学院办公室人员岗位职责

第一篇：学院办公室人员岗位职责

轮机工程学院办公室人员岗位职责

（2011年4月）

一、办公室主任：

1.协助主管领导做好学院办公室日常工作，负责对办公室成员的日常管理；

2．兼任学院党委组织员工作；

3．负责学院各类公文的起草工作；

4．兼任学院信息员工作，协助主管领导做好信息化建设工作；

5.协助主管领导做好学院各类会议、活动的组织协调；

6.管理学院印章；

7.协助主管领导做好对外联络和校友事务工作；

8.协助学院领导做好人事管理；

9.协助主管领导做好学院培训的相关工作；

10.协助学院领导做好质量管理工作；

11.协助主管领导开展综合治理、消防、安全、卫生、计生、保密等工作；

12.协助主管领导做好全院教职工月（年终）考勤、岗贴申报的工作；

13.做好学院领导交办以及其它临时性工作。

二、行政秘书1：

1．协助办公室主任做好办公室日常工作；

2．兼任资产设备管理秘书工作；

3．负责学院网上公文工作；

4．兼任学院信息员工作，维护学院网站，参与学院网站建设；

5．协助组织员做好学院党务工作；

6．做好各类会议的通知；负责会议室、接待室等会议场所管理工作；

7．协助办公室主任做好教工考勤工作；

8．协助办公室主任做好校友工作；

9．做好办公用品、后勤保障用品、劳保用具的购买、管理与发放；

10．做好各类文件材料收发、报刊信件的订阅和收发等；

11．管理学院办公钥匙；房屋、家具以及设备报修、维修等；

12．做好领导交办以及其它临时性工作。

三、行政秘书2：

1．协助办公室主任做好办公室日常工作；

2．协助办公室主任做好各类活动、会议的筹备、接待等工作；

3．协助办公室主任做好对外联络和校友工作；

4．协助办公室主任做好综合治理、消防、安全、保密等工作；

5．协助培训中心做好各类培训的宣传、招生和培训管理工作；

6．做好职工福利发放工作；

7．负责会议室、接待室等会议场所管理工作；

8．做好领导交办以及其它临时性工作。

四、科研秘书：

1．协助主管领导做好科研、学科和研究生工作日常管理；

2．负责科研项目申报中的具体工作，完成学院每年度科研成果的登记和归档；

3．负责学科评估、申报时材料的填写、汇总等工作及学科日常事务；

4．负责学院学术与科技交流活动的组织与安排等；

5．研究生成绩和各种相关文件管理；

6．办理研究生休学、复学、转导师的学籍手续；

7．协助主管院长做好研究生复试及录取等相关工作；

8．协助主管院长做好研究生课程设置及指导计划的落实；

9．研究生教务管理，调度日常研究生教学（包括实验教学）、安排课程结束考试及教室落实；

10．在职研究生招生宣传及课程安排、师资落实等；

11．组织落实研究生开题、中期考核及报告和总结的汇总，研究生毕业论文以及答辩的管理和总结工作；

12．办理与发放研究生学历证书和学位证书；

13．做好领导交办的其他工作及临时性工作。

五、海上教务秘书：

1．学生证注册、制作学生名册、办理学生学籍手续；

2．协助教学院长、系主任等落实本科教学任务和教材、编排实验课表；

3．调度日常本科教学（包括实验教学）、管理调配专用教室、安排课程结束考试；

4．教学管理

（1）协调主管教学院长、教学系主任和全体教师的教学管理或教学日常工作；

（2）负责全院教师调课或更换教师的申报及送交有关部门工作，保存有关记录；

（3）负责下发选课通知，并于规定开课时间内上报开课人数不足的课程名称，并告知主管教学院长、教学系主任、教师本人；

