第一篇：人事档案利用制度
人事档案利用制度
□ 目 的第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
□ 人事档案利用的方式
人事档案的利用有多种方式：
(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告
中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
(2)外借手续。
首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。
其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。
再次，人事档案部门对其进行审核、批准。
然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。
最后，归还时，及时在外借登记上注销。
(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部
门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出
第二篇：人事档案保管制度及利用
人事档案保管制度及利用
一、人事档案保管制度
□目的
第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密 的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
□人事档案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：
——突发事之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：
——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：
①取出应转走的档案；
②在档案底账上注销；
③填写《转递人事档案材料的通知单》；
④按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
保卫保密制度。具体要求如下：
①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。
②库房备有必要的防火、防潮器材。
③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。
⑥离开时关灯关窗，锁门。
统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：
①人事档案的数量。
②人事档案材料收集补充情况。
③档案整理情况。
④档案保管情况。
⑤利用情况。
⑥库房设备情况。
⑦人事档案工作人员情况。
二、人事档案利用制度
□目的
第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
□人事档案利用的方式
人事档案的利用有多种方式：
设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。
借出使用。借出库房须满足一定的条，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
外借手续。
首先，借档单位写出借档报告，内容与查档报告相似。
其次，借档单位盖章，负责人签字。
再次，人事档案部门对其进行审核、批准。
然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。最后，归还时，及时在外借登记上注销。
出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
第三篇：人事档案表格制度
