关于规范公文处理工作的几点建议[共五篇]

第一篇：关于规范公文处理工作的几点建议

关于规范公文处理工作的几点建议

政务信息是政府领导了解经济社会情况、驾驭工作全局的重要工具，是政府科学决策、抓好落实的重要基础。当前社会发展中各种新情况很多，矛盾很多，关系很复杂。政府要解决经济社会发展中的诸多困难和矛盾，作出一系列的应对措施，就需要掌握大量的信息。不仅决策之前需要信息，决策中、决策后同样需要信息。对于做为政府组成部分的政府办公室和各政府职能部门，及时、准确、全面地提供信息，不仅是一项重要职责，也是内在的必然要求。随着改革的不断深入和经济社会的不断发展，政府职能也在不断转变，政府办公室和各政府部门今后不仅要继续做好大量的行政事务工作，而且更要在努力当好参谋助手、为领导提供高质量的信息服务上下功夫。

一、充分认识做好公文处理和政务信息工作的重要性

抓好信息工作既是我们义不容辞、责无旁贷的职责，又是检验我们政务工作扎实与否、服务水平高低的一把标尺，关系到政府运行的质量、形象、水平和决策能力，我们必须充分认识政务信息工作的重要性，切实把政务信息工作抓好、抓实。公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。而公文处

理是各级行政机关一项重要的不可或缺的工作和行政行为，是机关之间进行工作联系的纽带与桥梁，是一项复杂的系统工程。同时，公文是一种重要的信息载体，公文处理就是对政务信息的处理与加工。公文不仅是一种重要的信息载体，具有时效性、准确性的特点。因此，公文在行政管理中无处不在，不可或缺，无可替代。我们可以说，在一定意义上行政管理的过程主要是对公文的处理过程；离开了公文处理工作，行政管理活动就难以更有效地进行；离开了高质量的公文处理工作，行政效率便也难以提高。总之，改进公文处理和政务信息工作，提高公文处理和政务信息的水平与质量，使之更好地为各项行政管理活动提供优质、高效的服务，直接影响着政府职能的转变，影响着国家行政机关的工作效率与管理水平。

二、当前政府办公系统公文处理工作存在的差距和不足

近年来，随着形势的不断发展，公文处理和信息工作还存在一些

问题。

1、发文过多

由于经济社会事务的不断增多，加之缺乏有效的控制，致使公文

数量增长过快，有形成“文山”之势。

2、质量不高

公文处理普遍存在着乱、差、错、误等现象。乱，是指在工作中

无制度规范可依或有制度规 范不依而出现的无序现象。如公文的体

式、语言、标点符号、数字、计算单位及字体不合要求、规范等。差，是指公文实际效能不高的现象，如不实用、操作性不强、不简洁、不鲜明、不得体、不清晰、不周密等。错，是指因不正确的理解、认识、操作而出现的各种过失、错误。误，指错过时机、延误工作，对公文处理工作所服务的事业造成损害。

3、效率低下

在公文处理中，由于职责不清，分工不明，手续繁琐，致使公文

处理迟缓，甚至出现推诿、扯皮、积压、滞办等现象，贻误工作。在政务信息方面：一是个别部门和单位领导对上报信息工作的重要性认识不够，人员不到位，一些领导亟需的重要信息、热点问题反映不上来。二是有的上报信息质量不高，时效性不强，情况反映滞后，信息的整体开发和综合利用不够。三是报喜不报忧，有的部门只许报喜，不许报忧，或只许报需上级帮助解决的困难和问题，不许报工作中出现的矛盾、偏差和问题；有的部门虽然允许报忧，但对涉及的问题层层截留，级级过滤，使信息报到县政府就已是面目全非，时过境迁。

三、规范运转程序，不断提高公文质量

公文质量的高低，从某种意义上讲，代表一个单位的形象。政府

各部门尤其是办公室的负责同志，要高度重视公文处理工作，将其作为一项重要工作来抓，做到依法行文，依法办文，做好审核把关工作，努力提高公文处理水平，促进政府机关行政水平和效率的提高。

1、要建立健全完善的公文处理工作制度

制度建设在公文处理工作中至关重要，只有建立起比较完善的公

文处理工作制度，才能保证公文处理的及时、准确、安全、保密，才能实现公文处理工作优质高效地运转。在制定制度时要做到：一是制度的建立要完整、系统，对行政机关公文处理的各个方面，如文件的签收、登记、传阅、借阅、催办、阅退、保管、保密、立卷、归档、销毁等，都应建立相应的制度，并在实践中不断完善。二是要建立健全不同层次人员的公文处理职责，并与上述各项具体的制度联系起来，实行目标责任管理，做到任务明确、责任清楚。制度与职责一旦确定下来，就要严格执行，坚决杜绝那种仅把制度“说在嘴上，写在 纸上，贴在墙上”的做法，真正把制度落到实处。