5．接收、归档学生成绩单、制作各类学生成绩表；

6．考试环节

（1）负责全校、全院性基础课程的监考人员调配工作；

（2）负责印发考生名单和考场记录表，考场分布图；

（3）督促教师于考试后规定时间内网上上报成绩和书面提交成绩表；

（4）负责全院课程的考试成绩书面登记表的上交工作和保管工作；

7．办理学生弃考、免修、辅修等手续；

8．组织英语和计算机等级考试报名及发证工作；

9．教学检查、教学成果、教改立项、教学评价的具体工作；

10．期中教学检查、其它教学检查

（1）负责协调配合有关部门和专家组的检查工作；

（2）负责期中教学检查《学生问卷调查》收交、其它期中教学检查表格的统一保管或上交有关部门工作；

（3）负责专家组试卷抽查的教师调配工作；

11．管理教学计划、教学执行计划、课程大纲、实验大纲、教学日历等教学文件；

12．课程设计或专题设计、毕业实习、毕业设计

（1）负责收集学生《毕业实习报告》，交给教学系主任组织实习指导教师进行批改，并上交有关表格给相关部门，保存实习鉴定、报告、总结表；

（2）负责毕业设计成绩和总结表的保管和上交工作；

13．管理各类实习（航海技能训练、船舶教学实习、毕业实习）工作；

14．本科学生毕业设计、毕业答辩的管理工作；

15．办理与发放本科生学历证书和学位证书；

16．日校学生考轮机员证书的教务工作；

17．留（降）级学生成绩处理及留（降）级学生补考资料初核；

18．学院教学经费的管理与报销

19．本岗位工作材料的归档；

20．保存本岗位质量体系中要求的各种记录；

21．做好领导交办以及其它临时性工作。

六、陆上教务秘书：

1．学生证注册、制作学生名册、办理学生学籍手续；

2．协助教学院长、系主任等落实本科教学任务和教材、编排实验课表；

3．调度日常本科教学（包括实验教学）、管理调配专用教室、安排课程结束考试；

4．管理学生各类陆上实习（金工实习、校外工厂实习等）；

5．教学管理

（1）协调主管教学院长、教学系主任和全体教师的教学管理或教学日常工作；

（2）负责全院教师调课或更换教师的申报及送交有关部门工作，保存有关记录；

（3）负责下发选课通知，并于规定开课时间内上报开课人数不足的课程名称，并告知主管教学院长、教学系主任、教师本人；

6．接收、归档学生成绩单、制作各类学生成绩表；

7．安排重修课程教学工作；

8．考试环节

（1）负责全校、全院性基础课程的监考人员调配工作；

（2）负责印发考生名单和考场记录表，考场分布图；

（3）督促教师于考试后规定时间内网上上报成绩和书面提交成绩表；

（4）负责全院课程的考试成绩书面登记表的上交工作和保管工作；

9．办理学生缓考、免修、辅修、重修等手续；

10．组织英语和计算机等级考试报名及发证工作；

11．教学检查、教学成果、教改立项、教学评价的具体工作；

12．期中教学检查、其它教学检查

（1）负责协调配合有关部门和专家组的检查工作；

（2）负责期中教学检查《学生问卷调查》收交、其它期中教学检查表格的统一保管或上交有关部门工作；

（3）负责专家组试卷抽查的教师调配工作；

13．管理教学计划、教学执行计划、课程大纲、实验大纲、教学日历等教学文件；

14．课程设计或专题设计、毕业实习、毕业设计

（1）负责收集学生《毕业实习报告》，交给教学系主任组织实习指导教师进行批改，负责登记陆上实习和现场教学的成绩，并上交有关表格给相关部门，保存实习鉴定、实习报告、实习总结表；

