理逐级汇报。

公司：各单位经理(或主持工作副经理)、总经理助理、专业总监、副总经理、总经理、董事长各自逐级汇报。

2、汇报内容

当天本人从事和组织完成的具体工作、第二天工作计划，提出工作中存在的问题及建议等。要求工作汇报内容具体，语言简洁，讲求实际。

3、汇报时间

部门、分（子）公司汇报在当日17:00-17:30；公司汇报在次日8:30前（公司节假日除外）。

4、汇报形式及要求

（1）部门、分（子）公司汇报可采用口头、书面或公司内部办公系统的部门内部板块等形式；

（2）公司汇报通过公司内部系统中“工作日汇报”汇报。如有特殊原因不能及时汇报，需提前向总经理办公室说明原因，以其它方式汇报（例如委托他人上报，传真等），不得漏报、并报。出差人员有条件的应及时上报，确无条件的应在出差结束第二天9:00前补报。

（二）工作计划及工作总结报送

1、上报对象：各单位经理(或主持工作副经理)。

2、上报内容

工作计划及工作总结分为月度和。

月度：本月度工作计划及上月度工作总结；

：半年（或全年）工作总结和下半年（或下一）工作计划。

3、上报时间

每月的1日前；当月度与总结和计划出现重合时，上报总结和计划。

4、上报内容

总结上月（年）工作情况，包括重要项目进展情况，存在的问题，安排下月（年）工作计划和实现计划的具体措施。

5、上报形式

报送到公司内部办公系统“工作总结与计划”中。

（三）信息沟通

通过公司内部文件的分发和公司网上信息的传递达到沟通。各单位要加强网上沟通，充分利用公司网站提供的沟通平台。

1、主要功能

公司信息是其中一种重要的沟通方式，编发各类统计、分析、上报情况汇报和公司重要事件、存在问题等，为中高层人员提供各类信息参考。

2、上报内容

以下信息要求事后次日前上报：

①涉及公司领导外事活动和上级领导视察的信息，由参与活动的部门供稿；

②重大活动(会议)，由活动(会议)组织或所涉及业务的部门负责；

③项目申报成功，由主要申报单位供稿；

④重大生产信息(如生产大动态和产品、人员责任事故等)，由主管部门和各生产单位供稿；⑤其他重要信息。

3、上报方式

各单位信息要求由单位负责人报送，将署有撰稿人姓名的信息发送到内部办公系统“总经理办公室信箱中”，统一进行编发。

4、发布方式

总经理办公室将根据信息内容和发送对象，选择在“公司信息”、“企业新闻”等版块中发布。

（四）内部报纸

内部资料是公司展示企业文化、经营动态和员工精神风貌的媒介和窗口，是公司内上下沟通的重要的途径。全体员工，尤其是经营管理团队成员要高度重视办报和投稿工作。

为保证稿源充足，各单位至少要配有两名兼职通讯员，每月至少上报1篇稿件，全年上报稿件的见报量要求在10篇以上（记者采编稿件不计单位量）；经营管理团队成员全年至少要有一篇见报稿件；对于编辑部的约稿要求在两日内上报。编辑部将在年底对各单位和经营管理团队成员进行考核，并根据公司相关制度给予奖罚。同时，对先进单位和优秀通讯员进行表彰和奖励。

撰稿人在投稿时，需将署有姓名、单位和联系方式的稿件通过网络、邮寄和传真等方式发送到编辑部。生产动态、荣誉称号等非文学、评论性的稿件，撰稿人在投稿前必须要经过本单位负责人审核，见报后出现非编辑原因造成的内容疑义，责任由该单位负责人承担。

（五）会议沟通

见公司有关会议制度方面要求。

二、行文要求

（一）标题格式

各类工作总结及计划、汇报材料，标题一律采用“单位名称+月份（）工作总结（及月份（）工作计划）”的形式。

（二）落款格式

在各类工作总结及计划、汇报中均应有落款注明，落款注明包括责任单位（人）的名称和行文日期。

（三）编号格式

一级编号采用“一、二、三„„”的形式书写；

二级编号采用“

（一）、（二）、（三）„„”的形式书写；

三级编号采用“1、2、3„„”的形式书写；

四级编号采用“（1）、（2）、（3）„„”的形式书写；

五级编号采用“①、②、③„„”的形式书写。

文中除特殊、特定称谓的数字外，一律要求采用阿拉伯数字书写，不得使用其他书写形式。

三、文件报送及建议（意见）回复时限要求

公司下发到各部门、分（子）公司的文件，需要报相关材料的，以要求报送的日期为准，截止日期前没有报送的，不再以任何形式进行通知，并且对相关单位给予通报批评。对于各类建议、意见，接收人应在两日内向提出人予以明确答复；对未采纳内容要阐述原由。

四、制度的监督执行

总经理办公室负责每月对公司汇报、工作总结与计划上报和信息采用情况统计，对未提前说明原因又未按要求执行上报的人员，在《公司信息》中予以通报，并按相关考核制度要求扣罚分数。

五、本制度自下发之日起执行，由总经理办公室负责解释。

支持性文件：

1、dzf-tr-01-022《会议制度》；

2、dzf-fr-01-032-1《各类汇报统计表（日汇报类）》；

3、dzf-fr-01-032-2《各类汇报统计表（总结类）》；

4、dzf-fr-01-032-3《各类汇报统计表（信息类）》。

第五篇：内部、外部沟通管理制度

内部、外部沟通管理制度

一、内部沟通

1、质量方针、质量目标及其它有关本公司发展方向的重大决策，通过书面文件或会议的方式由上向下层层传递。

2、通过质量例会，布告栏，会议，计算机局域网，内部刊物等，就质量管理体系的过程及有效性，包括质量要求，质量目标的完成情况以及实施的有效性进行沟通，并向员工灌输以客户为关注焦点的理念，达到相互了解，相互信任，提高员工意识。

3、员工可通过各种记录、报告、总结或谈话的方式向有关人员反映信息。

4、实行部门内部的碰头会、不同部门的交流会，或通过出版简报、公布栏、内部刊物、电脑联网来交流信息，日常工作或其他方面的交流随时进行，以实现部门内和部门间的沟通。

二、对外沟通

1、本公司的产品信息，以质量目标、口头、书面或广告等方式让客户了解。

2、市场部和工程部主动掌握客户的需求或客户需求服务时，由承办人员填写《内部联络单》，反映给部门主管签核，以确定客户服务的需求。业务人员针对《内部联络单》之需求，适时处理客户需求，并将相关部门所回复的处理结果填入《内部联络单》呈部门主管核阅，将处理结果以电话、传真或邮寄方式回复客户确认，是否满足其客户需求。

3、由公司授权市场部或工程部负责与客户签订合同或合同变更，处理方式依《顾客要求评审控制程序》规定办理。

4、客户以书面或口头等方式，向市场部/售后服务部提出抱怨时，必须将抱怨事实依据《顾客信息反馈管理制度》规定办理。

5、市场部和工程部应定期调查客户对本公司产品/服务的状况，以了解客户的满意度或意见，参照《顾客满意监视和测量控制程序》执行。

6、客户抱怨的信息亦应适时宣导使员工知悉，以作为鼓励或激励的依据。

三、相关之内、外部沟通的记录，应妥善保存，参照《记录控制程序》执行。