公文格式中常见问题解析

第一篇：公文格式中常见问题解析

公文格式中常出现的不规范现象

(一)发文字号标注不规范。有的单位发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“„‟”。对于字号和字体，有的用小3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。有些公文序号出现编虚位（即001），“××文„2008‟001号”等不规范格式。

(二)文种使用不当。文种是指国家行政机关公文的种类。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》明确公文种类有13类，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。即各单位产生的公文不应该出现这13类公文以外的文种，错用文种不仅使公文失去应有的严肃性，还严重影响行文的作用和效率。文种方面存在的问题主要有三个方面：一是生造文种。比如《关于解决办公用房的申请》。很显然，申请不是规范的文种，因此应改成“请示”。二是混用文种。如《××局关于购买办公设备经费的请示报告》，将“请示”和“报告”两种文种混用。三是错用文种。最常见的错误是该用“请示” 的用了“报告” 该用“报告” 的用了“请示”，“请示”和“报告”是有严格区别的：“请示”是办件，是需要批复的；“报告”是阅件，不需要批复。如果错把“请示”用成了“报告”，会导致请示的事项得不到及时答复或得不到答复，从而影响了事情的办理。

(三)公文标题不规范。常见的问题：一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的。《国家行政机关公文格式》中规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，规范的做法是除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号。三是标题冗长繁琐。“事由”概括得不简要，转发（批转）性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组。四是回行时词意不完整，排列不对称，间距不恰当。

(四)引用文号不规范。比如先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。例如，“根据×××发„2008‟1号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法不符合规定，正确的引用方式应为“根据市政府《关于×××的通知》（×××发„2008‟1号）”。

(五)结构层次序数使用不规范。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。规范的结构层次序数要求，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒臵；二是层次跳跃，或在“

（一）”“(1)”后加顿号，写成“

（一）、”或“(1)、”等。

(六)成文日期标识不规范。常出现的问题：一是标注位臵距正文太远或太近，以至于印章距正文太远或盖压正文。成文日期与正文的距离要根据印章的大小而定，标准是印章

盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。二是把拟文日期作为成文日期。三是把修改日期或送签日期作为成文日期。四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期。成文日期应以单位负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期使用汉字并标全年、月、日。

(七)印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。常出现的不规范现象有：一是无印章。二是印章加盖歪斜。三是印章未居中下压成文时间。四是印章盖在正文上或距正文太远。印章正确的加盖位臵：印章上弧距正文2mm—4mm。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，要排列整齐，互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一

个或两个印章，要居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

(八)附件标注不规范。附件一般在正文之下空一行标识，附件名称后不加标点。常见的问题：一是没有与正文空开一行。二是在附件名称后加分号或句号等标点附号。三是附件标注的顺序与附件的顺序不一致，没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。四是附件标注回行时顶行写，正确的写法是与附件序号后的文字对齐。五是附件不全，或标注了附件但没有一并报送。

(九)附注标注不规范。公文如有需要说明的事项要标识附注，如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位臵不规范。联系人和联系电话标注位臵应在落款和版记之间的适当位臵，空两格加括号，中间用分号隔开。

(十)版记不规范。一是没有版记。二是版记位臵不对。三是主题词字体不对，主题词、词目均用黑体，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。四是抄送机关标识不规范，常见的问题是将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”，再有就是最后一个抄送机关不标句号。抄送机关之间应用逗号分开，最后一个抄送机关应标句号。五是印发机关和印发日期标注不对，印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位将二者左右顶格，有的空格太多。

(十一)没有代拟稿。凡需要以政府办名义上报下发文件的请示，一定要有代拟稿，有些单位没有代拟稿，有些单位拟好了稿不与请示一并上报。

(十二)公文中有错字、漏字、别字等硬伤。

第二篇：公文写作中常见问题解析

公文写作中常见问题解析

公文写作是要求一名机关工作人员具备的基本素质，应该说我们每天都在和它打交道，工作总结、计划，活动通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话等。公文是办理公务的重要工具之一，是具有法定效用与规范格式的文件材料。写作要求极具规范性，国家也专门出台了《国家机关公文处理办法》，对公文种类、格式、行文规则、发文办理、收文办理、归档、管理等方面都做了全面的规范要求。我单位也进行过相关的培训，但在实际工作中，我感觉还是有许多拿捏不准的地方，近几天，我上网查找了相关资料，现将学习心得和各位作以交流。今天，我将和大家交流四个方面的问题，一是公文中的称谓；二是公文中的简称使用；三是公文中数字的用法；四是常用词语辨析。

一、公文中的称谓

正确使用称谓语是交际深入进行的重要环节，惟有‚名正‛，才能‚言顺‛。在公文写作中，由于受语言简约性要求的制约，行文中的称谓语常常隐匿于‚抬头‛和‚落款‛之中，使全篇的语句成为‚无主句‛。且不足以表现双方的微妙关系，因此，在强调发文的主体、发文的受体，或语意转折时，称谓语就被凸现出来。这时，表述者就要斟酌选择称谓用语，使行文得体。

受不同行文的语体规范及称谓语的语用效果制约，公文行文中的称谓语运用有极强的习惯性。习惯性就是规律性。

1、下行文的称谓习惯。

下行文自称一般用发文机关名称，显其庄严肃穆，而不用带第一人称代词的称谓，如‚我（们）‛、‚我（本）市‛等。一般来说，用第一人称表述，表述者臵身事内，显得真实、亲切、富有人情味；用第三人称表述，表述者臵身事外，显得客观、冷穆。用本机关名称作自称，形成第三人称表述，切合下行文或庄重严肃，或严谨缜密，或威严果断的语体规。

下行文对称一般用‚你（们）‛、‚你县‛等，而不用受文机关名称，有叮咛嘱咐、严而可亲之感。

2、上行文的称谓习惯。上行文自称一般用带第一人称

代词的称谓，如‚我（们）‛、‚我（本）市‛等，而不用发文机关名称，有真实、恳切之感；对称用‚上级、领导‛或受文机关名称，而不用‚你（们）‛、‚你部‛、‚你省‛等，有尊重、避讳之意。上行文的自称和对称与下行文正好来了个换位，这与第一人称、第三人称不同的表意功能有关。任何一个上级机关都希望下级机关为自己提供真实、准确的情况，因此，上行文在向上级机关汇报工作、反映情况、请示事项时，自称宜用‚我（们）‛、‚我省‛、‚我市‛、‚我部‛、‚我局‛等带‚我‛字的称谓，形成第一人称表述，以示真实、准确。若用本机关名称作自称，变成第三人称表述，则有臵身事外，事不关己之感，且语气生硬。对称用‚上级、领导‛或受文机关名称，有尊重、避讳之意；若用‚你（们）‛、‚你部‛、‚你省‛、‚你市‛、‚你县‛等，则有吩咐、指点、督促之