人事档案表格制度大全
目录
1、岗位职务说明书
2、管理人才储备表
3、人事变更报告单
4、人事部门月报表
5、人事日报表
6、人事资料表
7、人事资料卡一
8、人事资料卡二
9、人员增补申请表
10、员工档案
11、员工招聘申请书
12、增补人员申请书
13、招聘申请书
14、人员增减申请书
15、人事变动申请表
16、员工招聘申请书
17、人员调动申请单
18、人员调职申请书
19、增补人员申请书
20、停薪留职、辞职申请书
21、应聘人员复试表
22、职务说明书
23、职务说明书总经理
24、人事管理的程序与规则
25、人事管理制度
样例
1、岗位职务说明书 制表日期 部 门 岗位名称 任 职 人 任职人签字 直接主管 直接主管签字 任 职 条 件 学 历 工作经历 专业知识 业务了 解范围 岗位目标 与 权 限 岗位职责 按重要顺序依此 列出每项职责及目标 负责程度 全责 部分 支持 衡量标准 数量、质量
2、管理人才储备表 制卡日期 年 月 姓 名 年 龄 最 高 学 历 现 职 担 任 本 职 年 数 历 年 考 绩 专 长 优 点 弱 点 发 展 性 可 升 调 职 位 1 升 调时 间 所 需 训 练 可 升 调 职 位 2 升 调时 间 所 需 训 练
3、人事变更报告单 日期 年 月 日 第 页 姓 名 人员编号 变 动 说 明 资 料 变 更 变 更 日 期 备 注 人事主管 填表人
4、人事部门月报表 人 员 招 聘 工 作 流 动 状 况 说 明 招聘人数 应聘人数 报到人数 起迄时间 辞职人数 退休人数 停薪留职 资造人数 解职人数 其 他 本 月 经 办 事 项 奖惩件数 奖 件惩 件 抚恤件数 件金额 劳保件数 新入 件退 医疗单 件 送医住院 件 人贯用 人员迁调 出 勤 状 况 迟到早退 人 次 请 假 病 假 人 次 事 假 人 日 公伤假 人 日 婚 假 人 日 旷 职 人 日 审核 填表
5、人事日报表 年 月 日 星 期 区 人 分 数 应 出 勤 人 数 合 计 缺 勤 人 数 出 勤 人 数 职员缺勤时间 男 女 姓 名 区 分 正 式 临时工 正 式
临 时 员 职 员 作业员 职 员 作业员 私 假 公 假 迟 到 早 退 生 产 部 制 程 部 缝 制 部 品 管 部 厂务 部 会 计 部 检 验 部 资 料 部 总 务 部 人 事 部 稽 核 部 秘 书 部 合 计 标 准 单 位 主 管 人事主管 制 表 单 位
6、人事资料表 人员编号 姓名 性别 出生年月日 最高学历 本企业 进 日期 本公司 职 位 职 称 前二年 基本 月薪 前三年 考 绩 主办 工作 备注 前一年 前二年 本 年 前一年
7、人事资料卡一 姓 名 籍费 省 市县 照片 户 籍 所 在 地 省、市、县 出 生 日 期 年 月 日 性 别 嗜 好 到 职 日 期 年 月 日 宗 教 信 仰 血 型 身份证 身份证号 通讯处 学 历 学校名称 专 业 入 校 年 月 离 校 年 月 异或肄业 学 位 毕业证书号 训 练 训练科目 训练机关 斑期 受训期间 地 点 经 历 机关名称 职 位 担任工作 任职 年月 离职 年月 离职原因 证件字号 考 试 种类及科目 年 月 届次 地 点 备 注 介绍 人 姓 名 性别 年 龄 住 址 关 系 直 系 亲 属 称 呼 姓 名 出生年月日 职业及服务处所 住 址 保 证 人 姓 名 性别 年 龄 住 址 关 系 1 2 3 劳 保 投保 日期 保卡 号码 退保 日期 兵籍 退伍 日期 军种 阶级 退伍 字号 备注
8、人事资料卡二 日期 编号 姓名 性别 血型 出生日期 照片 年 月 日 籍贯 现住址 身份证号 统一代号 专长 嗜好 入厂经历 介绍人 有无经过考试 有无交出保证书 报到日期 经历 服务单位名称 职别 工资 离职原因 工资 年 月 日 薪水 记事 学历 学校名称 级别 毕业日期 记事
