福建省人民政府办公厅关于进一步规范公文处理工作有关事项的通知

第一篇：福建省人民政府办公厅关于进一步规范公文处理工作有关事项的通知

福建省人民政府办公厅关于进一步规范

公文处理工作有关事项的通知

各市、县(区)人民政府，省人民政府各部门、各直属机构，各太企业，各高等院校：

为维护行政机关公文的严肃性、权威性，办理的及时性、有效性，根据《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)的规定以及《国务院办公厅关于进一步规范公文报送工作有关事项的通知》(国办函[2009]15号)、《国务院办公厅印发关于进一步加强公文审核把关若干意见的通知》(国办函

[2009]43号)等文件精神，结合我省行政机关公文处理工作实际，现就进一步规范公文处理工作有关事项通知如下：

一、进一步规范公文报送。各级政府、各部门应当根据各自的隶属关系和职权范围报送公文。

(一)各级政府、各部门不得将应报送省政府审批的公文直接报送省政府领导同志个人，省政府领导同志个人直接交办的事项和确需直接报送的敏感绝密事项、重大突发事件以及部分涉外事项除外。确需向省政府领导同志个人报送公文时，一般不得多头分送；确需分送的，应在首页注明分送情况。

(二)根据《中共福建省委办公厅 省人民政府办公厅关于

进一步规范公文报送工作有关事项的通知》(闽委办[2008]36号)文件要求，报省委的公文如需省政府知悉，主送单位写“省委、省政府”；报省政府的公文如需省委了解，主送单位写“省政府并报省委”。邀请省委、省政府领导出席公务活动的公文，要按照隶属关系，分别主送省委办公厅、省政府办公厅。

(三)部门管理的二级局、省属企业以及行业协会等原则上不直接向省政府请示和报告工作，如有需要向省政府请示或报告的事项，应通过主管部门向省政府报文；遇有紧急情况，部门管理的二级局需直接向省政府请示或报告工作时，应同时报送主管部门。

(四)根据《福建省人民政府办公厅关于县(市)政府直接向省政府行文有关事项的通知》(闽政办[2004]8号)，各县(市)政府涉及资金、项目以及农用地转征用、矿产开发等事项的请示、报告，可直接上报省政府，但同时必须抄送所属设区市政府。

(五)各级政府、各部门报送的公文应参照《国家行政机关公文格式》和《福建省人民政府办公厅关于印发福建省人民政府公文格式细则的通知》(闽政办[2001]72号)规定的格式要求制作尤其是以“函”文种报送的公文应按照信函式的格式印制，眉首处只需标识发文机关全称或规范化简称，不需加“文件”两字。

二、各单位办公厅(室)要加强对公文的审核把关。公文审核把关包括收文审核把关和发文审核把关，是各级政府、各部门办公厅(室)的一项基本职责，重点是把好公文的程序关、法律关、政策关、文字关和格式关。

(一)收文审核把关：办公厅(室)首先要对公文体例、格式及行文规则等基本要求进行审核，其次要着重审核以下几个方面：1．请示和报告是否由主要负责人签发。2．涉及其他单位职权范围内的事项，若联合行文，应审核是否经全部相关单位主要负责人会签；若一个单位单独行文，应审核主办单位是否已与相关单位充分协商并取得一致意见。3．报告中是否夹带请示事项，请示事项是否符合“一文一事”的规定。4．公文紧急程度和密级确定是否恰当。

对不符合以上要求的公文，办公厅(室)应主动与报文单位沟通，建议其修改后重新报文或退文。

(二)发文审核把关：办公厅(室)要切实按照《办法》的要求，指定专人负责发文审核把关。发文审核要着重审核以下几个方面：1．办文程序是否规范完整，审批、签发手续是否完备。2．格式体例是否符合《办法》及其他公文处理相关规定，例如：“报告“、“请示”等上行文是否正确标注签发人，带附件的公文附件说明和附件内容是否一致等。3．是否按照《政府信息公开条例》的要求，准确确定公文的公开属性。4．出台规范性文件，印发前是否经同级政府法制办

审核。

三、切实减少以领导小组名义滥发公文的现象。各部门应当按照《办法》规定，根据各自的隶属关系和职权范围行文：凡属职能部门职权范围内的工作，由部门行文；未经省政府批准，部门及各种领导小组不能直接向各级政府正式行文；如果经过省政府授权，应在公文中注明“经省政府同意”。各级政府收到未经省政府批准以各种领导小组名义发布的公文，可向省政府办公厅反映，经核实后，省政府办公厅将对此类违规行为予以纠正，并适时进行通报。