3、平行文的称谓习惯。平行文自称一般用‚我（们）‛、‚我市‛等，对称用‚你（们）‛、‚你部‛、‚你市‛等，显得亲切平易，不打官腔。平行文的语体规范是亲切平易，相互尊重。以商洽的口气说话，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高气扬。

4、领导的职务称谓。在公文中介绍领导的时候会经常出现，该怎么介绍呢？咱们拿介绍刘主席为例。现在我有两种介绍方法，大家分别听一下。副主席刘毅和刘毅副主席。大家同意前一个的请举手，同意后一个的举手。一个是职务在前、姓名在后，一个是姓名在前、职务在后。两者在表达效果上有些区别：前者是客观性表述，后者则含有敬意（敬称）。公文一般采用前一种方式，即客观性表述；当然，如果介绍上级领导，也可使用敬称。

介绍离职领导经常用到‚原‛字，‚原‛的位臵也有讲究。例如，‚原科协副主席李恒宝‛和‚科协原副主席李恒宝‛，前者表示科协已不存在，当然李恒宝也不是副主席了；后者表示虽然副主席换了，但科协仍然存在。所以大家一定要甄别使用。与此类似的还有‚前‛字，如‚前苏联‛。但是‚前‛只用于国家、政党及其政要等，我们的‚级别‛不够，只能用‚原‛而不能用‚前‛。

采用客观性表述时，很多人习惯在职务和姓名之后加上‚同志‛二字，如‚副主席刘毅同志‛。其实，这是口语的习惯说法，书面语中这个‚同志‛是多余的。

公文使用‚同志‛一词还需注意两点。①这个词有特指和泛指两种含义。干部任免文件中，如果是党委任免干部，被任免人姓名之后要加‚同志‛二字，这里的‚同志‛特指党内干部，是‚党内互称同志‛的体现；如果是行政任免，一般不加‚同志‛，因为行政干部不一定都是党员。以上是特指的例子；而领导讲话或工作报告里的‚同志们‛则是泛指。②主送本系统、本单位的公文，对于众所熟知的领导，可以仅用‚同志‛称谓而不必冠以职衔。例如印发省科协党组书记、副主席康捷在某次会议上的讲话，标题可拟为《关于印发康捷同志在××会议上的讲话的通知》。这样既节约用字，又淡化‚官位‛意识。

二、公文中的简称使用

简称又称缩略语，它是事物的名称或固定词组简化了的称谓。简称不单纯是全称在数量上的减少，而是全称的科学概括和浓缩。使用简称以后，丝毫不影响全称的特定含义。在公文写作中，为使语言表达简洁凝练，富于概括性和表现力，往往要使用简称。特别是那些内容复杂、篇幅较长的公文，诸如会议纪要、工作报告、工作总结、综合性简报等，更是如此。

（一）单位名称

公文中要经常涉及机关单位名称的表述问题，不仅版头部分用，发文字号中用，公文标题、落款（发文机关署名）以及印章中也要用。至于正文部分的写作，使用得就更多。但在表述时究竟是用其全称还是规范化简称，并无硬性规定，一般情况下二者是通用的。但有时需要根据具体情况作适当处理。主要有以下几点：

1、视行文关系而定。下行文的版式中，发文机关名称既可用全称，也可用简称，但上行文版式中的发文机关名称一般只能使用全称。以党委名义所发的文件，如系采用《中共××文件》形式的版头，例如《中共中央文件》其发文机 3

关名称可以使用简称。但如系采用《中国共产党××委员会（）》形式的版头，其发文机关名称则需用全称，以示郑重。

2、视文字繁简而定。例如公文版头、标题、发文机关署名（落款）中所涉及的发文机关名称，究竟以使用全称还是简称为宜，应当根据实际情况酌定。一般而言，如果机关名称字数较多，为简洁起见，则通常应当使用简称，以使行文趋于简洁，并求得文面布局的醒目、匀称、美观。但需要注意的是，发文字号中的机关代字必须是简称，而且是高度浓缩了的称谓；印章中的发文机关名称则应使用全称，以示庄重、严肃。

3、视内容性质而定。就一般而言，对于系统或机关单位内部运行的公文，其发文机关名称可以使用简称，既不会令人费解，又会使行文显得简练，便于接受；但对于那些政策性、规定性较强的公文以及会议性公文，如公报、决议、会议纪要等，则应以使用全称为宜，以体现行文的庄重性和严肃性。

4、要注意讲究规范。根据公文处理法规的规定，在公文写作中第一次使用机关名称时应当使用全称并用括号注明简称，下文再出现相同名称时，则始可用简称。

（二）简称形式

一般来讲，公文写作中使用的简称，其构成形式主要有以下几种：

1、标数概括。这种简称具有多种表现形式，其总的特点是由数词加名词或名词化的词、词组这样两部分组成，如‚讲学习、讲政治、讲正气‛简称为‚三讲‛，‚一个国家，两种制度‛简称为‚一国两制‛，‚坚持社会主义道路，坚持人民民主专政，坚持党的领导，坚持马列主义、毛泽东思想‛简称为‚四项基本原则‛等；在这一总的特点之下又可将其划分为如下三种类型：一是单重式。这种标数概括简称通常由一个数词加名词或名词化的词、词组构成，例如‚两个务必‛、‚五条禁令‛、‚三个代表‛等；二是双重式，即由两个数词加名词或名词化的词、词组构成，如‚一个中心两个基本点‛、‚双增双减‛、‚一国两制‛、‚三大纪律八项注意‛、‚八荣八耻‛等；三是多重式，即由三个或

三个以上的数词加名词或名词性的词组构成，如‚五讲四美三热爱‛、‚两参一改三结合‛、‚五有六定七不准‛等

2、取前舍后。如‚清华大学‛简称为‚清华‛、‚蹲点调查‛简称为‚蹲点‛；‚蹲坑守候‛简称为‚蹲坑‛、‚非典型肺炎‛简称‚非典‛等。

3、舍前取后。如‚中国人民解放军‛简称为‚解放军‛、‚高致病性禽流感‛简称为‚禽流感‛等。

4、选取全称中有代表性的语素或词。如‚中国共产党中央委员会‛简称为‚中共中央‛，‚全国人民代表大会‛简称为‚全国人大‛，‚国家语言文字工作委员会‛简称为‚国家语委‛，‚科学技术‛简称为‚科技‛、‚调查研究‛简称为‚调研‛、‚中央电视台‛简称‚央视‛、‚非典型肺炎‛简称‚非典‛等。

5、合并相同成分。亦即省略两个词中的一个相同的语素，如‚企业、事业‛简称为‚企事业‛，‚离休、退休干部‛简称为‚离退休于部‛，‚复员军人、转业军人、退伍军人‛简称为‚复转退军人‛；‚病害、虫害‛简称为‚病虫害‛等。

