几种常见的店员培训形式

第一篇：几种常见的店员培训形式

几种常见的店员培训形式

一对一店员教育

适合于：

医药代表日常拜访

店里来了新店员

个别店员对产品有异议

方式：

一对一沟通

避开营业高峰期

选在柜台前或药店一角

小型店员教育会议

方式：

前提：取得药店经理的支持

参加人员：全体店员、柜组组长、驻点药师等时间：上午上班前

形式：多媒体、资料发放、有奖问答 要点：

时间的选择尽量争取全体店员都空闲的时候会议形式注重互动性

时间以30分钟为宜，并发放小礼品有奖问卷

方式：

设计产品问卷请药店店员作答并给予奖励可选择单个目标市场或整个市场统一进行 奖励分类

可以变通知识问卷形式

要点：

一定要附产品知识介绍

问卷的发放和收回

礼品的签收

店员联谊

方式：

准备节目

与店员联欢

穿插产品知识

和有奖问卷结合发放礼品

要点：

精心筛选节目、尽量使气氛活跃

事前选择核心店员，确保其对产品加以好评联谊是店员教育的载体，目的是教育新产品认知推广会

方式：

适用于产品上市之初

集中区域市场目标柜组组长、驻点药师

以多媒体的形式讲解产品知识

结合卖场管理知识培训

礼品发放

要点：

以点带面，即以接受力和影响力较强的店员（即柜组长），带教其他店员其他店员教育要跟上

快速与目标药店店员达成默契，统一认识（郁金）

第二篇：店员培训

（二）店员的培训

培训的内容主要有以下几个方面： 1)企业知识

2)产品知识：自己产品、竞争产品的特点、卖点。3)自信心、积极的思维、工作态度培训； 4)销售礼仪，销售技巧；

5)自我管理：时间、目标、行动、绩效。6)顾客购买心理与购买行为知识。7)工作责任、工作规范。8)各项管理制度。3.5.2店面物品筹备

通常包括：办公用品及办公设备、消防设施、装饰用品如沙发、电视柜、桌椅等、电视、DVD等。3.5.3开业典礼策划

（一）预期目标

1)使开业的消息得到广泛的传播，吸引更多的目标消费群体来参加此次活动；

2)加深格思特魔块背景墙在消费者心目中的印象。

3)不管是从前期策划还是从后期执行上，都要力争做到使这一开业庆典达到空前轰动的效果。

4)增强内部员工对公司的信心。

5)在同行业中做到后来者居上，成为行业内又一匹黑马。

（二）开业庆典的主题

一个好的主题不仅是这场活动是否成功的关键因素，而且对于活动所产生的效应也有着至关重要的作用。

（三）时间的选择

尽量选择在周六、日，因为在这个时间，容易邀请到更多的嘉宾及朋友，并且在周末对吸引人气而言也是很有优势的。

（四）媒体的选择

1)在当地影响力大的电视或报纸上刊登广告； 2)传单与店面POP报纸；

3)邻近街区及市区主干道悬挂布标宣传。

（五）开业典礼仪式的准备 1)店外

a.门外设置大型拱门

b.店前设立大型主题展板，发布活动主题 c.楼体悬挂巨型彩色竖标 d.门口用气球及花篮装饰 2)店内

a.门口设立明显标示总部LOGO的接待处，向入场者赠送活动宣传品、礼品及纪念品。

b.顶端悬挂POP挂旗。

c.店内相关区域设立休憩处，配备服务人员进行礼品和宣传品的发放。d.店内相关位置设立业务宣传台，摆设相关礼品、宣传品、纪念品，并提供咨询服务

e.现场相关工作人员进行宣传单的发放。

（六）促销活动

1)开业庆典期间一般都会进行相应的促销活动，比较常用的促销方式有：打折降价、赠送礼品、抽奖等。

2)开业庆典应全程拍照、摄像。应派相关人员在开业庆典期间进行全程跟踪拍摄，并将相关影像资料回传公司总部备案。

第三篇：常见公文形式

（一）会议纪要

【重点】一般分为三个部分：标题、正文、落款。1.标题。标题一般为《会议纪要》，或者前面加上机构名称或时间，如《培训部19日会议纪要》； 2.正文。正文（空两格）包括：

（1）具体情况介绍。包括召开会议的时间、主持者；（2）会议认为。包括会议上提出的一些问题、现状等；（3）会议强调。将会议中的重点内容进行强调；（4）会议要求，会议决定。会议的具体精神，也就是召开会议的目的，以及会议的决策（有时有，有时没有）。按照“一要、二要”的逻辑顺序写出来。3.落款。包括参加会议人员的名单及日期。