四、更加注重办文时效。各级政府、各部门在进一步提高公文质量的同时，要注重公文的时效，各类公文特别是重大突发性事件、重要舆情等应及时上报；需要请示省政府的事项，应给省政府留出足够的研究、决策时间，抓紧办理、及早报送；要实事求是地标注公文缓急程度，通过机要交换渠道报送的紧急公文，要同时在信封上标注与公文一致的缓急程度；各单位收到省政府办公厅的会稿、会签件时，特急件应当天反馈，急件应在2个工作日内反馈，平件应在7个工作日内反馈办理意见。

五、做好公文的保密管理与信息公开。涉及国家秘密的公文应当根据有关规定准确标注密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号；汇编、复印标注密级的公文，要按有关规定程序报批并严格按照有关保密规

定进行；要切实做好密级公文的保管、清退工作。省政府办公厅将根据相关规定适时对市县(区)及部门的公文管理情况进行检查。

要切实加强公文公开的保密审查，转发上级机关的公文时，未经上级机关同意不得擅自将其上网公开。可以公开发布的公文应在文尾附注处加以说明。

福建省人民政府

二00九年五月二十一日

第二篇：福建省人民政府办公厅关于进一步加强与改进行政机关公文处理工作

【发布单位】福建省

【发布文号】闽政办[2006]177号 【发布日期】2006-08-07 【生效日期】2006-08-07 【失效日期】 【所属类别】政策参考 【文件来源】福建省

福建省人民政府办公厅关于进一步加强与改进行政机关公文处理工作的意见

(闽政办[2006]177号)

各市、县（区）人民政府，省政府各部门、各直属机构，各大企业，各高等院校：

国家行政机关的公文是各级行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，它具有鲜明的政策性、法定的权威性、严格的规范性和较强的时效性，是加强领导，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式，起着传达政令、指导工作、公务联系、记载凭证的作用。

《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）自2001年1月1日实施以来，全省各级行政机关认真贯彻执行《办法》，公文处理工作朝着规范化、制度化、科学化的道路迈进，工作效率、公文质量和公文电子化水平不断提高，公文运转正常，政令比较畅通，为完成各级行政机关的中心工作做出了应有的贡献。但是，随着行政管理体制改革的深化，法制的逐步健全，电子公文的普遍应用等，对公文处理工作也提出了新的要求。为了适应形势发展，更好地落实《办法》提出的要求，服务海峡西岸经济区建设，现就进一步加强和改进全省行政机关公文处理工作提出如下意见：

一、更新观念，加强对行政机关公文处理工作的领导

（一）各级行政机关应把公文处理工作摆在政务工作的重要位置，高度重视并切实抓好。尤其是领导干部，要站在依法行政、加强政风建设的高度来认识机关公文处理工作的重要性，认真落实《办法》中关于“各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作”，“各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作”的要求，加强对本机关公文处理工作的领导和检查。在确保公文处理质量的前提下，努力提高运转速度，使公文在行政机关履行“经济调节、市场监管、社会管理、公共服务”的职能中发挥积极的作用。

（二）要用科学发展观统领公文处理工作，树立与科学发展观相适应的、新的工作理念。在公文处理工作中，坚持以人为本，转变工作观念，创新工作模式，提高公文处理工作质量和效率，促进公文处理工作全面、协调、可持续发展。

（三）要牢固树立“大文电”观念，构建“大文电”网络。以学习贯彻《办法》及配套文件为根本，进一步夯实全省文电工作基础。通过几年努力，逐步做到全省各级行政机关领导熟悉、重视、支持公文处理工作；行政机关办公厅（室）切实履行对公文处理工作的管理指导职责，文秘人员熟练掌握运用《办法》和相关规定，公文处理工作制度健全并得以贯彻执行；公文处理工作网络体系健全完善，联络渠道畅通，纵向、横向的经常学习交流和支持配合机制得以建立，形成上下贯通、左右联系、管理有序、运行高效的公文处理工作机制；公文处理工作适应形势发展需要，人员力量加强，素质得到提高，办公自动化建设进一步推进，公文处理工作质量与效率明显提高，更加有效地为政府中心工作服务。

