公文格式规范化[五篇模版]

第一篇：公文格式规范化

公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。标准、规范的公文格式，不仅有利于公文的撰拟和制作，也有利于公文的处理和管理，乃至归档和查阅利用，为公文的标准化、现代化管理奠定基础。国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）和国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（以下简称《公文格式》），对行政机关的公文格式做出了严格的规定和要求，自正式实施以来，对规范公文格式，提高公文质量起到了很大的作用。但仍有一些公文没有严格按照要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，严重影响了公文的严肃性、公正性，影响了公文的质量和效能，因此，必须引起高度重视。本文针对公文格式中常出现的不规范现象进行了归纳，供同行参考。

一、公文格式中常出现的不规范现象

(一)发文字号标注不规范。发文字号的一个重要作用就是分类存档、方便查阅。它具有特别的区分意义，一旦设置就具有了在一定范围内的唯一性和独有性。《公文格式》规定，“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。”在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。联合行文时，出现几个发文字号。有的单位发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”。对于字号和字体，有的用小3号有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号不编虚位(即l不编为001)、不加“第”字的规定，出现“×发[×××]O0×号”、“×发[×××]第×号”等不规范格式。

(二)公文标题不规范。按照《办法》规定：“公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”有些单位不规范的做法是：一是标题中标明发文机关；二是标题滥用符号。标题中使用了多种标点符号，较多的是使用逗号、顿号和书名号等。

(三)引用文号不规范。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号”。按要求，引用公文一是要准确，不能随意简化；二是要完整。并注意排列顺序。但有些单位公文中，将其前后倒置。有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。书写使用应当注意必须将“发文字号”要素用圆括号括入，以标注的形式出现。例如。“据××办发[2005]l2号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“据《关于×××通知》(××办发[2005]12号)”。

(四)结构层次序数使用不规范。依照《办法》第二十五条第(九)项规定：“公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”规范的结构层次序数要求，第一层为“

一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置。二是层次跳跃，或在“(一)”、“(1)”后加顿号，写成“(一)、”或“(1)、”等。

(五)成文日期标识不规范。常出现的问题：一是未用汉字将年、月、日标全，使用阿拉伯数字表达年份，如把成文日期标成“2005年2月1日”，或把“○”写为“0”或“零”，或将“二○○五年”写为二00五年。二是年份写成两位，没有写足四位，比如，把“二○○五年”写成“○五年”，或把“2005年”写成“05年”等。三是标注位置太低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文。四是把拟文日期作为成文日期。五是把修改日期或送签日期作为成文日期。六是联合行文以主办机关签发日期作

为成文日期。

(六)印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用，但常出现不规范现象；一是不加盖印章。按规定，行政公文除会议纪要外，必须加盖印章，而有的正式公文就不盖印。二是印章盖得不符合要求，有的歪斜，有的盖在正文上。三是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。四是在单一机关制发的公文落款处署制发机关名称，并把印章盖在公文制发机关名称的位置上。

(七)附件标注不规范。主要表现在：一是附件和正文间隔或大或小，附件顶格标识。二是把被批转、转发、印发和发布的内容，作为附件处理。三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件标题缩写。四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号。五是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。

(八)附注标注不规范。附注主要用以注释和说明公文中在其他区域不便说明的各种事项。大多数单位对这个格式内容不了解，因而用起来常常放在正文后。按照要求应在成立日期下一行空2个字加括号标注此项。

(九)抄送机关标识域不规范。抄送机关标识域用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。但有些机关公文已主送上级机关，又同时抄送该部门的领导。在抄送标识域内常出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。

(十)公文中的表格不规范。有些公文把表格的页码混同于文字页的页码放置，表格的单双页码表头排放随意。按规定，横排的表格单页码应置于表的左下角，双页码应置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。但在实际工作中常常混淆。

(十一)版记不规范。常出现不规范的做法是：一是没有版记。有的部门公文其他格式相当规范，但就是没有版记。二是版记位置不对。三是在发布、批转、转发、印发或有附件的公文中，将版记置于一份公文的中间部位，即在印章之后，被发布、批转、转发、印发内容或附件之前，将一篇公文分成了两部分。四是不画版记内的三条黑色反线，有的只画主题词下的一条。五是印发机关、印发日期等项目都顶格打印，有的左空或大或少，印发日期或混同于成文日期，或用汉语数字标识。

