行政公文处理中常见的格式问题分析5篇

第一篇：行政公文处理中常见的格式问题分析

行政公文处理中常见的格式问题分析《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）、《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在我们黄委系统的公文处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面：1.公文格式组成部分中常见的问题1.1 眉首部分1.1.1.发文机关标志。黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委，各市河务（管理）局应小于省局。但有的单位字号比黄委、省局都大，略小于xx发文机关标识字号，应予以纠正。1.1.2.发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某黄办[XX]21号”；便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。1.1.3.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。1.1.4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。1.2主体部分1.2.1标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。1.2.2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“

一、”、“

（一）”、“1.”、“（1）”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。1.2.4.成文日期。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“o”，如“二oo三年二月一日”，正确的写法应为“二○○三年二月一日”。1.2.5.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。1.2.6.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。1.3.版记部分1.3.1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。此外，还有表外词不用“（）”括起来的现象，《黄河水利委员会公文主题词表》规定表外词用“（）”括起。1.3.2.抄送机关。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。1.3.3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。2.公文组成部分标识规则中常见的问题2.1.排版装订。公文用纸应采用国标标准a4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不

一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。2.2页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。2.3.表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。3.公文格式中常见的其他问题3.1.数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。3.2.名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。3.3.时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。公文中如出现历史朝代年号时，同时加注公历年份。3.4.标点符号。有将间隔号“·”写为点号 “.” 的，如“ 96 ·8洪水”写为“ 96.8洪水”，“山东省志·黄河志”写为“山东省志.黄河志”。还有的连接号使用不规范，如“ XX 年 2 月 2-6 日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。4.规范公文格式，提高公文质量的措施4.1.提高认识，加强领导规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理效率，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。各级要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导分管，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守。4.2.加强文秘队伍建设适应新形势下公文处理工作的需要，必须建设一支思想素质好、工作业务硬、勇于吃苦、乐于奉献的文秘队伍。加强文秘人员的政治理论学习，不断提高他们的

理论和政策水平，使之认识到文秘岗位肩负的重任，树立一丝不苟、精益求精的工作作风，增强干好工作的自觉性。加强文秘人员的业务培训，积极创造条件，支持文秘人员参加业务知识的培训学习，尽快提高业务素质。4.3.健全制度，规范程序各级各单位应根据《办法》和上级的实施意见，相应制定本单位公文处理的实施细则，建立健全有关的公文处理制度，严格发文处理中的拟稿、审核、校对、印制等每一道程序，做到有章可依，照章办事，形成公文处理规范化的运行机制。坚持公文处理由办公室统一把关办理的原则，防止“政出多门”。对某些格式问题，要做出统一规定，保证规范的公文格式落到实处。(山东黄河河务局办公室 闫训立原文发表于XX年第6期<山东黄河>

第二篇：公文处理常见问题分析

公文处理常见问题分析

一、公文处理概述

（一）公文的特点 1．鲜明的政治性。

公文是管理阶层的工具，是管理工作的需要。它的内容反映了管理阶层的意志。

2．法定的权威性。

公文是领导机关实施领导和管理工作的工具，其管辖范围内所有单位和个人必须贯彻执行。如果对某些条文有不同意见，只能用合法的方式向上级领导机关反映。

3．特定的作者、读者和严格的程序。公文写作，是一项严肃的工作。公文的作者，是公文制发机关（单位）。公文的读者，是由领导机关制发文件时规定的。公文办理有一套严格的程序。

4．文字表述的准确性和语言的生动性。

文字表述的准确性，是指公文的语言表达必须做到准确、规范，无歧义。特别是政策性公文，要清楚明了，操作性要强，便于贯彻和执行。

公文语言的生动性，是指在确保其准确、鲜明、朴实、简洁的基础上，充分运用我国语言、词汇丰富的特点，做到句法、构词法一致，句子、词汇新颖，避免重复、累赘。

5．内容上的公务性和现实性。

内容的公务性，是指公文是机关决策的产物，是机关处理公务活动的工具，必须为公务活动服务，不得把私人的事务写入公文之中。内容的现实性，指公文必须充分全面地反映实际情况，实事求是；必须为现实管理工作服务，具有现行功用和指导性、实践性。

6．强烈的时效性和特定的意向性。

公文的时效性很强，必须在规定的时间内起草、审批、发出和产生效用。否则，公文就失去了现行功用。

特定的意向性。是指公文的读者即受文对象在起草之前就确定了。不同的受文对象，用不同的公文语言表述。

7．严密的逻辑性。

公文必须按照人们的思维规律构思、布局、撰写，做到逻辑严密，言简意赅，以其独有的逻辑力量说服读者（执行者），实现其管理作用、处理公务的作用。

8．规范的体式。

通用公文是法定的，每一个文种的撰写方式、格式都是固定的。公文写作人员必须按规定的体式写作、印制公文，不得违反。

（二）公文处理的原则 1.实事求是的原则； 2.党政分开的原则； 3.精简的原则； 4.高效的原则；

5.按照行文机关的要求进行的原则； 6.按照公文处理规定进行的原则。标准：及时、准确、安全、保密。

（三）公文发布的方式 1．内部发布

①用特定版头印制内部分发； ②用内部传真电报发送； ③在内部网络上发布； ④其他方式。2．公开发布

公开发布的公文，从公开发布之日到执行的起始日，至少要有30天以上的间隔期。

①在报刊上公开发布；②在互联网上发布； ③张贴；④设立政务公开场所供执行者索取公文； ⑤其他形式。

二、公文行文规则

（一）公文的行文关系

行文是指公文制发单位发公文给受文单位。受文单位一般是某个单位或某些单位或集群单位。这种发文单位与收文单位之间的公文往来关系，就叫做行文关系。

它是根据组织系统、公文法定作者的职责权限、发文单位与受文单位之间是否具有隶属关系确定的。

正确处理行文关系，充分发挥公文的效用，是一切机关工作人员特别是从事公文处理的人员必须熟练掌握、正确使用的基本技能和方法之一。

行文公文的行文关系，主要有以下两种关系： 1．领导与被领导的关系。

领导与被领导的关系，是指有隶属关系的上级机关与下级机关之间的公文往来关系。按照我国现行的政治体制、行政管理体制和组织制度，凡有隶属关系的上下级机关之间工作上的相互关系是领导与被领导的关系。