（四）各单位要为公文处理工作人员营造良好的工作环境，提供必要的技术手段，注重对他们进行业务培训，充分关心他们的工作、生活和成长，切实帮助他们解决实际困难。

二、规范程序，建立健全公文处理工作制度

（五）制度建设是一项根本性、全局性、稳定性和长期性的工作，是做好一切工作的基础和保证。各单位要按照《办法》的规定，紧紧围绕公文处理工作的质量和效率，结合本机关实际，从工作需要出发，不断探索、勇于创新，认真制定并不断完善公文运转程序规则和相关工作制度，通过制度来规范公文处理工作的每一个环节。

（六）加强制度的落实，严格按照制度办事。办公厅（室）是本机关公文运转的枢纽，是公文进出的总关口。因此，本机关的公文运转规则和相关制度要由办公厅（室）组织制定并带头严格执行，推动制度的学习遵守，帮助和督促本机关其它内设机构贯彻执行。

（七）要切实加强对下级机关公文处理工作的指导。通过举办公文处理培训班、开展检查评比表彰、对不规范的公文下发退文说明单、公文错情通报讲评与展览、加强上下之间的沟通等多种方式和途径，充分了解并认真指导下级机关公文处理工作。

三、树立精品意识，切实提高公文和公文处理工作质量

（八）牢固树立精品意识，加强对制发公文的审核把关，提高发文质量。不仅要把好公文的内容关，确保内容和观点正确，确保公文是必须发、有效用的；同时要把好公文的格式文字关，确保格式标准规范，文字通顺准确，文件印制清晰整洁，用纸用墨符合归档要求。

（九）规范公文处理流程，搞好收文办理工作。要设立公文的统一入口，确保进入本机关的所有公文都通过入口审核登记，避免文件直送领导个人或一文多送；对经审核不符合规定的公文，要建立退文制度并及时做好指导衔接工作。同时，要建立纵向到底、横向到边、不留死角的公文错情通报制度，定期对下级机关报送的公文及本机关内设部门办文过程中存在的差错情况进行通报，以利于提高公文处理质量水准。

（十）切实改进文风，大力压缩发文数量。既要尽量压缩公文数量，也要注重压缩公文篇幅。在不影响内容表达的前提下，公文的篇幅应力求简短、精悍，真正做到开门见山，直述不曲，要言不繁，意尽言止。要制止发文升级倾向，凡由部门发文或几个部门联合发文能够协商解决的事项，不得要求同级政府直接行文或行文批转，也不得要求由同级政府办公厅（室）转发。各级政府部门除与下级政府商洽工作、征求意见或回复意见外，未经同级政府批准，不得向下级政府行文。部门的内设机构除办公室外，不得对外正式行文。

（十一）加强档案管理工作。要严格依照《中华人民共和国档案法》和《办法》中的规定，在公文处理过程中保证有关材料符合归档要求，并做好办毕公文的整理和归档工作，确保与公文相关的有保存价值的材料都能及时归档，确保机关档案完整有序，以更好地反映本机关历史真实面貌，并为机关工作提供服务。

（十二）加强公文处理过程中的保密管理。要严格依照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《办法》中的规定，以及省委、省政府的相关制度，在公文规范定密、秘密载体管理和政务信息系统保密管理等方面，都要落到实处，在人员、措施、设备上给予保障，确保政务信息该保密的能保住，该交流的能交流。

四、理顺公文处理环节，努力建设顺畅高效的公文运转体系

（十三）各单位要进一步加强管理，理顺并规范公文处理各个环节，落实到位，责任到人，努力使每个单位每个环节都能够做到顺畅高效。

（十四）公文处理要有明确的时限要求。省政府或省政府办公厅、督查室转有关设区市或省直部门办理的公文，凡明确提出时限要求的，各单位应当在规定的时限内办理完毕并行文反馈。凡未明确提出办理时限要求的，各单位应本着认真负责的精神，按照“公文提速”的要求，在效能建设要求的时限内，尽快办理并反馈。

（十五）要切实加强公文处理过程中的工作协调。各单位需要请示同级政府的事项，主办部门应当抓紧做好前期协调工作，涉及相关部门的事项应事先协调取得一致意见，无法取得一致意见的事项主办部门要列明各方理据，提出建设性意见并经过部门会签后上报政府；凡在规定期限内要由政府做出决策或转报的事项，部门请示件要提前上报，给同级政府留出研究、决策的时间。