(十二)发文机关标识不规范。《公文格式》规定，发文机关标识“由发文机关全称或规范化简称后加„文件‟组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。”但有些机关发文机关标识不统一、不规范。一是上行文没留批示域，或批示域不符合规定。二是平行文、下行文用上行文的版头。三是未使用“红头”的正式发文形式，用白纸制发公文。如此种种，严重削弱了公文的权威性和严肃性。

二、影响公文格式规范的原因

(一)受传统观念的影响。虽然新《办法》已出台多年，但一些单位的公文格式仍沿袭多年的做法。如，新《办法》第十四条规定：“向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”也就是把“抄报”与“抄送”统一改为“抄送”。但在日常公文处理过程中发现，取消“抄报”，统一用“抄送”并不是件容易的事。一些上级机关至今仍在延用“抄报”，而下级单位也只得按习惯照常效仿，以示对领导机关的尊重。

(二)思想认识不到位。一些公文办理人员对公文格式重要性的认识不够。公文处理人员在办理公文过程中责任心不强。对新《办法》不熟悉，对公文格式规范化的意义和作用宣传力度不够。有些单位领导对公文的重要性认识不够或不了解公文处理规范和要求。有些部门领导不重视公文格式，甚至直接干涉，按领导意图办理公文。

(三)公文审核把关不严。公文处理程序不规范，未建立健全公文处理规章制度和规范化管理程序，特别是审核把关制度不够完善，致使公文制作不规范，在一个单位未形成统一的公文格式。实践中，有的公文制作者草拟公文时自由发挥，不守规则；审核人原则性不强。不负责任；领导签发时，或碍于情面，或忙于事务，常常忽视对公文格式的审核把关和督查，有的公文制作程序不规范，领导签发后才审核，这就不可避免地导致公文中出现不规范的问题。

(四)人员素质有待提高。一些公文处理人员未经过系统的培训和学习，不懂公文格式，对公文处理方面的规章制度不太了解。对公文印制规则不很熟悉。因而需要全面提高公文处理人员的整体素质。

三、规范公文格式的对策

(一)加强领导，提高思想认识。规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理效牢，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。各级要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守，提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性。

(二)健全制度，规范办文程序。建立行之有效的管理制度。是保证公文格式规范化的一个重要措施。在公文处理的各个环节都要把好关，从公文的起草、审核、审批、拟办、校对、印刷等都必须建立严格的制度和规范，明确各环节的权限和责任，要有严格的公文处理流程，实现公文处理工作规范化、制度化和科学化。

(三)加强学习，提高人员素质。全面提高公文办理人员的素质是规范公文格式的一项基础性建设。一是提高认识。要在思想上重视公文格式规范化工作，从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神，增强事业心和责任感。二是加强自身建设。注重理论学习，善于挤时间，刻苦钻研，掌握必要的基础知识精深的专业知识。熟悉公文处理方面的知识，提高业务水平。三是加强人员队伍培养。培养熟悉公文处理规定，有理论索养、有文字功底的公文处理人员。四是办公室要设立公文处理和公文审核的专门岗位或专职人员，并有专门负责公文审核把关的人员。五是保持公文处理人员的相对稳定性。

(四)加强督查，保证公文质量。行政机关要加强对下级机关和单位公文处理工作的指导和监督检查，在公文处理过程中强化审核监督环节。要制定严格的办文程序，在公文处理中做到多级审核，层层把关。严格按照规定和要求，加强对公文格式规范化的管理和指导，维护公文的严肃性和权威性。定期组织业务培训和学习交流，学习并借鉴好的经验和做法，开展研讨交流活动，不断提高公文处理人员的思想素质和业务水平。定期组织公文处理质量检查，并设立考核考评和奖惩制度。不断提高公文质量。