（二）汇报纲要

• 汇报提纲一般分为标题、正文、落款三个部分。

1.标题。一般有两种写法:常见的是公文写法,如《关 于税收工作情况的汇报提纲》、《关于新〈征管法〉实施情况的汇报》;另一种是直接式写法,如《“双评”工作情况汇报》、《税收征管改革进展情况汇报提纲》

汇报提纲一般分为标题、正文、落款三个部分。2.正文。大体上分成两个层次:一是前言,二是主体。前言主要介绍汇报的目的、原因或概括工作的总体情 况、得出的有关结论等;主体部分介绍具体工作情况、主要成绩、存在的问题、工作经验、下一步打算等。正文的格式没有统一的要求。

3.落款。汇报单位的名称可写在标题下面,也可以放在 文末,与成文时间并行。

（三）情况反映

【重点】概括现状、提出问题/原因、提出解决措施。情况反映没有严格的格式。有的时候可以直接写，有的时候 分为标题、正文、落款三个部分。

1.标题。标题一般为《情况反映》、《关于XX（具体情况）的情况反映》《XX（部门名称）关于XX（具体情况）的情况反映》；

2.正文。称呼（可以有，可以没有），具体看向哪个部门反映情况。基本按照概括现状、提出问题、影响（消极、积极）、原因【究其原因】、提出对策【针对此„】为主； 3.落款。

（四）整改通知

【重点】一般分为三个部分：标题、正文、落款。1.标题。标题一般为《整改通知书》；

2.正文。正文包括（1）称呼，也就是整改通知书要下发的单位；（2）下发整改通知书的原因；

（3）下发整改通知的依据、条例、规定；（4）明确的整改要求；（4）惩罚规定。【类似于行政命令】 3.落款。落款为发文单位的名称，及发文时间。

（五）倡议书 【重点】正文主要包括：

●现状概括（关键在于现存问题的概括）；

●发出倡议；

●提出有感染力的要求或对策；

●落款（包括发布倡议书的机构名称及时间）。

（六）决 定

【重点】一般分为三个部分：标题、正文、落款。1.标题。标题一般为《XX（具体机关单位）关于XX（具体情况，事件）的决定》；

2.正文。正文包括（1）称呼，也就是决定下发的单位；（2）决定事由、原因；（3）决定的内容。

3.落款。落款一般是发文单位的名称，及发文时间。

（七）公开信

【重点】一般分为三个部分：标题、正文、落款。1.标题。标题一般为《公开信》或《XXX（发布公开信的单位名称）公开信》，或《致XXX公开信》；

2.正文。正文就是公开信的主要内容，视具体的题目而定；

3.落款。落款一般是发布公开信的单位的名称，及发文时间。

第四篇：OTC店员培训

OTC店员培训

不同类型顾客的判断及接待技巧

一、怀着不同购买目的的顾客接待技巧

1、探价顾客的接待方法

探价的顾客就是指那些摆出要买药的架势，却又无心购买的顾客。以下几个例子中的顾客就是属于探价的顾客： 例一：

一位中年妇女漫步走入药店里，在儿童药品柜台前久久流连，一会儿低头看看柜台内的药品，一会儿倾着头，好像在考虑什么似的。当店员走到她的身边打招呼说：“您好，这些都是儿童常用的药品。”那位顾客也不答话，快步离开了这个柜台。

那位顾客没走几步，又停留在保健品的柜台前，又开始翻看那堆促销宣传品。店员见状，又走过来招呼说：“是要给孩子买点什么吗？”话没说完，那位顾客扔下一句“随便看看”就快步离开了。例二：

一个顾客正在挑选一种妇科炎症用药，店员热情地介绍说：“小姐，这种妇科千金片是一种纯中药制剂，它治疗妇科炎症的效果非常好，是个老牌子了，相信用了之后一定会满意的”。

顾客回答说：“哦，不过我想它服用起来有些不方便……”。

店员赶紧答话：“不会的，别的消费者反映都很好的，另外这儿还有千金胶囊，每次只服两粒就够了！”

顾客犹豫了一下：“是蚂？我还是看看吧。”说完，顾客径直走出店去了。例三：

一元复始，万象更新，药店好不容易又盼来了一个春节，送礼的旺季又来了。这时，我们可以在许许多多的药店看到这样的一幕—— 顾客：“我准备买点保健品送礼……”

店员赶紧问：“那您看这种怎么样？它包装精美，而且特别合算……” 顾客答到：“哦，这种嘛……不错！但好像便宜了一点。”

店员接过话：“您甭着急，我们店还有贵一点的，这……这一种您一定会喜欢，它只卖298元一盒”

顾客说：“看起来是好一些，但好像太贵了一点” 店员说：“那您准备买什么价格范围内……”