（十六）要建立公文催办制度。各单位的主管领导对公文催办工作要亲自过问，办公厅（室）领导要亲自抓，具体承办人员要按规定及时反馈办文情况，充分发挥机关公文催办网络的作用，坚决杜绝拖延、推诿和压误的现象发生。

五、适应形势发展要求，扎实推进公文处理电子化工作

（十七）进一步推进公文无纸化传输。各单位应按要求建立和落实公文无纸化传输的管理制度和规范，确保网络传输横纵、内外畅通，形成电子公文网络传输体系，提高公文处理的时效。要积极利用福建省电子公文传输系统，进一步扩大公文无纸化传输的种类和范围，使用统一配发的电子公文模板、版式文件转换、阅读、打印工具，实现电子公文版式的规范统一，逐步向取消纸质公文过渡。尚未联通电子公文传输系统的单位，要积极创造条件，主动与技术部门联系，寻求解决办法，尽快联通。各单位自行建设的电子公文传输系统应与福建省电子公文传输系统兼容，在正式投入使用前，必须报省政府办公厅备案。

（十八）切实加强电子公文网络传输管理。各单位要指定专人管理电子公文传输设备，平时每天上、下午至少各入网一次，及时接收电子公文，收发人员应配备必要的移动通讯工具并保持7×24小时开机，以便及时接收紧急公文的提醒消息，确保电子公文传输的时效性。对于传输的电子公文，要及时下载，及时打印，及时呈送办理。在内部办理过程中，电子公文的效力视同纸质公文。要加强对上网设备的管理，严格执行国家保密制度，不得通过任何方式接入互联网；上网密码要严格保护，每月至少应更换一次。

（十九）加快实现内部公文管理电子化。各单位要按照福建省电子政务发展规划的要求，结合自身公文处理电子化的实际需要，配备相应的计算机与网络设备，做好内部公文运转管理软件的需求分析，理顺办文程序，确保与电子公文传输平台无缝集成，积极应用稳定可靠的公文运转管理软件，实现机关内部公文运转电子化管理，努力减少办文环节，提高办文效率。

（二十）适时应用公文管理新技术。支持有条件的单位自行开发应用公文二维条码系统，在公文上印制的二维条码必须符合《机关公文二维条码使用规范》（中秘文发〔2005〕56号）和省政府办公厅规定的单位条码编号要求。应用公文二维条码，必须报省政府办公厅备案。

六、完善机构，努力建设一支高素质的公文处理工作队伍

（二十一）重视培养和选拔优秀年轻干部充实公文处理工作队伍。各设区市政府办公厅（室）和省直机关办公室应设立以公文处理工作为主要业务的处（科）室，并配备熟悉《办法》、具备相应政治素质、业务理论水平和较强文字处理能力的人员担任文电（秘书）处（科）长。各县（市、区）政府办公室应配齐配强专职文秘干部从事公文处理工作。

（二十二）加强公文处理业务培训。各单位要把公文处理业务培训列入每年的工作计划，并认真组织实施。省政府办公厅每年要举办3-5期不同培训对象的培训班，各设区市政府和省直部门尤其是垂管部门每年要举办1-2期培训班，各县（市、区）政府办公室每年至少要举办1期培训班。

（二十三）建立梯度型的表彰制度。省政府办公厅每两年召开一次公文处理工作会议暨表彰会，各单位也应该1-2年对所辖区域或下属单位的公文处理工作进行总结、评比、表彰。公文处理表彰评比要有量化考核标准，包括：公文处理规章制度健全情况、公文处理机构设置和人员情况，办班次数和参与人数，年发文量和精简比率，电子公文签收情况，公文电子化应用指标等等。要避免表彰考核流于形式，真正让表彰制度起到鞭策、激励的作用。

福建省人民政府办公厅 二○○六年八月七日

本内容来源于政府官方网站，如需引用，请以正式文件为准。

第三篇：关于进一步规范公文处理工作的通知

XXXX关于进一步规范公文处理工作的通知

为进一步规范公文处理工作，增强公文的严肃性和规范性，提高公文处理效率和质量，加强机关效能建设，现就进一步规范公文处理工作通知如下：

一、关于收文工作

1、一切来文来信，除直接投寄明确部门及个人以外，均由党政办统一签收。收文后，应认真阅读文件材料内容，分清缓急并做好登记，填写文件传阅单，由党政办负责人员提出拟办意见，及时送交党工委书记、办事处主任阅批，并根据阅批意见再转分管领导和有关部门办理。