2、要严格考核，建立公文处理工作激励机制

政府各部门要根据本地区、本部门的情况，制定出一套比较完整、系统、科学的检查、评估、考核的规程、标准及方法，并在实际工作中严格运作，逐步建立健全完善的激励机制。要通过检查、考核、评比，对好的要予以表扬，对差的要予以批评，对违反制度、破坏制度的行为进行必要的处理，以维护制度的严肃性。要将考核结果，同政务人员的评优、晋级等挂钩，充分调动广大政务人员的积极性与主动性。要努力实现办公自动化。政府各部门要积极创造条件，增加必要的设施，逐步改善办公手段，实现以计算机为主的现代化管理。同时，要积极进行联网，充分发挥办公设备的效益，提高公文处理的效率。

3、加强学习，提高政务人员队伍素质

公文处理和政务信息工作都是为领导服务、为政府的中心工作服务，涉及经济社会生活的各个方面。要做好这项工作，就要不断地加强学习，不仅要加强政治理论学习和业务知识的学习，而且还要加强对县情的学习，只有这样，才能提供高质量的信息，才能更好地办理公文，才能高质量的做好各项工作。具体讲，提高政务人员素质要做到“三个多”，即多看、多思、多练。多看，就是要培养敏锐的信息洞察力，平时多阅读各类文件和新闻报刊，特别是对党报党刊中有关解释党的方针政策的重要文章，更要仔细阅读，做好汇总，以正确理解党的方针、政策，提高政策理论水平和鉴赏能力；要广泛接收来自各地区、各单位、各部门的信息，站在全局的高度，对社会政治、经济、生活的各个侧面，全方位、深层次的观察，做到“眼观六路，耳听八方”，从而作出灵敏反应。多思，就是要培养灵活的信息收集和捕捉能力，特别是信息工作人员不应该只对现实生活中所反映出的情况被动地进行接收和利用，应该主动地、广泛地收集和捕捉信息，要处处留心、广闻博记，挖掘出那些潜在的有用的信息，起到主动服务的作用。多练，就是要培养准确的筛选、整理信息的能力和写作能力，要能够从众多的一般信息中抓住最有价值的信息，然后加以整理提炼，编写出形式可读可用，符合领导需求的信息；要深入学习公文处理办法，经常练习不同文种的写作，正确掌握公文运转规程，提高行政效率。要树立精品意识，做到报送的信息文字精练、简洁、可读性强，制发的公文符合政策、表述清楚、简明扼要、操作性强。力求写一篇成一篇，篇篇是精品，努力使自己成为生产精品信息和公文的行

家里手，以优异的成绩赢得领导的赞赏，以超额的付出取得领导的支持，以扎实的作风赢得上级部门和基层的信任。

第二篇：公文处理工作规范

一、总则

1.根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，结合我公司的实际情况，特制定此规范，公文处理工作规范。

2.我公司的公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章、下达指示、决定，指导工作，向上反映情况，请示、报告工作，企业内外沟通情况、交流信息，商洽、协调、联系工作的重要工具。它具有鲜明的政策性，一定的权威性，严格的规范性，较强的时效性。

3.党政工作部是公文的管理机构。设专人负责公文的处理工作。

4.公文处理工作是公司日常工作重要组成部分，是承上启下、联系左右、沟通内外的主要手段，是公司工作的桥梁和纽带，也是秘书工作的重要部分和关键环节。

5.党政工作部工作人员在公文处理工作中，要端正思想作风，发扬深入实际，联系群众，调查研究，实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，不断提高业务素质，提高公文处理的质量和效率，为领导、机关部门和基层单位提供优质服务。

6.公文处理工作必须遵循准确、及时、保密、安全的原则，严格按照公文处理程序办理；严格按照文件自身的保密要求和阅知范畴办理，不丢失、不被盗、不泄密、不损坏。

一、公文主要种类

1.公司的公文种类主要有：

⑴.决定、决议

对本公司某些重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。

经过会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用“决议”。

⑵.通知

传达上级机关的指示，要求下级单位、部门办理或需要知道的事项，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，印发本公司一些法规性文件，均用“通知”。

⑶.通报

表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要各单位知道的事项，用“通报”。

⑷.报告、请示

向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议用“报告”。

向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

⑸.批复

答复下级单位的请示事项，用“批复”。

⑹.函

向有关主管部门请求批准的事项，同级机关之间、不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题等，用“函”。

⑺.会议纪要

记载和传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。

⑻.规定

本公司或部门制定的具有一定强制性的管理的有关规章制度，用“规定”。

2.其它形式的公文，如某些章程、办法、规章、计划、合同、电报以及经过一定的批准手续后转化为公文的某些简报、调查报告、领导讲话等，根据情况酌情使用。

三、公文格式

1.公文一般由文头(发文机关全称加“文件”二字组成)、标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄报机关、抄送机关、主题词、制发机关、制发时间等部分组成。

