2011年公派研究生出国手续办理流程和注意事项范文大全

第一篇：2011年公派研究生出国手续办理流程和注意事项

公派出国手续办理基本流程

一、领取录取材料

1、领取材料，查收附件部分是否齐全。

材料包括：

①《2011年国家公派研究生项目留学人员录取通知书》一份；

②《国家留学基金资助出国留学资格证书》一份；

③《留学人员资助证明》（英文）二份；

④《提取保证金证明表》一份；

⑤《出国留学人员须知》一份；

⑥《资助出国留学协议书》六份。

⑦本文《公派出国手续办理基本流程》

2、仔细阅读留学基金委发放的《出国留学人员须知》，了解各附件的用途、咨询部门联系方式及相关方针政策。也可到上海集训部网站查询后续相关手续的办理。网址：http://jxb.shisu.edu.cn，电话：021-65440013。

二、对外联系获取正式邀请函和其他材料

联系国外接受院校，取得邀请信等外方邀请材料。（各国驻华使领馆对邀请信的要求各有不同，请按照要求取得合格的邀请信）。

三、办理护照

自行至户籍所在地公安部门办理护照（类型为因私护照）。

四、办理《资助出国留学协议书》公证

可自己办理也可由学校组织统一办理。需要在学校办理的同学，请在领取材料的时候说明，或者在5月23日前与李老师联系说明。

五、办理签证、照会、预定出国机票等

1、签证相关手续、定购机票、发放第一个月的生活资助、发放报到证等手续由教育部出国人员上海集训部办理，请登录其网站查询办理相关手续所需准备的材料及要求、注意事项等。

2、下载“公派留学人员基本情况表”该表填写好并打印。留学人员将准备好的相关签证材料递交到上海集训部办理签证申请，预订机票。部分国家的签证需留学人员本人去领馆或签证中心办理，请于签证前到上海集训部办理照会和资金证明。

3、集训部办理相关手续时，可能需要出具在学证明，此证明由研究生院管理处出具，联系方式为：021-54345010。

4、获签后立刻电话通知上海集训部，由上海集训部出机票。

六、交存保证金，及时获得保证金收据凭证。

相关保证金金额可查看《留学人员须知》

七、办理《国际旅行健康证书》

在出入境检验检疫部门办理。

八、办理《同意办理派出手续的函》

携带公证后的协议书、留学基金委出具的资格证书复印件、国际旅行健康证明复印件、填写完整的《华东师范大学公派研究生项目派出信息反馈表》（见下页）及对方学校的正式邀请信复印件至学校研究生院培养处办理《同意办理派出手续的函》。联系人：李坤 54342791 6223266

1九、领取机票、报到证等

凭准备好的相关材料，前往上海集训部领取护照签证、机票、“报到证”等，并按预定时间派出。

十、国外报到

通过“信息平台”网上报到，提交《资格证书》《报到证》，领取奖学金生活费。

公派研究生办理手续注意事项

1.录取材料十分重要，请注意保存。其中资格证书是报到并领取奖学金的最重要依据。建议申请人拿到录取材料后先行扫描并复印以作备份。

2.个别公派留学人员如遇到资费不足的情况，请自行解决，学校无法出具有关费用的任何证明。

3.定期向院系、导师、研究生院、使领馆教育处（组）汇报学习进展，每个季度第一周内应将本人学习研修情况分别报使领馆教育处（组）及研究生院培养处。学校将在留学结束时进行考核。

4.联合培养博士研究生出国前需要办理学籍方面的手续，具体程序为本人向院系提出申请，由院系向研究生院电子签报备案。另外，包括在外期间，每学期学校开学期间也请按时注册。

5.攻读博士学位的研究生，可由学校保留户籍和档案，申请方式为填写《华东师范大学公派研究生项目派出信息反馈表》并在办理同意派出函时提交研究生院。也可返回原户籍所在地。

6.请大家提供国外联系方式（电子邮箱），并确保此邮箱留学期间有效使用。学校相关通知以此邮箱为准，因邮箱错误而导致的后果，由本人承担。

7.研究生院联系人：李坤 邮箱：kli@yjsy.ecnu.edu.cn（每季度学习研修情况也请按时发送至此邮箱，——如果不按时提交研修情况，不予办理回国报到手续）。国际交流处联系人：梁荣发 021-62238351。

