第一篇：行政公文成文时间的书写方式及错误分析
行政公文成文时间的书写方式及错误分析
发布时间：2008-5-24 9:14:0
5成文时间是行政公文主体中必不可少的一部分，是公文查考的重要依据之一。但是，这部分与主体中的正文比较起来，在内容上就显得过于简单了，因此，人们在研究公文写作时，往往不大注意探究它的书写规范，以致一些不合要求的写法常常出现在公文上。为了使公文的书写符合国家规范化的要求，笔者认为有必要强调成文时间书写的规范性。
一、成文时间的标识数字
《国家行政机关公文处理办法》（国发〔２０００〕２３号）第二十五条第九款指出：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”《国家行政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准ＧＢ／Ｔ ９７０４－１９９９）对成文时间的规定是：“用汉字将年、月、日标全；‘零’写为‘○’。”根据上述要求，公文成文时间的数字标识应注意以下几点：
１．用汉字而不用阿拉伯数字。
２．年、月、日要标全，不能省略年份，也不能用简写。如“二○○二年”不能简写为“○二年”。
３．用汉字的小写数字而不用大写数字。“零”是汉字的大写数字，与汉字中的其他大写数字“壹、贰、叁”等搭配使用。“○”是汉字的小写数字，与汉字中的其他小写数字“一、二、三”等搭配使用。这样说是有理论根据的。《现代汉语词典》（商务印书馆，１９８３年１月第２版）第１０７０页：“汉字的数字有小写、大写两种，‘一二三四五六七八九十’等是小写，‘壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾’等是大写。”第７１９页对“○”的注音及解释是：“ｌíｎｇ数的空位（同‘零’），多用于数字中：三～六号｜一九八～年。”可见“○”是一个独立的汉字，并且与汉字的小写数字搭配使用。国家标准规定用“○”而不用“零”，说明成文时间应用汉字的小写数字标识。
在标识成文时间时，最容易出错的是将“○”写为“０”，如将“二○○二年”误写为“二００二年”。“０”是阿拉伯数字，属于阿拉伯文字系统，应与其它阿拉伯数字“１、２、３”等搭配使用，而不能与汉字的数字“二”搭配使用。成文时间必须用汉字书写，所以“○”不能写为“０”。
为什么会出现上述错误?芽首先是许多人没有意识到“○”与“０”
是分属于两个完全不同的文字系统，把它们混为一谈，于是以“０”代替“○”。其次是在电脑输入的过程中，输入“０”可直接在键盘上按“０”即可，而输入“○”则必须到符号栏里去找，一些人为了方便就直接从键盘上把“二○○二”敲成了“二００二”。还有些人甚至根本不知道到哪里去找汉字的数字“○”，就干脆以“０”代替“○”了。
二、成文时间的标识位置
依据《国家行政机关公文格式》，成文时间的标识位置有三种情况，下面予以说明。
１．单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空４字，与上面正文的垂直距离视印章而定。印章的上弧应距正文２ｍｍ～４ｍｍ，当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，印章的中心线压在成文时间上。也就是说后一种情况的成文时间与正文的垂直距离较前一种小。
２．当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空７字，与上面正文的距离和第１种情况相同。
３．当联合行文需要加盖三个以上印章时，成文时间标识在最后
一排印章的下面，右空２字。
成文时间标识位置比较容易出错的主要有三种情况：一是左右空格不按要求，或多或少；二是不管印章下弧有无文字，与上面正文的距离都一样；三是两个机关联合行文时，未将成文时间按要求拉开，致使印章的横轴超出时间之外，或一个印章压在成文时间上，而另一个印章未能压住成文时间。这三种情况都使文面不美观，也不符合公文的格式规范。
造成这些错误的原因主要有两点：一是没有认真学习《国家行政机关公文格式》，对成文时间标识位置的规范不清楚。二是对成文时间的标识规范不重视，认为成文时间的标识位置并不影响公文的质量，所以大致差不多就行了。这种观点是不正确的。《国家行政机关公文处理办法》指出：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”可见，“规范体式”是公文区别于其他文体的一个重要特征，如果不按国家规定的公文格式书写，就会破坏公文的规范性，从而影响公文的严肃性。
第二篇：谈行政公文成文日期的规范化
谈行政公文成文日期的规范化
成文日期看起来是个小问题实际上它的作用很大。从成文日期可以反映出公文内容的时代背景。如果没有成文日期阅读公文的人就不知道公文内容出于何时就很难处理公文中要求办理的事项还会给公文的立卷归档带来困难。
一、确定成文日期的原则 自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》国发〔2000〕23号国务院2000年8月24日发布见国务院公报2000年第31号以下简称《办法》规定“成文日期以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准”。据此 1重要的命令、决定、通告、通知等以领导人签发日期为准 2两个以上机关联合发文以最后签发或签署的日期为准 3会议通过的公文以通过的日期为准 4一般性的公文可以实际印发的日期为准 5电报以发出日期为准。
二、成文日期的格式规范 国家质量技术监督局1999年12月27日批准发布2000年1月1日起实施的国家标准《国家行政机关公文格式》GB/T 9704-1999 以下简称《格式》规定“印章一般要盖在成文日期上因此成文日期的位置要依印章的位置而定”。成文日期的具体位置通常有两种情况一是文尾标注二是题下标注。文尾标注行政公文大都采用文尾标注的方法。其标注位置因单一发文或联合发文而不同。按照《格式》的规定单一发文只有一个印章时“成文日期右空4字”两个单位联合行文且有两个印章时“应将成文日期拉开左右各空7字”即居中排布3个以上不含3个单位联合行文且有3个以上印章时“在最后一排印章之下右空2字标识成文日期”。题下标注是指那些经会议通过的公文如章程、条例、细则以及开头即分章列条或直接发布的规定、办法等范规性公文其成文日期一般都放在标题之下正文之上并加括号通常写成“×年×月×日”或“×年×月×日发布。”如是会议通过的公文应写明会议名称和通过日期。