⑴.公文标题。公文标题一般由发文机关全称或规范的简称、事由和文件三部分组成。公文文头已含发文机关名称的，标题中可略去发文机关名称。转发公文的标题，要简明准确，但不要只写文号。在公文标题中除法规性文件外，一般不加书名号。

⑵.发文字号。发文字号一般由机关代字、年号、序号三部分组成。几个部门联合发文，只标明主办部门的公文编号，党政联合发文，用党委的文头，编党委的文号和行政的文号。

机关代字应使用规范的简称，并应避免与其它机关相混淆。

正式文件年号一律用公元纪年全称括于方括号内，置机关代字之后，流水号之前。函件年号可使用简称括于圆括号内，置于机关代字之首。

⑶.主送。一般公文的主送机关应写于标题之下，正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定、决议、会议经要等，应将主送机关写于正文之后。正式文件主送机关的全称、规范性简称和同类型单位的统称应使用统一的固定概念和序列表达，不得经常变换。

上报请示的公文，一般只写一个主送机关，如确需同时上报另一个上级机关，应用抄报的形式。

⑷.正文。正文文字表达应力求简明扼要，层次清楚。

⑸.附件。公文如有附件，应在正文之下(空一行)，发文机关印章及成文日期之前，按顺序注明附件名称，工作汇报《公文处理工作规范》。

⑹.印章。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证。公文一律加盖印章。印章盖在成文日期的中上方。并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日4-7个字。如发文时间在前，印章可盖在正文末空档处。正文末页无空档，可另加空白页注明发文时间并盖章，同时在该页左上方标明“此页无正文”。几个单位联合行文，印章顺序与行文机关相吻合，最后一枚印章顺序应与行文机关相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。党政联合发文，党委印章在左。

⑺.秘密等级。保密公文应在文件头左上方注明等级和保密期限。

⑻.落款。一般公文可不落款，凡有落款的公文，落款应使用发文机关的全称或规范化的简称。

⑼.发文时间。发文时间以签发或会议讨论通过的日期为准。

公文日期统一使用汉字标识。且年、月、日三者俱全，不得简化与省略。

⑽.附注。公文如有附注，应列印章、时间之下，主题词之上，有圆括号括起来。

⑾.抄送机关。抄送栏设于文件末页下端，制发机关之上。抄上级机关的标明“抄报”，抄平行机关、下级机关和不相隶属机关的标明“抄送”。抄报、抄送顶格书写用横线隔开来。

⑿.主题词。为便于公文管理和使用微机检索，可编制公文主题词表，按公文主题内容选1-5个主题词，刊于抄送机关之上。

2.公文用纸、一律使用A4纸。

3.公文用字。公文的正文部分推荐采用四号宋体字，标题和其它部分可酌情大一号或小一号，标准行数和列数均为二十五左右。

四、行文规则

1.各部门的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

⑴.上行文。指下级机关、单位向上级机关、单位的行文。一般般用请示、报告、函等文种。

⑵.下行文。指上级机关、部门向下级机关、部门的行文。一般用指令、决定、决议、批复、通知、通报、通告、函等文种。

⑶.平行文。指向同级单位和不相隶属的单位和部门发的文件。主要用函。

2.凡属于行政职责范围内的工作，应以行政名义行文，不应要求以同级党组织名义行文或与同级行政单位或部门联合行文。若党委系统建议与同级行政单位或部门联合行文，其内容既涉及党群工作又涉及行政工作时，可以联合行文。若内容以党群工作为主又涉及行政工作时，可以联合行文。若内容以党群工作为主，与行政关系不大时，则由党组织自行行文。

3.各单位一般不得越级行文。因特殊情况必须向上越级行文时，应同时抄报越过的上级单位机关。

4.向上经机关请示的公文，应一文一事。请示不要直接送领导者个人，也不要多头分送，应送党政工作部统一办理。

5.公文字数一般不超过三千字，若超过三千字应写出内容提要，并印在正文之前。

6.行政公文不得对党的组织作指示，交任务。

7.转发上级机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，不必另外行文。

五、收文处理程序

1.收文处理程序一般包括签收，登记，分发、分办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。

⑴.签收。签收公文应认真核对所收文件的件数是否与文件投递单或送文簿上登记的件数相符；文件包装上的收文机关、收件人是否与本机关相符；包装编号是否与投递单或送文簿的登记相符；文件包装是否有破损、开封等现象，重要文件应逐页查点。如发现问题，要及时向发文机关查询，采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。