8.如果所在国遇到重大灾害问题，请及时就个人平安问题发邮件至李老师！切记！

请将此表沿虚线剪下，办理同意派出函时交研究生院培养处，填写时请注意字迹清晰，信息准确。

华东师范大学公派研究生项目派出信息反馈表

姓名：基金委学号：所在院系：学校学号：计划出国日期：计划回国日期：国外期间电子邮箱（请保证在国外留学期间可有效联系）：国外期间其他联系方式：国外期间紧急情况国内联系人：联系方式：户口是否保留在学校：档案是否保留在学校：

申请人签名：

第二篇：德国公派访问学者办理签证手续及出国注意事项

德国公派访问学者办理签证手续及出国注意事项

厚 谱 教 育：访问学者申请领跑者

下面我来再讲一下德国公派访问学者办理签证手续及出国注意事项。

第一、文件传真

首先将学校批件、出境科盖章的邀请函复印件、外语水平证明等传真到你想办理签证的地方，比如北京，记得打电话问是否传真到，这样会加快审核进度。最快当天就到，传真件拿到以后就可以到出国集训部办理照会。

注：黄本上都有联系电话和传真号码，不过有可能传真号不对，最好传真前后都打电话问问。

第二、预约签证。

预约签证，通过邮件或者电话，最好提前半个月，无论是预约还是面签后的咨询，用邮件比较方便，用中文就好。签证前需要的材料可以在相关网站里面查到，长期申请表及填写方法参见附件。请记住使馆开放时间：上午8：30-11：30（指办公时间，补材料也要这个时间）、下午开放时间：下午1：30-3：30（拿签证时间），预约的时候报出自己的基本信息如姓名、XX出生日期、护照号码、联系电话、邮箱。

第三、面签签证：

注意去得早排得早，面签的就早。具体签证事宜不再赘述。一步步按程序走，递交资料、回答问题、等待审核即可。

第四、沉默期

申请德国签证，都要经过一个沉默期，这是因为根据德国法律规定，领事馆只有发放入境签证的权利，一旦涉及到在德国居留超过3 个月的居留许可，则必须经过当地外国人管理局同意，才可发放入境签证，这就是为什么使馆要将大家的材料寄往德国，而签证要等至少三周才发的原因。要知道，德国人办事是根据法律办的。在这还有个问题，因为使馆是属外交部，而外国人管理局是内政部的事，这样一来在法律上就有矛盾，也就是说如果出问题将由谁来承担的问题。为解决这个问题，法律规定，在使馆递交申请人签证材料三周后（该3 周为外办处理材料时间），如果外办没有给使馆一个明确的答复，是批准还是拒绝则该发放签证的权利由使馆负责，这就是签证上加注的SCHEIGFRISTVRFAHREN 的来由。

也就是说，如果你被拒绝签证，则有可能是因为使馆的原因，因为使馆认为你不符合条件，而并不是当地外办的原因，当然也有可能是因为当地外办的拒绝。明白使馆处理材料的过程，然后就可以根据有关部门的法律来判断使馆是否处理不当，当然在目前的情况下，使馆是不说明拒绝理由的。

第五、拿到签证，一般拿到德国访问学者签证的时间都是一个月左右。

第三篇：南开大学办理公派出国手续指南

南开大学办理公派出国手续指南

一、交纳保证金

金额：出国期限一年以内的保证金为1万元；一年及以上的为2万元。

交纳地点：南开大学北村交通银行

交纳要求：实名制存单，放弃挂失，自动转存，不设密码，存期以出国期限为准

二、签订协议书及公证

1、填写《南开大学出国留学协议书》一式5份； 乙方——出国人员本人

丙方——两位经济担保人（同事即可）

2、出国人员本人及两位经济担保人同时到人事处办理协议书盖章、开具工资证明等手续（携带工作证、身份证）；

3、出国人员本人与两位经济担保人同往天津市公证处（天津市友谊路广银大厦一层）办理公证；

4、公证后将协议书交回人事处专业技术人员科

三、办理上述手续后方可办理校内申请表等手续。

第四篇：青岛大学教师公派出国办理离校、返校手续流程要求

青岛大学教师公派出国办理离校、返校手续流程要求

（2014年9月）

一、离校手续

1.获得学校批准公派出国的教师需在学期结束前办理完离校手续。

2、离校手续主要包括

①国际处出具到人事处、财务处办理离校手续通知单，国际处经办人和教师本人需在通知单上确认、签字。联系人：国际处国际交流科 马晓丽 电话 85952371 办公地址：主校区敏行楼2号楼四楼