顾客接过话：“我还是看看吧！”说着转身走出了药店。

在上面这三个例子中，顾客们都是一副有心无意、犹豫不决的样子，最后买卖都没有成交。站在店方的立场上来看，以探价为目的的顾客不但让人感到可惜，有时还会使人感到气愤难平。

可是如果我们反过来想想，如果一个店里没有几个探价的顾客，结果又会如何呢？药店门可罗雀、冷冷清清，那么真正的购买药品的顾客也不会上门的。在商业中有一种现象叫“马太效应”，即越是人流多的药店大家越是愿意挤进去看个究竟，越是抢手的东西越想自己也得到，而越是冷冷清清的药店越是不愿进去。我们把这种现象称之为“顾客招徕顾客”，考虑到这一现象的存在，探价的顾客对于一个药店来说实在是不能忽视，更不能够对他们采取歧视或厌恶的态度。这种探价顾客的川流不息对于药店有很大的益处，今天顾客来上门探价，说不定明天或者后天他就会回来购买。所以说探价的顾客就是潜在的购买者，他们至少比其他过门而不入的顾客有希望得多啊！

因此对于上述三个例子中的情形，我们应当采用的处理方法如下： 例一的处理方法：

如果顾客走进店里，店员急躁地上前招呼的话，很容易导致前述的后果，因为顾客都希望有一段时间在不受任何人打扰的情况下，自己比较和选择所要买的药品，即使他不了解也希望在浏览中尽量增加自己的认知。

所以最好的办法是，先让顾客在轻松自由的气氛下随意浏览，只有在顾客对某个药品表露兴趣或中意的神情时再进行接触，适时、适当地提供专业方面的讲解或咨询服务。并注意礼貌用语，如：“您好”、“欢迎光临”、“请慢慢看”等等。

要注意：过度的纠缠或不断地解说容易令顾客厌烦，使本来有意购买的顾客也变成“探价顾客”。例二的处理方法：

药品说明时应该针对顾客的需求来介绍，只有在把握了顾客的需求，才能有针对性，有重点地加以介绍，否则再热心，花再多的时间解说也引不起顾客的兴趣，更别说他们掏腰包购买了。当你费尽口舌解说，顾客还是犹豫不决时，不妨简单询问一下患者的症状，然后围绕这一话题展开药品的药效介绍。记住：店员应该是“大病当参谋，小病当大夫”。例三的处理方法：

就药店而言，药品的品种最好是应有尽有，如果药店不是很大，最好应季节或根据需求的变化，及时采购适销的药品，以给顾客更多的选择机会。

对于没挑好的顾客，你最好说：“您自己慢慢挑”或“明天中午前一定帮您准备齐全”等，千万不要轻言拒绝。

2、购买特卖品的顾客及其接待方法

药品虽然是特殊商品，主管部门对其促销活动有严格的规定。但促销是一种重要的宣传方式，其中在国家规定允许范围内的阶段性的特卖是促销的一种重要形式。而相当多的冲着这个目的而来的就是属于购买特卖品的顾客。下面就是购买特卖品顾客的几种常见的情况： 例一：

一个在抢购人群中挤得大汗淋漓的顾客问店员：

“师傅，你们这还有没有比这包装好一点的了？这盒包装有点坏了……” 店员答道：“您就不要挑了，都这么便宜了，您还计较什么！” 顾客还是不甘心，又问：“没有比这一盒稍微好一点的了吗？” 店员回答：“你没看我都忙成什么样了，等会再说吧。” 例二：

一位顾客匆匆忙忙地闯进店内问营业员：“你们在广告里说今天早上有免费赠送的„某某壮骨粉‟在哪儿呀？”

店员回答说：“你问那个呀？已经送完了？”

顾客显然对店员的这种回答的态度不很满意，追问道：“你们不是刚刚开门营业吗”怎么这么快就送完了？”

店员丝毫没有在意顾客的不满，说：“没错呀！但是谁不想得到不要钱的东西呢？一大早就有许多顾客等在外面了，等到门一开，他们一涌而入……” 顾客似乎不很相信：“真的吗？那你们到底准备了多少？” 店员只敷衍了一句：“送了很多啊”，然后就一个劲地开始推荐其他的保健品了。顾客扔下一句：“我对这些不感兴趣”，转头就生气地走了。在上面两个例子中，交易之所以不成功主要是因为店员没有能够掌握购买特卖品的顾客的特性。

店方之所以举行打折特卖和赠送活动，其目的主要是通过让利给顾客来答谢平日里光临的老顾客，同时也借这个机会与一些新顾客结缘，以求他们下次能够上门购买药品。

在上面的两个例子中，我们店员的态度都是很差劲的，他们不但不感激顾客的惠顾，反而摆出一副高傲的脸孔，好像赠送特卖品给顾客是让顾客占了便宜似的，这样一来顾客普遍会有上当受骗或被愚弄的感觉，心中会老大的不高兴。