（2）负责毕业设计成绩和总结表的保管和上交工作；

15．本科学生毕业设计、毕业答辩的管理工作；

16．办理与发放本科生学历证书和学位证书；

17．延期毕业学生成绩处理及延期毕业学生重修资料初核；

18．本岗位工作材料的归档；

19．保存本岗位质量体系中要求的各种记录；

20．做好领导交办以及其它临时性工作。

第二篇：办公室人员岗位职责

办公室人员岗位职责

一、人员岗位编制及职责：

办公室共设人员编制14人，办公室主任1人，副主任1人，秘书1人，档案管理员1人，文员2人，接待服务2人，综合管理员1人，保洁员1人，司机4人。

二、岗位职责

（一）办公室主任

略

（二）办公室副主任

略

（三）秘书

岗位职责为：

1.负责外来公文、信函的收进、登记、编号、呈批、传阅、收回、存档工作。

2.负责公司信件、邮件的寄送，报刊的征订及管理工作。

3.负责董事长办公室档案的收集、整理、统计、保管工作。

4.负责公司电子文档保存及各种政策、信息的收集、整理归档工作。

5.负责公司各种会议的通知拟制、记录及会议纪要的整理、分发传阅工作。

6.负责公司大事记的搜集、整理、汇编、撰写工作。

7.负责董事长、总经理处的来信、来电、来访的接待及处理工作。

8.协助办公室副主任筹备公司重大活动、会务安排及来宾接待工作。

9.负责董事长办公室区域日常保洁和管理工作。

10.负责车辆油卡的管理工作。

11.负责公司快递的发送、登记工作。

12.负责公司、领导邮件的查阅、处理工作。

13.完成领导临时交办的其他任务。

（四）档案管理员

岗位职责为：

1.负责对档案材料的搜集、鉴别、整理、管理工作。

2.负责印鉴管理工作。

3.负责档案室的安全保管工作。

4.负责编制档案的目录、卡片、索引等工作。

5.严格执行《文书档案室档案管理的制度》，按制度开展档案资料的借阅登记、归档工作。

6.负责做好档案资料的保密工作。

7.负责制定档案室的管理制度工作。

8.负责做好档案室的日常清洁工作，保持档案室空气流通，做好防潮、防火、防虫、防盗工作。

9.负责集团传真的接收、登记、处理工作；

10.完成领导临时交办的其他任务。

（五）文员

岗位职责为：

1.负责办公室档案管理工作；

2.负责公司（各部门）文件资料的打印、复印、登记、装订工作。

3.负责传真收发与登记工作。

4.负责办公室文字类工作。

5.负责公司的证照年检工作。

6.负责办公室外办事务。

7.完成领导临时交办的其他任务。

（六）综合管理员

岗位职责为：

1.负责报纸的收进、登记、分发、保管工作。

2.负责公司网络、办公设备维护（侧重于三楼）

3.负责公司各类图片制作、图片处理工作；

4.负责来客参观时各部室门、灯的准备工作；

5.负责来客来访拍照及影像资料的整理工作；

6.负责各种会议、活动的拍照、摄像工作以及照片的整理、存档工作；

7.负责各部门资料的传接及打印工作；

8.负责四楼KTV及四楼会议室的日常管理工作；

9.负责办公室电源的关闭工作。

（七）接待服务

岗位职责：

1.负责董事长、总经理处的服务性工作（主要日常茶水、三餐、下班后董事长处的各项接待服务工作）

2.负责各项会务的准备工作。（包括宣传册摆放、茶水水果、笔纸、餐巾纸、桌椅的摆放等准备工作）

3.负责董事长、总经理处来访人员的接待服务工作（主要为茶水准备）

4.负责接待使用水杯的消毒工作（根据实际情况，要求每月至少两次）。

5.负责总经理办公室、三楼会议室卫生清洁工作及三楼会议室的日常管理工作。