公文往来中的领导与被领导的关系，专指行文关系，是指具有直接领导关系的上下级之间的关系，不包括间接的领导关系，即处于领导地位的政党与其所领导下的人大、政府、政协、企业事业单位、社会团体等机关单位之间的领导与被领导的关系。2．指导与被指导的关系。

指导与被指导的关系,是指没有隶属关系但有业务指导关系的机关、单位、部门之间的公文往来关系。例如，没有隶属关系但有业务指导关系的上级机关与下级机关之间的公文往来，上级机关的职能部门与下级机关的相关部门之间的公文往来，同级机关、单位、部门之间在各自的职权范围内进行业务指导工作时的公文往来等。这种关系与领导与被领导的关系比较，行文方式相同，但所用文种不尽相同，二者有本质的区别。

具有业务指导关系的上级机关向下级机关、上级机关的部门向下级机关的相关部门进行业务指导、答复问题、部署业务工作等，必须受政策、法律、纪律、办文制度和职责权限的约束，只能在各自的职权范围内活动，不得超越职权范围。

（二）公文的行文方式

1.下行文。指上级机关给所属的下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。

2.上行文。指下级机关向有隶属关系的直接的上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关的部门行文。给不相隶属的上级机关或不相关的上级机关的部门行文，不叫上行文。

3.平行文。指同级机关和不相隶属的机关之间的行文。有些机关虽然是上级领导机关或下级机关，但与行文的机关没有隶属关系和指导关系，与这样的上级机关或下级机关行文，也是平行文。

平行文没有级别、地区之分。同级机关和不同隶属的机关之间联系工作、交流情况、答复询问和批准管辖的事项等都可以行文，但是，只能用“函”行文。

1.行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

①行文必须确有必要。没有行文的必要性和可行性的，不行文；贯彻上级文件精神，没有新的具体措施，仅表态性的或照抄照搬的，不行文；已开会作了布臵，可用电话或当面议定的事项，不行文；会议文件、会议纪要和领导人在会议上的报告、讲话，不另行文。凡是部门工作，部门自己行文能够解决问题的，应由部门行文，不应由党委或政府行文。

②行文必须注重实效。公文必须紧密结合实际，制定的政策、措施、方法等切实可行，能解决问题，收到实效。对于脱离实际，超越了干部、群众的承受能力，行不通和收不到实效的，不行文；违背了人民群众长远利益和根本利益的，不行文；不符合党的路线方针政策和国家法律法规的，不行文。

③必须控制行文数量，所发公文力求精练、简短。所发公文，必须作总量控制，科学决策，民主决策，依法决策。应发的公文，提倡写短文，在语言文字上反复锤炼，精益求精，力求简短，达到“一字入公文，九牛拉不出”的标准。

三、公文的常见问题

（一）合格公文的基本标准 材料真实 言之有物 符合政策 切实可行 主题鲜明 表述准确 结构严谨 条理清楚 语言流畅 文字精练 字词规范 标点正确 语气得当 定位准确 手续完备 格式规范

（二）公文处理常见六大问题 标题不规范 文字不精练 用词不贴切 表述不清楚 语法不规范 标点不准确 1.标题不规范 ◆不能准确、简明地揭示公文的主题。

《关于联合国粮农组织总干事邀请部领导出席粮食安全委员会特别会议的请示》

修改：《关于联合国粮农组织总干事邀请部领导出席粮食安全委员会特别会议事处理意见的请示》

《关于如何认定假兽药的函》

修改：《关于认定**公司生产的疫苗制品为假兽药的通知》 ◆滥用标点符号。

《关于拟请部领导会见泰国新任农业部长、部领导宴请泰代表团的请示》

修改：《关于拟请部领导会见并宴请泰国农业代表团的请示》 ◆文种使用不当。

《关于划转厅机关大院改造项目投资的复函》（厅发文，受文者是机关服务中心）

修改： 《关于划转厅机关大院改造项目投资的通知》 《关于报请审定高致病性禽流感控制应急预案的报告》 修改： 《关于报请审定高致病性禽流感控制应急预案的请示》 《农村集体财务管理规范化试点村考核验收办法》

修改：《关于印发〈农村集体财务管理规范化试点村考核验收办法〉的通知》

2.文字不精练 ◆喜欢讲大话、套话

乡镇企业减负工作是一件大事也是一件难事，更是一件非抓不可的实事。我们要充分认识乡镇企业减负工作的重要性、艰巨性和迫切性……

自国务院批准我部每年举办一届中国国际农产品交易会以来，在党中央、国务院领导的亲切关怀下，在贵部及国家发展改革委、财政部、海关总署、质检总局……的大力支持下，2003、2004年已举办两届中国国际农产品交易会并取得圆满成功。