9、人员增补申请表 填单年 月 日 申请部门 增补职位 增补额 人 申请增 补理由 □扩大编制 □储备人力 □辞职补充 □短期需要 希望到 职日期 应具资格条件 性 别 婚 姻 年 龄 学 历 外 语 个 性 经 历 具备技能 增加人员 工
作内容 申请人 部门主管 人力资源部意见 总经理批示 本表用于下级部门向主管单位申请增加员工。能使主管单位了解增加员工所具备的条件及增员原因。
10、员工档案 基本 情况 姓名 性别 民族 出生日期 身份证号码 政治面貌 婚姻状况 已 未 毕业学校 学历 毕业时间 参加工作时间 专业 户口所在地 籍贯 邮政编码 地址 联系电话 手机 电子信箱 备注 入司 情况 所属部门 担任职务 入公司时间 转正时间 合同到期时间 续签时间 是否已调档 聘用形式 如未调档档案所在地 备 注 档案所含资料 文件名称 文件名称 个人简历 求职人员登记表 应聘人员面试结果表 身份证复印件 学历证书复印件 劳动合同书 员工报道派遣单 员工转正审批表 员工职务变更审批表 员工工资变更审批表 员工续签合同申报审批表 备 注
11、员工招聘申请书 申 请 单 位 申请日期 申 请 人 数 职 位 名 称 原有人数 职 务 类 别 □原 月□新 增 □永 久 □临 时 □职 员□工 人 雇 用 事 由 拟核工资 试用期间 正式 津贴 聘 用 人 员 条 件 姓 名 年龄 最低 最高 教育程度 特别训练 工 作 经 验 种 类 程度或年数 种类 程度或年数 打 字 机械设计 珠 算 管理分析 现场管理 市场调查 账 务 销 售 其他能力 直接主管 拟到职日期 核 示 审核 申请人 承 办
12、增补人员申请书 年 月 日 申 请 单 位 编 定 制 额 职 员 作业员 名 现 人 有 数 职 员 作业员 名 拟增加补充 人 员 原报到日期 月 日 报到单位 经办的工作项目 增加补充人员 理 由 增加补充人员 人 意 事 室 见
13、招聘申请书 申请日期 年 月 日 申 请 部 门 申请日期 需要日期 拟选择 日 期 拟选择方式 所需条件 工 作 内 容 增补理由 批 示 情 形 名 称 编制人数 现有人数 拟增补 人 数 性 别 年 龄 学历 经历
14、人员增减申请书 申请部门 部 年 月 日 编号 学第 号 职 位 编制人数
现有人数 拟增减人数 工作内容 需要日期 所需条件 增减 理由 年龄 学历 董事长 总经理 人事部门意 见
15、人事变动申请表 姓 名 员 工 号 码 性 别 出 生 年 月 日 编 号 申请事项例如雇用、升级、调动、辞职等 申 请 日 期 希 望 生 效 期 自 职 位 名 称 新 阶 及 新 资 服 务 部 门 部 门 代 号 至 职 位 名 称 新 阶 及 新 资 服 务 部 门 部 门 代 号 如果雇用人员请将此栏填妥 需 要 人 数 班次 所 担 任 之 工 作 资 历 要 求 年 龄 教 育 程 度 性别 经 验 或 特 殊 技 能 其 他 申 请 人 签 名 电 话 号 码 批 准 人部门经理 签 名 职 位
16、员工招聘申请书 申 请 单 位 申请日期 申 请 人 数 职 位 名 称 原有人数 职 务 类 别 □原 月□新 增 □永 久 □临 时 □职 员□工 人 雇 用 事 由 拟核工资 试用期间 正式 津贴 聘 用 人 员 条 件 姓 名 年龄 最低 最高 教育程度 特别训练 工 作 经 验 种 类 程度或年数 种类 程度或年数 打 字 机械设计 珠 算 管理分析 现场管理 市场调查 账 务 销 售 其他能力 直接主管 拟到职日期 核 示 审核 申请人 承 办
17、人员调动申请单 年 月 日 申请人员单位 所需协助人员 申 请 人 员 协 助 原 因 起 讫日 期 自 年 月 日起 至 年 月 日止 协 助 人 员 担 任 工 作 人 事 单 位 意 见 计 天
18、人员调职申请书 年 月 日 申请调职单位 调职人员姓名 调 职 日 期 年 月 日 调 至 单 位 调 职 理 由 单 位 主 管 对 调 职 评 议 人 事 单 位 意 见