6.负责三楼活动室的管理工作。

7.负责保洁人员的卫生检查、监督工作。

（八）保洁员

岗位职责：

负责董事长、总经理、副总经理及公共卫生区域的卫生清洁工作。

（九）司机

岗位职责：

1．服从主管领导调度，完成出车任务；

2．服从车队队长的日常管理；

3．坚持行车安全检查，每次行车前检查车辆，发现问题及时排除，确保车辆运行；

4．安全驾驶，正确执行驾驶操作规程；

5．每次出车后，如实详细填写行车记录；

6．车辆用毕后，车辆停泊在指定位置，锁好方向盘、门窗等；

7．做好车辆的维护、保养工作，保持车辆常年整洁和车况良好；

8．认真填写车辆档案，对车辆事故、违章、损坏等异常情况及时汇报，写好情况汇报；

9．单独为公司领导出车时，兼有驾驶员和警卫员、服务员职责；

10．严格执行公司各项规章制度；

11．完成上级交办的其他临时性工作。

第三篇：办公室人员岗位职责

办公室主任岗位职责

1、在总经理直接领导下，贯彻执行公司规定的各项管理制度，保证公司各项行政事务工作的正常开展。

2、负责各部门人员的考勤、工作监督，包括：检查监督各个部门工作。直接负责打字员、档案员（文员）、汽车司机、保洁员及炊事员的工作质量、服务态度和工作进度。

3、做好公司员工的培训及考核工作；规范本部门的服务，提高员工素质及操作技能；协调各个部门之间的工作安排，并对他们进行绩效考核。

4、负责执行公司的考勤制度，监督全体员工上下班按要求签到、签退。

5、根据公司发展需要，负责做好新员工的招聘、实习、转正工作；负责劳动合同的签订，人事档案的建立和员工的奖惩、辞退工作。协助总经理实施公司人才队伍的建设工作。

6、印发公司各类通知、文件和规章制度；传达召集各类办公会议，并做好会议记录；做好上传下达、下情上报工作,深入调查研究,发现问题及时向领导汇报。

7、搞好公司用电、用水、电话、通信等管理工作，教育员工养成为公司节约每一度水、每一度电的良好习惯，做到节省行政开支。

8、根据总经理要求起草公司组织结构和管理体系、相关的管理、业务规范和制度；将公司内部管理制度化、规范化。

9、编制本部门各项工作流程；制定本部门的管理规章制度及奖罚措施；

10、制定本部门的工作计划。

11、协助总经理推进公司企业文化的建设工作；开展企业形象宣传活动。积极做好公司员工培训和计划生育等工作;严格保守公司商业秘密。

12、负责办理公司办公用品的采购、发放与管理工作。

13、负责公司网站平台的筹划、建设及公司形象的设计和推广实施。

14、指导安排公司员工的文化娱乐活动，深化各员工团队协作思想。

15、完成领导交办的其它工作。

办公室文员工作职责

1.接听、转接电话；接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3.负责总经理办公室的清洁卫生。

4.做好会议纪要。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6、收发各类文件、信函；做好报刊杂志的征订和分发工作，编制收集各部门有关资料、会议记录等交档案室存档。7.做好公司宣传专栏的组稿。

8.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

9.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

10.社会保险的投保、申领。统计每月考勤并交财务做帐，留底。管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