⑵.登记。登记文件应将收文号、来文机关、文件标题、密级、发文字号、缓急时限、件数、收发时间以及处理情况逐项填写清楚。登记编号不得出现重号和跳号的现象。

⑶.分办。分办就是文书工作人员将收进的文件经过登记以后送综合部负责人批分后，送有关领导、有关部门或承办人员办理。

⑷.批办。主管领导人在阅读文件的基础上，针对文件提出的问题和要求，简明扼要地提出处理意见，明确指定承办部门或承办人承办。

⑸.承办部门在办文时要遵循以下原则：凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文单位，同时抄送交办部门销案；凡涉及其他部门业务和事项，主办部门要主动会同有关部门协商办理；凡须报请上级领导审批的事项，应由主办部门提出意见，并代拟文稿，如文稿内容涉及其他部门，应与其他部门协商并取得一致意见后，送请上级领导审批。如不能取得一致意见，要将双方意见都写上。

⑹.传阅。传阅文件要做到以下几点：

a.掌握传阅范围。严格按照规定范围和领导批办范围组织传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。

b.控制文件运行。严格传阅登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传，误传和延误。

c.文不横传。文件要通过文书人员分别递送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。

d.认真检查处理。文书人员应对退回的传阅文件进行检查。一查传阅人是否阅过并标明了阅完时间；二查传阅人有无指示意见；三查传阅件有无缺损。

⑺.催办。对落实到各承办单位或部门的公文，由党政工作部负责催办工作。

⑻.收集。已处理完毕需立卷归档或保存一定时间的文件，文书人员应做好回收工作。

六、发文处理程序

1.发文处理程序一般包括拟搞、会稿、审核、签发、缮印、用印、分发、立卷、归档、销毁等。

⑴.拟搞。拟稿应做到以下几点：

a.符合国家法律、法规，符合党和政府的方针政策及有关规定，符合公司的实际情况

b.情况要属实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，篇幅要简短。

c.人名、地名、数字、引文要准确。

d.公文中的数字除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其它发布用阿拉伯数字外，一般用汉字标识。

e.引用公文应先引用发文机关、标题，后引文号，并加括号。

f.公文中的计量单位，应使用国家法定计量单位。

g.草拟、修改、签发公文要用碳素笔、钢笔，并只能用碳素墨水、蓝黑墨水来书写材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、彩笔及红墨水。

⑵.会稿。凡涉及其它部门业务的公文稿，主办单位应送有关部门负责人会稿。

⑶.核稿。文件草稿在送文领导人最后审批签发前，应由党政工作部负责人对文稿的内容、体式、文字等进行审核。审核要把好五关：

a.行文关。确定是否行文，以何名义行文。

b.内容关。审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法、措施和要求是否明确具体，切实可行。

c.政策法规关。审查文稿是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本公司已经发布，仍在执行的政策规定有无矛盾。

⑷.文字关。审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练；句子是否符合语法；标点符号、数字数量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。

⑸.体制格式关。审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏等。

4.签发。审批签发的一般原则是：

⑴.涉及全局性或经会议讨论通过的重要文件，由领导签发。

⑵.涉及某一方面的问题，由分管领导人审阅后，送主要领导人签发。

⑶.对于机关一般事务性函件或领导已决定的事项可授权党政工作部负责人代签。

⑷.已签发的公文，不准随意改动，如确需改动时，必须重新核稿，并报原签发的领导审定。

⑸.所有上报的公文，都必须由主要领导签发。若主要领导不在家，应由在家主持工作的领导签发。

5.编号登记。文稿经领导人签发后，应进行发文登记和编号。登记时应首先检查签发手续是否完备，文件有无错漏，主、附件是否齐全。《发文登记表》包括以下内容：日期、编号、主送单位、标题、主办单位、主办人、签发人、主题词等。

6.缮印。略，见《缮印工作规范》。

7.用印。略，用印的具体要求见《印信管理工作规范》。

8.分发。分发应根据分发范围书写信封、分拣、装封，经检查无误后再严密封口。凡正式文件、都应附《发文通知单》随文件一起邮寄。一般不得通过会议发放正式文件。所有上报的文件必须是原件，不准上报复制件。

9.收集。发文资料收集范围包括：文件底稿、文稿附件、领导批示等。

10.立卷。立卷要根据发文机关、内容、时间、名称等文件特征，按照公文保存价值和历史联系分类整理，保证立卷公文齐全、完整。绝密文件不能复制。机密，秘密文件经党政工作部批准可以复制。复制文件应视原文一样管理。

11.归档。立好的案卷，应写上标题，编写案卷目录，并按照有关规定定期向档案管理员移交。移交案卷时，应履行有关手续。

12.销毁。没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴定和主管领导人批准，可定期销毁。

收集、立卷归档、销毁应遵守《档案工作规范》。

七、公文质量考评制度

1.党政工作部要建立公文质量考评制度，定期对本公司在日常工作中所形成的公文进行检查或抽查，表彰先进，批评落后，促进全公司公文质量不断提高。

第三篇：监督所公文处理工作规范

文章标题：监督所公文处理工作规范

为提高监督所公文质量和公文运转效率，根据党的机关、国家行政机关公文处理的有关规定，结合我所的实际，制定《丰台区卫生局卫生监督所公文处理工作规范》，请认真遵照执行。