三、成文日期与盖印的位置要协调 《格式》规定单一发文印章时“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文日期。成文日期右空4字加盖印章应上距正文2mm4mm端正、居中下压成文日期”。《格式》对印章与成文日期的相互协调也作了规定“当印章下弧无文字时采用下套 方式即仅以下弧压在成文日期上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文日期上”。印章是公文生效的标志。一般情况下行政公文除会议纪要外不加盖印章的公文是无效的。行政公文印章与成文日期的位置要协调一致相互呼应。1单一机关发文时印章要压盖成文日期 只需盖一个印章的单一机关发文落款处即成文日期之上不署发文机关名称只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字纵向与正文的距离要依印章的大小而定其标准是印章加盖在成文日期上后印章的上弧距正文2mm4mm即不到一行的空白。这样要求是为了防止变造公文如果空白过大就容易被人私自加入其它内容。盖印要端正居于成文日期之中。国家行政机关的印章大多都带有国徽如把国徽盖歪了是极不负责也是极不严肃的。考虑到有的行政机关印章有国徽有的印章没国徽有的印章下弧有文字有的印章下弧没文字《格式》规定了“下套”和“中套”两种盖印的方式。“下套”的方式适用于带有国徽或图案、下弧没有文字的印章。仅以下弧压在成文日期上既可完整地显示国徽或图案显示印章的庄重性和严肃性也可防止因国徽图案或文字压住成文日期而让人难以辨认使成文日期清晰易辨。“中套”的方式适用于下弧有文字的行政机关业务主管部门的印章。中套的要求是把印章的中心线压在成文日期上避免因印章下弧的文字与成文日期重合而造成辨识不清。2两个单位联合行文时成文日期要居中 《格式》规定“当联合行文需加盖两个印章时应将成文日期拉开左右各空7字主办机关印章在前两个印章均压成文日期印章用红色。只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切相距不超过3mm”。两个单位联合行文成文日期的标识位置要向中间移动居中排布将成文日期的字距拉开成一行左右各空7字。两个印章均压成文日期主办单位印章在前。为了保证印章排列整齐《格式》规定“只能采取同种加盖印章的方式”。即不管个别印章适合哪种加盖方式要下套都下套要中套都中套要统一起来以保证印章排列庄重、整齐、匀称、美观。3三个单位联合行文时印章不压成文日期 “当联合行文需加盖3个以
上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称可用简称排在成文日期和正文之间。主办机关印章在前每排最多排3个印章两端不得超出版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空2字标识成文日期”。三个或三个以上单位联合行文所有参与联合行文的单位都要署单位名称印章压在单位名称上。因为三个以上单位联合行文如仅署成文日期不署单位名称就会出现至少有一个以上印章无法压在成文日期上就会出现至少有一个以上印章是空白印章。现在印刷公文大多采用现代化的印刷设备套印印章是最基本的做法。套印印章的方法就是将一个印在白纸上的空白印章作为印模直接制版。如果公文中出现空白印章即印章没有压盖任何文字就等于把本单位的印模送给了所有收文对象极易给伪造印章者提供可乘之机。而要求所有参与联合行文的单位都署单位名称将印章加盖在单位名称上就会避免这种情况。这时的成文日期应放在最后一排印章之下空1行的位置右空2个字。成文日期上不再加盖印章。
四、行政公文成文日期的用字规范 《格式》规定“成文日期用汉字将年、月、日标全„零‟写为„○‟”。《办法》规定“公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数字”。按此规定行政机关公文的成文日期属必须使用汉字书写的范畴这是毫无疑问的。要注意的是零要写作“○”如“二○○一年一月一日”。不能阿拉伯数字与汉字混用且年、月、日要写全。有的机关公文不写年代仅写月日这在当时也许不会引起误解但年代一久后人要想知道确切年代就要花许多时间进行考证。
五、党委机关公文成文日期的用字规范与行政机关不同 中国共产党各级领导机关的公文其成文日期的用字规范与行政机关不同。二者的差别在于行政公文的成文日期要求用汉字书写而党委机关公文按中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》中办发〔1996〕14号的要求“公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定”。党委机关执行的是原国家技术监督局1995年12月13日发布的中华人民共和国国家标准《出版物上数字用法的规定》GB/T15836—1995按此规定“公历世纪、年代、年、月、日”“要求使用阿拉伯数字”。因此党委机关公文的成文日期用的是阿拉伯数字。
六、应注意区分成文日期与生效日期的差别 成文日期指公文制成的日期生效日期指公文内容开始发生效用的日期。成文日期可以等于生效日期也可以不等于生效日期二者是有差别的。有些公文除成文日期外还有会议通过的日期、批准日期或明确规定的生效日期。凡公文中规定了生效日期的成文日期仍以制发日期为准。成文日期的书写位置在文尾或题下但生效日期均在正文结尾部分。如“本规定自×年×月×日起施行”但禁用“文到之日起执行”字样。
第三篇：公文常见错误分析