第二篇：规范化公文制定

日期：2009年4月9日 |

规范性文件制定程序规定

根据市法制办关于《规范性文件制定程序规定》，制定本规定。

一、制定规范性文件必须符合下列要求:

(一)、符合法律、法规、规章和上级行政机关的规范性文件的规定；

(二)、切实保障公民、法人或其他组织的合法权益；

(三)、体现改革精神，科学规范行政行为，促进政府职能向经济调节、市场监管、社会管理和公共服务转变；

(四)、用语准确、简洁，条文内容明确、具体，具有可操作性。

二、起草：

起草人员要深入调查研究，总结实践经验，广泛听取有关机关、组织和公民的意见。听取意见可以采取书面征求意见、座谈会、论证会等多种形式。

三、审稿：

规范性文件起草完毕后，起草人员应当及时将规范性文件送审稿及其说明和其他有关材料送法法制员进行把关。规范性文件送审稿的说明包括制定规范性文件的必要性、规定的主要措施、有关方面的意见等。

有关材料主要包括汇总的意见、会议记录、调研报告以及起草规范性文件所依据的法律、法规、规章和上级行政机关的规范性文件等。

四、定稿：

在认真研究各方面的意见，相关人员对规范性文件送审稿进行修改，形成规范性文件草案和对草案的说明。说明应当包括制定规范性文件拟解决的主要问题、确定的主要措施以及与有关部门的协调情况等。规范性文件草案和说明需经党委扩大会议讨论，并做好会议记录。

五、签发：

规范性文件经党委扩大会议审议决定。报请主要负责人签署。

六、发布与备案：

规范性文件应当及时向社会公布，并向市法制办备案。

第三篇：公文格式规范化标准

公文格式规范化标准

第一条 为规范我镇行政机关公文格式，保证公文形式的严肃、整洁、统一，根据《国家行政机关公文格式》印制标准（京政办发[2000]126号）结合我镇实际，特制定本标准。

第二条公文用纸一般采用国际标准A4型。

第三条公文行间距28磅；页边公文用纸上下白边为2.5厘米，左右白边2.8厘米。

第四条公文主体标识规则：公文主体为公文首页红色反线以下到主题词以上部分，按排列顺序依次为：公文标题、主送机关名称、公文正文、公文附件、成文日期及机关印章、公文附注等部分。

（一）公文标题：使用小二号华文中宋字，居中排布，宽度不超过页面；２行以上的标题，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送机关名称：标题下空１行，左侧顶格用三号仿宋GB312体字标识，回行时仍顶格；最后１个主送机关名称后标全角冒号。

（三）公文正文：主送机关名称下１行，每自然段左空２个字，回行顶格，使用三号仿宋GB312体字；公文正文中小标题使用三号黑体字。数字、年份不能回行。

（四）附件：公文如有附件，在正文下空１行，左空２字，用３号仿宋体字标识“附件”，其后标全角冒号和附件标题，附件标题后不加标点符号。如有序号，使用阿拉伯数码。附件应

当与公文正文一起装订，并在左上角第１行顶格标识“附件”或者“附件”及序号；附件序号与附件标题前后标识应当一致。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第１行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识“附件”或者“附件”及序号。

（五）成文日期和机关印章：成文日期用汉字将年、月、日标全,“零”写为“Ｏ”;党委红头日期为阿拉伯数字，如2010.1.1，政府红头为中文数字，如二〇一〇年一月一日。机关印章使用红色。

１、单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；成文日期右空４个字；加盖印章应当上距正文２毫米～４毫米，端正、居中，下压成文日期。

２、联合机关制发的公文，需要加盖２个印章时，应当将日期拉开，左右各空７个字；主办机关在前，２个印章均压成文日期，采用同种加盖印章方式，并保证印章端正、排列整齐；２个印章之间互不相交叉或者相切，相距不超过３毫米。

３、联合机关制发的公文，需要加盖３个以上印章时，应当将各发文机关名称（可使用规范简称）排在成文日期和正文之间；每排最多排３个印章，两端不得超出版心；最后一排如排１个或者２个印章，均居中排布；印章之间互不相交叉或者相切；在最后一排印章之下右空２个字标识成文日期。