一、总则

1、根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《北京市党的机关公文处理规定》、《北

京市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》，《丰台区卫生局公文处理办法》，结合本单位实际，制定本规范。

2、本规范适用于××区×××系统的公文处理工作。

3、××区××所公文，是本所实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书；是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告贺交流情况的工具；是×××所在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书；是依法行政和进行公务活动的重要工具。

4、公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

5、××所办公室（以下简称办公室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导各科室的公文处理工作。

二、公文种类

常用的公文主要有上行文（请示、报告）、下行文（决定、通知、通报、批复、意见、规定等）、平行文（函）及其它（会议纪要）。

三、公文格式

1、公文中的要素主要为：发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。

2、发文字号：上行文的发文机关代字为丰卫监文。下行文的发文机关代字为丰卫监发，转发文为丰卫监行发。平行文的发文机关代字为丰卫函。会议纪要的发文机关代字为丰卫会。

3、上行公文必须在文件上标明签发人。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

4、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

5、主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范性简称、统称。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋字标识，名称后标全角冒号。

6、公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文使用3号仿宋字，第一层小标题的内容（即“

一、”），使用3号黑体字。

7、公文附件，指对正式公文具有补充、说明性的附加文字材料。在正文下空1行左空2字处，用3号仿宋字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，适用阿拉伯数码，如“附件：

1、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，使用阿拉伯数码。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

8、单一机关制发的行政机关公文在落款处不署发文机关名称。

9、公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。用印应当上不压正文，下压成文日期。

10、成文日期，以本机关负责人签发的日期为准；会议决定的事项以会议通过日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，公文成文日期使用汉字。成文时间标识时，距正文2-4行，右边要空4字。

11、主题词，是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上。每件公文选用的主题词数量，一般掌握在10个以内。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号宋体字，词目之间空1字，最后一个词目加黑。

12、抄送机关，指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，按照党、政、军、群的顺序排列。在主题词下一行，左空1字，“抄送”用3号仿宋字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。

13、印发机关名称和印制日期，应当在抄送栏之下标明（无抄送机关在主题词之下）。占1行位置，用3号仿宋字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文印制的日期为准，用阿拉伯数码标识。

14、印制份数，使用仿宋4号字，右空1字。

15、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*297mm），左侧装订。页面设置要求美观大方，页边距上3.7、下3.5、左2.8、右2.6厘米；行间距一般为固定值23-27范围内；字间距一般为标准1磅。2页以上公文设置页码，奇偶页不同，页码由破折

号和数字组成，宋体4号字，奇数页右、偶数页左不空格。

四、发文办理

1、公文送所领导签发前，应当填写《发文稿纸》中“主送”、“抄送”、“拟稿单位”、“拟稿”、“校对”、“份数”、“附件”、“标题”等栏，报主管科室领导审核。

2、以本所名义制发的上行公文，由所长签发；制发的其他公文根据所涉及的工作内容由主管领导签发

。签发需用碳素笔或蓝黑钢笔在发文稿纸上签字方可生效，编发文号。

3、公文正式印制前，办公室进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

4、公文印出后由拟稿科室装订并发送。发文办理自科室拟稿交到办公室后1个工作日内审核完毕。领导签发后，编发文号和印制文件在3个工作日内完成。一般情况以送文先后顺序办理，如遇急件急办。

五、收文办理

1、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

2、办公室对收到的公文应当及时登记。登记后及时报所领导批示、阅知，或转请有关科室办理、阅知。对属于部门职权范围内的事项或者经局领导授权、委托由科室办理的事项，应当直接转请有关科室办理；需要两个以上科室办理的公文，应当明确主办科室；紧急公文应明确办理时限。

3、承办科室收到交办的公文，应当及时处理，并将办理情况及时告知所领导和办公室，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本科室范围的，应当及时退回办公室并说明。

4、各科室报所领导的公文，应交到办公室登记后，由办公室呈送相关领导，领导应及时批示。

领导在审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为统一；对没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

5、所领导批示或者转请有关科室提出办理意见的公文，批示或者办理后，不得随意横传，应当及时交回办公室按规定程序办理。

6、科室参加会议带回的文件，一般应交回办公室，按照收文程序办理。

7、各科室对上级文件、所领导批示文件的办理：

（1）凡明确提出办理时限要求的公文，主办科室应当按时限要求及时将执行情况报告办公室。紧急公文应当在1至2个工作日内，非紧急公文应当在5个工作日内将书面意见报送办公室。确因情况特殊不能按时办理完毕的，应当及时向办公室报告。突发事件以及国家法律、法规有规定的事项除外。