修改：经国务院批准，我部于2003、2004年举办了两届中国国际农产品交易会取得了圆满成功。

◆有赘述、重复现象

加拿大宣布在国内××××发现后，我部会同国家质检总局立即采取了一系列紧急预防措施，以防止××传入我国，保护××业安全和人体健康。主要措施：一是……

◆过细地陈述不必要的过程和细节

根据国家统计调查项目管理的有关规定，今年九月份，农业部将调整后的“农村经济收益分配统计报表制度”报送国家统计局审核。最近，国家统计局以国统函[2003]号批复。现将国家统计局批复同意的“农村经济收益分配统计报表制度”印发你们，请认真执行。

3.用词不贴切 ◆用词不规范

对外依存度高达45—49% 修改：45%—49% 九十年代中期 修改：20世纪90年代中期（公文中除成文日期、部分结构层次和在词、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字均使用阿拉伯数字。）

◆不适应语言环境

为改善“三院”的科研基础条件，恢复和抢救因台风损坏的科研基础、科研种质资源圃和危房（？）

我国农业结构进行了重大调整、生产方式和种植结构与品种更加多样化，这些生产措施的变化更加有利于病虫害的发生。

◆不符合行文者身份 综上，我厅认为，《规划》和《预案》几经修改，内容基本完善，并有较强的操作性，下发的时机已经成熟。

为此，我厅希望你市考虑到项目的重要性和特殊性，同意该项目继续在海鸥岛建设。修改：鉴于该项目的重要性和特殊性，商请同意该项目继续在海鸥岛建设。

◆表意不够准确

为体现国家级农交会的权威性，保证参加展示和交易的产品是精致产品并具精美形象（充分展示精品）……

我厅（将）进一步做好标准化工作，启动农业标准化生产示范县（项目建设）

◆含糊不清

菲律宾和印度尼西亚等东盟国家以及印度等南亚国家是亚洲的农业大国，……进入新世纪，我与上述三国的农业合作取得了长足进展,成效显著。（代表团出访三国的请示）

新型疫苗等研究成果的应用，对迅速控制和扑灭疫情起到了关键性作用；在今年的猪链球菌病防控中，多年来所作的科研技术储备发挥了重要作用；疯牛病等重点外来病的储备研究也取得了明显成效。（领导划线批示：要有具体内容）

◆前后矛盾

近年来，各地在***方面做了大量工作，取得了显著成效。但是，……相应的监管制度还没有形成，监管工作滞后

4.表述不清楚 ◆逻辑关系不严密

为调动你局农场职工种粮积极性，扩大水稻种植面积，增加水稻产量，2005年中央财政继续对以计税耕地为基础的水稻种植实际面积给予补贴。

根据走访调查和座谈发现，由于民族地区经济状况查，消费 者购买茶叶首先考虑的是价格，其次才考虑茶叶质量。

◆结构层次不条理

为确保按时完成核准工作，应按照以下要求开展杀鼠剂经营资格核准和定点工作。在杀鼠剂经营资格核准和定点工作中，除规定的证照工本费外，不得收取任何费用。

一、…… 5.语法不规范 ◆不符合词法规范

因此，如何合理配臵农业科研资源、优化农业科技体系、提高科技创新能力和成果推广能力，加强农民的培训、提高农业劳动力的素质，成为（是）现阶段我国农业发展的主要任务。

各地要严厉打击非法生产、销售假劣疫苗的现象（行为）。为解决粮食供求（给）不足问题，近年来马政府制定了《农村发展行动计划》

◆不符合句法规范

国家茧丝绸发展基金是国家扶持茧丝绸发展的唯一资金渠道，归属国家茧丝绸办公室管理，具体负责基金的规划、计划、使用管理（由国家茧丝绸办公室具体负责基金的规划、计划和使用）。

◆不符合章法规范

要加大对有关单位和个人举报疫情的查处（核查）力度。免疫率达到100％以上

2003—2004年，我国局部地区牛场曾经（有牛头）感染过**病毒

6.标点不准确 ◆断句不准确

考虑到杀鼠剂在城镇和农村都有大量的消费要求，其经营单位的布局、数量和设施条件等与其他危险化学品经营单位有很大差 别。为确保按时完成核准工作……

虽然该法规定单位和个人使用海域应当按照国务院规定缴纳海域使用金。但考虑到……的特殊性……

◆滥用标点符号

要严格按照我部“关于做好农业防汛抗旱等减灾工作的通知”要求……

通过明查暗访的方式，专访了22个县、119个村、1021个农户。

要努力，努力，再努力。要认真，认真，再认真。

要锻炼文字基本功，把文字基础打好。

——全国政协副主席、原农业部部长杜青林

“盖房子理论”

设计 备料 施工 监理 装修

“五多原则”

多学习、多思考、多积累、多练习、多总结

第三篇：公文处理中的常见问题

公文处理中的常见问题

一、公文眉首

（一）发文字号中的六角符号“〔〕”用成 “［］”；

（二）上行文未标识签发人；签发人名字的字体使用不规范(应该用3号楷体)。

（三）上行文发文字号和签发人排版不规范（发文字号应居左空1字，签发人姓名居右空1字）

二、公文主体

（一）公文标题

1、标题与版心红线间距不够（标题与版心红线之间应空2行）。2.字体使用不规范（应用2号小标宋体。由于目前计算机字库无此字号，可用2号宋体加粗代替）。

3.标题滥用符号（公文标题除法规、规章名称加书名号《》外，一般不用标点符号）。

4.标题多行时，分行不规范（标题需要分行时，有整体意义的词语不能分开）。

5.文种运用不规范。请示和报告混用、请示和函混用、乱用文种等等。常见错误有：

（1）缺文种，如《关于申请召开杨柳220千伏输电线路改造工程施工协调会》。

（2）生造文种，如《关于召开杨柳220千伏输电线路改造工程施工协调会的请示报告》。

（3）“请示”和“报告”混浠。

“请示”适用范围：①明文规定必须上报请上级机关审核批准才能办理的事项；②遇到新情况新问题，但又无明确规定和依据，需上级明确指示后才能解决的事项；③对现行政策法规不甚了解或因特殊情况而难于执行，有待上级明确答复才能执行的事项；④有意见分歧，待上级裁定才能办理的事项；⑤请示应一事一请，不能多事一请。