6、标义概括。例如1987年公安部颁发的《公安机关办理刑事案件程序规定》简称为‚一百二十条‛，它没有从表面上将其简称为‚规定‛，而是根据该法规的条款数目(共计120条)而进行归纳，此即所谓‚标义概括‛。

7、取全称首尾。亦即将全称的首字和尾字保留，省略其余的内容，如‚中华人民共和国‛简称‚中国‛，‚扫除文盲‛简称‚扫盲‛，‚归国华侨‛简称‚归侨‛，‚微型计算机‛简称‚微机‛，‚整顿党风‛简称‚整风‛，‚外交部长‛简称‚外长‛、‚军人家属‛简称‚军属‛等。

8、舍全称首尾。例如‚中央企业‛简称‚央企‛，‚快速记录‛简称‚速记‛，‚物理化学‛简称‚理化‛，‚历史地理‛简称‚史地‛，‚人民警察‛简称‚民警‛等。

（三）注意事项

1、要有可接受性。亦即所使用的简称必须是已经约定俗成或者为公众所认可的，否则不宜使用。如‚奥林匹克运动会‛简称‚奥运会‛，‚调查研究‛简称‚调研‛。

2、新创简称应力求表意准确、清晰，切忌含糊隐约，生僻晦涩，令人难解其意。例如‚整办‛，究竟指‚整党办公室‛，还是‚整顿市容办公室‛，令人费解。

据报载，‚文革‛时期，哈尔滨市一机构的门前挂有‚三两办‛的牌子，‚三两办‛所指究竟为何，让人莫名其妙。后经询查，方知是‚两个阶级、两条道路，两种思想斗争办公室‛。这种含混模糊的简称，还是以不用为好。

3、使用简称，尤其是新创或较少使用的简称，除‚知名度‛较高者如‚一国两制‛、‚四项基本原则‛、‚一个中心两个基本点‛等外，必须先用全称，并用括号标注说明。对此，《国家行政机关公文处理办法》第二十八条第六项已作出明确规定。如不予标注说明，就会给人以突兀之感，不知所指。

如有一篇会议纪要写道：‚五月份除搞好选举和开好人代会外，集中精力，认真抓好经济工作<包括县、乡、镇企业，两户一体和农业)。县四大部门及咨询处的领导同志分片深入下去，直接听取乡、厂长的汇报。重点抓新建厂、大厂、亏损厂、倒退厂和第一季度进展不大的地区。看责任制和‘三权、‛三制’是否落实。要开展时间过半任务完成超半的竞赛活动，对好的单位要进行表彰。‛这段简短的文字，总计使用了‚两户一体‛、‚四大部门‛、‚三权‛、‚三制‛等四个简称。这些简称，其具体含义究竟为何，并非所有人都能理解，如不作出必要的说明，往往容易造成文势不通，前后阻滞，给阅者准确理解和把握公文内容带来困难。

4、要尽量避免使人产生歧义。例如将‚上海市测绘研究所‛简称‚上测所‛，‚人造肉加工厂‛简称‚人肉厂‛，打击经济领域严重犯罪活动办公室‛简称‚打经办‛等，应当坚决加以避免。

三、公文中数字的用法

《国家行政机关公文处理办法》规定：‚公文中的数字，除了成文时间、部分结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。‛

（一）应当使用阿拉伯数字情况

根据《国家标准出版物上数字用法的规定》，阿拉伯数字是指‚0、1、2、3、4、5、6、7、8、9‛等。

1、公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如，公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、1949年10月l日、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如: 1980—1995年不能写作1980—95年、2005年，不应简写成05年。

2、记数与计量(包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等)。例如：1302，1/16，4.5倍，34%，3∶1，45万元，500多种、60多万斤等。

3、物理量量值必须使用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。如，300kg、l5cm、35℃等。如果是多位的阿拉伯数字，不能换行。非物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如235元，11个月、l00名。但小学和初中教科书、非专业书刊的计量单位可使用中文表示。如:200kg(200千克)。

4、部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。例如:92493部队、葫科协发“2010”号文件、T37/T38次快车，HP—3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。

5、引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。例如:列宁:《新生的中国》，见《列宁全集》中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。

6、表示数字的范围也有写法的讲究。例如:3万～8万，不能写成 ‚3～８万‛；5%～15%不能写成‚5～15%‛。

应用时还要注意：第一，一个数值的书写形式要照顾到上下文。不是出现在一组具有统计意义数字中的一位数（一、二……九)可以用汉字，如一个人，四种产品，六条意见，重复三遍。第二，5位以上的数字，尾数零多的，可改写为以万、亿作单位的数，一般不得以

十、百、千、十万、百万、千万、十亿等作单位(千克、千米、千瓦等法定计量单位不在此列)。如：34000可以改写为3.4万。第三，一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。

（二）应当使用汉字的情况

根据《国家标准出版物上数字用法的规定》，汉语数字通常是指‚一、二、三、四、五、六，七、八、九、十‛及其大写‚壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾‛等数字。

1、数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句。例如：‚十二五‛规划、一律、二万五千里长征、第三世界、相差十万八千里、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。

2、邻近的多个数字（一、二……九)并列连用，表示概数(连用的多个数字之间不应用顿号隔开)。例如七八十种、一千七八百元、五六万套、三四天、五六米、七八个、十五六岁、三四百里、四十五六岁。

3、星期几一律用汉字，如星期三。

4、中国历史纪年、干支纪年、夏历月日、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如:万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如:藏历阳木龙年八月二十六日（1964年10月1日）、日本庆应三年(1867年)等。

5、行政机关公文和军队系统公文成文时间用汉语数字。但党委系统公文成文日期应按规定使用阿拉伯数字。

6、含有月日简称表示事件、节日或其他特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号‚〃‛隔开，并外加引号。如: ‚一〃二八‛事变（１月２８日）、‚一二〃九运动‛(12月9月)等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。一般来说，知名度高的事件如‚五一国际劳动节、三八妇女节‛不需外加引号，而‚五二○‛声明、‚九一三‛事件就需要外加引号加以说明。

7、用‚几、多、余、左右、上下、约‛等表示约数时，使用汉语数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组具有统计意义和比较意义的数字，用‚多、约‛等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如:该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥3万多吨、柴油1400吨，用于农田水利基本建设。

四、公文中常用词语辨析

用词准确是起草公文的基本要求，但是达到这个要求有时并不容易。究其原因，往往是对一些词语的词义及用法不甚了解。笔者根据工作实际，挑出公文中容易用错的一些词语试加辨析。

