商业文书的撰制礼仪

第一篇：商业文书的撰制礼仪

商业文书的撰制礼仪.txt生活是一张千疮百孔的网，它把所有激情的水都漏光了。寂寞就是你说话时没人在听，有人在听时你却没话说了！商业文书的撰制礼仪

商业场合要十分注意礼节，一旦失礼或施礼不当，往往会导致不良后果。

因此，用于这种交往的文书，必须注意把握事物的联系与区别，分清是纵向

联系还是横向联系，长幼有序，上下级有别，亲疏不同，有 “礼”有“节”。

商业文书的撰制虽说不如行政公文那样要求严格，但也有其约定俗成的格式和特定的语言文字表达要求。以语言为例，有的趋于典雅，有的崇尚朴

实，撰写时要按照特定的格式与要求行文，不宜随意标 “新”。

商业文书的种类很多，常用的有如下几种：

一是用于邀约、聘用的，如请柬、聘书等。

二是用于喜庆祝贺的，如贺信、贺电、祝词等。

三是用于慰问的，如慰问信、慰问电等。

四是用于迎送、答谢的，如欢迎词、欢送词、答谢词等。

五是用于哀丧吊唁的，如悼词、唁电等。

请柬与聘书

一、请柬

请柬又称请帖，是为请客而发出的一种凭证。

机关单位举行的比较隆重的庆典，企业开张以及其他重要活动、私人的婚宴、寿庆等喜事，往往使用请柬而不用一般的信函。请柬的内容虽然比较

简单，但它比普通信函更具有庄重的特点。

请柬在外观形式上和文字表述上都有特定的要求。

外观要求美观、悦目。封面写 “请柬”或“请帖”二字，加上图案装饰，烫金，给人以隆重、喜庆之感。

表述要求准确、清晰。正文写明事由、时间、地点（有的需写明席位）、人名等。最后写 “恭候光临”或“顺致敬意”之类的祝愿语，落款写明主办

单位或个人名称、发出请柬的时间。

请柬的语气要在准确的基础上求典雅、得体。例如不能把 “敬备茶点”

写成 “有茶点招待”；不能把“恭候光临”写成“请您出席”等等。

此外，制发请柬还要注意掌握发送时间。太早，可能被遗忘；太晚，贻

误时机。

二、聘书

聘书，又称聘请书，是用人单位签发给受聘者的证件或证明书。

聘书一旦签发和被接受，对双方都有行政约束力，双方都要信守聘书上

写明的任务和待遇，不能随意失约、违约。

聘书的封面或标题要写明 “聘书”或“聘请书”字样，字用美术体或仿

宋体，给人以鲜明、醒目之感。

正文以极概括的语言，写明聘用目的、被聘请人的姓名、聘用职务（有的要写明具体任务）、聘用时间、待遇等。要注意防止出现职责或待遇不明的现象，以免引起不必要的争端。

文尾通常用 “此聘”二字收束，有的写表示敬意的话。

落款用全称，注明发聘书时间，加盖公章，有的还写上主管领导的姓名，以示郑重。

欢迎词、欢送词与答谢词

欢迎词是在迎接宾客的仪式上或在会议开始时，主人对宾客或会议代表的到来，表示热烈欢迎的讲话稿。

欢送词是在送别宾客的仪式或会议结束时，主人对宾客或会议代表的离 去表示热情欢送的讲话稿。

答谢词是宾客对主人的热情接待表示感谢的讲话稿。

欢迎词、欢送词和答谢词，在公共礼仪交往中起着重要的作用。它们的 主要作用，在于制造和谐的气氛，交流主客之间的感情，以达到相互尊重，友好相处，以诚相待的目的。

欢迎词、欢送词和答谢词的共同特点，一是称谓使用敬词。如人名要全 称，国际友人常在姓名之前冠以“尊敬的”、“亲爱的”词语，或加”先生”、” 女士”称呼；国内一般用 “同志”。在整篇讲话稿中都应该体现礼貌待人，相互尊重的气氛，切忌运用不礼貌的粗俗语言。二是有真情实感，不能虚情 假意。三是坚持原则，委婉表态。在欢送词或答谢词中常常遇到有原则分歧 的问题，这时既要坚持原则，又不能伤害友人，只能就有分歧的问题运用合 适的词语委婉的表态。四是篇幅要简短，语言要精练、明快、热情、友好。切忌篇幅冗长，语言拖沓。