如果在特卖活动中让顾客不高兴，不仅那位顾客会产生反感，还会把这种反感的情绪传染给他的亲戚朋友，这样不仅会使药店丢掉许多顾客，甚至还会招来投诉和新闻媒体的介入，与其这样，这样的活动还不如不办的好。

既然已经办了让利酬宾的活动，就要充分地利用这次机会将顾客牢牢地吸引住，不仅仅只做一、二次生意，而要让他们成为我们药店的长期的固定顾客。因此，针对上面列举的两个例子，我们可以采取下面两种方法来接待： 例一的处理方法：

店员应当对顾客说：“对不起，这盒上刚好有点破损，您如果能稍等一下，让我帮您找找这里面有没有好一点的。”

另外，在酬宾活动中要尽量避免使用诸如“便宜”、“*卖”等字眼，这些词语容易让顾客产生便宜没好货的联想。例二的处理方法：

在让利酬宾期间的药品的名称、价格及馈赠数量应当在广告宣传上标明，或者张榜公布于店门前，让顾客心中有数。如果货物售完了，店方一定要立即贴出“感谢惠顾，货已售完”的海报，以免破坏顾客的情绪。

3、代人购药的顾客的接待方法

许多顾客购药并不是为自己来买，而是受人之托专程替他人购药，或者是顺便帮别人捎带购买的，这种顾客称为代人购药的顾客。此种顾客一般有如下几种表现： 例一：

一个母亲责怪孩子：“您这孩子，都几点了，让你买点东西怎么用了这么长的时间？”

孩子委屈地说：“妈妈，我说了几次买某某药，但是买药的阿姨却不理我，别的大人后到，阿姨却先卖给他们。”

母亲生气地说：“那好，下次咱们再也不去那家药店买药了！” 例二：

一个顾客问：“您好，我是某某装饰公司李经理派来的。我们经理在这里熬的汤药好了么？”

店员回答说：“哦，是李经理的啊？请您稍候，我就去拿，哎，小刘啊-把李经理的汤药拿过来，有个打工的在这里等呢！”

店员这一叫，店里的客人都把目光投向了这个顾客，他不好意思低下了头，接过汤药逃也似的走了。

跑腿的顾客一般不是孩子，就是亲朋好友，他们如果处于弱势地位，就不希望被人冷落在一旁。不管跑腿的顾客是何等身份，顾客都是信任他才要他跑腿，这种顾客兼有自己和物主的双重人格。因此，对于跑腿的顾客万万不可轻慢，不然的话就是同时得罪了两个顾客。店方除了要慰劳跑腿的顾客“辛苦了”之外，还要通过跑腿的人对物主说一声“谢谢”。

例一的处理方法：

在各种跑腿的顾客中，对于小顾客尤其要和蔼、亲切。因为每个孩子都是父母的掌上明珠，是最受不得欺负的。如果小孩来取的是小件药品，一定要替他包好，嘱咐他拿稳当了。必要时要专门写在纸上，让他将药品与清单一并带回家。如果当买东本的顾客很多时，要鼓励大家给小孩予以特别的照顾。找回的零钱要仔细包好让小孩子带回去，以免让他的家人以为店里差了他的钱。例二的处理方法：

“打工”这个词虽无贬意，但许多人是不喜欢别人在公共场所这样称呼他们的，因为这会使他们产生低人一等的感觉。

不管对方身份如何，即使是个乞丐，只要他是到药店里来买东西的，都是药店的顾客，都是药店的上帝。天下的钱都一样有用，跑腿的顾客也是顾客，我们应当尽量客气、有礼貌地、尊敬地称呼他们。

4、压价顾客的接待方法

我们大多数药店店员都很有感受，有的顾客生来就有压价的天性，而且精于压价，正因为她们对于自己的能力深信不疑，并常常为此而沾沾自喜，所以她们常常乐此不彼。

最近国家主管部门明文规定：除特殊规定的药品价格由国家制定，并且只确定最高价，其余品种可以自行定价。随着药品市场竞争的加剧，现在许多地区的药店已经开始可以讲价了。

压价型的顾客有多种，但总的来说可以归结为以下几类：

其一，为温柔一刀型。比如说在考虑一番后作委屈状说：“没办法了，只好将就这个吧，能不能便宜一点呢？”

其二，是当头棒喝型。他们认为店方理所当然要减价，天经地义，所以他们开口就是：“怎么样？那你打多少折呢？”

其三，是施恩型的杀价法。顾客摆出一副可怜的样子说：“经理呀，你也要替我想想吧，我特地从那么远的地方跑到你这里来，好列你也要优惠一点吧！” 其四，是软硬兼施型的。顾客说：“这一条街上那么多家药店我都没有去，直接就上你这家，冲这点你也应该少算一点才是啊！”