文秘和办公室工作学习资料
（第13期）
张家口市人口计生委办公室2005年7月31日
公文常见错误分析
一、生造文种
《办法》所确定的公文文种共有13类14种，除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”、“通知”的“附件”行文。例如，《关于××市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》、《关于使用社会保障卡有关问题的说明》等，这里的“操作规定”、“说明”均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。
二、混用文种
常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。例如：《××关于批准成立××学会的报告》，《××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关 1
汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用请示。
三、规矩格式乱
《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有：
1.排版规格不当。公文标题应在红色反线下空２行，用２号小标宋体字，正文用３号仿宋体字，一般每面排２２行，每行排２８个字。而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。
2.发文号标注不规范。主要表现在，一是错用括号。如，×政建（2003）240号；二是用虚数。如×政办〔2003〕005号；三是字体字号不标准。《格式》规定：发文字号，用３号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即１不编为００１），不加 “第”字。特别对于字号和字体，有的小于3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。
3.标题滥用符号。《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但是在实际中，滥用符号的例子屡见不鲜。如“关于转发×市政府《关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知》的通知”、“关于转发×局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：关于转发×市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知”、“关于转发×局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知”，4.结构层次序数使用不规则。《办法》规定：结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“
一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“
（一）”和“（1）”括号外面是不带顿和点号。
5.引用文号格式不对。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”目前，有些单位对这一规定没有掌握好。如，“据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔2003〕12号）。
6.成文时间标志不清。单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全；“零”
写为“０”，并且右空４字，但在实际写作中样式更是花样百出，有的成文日期甚至早于签发日期。
7.“抄报”现象依然存在。在行政公文实际中，一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词，这是要注意的。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。关于这，《办法》中有多出相关表述，第十七条规定“应当抄送被越过的上级机关”等，它表示行政公文不再使用“抄报”一词。
8.附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，《办法》对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。
9.盖印不规范。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。但不规范现象常见于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齐；印章间相交或相切，相距超过3mm；联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。
第四篇：行政公文写作常见错误
公文写作常见错误
一、文种使用常见错误
1、上行文中“请示”与“报告”不分
“请示”和“报告”均是上行文，但有很大区别。“请示”适用于向上级机关请求指示、批准；“请示”应当一事一文；一般只写一个主送单位，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关；“请示”只能事前汇报；上级机关对下级机关的“请示”，应予以回复
“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“报告”不得夹带请示事项；“报告”可以事前、事中、事后汇报；上级机关对下级机关的“报告”，一般不予回复。
行政公文“请示”和“报告”的错误使用表现形式有3种：该用“请示”时用“报告”，如《关于增加教学科研用房的报告》；“报告”中夹带请示事项；请示报告合用，如《关于某某问题的请示报告》。
