办公用品管理规范

第一篇：办公用品管理规范

范围

凡不属于固定资产范围的所有物品均按办公用品管理。采购

2.1申请：行政文员根据办公需要，每月拟定《采购申请单》，常用办公用品的采购申请由行政人事部经理批准后执行。项目地所需零星办公用品由部门经理批准，就近购买。

2.2采购由行政人事部指定专人负责统一购买。

特殊物品或项目地急需物品的采购，行政人事部可委托申购部门自行购买，购置情况应及时反馈行政人事部。

2.3验收入库

2.3.1行政人事部负责采购物品的验收、登记，核准品名、规格、数量及质量状况等，未经验收的物品不得登记入库，未经入库登记的物品购买发票不得报销。

2.3.2购置的物品经验收、登记入库后，行政文员在物品购置发票背面签字确认，验收人未签字的发票不得报销。

2.3.3在项目地购置的物品，由项目经理代为验收，并在发票上签字，行政文员在报销前登记入、出库，在发票上签字确认。台帐管理

3.1凡属于办公用品范围的物品应分类(按商品品名）建立物品管理台帐，以准确记录办公用品的入库、出库情况，随时掌握库存情况。

3.2 办公用品管理台帐应包括：品名、规格型号、单价、入库数量、购入日期、本月出库数量、库存量等信息。

3.3办公用品管理台帐为电子版，日常领用记录为纸质版，每月末要汇总本月领用数量并记入管理台帐出库栏。

4日常管理

4.1低值易耗办公用品，领用人需填写《办公用品领用申请单》，经行政人事部经理核准后，由行政文员进行登记发放。

4.2耐用办公用品（归还后尚可使用）借用应单独登记，归还时作相应记录。

4.3行政文员每季度对办公用品情况进行盘点，根据需要拟订购置计划。确保办公用品不断档，满足工作需要。

4.4办公用品的使用要厉行节约，能重复使用的要重复利用，避免浪费。

第二篇：关于规范办公用品管理的通知

关于规范办公用品管理的通知

各子公司：

为进一步规范办公用品管理，建立统一的查询领用台账及资源调配系统，特就相关事宜通知如下：

一、清理登记，建立台帐。各子公司接此通知后要对现有办公用品进行一次全面清理。

1、清理范围。此次集中登记，包含所有个人领用的价值超过20元以上的公司财产、办公管理用设备资产（台式电脑、笔记本电脑、平板电脑、打印机、复印机、扫描仪、U盘、移动硬盘、投影机等）。

2、填报表格。清理后要如实填列《XX公司-办公领用+办公设备登记表》（附后）,并于12月12日下午5点前通过OA平台邮件上传人事行政部贺浩东。

二、专人负责，规范管理。为切实做好办公用品规范管理工作，各子公司一是要明确专人负责对办公用品的保管、领用和登记等工作（办公用品管理员名单及联系方式亦请于12月12日下午5点前上传人事行政部贺浩东）；二是要规范管理办法，此次清理登记后，集团公司将所有数据上传企业办公协同平台，以便随时查询。若发生领用和退回（报废）等事项，子公司办公用品管理员要在3内填报《XX公司-办公领用+办公设备登记表》（在“备注”栏作变更说明），并上传人事行政部贺浩东。人 事 行 政 部二〇一三年十二月十日

第三篇：办公用品领用规范

办公用品领用管理规定

办公用品作为企业的必须开支，在公司的运营费用中占用一定的比例。加强和规范对办公用品的采购、发放、领用、回收等环节的管理规定，可以达到使公司压缩开支，树立形象，强化管理的目的。

办公用品虽小，但积少成多，因此办公用品的发放必须有严格的制度规定保障，一般情况下办公用品的领用可按照以下流程进行。办公用品领用管理注意事项：

办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表，办公用品更换按要求处理，特殊情况要有书面报告。

根据工作需要情况，确定各岗位办公用品配备规格一览表，作为办公用品发放的依据。

员工离开本单位，应退回领用的办公用品。办公用品申领使用管理方式

行政部门不但要负责办公用品的收发，还要负责申请、采购，如此琐碎、繁杂，要做好就得要理清各环节之运作，并作好计划、预算工作。并且，此类工作的管理还要视企业规模大小而制定不同的管理方法。行政人员应将一些使用频率较高，如圆珠笔、纸巾等，稍作一些保存，占的地方不大，用一个柜子就可以。