其五，是理解体贴型。顾客甚是深明大义：“经理，你不要说了，我也知道现在生意难做，也不好意思再要你打八折，但是我今天带钱不多，你看能不能打个九折呀！”

其六，是牵制型杀价法。顾客利用其他药店的价格来逼你让利。

比如说，一个顾客在柜台前故作惊讶地嚷到：“哎呀！你这里怎么这么贵呀，18块一盒，前面一家才17块4，对面一家也只17块6，这样吧，我也不要你降得太低，17块5总可以吧！”

其七，是笑里藏刀型的。顾客自言自语地说：“不降价没关系，我顶多到别处去买罢了！”

其八，是低姿态的杀价法。顾客很是通情达理：“经理，实在不好决思，浪费了你这么多的时间，今天我的手头刚好就带那么多的钱，如果你能17元卖我就买了。”

上述这“杀价八部”一般是不受药店欢迎的，管它温柔也罢，强硬也罢，到头来都是想少付些钱的，大多数店员心中只有一个感受：难对付！

其实药店应该欢迎杀价的顾客，因为他们正是有心购买你的药品才会开口还价，还价是购买的前奏，所以药店一定不能对这些杀价的顾客敬而远之。

其实杀价的责任也不能全推给顾客，目前媒体对关于虚高药价的报道此起彼伏，顾客普遍认为厂家或药店的价格“含水量”太大，不“拧一拧”只有自己吃亏。另外，顾客也没有了解到店方的诚决，双方不能取得相互信任。

如果店方制订的价格是合理的，那么不管杀价的顾客使出何种招数，店员都要以一贯的态度郑重地、有礼貌地回绝，其实，一旦顾客了解了店方的诚意后，自然会知道再怎么杀价也于事无补，往后不但不会杀价，而且会更加信任这个药店了。

第五篇：常见会议形式介绍

常见会议形式介绍

一、办公会议

办公会议是行政机关、企事业单位为商讨问题、决策事项或布置任务而召开的会议。一般有两种形式：一种是参加人员职位较高，以讨论、决定重要工作为主，可进行常规性决策，具有一定权威性，如山西煤业股份公司安全生产办公会议、青奥会知识产权保护办公会议等等。另一种是部门召开的讨论日常工作的会议，以执行为主，常常定期召开，又称为“业务会”或“例会”。

办公会议的时间、地点、人物相对稳定，文秘人员可从容地、有计划地安排，但需注意以下事项：

1．会议安排需报主管领导审批。

2．会场布置以简洁为主，注意整洁、安静，用品齐全，无须过多点缀。3．扩充与会人员时，应事先拟出名单，报主管领导同意后及早通知，以便做好准备。

4．办公会议的议题宜集中、具体，每次会议的议题不应不多，但力求解决。5．对会议讨论和决议事项要及时以会议纪要的形式印发，加强督促检查，及时向领导反馈信息，保证会议精神落到实处。

二、代表会议

代表会议是指由各级各类组织的广大成员推选产生出的代表所召开的会议。代表会是国家机关、企事业单位、社会团体实行民主管理的基本形式，它有权做出重大决策，通过或批准法规、章程等。代表大会的正式代表必须在会前依法选举产生，根据会议需要，经主席团提议，常务代表通过；列席代表只有发言权，没有选举权和表决权；应邀出席的来宾和记者只有旁听的资格。

召开代表会议需注意以下事项：

1．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效。文秘人员应准确核对人数，保证大会决议的合法性。

2．代表会议的议题往往来自有关部门的议案和代表的提案，文秘人员要认真做好收集、登记、分类、整理和送审、立案的工作。会议结束后，应根据会议领导者的批示或意见，做好交办、转办、承办、催办和答复的工作。

3．会场布置必须庄严、隆重，有些会议还应采取严格的保卫措施。

4．做好选举、表决工作的准备，如选票、票箱的制作，工作人员的选派，划定投票区域、路线等。

5．跨地区的代表大会，应安排好代表的接送、食宿、交通、保健等事宜。

三、联席会议

联席会议是指没有隶属关系但有工作联系的单位或部门，为了解决某一问题，由一方或多方牵头，定期或不定期召开的会议。它是在充分发扬民主的基础上，由会议各方达成共识，形成具有约束力的会议意见，用以解决矛盾，或是协调关系、沟通信息。

召开联席会议需注意以下事项：

1．联席会议至少由一方主动牵头召开，牵头方往往为工作主要方，因而要承担更多的组织、协调、会务、经费等义务，但不能因此而享受更多的权利。2．联席会议的时间、地点、议题、与会人员等，应由牵头方和与会各方在平等、协作和互相尊重的基础上协商确定，任何一方都不能把自己的意愿强加于其他各方。会议召开时，应由各方轮流或联合主持。