2、传阅的文件，街道领导应及时批阅，妥善保管和及时归还，个人不得保存应归档的文件；涉密文件不得擅自复印，不准拿出办公室。

3、对领导批示的文件，党政办按领导批示尽快交有关领导或部门贯彻执行，并负责督促、检查、催办。

4、参加有关会议带回的文件，参会者应及时交党政办统一处理。

5、正式公文以外的一般资料、简报、信息、会议通知等，不纳入收文登记，可直接送相关领导和有关部门。

二、关于发文工作

1、“XXXXX文件”，主要用于党务、干部工作，由街道党工委书记签发；

2、“XXXXX文件”主要用于全局性或者主要工作部署、向上级单位请示报告、规范性文件发布等，由办事处主任签发。

3、“XXXXXX文件”，主要用于专项工作部署，由办事处主任签发。

4、“XXXXXX文件”，主要用于纪委工作部署，由街道党工委书记签发。

5、以XXXXX制发的文件，按照“谁主办、谁拟稿“的原则，由相关部门拟稿，经主管领导在政治和文字上把关，审批后交党政办公室校核；以纪工委名义制发的文件，由纪委部门统一拟稿、校核。

6、各部门报送街道主要领导审批的公文，由党政办统一处理、呈报和制发，除领导直接交办或紧急、重大事项外，均须经党政办按办文程序处理。

三、办文要求

1、各部门要按照“主题明确、情况准确、结构严谨、条理清楚、体例规范”的原则严肃办文，不得多头发文、重复发文。

2、发文内容涉及两个以上部门，由一个主办部门牵头，主动与相关部门协商，取得一致意见，并实行会签制度。

3、坚持“必需、精减”的原则，严格控制公文规格和发文数量。可以党政办名义发文的不以街道党工委、街道办事处名义发文；凡可以用口头、电话等方式处理的，则不必行文。

第四篇：西南石油大学关于进一步规范公文处理工作的通知

西南石油大学关于进一步规范公文处理工作的通知

校内各单位：

为进一步推进学校党政工作的科学化、规范化，提高工作效能，加强机关执行力建设，现就公文处理有关事项通知如下：

一、上级来文处理

（一）所有上级机关来文包括学校各职能部门收到的上级机关来文须统一送党委办公室、校长办公室秘书科机要室登记并及时送办公室主任签署处理意见。

（二）为了让学校主要领导能及时、全面了解上级党政群机关的工作要求，根据发文单位及文件精神所涵盖的工作，党委办公室、校长办公室主任签署处理意见时，一般签送校党委书记和分管副职阅示或签送校长和分管副职阅示；如果上级来文很重要，可同时签送校党委书记、校长阅示。

（三）校领导有可能认为文件要求很明确，只阅读签名而不再签署处理意见，因此，为了让办公室机要秘书准确传文，党委办公室、校长办公室主任签署处理意见时应签明文转单位。

（四）因公文阅办单篇幅有限，校领导和有关部门在签阅文件时，语句应简明扼要，意见应具体明确，文字应大小适中。

（五）办公室机要秘书必须严格按照办公室主任签署的处理意见，依序送达有关校领导阅示和有关部门阅处。一般性通知、评选结果、信息简报传阅不受此限制。

（六）为加快公文运转，提高工作效率，文件送达后，校领导及相关职能部门须当天签阅，不得积压。机要秘书要加强催办。

（七）校领导和有关部门签阅文件后，应及时返还机要秘书或叫其取回。为避免丢失，文件不得横传。

（八）校领导签阅及相关职能部门按文件要求处理后，机要秘书要根据情况将该文再送回党委办公室、校长办公室主任，办公室主任可视校领导签阅的要求、相关职能部门的处理情况签署“存档”或再处理意见。

二、校内文件签发

（一）凡以学校党委、行政名义印发的文件，须经拟稿单位主要负责人和分管校领导审核会签后（多个部门联合起草的公文应由所涉部门主要负责人审核会

签），送党委办公室、校长办公室负责复核后由党委办公室、校长办公室统一呈送校党委书记或校长签发。各部门不得直接将公文送校党委书记、校长签发。

（二）以部门名义印发的文件，须经部门主要负责人审核后（多个部门联合发文的须经相关部门主要负责人联合会签），经党委办公室、校长办公室复核后由党委办公室、校长办公室统一呈送校领导签发。各部门不得直接将公文送校领导签发。