“报告”适用范围：①制度要求和明文规定必须向上级汇报本单位工作进展不须上级答复的月报、季报、年报等；②答复上级机关的询问或汇报上级机关批办文件及其他事项的结果；③向上级反映工作动态或贯彻上级要求情况；④向上级机关提出建议和意见、设想等（但不要夹带请示）。

6.转发公文标题累赘、冗长。可采用直接转发最上一级文件等办法，避免相同词语在标题中重复出现。

转发文标题简化法：①直接转发原发文件，要把内容交待清楚（现在比较侧重用这个方法）；②概括转发；③借用转发：如《公司关于任命×××同志为××公司副总经理的通知》转发标题为《转发公司关于×××同志任职的通知》。

转发类文件应注意几点：①多级转的文件，各个上级有关指示和要求，要在转发文件的正文加以说明，如果不加说明，就要将各个上级机关的转发文件一并印发；②转发性文件的文种，除被转发文件的文种是“通知”时，文种可以省略外，其他文种要保留一级。

7.注意转发、印发、颁布的区别。“转发”是上级或外单位须共同执行的文件；“印发”是本机关内执行的文件，要经过盖章、印制的过程；“颁布”是公布，一般指政府机关或人民团体将其研拟的法令规章、行政措施等依法公布周知。印发比颁布多盖印或印制的过程。

（二）主送单位

1．主送单位与标题间距过宽（主送单位与标题之间应空1行）。2.字体不规范（应用3号仿宋体字标识，不加粗）。

3.上行文出现多个主送单位现象（上行文主送单位应只有一个）。

（三）公文正文

1.字体使用不规范（应用3号仿宋字体，根据《国家行政机关公文格式》GB/T 9704-1999 规定,正文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字。注意不要加粗）。

2.行间距、字间距不规范（一般每一页为22行，每行为28个

字）。

3.结构层次序数不规范。根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）规定，应为：第一层 “

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（四）附件

1.公文有附件而在正文末尾未标“附件”，标识位置和字体不规范。

（1）公文如有附件，应在正文下空一行，左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不用标点符号，如“附件：×××××”。

（2）如有多份附件，应使用阿拉伯数码加“.”，而不是“、”。如“附件：1.×××××”，附件名称回行时与上行首字对齐。

2．附件标识不规范，正文列出的附件标题与附件的标题不一致。（1）附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，其后不加冒号，且附件标题应在下一行居中；有序号时标识序号，序号后不加冒号。

（2）附件的序号和名称前后标识应一致。

（3）附件是文件的可标发文字号，也可标注公文标题。（4）转发、印发类公文，因转印公文标题及内容已有说明，一律不再标注为附件。如附件只送主送单位，应注明“抄送无附件”。

3.关于附件的其他不规范

（1）附件是扫描件时，文件倾斜未调整、文件有黑边及色差未处理、横竖页未调整；

（2）多个附件时不整合；附件未与正文一起编页号，如正文有2页，附件应从第3页开始编页号（扫描件除外）。

（五）成文日期

1.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位领导人的签发日期为准。

2.成文日期用汉字将年、月、日标全，不能用阿拉伯数字；“零”要写为“○”。成文日期上方不署发文单位名称。

3.单一单位制发的公文，成文日期右空4个字；两个单位联合发文，成文日期可适当向左调整，尽量使两个单位的印章都能下压成文日期。

（六）印章使用

1.公章位置应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。（一般三分之二在成文日期之上，三分之一在成文日期之下）

2．会议纪要不加盖印章。

（七）附注

上行文（如请示）应在附注中告知联系人姓名、联系电话。[其标识方法为：在成文日期下1行用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标出，如（联系人：××××××，联系电话：×××××××）]。

三、版记

（一）主题词

1.“主题词”三字应用3号黑体字，居左顶格，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字（由于目前计算机字库无此字号，可用3号宋体加粗代替），词目之间空一字。

2.主题词应按公文主题词表的词汇标注，一般不超过五个词汇。3.主题词文种应与标题文种一致。

（二）抄送单位

1.“抄送”字体为3号仿宋字，后标全角冒号, 左右应各空一个字；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，其标识方法与抄送单位的标识一样。

2.抄送单位要分好层次，同层次的用顿号隔开，不同层次的用逗号隔开，抄送末尾标句号。单位名称一般按系统先外后内、先大后小，最后标注单位内部部门名称。

3.抄送应注意的问题

（1）上行文不能抄送下级单位;（2）密级很高的文件，要严格控制抄送范围；（3）越级请示件要抄送被越过的上级机关；

（4）向下级的重要行文要抄送直接上级机关；（5）遵循先党后政，先外后内，先上级后下级的原则；（6）联合发文或主送中已有的机关，不要在抄送栏中一一罗列。

（三）印发机关和印发日期

印发机关应该左空一个字，印发日期应该右空一个字。印发日期以最后一个领导签发的日期为准，用阿拉伯数字标识。

（四）页码

1.页码应该用4号半角白体，页码两边各有一条4号一字线；单页码位于右下角居右空一个字，双页码位于左下角居左空一个字。

2.除扫描件外,一份公文统一一个流水页码。

四、其他注意事项

（一）公文中必须使用国家法定的计量单位。

（二）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（三）公司和分公司不得联合行文。

（四）引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号，如“根据《关于×××××××的通知》（桂电办〔2011〕×号）要求„„”；使用简称时，一般先用全称，并注明简称；使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。