1、主管、分管

这两个词的意思很接近，但在词性上有区别。‚分管‛是动词，‚主管‛兼有动词、名词两种词性。常用词组如‚财务主管‛、‚一级主管‛，‚主管‛都是名词；作为动词，主管的意思是‚负主要责任管理（某一方面）‛，口语中用得较多。

起草班子成员分工的文件，应使用动词‚分管‛，如‚副主席刘毅分管学会部和科技馆‛。

2、出席、列席、参加

出席和列席都是参加，区别在于：法定成员参加本组织的会议叫做出席，其他人员（上级领导除外）参加叫做列席。例如召开局党委会议，局党委委员出席会议，非党委成员——哪怕是局领导——只能列席。原则上，列席人员没有表决权等。

上级领导参加会议也叫出席，不能‚降格‛为列席，尽管上级领导并不参与表决。这种‚出席‛，姑且算做特例

3.制订、制定

前者强调过程，后者侧重结果（含有确定下来的意思）。两者在词义上难以区分，基本可以通用。

‚制定‛即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：‚党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。‛

‚制订‛即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：‚我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。‛

4.施行、实施

词义十分接近。对于法令、政策和规章制度，既可施行，也可实施。只不过在习惯上，‚本条例（规定、办法等）自公布之日起施行‛用‚施行‛；而条例‚施行‛之后，还可以制订‚实施‛细则。

同‚制订‛、‚制定‛一样，笔者认为‚施行‛、‚实施‛的使用只有习惯上的区别，而没有对错之分。语言中的‚习惯势力‛非常强大，有些用法单从语法上、逻辑上很难判定谁是谁非。例如，纪要是把会议、会谈的情况‚记‛下来，但习惯上写成‚纪要‛而不是‚记要‛；‚年轻（人）‛、‚年青‛和‚青年‛，分清他们之间的差别很伤脑筋。还有极难区分的‚作‛和‚做‛。‚写作‛、‚作文‛、‚作报告‛都用‚作‛，‚做文章‛却用‚做‛；‚做人‛用‚做‛，‚作为……的人‛却用‚作‛；‚当做‛、‚叫做‛只用‚做‛，而‚做客‛和‚作客‛、‚做成‛和‚作成‛、‚做法‛和‚作法‛的用法都是规范的……如此等等，连语言学家也为之头疼。诸如此类解释不清的问题，只好归为‚习惯用法‛。掌握习惯用法，只有‚不讲道理‛地死记硬背，舍此似无更好的办法。

‚施行‚付诸实施，执行。多用于法规性文件‚附则‛的末尾，与时间结合用以表明文件的时效。例：本条例自公布之日起施行。多用于发布令的结尾，例：《物业管理条例》已经2003年5月28日国务院第9次常务会议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。

5、其他、其它 其它‛仅指事物，‚其他‛既可指物、指事也可指人（《词典》第1070页）。‚他‛用于指物并不鲜见，如：他乡、他日、他山之石。笔者意见，一律使用‚其他‛而不用‚其它‛，似乎更加保险。

‚他‛也不仅限于指代男性。古汉语没有‚她‛字，‚她‛是‚五四‛时期刘半农先生发明的，所以古典小说里无论男女一律都用‚他‛作代词；现代汉语中，‚他‛同样可以用

做不分性别的泛指，例如指称有男有女的若干人时，用‚他们‛而不用‚他（她）们‛或‚他们和她们‛。

6、权利、权力

权力总与职务相关联，有职才能有权（力），所以树立正确的权力观只是对领导干部提出的要求。普通人享有的是‚权利‛，如公民的权利、党员的权利等，当然领导干部作为普通公民、党员的时候，这些权利同样享有。权利同义务相对应，具有法定性。公文中使用‚权利‛的场合比‚权力‛要多一些。‚权力‛即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从。权利‛即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。如：‚公民有监督公共权力正确行使的权利。‛

‚权力‘在职权范围内的支配和管理指挥的力量。有的是强制力，如国家权力；有的是支配力量，如大会主席权力。例：我国宪法规定，一切权力属于人民，人民行使国家权力的机关是人民代表大会。

‚权利‛公民或法人依法行使的权力和应享受的利益（与‚义务‛相对）。例：依照我国宪法的规定，我国公民的基本权利有：选举权和被选举权；言论，出版、集会、结社、游行、示威的自由；宗教信仰自由；人身和人格不受侵犯的权利；批评、建议、检举、申诉的权利；通信自由和通信秘密的权利；社会经济权利以及受教育的权利等。‚权利‛与‚权力‛的区别：权力，着重于‚力量‛上，带有某种权威性；权利，着重于‚权益‛上，具有某种享有性。

7、莅临、光临

光临是敬词。称宾客的来到。莅临是来到、来临的意思。特用于下级对上级光临的一种褒义词，属于客套的书面语。后者是强调上级对下级的关系的。

8、按照、根据

它们是近义词，侧重点不同。按照一般来说不必有自己的意见，别人如何说如何做你照做说行。同依照、遵循、遵照。它们均可用作动词，都有‚以某事物为依据、依照‛的意思。‚按照‛可用于上级的指示、精神、命令等外，还可用于情况、季节、次序、时间、道理等，适用范围更大，是中性词。

例：我一定按照你说的去做。

根据是在别人的意见上加以评判采纳。同依据，证据，它们都有‚作为行动、言论的凭据‛的意思。‚依据‛侧重指‚结论或言行的凭据‛。

例：这一理论没有事实根据。

9、当前、目前

当前和目前都是现在的意思，当前比较紧急重要，目前是比较平缓的，没有紧迫性。

10、担纲、担任

‚担纲‛不只是‚担任‛，而是担任主角或主力。‚担纲‛不能及物，不能说‚担纲主角（主力）‛，因为用词重叠；‚担任‛则可用‚担任主角（主力）‛。句中既无所谓‚主角（主力）‛之说，又不好说‚承担重任‛，故‚担纲‛改为‚担任‛为好。

11、罚款、罚金 看一则报道：《南京16起涉毒案昨集中宣判无业男制毒被判12年半》：‚（倪某）2003年因犯非法持有毒品罪被判处有期徒刑1年半，罚款1万元。‛‚……对戴某……判处有期徒刑8年，罚款6000元……‛

‚罚款‛，是指行政机关强制违法者缴纳一定数量的钱，是一种行政处罚；‚罚金‛，是指司法机关强制罪犯缴纳一定数量的钱，是一种刑事处罚，常作为附加刑使用。文中的‚罚款‛应改为‚罚金‛。

12、嘱托、嘱咐

嘱托，有托付的意思，托人之意，而嘱咐，则是吩咐，对对象的口气要降下来一些。

13、游览、游历

‚游览‛是玩、观光；‚游历‛不仅去观光，还要学习一些东西。

14、条例、规定、办法

“条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与发布机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院