（三）下发文件要大力精简，讲求实效，可发可不发的不发；内容与已发过的文件基本相同的不要重发；不成熟的酝酿成熟再发。确有必要下发的文件，要严格掌握发文规格，严格控制发文范围，严格执行公文会签制度。

三、请示报告处理

（一）请示、报告的概念及使用的原则

“请示”是校内使用的一种报请学校领导或部门对某项工作或者某个问题给予指示、做出答复、审核批准所使用的一种文体。“报告”是下级部门向上级部门汇报工作，反映情况和问题，提出建议，答复上级部门的询问和要求时所使用的一种文体。校内各单位如有事项需向学校请求批示、批准的，应使用“请示”；如需向学校汇报工作，反映情况，答复学校的询问，应使用“报告”。

（二）报请学校审批的请示或报告必须以学校二级单位的名义呈送，学校不受理越级请示或报告。请示或报告均应一事一文。

（三）凡向校领导呈送的请示、报告（来文应一式两份），均须经党委办公室、校长办公室统一登记，填写《西南石油大学部门请示报告处理笺》后送党委办公室、校长办公室主任签署处理意见。

（四）各单位呈送请示、报告前必须向分管校领导或联系校领导汇报、沟通。党委办公室、校长办公室主任签署处理意见，一般签送呈送单位分管校领导或联系校领导阅处。

（五）为防止请示、报告在审批和运转过程中出现混乱或重复签批，所有请示、报告一律不准分送，校领导不直接接受单位的请示、报告。

（六）各学院的请示在上报学校之前，还应根据内容要求，先送相关职能部门会签，由职能部门签署意见后，再由党委办公室、校长办公室呈送校领导批示。

（七）校领导对党委办公室、校长办公室呈请批示的请示、报告应及时批阅或清退，对紧急事项的请示应及时答复，最迟应在一周内答复，对一般事项的请示也应在15天内答复。

（八）党委办公室、校长办公室要及时将校领导批示的意见反馈给呈文单位和有关承办单位，并根据校领导的批示进行催办、督办。事项处理完毕后还应及时将处理结果反馈给呈文单位，并同时向校领导报告有关单位的执行情况。

（九）对于不按程序，未经党委办公室、校长办公室登记而直接呈送校领导的请示、报告，校领导可不予阅批，由此导致工作贻误或造成损失，由呈文单位自行负责。

（十）校内各单位请示学校的事项，一般应提前两周上报，给学校领导留出研究、决策的时间。

请各单位按照上述要求，认真对照检查本单位的公文处理工作，不断提高公文处理水平。党委办公室、校长办公室将加强督促检查，并对有关情况进行通报。

第五篇：关于规范公文处理工作的通知

关于规范公文处理工作的通知

各县（市、区）卫生局，市直医疗卫生单位，局机关各科室（中心）：

近年来，全市卫生系统切实推进公文处理规范化建设，规范卫生行政行为，提高卫生行政效率，较好地发挥了公文在交流情况信息、促进卫生事业发展中的作用。但公文处理工作仍然存在一些突出问题：一是有些公文格式欠规范。有的单位制发公文，上行文、平行文、下行文格式不分，公文要素不全、不规范，有的单位以内部呈批件、白头信函向我局或上级机关报送公文，有的单位报送我局的公文未由单位主要负责人或主持工作的负责人签发或审核。二是有的单位将请示公文直接报送领导个人，有的多头分送又未注明分送情况，造成各级领导交叉批示。三是有时请示和报告文种不分，请示性公文不用上行文格式，报告中夹带请示事项。四是部分市直医疗卫生单位越级向省卫生厅和市政府报送公文。五是报请我局审批的事项预留给我局研究决策时间过短，有的直接找局领导要求即送即批，部分单位对领导批示件办理不及时或反馈办理情况不及时。为切实做好新形势下公文处理工作，规范公文管理、提高工作效率，根据《湖南省行政机关公文处理办法》和市委、市政府有关文件规定，经研究，现就有关事项通知如下：

一、规范公文办理程序

（一）规范公文报送

各县（市、区）卫生局和市直医疗卫生单位向市卫生局报送公文，严格执行“一个口子进、一个口子出”制度。除局领导直接交办的个别事项或确需直接报送审批的敏感涉密事项、重大突发事件及部分涉外事项外，一律送局办公室按程序办理，不得将公文直接报送局领导个人，更不得多头分送。不得委托外单位人员代送公文。对未按程序报送的公文，局办公室不负责跟踪办理。