４、特殊情况说明：不得出现空白印章；当印章下弧无文字时，采用下套方式，以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，将印章中心线压在成文日期上；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采用调整行距、字距的方式处理，必须使印章与正文同处一页；不得标识“此页

无正文”。会议纪要不加盖印章。

（六）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空３行，用３号仿宋体字，左空２个字加圆括号标识。

第五条 页码：均使用４号半角白体阿拉伯数码，置于版心下边缘之下１行，数码左右各放４号一字线，一字线距版心下边缘７毫米。单页码居右空１字，双页码居左空１字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

第六条 公文中的表格：公文如有附表，表格长宽比例与版心比例同，阿拉伯数字要对齐数位；横排表格，应当将页码置于表格左侧，单页码置于表格左下角，双页码置于表格左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

第七条 公文成品排版标准：公文中的横向距离的长度单位为“字”，指１个汉字所占空间；公文中的纵向距离的长度单位为“行”，一般每页排22行，每行排28个字。

（一）文字准确率100％，编排美观；规格符合标准。

（二）字迹清楚，版心不斜不走，版面干净。

（三）印刷份数准确，双面印刷，页码套正。

第八条 公文装订标准：左侧装订，整齐牢固，不掉页；切口光洁，符合标准，数量准确。

（一）无多页、无缺页，无颠倒、无混装。

（二）装本平整，钉距适当，无坏钉、无漏钉、无重钉，胶装不掉页、不粘面，胶口不超过５毫米。

（三）清洁无脏，无折角、无刀花，无毛茬、无缺损。

第九条公文眉首标识规则、公文版记标识规则由打字室统一核制。

第四篇：党委系统公文格式规范化标准

党委系统公文格式规范化标准

一、公文版头

包括版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人5项。在公文首页上半部，约占版面的三分之一，与公文主体部分用横线隔开，横线中间加一个五角星。

（一）版头

一是发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字，如：“中共北京市房山区委文件”。

二是发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种，如：“中国共产党北京市房山区委员会(报告)”。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用几个机关名称。

（二）密级

秘密公文的秘密等级按照保密规定准确划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。如果有保密期限的，在密级之后加五角星并注明保密期限，如：“机密★5年”。标注在首页的左上方。

（三）紧急程度

按照对公文送达和办理的时间要求，文件分为“特急”、“加急”。标注在密级的下方。

（四）发文字号

由发文机关代字、发文和该的发文顺序号组成，位于版头之下横隔线之上。当只有发文字号时应当居中；有签发人时，发文字号在左，签发人在右。联合行文时，只标注主办机关的发文字号。

（五）签发人

上报公文需在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面只标注签发人姓名，签发人在两人以上应上下排列。

二、公文主体

包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章7项。

（一）标题

由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于横隔线下方，居中排列。如：《中共北京市房山区委关于印发区委常委工作分工意见的通知》。如果两个或两个以上单位联合发文，标题中的单位名称应依次纵向排列，两端对齐。

（二）主送机关

指收受、办理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称，也可用同类型机关的统称，位于正文上方，与标题空一行，顶格排印。

（三）正文

指公文的主体，用来表述公文的内容。位于标题或者主送机关下方（无主送机关与标题空一行）。公文首页要有2行以上的正文。如果一个文件中需转发一个或多个文件，则被转发文件另起一页。

（四）附件

附件与正文相对。位于正文之后，与正文装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件名称（附：××××××）。如果有两个以上的附件，应当分行用阿拉伯数字按顺序注明附件标题。附件首页的左上角标明“附件：”（多个附件应按顺序标明“附件×：”），空一行为附件标题，再空一行为附件内容。附件标题必须相一致。

（五）发文机关署名

应当标注发文机关全称或规范简称，与标题中的发文机关名称一致，位于正文的右下方，与正文之间空二行。如果两个或两个以上机关联合发文，发文机关名称应对齐，名称的最后一个字与行尾空四个字。

