办公用品采购流程及规定

第一篇：办公用品采购流程及规定

办公用品采购的流程规定

为了加强公司办公用品采购管理，进一步规范行政工作，提高工作效益，切实推进公司发展，现制定本规定。

一、办公用品购买原则

为统一控制办公用品规格型号以及行政费用管理控制，各部门所需的办公用品购买都由综合部统一负责。综合部根据办公用品库存量的情况以及各部门使用情况，确定订购方案。

二、办公用品订购方式

1.小型或零星办公用品的采购要由综合部行政人员到制定的办公用品专卖店选购或送货。

2.大型办公用品（固定资产）的采购要两人或两人以上到指定门店采购或到其它大型商城询价采购等方式进行，要选购价格合适、质量合格的办公用品（固定资产）。

3.凡公司总部员工申请的办公用品（固定资产）不可自行购买，汇总报给综合部购买或在综合部的协同下进行购买。

4.异地办事处所需的办公用品（固定资产）需写申请到综合部按级审批后，相关人员在当地询价，100元以上办公用品，报价到综合部，综合部统一方可进行购买。

5.购买单件或批量在100元以下的办公用品单人即可购买，100元以上的办公用品（低值易耗品除外）两人或两人以上共同进行购买。

6.凡采用单一来源采购方式（包括定点采购）的，应遵循公开、公平、择优的原则，按照权限由主管部门与申购单位共同确定供应商。

三、办公物品采购过程

在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则进行订购。

1.验货

所采购的办公用品到货后，由管理员（综合部办公用品管理者）按送货单进行验收，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量等）无误后，在送货单上（一式二联）签字，并逐一登记电脑中，然后将送货联留存归类，另一送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。

2.付款

管理员（综合部办公用品者）收到供货单位发票后，须与电脑中登记数据及存根的送货核对无误后，填写付款通知单，逐级审核签字后，做好登记，最后交财务处负责支付或结算。

3.领用

办公用品原则上由公司统一采购、分发给各个部门。办公用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。如有特殊情况，各部门须提前提出“办公用品购买申请单”则可进行采购。

4.保管

办公用品入仓库后，管理员（综合部办公用品管理者）按物品种类、规格、等级、存放次序存放，不得混乱堆放，并按期清点数目，管理员必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫。

四、注意事项

1.每月集中采购两次，时间分别为月初及月中，请相关部门提前告知综合部行政管理处。

2.按照先审批后购置的原则，未经审批购置的办公用品将不予报销。

3.各部门及个人领用的办公用品（固定资产）不得挪做私用、避免浪费、损坏和丢失。

2014年3月5日

黄河金三角综行部

第二篇：办公用品采购流程

洋码头店铺名：澳洲通行证

办公用品采购流程

一、总则

1、为规范公司办公用品的采购与使用，加强办公用品的管理，根 据公司实际情况，特制定本流程。

2、本流程适用于公司所有员工。

二、办公用品分类

本流程所指办公用品主要包括：各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具及配件、其他零星物品以及大额资产等固定资产。

1、办公家具：如桌椅、文件柜、饮水机、电风扇等；

2、办公设备及办公用具：如电脑、投影仪、打印机等；

3、日常办公用品、耗材：如笔记本、笔、打印纸等；

4、其他。

三、采购原则

1、所有办公用品的采购、发放、管理工作，由行政部统一负责。

2、办公用品按照随时采购，随时发放的原则。

3、日常办公用品、耗材：如笔记本、笔、打印纸等，消耗量比较大，需要经常采购的，不需要填写《办公用品购置申请表》，由行政部统一购买，当库存低于一定数额时，行政部及时补充。

4、采购人员严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品种和数量，凡是没有列入采购计划的或未经批准的办公用品，任何人不得擅自购买，否则后果自负。

四、采购办法

1、总价格在500元以下的日常办公用品、耗材，由行政经理审核后直接采购；

2、总价格在500元以上的办公设备，由总裁签字确认后采购。

五、采购审批程序

1、总价格在500元以下的物品：

申购人填写《办公用品购置申请表》，由行政经理审批，行政助理采购。

2、总价格在500元以上的物品：

洋码头店铺名：澳洲通行证

申购人填写《办公用品购置申请表》，由部门主管审核，并报总裁最终审批，行政助理采购。

六、办公用品的验收、入库

办公用品采购后，行政部负责验收并登记入库。

七、办公用品的保管

1、日常用的办公用品由行政部统一保管，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏、丢失，确保办公用品的功用和性能。

2、对固定资产实行保管责任制。实行使用人、领用人、保管责任人三合一的办法。谁领取，谁保管；谁使用，谁保管。

3、办公设备在使用过程中出现故障时，应及时通知行政部报修。

4、对因个人工作失误、非正当使用而造成办公设备出现重大耗损的，将根据个人错误的程度，由责任人承担相应的损失。

5、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公设备，由行政部确认。

八、办公用品发放

1、办公用品采购后，行政部通知需求部门领取。

2、需求部门领取物品时填写领用登记表并签字，行政部做好出库登记，并建立台账。

3、使用人在使用办公设备时，应严格按照要求进行操作，并注意日常保养维护。

第三篇：办公用品采购领用的流程规定

据有关报道，在上海等沿海发达城市，大部分中小企业人均每年使用办公文化用品都在100元以上，办公用品如同日常生活中的柴米油盐，往往是必需但又容易被人忽视，使得企业在办公用品方面形成了一个成本黑洞。