欢迎词、欢送词和答谢词的内容与友好往来的意义、作用、目的相一致。其篇章结构一般由标题、正文组成。

标题。一般有两种表达形式：一是只写 “欢迎词”、“欢送词”或“答 谢词”；二是由致词人姓名、职务和会议名称组成。如 《广东省省长××× 在中国会计学会、香港会计师公会联合举办的 “投资问题研讨会”上的欢迎 词》。

正文。由称谓、开头、主体、结语四部分组成。称谓，根据不同的对象，运用不同的称呼。开头主要写致词人以什么身份，代表谁，对谁（什么人）表示欢迎或欢送或感谢之类的话语，以表达致词人的感情。主体部分写致词 的中心内容。或写意义、作用；或写对友好往来的回顾；或写过去合作的成 就以及对此活动的希望等等。结语一般写祝愿之类的话。要注意的是不要讲 对方忌讳的内容，以免引起不快。

贺词、贺电与贺信

贺词（祝词）、贺电、贺信是对喜庆之事、喜庆之日进行庆贺的应用文 文种。所谓喜庆之事，主要指在财经工作中取得成绩，科研中取得重大突破，生产经营中传来捷报等等可喜可庆之事。所谓喜庆之日主要是指重要领导 人、先进人物的寿辰、重大节日等可喜可庆之时日。当面庆贺为之贺词（祝 词）；如果距离较远，则用贺信；为了快速和表示庄重，则用贺电。

贺词、贺电、贺信可用于私人之间，也可用于单位之间，还可用于国家 之间或政党与政党之间；国内单位的上下级之间、平行单位之间都可以运用 贺词、贺电、贺信表示相互祝贺。

贺词、贺电、贺信的共同特点，一是表示庆贺，并有较为强烈的感情色 彩。也就是说在文章之中要感情饱满、充沛、热情、真挚，给人以鼓舞、希 望、褒扬之感。当然，在颂扬对方的事迹或评价功绩时，应恰如其分，否则 将使对方感到不安。其二是语言简练，篇幅不宜过长。

贺词（祝词）、贺电、贺信的内容一般要写清祝贺的理由，即向谁祝贺、祝贺什么、为什么要祝贺等内容。如果对节日或重大纪念活动的祝贺，往往

还要向被祝贺者提出新的希望和要求。

结构一般由标题、正文两部分组成。

标题。有的只写谁的贺词、贺电、贺信，如 《中共中央、国务院贺电》； 有的则用谁致谁的贺信、贺电、贺词形式表示，如 《国务委员王丙乾致全国 财政法制工作会议的贺信》；还有的标题用 “什么会议的召开谁的贺电”的 形式表示。

正文。一般由称谓、开头、主体和结尾几部分组成。称谓，则是写接受 祝贺的单位或个人的称呼。开头，即用简练的词语写出祝贺的理由，并表示 祝贺。主体部分主要写祝贺的内容，如对成绩的赞扬，对功绩的歌颂以及对 取得成就的评价等。结尾，主要写祝愿、鼓励、希望和要求方面的内容。慰问信与慰问电

慰问信、慰问电是指以组织或个人的名义，向有关集体或个人表示抚慰、问候和鼓励的书信或电报。

慰问信、慰问电的种类较多，常用的大致有 3种：

（一）重大节日、纪念日，组织上给本单位职工、劳动模范或离退休干 部的慰问信电。

（二）给做出重要贡献的集体或个人的慰问信电。

（三）给遭遇意外灾祸，蒙受损失、造成困难的集体或个人的慰问信电。慰问信通过邮政传递，篇幅较长，慰问电更加讲求时效，要通过电报拍 发，文字精炼，篇幅更为简短。这是二者的不同点。如属于以组织名义发出 的信电，内容又带有公开性，还可以登报、广播。这是二者的共同点。此外，它们的篇幅结构形式也大体相同。

1.标题。通常写 “慰问信”或“慰问电”三字；有的写“×××致×× ×的慰问信”，如 《云南省人民政府致云南前线三军的慰问信》；有的标题 揭示内容，如 《给春节期间坚守生产岗位的职工及其家属的慰问信》。