3．参加会议的各方代表，应由有决定权的、能充分表达组织意见和态度的负责人或由负责人授权的代表出席，以免会议议而不决、决而不行。

4．联席会的最低效果是各抒己见、互通信息、相互了解；最高效果是达成共识。如果能达成共识，可以“意向书”、“协议书”、“会议纪要”或“会议公报”等书面形式确定并巩固。

四、座谈会

座谈会是政府机关、企事业单位和社会团体为收集信息、征求意见、调查研究而邀请有关人员进行的访谈。它侧重于与会者之间的交流讨论，气氛较为轻松、亲切。座谈会的成功与否，很大程度上取决于主持人的水平、引导和组织艺术。

召开座谈会需注意以下事项：

1．座谈会以小型为主，人数以七八人至二三十人为宜。人数过少，缺乏代表性，影响讨论；人数过多，影响发言面和发言质量。

2．要根据座谈会的主题，有针对性地、有目的地邀请有关人士参加座谈。被邀请参加座谈的人要有代表性，能独立思考、敢于发表意见。

3．座谈会的时间不必严格规定，话多则可适当延长，话少或无话可说即可结束。

4．会场可准备一些茶点、饮料，可边吃边谈，使气氛轻松活跃，以达到与会者畅所欲言。

五、新闻发布会

新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。其主要特点，一是互动性强，即会议主持人与记者相互问答，沟通活跃；二是信息传播迅速，扩散面广，社会影响大。

（一）新闻发布会的类型

根据新闻发布会发布的内容大致可以分为发布消息，说明活动（如企业推出新产品、企业经营方针的改变），解释事件（如企业产品质量出现了问题，企业出现了重大事故等）三种类型。

（二）新闻发布会的程序

1．签到。在接待处签到，接待处最好有组织的某位主要人物出面迎宾，以显示出组织对活动的重视，给来宾及记者们留下好印象。

2．分发会议资料。应发给每位来宾一个事先准备好的资料袋，其中有：新闻发布稿、技术性说明资料（必要时发放）、发言稿以及会上要展示的产品或模型的照片。

3．宣布会议开始。会议开始时，主持人应先简要说明召集会议的目的，所要发布信息或事件发生的背景和经过等。

4．发言人讲话。发言人要就某些内容做重点、详细的讲述。5．回答记者提问。6．宣布会议结束。

（三）举行新闻发布会需注意如下事项： 1．确定被邀请记者的范围

该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。如事件涉及全国，则要邀请全国性新闻单位的记者出席；如事件的影响只限于本地，则邀请当地新闻单位的记者；如事件涉及专门业务，就需邀请专业新闻单位的记者。一般说来，邀请记者的覆盖面要广，各方新闻机构都应照顾到，不仅要有报纸、杂志 记者，还要有电台、电视台及网站的记者；不仅要有文字记者，还应有摄影记者。

2．选定适宜的时机

适宜举办新闻发布会的时机包括：

（1）公司及产品（服务）已成为公众关注问题的一部分。（2）公司或其成员已成为众矢之的。（3）新产品上市。

（4）开始聘用某大腕明星做自己产品或形象的广告模特或代言人。（5）公司人员重大调整。（6）公司扩大生产规模。

（7）公司取得最新记录的销售业绩，等等。3．确定时间和场所

确定记者招待会的日期，一是要及时，当新产品、新政策出台前夕及时举行，或组织单位受到指责、误解时及时举行，以便澄清真相，挽回影响；二是日期应当避开重大会议、社会活动，以免影响记者们的出席率。会议具体时间最好安排在上午9:00—10:00，总时间60分钟左右为佳。因为这个时间对记者最方便。

会场的选择即要考虑交通方便、设施完善，又要能引起社会各界注意，扩大影响。最好利用大型会务中心、专业新闻中心或大饭店、大宾馆会议室。

4．确定主持人和发言人

出于记者的职业要求和习惯，他们往往会提出一些尖锐深刻甚至让人下不了台的问题，这对主持人和发言人都提出了很高的要求。记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主持。主持人负责介绍主题及基本情况，其措辞讲究典雅有力，风趣而不失庄重。发言人由单位决策层人物担任，要求熟悉全面情况、头脑机敏、有较高文化修养和风度、语言表达能力较强者担任。

5．准备发言材料和布置会场

为了使参加会议的记者们对举办单位所传递的信息或所解决的问题能够理解深刻，并给予充分的肯定，负责招待会的文秘人员一定要准备好必要的资料。资料应包括：

（1）发言人的发言稿。发言稿既要紧扣主题又要全面、准确、真实、生动。（2）回答提纲。为使发言人在现场回答问题时表现自如，可事先预测一下记者将要问到的问题，并准备好答案。