②交纳出国保证金（一年四万；半年两万）和项目管理费（1500/学期）。

联系人： 财务处财务一室 电话：85953972 办公地址：主校区行政楼底层财务处大厅

③办理人事手续（离校通知单、暂停国内标准工资等）。

联系人：人事处人事科韩建刚 电话 85951142 办公地址：主校区办公楼235 房间

二、外派期间

教师公派期间，需视各自情况与原单位保持联系；遵守所在国家（学校）的法律规定，维护我们国家和学校的声誉。在认真完成教学任务的同时，学校要求外派教师积极参与对方的教学和科研活动，积极学习对方的先进的管理经验和科研知识。

公派教师在完成教学任务回国前，需让对方学校在《青岛大学教职工因公长期出国（境）回校报到表》的“邀请单位评价”中填写意见。

三、返校手续

公派教师在完成教学任务回国后，需及时办理返校手续。

1.填写《青岛大学教职工因公长期出国（境）回校报到表》（国际处网站-公派出国-表格下载中下载），由所在教学单位出具工作安排意见后交国际处。

2.提交“回校报到表”时需同时交“公派出国报告”和3-5张照片。出国报告应不少于2000字，主要内容为在外工作期间的工作简况、科研情况、主要成果、收获感想和对项目的建议。提交的照片需为反映在外任教期间的教学、科研活动和有代表性的生活照片。3.国际处出具到财务处的通知单，到校财务办理退还出国保证金和交纳相关费用。外派教师在外工作期间超出国家规定的收入部分需按照比例上交学校财务。

4.办理财务报销手续。公派教师办理出国签证费用和往返国内旅费由学校报销。签证期间的往返旅费可协商派出单位按出差报销。

5.到人事处办理返校手续，补发出国期间的标准工资。

第五篇：公派出国留学回国手续注意事项

公派出国留学回国手续注意事项

注：本报到手续和流程指南，细节上主要面向公派留学结束后继续回到北大学习的联合培养博士生。

赴国外高校攻读博士学位的国家公派留学生，大部分内容可参考，主要不同在于回国报到环节，应按留学服务中心对留学归国人员的有关要求和流程办理，如进行学历学位认证、就业派遣、保证金提取、在所在单位报到等环节。

医学部的同学可参考，具体办理则通过医学部研究生分院培养办公室，公派出国留学人员反馈问卷，请在线填写。

1、所有的国家留学基金委录取材料，本人务必妥善保管，建议同时扫描保存录取资格证书、英文资助证明、保证金缴纳证明、同意派出函以及其他相关材料。回国前，务必到所属领事馆区办理留学人员回国证明，否则影响回国后保证金的顺利提取。

2、按“提取保证金证明表”上的填写要求,将该表的相关内容填好或粘好。关于提取保证金的程序及要求，请先参考留学基金委网站的有关说明。对于目前在国外攻读博士学位的同学，将来毕业后回国报到时请先落实国内工作单位，由工作单位在保证金证明表上先签字盖章或出具录用证明后，如需要，再到北大研究生院或医学部研究生分院相关部门在提取保证金证明表上签字盖章确认，即可顺利办理。这里提前先跟大家说明一下这个流程。