（2）对办公室分发或者翻印的上级文件应当认真贯彻。确需由我所行文作具体部署的，主管科室应当结合工作实际，请示主管领导后提出贯彻意见，并拟文稿报送办公室。

8、办公室建立执行公文处理规定的报告制度和通报制度。

9、向区卫生局、市卫生监督所报送公文为一式三份。一般公文不超过3000字。

六、公文归档

1、公文办理完毕后，应及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料整理（立卷）、归档。

2、要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

3、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

七、公文管理

1、公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

2、办公室应当建立健全本单位公文处理的有关制度。

3、上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经所领导批准，可以翻印转发。翻印转发时，应当注明翻印转发的机关、日期、份数和印发范围。不得自行转发、翻印国务院文件、国务院办公厅文件。

4、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章，视同正式公文管理。

5、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文废止，视作自废止之日起不产生效力。

6、工作人员调离工作岗位时，应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

7、不具备归档和存查价值的公文，应当经过鉴别和办公室主任批准，定期销毁。

8、印章的使用和管理，应当严格按照所有关规定执行。

（1）印章的使用：需要使用“丰台区卫生局卫生监督所”印章的公文，必须经所主要领导批准。

（2）使用印章必须在办公室登记后方可使用。

八、附则

本规范执行中的具体问题，由办公室负责解释。

本规范自2005年1月1日起施行。

×年×月×日

《监督所公文处理工作规范》来源于xiexiebang.com，欢迎阅读监督所公文处理工作规范。

第四篇：关于规范公文处理工作的通知

关于规范公文处理工作的通知

各县（市、区）卫生局，市直医疗卫生单位，局机关各科室（中心）：

近年来，全市卫生系统切实推进公文处理规范化建设，规范卫生行政行为，提高卫生行政效率，较好地发挥了公文在交流情况信息、促进卫生事业发展中的作用。但公文处理工作仍然存在一些突出问题：一是有些公文格式欠规范。有的单位制发公文，上行文、平行文、下行文格式不分，公文要素不全、不规范，有的单位以内部呈批件、白头信函向我局或上级机关报送公文，有的单位报送我局的公文未由单位主要负责人或主持工作的负责人签发或审核。二是有的单位将请示公文直接报送领导个人，有的多头分送又未注明分送情况，造成各级领导交叉批示。三是有时请示和报告文种不分，请示性公文不用上行文格式，报告中夹带请示事项。四是部分市直医疗卫生单位越级向省卫生厅和市政府报送公文。五是报请我局审批的事项预留给我局研究决策时间过短，有的直接找局领导要求即送即批，部分单位对领导批示件办理不及时或反馈办理情况不及时。为切实做好新形势下公文处理工作，规范公文管理、提高工作效率，根据《湖南省行政机关公文处理办法》和市委、市政府有关文件规定，经研究，现就有关事项通知如下：

一、规范公文办理程序

（一）规范公文报送

各县（市、区）卫生局和市直医疗卫生单位向市卫生局报送公文，严格执行“一个口子进、一个口子出”制度。除局领导直接交办的个别事项或确需直接报送审批的敏感涉密事项、重大突发事件及部分涉外事项外，一律送局办公室按程序办理，不得将公文直接报送局领导个人，更不得多头分送。不得委托外单位人员代送公文。对未按程序报送的公文，局办公室不负责跟踪办理。

报送市卫生局的公文（请示、报告）必须由单位主要负责人或主持工作的负责人签发，应采用规范的上行文格式，不得以内部呈报件、白头信函等非正式形式上报。

请示应一式三份，一事一报，并在附注处注明联系人和联系电话；报告中不得夹带请示事项。属于市卫生局职能科室职权范围内的具体问题，由行文单位直接向职能科室请示或协商处理。需要提交局领导集体研究的由局职能科室提出意见移交局办公室按程序办理。不得将市卫生局能够解决的问题越级向上行文请示。

原则上市直医疗卫生单位需要申请政府财政解决经费、市编委解决人员编制，必须由我局签署意见，以我局名义向市财政、编制部门行文申请，按程序办理。

需要以市卫生局名义行文报送市政府或省卫生厅的，须先经局对口职能科室审核、会签。如同意行文上报，再送局办公室按程序上报局领导审签后行文。

市卫生局需要以市委、市政府名义发文的，首先由局职能科室拿出初稿，经局办公室审核，送局分管领导、主要领导审查同意，签署意见后由主办科室报市委、市政府办公室按程序办理。