（六）成文日期

位于发文机关署名下方，一般署会议通过或者领导签发日期。由多位领导签署意见的，应署最后的签发日期。成文日期最后一个字与行尾空两个字。

决定、意见等不标明主送机关，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。

（七）印章

普发性红头文件以外的公文应当加盖印章。印章要盖在发文日期中间偏上的位置，上不压正文下压日期。

三、文尾部分

指公文末页的尾部。包括印发传达范围、主题词、抄送机关和印制版记4项。

（一）印发传达范围

主要用于重要公文或在特定范围内传阅公文中的标识。如需发至村级、区级重点企业的文件，在成文日期的左下方标注“此件发至××”或“此件发至××级”，加圆括号。

（二）主题词

按《公文主题词表》进行标注。左侧顶格排印，词与词之间要空出一个字的距离，如一行排列不下，可另起一行，与第一个主题词对齐。如果《公文主题词表》中没有所需主题词，可自由标引，自由标引的主题词后要加“▲”。每件公文所选用的标引词数量，一般在10个以内，其中自由标引词控制在2个以内。

（三）抄送机关

指除主送机关外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。对上级单位用“抄报”，对平级和不相隶属单位用“抄送”，对下级单位用“抄发”。

（四）印制版记

由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。上报文件文尾为×年×月×日印，下发文件文尾为×年×月×日印发。份数指印刷份数，如：（共印××份），以横线与公文印发机关名称、印发日期隔开，位于一行的右边。

四、其他标准

（一）字体、字号

缓急程度、密级：三号黑体。版头字号不做统一规定，但是发文机关全称加括号标明文种的，括号内文种的字号要与发文机关全称协调。发文字号用四号仿宋。文件标题用二号标宋（即：宋体加粗）。正文用三号字，其中，标题用黑体，第二层标题可用楷体，其他用仿宋。“附件：”用三号黑体，附件标题用二号标宋，附件内容与正文要求相同。“主题词”用三号黑体，主题词内容字体用三号标宋。抄送机关、印发机关名称和印发日期用四号仿宋。份数用五号宋体。页码用五号宋体。

（二）数字

按照《出版物上数字用法的规定》的要求使用。注意：

1.除部分序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作词素的数字以及其他必须使用汉字的外，一般使用阿拉伯数字。

2.结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。在同一件公文中，数字的使用前后要一致。

3.成文日期用阿拉伯数字。

（三）标点符号

按照国家颁布的《标点符号用法》标引。需要注意：

1.文件标题中尽量不用标点符号（书名号除外）。

2.正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。

3.附件标题末尾不用标点符号。

（四）公文的用纸和排印、装订

公文的汉字从左至右横排。党委系统公文用纸幅面规格采用16开型（长260毫米，宽184毫米），左侧装订。每页21行（页码占一行，标注为“·×·”，单页码居右，双页码居左），每行26字，页边距上为3厘米、下为2.5厘米，左右各为2厘米。

第五篇：党政公文写作规范化问题探析

党政公文，是被民众尊称为红头文件的公文，是党和国家机关传递政策法令、表达意志、指挥工作、沟通情况的重要手段，是处理党务、政务，依法行政和进行公务活动的重要工具，是具有极强“法定效力”和“规范体式”的公务文书。由于党和国家机关表达意志的公务文书具有特殊地位和功能，决定了公文写作是一项严肃的政治性、政策性极强的工作，其撰写

和处理必须遵从特定的规范，必须严格遵守党和国家关于公文处理的有关规定，做到规范化、科学化、标准化、制度化，以维护公文的权威性、严肃性，确保公文质量。如果公文不规范，其内容不当，甚至与有关的法律法规不一致，或语言表达不准确等等，不仅达不到制发公文的目的，影响工作，使工作陷入被动，而且还会造成不良的社会影响，有损公文的严肃性及权威性，也影响党和政府在百姓心目中的威信。但在工作中，仍有一些党政机关的公文存在种种不规范的问题，甚至存在违规的现象。