“提取保证金证明表”如有不慎遗失，可在研究生院主页上下载。

该表的留学总结及学术成果报告要点，是汇报国家留学基金委的，不是提交到学校研究生院的。

3、到学校后，请先到所在院系教务办公室报到。

在提取保证金证明表第四页，请院系老师（可以是主管院长、本校导师或教务老师）对留学人员回国后工作安排里栏填写：回本校继续完成博士学业，并盖院系公章。

攻读博士学位者，在国外获得博士学位后回国办理该项手续时，在就业安排栏填写：自主择业，或由工作单位出具录用证明。

4、在院系报到以后，需携提取保证金证明表，再到红2楼2201办理回校报到及审核手续，需同时携带护照，提交留学总结和外方导师评价报告。

提取保证金证明表，需在研究生院审核并加盖公章后才有效。

关于在研究生院提交的留学总结，不同于汇报国家留学基金委的留学总结及学术成果报告要点。学校建议大家能够全方位地展示自己的留学学习经历和生活体验，除取得的研究成果外，例如能对中外比较、留学院校体制和特点、留学生活，等等方面，无固定格式，也无内容限制，如能配上少量有代表性的照片则更好，既是对本人的经历做全面总结，作为留学效益评价的一个依据，并从中对北大发展、对学校工作提出可改进的建议和启发。

目前，很多同学回来后提交的总结性文章，很有可读性和启发性，研究生院考虑将以此为素材，准备编辑文集。

外方导师评价报告，格式不限，由外方导师对留学人员的学习研究总体情况做出评价。

在研究生院报到之前，应将留学总结电子版发到 grshefeng@pku.edu.cn，报到时另提交打印版一份。

在研究生院报到之前，应登陆，填写公派出国留学人员反馈问卷（该网站目前设置IP权限可能为校内访问或校内代理访问，请留意），请客观、如实、认真填写。

5、在研究生院办理相关报到手续后，由培养办公室出具回校转单用于恢复在校手续，出国时间较长、出国前办理退宿的同学，凭回校转单即可去30楼宿管中心或畅春新园办理入住手续（部分同学如将来回国时是双休日或假期，可适当提前几日与研究生院联系并委托在校同学代为办理，以便回校当天顺利入住）。

6、回国以后，因履行服务义务的要求，按规定回国以后不得再行因私出国3个月（含）以上，否则涉及违约。

针对在外学习期间的提前回国、延期回国、转学转校等个别情况，以及回国后在读期间确因科研需要短期出国完成有关研究、毕业后出国做博士后等特殊情况，务必先跟研究生院联系咨询，由学校受理、审核并报批。否则后果自负。

7、其他

（1）每学期开学前请注意核对本人农行金穗卡是否被扣掉住宿费。出国前退宿的同学不用交住宿费，如发现有费用被扣现象，联系62751591、52767442，黄传军老师，核对确认；出国前宿管允许保留宿舍的同学，需要缴纳住宿费，应确认卡上有足够金额。如金额不足，请尽快委托人去学校财务部补交，欠费状态会影响学期初正常注册及选课。

（2）出国期间其他需要事先或委托安排的相关事宜，应提前做好准备。

譬如党员同学需要委托在校的同学按期缴纳党费等问题，请本人留意，跟本系相关老师和同学保持沟通。

（3）在外学习期间、回国报到以后，如邮件地址、联系电话等发生变更，请务必及时通知研究生院培养办公室、院系教务办公室。

（4）留学期间如有同学写一些相关文章和留学记录，欢迎发到研究生院，会统一组织向校报等校园媒体投稿。

（5）在外学习期间取得的科研成果，应注明“得到中国国家留学基金资助”。联合培养博士生同时应在符合学术规范和科学标准的前提下，务必结合学校和所在院系博士生毕业的发文要求及其标准。将来毕业时的博士学位论文，国家留学基金委、外方导师及其他人员，也应该在后记或致谢中得到体现。

（6）博士后问题：联合培养博士生在北大博士毕业后出国做博士后的问题，现行的一般操作程序是：在签证政策许可的前提下，外方接收学校为知名高校和研究机构，由本人申请、导师推荐、院系审核、研究生院复核后，上报留学基金委，批复后可到国外从事不超过两年的博士后研究工作。关于攻读博士学位的同学在国外取得博士学位后继续做博士后的问题，将来毕业时，具体咨询使领馆教育处，按申请程序办理。

（7）涉及在北大延长学习年限的同学，应注意在目前预计毕业学期的当学期3月份前，在校内门户填写申请，并按流程办理。

2009级以后涉及的延期资助问题，按学校有关规定处理。同时，需要注意延期学费的缴纳问题和延期学费的返还的资助申请等问题，应留意研究生奖助办公室的有关文件和通知，以避免造成欠费状态，以及延期学费的申请返还资助。