（二）规范公文审核

以市卫生局名义出台重大政策措施，原则上需经局长办公会议审议通过。市直医疗卫生单位以市卫生局名义制发公文，由主办单位的相应科室按照公文格式和标准起草初稿，送主办单位办公室审核，并经主办单位主要负责人或主持工作的负责人审核签字后，送市卫生局相关职能科室初审，再送局办公室审核，进入文件审签程序。涉及公民法人和其他组织权利义务，在一定时期内反复适用，具有普遍约束力的规范性文件，应按《湖南省行政程序规定》先送局法监科进行合法性审查（附件1），再送局办公室审核，经局办公会议决定、主要负责人签发、编好文号，并报市政府法制办登记编号后印发。

以市卫生局名义制发公文，主办单位须填写《郴州市卫生局代拟公文起草说明卡》（附件2），说明需要发文理由，附上代拟文稿及有关法律法规政策依据、有关职能科室协调会签意见，并提供代拟电子文稿。属于规范性文件的，还应提供起草说明书、制定依据。

（三）规范领导批示办理

原则上，市卫生局主要领导的批示件由局办公室或政工科转有关科室办理并负责督办，及时向局主要领导反馈办理情况；除重大事项外，分管局领导的批示件由局办公室转局有关职能科室负责办理或督办，并向局分管领导反馈办理情况。局办公室要经常检查有关科室办理主要领导批件情况。局办公室和有关各科室向下级承办单位转办公文时，应填写《郴州市卫生局公文转办单》（附件3），明确相关办理要求。

市卫生局领导明确要求局职能科室、县（市、区）卫生局和市直医疗卫生单位办理并报告结果的批示件，应按规定时限抓紧办理，及时报告办理情况。原则上一般公文在10个工作日内办结，紧急公文按批办时限要求办结。局领导批示多个科室办理的，主办科室要主动与其他科室沟通、协商，及时汇总上报办理情况，相关科室要积极配合。确因特殊原因需要较长时间办理反馈的，应及时向相关局领导说明，报告办理进展情况。

对局领导批请科室负责人“阅”、“参阅”“参考”等参阅性批示件，除重要事项外，科室负责人可以不回复。

（四）严格公文退文制度

公文报送有下列情况之一的，局办公室不予受理：“倒行文”的；公文质量差的；越级上报的；公文未经局相关职能科室负责人初审的；规范性文件未经局法监科审查的；格式不规范的；主办单位未由单位主要负责人或主持工作的负责人签发或审核的。

局办公室对属于非受理范围、公文要素不全、内容和体例不符合规定的公文，一律退回主办科室或主办单位，由其按规范程序重新报文。

二、提高公文办理质量

制发公文必须严格按《国家行政机关公文处理办法》规定的格式和标准执行。公文内容必须符合国家法律法规及党委政府有关文件精神。提出新的政策规定，要切实可行。公文起草要做到情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，标点正确，篇幅力求简短，人名、地名、数字、引文准确无误，相关附件材料齐全规范。

按照市委精简公文的规定，一般性公文不超过4000字；局领导在全市性卫生工作会议、重点专项工作会议讲话不超过5000字；其他会议领导讲话不超过3000字。

需要市卫生局印发专题会议纪要的各类会议，原则上市卫生局相关职能科室要安排工作人员参加，协助有关单位起草会议纪要，对会议纪要内容、格式初审把关，提供参会、缺席和请假人员名单。凡代拟公文质量不高、有明显错误、相关附件材料不齐全的，市卫生局办公室将予以退回。

三、严格控制发文数量

局领导和各职能科室要按照有关规定严格把关，尽可能减少发文数量。以市卫生局名义制发公文的事项主要包括：法律、法规、规章规定和省、市政府文件规定的事项；贯彻落实省委、省政府方针政策和市委重大决策事项以及市政府重要工作部署；贯彻落实国家卫生部和省卫生厅重要工作安排部署。处置特（重）大突发公共事件有关事项；与市直有关部门商洽工作、请示批准事项、函告情况；与外地卫生部门商洽工作。

一般性工作安排以科室名义发便函即可。

有下列情况之一，不得以市卫生局名义下发：不符合党的路线方针政策和国家法律法规的事项；不符合我市卫生工作实际，违背群众利益的事项；涉及物价收费没有收费依据或未得到相关部门批准的；没有行文依据和行文必要性、可行性的事项；上级文件已发至县（市、区）或乡镇；贯彻省卫生厅处室下发的函件；局科室职责范围内的具体工作事项；市直卫生单位对口下级指导单位发函能够解决的事项；各类领导小组会议纪要；过去已有文件规定，未出台新政策措施的事项；贯彻上级文件精神没有新举措的事项；已经开会作了布置、可以协调

议定的事项；会议文件和领导同志的讲话。

四、明确公文办理时限

局长办公会议重要专题需要形成会议纪要，原则上要求在会议结束后3个工作日内拟出初稿，5个工作日内完成审签程序。经局长办公会议审议通过的文件（送审稿），原则上根据审议意见，在会议结束后7个工作日修改完毕，送局办公室进入办文程序。