在日常工作中，有必要考虑清楚，计算器、订书机、涂改液、便利贴、名片盒到底是不是公司所有员工的必需品，他们用的都是什么品牌的？在哪里买到的？是怎样统一采购吗？

其实办公文化用品完全没有必要购买诸如派克等“奢华” 的品牌，而且如果统一采购和管理将为公司减少一大批费用。

1.办公用品购置

（1）办公用品由行政事务部统一添购，各部门可提出需购买办公用品的品牌、型号等建议，并对使用情况进行反馈，由行政事务部、财务部共同审核决定购买各指定产品。

（2）如需购置特殊办公用品，或者大量领用信封、包装袋、光盘等办公用品，提前1－2天通知相关部门。

（3）网上批量采购，这种方式可以大量节约成本，在国外已被广为接受。据悉，进入中国的全球500强的企业有93%以上的企业已认可这种方式。

（4）与其他企业联合采购。对于很多办公用品供应商来说，公司采购的数量越多其索要的价格会越低，所以与其他业务上的合作伙伴一起采购可以降低采购成本。

2.办公用品的领用

（1）各部门可随时领用部门所需的办公用品，但每个部门都应有自己的办公用品清单。

（2）领用人需在本部门的办公用品领用单上填写领用日期、产品、数量，并签字确认。

3.超预算预警措施

（1）每月底由相关部门出具办公用品结算清单，各部门负责人核对无误后，应签字确认。

（2）对于连续2月超过预算成本的部门，应由相关人员通知该部门负责人，并向其说明主要超预算的领用物品。

（3）对于季度考核仍超预算的部门，相关部门应给出书面通知，并向总经理汇报该情况。

第四篇：办公用品采购管理规定

办公用品采购管理规定

一、总则

1、为加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。

2、本制度所指的办公用品系指用于公司日常办公所需之耐用物品和消耗品，包括：文具、纸薄、办公室自动化耗材等生活用品、卫生清洁用品等。

二、权责

1、办公用品由行政人事部集中管理，实行统一采购、统一发放、统一回收处理；

2、行政人事助理具体负责办公用品的采购和日常管理；

3、行政人事部经理负责对办公用品的采购流程以及价格等情况进行严格审核；

4、财务主管负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公用品台账；

三、申购

1、各部门根据本部门对办公用品的需求，于每月25日前提报下一月办公用品领用计划报行政人事助理；

2、行政人事助理依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，对确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划，经询价、比价后，确定合适的供应商；

3、行政人事助理填写《办公用品申购表》，报行政人事部经理审批后实施采购；

4、对于大宗办公用品，由行政人事部经理参与询价和议价、选择合格供货商。

四、核销

1、采购物资时，行政人事助理必须向供应商索取正规发票，如供应商未能开具发票的，可自行准备相应符合财务规定发票，经行政人事经理审核后作为报销凭证；

2、物资采购完毕后填写《费用报销单》，经行政人事部经理审核后，按实际支出报销费用。财务部门须对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。

五、领用和发放

1、员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》，行政人事助理按照《办公用品领用单》发放办公用品；

2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政人事助理统一调换或回收；

3、员工离职时，须与行政人事助理办理办公用品交接手续，由行政人事助理在离职结算单上签字确认，除消耗品外，其余未归还部分，按实际购买价格予以扣除。

六、登记和管理

1、行政人事助理须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理；

2、财务部须会同行政人事助理定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符；

3、行政人事助理须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

七、本规定自发布之日起执行。

中国利民集团股份有限公司

2016年11月11日

第五篇：办公用品采购管理规定

办公用品采购管理规定

一、总则

1、为规范办公用品采购流程，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本规定。

2、本规定所指办公用品系用于公司日常办公所需之耐用物品和消耗品，包括文具、纸薄、自动化耗材、卫生清洁用品等。

二、权责

1、财务部具体负责办公用品的采购和集中管理，实行统一采购、统一发放、统一回收处理；

2、财务部负责对办公用品的采购流程以及价格等情况审核，并建立办公用品审核台账。

三、申购

1、各部门根据对办公用品的实际需求，于每月的最后一周提报下月办公用品领用计划，经部门负责人审签后报行政部；

2、财务部依据各部门的办公用品领用计划及时查对库存，确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划；

3、财务部填写《办公用品申购表》，报总经理审批后实施采购；

4、对大宗办公用品的采购，由行政部负责询价和议价后选择合格的供货商，经财务审核后进行购买。

四、核销

1、采购物资时，财务部必须向供应商索取正规发票和物品清单，如供应商未能开具正式物品清单的，行政部须依据实际购买的物品、规

格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报销凭证；

2、物资采购完毕，须在规定工作日内填写《费用报销单》，经财务经理审核后按实际支出报销费用。

五、领用和发放

1、员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》，财务部按《办公用品领用单》发放办公用品；

2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由财务部统一调换或回收；

3、员工离职时，须根据有关规定与财务部交接办公用品。

六、登记和管理

1、财务部须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理；

2、办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能；

4、财务部须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

七、其他

1、以上若有未尽事宜，由财务部另行发文通知；

2、本规定自下发之日起开始实施。