（3）报道提纲。可事先将报道重点、有关的数据、资料编印出来，作为记者采访报道的参考资料。

（4）其他辅助材料。如图片、实物、模型、录像、光碟等，目的是增强发言人的讲话效果，加深与会者对会议主题的认识和理解。

会场要选择交通便利、安静而无噪音，有电话等电讯设备的地方。会议桌可以围成圆形，使气氛显得和谐，宾主平等。如果是大中型的记者招待会，可使用长方形的桌子，并分别标明“记者席”、“主持人席”、“工作人员席”，主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌。主持人、发言人座位前还应设置标明职务的姓名牌，以便记者识别。如邀请的记者多，还可排定座次顺序，分清主次，注意照顾有代表性的新闻单位的记者，避免出现混乱和不愉快。准备好录音、录像设备、文具用品、饮料茶水等。

6．编制经费预算

根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算。其费用项目一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。

7．安排参观活动 如有条件，记者招待会前后可以配合招待会主题组织记者进行参观活动，如观看设施、实物、成果展览、模型、图片等给记者创造实地采访、摄影、录像的机会，增加记者对会议主题的感性认识。

8．收集有关新闻报道

记者招待会举行后的一段日子里，文秘人员要注意搜集到会记者采写、刊发的各类新闻稿件，分门别类地登记、分析，以便检验会议的效果。对参加会议而未发布新闻的记者，也应礼貌地询问原因，便于日后改进工作。

六、会展

会展是会议和展览的统称，两者有时联合举办，有时分开举行。会展从广义的角度说不仅包括会议和展览，还包括奖励旅游和大型活动以及与之相关的运输、广告、交通等行为，是会议、旅游、大型活动和展览的概称。

文秘人员在会展工作中的主要职责：

1．人力资源调配。积极配合领导或上司制定会展人力资源战略和人才工作计划，为实现会展活动的目标提供智力和人力保障。

2．广告宣传。主动协助领导或上司做好会展活动本身的广告宣传和参展单位、客商和赞助商的广告管理。

3．物流管理。协调处理好向参展单位提供包装、运输、通关、搬运、仓储、布展、撤展等一系列的物流服务，以最低物流成本达到参展单位所满意的服务水平，同时保证会展活动按时顺利进行。

4．综合服务。为与会者、参展单位、观众和记者提供旅游、文书、通信、采访、接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台设计与展具制作等各方面服务。

5．信息服务。积极开展信息的收集、加工、传递、存贮、检索，为主办单位领导、与会者、参展单位、客商和记者等各方面提供及时、准确、系统和有效的信息。

6．场馆工作。配合做好会场布置、报到与签到等工作，安排好参展单位工作人员的作息时间，履行好布展、撤展以及办理展品进、出馆手续，负责场馆的安全、卫生和噪声控制等方面的管理。

7．保密工作。采取积极的措施做好保密工作，凡涉及有关商业秘密的展品、项目，展出和洽谈时应注意保密，防止失密、泄密事件的发生。

七、国际会议

国际会议是指来自两个及两个以上国家（不是指地区）的政府、政党、社会组织或民间团体为解决互相关心的国际问题、协调彼此利益，在共同讨论的基础上寻求或采取共同行动（如通过决议、达成协议、签订条约等）而举行的双边或多边集会。

（一）召开国际会议的工作程序 1．会议筹备 国际会议通常是围绕着特定的国际问题而进行的，而周密的准备工作可为会议的成功举办奠定良好的基础。会议的准备工作一般包括会议的发起、会议召开的时间和地点的选择、会议的邀请，以及会议议程的拟定、会议文件的准备和有关的技术性问题（如与会各国代表团的座次安排、名称的使用等）。

（1）会议发起

国际会议可由一国发起，也可由数国联合发起，或一国倡议、数国发起。不论发起的形式如何，国际会议总是与一定的国际局势发展相关。

从某种意义上说，会议的发起就是会议的酝酿过程。有关发起国家常常通过适当的外交途径，事先同其他国家、特别是有关主要国家就拟议中的会议交换意见、听取建议，以便对会议的召开达成一致或谅解。会议的议程、开会的地点、时间、参加的国家等常常是各方讨论、磋商的主要问题。

（2）会议地点

国际会议的开会地点往往对会议的结果、特别是会议的气氛有相当的影响，故常为各方所关注。19世纪，国际会议大都在主要有关的大国之一的首都举行。20世纪以来，重大国际会议时常在中立地点（如瑞士的日内瓦、奥地利的维也纳等）举行。有时也在发起国的首都或某一城市举行，也有在对解决所讨论之问题最为关心的国家举行的情况。近年来，一些定期召开的国际会议往往轮流在各参加国举行或在有影响的国家举行。