报送市卫生局的公文（请示、报告）必须由单位主要负责人或主持工作的负责人签发，应采用规范的上行文格式，不得以内部呈报件、白头信函等非正式形式上报。

请示应一式三份，一事一报，并在附注处注明联系人和联系电话；报告中不得夹带请示事项。属于市卫生局职能科室职权范围内的具体问题，由行文单位直接向职能科室请示或协商处理。需要提交局领导集体研究的由局职能科室提出意见移交局办公室按程序办理。不得将市卫生局能够解决的问题越级向上行文请示。

原则上市直医疗卫生单位需要申请政府财政解决经费、市编委解决人员编制，必须由我局签署意见，以我局名义向市财政、编制部门行文申请，按程序办理。

需要以市卫生局名义行文报送市政府或省卫生厅的，须先经局对口职能科室审核、会签。如同意行文上报，再送局办公室按程序上报局领导审签后行文。

市卫生局需要以市委、市政府名义发文的，首先由局职能科室拿出初稿，经局办公室审核，送局分管领导、主要领导审查同意，签署意见后由主办科室报市委、市政府办公室按程序办理。

（二）规范公文审核

以市卫生局名义出台重大政策措施，原则上需经局长办公会议审议通过。市直医疗卫生单位以市卫生局名义制发公文，由主办单位的相应科室按照公文格式和标准起草初稿，送主办单位办公室审核，并经主办单位主要负责人或主持工作的负责人审核签字后，送市卫生局相关职能科室初审，再送局办公室审核，进入文件审签程序。涉及公民法人和其他组织权利义务，在一定时期内反复适用，具有普遍约束力的规范性文件，应按《湖南省行政程序规定》先送局法监科进行合法性审查（附件1），再送局办公室审核，经局办公会议决定、主要负责人签发、编好文号，并报市政府法制办登记编号后印发。

以市卫生局名义制发公文，主办单位须填写《郴州市卫生局代拟公文起草说明卡》（附件2），说明需要发文理由，附上代拟文稿及有关法律法规政策依据、有关职能科室协调会签意见，并提供代拟电子文稿。属于规范性文件的，还应提供起草说明书、制定依据。

（三）规范领导批示办理

原则上，市卫生局主要领导的批示件由局办公室或政工科转有关科室办理并负责督办，及时向局主要领导反馈办理情况；除重大事项外，分管局领导的批示件由局办公室转局有关职能科室负责办理或督办，并向局分管领导反馈办理情况。局办公室要经常检查有关科室办理主要领导批件情况。局办公室和有关各科室向下级承办单位转办公文时，应填写《郴州市卫生局公文转办单》（附件3），明确相关办理要求。

市卫生局领导明确要求局职能科室、县（市、区）卫生局和市直医疗卫生单位办理并报告结果的批示件，应按规定时限抓紧办理，及时报告办理情况。原则上一般公文在10个工作日内办结，紧急公文按批办时限要求办结。局领导批示多个科室办理的，主办科室要主动与其他科室沟通、协商，及时汇总上报办理情况，相关科室要积极配合。确因特殊原因需要较长时间办理反馈的，应及时向相关局领导说明，报告办理进展情况。

对局领导批请科室负责人“阅”、“参阅”“参考”等参阅性批示件，除重要事项外，科室负责人可以不回复。

（四）严格公文退文制度

公文报送有下列情况之一的，局办公室不予受理：“倒行文”的；公文质量差的；越级上报的；公文未经局相关职能科室负责人初审的；规范性文件未经局法监科审查的；格式不规范的；主办单位未由单位主要负责人或主持工作的负责人签发或审核的。

局办公室对属于非受理范围、公文要素不全、内容和体例不符合规定的公文，一律退回主办科室或主办单位，由其按规范程序重新报文。

二、提高公文办理质量

制发公文必须严格按《国家行政机关公文处理办法》规定的格式和标准执行。公文内容必须符合国家法律法规及党委政府有关文件精神。提出新的政策规定，要切实可行。公文起草要做到情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，标点正确，篇幅力求简短，人名、地名、数字、引文准确无误，相关附件材料齐全规范。