19、增补人员申请书 年 月 日 申 请 单 位 编 定 制 额 职 员 作业员 名 现 人 有 数 职 员 作业员 名 拟增加补充 人 员 原报到日期 月 日 报到单位 经办的工作项目 增加补充人员 理 由 增加补充人员 人 意 事 室 见
20、停薪留职 辞 职 □停薪留职 □辞职 年 月 日 申请单位 申请人 □当事人 □主管 □代理人 姓 名 职务 到厂日期 原 因 停薪留职期限 离职日期 批 示 人事部门 单位主管辖 直接主管 移交手续集 有 关 部 门 移 交 单 位 移 交 办 事 项目 日 期 签章 指示移交项目 接 交 人 监交人 总 务 仓 库 合 计 人 事 警 卫 申 请 书
21、应聘人员复试表 应聘职位 面试人员 姓 名 日 期 需要人数 初试合格 人 复试人数 人 需要人数 人 姓名 专 业 知 识 管工 理作 或看 法 工及 作领 积导 极能 性力 发 展 能 力 要 求 待 遇 其 他 意 见 口试人员
22、职务说明书 文件编号_____________ 拟 制_____________ 核 准_____________ 生效日期_____________
一、基本资料 1.职务名称 人力资源部部长 2.直接上级职位 总经理 3.所属部门 人力资源部 4.辖员人数 10人 5.定员人数 1
二、工作概要
1、工作摘要 负责公司人员招聘、挑选、培训、考核、薪资管理并协调员工关系、劳资关系。
2、职务说明 编号 工作任务的内容 权限 管制基准 工作规范号 1 人员招聘、任用、考勤 需报审后承办 2 员工薪资政策制定和管理 需报审后承办 3 福利政策制定 需报审 4 劳动纪律及相关规章制度建立 及监督执行 需报审后 承办
三、任职资格
1、学历要求 所需最低学历 专业 大学本科 管理
2、所需技能培训 培训科目 培训期限 人力资源管理 国家薪资、福利政策、劳动政策
3、工作经验要求 从事人事管理工作三年以上。
4、职位关系 可直接晋升的职位 副总经理 可相互轮换的职位 总经理助理 可晋升至此的职位 总务管理员、人力资源部助理
23、职务说明书总经理 文件编号_____________ 拟 制_____________ 核 准_____________ 生效日期_____________
四、基本资料 1.职务名称: 总经理 2.直接上级职位 董事长 3.辖员人数 4人 4.定员人数 1
五、工作概要
5、工作
摘要 拟订公司的发展规划和经营目标主持日常经营管理实施董事会决议签定合同任免高级经理
6、职务说明 编号 工作任务的内容 权限 管制基准 工作规范号 1 拟订公司的发展规划 和经营目标 需报审后承办 2 主持日常经营管理 承办 3 实施董事会决议 承办 4 签定合同 承办 5 任免高级经理 承办 6 研究经营法规协调外部关系 承办 7 塑造企业形象确立企业文化 承办
六、任职资格
2、学历要求 所需最低学历 专业 大学本科 管理
2、所需技能培训 培训科目 培训期限 人力资源管理战略管理市场营销财务管理公共关系生产管理质量管理管理心理学 2年 国家薪资、福利政策、劳动政策 半年
7、工作经验要求 从事管理工作三年以上。
8、职位关系 可直接晋升的职位 董事
24、人事管理的程序与规则
一、人事管理规章 □ 总 则 第一条 目的为使本公司员工管理有所遵循特定本规则。第二条 范围 一本公司员工管理除遵照政府有关法令外悉依本规则办理。二本规则所称员工系指本公司雇用男女从业人员而言。□ 雇 用 第三条 本公司各单位如因业务需要必须增加人员时应先依新进人员任 用事务处理流程规定提出申请经总经理核准后由人事单位办理考选事宜。第四条 新进人员考试或测验及审查合格后由人事单位办理试用申请表原则上职员试用3个月作业员试用40天期满考核合格者方得正式雇用但成绩优良者可缩短其试用时 间。第五条 试用人员如有品行不良或服务成绩欠佳或无故旷工者可随时停止试用予以解雇试用不满三日者不给工资。第六条 试用人员于报到时应向人事科缴验下列表件 一全户户口本及公立医院体格检查表。二最后服务单位离职证明。三保证书及最近三个月内半身脱帽照片一张。四试用同意保证。五人事资料。六扶养亲属申报表。七其他必要文件如其他必要的同意书或证件等。第七条 凡有下列情况者不得雇用 一被夺公权尚未复权者。二受有期徒刑宣告或通缉尚未结案者。三受破产宣告尚未撤销者。四吸食鸦片