一、党政公文的失常形象

制发公文时不注意公文内容的规范化问题，甚至公文的内容与有关的法律法规不相符，那么不仅会影响工作，而且还会造成极坏的影响，甚至引发混乱。

（一）公文“打架”问题

案例：《政府文件“顶牛”，职工有病难退》（《大河报》2007年11月22日）因劳动和人事部门秉持的文件内容相左，××县11名机关事业单位的职工经历了一场漫长的病退。一年前他们通过了××市人事局统一组织的体检鉴定，但县劳动局却拒发退休工资，理由很简单，病退体检须由劳动部门办理。机关事业单位人员病退体检鉴定究竟谁说了算，人事部门和劳动部门各执一词，各自都有红头文件为依据，这也是事情一直僵持不下的原因所在。县人事局以《××市政府办公室关于严格事业单位工作人员提前退休退职审批工作的通知》（×政办〔2007〕24号）为依据，该通知要求“各县（市区）、市直机关事业单位人员因病提前退休、退职工作由市机关事业单位医务鉴定委员会组织统一体检，统一鉴定。”县劳动局以《××市人民政府关于进一步加强机关事业单位养老保险工作的通知》（×政〔2007〕59号）为依据，该通知规定“因病提前退休（职）需经劳动能力鉴定委员会鉴定。”双方都有“尚方宝剑”，争执不下的“鉴定”归属造成一些职工“有病难退”。

评析：部门争权，红头文件开道。2007年一年内为什么会出现两份互相“打架”的文件呢？两份看似矛盾的文件背后是市人事部门和劳动部门“角力”的结果。在双方争执的背后，是人们对部门争利的微词。这是由于有关部门对公文之间“打架”没有进行协调性的审查，也没有统一的协调机构随时解决政府部门在行使职权过程中发生的权限争议所造成的。

（二）党政公文的违规问题

案例： ××××区机关事务管理处发出“史上最牛”的服务通知，俺帮你“摆平”交通违章记录。（《扬子晚报》２００９年２月２８日）

关于提供机动车年审服务的通知

区各单位各部门：

为深化机关效能建设，促进和谐机关建设，更好地为区各单位各部门服务，现区机关事务管理处开展机动车统一集中年审服务。凡区各单位各部门公务车及区工作人员私人车辆需要年审服务的，可到区机关事务管理处进行年审预约登记。机动车年审日期可提前三个月年审。如年审机动车有电子警察违章记录的，机关事务管理处可帮忙协调交警部门，予以免除驾驶证扣分等服务。机动车年审预约登记日期截至２００９年２月２５日。

特此通知

××区机关事务管理处（印章）

评析：滥用手中的权力，维护部门和个人的利益。(来源：好范文 http://www.xiexiebang.com/）交通违规，难道政府部门及工作人员就可以免责吗？遵守交通规则，人人有责，公务员更应该起模范带头作用，任何人也不能凌驾于法律之上。政府部门公开发公文，利用权力使违规的行为免于处罚，违反了法律面前人人平等的原则，影响十分恶劣。

（三）滥发公文

案例：“ 红头文件当欠条”出卖政府威信（《三秦都市报》2008年2月2日）

1月29日晚8时许，民工张志年十天前专程代表200多农民工，从四川广元赶到××市××县，向××县国土资源局讨要5年前所欠的工资。1月28日该局下发×国土资函字〔2008〕4号文件，该文件承认“目前尚欠施工单位工程款400余万元，施工单位拖欠乔大国、李中喜等民工工资100余万元。”文

件承诺“县政府资金到位后，我局及时通知你们，由你们与施工单位来我局当面算清账，以施工单位提供的拖欠名单和数额为依据，所欠民工工资由我局现场向你们兑付。”并在红头文件上标注“此承诺等同欠条”。

评析：以红头文件当欠条实在是荒唐。政府欠薪本来就不是什么光彩的事，以红头文件当欠条是一张出卖政府诚信的欠条，有损公文的严肃性、权威性，有损政府的形象，也令政府的公信力受到质疑。等着政府还5年前欠下的工程款回家过年的农民工还会信红头文件的承诺吗?