规范性文件合法性审查时间一般不超过7个工作日（不含会签时间）。文件内容涉及多个科室的，由相关科室主要负责人会签。科室之间征求意见或会签文件原则上2个工作日内会签完毕或回复明确意见，严禁相互推诿扯皮。如因特殊情况不能签署意见或按期回复的，相关科室应主动与主办科室沟通并商定回复时限，否则主办科室可视其为无异议，并据此继续办理公文，但应在发文单中说明有关情况。

市卫生局及所属单位需要请示市政府的事项，应当做好前期工作，及时上报，给市政府留出足够的研究决策时间，一般事项不少于14个工作日。市直各医疗卫生单位、县（市、区）卫生局需要请示市卫生局批准的事项，一般提前10个工作日报告市卫生局办公室或相关科室。对紧急事项，应事先与局办公室沟通说明，尽快行文、标注“紧急程度”报送。

五、严格公文保密工作

各医疗卫生单位和局机关科室要高度重视公文（包括纸质公文和电子公文）保密工作，特别是单位负责人要带头严格执行有关规定，建立健全公文保密工作制度，确保国家秘密保密安全。在报送市政府、省卫生厅、市卫生局公文时，涉及国家秘密的公文应当根据有关规定，准确标注密级和保密期限。重要保密性公文、密码电报传送，要做到专人专车。要加强电子公文传输系统使用管理，电子公文传输系统所使用的电子印章密钥盘、电子CA证书必须确定专人管理，在电子公文传输系统内严格按规定使用，不得另行他用。公文管理人员要严格按照《保密法》规定，切实履行职责，做好公文保密工作，严禁公文乱放乱传和失泄密事件发生。

六、及时清理规范性文件

根据《湖南省行政程序规定》，规范性文件有效期为5年，标注“暂行”、“试行”的有效期为2年，有效期满的文件自动失效，需要继续执行的文件在有效期满前6个月进行评估，评估后重新发布；需要修订的按制定发布规范性文件程序办理。局办公室和法监科每年6月底和12月底联合组织对市卫生局发布或以政府名义发布的规范性文件进行清理，清理情况进行公布，并送相关领导和科室处理。

七、加强公文处理业务指导

市卫生局办公室要定期对市直单位公文处理情况进行检查指导，努力提高医疗卫生单位公文处理质量和效率。同时综合分析情况，对因公文处理不当造成不良后果的视情况通报，并按规定追究相关单位及相关人员责任。

第五篇：关于进一步规范公文处理工作的通知

XXXX关于进一步规范公文处理工作的通知

为进一步规范公文处理工作，增强公文的严肃性和规范性，提高公文处理效率和质量，加强机关效能建设，现就进一步规范公文处理工作通知如下：

一、关于收文工作

1、一切来文来信，除直接投寄明确部门及个人以外，均由党政办统一签收。收文后，应认真阅读文件材料内容，分清缓急并做好登记，填写文件传阅单，由党政办负责人员提出拟办意见，及时送交党工委书记、办事处主任阅批，并根据阅批意见再转分管领导和有关部门办理。

2、传阅的文件，街道领导应及时批阅，妥善保管和及时归还，个人不得保存应归档的文件；涉密文件不得擅自复印，不准拿出办公室。

3、对领导批示的文件，党政办按领导批示尽快交有关领导或部门贯彻执行，并负责督促、检查、催办。

4、参加有关会议带回的文件，参会者应及时交党政办统一处理。

5、正式公文以外的一般资料、简报、信息、会议通知等，不纳入收文登记，可直接送相关领导和有关部门。

二、关于发文工作

1、“XXXXX文件”，主要用于党务、干部工作，由街道党工委书记签发；

2、“XXXXX文件”主要用于全局性或者主要工作部署、向上级单位请示报告、规范性文件发布等，由办事处主任签发。

3、“XXXXXX文件”，主要用于专项工作部署，由办事处主任签发。

4、“XXXXXX文件”，主要用于纪委工作部署，由街道党工委书记签发。

5、以XXXXX制发的文件，按照“谁主办、谁拟稿“的原则，由相关部门拟稿，经主管领导在政治和文字上把关，审批后交党政办公室校核；以纪工委名义制发的文件，由纪委部门统一拟稿、校核。

6、各部门报送街道主要领导审批的公文，由党政办统一处理、呈报和制发，除领导直接交办或紧急、重大事项外，均须经党政办按办文程序处理。

三、办文要求

1、各部门要按照“主题明确、情况准确、结构严谨、条理清楚、体例规范”的原则严肃办文，不得多头发文、重复发文。

2、发文内容涉及两个以上部门，由一个主办部门牵头，主动与相关部门协商，取得一致意见，并实行会签制度。

3、坚持“必需、精减”的原则，严格控制公文规格和发文数量。可以党政办名义发文的不以街道党工委、街道办事处名义发文；凡可以用口头、电话等方式处理的，则不必行文。