2、“请示”与“函”不分
“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。根据这些规定，与不具有隶属关系的单位行文，如省教育厅各处室、滁州市委市政府及其有关部门等单位，不应使用“请示“文种。主送省教育厅，请求指示批准应使用“请示”。
3、“报告”与“意见”不分
“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。“报告”只适用于上行文，而“意见”可以用于上行文、平行文和下行文。“意见”作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。“意见”作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。“意见”作为平行文，提出的意见供对方参考。
4、“通告”与“公告”不分
“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，而“通告”适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。根据上述规定，“公告”的特点适用于级别较高的单位，并且发布的事项重要或者是法定事项，告知的范围是国内外；“通告”适用于级别较低的单位，并且发布的事项是社会有关方面应当遵守或者周知的，告知的范围较公告小，如《滁州学院关于拆除违章搭建的通告》。
5、创造文种。即在13种文种之外，自己创造出文种，如《关于五一工作安排的设想》
二、行文程序错误
行文没有按照拟稿——部门负责人审核（会签）——院办核稿——院领导签发的正常顺序进行，而是没经核稿直接请院领导签发，这不仅降低了工作效率，而且在一定程度上也影响了公文质量。
三、随意撰写公文主题词
主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化的词和词组。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。标引规则在标引数目、顺序、选词等方面有特殊的要求。标引的每个主题词，必须从公文主题词表中选用最专指、最恰当的词或词组，不得采用主题词表以外的词或-2-
词组。由于多数同志不太了解公文主题词的标引规则、方法和要求，在实际工作中易出现随意撰写公文主题词的现象。
五、数字使用和标题标点符号使用不规范
《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布）第二十五条
（九）款规定：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”另外党委系统发文日期和行政系统发文日期有所区别，行政公文用汉字，党委公文用阿拉伯数字。
《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布）第十条
（六）款中规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如滁州学院印发《关于充分发挥高层次人才作用的若干意见》的通知，就应改为滁州学院印发关于充分发挥高层次人才作用的若干意见的通知。
第五篇：行政公文写作常见错误举要
行政公文写作常见错误举要
国务院于2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称新《办法》），同时废止了1993年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称旧《办法》）。新《办法》已于2001年1月1日正式施行，但有的单位在行政公文处理中尚未严格执行新规定，特别是行政公文写作中出现了一些常见的错误，影响了公文的严肃性和权威性，影响了它的法定效力，从而影响了办文的质量和效率。
一、公文眉首常见错误
公文的眉首是指公文首页红色反线（包含）以上的各个要素，它是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。公文的眉首看起来很简单，内容也不多，但由于对新《办法》不够熟悉，在实际工作中，公文眉首的格式上仍存在一些问题，其中出现问题较多的当数“秘密等级和保密期限”、“紧急程度”、“发文字号”三处。旧《办法》的公文格式规定“秘密等级”、“紧急程度”标识于公文首页左上角的相应位置，“发文字号”中的“年份”要用方括号“[]”括入；而新《办法》的公文格式中则明确规定了“秘密等级和保密期限”、“紧急程度”要标识于公文首页右上角，“发文字号”中的“年份”必须用六角括号“〔〕”括入。例如，现在有不少的单位由于受旧《办法》的影响，而将公文的“发文字号”写成“×××[2001]1号”，这是不规范的，应改为“×××〔2001〕1号”。
二、公文主体常见错误
公文的主体包括红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各个要素，它由“公文标题”、“主送机关”、“公文正文”、“附件”、“成文时间”和“附注”等构成。这一部分是公文的主体部分，也是写作中最容易出错、错误较多的地方，主要表现在：
1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确，造成公文标题中的一些常见错误。公文标题由发文机关名称、发文事由和文种三个要素组成，每个要素都有其独特的作用，一般不得随意省略。