（五）上行文应按国家行政机关公文格式版面设置。对扫描的附件要设置好版面，文件太大时，要进行压缩。当附件同时出现word文档或电子表格时，应合成一个文档。一个附件应一个文件名。

（六）文件一般使用A4纸，特殊表格除外。

（七）正文和表格排版要规范,不能存在跳页、公文修改痕迹未消除等现象。

（八）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第四篇：机关行政公文写作规范及常见问题分析

机关行政公文写作规范及常见问题分析

一、行政公文法规框架

1、行政公文定义

广义的公文是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的文字材料，除通用公务文书外，还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。

狭义的公文专指法定公文。是指《国家行政机关公文处理办法》列出的十三类公文和中共办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。这是行政机关在行政管理活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

2、行政公文法规框架

《国家行政机关公文处理办法》 《中国共产党机关公文处理条例》

《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）《中国科学院公共事务管理标准》 《国家公文主题词表》

3、行政公文法规框架历史沿革

1988年，国家技术监督局发布了GB/T 9704—88《国家机关公文格式》国家标准，这是世界上第一个公文格式的国家标准；

1999年，根据国务院办公厅指示，中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局组织对GB/T 9704—88国家标准进行了修订，国家质量 技术监督局于1999年12月27日发布了GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准。

二、行政公文写作规范

1、特点（1）法定性

（2）政策性（3）实用性（4）时效性（5）规范性

2、基本功用

（1）颁布法规，传达指示；

（2）反映情况，请示工作；

（3）联系工作，商洽公务；

（4）宣传教育；

（5）依据凭证。

3、文种及分类 文种：

每一份文书都有各自的名称，公文的名称就是公文的种类，简称文种。《国家行政机关公文处理办法》将公文的种类规定为13类13种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

《中国共产党机关公文处理条例》规定的14种公文：决议、决 定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

分类：

（1）依照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三种。

（2）按照紧急程度可将公文分为紧急公文和普通公文两大类。紧急公文又分为“特急”和“急件”两种。

（3）按照有无保密要求和、及秘密等级可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两大类。保密文件又分为绝密文件、机密文件和秘密文件三类。

（4）按照具体职能的不同，可将公文分为按照具体职能的不同，可将公文分为法规性公文（如命令、令）、指挥性公文（公告、通告）、报请性公文（请示、报告）、执照性公文（批复、意见）、联系性公文（最典型的就是函）、实录性公文六大类（会议纪要）。

4、构成要素及格式

《国家行政机关公文格式》将构成公文的诸要素划分为眉首、主体、版记三个部分。

（1）眉首

又称文头部分，通常有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。

发文机关标识

发文机关标识就是我们通常所说的“红头”。它一般由发文机关名 称加“文件”两字组成。一般用“小标宋”字体。需要注意：发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。几个机关联合发文，要把参与发文的机关都排上，主办机关排在前，其他依次，机关名称后的“文件”二字居纵向中央。

如：××市教育局

××市教育局 文件

××市教育局

如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。份数序号

份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号。同一文稿印制若干份时，每一份的份号都不同，这在秘密公文的管理过程中具有重要意义。序号用阿拉伯数码顶格票识在版心左上角第一行。位数无限制。

紧急程度

对于事关重大、需要紧急传递和办理的公文，应标明紧急程度，以便跟一般公文区分开来。紧急程度分为两级，行政公文分别叫做“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标注在首页右上角第1行。

发文字号

位于发文机关标识的正下方、眉首部分与主体部分的间隔红色的正上方，用3号仿宋字体。如有“签发人”，则移至左边（左空1字）。，两字间空1字。如同时标识秘密等级，则居右上角第2行，在秘密等级下方。签发人

位置标在发文机关标识下方右侧，也就是发文字号右边。“签发人”3字用3号仿宋体，后加全销冒号；签发人姓名用3号楷体字，右空1字。

（2）主体

又称行文部分，通常是由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。

公文标题

公文标题位于红色反线下方，与红色反线之间空2行，居中排列，字号用2号小标宋体，可分一行或多行居中排布，折行时，要注意做到词意完整。

标题由发文机关名称、主要内容、文种组成。名称根据情况可以省略。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。主送机关

主送机关就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型 机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，与标题之间空1行，与正文之间不空行，左侧顶格用3号仿宋字体。

下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。

向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送 机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

大多数公文都有主送机关，但有些向全社会普发的下行文，没有明确的主送机关，可以没有这一项。

正文

正文位于主送机关名称下方，用3号仿宋体排印。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

附件标注

公文如有附件，就当在正文之后，机关署名或成文时间之前，注明附件顺序和名称。标注的位置在正文下行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”二字，后标全角冒号和名称。如有序号，用阿拉伯数字后加圆点，如“附件：1.××××××”，附件后不加标点符号。

成文时间

时间一般以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关的领导人签发日期为准。会议通过的重要公文，以会议通过日期为准。

成文日期要写明年、月、日，不得简写，用汉字书写，位于正文或机关署名下方，右空4字。联合行文由于公章较多，成文时间位置有特殊要求，后面会介绍。

会议通过的重要公文，成文日期不放在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。

印章

除会议纪要和以电报形式发出的以外，公文均应加盖公章。联合上报的公文，由主办机关加盖公章。联合下发的公文，都要加盖公章。当公文排版后最后一页所余空白处不能容下印章位置时，就调整解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

单一发文印章

落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，右空4字；印章上距正文1行之内。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；只能采用同种加盖印章方式，互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并在其上加盖印章。主办机关印章在前，每排最多排3个；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