（3）会议邀请

一旦会议的准备工作完成，有关方面便着手邀请工作。邀请一般由会议主办国发出。在发出邀请信之时，应附有一份拟议中的程序规则草案，并说明参加会议的要求。邀请信往往要阐明举行会议的目的和希望取得的结果。会议邀请的对象，即会议的参加国，一般应包括与会议讨论问题有关的所有国家，有时也包括对所讨论的问题有兴趣的或对问题的解决可能发挥重大作用的国家。为了确保会议的圆满成功，保证结果的公正、合理，并能得到普遍承认和遵行，一切直接有关的国家应该都被邀请参加会议。

2．会议举行

国际会议的主席，即会议的主持人，一般由与会国共同推举产生。推举多是一种形式，常常在会前各国即有谅解或已达成协商一致。按照惯例，会议的主席往往由东道国的首席代表担任，有时则由会议的发起国出任。为了保证会议的公正进行，国际会议有时也采取几国轮流担任的方式。

（1）会议位次

双边会议位次按惯例应遵循一般的外交礼节。多边会议通常以与会国国名的英文（或法文）字母次序确定各国的位次。按传统，各国代表的席位依次交替地安排在主席的右左两方。现在，一般是按国名字母顺序，从主席右边开始排列位次。但主席右边第一个席位通常由抽签或协商决定。在有些情况下，与会国之间的关系，各国代表团的人数，也影响到席位的安排。

（2）会议组织

国际会议因其举行规模及讨论问题的不同，往往有不同的组织形式。有些会议只有全体会议（即大会），许多会议则分为全体会议和小组会议（即各委员会），有时还设立特别委员会。从理论上讲，全体会议为国际会议的最高机构。

（3）会议记录

许多国际会议都有会议记录。一般有三种类型，即逐字记录、摘要记录、决议文本。会议记录的内容一般需载明会议的日期、时间、地点、各国全权代表及工作人员的姓名，叙述讨论的经过、获得的结果及会议结束的时间。会议记录应得到与会各国的确认。会议记录有助于弄清哪些问题已经解决、哪些尚待努力，它也可以帮助后人了解会议的进程。

（4）会议结果

国际会议结束后总有一定的结果，其具体形式往往表现为会议最后形成的文件，如决议、协议、声明、宣言、条约、和约或公报等等。除秘密性会议之外，这些最后文件都要公之于世。会议消息的发布依会议性质而定，公开会议可由记者直接报道，半公开会议可在会后举行新闻发布会或记者招待会予以适当发布，不公开会议则不发布任何消息。

（二）安排国际会议应注意：

1．国际会议由东道国发起、组织、邀请。在发出邀请信时，必须写明议题、时间、地点、人数（包括职务）以及差旅、食宿、会务等费用承担情况。

2．国际会议往往存在语言障碍，一般使用英语，也可商定采用联合国规定的其他正式工作语言，如汉语、法语、俄语等。不管采用何种语言，东道国必须准备足够的同声翻译，文件也应该准备不同文字的文本。

3．地方政府、企事业单位、民间团体要召开国际会议，应向上级主管部门申报、获准，以便办理出入境手续。

八、电视电话会议

电视电话会议是指用通信线路把两地或多个地点的会议室连接起来，以电视方式召开会议的一种图像通信方式。两地间的电视电话会议，称为点对点电视电话会议；多个地点间的电视电话会议，称为多点电视电话会议。电视电话会议的优势是能跨越空间，实时传送与会者的形象、声音以及会议资料、图表和相关实物的图像等，因而适宜于重大、紧急情况下，布置重要工作、宣布重大决定或传达重要精神。

电视电话会议节省了与会者会议时间和差旅费用，降低了会议成本，而且能与会者面对面共同商讨事宜，与真实的会议无异。系统还可以同时提供文件传真、图片传递等一系列辅助服务项目，因而也被广泛应用与教学、办公、商务谈判等多个领域。

但是由于电视电话会议具有高速数据传递、时效性、高保真等高要求，因此对环境要求很高，一般都是专线传输，并配备足够的设备，还要求有良好的通信服务提供商。而与会者通过电视、网络等媒体进行交流、讨论，也会影响会议的气氛与效果。

召开电视电话会议应注意以下事项：

1．成功召开电视电话会议的基本保障是及时、切实做好通知工作。会议时间一旦决定不易更改，任何一方的耽误都会延长通信线路的占用时间，造成浪费。

2．保密性电视电话会议要专门布线。文秘人员要督促此项工作，保证线路畅通，使通话无障碍。

3．用电子音像设备记录会议，会议结束后应整理成书面记录。记录音像的载体，如录音带、录像带、光盘等也应归档保存，以备日后查考。