2.开头。说明致信、致电的原因或背景，随之表示诚恳、亲切的问候。如 1981年9 月1O 日中共中央、国务院 《给陕西灾区人民的慰问电》：“你 省继 7 月中旬汉中地区遭受洪水灾害后，最近2O 多天来，汉中、关中以及陕 南的一些地区又连降暴雨，引起山洪暴发，山坡滑塌，江河泛滥成灾„„国 家和人民财产遭受很大损失。党中央、国务院对此深为关切，特向你们表示 亲切慰问。”

3.主体。要注意因人因事而异，防止模式化。有的重在颂扬先进事迹、先进思想，如上述给职工的慰问信，着重表扬他们放弃春节团聚机会，“为 我国一项重点建设工程赶制成套优质设备”而 “紧张战斗在生产第一线”的 动人事迹；并称赞他们的家属 “还把饺子送到车间并帮助工厂做些力所能及 的事”。

4.结尾。写精神上、物质上给予支持的决心和行动，鼓舞受信受电人再 接再厉，继续前进。如上述给灾区人民的慰问电结尾说： “党中央、国务院 时刻关怀着你们，并决定尽可能从资金、物资上给以支援。”希望你们 “继 续发扬自力更生、艰苦奋斗、英勇顽强的革命精神”，“夺取抗灾斗争的更 大胜利”。

写好慰问信电固然要依据一定的格式，但更重要的是要了解、熟悉对方 的处境与心情，力求把话说到人家的心坎上。建国前夕，民主人士柳亚子先

生心里有些想法，他呈请毛主席： “安得南征施捷报，分湖便是子陵滩”，说是等南下大军解放浙江分湖的捷报传来之后，他想回老家定居。毛主席看 出他心里有些牢骚，便写了一首 《七律》赠给他。诗中回顾相互之间的交往

和情谊。其中后4 句是： “牢骚太盛防肠断，风物长宜放眼量。莫道昆明池 水浅，观鱼胜过富春江。”劝慰他要放眼未来，留在北京共商国是比回老家 要好。这使柳先生深受感动，表示“昌言吾拜心肝赤”、“躬耕原不恋吴江”。

第二篇：商务礼仪之九：商业文书礼仪

商务礼仪之九：商业文书礼仪

总的来说，常用的商业文书可以归总为：对公的公文函件、一般的企业公文、对内的工作报告、单位上的会议纪录、展示说明的材料以及商务往来邮件。我们就这六种比较常用的文书，略述如下。对公的公文函件

对公的公文函件就是所谓的政府公文，常见于各种报章杂志上的有：令、决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。其写作格式以《国家行政机关公文处理办法》为依据撰写，由各级单位所行文使用。一般企业如果是对公的业务很多，对于这类形态的公文格式还是需要留意学习。

由于经常使用的文种过多，所以在撰写这类文书之前，可能对于某些性质和用途相类似的文件，需要仔细推敲，绝对不能出错，比方说：条例、规定与办法之间的区别；决定与命令的区别；指示与命令的区别；批复与指示的区别；通报与通知的区别；通报与处分决定的区别；通告与公告的区别等。

商业文书实际上来源于许多对公的文件，因此如果想要把真正的文书写作搞好，首要工作其实是要学习公文写作。公文写作里面许多词语的运用都是很考究的，必须仔细推敲。举例来说，公文常用的称谓词有：

第一人称：我（本）办（部、所、院、校、委、站„„）

第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办„„）

第三人称：该单位（部门、系、院、所、局„„）、他、他们

公文常用的语言包括：

常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；

常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下

常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；

常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；

常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；

常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；

常用的结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将„„报告给我们。

这些在企业公文写作里面，也经常必须使用的，写作者必须仔细把相关的词汇记录下来，才不会出错，也才能合乎礼仪规范。一般企业公文

企业公文的要项也并不简单，实际说起来可以分为下列这些种类：公司决定、公司公告、公司通告、公司通报、公司报告、公司请示、公司批复、公司意见、公司函、公司会议纪要、商务信函、商务计划、总结、讲话稿等。