或其他代用品者。五亏欠公款受处罚有案者。六患有神精病或传染病者。七品性恶劣经公私营机关开除者。八体格检查经本公司认定不适合者。九未满15岁者。第八条 员工一经正式雇用临时性、短期性、季节性及特定性工作视情况应与本公司签订“定期工作协议契约书”双方共同遵守。一本公司各级从业人员共分八职称其职称与职位对照见表1.1。二从业人员晋升办法另订。□ 保 证 第九条 本公司员工应一律办理保证手续。第十条 填写保证书应注意下列事项 一保证书原则上要求殷实独资或合伙行号铺保。二公司保无效。三如个人保限有不动产方有资格并应详列不动产明细含地号。四行号保证应盖方型印鉴始有效。第十一条 下列人员不得担任保证人 一服务本公司员工。二本人配偶、直系血亲或同居共财亲属。第十二条 被保证人有下列事形之一者保证人应负赔偿及追缴责任并愿放弃先诉抗辩权 一营私舞弊或其他一切不法行为致使本公司蒙受损失者。二侵占、挪用公款、公物或损坏公物者。三窃取机密技术资料或财物者。四悬欠帐款不清者。第十三条 保证人如欲中途退保应以书面通知本公司待被保证人另觅得保证人办妥新保证手续后始得解除保证责任。第十四条 保证人有下列事情之一者被保证人应即通知本公司更换保证人并应于下 列事情发生后15天内另行觅妥连带保证人 一保证人死亡或犯案者。二保证人被宣告破产者。三铺保的工厂、商店宣告倒闭或解散者。四保证人的信用。资产有重大变动因而无力保证者。五不欲继续保证者。第十五条 被保人离职3个月后如无手续不清或亏欠公款等事情其保证书即发还其 本人。□ 服 务 第十六条 员工应遵守本公司一切规章、通告及公告。第十七条 员工应遵守下列事项 一尽忠职守服从领导不得有阳奉阴违或敷衍塞职的行为。二不得经营与本公司类似及职务上有关的业务或兼任其他厅商的职务。三全体员工务须时常锻炼自己的工作技能以达到工作上精益求精期能提高工作效 率。四
不得泄漏业务或职务上机密或假借职权贪污舞弊接受招待或以公司名义在外招摇撞骗。五员工于工作时间内未经核准不得接见亲友或与来宾参观者谈话如确因重要事故 必须会客时应经主管人员核准在指定地点时间不得超过15分钟。六不得携带违禁品、危险品或与生产无关物品进入工作场所。七不得私自携带公物包括生产资料及影本出厂。八未经主管或部门负责人的允许严禁进入变电室、质量管理室、仓库及其他禁入重 地工作时间中不准任意离开岗位如须离开应向主管人员请准后始得离开。九员工每日应注意保持作业地点及更衣室、宿舍的环境清洁。十员工在作业开始时间不得怠慢拖延作业时间中应全神贯注严禁看杂志、电视、报纸以及抽烟以便增进工作效率并防危险。十一应通力合作同舟共济不得吵闹、斗殴、搭讪攀谈或互为聊天闲谈或搬弄是非扰乱 秩序。十二全体员工必须了解惟有努力生产提高质量才能获得改善及增进福利以达 到互助合作劳资两利的目的。十三各级主管及各级单位负责人务须注意本身涵养领导所属员工同舟共济提高工作情绪使部属精神愉快在职业上有安全感。十四在工作时间中除主管及事务人员外员工不得打接电话如确为重要事项时 应经主管核准后方得使用。十五按规定时间上、下班不得无故迟到、早退。第十八条 员工每日工作时间以8小时为原则生产单位或业务单位每日作息另行公布实施但因特殊情况或工作未完成者应自动延长工作时间惟每日延长工作时间以不超过4小时 每月延长总时间不超过46小时。第十九条 经理级含以下员工上、下班均应亲自打卡计时不得托人或受托打卡否则以双方旷工工一日论处。第二十条 员工如有迟到、早退或旷工等事情依下列规定处分 一迟到、早退 1.员工均须按时间上、下班工作时间开始后3分钟至15分钟以内到班者为迟到。2.迟到每次扣100元拨入福利金。3.工作时间终了前15分钟.