文具领用可采用以旧换新的方式，不过更改前，各部门(单位)还得填写申领单，经公司主管签字后，加以统计，叫供应商送来后，便可发放。

对于可缴交的用品，如钉书机、打孔机等用品，人员离职后可收回，发给下一任同事使用。

对于大中型企业则不同，因为人多、部门多，上述作法应付不了需求，还会遭到不少同事埋怨，可行的方法是：

行政部根据各部门的工作需要，为公司各部门做好办公用品领用预算，可以根据往年的用量及费用，作出计划及预算，这种预算作业通常在年终进行。

员工领用办公用品需经过部门经理及行政经理的核实审批，到行政部填写办公用品领用情况登记表。

设立办公用品保管室，依公司大小，用品多少设保管员1名或2名，保管员既要做好收发工作，还要根据业务需要做好账本登记，定期对文具进行盘点。行政部可以安排公司的前台人员或保洁员担当办公用品的保管员。

采购人员应选择好供应商，并控制好价格及品质。

行政人员应拟订好《办公用品收发一览表》，使办公用品在收发过程中有条有序。

办公用品管理办法

一．目的

为规范公司办公用品管理，使之即满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本办法。

二．适用范围

公司内所有部门及分公司办公用品的采购、领用及报废等管理。

三．办公用品请购

各部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，由部门主管填写《办公用品采购申请单》交行政人力资源部。行政人力资源部统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查库存状况后填写《办公用品采购计划表》，呈报总经理审核同意后实施采购任务。

各部门若需采购临时急需的办公用品，由部门主管填写《办公用品采购申请单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，报总经理批准后由行政人力资源部负责实施采购任务。四．办公用品采购

为有效完成采购任务，原则上由行政人力资源部统一负责实施采购任务。

对专业性办公用品的采购，由所需部门协助行政人力资源部共同进行采购。

临时急需办公用品可经行政人力资源部同意后由使用部门自行采购。对单价大于500元以上办公用品的采购，应先进行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报总经理同意后，方可实施采购任务。五．办公用品入库

办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由行政人力资源部办公用品管理人员登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。办公用品采购发票应由行政人力资源部办公用品管理人员签字确认入库后，方可报销。六．办公用品领用

员工领用办公办公用品应填写《办公用品领用登记表》。

员工领用单价在人民币100元以上的办公用品，须经部门主管核准同意。

七．办公用品使用

严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。

员工离职时应依《办公用品领用登记表》所领办公用品一并退回(消耗品除外)。

凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。公司员工应本着节约的原则使用办公用品。办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。八．办公用品报废

非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经部门主管审核，并报总经理同意后，到行政人力资源部办理报废注销手续。

第四篇：办公用品保养规范

电脑、办公设备维护保养须知

为保障办公设备及电脑的高效利用率，延长使用寿命，降低运行和维护成本，避免由于维护保养不及时、保养方式不正确导致硬件顺坏、数据丢失等情况发生，现强化对电脑、办公设备的维护保养工作，并作如下规定：

一、硬件维护保养

1、公司电脑专人使用，电脑及其外部设备实行定位安装、定点使用、使用者负责制。未经批准，不得挪作他用。

2、自觉爱护电脑、打印机、传真机等硬件设备。电脑安装位置应避免阳光直射，电脑放置平稳，并做好防尘、防潮、防压、防碰等措施，保证设备状态完好。

3、办公电脑使用者对所用电脑及其他办公设备进行简单日常维护保养，每天对电脑各个常用部件（显示器、键盘、鼠标等其他外设）进行除尘清洁。根据使用环境，定期通知厂务部进行开箱除尘。