文种是公文标题中最重要的要素，每一个文种都体现着一种严格的权限，对文种应根据公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择，切不可混淆使用。但在实际的工作中，却出现了一些错误选择文种的现象。首先，仍按旧《办法》的规定选用文种。新《办法》撤消了“指示”文种，而增加了“意见”文种。目前，有不少单位仍在使用“指示”这一文种，而未将“意见”作为一个单独的文种使用，如“××大学关于印发《关于严格教学秩序的意见》的通知”，应该改为“××大学关于严格教学秩序的意见”。其次，文种的混用现象严重。由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近，造成了文种的错选，比如，“请示”和“报告”、“请示”和“函”以及“公告”和“通告”等文种就经常被混用，有的该用“报告”的用“请示”，该用“请示”的用“报告”，甚至“请示报告”同时使用；有的按旧《办法》的规定将“公告”和“通告”作为同一类文种来使用，新《办法》对二者有了明确的界定；有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将“函”用成“请示”，如“××县办公室关于追加2000办公经费的请示”（给县财政局），应改为“××县办公室关于追加2000办公经费的函”。决不能乱起“名称”，生造文种。如“××大学关于教学工作情况的汇报”，将“汇报”作为公文文种来使用，极不规范，应改为“报告”。
由于文秘人员对公文主题的把握不准确、不全面，对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介词结构等使用不当，从而造成了公文标题事由不清楚、不准确，如“××县工商局关于摆摊设点的决定”，此“决定”对摆摊设点究竟是“禁止”还是“准许”、摆设地点等不明确、不具体，根据该文的内容，应改为“××县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定”。
2、由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确。新《办法》规定“主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称”、“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告”，从而使整个行文规则更加严密，更加具体。但在实际工作中，部门行文往往因行文关系的混乱而造成主送机关的不明确，影响了办文的效率。
主送机关应当明确，否则文件发出后，究竟由谁来主办不清楚，从而造成办文的推诿。特别是上行文时，主送机关只能有一个，如××高校车辆更新问题，按上级规定应主送市教委，抄报市财政局和市机关事务管理局，行文时，主送机关应为“××市教委”，而不能将主送机关定为“××市教委、市财政局、市机关事务管理局”。
此外，由于没有使用规范化的简称、统称，也容易造成主送机关的不明确，特别是一些办理性的文件，无人办理。主送机关应根据上级机关规定的简称确定，如“××市城市建设综合开发管理办公室”上级规定简称为“市城建办”，不能随意简称为“市城建综开办”或其他不规范简称。
3、由于内容混杂或语言的歧义等原因，造成正文主题不明确。在日常的公文写作中，报告夹请示、请示夹报告的现象非常突出。报告夹请示，上级机关就可以不批复，请示就没有实际意义；请示夹报告，造成文字冗长，不简洁，影响了办文的效率。特别是在请示中，请示的问题必须明确、具体，必须一文一事，不能在一个请示中请示多个事项，能够批复和不能批复的事项混杂一起，或该具体的没具体，上级机关难以批复。比如××学校向县教委请示修建教学楼，在最后请示问题时，写成“特请示修建教学楼一幢”，没有教学楼的面积及经费投入，县教委就无法批复，应写成“特请示修建教学楼一幢，面积××平方米，需建设经费××万元”。
此外，公文的语言讲究精确，其每一个词、每一个句子必须保持意思的唯一性，以避免对方按各自的理解行事。但是，由于在公文写作中使用限定词语不准确、滥行省略、语序不当、错用标点符号等，出现了语言的歧义现象，从而造成对文件理解的混乱，形成了文件执行中的偏差，给工作带来了麻烦。如，“初级职称评定后，5年以上可以申报中级职称”，对这一规定究竟包不包括5年，界定不准确。
4、由于对公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的错误。
公文成文的日期，新《办法》明确指出“以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准”、“电报以发出日期为准”。由于不重视这
一点，很多公文成文的日期是用拟稿者拟稿的日期，或用印发日期作为成文日期，从而使公文的时效性受到了影响，甚至严重影响到文件的贯彻执行。会议集体作出的决定，其成文日期是以会议决定的日期，还是领导签发的日期为准，新《办法》仍未明确。
5、几个特殊地方，也容易出现错误。新《办法》规定：“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识'此页无正文'的方法解决”，再如印章使用的规定、“请示”文件应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话等等，这些地方都要求我们在实际的公文写作中要特别注意，以避免出现错误。
三、公文版记常见错误
公文版记由主题词、抄送机关和制文机关名称和日期组成，位于公文最后一页，版记的最后一个要素位于最后一行。在这一部分中，最容易出现错误的就是主题词了。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词词组，其作用是便于计算机的管理和检索。从当前的公文写作实践看，由于文秘人员对公文内容把握不准，对主题概念提炼不准、不全或提炼过多，从而造成了在公文主题词标引上存在的标引随意性较大、错标和漏标的现象。如“动员群众禁止贩卖、吸毒经验交流”这样的主题内容，如果提炼成“动员群众”、“毒品犯罪”、“经验”这样的主题概念就不简炼了，未起到主题词的作用，应根据《国务院公文主题词表》选用主题词。
此外，在公文版记部分，新《办法》已经取消了“份数”，但仍有不少的单位在公文中标识“份数”。
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