附注

公文如有附注，加括号标注于成文日期下一行，居左空2字用3号仿宋字体标注。无须特别说明者，可以省略此项。

（3）版记 又称文尾部分，通常是由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间等项目构成的。

主题词

公文主题词是为适应办公自动化的需要，在实践中总结出来的能表达公文基本内容的规范化的单词和词组。

除类别词外不超过5个主题词。“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

抄送机关

抄送机关指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于主题词下方，印制版记（印发机关和时间、份数）上方。左空1字用3号仿宋字体标识“抄送”二字，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

印发机关和印发时间

印发机关和印发时间位于公文末页下端，用3号仿宋字体，印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发机关，一般是发文机关的办公机构。印发时间，是实际复印的日期，与公文的成文时间意义不同。

版记的各项之间，均加一条反线，宽度同版心。

三、行政公文写作常见问题分析

从受文单位和人的角度考虑公文写作，其生硬的规范就变得有人情味，变得容易理解;一些常犯的错误也就容易避免。基本的逻辑：哪来的文件——说的是什么事，和我们有什么关系——我们该怎么处理(落实、反馈)——来文“质量文采”怎么样。

1、哪来的文件

涉及到公文写作中的两个方面：正确使用公文标题和正确使用印章。

常见的错误：

1）上行文和平行文省略发文单位

2）印章模糊，或使用不规范（倾斜、倒置）建议：

1）上行文和平行文不省略发文单位。2）规范使用印章。

2、说的是什么事，和我们有什么关系

涉及到正文写作正确、得体：要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。常见的错误（能说明白但写不明白事）：

1）开篇不明义：开篇即描述过程，最后说需要别人做什么 2）文章层次不清：写作手法不对。

建议：了解规范、开门见山、找到逻辑、形成针对 介绍几种常见公文的写作手法：

1）通知——让读者以最简单的方式知道该做什么和怎么做 用途：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

特点：通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知用得最为广泛，因而使用频率很高。通知具有使用范围的广泛性、文种使用的晓谕性和行文方向的不确定性等特点。

分类：按内容和功用的不同，通知可以划分为批示性通知、指示性通知、告知性（事项性）通知、任免通知四大类。

写法：

标题：通知的标题有完全式和省略式两种。完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题，省略式标题则根据需要省去其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况：省略发文机关；省略多余的“关于”和“通知”字样；省略发文机关和事由。

正文：通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。主体在事 项部分。

指示性通知的写法。指示性通知的正文，一般先写发文的原由、背景、依据；在事项部分，或写发布行政法规、规章制度、办法、措施等，或写带有强制性、指挥性、决策性的原则(或指示性意见)、具体工作要求等。指示性通知的事项，一般具有影响面较大、比较紧急和有一定的政策性的特点。

批示性通知(批转、转发性通知)的写法。批转与转发性通知正文写法大体相同。可以把这两种通知称为“批语”，把被批转、转发的文件看做是通知的主体内容。批语的内容主要有如下三个方面：说明批转的目的或陈述转发的理由；对受文单位提出贯彻执行的具体要求；

根据具体情况做出补充性的规定。

事项性通知的写法。事项性通知正文的写作，要使受文单位了解通知的内容(即事项)，以及做什么，怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。第一部分是开头，一般是说明为什么要发此通知，目的是什么。第二部分是主体，即事项部分，将通知的具体内容一项一项列出，把布置的工作或需周知的事项，阐述清楚，并讲清要求、措施、办法等。这类通知多数用于布置工作，因此也有人称之为“工作通知”。第三部分是结尾，多提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”等习惯用语，也有的通知结尾不写习惯用语。

写事项性通知，要开门见山，忌转弯抹角。在叙述事项时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容则尽量简略，扼要交代即可。在语言表达方面，通知主要以叙述为主，对下级单位提出要求。有时可以适当做一些分析、说理。但通知中的说理不像议论文的说理那样要有严密的逻辑性，只要抓住关键问题，用简洁的语言把道理阐述清楚即可。

知照性通知的写法。知照性通知的正文，只要写清楚行文的依据、目的和事项即可。要求文字简练、明白。

2）报告——知道自己的目的；根据自己的目的选择材料，说清楚事件

用途：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

种类：按性质的不同划分为：综合报告、专题报告；按行文的直接目的不同，可将报告划分为：呈报性报告、呈转性报告

写法：

标题：报告的标题常见的形式有两种，一种是由发文机关、事由和文种构成；另一咱是由事由和文种构成。

正文：报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。开头。主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将××情况报告如下”一语转入下文。主体。这是报告的核心部分，用来说明报告事项。它一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。工作报告在总结情况的基础上，重点 提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。建议报告的重点应放在建议的内容上，也可以采用标序列述的方法。答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。递送报告，只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。结语。根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语，应另起段来写。工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”；建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”；答复报告多用“专此报告”；递送报告则用“请审阅”“请收阅”等。

落款：如果标题中有发文机关名称，这里不再署名。而一般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。之后，于其下写明年、月、日期，并加盖单位公章或主要负责人印章。

3）请示——衡量请示成功与否的唯一标准是对方是否批准。说服对方相信，站在对方的角度，考虑对方的想法，化解对方的顾虑。

用途：请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。

分类；根据内容、性质的不同，请示分为请求指示的请示、请求批准的请示。

写法：

标题：请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事和文种构成。

主送机关：请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。正文：其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。开头。主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。主体。主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。

落款：一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间××××年××月××日。

掌握撰写请示应注意的事项：

要正确选用文种；要做到一文一事；要避免多头请示；要避免越级请示。

掌握报告与请示的区别：具体功用不同；内容含量不同；行文时机不同。

4）批复——写明同意还是不同意；做出必要的修正、补充。用途：《办法》规定：批复适用于答复下级机关的请示事项。下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时，上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事项。批复的内容主要是对请示事项明确表态，或同意，或不同意，或部分同意，有时还 对请示事项作出修正、补充。