第四篇：人事档案借阅制度
人事档案查阅制度
一、查阅事由：
第一条根据中共中央组织部《干部档案工作条例》的精神、XXX公司《人事档案管理办法》相关规定，凡符合下列情况的可提供查阅干部档案或查阅有关材料：
（一）因对干部考察、任免、调动、聘任、审干、组织处理、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅本人档案的。
（二）政法、安全、保卫等部门因侦查、审理和取证，必需通过人事档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。
二．查阅人员范围：
第二条查阅人事档案人员必须是党员干部。第三条任何人不得查阅本人及其直系亲属档案。
第四条除人事、组织干部确因工作需要，任何人不得查阅同级、上级或本部门以外人员人事档案。
第五条为便于档案利用、管理和保证档案安全以及保护国家机密和个人隐私，日常接触人事档案的人员应限定在一定范围内。
三．查阅手续：
第六条查阅人事档案应填写《查阅人事档案审批表》，严格履行审批登记手续，审批表注明阅档人姓名、政治面貌、阅档原因及所阅档案的姓名、职务。未经领导批准，不得查阅同级人员的档案，下级不得查阅上级人员档案。
第七条查阅干部人事档案，查阅人将《查阅人事档案审批表》交于档案管理人员，并按下列规定办理手续：
（一）档案管理人员验明《查阅人事档案审批表》及相关证件后，查阅人应在相应登记簿册上登记，然后档案管理人员将被查阅人员档案交其查阅。
（二）归还后的档案由档案工作人员检查无误后阅档人方可离开档案室。
四．查阅要求：
第八条查阅人事档案一般限在人事档案阅览室。如有特殊情况需要借出时，须经档案工作人员批准，履行登记手续后方可借出。借出档案应于一周内归还，不能按期归还者应向档案办公室说明原因。
第九条休假期间人事档案停止外借，已经借出的档案在休假前应一律归还入库。第十条阅档人应严格遵守保密制度，保证档案的安全, 不得转借人人或向他人汇露档案内容。阅档时如须摘录档案内容，必须摘录到保密本上，并由组织人事部门在适当时候予以销毁。
第十一条未经人事档案管理部门批准，一律不得复制人事档案材料。因出国或升学需要复印（拍摄）相关材料时，必须向人事档案管理部门提交书面申请，经审查批准后方可办理。
第十二条阅档人必须具有高度责任感，对待档案材料要认真负责。查阅两份以上档案时，不能同时打开，以防装错或丢失。如果发现档案中有问题，应及时向档案管理人员报告，由档案管理人员按有关规定处理，阅档人不得擅自进行处理。第十四条查阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁在档案材料附近吸烟、喝水，以免污损档案材料；严禁拆卸、涂改、圈划、污损、撤换、批注、抽取、增添档案材料。
第十五条因办理案件查阅干部人事档案，查阅人员必须是案件主办单位的干部。查阅后需作旁证的，摘录材料应与原文核对无误后，写明材料出处和日期，并加盖档案管理部门公章。
第十六条对违反制度要求的，按照《中华人民共和国档案法》、《中国共产党纪律处分条例》等法律法规给予相应的党纪政纪处分，直至追究法律责任。
第五篇：人事档案归档制度
一、人事档案保管制度
□ 目 的
第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 案材料 的前提和保证。
□ 人事档案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：
——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：
——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：
①取出应转走的档案；
②在档案底账上注销；
③填写《转递人事档案材料的通知单》；
④按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
(4)保卫保密制度。具体要求如下：
①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。
②库房备有必要的防火、防潮器材。
③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。
⑥离开时关灯关窗，锁门。(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：
①人事档案的数量。
②人事档案材料收集补充情况。
③档案整理情况。
④档案保管情况。
⑤利用情况。
⑥库房设备情况。
⑦人事档案工作人员情况。
二、人事档案利用制度
□ 目 的
第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
□ 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式：
(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢
失等。这是人事档案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；
公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时 催还。
(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档 案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求
出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 重要保证。
(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责 人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
(2)外借手续。
首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。
其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。
再次，人事档案部门对其进行审核、批准。
然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人 员签字。最后，归还时，及时在外借登记上注销。
(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下 手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ；其次，人事 档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领 导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
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