4、日常使用中，发现异常情况时，应及时联系厂务部进行预防处理。严禁擅自拆机、检修。严禁私自拆卸设备部件。

5、设备使用者在下班后，必须关闭电脑及其他办公设备的电源后方可离开。

6、多人共用一机，应指定专人负责日常除尘保养工作。

二、系统、软件及数据使用要求。

1、所有办公电脑必须加入公司局域网进行统一管理。针对共享平台、OA邮件等办公系统的账号密码，严禁透露给他人使用。

2、使用者应及时对重要数据进行备份、加密。树立保密意识，定期检查各项安全保密措施，发现隐患及时报告、及时采取措施，防止公司机密信息泄露。

3、为确保系统安全正常运行，防范电脑出现意外而导致数据丢失，应定期将重要数据储存至U盘或者公司文件服务器。

4、禁止使用者在办公电脑上自行安装其他应用软件，如需安装，可联系信息中心人员协助进行安装。

5、加强网络监管。工作时间禁止使用办公电脑从事与工作无关的活动；浏览与公司工作无关的网页、资料等。

6、电脑文件实行5S管理，具体体现为：文件的分类存放。

三、责任与处罚

1、由于使用不当或保养不及时造成的硬件故障或数据丢失，电脑责任人和使用者承担造成损失的全部费用。

2、严格处罚措施。厂务部每月对电脑使用情况进行抽查，加强网络监控，发现问题进行通报处理。

四、实行二级保养制度

一级保养：由设备使用者完成 周期：每天 内容：

1、电脑机箱清洁

2、键盘清洁

3、鼠标清洁

4、显示器清洁

5、打印机清洁

6、传真机清洁

7、电话机清洁

二级保养:信息中心完成 保养周期3个月

1、查杀木马

2、优化系统，清理垃圾文件、安装系统补丁

3、协助使用者对数据进行备份

4、检查外部连接设备是否正常运行

5、对电脑及其他设备进行拆机除尘

第五篇：办公用品管理

办公用品管理

第一条 总则

1、为规范办公用品的管理，提高工作效率，节约开支，特制定本工作规范。

2、公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。

3、办公用品的采购与管理由行政部统一负责。

4、本制度适用于公司全体员工。第二条 办公用品的申请

1、各部门申请办公用品，须填写“办公用品申请单”，经行政人事部审核后，统一购买。

2、在申请单中要写明所要物品的数量、规格等。

3、申请单于每个月25日前提交到行政人事部。第三条 办公用品购买

1、为了统一限量、控制办公用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买都由行政人事部统一购买。

2、购买量的确定：行政人事部依据各个部门的“办公用品申请单”并根据办公用品库存量情况以及消耗水平，确定订购数量。

3、供应商的确定：行政人事部在购买办公用品时，必须货比三家选择其中价格、质量最优者。

4、所订购办公用品送到后，行政人事部要按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误，在送货单上签字，表示收到。

5、收到办公用品后，办公用品专员填写报销单提交财务部负责支付，报销单需要附上相关资料（采购申请单、送货单、入库单、出库领用单、发票）。第四条 办公用品的核发

1、行政人事部依据申请部门的申请单，在所需物品全部到库后，将申请所要全部用品备齐后通知各部门领用。

2、用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等并存档。第五条 办公用品的保管

1、行政人事部必须对所有入库办公用品一一填写台账。

2、必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保护措施。

3、办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作由行政人事部主管负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整台帐，使两者一致。

4、印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台帐为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完，应立即写采购报告递交行政人事部主管。

5、非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。

6、所有办公用品非工作原因严禁带出公司。第六条 办公用品的报废处理

1、报废审核，对于各部门提交的报废物品清单，行政人事专员要认真审核，确认其不能再次利用后，经行政人事经理签字后方可做报废处理。

2、对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

3、报废品不得随意丢弃，应集中存放、集中处理。第七条 办公用品使用的监督

1、行政人事部定期核对用品申请书与实际使用情况。

2、行政人事部不定期核对用品领用传票与用品台帐。

3、行政人事部不定期对各部门办公用品使用情况进行检查，杜绝浪费办公用品行为。