批复同复函的区别：第一，行文方向有所不同；第三，重要程度有所不同。

写法：

批复的结构通常包括标题、主送机关、正文、落款几个部分。标题：批复的标题有多种构成形式：一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成；一种是由发文机关名称、事由和文种构成；第三种是由事由和文种构成；第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。

主送机关：批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关。授权性的批复，主送机关应当是被授权发布施行行政法规和规章的下级机关。

正文：正文是批复的主体，其内容比较具体单一，层次构成相对固定。其中除授权性批复与一般批复的写法有所不同外，其他批复的结构一般由开头、主体和结语三部分组成。开头。通过引叙来文以说明批复缘由。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。主体。主要说明批复事项。应当根据国家的方针，政策、法令、法规和实际情况，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。也有的批复，在批复事项后面概括提出希望和要求，进一步强调批复的主旨。3）结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。

落款：一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上批复机 关单位名称，并加盖公章；成文时间写明年、月、日。

了解写作批复的注意事项：态度鲜明；全面周详；迅速及时。

5）函

用法：《办法》规定，函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项。

分类：按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。按内容的不同，划分为知照函、催办函、邀请函等。

写法：

标题：公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

主送机关：即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

正文：其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。开头：主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

主体：这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注 意答复事项的针对性和明确性。

结尾：一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等

结语：通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

结尾落款：一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

掌握写作函的注意事项：第一，文种的选用要正确；第二，内容要简洁；首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性；第三，措辞要得体。

6）会议纪要

用途：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

种类：按内容和功用的不同，划分为指示性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要。按会议性质的不同，划分为日常行政工作会议纪要、大型专题工作会议纪要。

写法：会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款构成。

标题：会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。1）单标题： 由“会议名称＋文种”构成。如《全国城市爱国卫生现场经验交流会纪要》、《关于改革××局、××局管理体制的会议纪要》等。2）三要素构成的标题：发文机关、会议名称和文种构成，如《××集团公司经理办公室会议纪要》。3）双标题：由“正标题＋副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。

正文：公议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。前言：首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。具体写法常见的有两种：第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。第二种：鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。

主体：是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。另外，在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也有不同。决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。常见的写法有三种：第一条文式写法。就是把会议议定的事项分点写出来。办公 会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。第二综述式写法。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。第三摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。

结尾：属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。落款：包括署名和成文时间两项内容。

落款署名只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关单位名称。一般会议纪要则不需要署名，不加盖公章。至于成文时间，如果在首部已注明，就不再写。

了解写作会议纪要的注意事项：第一，要作好会议记录；第二，要突出会议要点；第三，要善于整理会议意见。

——写作公文，不必过于关注所谓写作手法、层次，只要做到“了解规范、开门见山、找到逻辑、形成针对”，就会写出好公文！

3、我们该怎么处理(落实、反馈)涉及到公文写作中的两个方面：正确回复文件；正确部署落实。常见的错误： 1）因对来文理解错误导致回复错误。2）因对来文理解错误导致内部部署落实不力。建议：

1）对来文一定要回复，或正式批示、或口头反馈

2）以转发文件形式落实上级部署的，要尽可能提些具体要求 3）以内部通知方式落实上级部署的，要有具体落实措施

4、来文“质量文采”怎么样 涉及到公文写作中的语文基本功问题 常见的错误：

1）行文逻辑性差，思路混乱

2）文字、修辞使用问题，出现错别字、修辞错误 3）序码使用错误 4）标点使用错误 建议：

1）学习形式逻辑，提高文字能力； 2）正确使用公文结构用语

一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。

二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。

三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述 等。

四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。

五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该等等。

例子：

关于在全所开展深入学习实践三个代表重要思想活动的通知 所属各单位：

根据所党委的指示精神，按照院党组的具体部署，依据所党委年初制定的工作计划和所长办公会关于加强所政治思想工作和文化建设的有关决议，经分院党组批准并经所党委研究决定，为全面提高全所职工对三个代表重要思想的认识水平，拟于近期开展深入学习实践三个代表重要思想活动。有鉴于此，现就有关事宜通知如下：

活动时间： 活动目的： 活动事项： „„

改正： 关于在全所开展深入学习实践三个代表重要思想活动的通知

所属各单位：

根据院党组的的指示精神，按照所党委具体部署，于近期开展深 入学习实践三个代表重要思想活动。现就有关事宜通知如下：

活动时间： 活动目的： 活动事项：

3）正确运用序码。常用顺序是

一、（一）、1、（1）共四层。4）减少使用错别字

按(安)装

针贬(砭)精萃(粹)渡(度)假村

防(妨)碍

幅(辐)射 言简意骇(赅)震憾(撼)既(即)使

一如继(既)往

不径(胫)而走

峻(竣)工

烩(脍)炙人口

鼎立(力)相助

再接再励(厉)默(墨)守成规

沤(呕)心沥血

凭(平)添

出奇(其)不意

修茸(葺)亲(青)睐

声名雀(鹊)起

发韧(轫)欣尝(赏)有持(恃)无恐

追朔(溯)趋之若骛(鹜)寒喧(暄)不能自己(已)尤(犹)竭泽而鱼(渔)滥芋(竽)充数

蜇(蛰)伏

装祯(帧)饮鸠(鸩)止渴

坐阵(镇)姿(恣)意妄为

编篡(纂)永保(葆)青春

备(倍)受关注

“的、地、得”的使用„„

反映－反应、扼制－遏制、营利－赢利、交纳－缴纳、累计－累积、认证－论证、截止－截至、过度－过渡、有力－有利、公关－攻关、自己－自已

关注国家教育部、国家语言文字工作委员会2002年发布的《第 一 批 异 形 词 整 理 表》。

5）减少标点使用错误 顿号使用错误： 例：加快东部沿海地区和中、西部的全面发展。

解：有些并列词语相互联系紧密又为人们熟知，这些词语中间不用顿号。

例：上世纪八、九十年代

解：概数中间不能用顿号。

例：在五六月份，全分院开展了学习实践科学发展观活动。

解：“五六”不是概数，而是相邻的两个数字，是确指，中间要用顿号。

冒号使用错误：

例：光机所来函的意思是：“此事他们无法独立完成，需要分院帮助”