各部门和地方人民政府制定的规章不得称”条例“（见1987年4月21日国务院发布的《行政法规制定程序暂行条例》）党的系统也只限”用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度“（见1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》）；一般属于”自主的“规范性公文，即自身即可创造新的规则。

”规定“的特点是使用范围广泛，对制定和发布机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；一般既可是”自主的“规范性公文，也可以是”补充的“规范性公文（内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容，对其加以细化和完善），也可以是”执行的“规范性公文（直接为有效执行其他规范性公文而制定，自身不创造新的规则，只是对这些公文在何种情况下适用做出具体规定，对有关概念和问题做出精细的解释说明）。但从实际使用情况看，规定更适合作为”自主的“和”补充的“规范性公文。

”办法“比”规定“所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些；针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性；除了一部分为”自主的“公文外，大部为”执行的“规范性公文，如各种”实施办法"即均具备这种性质。

15、起草、草拟

‚草拟‛指粗略地拟出草案，多指各种计划，工程设计，论文提纲等的拟定。‚起草‛多指方针、政策、法令、决定、规章制度等文件的拟稿。一般重大的国家法令的起草，要成立起草委员会或起草小组。

16、合计、总计

我个人学习体会是这样的：如果只有一个总和，那么那一栏就是‚合计‛。如果在合计的基础上再汇总，那么就是‚总计‛。

‚合计‛与‚总计‛不能随便对调位臵。因为‚合计‛是对于一个相对独立的团体而言，如六年级男、女生人数和，而总计是跨团体而言，如一至六年级所有男生的和。

没见过专门的规定，但一般同时使用时，合计所包含的范围小，总计的范围大。

17、部署、布臵

‚部署‛即指全局重大工作的安排。布臵‛即指全局具体工作和事项的安排。

例：关于‚两气东送‛管线的安全维护工作已经做了布臵。使用‚布臵‛要注意与‚部署‛的区别，前者多用于具体事宜，后者侧重于全局性、战略性的工作安排。例：关于我省经济振兴工作，已按国家东北振兴本地经济的战略部署做了具体布臵。

18、以至、以致

以至为即到，直到。用于时间、数量、范围的延伸或扩大。以致即弄得，由此而造成，用于下半句的开头，表示结果。‚以致‛用于下半句的开头，表示下面的结果是由上述原因所带来的。例：该人由于不断赌博，不听劝告，以致家庭不和，爱人与其离婚。

‚以至‛表示在时间、数量、范围上的延伸或扩大。例：XX市反贪局局长李某变得很快，由‚反腐精英‛堕落成一个贪污犯，满打满算没过半年，以至许多人感到惊讶不已。

19、物质、物资

‚物质‛即能触及、能见到的客观存在的东西。该词多用于哲学和物理学上的抽象概念。物资‛即指具体的财物资源。

20、必须、必需

‚必须‛表示事实上、道理上的必要，带有命令语气，一般用于下行文所讲主张、所提要求部分。例：‚各级党委、政府和政法部门，对经济投机诈骗犯罪活动必须引起高度注意。‛

‚必需‛一定要有的，不可少的。例：组织现岗的文书工作人员系统学习公文处理知识是加强文书队伍建设所必需的。在使用指令性语气时，应用‚必须‛而不要用‚必需‛。

21、鉴于、基于

‚鉴于‛考虑到，觉察到。多用于引出事情的情况、原因、理由等。例：鉴于今年财务较紧，修建海河二号大桥的项目，拟待财政状况稍宽裕后再行安排。

‚基于‛常用于承接上文理由、原因、情况等，以引起下文对主观意见的表述。例：基于上述理由，来函所提的意见需重新考虑。

22、予以、给予

‚予以‛给予。例：根据乡、镇各自的人员配备情况，县里在可能条件下对乡镇的人口普查工作将予以帮助。‚给予‛给予通常作一个动词用，带动词宾语。例：上述开支应给予报销。

23、公布、发布

‚公布‛公开发布、公开宣布，对象多指法规、规章和其他需要大家周知的事项，一种程式性用语。例：中央关于加强未成年人思想道德建设的决定精神公布后，立刻得到全国人民的拥护。

‚发布‛公开宣布。侧重于法规、指示、通知文件的发布用语。例：2004年8月24日国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》。

24、切忌、切记

‚切忌‛切实避免或防止。例：要全面地观察问题、分析问题，切忌片面性。

‚切记‛牢牢记住。例：切记历史教训，不能再犯错。

25、申述、申诉

‚申述‘详细说明。例：这就有必要将事情的前因后果作如下申述。

‚申诉‚说明或提出自己的意见。用于国家工作人员和党、政、团体成员对所受处分不服时，向原机关或上级机关表示自己意见的一种举动。例：党员有权向党的上级组织直至中央提出请求、申诉和控告，并要求有关组织给予负责的答复。

26、呈报、呈请

‚呈报‛向上级呈送报告、总结之类的文件。例：兹呈报我局《二○一一年工作总结》一式三份，请查收。

‚呈请‛向上级呈送请求批准性的文件及事宜。例：此题事关重大，将我们的意见呈请上级批准后再作答复。

27、拟定、拟订

‚拟定‛①起草制定，跟‚拟订‛不同，‚拟订‛指正在起草、拟议的过程中，用于进行体；‚拟定‛指‚拟订‛的过程已经结束，用于完成体。例：拟定了一个学习计划草案。②打算、想要。例：拟定15日出发赴河南登封市公安局参观学习。

28、审定、审订

‚审订‛审阅修订。例：我市城市整体规划方案，已初步完成，尚待邀请专家协助审订。

‚审议‛审查讨论。对象多指计划、提案、报告等。例：全国人民代表大会审议批准了 2003年的决算报告和2004年的预算草案。

‚审定‛审查决定。对象多指计划、提案、方案、设计等。例：工作计划一经审定，必须认真组织实施。

29、亟待、亟须

‚亟待‛急迫地等待。例：社会生活中，腐败现象有所滋长，社会主义精神文明和民主法制建设面临着不少亟待解决的问题。

‚亟须‛急迫须要。例：违章施工，问题严重，亟须立即纠正。

30、采纳、采用

‚采纳‛认为合适而接受（意见、建议、要求等）。例：厂长已经采纳了我们的合理化建议。

‚采用‛认为合适而加以利用。例：汉语拼音方案历史发展的另外一个方面，即采用拉丁字母为汉字注音，已经经历了350多年的历史。

31、责成、责令

‚责成‛要求某人或某机关办成某事。多用于上级对下级行文。例：房改问题应责成专人负责，迅速落实各项措施，不能拖拖拉拉，‚空打雷、不下雨‛。

‚责令‛指定某人或某机构办某事，用于上级对下级的行文，带有一定的强制性。例：对贩卖假烟的商版，除没收

其假烟和非法所得，处以罚款外，并责令停止营业,吊销执照。

32、务虚、务实

‚务虚‚在公务活动中，主要是指进行某项工作之前，为保证工作的顺利进行，从思想、政策上进行研究讨论，它与‚务实‛相对。

‚务实‚在公务活动中，主要是指按照领导的决策要求，实实在在地去完成。有时也含有对这一项工作在技术、设备、人力、物力、办法、措施上如何具体组织进行所做的讨论研究，所以，在这一点上，它与‚务虚‛是相对的。