二、党政公文行文中的语言表达问题

公文写作要求开门见山，直言其事，语言准确简洁，做到要言不烦，始终保持公文严肃、庄重的特点。从写作学的角度看，一些公文也存在这样或那样的问题。例如：

1．为了加大煤矿安全生产管理，严厉打击煤矿违法生产活动，市政府组织专家研究制定了 《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》。初稿形成后，经过三次征求意见会议，形成了讨论稿。×年×月×日市政府常务会议讨论一致通过，现印发给各单位。各单位要认真组织学习，领会精神实质，把握操作标准，严格执行，今后不得再出现违反本规定的行为。

（×市政府《关于印发严厉打击煤矿违法生产的有关规定的通知》）

通知前半部分叙述该规定的形成过程，后半部分强调要求，显得过于啰嗦，该段文字可以改为：“《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》经×年×月×日市政府常务会议讨论通过，现印发给你们，请严格遵照执行。”开门见山，简洁明快。

2．那些没有取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格者的矿井，应实施停产整顿。

（×市《关于地方煤矿证照不全矿井实施停产整顿的紧急通知》）

该段公文因使用了“那些没有取得”、“应”等态度平和的语言，不能准确表达出市政府对矿井整顿的坚决态度。该段文字如果改为“凡未取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格者的矿井，一律实施停产整顿。”充分体现政府对矿井整顿的坚决态度，体现公文的权威性。

三、公文文种的混用问题

在实际工作中，常用的公文文种很多，各文种有明确的使用范围和功用，有不少单位将功能及使用范围相近的文种相混淆。

（一）滥用公告

公告是国家行政机关向国内外宣布重要事项或法定事项时使用的公文，是由专门的职能部门按法律程序发布的，但我们在报刊上经常可以看到各种各样的公告，滥用公告的现象十分严重。

案例：

公告

（《××日报》2007年1月27日）

根据市政建设计划，江山路（北环——天河路）改造工程定于2007年1月30日至2007年4月20日进行封闭施工。为保障道路的安全畅通和施工的顺利进行，现将有关事宜公告如下：

1.从2007年1月30日至2007年4月30日开始对江山路北环立交桥至天河路进行封闭施工，在此期间该路段禁止机动车辆通行。2.绕行车辆必须按照交通标志行驶，并服从交巡警指挥和保通人员的引导。3.沿街单位和居民的车辆需持机动车行驶证、单位介绍信、身份证等相关手续于2007年1月28日至2007年1月31日到河南省邮政培训中心609房间办理《沿街单位车辆通行证》。4.本次施工给你带来不便，敬请谅解并请您慎重选择绕行路线。

特此公告，请过往车辆和人员周知并相互转告。

××市公安局交通巡逻警察支队

××市市政重点工程建设项目部

从上述内容可以看出，该公告既不是国内外重要的事项，也不是法定事项，只是将某一路段施工的信息告诉给附近的单位和居民以及路过此地的人员，涉及的范围极小，应用“通告”这一文种。通告就是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文。

（二）请示与报告相混淆

请示与报告相混淆是常见的现象。有的公文明明向上级机关请求批准事项，却写成了报告；或用“请示报告”，如《关于要求开放××空港的请示报告》；或题目为请示，正文里却没有明确提出向上级请示的事项，也没有要求上级批准的事项，只是汇报工作，反映情况。

案例： 2004年1月1日中央电视台《经济与法》栏目报道的《尴尬的教师证》中，电视屏幕出现了××县教育局的《关于××等人民教师资格问题的请示报告》的公文。

（三）请示与请批函相混淆

不相隶属的机关之间“请求批准和答复审批事项时”用函；隶属机关请求批准用请示，答复用批复。有的单位该用函的用了请示，例如：某市贸易局请财政局拨款写《××市贸易局关于拨付商贸工作会议经费的请示》，二者是平级单位；又如：××市文化局向财政局申请拨款也写请示。一些制发公文者认为，虽然本单位与受文单位没有隶属关系，不是上下级关系，甚至本单位比受文单位的级别高，但毕竟是某项工作需要对方支持或批准，用请示显得尊重对方，对办事更有利。有的单位担心有关主管部门看到函反感，特意将该用“请求批准的函”改用为“请示”。一些权力部门看到没有隶属关系机关的“函”心里别扭，似乎对自己不太尊重而不积极给予解决问题。