按照市委精简公文的规定，一般性公文不超过4000字；局领导在全市性卫生工作会议、重点专项工作会议讲话不超过5000字；其他会议领导讲话不超过3000字。

需要市卫生局印发专题会议纪要的各类会议，原则上市卫生局相关职能科室要安排工作人员参加，协助有关单位起草会议纪要，对会议纪要内容、格式初审把关，提供参会、缺席和请假人员名单。凡代拟公文质量不高、有明显错误、相关附件材料不齐全的，市卫生局办公室将予以退回。

三、严格控制发文数量

局领导和各职能科室要按照有关规定严格把关，尽可能减少发文数量。以市卫生局名义制发公文的事项主要包括：法律、法规、规章规定和省、市政府文件规定的事项；贯彻落实省委、省政府方针政策和市委重大决策事项以及市政府重要工作部署；贯彻落实国家卫生部和省卫生厅重要工作安排部署。处置特（重）大突发公共事件有关事项；与市直有关部门商洽工作、请示批准事项、函告情况；与外地卫生部门商洽工作。

一般性工作安排以科室名义发便函即可。

有下列情况之一，不得以市卫生局名义下发：不符合党的路线方针政策和国家法律法规的事项；不符合我市卫生工作实际，违背群众利益的事项；涉及物价收费没有收费依据或未得到相关部门批准的；没有行文依据和行文必要性、可行性的事项；上级文件已发至县（市、区）或乡镇；贯彻省卫生厅处室下发的函件；局科室职责范围内的具体工作事项；市直卫生单位对口下级指导单位发函能够解决的事项；各类领导小组会议纪要；过去已有文件规定，未出台新政策措施的事项；贯彻上级文件精神没有新举措的事项；已经开会作了布置、可以协调

议定的事项；会议文件和领导同志的讲话。

四、明确公文办理时限

局长办公会议重要专题需要形成会议纪要，原则上要求在会议结束后3个工作日内拟出初稿，5个工作日内完成审签程序。经局长办公会议审议通过的文件（送审稿），原则上根据审议意见，在会议结束后7个工作日修改完毕，送局办公室进入办文程序。

规范性文件合法性审查时间一般不超过7个工作日（不含会签时间）。文件内容涉及多个科室的，由相关科室主要负责人会签。科室之间征求意见或会签文件原则上2个工作日内会签完毕或回复明确意见，严禁相互推诿扯皮。如因特殊情况不能签署意见或按期回复的，相关科室应主动与主办科室沟通并商定回复时限，否则主办科室可视其为无异议，并据此继续办理公文，但应在发文单中说明有关情况。

市卫生局及所属单位需要请示市政府的事项，应当做好前期工作，及时上报，给市政府留出足够的研究决策时间，一般事项不少于14个工作日。市直各医疗卫生单位、县（市、区）卫生局需要请示市卫生局批准的事项，一般提前10个工作日报告市卫生局办公室或相关科室。对紧急事项，应事先与局办公室沟通说明，尽快行文、标注“紧急程度”报送。

五、严格公文保密工作

各医疗卫生单位和局机关科室要高度重视公文（包括纸质公文和电子公文）保密工作，特别是单位负责人要带头严格执行有关规定，建立健全公文保密工作制度，确保国家秘密保密安全。在报送市政府、省卫生厅、市卫生局公文时，涉及国家秘密的公文应当根据有关规定，准确标注密级和保密期限。重要保密性公文、密码电报传送，要做到专人专车。要加强电子公文传输系统使用管理，电子公文传输系统所使用的电子印章密钥盘、电子CA证书必须确定专人管理，在电子公文传输系统内严格按规定使用，不得另行他用。公文管理人员要严格按照《保密法》规定，切实履行职责，做好公文保密工作，严禁公文乱放乱传和失泄密事件发生。

六、及时清理规范性文件

根据《湖南省行政程序规定》，规范性文件有效期为5年，标注“暂行”、“试行”的有效期为2年，有效期满的文件自动失效，需要继续执行的文件在有效期满前6个月进行评估，评估后重新发布；需要修订的按制定发布规范性文件程序办理。局办公室和法监科每年6月底和12月底联合组织对市卫生局发布或以政府名义发布的规范性文件进行清理，清理情况进行公布，并送相关领导和科室处理。

七、加强公文处理业务指导

市卫生局办公室要定期对市直单位公文处理情况进行检查指导，努力提高医疗卫生单位公文处理质量和效率。同时综合分析情况，对因公文处理不当造成不良后果的视情况通报，并按规定追究相关单位及相关人员责任。