13.接受其他临时工作。

第四篇：办公室人员岗位职责

办公室人员岗位职责

1、办公室主任岗位职责

1、负责局办公室全面工作。

2、组织制订办公室工作计划，做好本室人员的思想政治工作。

3、全面掌握局系统情况，了解基层工作动态，及时向局领导反馈和提出建议，当好局领导参谋。

4、负责全局人事、劳动工资。

5、负责文件审核、把关及处理。

6、负责局对外重大接待工作。

7、协助局领导抓好机关行政管理等各方面情况。

8、完成局领导交办的其它任务。

2、办公室副主任岗位职责

1、协助主任做好办公室的各项工作。

2、负责党务、纪检工作，承办本局党员领导干部民主生活会及本局政治学习计划安排。

3、负责局办公室场所调整、装修、机关环境布置、清洁卫生安全保卫工作。

4、组织起草本局的综合性工作计划和工作总结等重要文件。

5、组织安排各种会议和重大活动。

6、分管车辆、通讯、设备等固定资产和办公用品的购置、调配、发放、维修、保管、报刊资料订阅工作。

7、负责对外接待事务、处理群众来信来访工作。

8、负责后勤保障工作。

9、完成领导交办的其它任务。

1、协助主任完成各部门职位分类、人事任用、考核考绩、职务升降、人员交流、培训等工作。

2、具体办理调干、增干计划及干部、工人调动手续、人事报表的统计报送。

3、承办本系统职称改革具体工作。

4、具体办理局系统各单位干部职工辞退、辞职及离退休手续。

5、负责全局工资套改、社会保险和医疗保险工作。

6、负责全局人事档案收集、整理、保管工作。

7、承办计生管理工作。

8、负责离、退休老干管理工作。

9、做好保密工作和督办工作。

10、负责全局电脑办公自动化组建及电脑化办公日常管理工作。

11、负责全局电脑维护及人员电脑培训工作。

12、完成领导交办的其它工作任务。

3、办公室文秘岗位职责

1、负责召开的各种会议的记录工作，撰写有关会议纪要。

2、草拟局工作计划、工作总结、重要文件、会议材料等，审核各部门草拟的局发文稿。

3、负责办文（人大、政协议案）的督办工作。

4、负责收集掌握工作动态，做好对外宣传和通讯报道工作。

5、协助做好党务、政务、事务工作。

6、协助做好对外接待事务和后勤管理工作。

7、完成办公室领导交办的其他工作。

4、办公室档案员岗位职责

1、负责文件的签收、登记、呈办、督办及来信来访工作。

2、定期处理文件资料。

3、负责电话接听及来信来访登记处理。

4、做好保密工作。

5、协助做好局共青团组织的日常事务工作。

6、完成办公室领导交办的其它任务。

1、对全局基建、文书档案进行收集、整理、立卷、归档、保管、提供利用。

2、协助各科室做好业务档案管理工作。

3、按规定向档案馆移交进馆档案。

4、完成办公室领导交办的其它工作。

5、办公室文印员岗位职责

1、负责文件资料打字、校对、复印、装订。

2、负责电脑、打印机、复印机的清洁、保养及维护。（物业

1、做好局长办公室及各科室清洁卫生，每天早、晚各打扫一次。

2、做好会议室保洁工作，保证会议室开会期间的茶水供应。

3、做好报刊、杂志、信件等资料的收发工作。）

6、车管员岗位职责（司机）

1、遵守交通规则，安全行车。

2、遵守局车辆管理规章制度，做好车辆日常养护，动用车辆须经领导批准。

3、遵守作息时间，随叫随到，服从调度，保障全局办公用车。

4、保管好车辆维修工具。

5、按时做好车辆年检工作。

6、局领导司机应做好相关保密工作。

第五篇：办公室人员岗位职责

办公室主任：主要职责

（1）负责公司办公室对内、对外发函、申请、通知等文件的起草；

（2）负责安排公司日常后勤工作，包括车辆、绿化、环境卫生、会务、接待、办公用品等，为各部门做好服务工作；

（3）协助公司各种管理规章制度的建立、修订及执行监督；

（4）协助建立公司行政办公费用的预算并控制行政办公费用在预算内执行；（5）配合公司进行企业文化的建立；

（6）作好领导的参谋，及时为公司领导提供信息和建设性意见；

（7）督促有关部门及时完成公司各项工作，并将监督情况及时反馈给领导；（8）负责公司对外联系、宣传工作；（9）负责本部门员工的评估与考核；（10）完成领导交办的任务。办公室文员：

1.接听、转接电话；接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3.负责总经理办公室的清洁卫生。4.做好会议纪要。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6.负责传真件的收发工作。

7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8.做好公司宣传专栏的组稿。

9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。统计每月考勤并交财务做帐，留底。管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。16.接受其他临时工作.