四、公文格式的不规范问题

关于公文格式的问题，党政公文各有明确的规定及要求，但公文格式的不规范问题也比较突出。例如某省政府有关部门在公文办理情况通报中，列举了公文格式种种不规范现象：××〔2009〕41号文有2处不规范：首页无正文；发文字号中的括号误用为方括号；××〔2009〕10号文有2处不规范：成文时间单独一页，未标联系人和联系电话；××市〔2009〕47号文有2处不规范：附件与正文之间未空行，成文时间“○”误用为阿拉伯数字“０”； ××〔2009〕41号文有3处不规范：公文标题加注标点符号，成文时间与正文之间距离过大，未标联系人和联系电话。

党和国家对公文处理有明确的规定和要求，但为什么一些机关单位的公文存在这样或那样的问题，不规范的公文屡屡出现？究其原因，影响党政机关公文行文规范化问题的主要因素是：

一、对公文写作重视不够，写作能力不强。一些制发公文者对公文行文工作的重要性认识不够，没有充分认识到公文行文规范化的意义，责任心不强，对公文写作不够重视。有的认为公文写作简单，不需要下太大的功夫，只要将领导的意图表达清楚就行了，忽视公文语言的选择锤炼，因此制发的公文达不到语言准确简洁，行文严肃、庄重的特点。另外近年来进入公务员队伍的高校毕业生，由于所学专业的限制，许多人没有系统地学习过公文写作，不知道党政机关各有哪些文种，不能熟练掌握党政公文的格式及写作技巧，因此在制发公文时难免会出这样或那样的问题。

二、法治观念不强。有些制发公文者缺乏对法律、政策的了解；有的主管领导法律意识不强，或从地方保护主义出发，或体现某一领导或管理者的意志，或为了追求部门的利益而互不通气，以致出现“公说公有理、婆说婆有理”的现象，致使一些不规范，甚至违规违法的公文出台。

三、领导把关不严。上级主管部门及领导对公文的审阅重内容轻形式，一般在签发或批阅公文时只看公文所反映的内容如何，很少从规范化的角度考虑公文的内容、文种的选用及格式的问题。

四、缺乏严格的审查和监督机制。长期以来对公文的审查大多实行事后备案制，事后备案制具有滞后性，使一些不规范的公文在被纠正之前已经造成了无法弥补的损失。另外滥发不当或违法的公文不需要付出多少责任成本，这也是滋生违法或不当公文的土壤。因此应加强对公文制发的审查监督工作，建立公文前置审查及备案机制，建立与公文前置审查相配套的差错追究制度，从而用严格的制度来保证红头文件的权威性、严肃性。

五、多头规定带来的混乱。中共中央办公厅、国务院办公厅分别制发了党的机关和国家行政机关公文的处理条例、办法，对其公文的种类及其使用分别做出了具体规定，其中党政公文中既有相同的文种，也有不同的文种，容易造成文种混用的问题。

六、公文写作教材和专著失范造成谬误流传。公文写作教材和专著是公文写作的指导用书，是秘书的得力工具，在传授公文写作知识方面功不可没。但还有一些公文写作书中存在种种问题，如关于文种介绍，将党的机关公文文种与国家行政机关公文文种相混淆；文字叙述与图示不一致：如叙述的是行政公文成文日期右空4字，但图示上有的空6字、5字、2字等；有的发文字号、成文日期书写不正确，与现行的有关规定不一致，这些都会误导学习者。

公文广泛地应用于政治、经济、科技、教育等各个方面，同各行各业及个人都有密切的关系，因此把公文写好、处理好是国家公务员，特别是在党政机关工作的领导干部必不可少的工作之一，如果忽视公文的写作，就会影响依法行政和公务的办理，因此一定要重视公文规范化的问题。在制发公文时，一定要严格按照党和国家对公文处理的有关规定，做到规范化、科学化、制度化、标准化，提高公文质量，维护公文的权威性、严肃性，使公文在现代化建设中发挥重要作用。

党政公文写作规范化问题探析