33、隶属于、隶属

有人习惯在‚隶属‛后面加上介词‚于‛，如‚总局隶属于国务院国资委管理‛。隶属是‚（区域、机构等）受管辖；从属‛的意思，这个词本身就是带有被动含义的及物动词。所以，上句话应改为‚总局隶属国务院国资委‛，‚管理‛二字也删去。

顺带提一句：‚从属‛是不及物动词，后面要加‚于‛。

34、‚凯旋‛不要‚归来‛

‚凯旋归来‛在公文中很常见，可惜用得不对。凯旋是‚胜利‛和‚归来‛的组合，‚旋‛的本意就是返回、归来。‚凯旋‛词条的例句‚欢迎凯旋的体育健儿‛，初读起来可能不太顺口，但是明白这个词的含义后，就会慢慢习惯的。

与此类似的还有‚悬殊‛。悬殊形容‚有差距，而且差距很大‛，如‚贫富悬殊‛、‚双方力量悬殊‛的用法都是正确的。在‚悬殊‛前面加上‚相差‛或者在后面加上‚很大‛，都是不规范的。

35、慎用‚接见‛

某单位公文中有句话，大意是某月某日局长接见了几名上访职工。显然，这里的‚接见‛应改为‚接待‛。‚接见‛一词‚官味‛较浓，说局长‚接见‛职工，难免招致‚领导高高在上‛的非议。领导亲自处理职工来访原本是件好事，然而用词不当却伤害了原意的表达。

后面我讲了几个用词不当而产生的笑话和误解，有时还会造成很严重的后果，因此在公文写作中，要严格遵守行文

格式和要求，我们每个人都要认真对待，因为这不仅体现个人素质，而是代表的单位形象、甚至是利益问题。

以上是我的学习心得，不当之处，请批评指正。祝工作愉快，身体康健！

第三篇：公文写作常见问题解析

公文写作常见问题解析

一、容易用错写错的字词如何区辨？

1、“二”与“两”

使用“二”的地方：①自然数。②序数、小数、分数。

使用“两”的地方：①一位数的基数。如“两台机器”。②概数。如“三两天”。

2、“倍”的运用

“倍”虽是一个比较简单的词，但在公文写作中误用的情况却是多见的。一是与“增加了”合用时的误用。“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数。二是与“增加到”合用时的误用。“增加到”是包括底数，指增加后的总数。三是把“倍”用在降低、减少上。如有的公文中出现“降低×倍”或“减少×倍”的提法，这是不妥的。因为“倍”只能用于增加，不能用于降低或减少。如果说用于减少，就应该加“负”字。

3、“以上”与“以下”的运用

“以上”、“以下”等词与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。如：“十四岁、十四岁以上儿童不得入内。”或“十四岁以下（包括十四岁在内）儿童不得入内。”

4、“制定”与“制订”的运用

“制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：“党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。”

“制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：“我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。”

5、“物质”与“物资”的运用

“物质”即能触及、能见到的客观存在的东西。该词多用于哲学和物理学上的抽象概念。

“物资”即指具体的财物资源。

6、“需要”与“须要”的运用

“需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思。词性为及物动词，后可带宾语。

“须要”即说明“应当”、“必须”的意思。词性为能愿动词，修饰限制动词。

7、“截止”与“截至”的运用

“截止”即到期停止。

“截至”即到„„为止。

8、“违反”与“违犯”的运用

“违反”即不遵照，反着方向做。

“违犯”即违背，触犯。

9、“以至”与“以致”的运用

“以至”即到，直到。用于时间、数量、范围的延伸或扩大。

“以致”即弄得，由此而造成，用于下半句的开头，表示结果。

10、“象”与“像”的运用

在公文写作中重点要注意，当“像”作为比喻词或作为其它系动词时不能写作“象”。

11、“的”、“地”与“得”的运用

“的”、“地”、“得”是结构助词，在口语里都念“de”。“的”用在名词前，是定语的标志；“地”用在动词和形容词前，是状语的标志；“得”用在动词和形容词后，是补语的标志。

12、“部署”与“布置”的运用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具体工作和事项的安排。

13、“既”与“即”的运用

“既”是并列连词，通常与“又”配对使用。

“即”相当于判断词“是”的用法。另有“即使”的含义。

14、“和”、“与”、“及”的运用

“和”口语色彩比较浓；“与”带一些文言色彩，常用于比较郑重的场合；“及”连接的成分虽然也是并列，但表达的意思上有轻重的分别，即前重后轻。

15、“权利”与“权力” 的运用

“权利”--依法行使的权力和享受的利益。“权力”--政治上的强制力量或职责范围内的支配力量。“权利”和“权力”的主要区别在于，前者强调应享受的利益，后者则单指政治强制力和支配力，不一定包括利益。

16、“急待”与“亟待 ”的运用

“急待”--紧急待办。“亟待”--极须，急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于，前

者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。

17、“决不”与“绝不”的运用

“决不”--决心不。“绝不”--绝对不。“决不”与“绝不”的主要区别在于，前者是就本身而言，强调的是意志上的控制，多用于表决心或表示心愿；而后者是没有任何条件限制的，不管人的主观意志如何，虽然也适用于自身，但多适用于对普通对象作出限制规定。

18、“检察”与“监察”的运用

“检察”--审查被检举的犯罪事实。“监察”--监督各级国家工作人员的工作并检举违法失职的机关或工作人员。检察与监察的区别有三：第一，方式不同。一个是审查，一个是监督。第二，对象不同。一个是被检举的犯罪事实，一个是机关或工作人员的日常活动。第三，主体不同。一个是司法机关，一个不是司法机关。

19、“作”与“做”的运用

涉及具体的事物，习惯写“做”，涉及抽象的事物，习惯写“作”。

如：做——做事|做声|好吃懒做|白日做梦|～工作|～好事|。

作——作案|作孽|天公作美|弄虚作假|～调查|～报告|

二、如何处理公文标题制作中的几个棘手问题

1、解决转发性通知标题冗长繁琐问题

层层转发公文，由于“过桥”机关多，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，如“裹脚布”似的，解决此问题办法有四：