解：转述的文字不能用冒号，例句中的冒号应改为逗号，引号应去掉。

例：参加分院运动会的有：光机所，应化所，地理所三支劲旅。

解：句中短暂停顿不能用冒号，例句中的冒号应去掉。

例：所长在会上宣布：“今后每个研究室必须做到三点：一是申请课题不能恶意竞争，二是主动缴纳项目管理费，三是不能私设小金库。”

解：同一句子中不能用两个冒号，例句中的后一个冒号应改为逗号。

例：“今年全所科研合同额要超过6个亿”所长指示说：“特别是基础研究，要达到2个亿。” 解：“某某说”、“某某想”放在所说话的中间，不能用冒号，要用逗号。引号使用错误：

例：“今年全所科研合同额要超过6个亿”所长指示说：“特别是基础研究，要达到2个亿。”

解：使用引号时，若是完整地引用原话，而引文又独立使用，则引文末尾的标点不能改动，并要写在后引号内。

例：看看我们所的科研合同额，现在我们才体会到“管理出效益，而且出大效益。”这句话的真正含义。

解：引文不独立，引用的话只作为作者自己的话的一部分时，不管它是不是完整，后引号前都不能用点号（问号、叹号除外）。

例：分院的发展，正如院领导所说的那样，“定位准确，改革深入，前景广阔”。

解：引用的话作为句子的一部分，句末点号应写在后引号外。括号使用的错误

例：此次事件涉及到XXX同志（他是事件发生研究室的副主任。），所以在调查中要求他能回避（对于领导干部干私活问题，要坚决查处，决不姑息）。

解：句内括号里面的解释文字末尾不能用点号。

解：括号里的文字如果是注释句中的一部分，括号应紧贴被注内容之后；如果是注释整个句子，应放在句号外

书名号使用的错误 例：为提高管理部门人员公文写作能力，我院决定购置《国家行政机关公文处理办法》（以下简称“办法”）用作培训教材。

解：书名、报名、刊名、篇名、剧名等的简称仍用书名号，不用引号。

四、提高行政公文效力的几点建议

1、关注附件的使用

2、注重行文前与受文单位的沟通

3、妥善使用代拟文

第五篇：行政公文处理中常见的格式问题分析

文章标题：行政公文处理中常见的格式问题分析

行政公文处理中常见的格式问题分析

《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）、《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在我们黄委系统的公文处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面：

1.公

文格式组成部分中常见的问题

1.1眉首部分

1.1.1.发文机关标志。黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委，各市河务（管理）局应小于省局。但有的单位字号比黄委、省局都大，略小于国务院发文机关标识字号，应予以纠正。

1.1.2.发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某黄办[2002]21号”；便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。

1.1.3.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。

1.1.4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。

1.2主体部分

1.2.1标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。

1.2.2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“

一、”、“

（一）”、“1.”、“（1）”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。

1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。

1.2.4.成文日期。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“O”，如“二OO三年二月一日”，正确的写法应为“二○○三年二月一日”。

1.2.5.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。

1.2.6.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。

1.3.版记部分

1.3.1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。此外，还有表外词不用“（）”括起来的现象，《黄河水利委员会公文主题词表》规定表外词用“（）”括起。

1.3.2.抄送机关。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。

1.3.3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。

2.公文组成部分标识规则中常见的问题

2.1.排版装订。公文用纸应采用国标标准A4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不

一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。

2.2页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。

2.3.表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。

3.公文格式中常见的其他问题

3.1.数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数

字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。

3.2.名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。

3.3.时

间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。公文中如出现历史朝代年号时，同时加注公历年份。

3.4.标点符号。有将间隔号“·”写为点号“.”的，如“96·8洪水”写为“96.8洪水”，“山东省志·黄河志”写为“山东省志.黄河志”。还有的连接号使用不规范，如“2002年2月2-6日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。

4.规范公文格式，提高公文质量的措施

4.1.提高认识，加强领导

规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理效率，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。各级要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导分管，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守。

4.2.加强文秘队伍建设

适应新形势下公文处理工作的需要，必须建设一支思想素质好、工作业务硬、勇于吃苦、乐于奉献的文秘队伍。加强文秘人员的政治理论学习，不断提高他们的理论和政策水平，使之认识到文秘岗位肩负的重任，树立一丝不苟、精益求精的工作作风，增强干好工作的自觉性。加强文秘人员的业务培训，积极创造条件，支持文秘人员参加业务知识的培训学习，尽快提高业务素质。

4.3.健全制度，规范程序

各级各单位应根据《办法》和上级的实施意见，相应制定本单位公文处理的实施细则，建立健全有关的公文处理制度，严格发文处理中的拟稿、审核、校对、印制等每一道程序，做到有章可依，照章办事，形成公文处理规范化的运行机制。坚持公文处理由办公室统一把关办理的原则，防止“政出多门”。对某些格式问题，要做出统一规定，保证规范的公文格式落到实处。

(山东黄河河务局办公室闫训立

原文发表于2002年第6期

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