①只写转发第一次转发机关的通知；

②直接转发原文件；

③在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；

④只用本机关发文的标题，而将其它机关的标题概括为文件。

2、标题中标点符号的运用

为了保持标题简炼和整洁大方，一般地尽量不用标点符号的尽可能的不用。非用不可的有下面几种情况：

①可用书名号。主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。

②可用问号。如：《人的正确思想是从哪里来的？》

③可用引号。如：《中共中央关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示》

3、长标题的排列

根据标题长短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局匀称、美观，不可割裂题意，即一个词不可断开分在两行。

三、结构层次序数是如何规范的？

第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是„„”，“首先、其次、第三„„”。

四、公文中的数字运用有哪些规范要求

公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

党的公文用阿拉伯数字书写成文日期。不标明主送机关的普发式公文（决议、决定、条例、意见、规章等）加括号标注于标题下方居中位置。

年份一律使用公历年份的全称，如1978年、2003年不能略为78年、03年。同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。

五、正确使用标点符号有哪些讲究？

1、并列短语中的顿号、逗号的使用。

并列短语中各成分之间如果没有显著的停顿，当中便不用顿号。如“工农业生产”不写成“工、农业生产”，“五六个”不写成“

五、六个”，“各乡镇”不写成“各乡、镇”，“青红皂白”不写成“青、红、皂、白”。

并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应用逗号。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盘子，都放出晃眼的光。”

2、破折号、省略号同点号连用破折号和省略号都是标号。用在有停顿的地方，不论是句中或句末，如果本来应该用点号的，可以用了点号再加破折号或者省略号。

3、引号同点号连用

凡是完整地照录别人的话，末了的点号（多为句终号）放在引号之内。如：俗话说：“到什么山上唱什么歌。”又说：“看菜吃饭，量体裁衣。”

凡是把引文作为作者一句话的一部分，末了的点号放在引号的外面。如：我们有些同志喜欢写长文章，但是没有什么内容，真是“懒婆娘的裹脚，又长又臭”。

4、句内括号与句外括号的使用。

句内括号（即注释句中某一部分的）紧贴在被注释部分之后，倘若正文在这里该用点号，点号应放在括号之后，括号内部可以有逗号或分号，但不能有句号，尽管已经是一个句子。如：这就是说，将群众的意见（分散的无系统的意见）集中起来（经过研究，化为集中的系统的意见），又到群众中去作宣传解释，化为群众的意见，使群

众坚持下去，见之于行动，并在群众行动中考验这些意见是否正确。

句外括号（即注释全句的）前边正文的点号用在括号之前。括号内部如果是句子，可以用句号。如：全国各族人民间的大团结万岁！（长时间的鼓掌）伟大的、光荣的、正确的中国共产党万岁！（全场起立。热烈的经久不息的鼓掌，转为欢呼。）

六、加盖印章应注意哪些问题？

发文机关印章是证明公文效力的重要表现形式。总的要求是“上不压正文，下骑年盖月”。区别不同情况有以下具体要求：

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

七、怎样提炼公文的主题词？

撰写文稿时应在文中标明主题词，具体要求和做法是：

1、全面审读公文，确认公文的主题内容，即确认公文涉及了哪些事物和具体对象及问题。

2、认真进行主题分析，找出公文涉及的主要对象。弄清其性质，弄清其归属哪方面问题，形成主题概念，对关键性语句准确、精炼地进行主题概括。

3、在有关机关正式制发的《公文主题词表》中选取与公文主题概念相对应的最专指的主题词，其词形务必与词表中规定的词形相一致。

4、如在词表中没有与公文主题相对应、专指性强的主题词时，要在词表中选取与公文主题直接相关，最相邻的主题词进行相配。组配后有多义性时，应放弃组配，直

接采用反映公文主题上位概念的上位词。不能进行组配时，也采用最直接的上位词。

5、应有效把握对公文主题的标引深度，一份公文的主题词除类别词外一般不超过5个。

6、主题词的排列次序应科学合理。一般应按主题词的含义，从内容到形式排列，进行组配时应按以下次序：

主体因素，即反映公文主题的关键性概念，如对象、材料、方法、过程、条件等，文中有几个并列的主体因素时，一般按语法关系和逻辑顺序排列；

通用因素，即描述主题的一些通用概念，在主题中居次要地位，对主题起细分的作用；

位置因素，即公文所涉及的事物、对象和问题所处的空间位置属性方面的概念，包括国家名、地区名、地名以及机构名称等方面的主题词；

时间因素，即公文所涉及的事物、对象和问题存左的时间范围属性方面的概念，包括具体年份等方面的主题词；

公文类型因素，即公文种类方面的概念，如命令、指令、报告等。

第四篇：公文写作中常见问题

公文写作中常见问题

（一）文种使用不规范

一是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种

使用。不能作为文种使用的有 “规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不

是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。

二是错用文种。有的该用“请示” 的，却用了“报告”，而该用“报告” 的反而用的是“请示”；有的该用“函” 的却

用“通知”。

三是文种并用。指两种法定公文文种在标题中同时使

用，除比较常见的“关于……请示报告”外，还有“关于…

请示函”、“关于…决定（批复）的通知（通报、决议）”等。

（二）公文结构上的不规范

一是结构不严。

二是层次混乱。

三是段落组织松散无力。

四是过渡脱节。

五是层次段落重叠交叉

（三）公文格式不规范

标点符号使用不规范。如“关于印发《xx同志在XX会议上讲话》的通知”、关于印发《安徽电信备品备件管理体系建设实施意见》的通知”，以上两例中的“<<>>”符号都不应该使用，公文处理办法明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。

（四）公文标题不规范

标题用词重叠。多出现在转发、印发式公文方面。如“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉的通知》的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”、“替代法”、“直转法”三种技术处理办法。

（五）语言、语法不规范

结构层次序数使用不规则。结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意序数数词的写法，其中“

一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“

（一）”和“（1）”括号外面是不带顿号和点号。引用文号格式不对。引用公文应当先引标题，后引发文字号。如，“据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔2003〕12号）。公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱。一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。“抄报”现象依然存在。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。公文中的数字使用不正确。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。语言啰嗦，常有口语化的现象。公文的语体特点：准确、简要、规范、庄重。

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。主要有成分残缺、成分多

余、搭配不当、语序不当等毛病。

用词不当。主要有词义误用、生造词语、词语使用不当等毛病。

第五篇：公文处理中的常见问题

公文处理中的常见问题

一、公文眉首

（一）发文字号中的六角符号“〔〕”用成 “［］”；

（二）上行文未标识签发人；签发人名字的字体使用不规范(应该用3号楷体)。

（三）上行文发文字号和签发人排版不规范（发文字号应居左空1字，签发人姓名居右空1字）

二、公文主体

（一）公文标题

1、标题与版心红线间距不够（标题与版心红线之间应空2行）。2.字体使用不规范（应用2号小标宋体。由于目前计算机字库无此字号，可用2号宋体加粗代替）。

3.标题滥用符号（公文标题除法规、规章名称加书名号《》外，一般不用标点符号）。

4.标题多行时，分行不规范（标题需要分行时，有整体意义的词语不能分开）。

5.文种运用不规范。请示和报告混用、请示和函混用、乱用文种等等。常见错误有：

（1）缺文种，如《关于申请召开杨柳220千伏输电线路改造工程施工协调会》。

（2）生造文种，如《关于召开杨柳220千伏输电线路改造工程施工协调会的请示报告》。

（3）“请示”和“报告”混浠。

“请示”适用范围：①明文规定必须上报请上级机关审核批准才能办理的事项；②遇到新情况新问题，但又无明确规定和依据，需上级明确指示后才能解决的事项；③对现行政策法规不甚了解或因特殊情况而难于执行，有待上级明确答复才能执行的事项；④有意见分歧，待上级裁定才能办理的事项；⑤请示应一事一请，不能多事一请。

“报告”适用范围：①制度要求和明文规定必须向上级汇报本单位工作进展不须上级答复的月报、季报、年报等；②答复上级机关的询问或汇报上级机关批办文件及其他事项的结果；③向上级反映工作动态或贯彻上级要求情况；④向上级机关提出建议和意见、设想等（但不要夹带请示）。

6.转发公文标题累赘、冗长。可采用直接转发最上一级文件等办法，避免相同词语在标题中重复出现。

转发文标题简化法：①直接转发原发文件，要把内容交待清楚（现在比较侧重用这个方法）；②概括转发；③借用转发：如《公司关于任命×××同志为××公司副总经理的通知》转发标题为《转发公司关于×××同志任职的通知》。

转发类文件应注意几点：①多级转的文件，各个上级有关指示和要求，要在转发文件的正文加以说明，如果不加说明，就要将各个上级机关的转发文件一并印发；②转发性文件的文种，除被转发文件的文种是“通知”时，文种可以省略外，其他文种要保留一级。

7.注意转发、印发、颁布的区别。“转发”是上级或外单位须共同执行的文件；“印发”是本机关内执行的文件，要经过盖章、印制的过程；“颁布”是公布，一般指政府机关或人民团体将其研拟的法令规章、行政措施等依法公布周知。印发比颁布多盖印或印制的过程。

（二）主送单位

1．主送单位与标题间距过宽（主送单位与标题之间应空1行）。2.字体不规范（应用3号仿宋体字标识，不加粗）。

3.上行文出现多个主送单位现象（上行文主送单位应只有一个）。

（三）公文正文

1.字体使用不规范（应用3号仿宋字体，根据《国家行政机关公文格式》GB/T 9704-1999 规定,正文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字。注意不要加粗）。

2.行间距、字间距不规范（一般每一页为22行，每行为28个

字）。

3.结构层次序数不规范。根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）规定，应为：第一层 “

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（四）附件

1.公文有附件而在正文末尾未标“附件”，标识位置和字体不规范。

（1）公文如有附件，应在正文下空一行，左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不用标点符号，如“附件：×××××”。

（2）如有多份附件，应使用阿拉伯数码加“.”，而不是“、”。如“附件：1.×××××”，附件名称回行时与上行首字对齐。

2．附件标识不规范，正文列出的附件标题与附件的标题不一致。（1）附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，其后不加冒号，且附件标题应在下一行居中；有序号时标识序号，序号后不加冒号。

（2）附件的序号和名称前后标识应一致。

（3）附件是文件的可标发文字号，也可标注公文标题。（4）转发、印发类公文，因转印公文标题及内容已有说明，一律不再标注为附件。如附件只送主送单位，应注明“抄送无附件”。

3.关于附件的其他不规范

（1）附件是扫描件时，文件倾斜未调整、文件有黑边及色差未处理、横竖页未调整；

（2）多个附件时不整合；附件未与正文一起编页号，如正文有2页，附件应从第3页开始编页号（扫描件除外）。

（五）成文日期

1.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位领导人的签发日期为准。

2.成文日期用汉字将年、月、日标全，不能用阿拉伯数字；“零”要写为“○”。成文日期上方不署发文单位名称。

3.单一单位制发的公文，成文日期右空4个字；两个单位联合发文，成文日期可适当向左调整，尽量使两个单位的印章都能下压成文日期。

（六）印章使用

1.公章位置应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。（一般三分之二在成文日期之上，三分之一在成文日期之下）

2．会议纪要不加盖印章。

（七）附注

上行文（如请示）应在附注中告知联系人姓名、联系电话。[其标识方法为：在成文日期下1行用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标出，如（联系人：××××××，联系电话：×××××××）]。

三、版记

（一）主题词

1.“主题词”三字应用3号黑体字，居左顶格，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字（由于目前计算机字库无此字号，可用3号宋体加粗代替），词目之间空一字。

2.主题词应按公文主题词表的词汇标注，一般不超过五个词汇。3.主题词文种应与标题文种一致。

（二）抄送单位

1.“抄送”字体为3号仿宋字，后标全角冒号, 左右应各空一个字；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，其标识方法与抄送单位的标识一样。

2.抄送单位要分好层次，同层次的用顿号隔开，不同层次的用逗号隔开，抄送末尾标句号。单位名称一般按系统先外后内、先大后小，最后标注单位内部部门名称。

3.抄送应注意的问题

（1）上行文不能抄送下级单位;（2）密级很高的文件，要严格控制抄送范围；（3）越级请示件要抄送被越过的上级机关；

（4）向下级的重要行文要抄送直接上级机关；（5）遵循先党后政，先外后内，先上级后下级的原则；（6）联合发文或主送中已有的机关，不要在抄送栏中一一罗列。

（三）印发机关和印发日期

印发机关应该左空一个字，印发日期应该右空一个字。印发日期以最后一个领导签发的日期为准，用阿拉伯数字标识。

（四）页码

1.页码应该用4号半角白体，页码两边各有一条4号一字线；单页码位于右下角居右空一个字，双页码位于左下角居左空一个字。

2.除扫描件外,一份公文统一一个流水页码。

四、其他注意事项

（一）公文中必须使用国家法定的计量单位。

（二）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（三）公司和分公司不得联合行文。

（四）引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号，如“根据《关于×××××××的通知》（桂电办〔2011〕×号）要求„„”；使用简称时，一般先用全称，并注明简称；使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。

（五）上行文应按国家行政机关公文格式版面设置。对扫描的附件要设置好版面，文件太大时，要进行压缩。当附件同时出现word文档或电子表格时，应合成一个文档。一个附件应一个文件名。

（六）文件一般使用A4纸，特殊表格除外。

（七）正文和表格排版要规范,不能存在跳页、公文修改痕迹未消除等现象。

（八）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。