无论写作何种公文，请注意写作应该尊重三段式的写法，并且在主题的栏目里，要能简单扼要地写出关键词，每段文字请尽量以不要超过三至四行写完为原则，不要过于冗长，如果有叙述性质的数据，应该以附件的方式呈现。写公文以前，应该先与各单位口头沟通，取得一致性的协议后，再行层层通报。

公文虽然说只有文字，但是在公文背后所隐藏的现实，才是需要捉摸透的东西。因此，在我们下笔写公文的时候应斟字酌句，对公文的内容与形式进行必要的核实，确保其能够通过各单位的审核而不出错。

对内的工作报告

工作报告是每个上班族都会使用到的商业文书，它包括：情况报告、专题报告、综合报告、答复报告、自查报告等多种形式。

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。它属上行文，一般产生于事后和事情过程中。综合性报告是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高；专题性报告则是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。

撰写工作报告时，最忌讳的就是把自己的问题推诿给他人。比方说，在写述职报告这种工作报告中总结性报告的时候，与一般报告不一样的是，述职报告特别强调个人性，对隶属工作范畴、亲身经历或者督查的材料必须确认真实可靠。这就要在写作上更多地采用叙述性的表达方式，如果其中夹杂了对其它人的影射或诋毁，那就失去了立场和礼仪。

除了文字报告之外，口头报告也是也有其特定的格式用语，其最大特征即为：准确、明晰、简练。口头报告的语言受发言的本身性质影响，必须能够拉近讲话者和听众的心理距离，因此，演讲稿应更为大众化与口语化，主题句基本的层次也应力求客观，准确反映演讲稿中心内容的本质真实和客观特色。

单位上的会议纪录

会议纪录是根据会议资料、文件以及其它有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项，并要求有关单位（或部门）执行的一种文体。按照会议性质来分，会议纪录大致有办公会议纪录、专题会议纪录、协调会议纪录、座谈会议纪录等。

初次撰写会议纪录的人，可以采用录音设备录起来慢慢听。经验丰富之后，就可以用笔记本电脑，进行同步记录。会议记录的长度应保持在1000字以内，最好能让与会者在五分钟内阅读完毕。会议记录必须在会议结束后72小时内完成，经主管确认后分发给与会者。会议记录的写法有很多种，如：

叙述法：就像是叙述一件事情的平铺直叙法。

辩言式：彷佛是双方交战时各持己见的叙述法。

结论式：写出会议最后的结论。

行动式：写出会后大家所要采取的行动方案。纲领式：写出会议的摘要。

会议纪录一般可分为两大部分：其一，会议概况。包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；其二，中心内容。即反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。其写作要点有九项：

第一，要抓重点纪录：开会时间很长，讲的话虽然多，并不是每个字都写下来，而是把要点记下来。

第二，分出何者是事实，何者为意见。双方各执一辞的时候，可能会有言语上的冲突或不同的意见，这时就要能分辨他们真正的意思。

第三，要懂得选择：有些你来我往的言词，可能含有一些情绪性的说法；这时候写纪录的人，就要选择非情绪的说法。

第四，挑出有问题的灰色地带：写作会议记录的时候，总会遇见三方会谈的问题，可能会意见很模糊，这一类不能具体的意见不要列入。

第五，要很专注：担任会议记录的人，必须全神贯注，特别是不能用录音机的时候，更要专心一意地听出问题来。

第六，根据议程纪录：事前可以把会议议程准备一份放在手边，根据议程的先后来纪录会比较完整。

第七，记下发话人的姓名：如果对于与会者并不熟悉，秘书要先在开会以前，先与与会者交换名片，确实了解其姓名头衔。

第八，听一段记一段：写会议记录时，专心一意地先听一段再用文字写出这一段的结论，而不必赘述其讨论的过程。

第九，事先复习前期会议纪录：对于前次会议的纪录必须先研读一次，看看前面都讨论了些甚么事情，产生怎样的问题。

会议记录的撰写，无论用何种格式都必须能抓住重点，避免错误, 也需要注意礼仪规范，请注意下列规范：

·用最简短的文字及句子完成会议纪录。

·用最直接的要点述说。

·避免批评性字眼。

·避免别人看不懂的辞语。

·运用纪录性口吻，而非直接引用与会者的话。

·尽量避免提到人名。

展示说明的材料

展示说明的材料，有人称为投影片或是PowerPoint(PPT)，其实制作的过程就是商业文书。因为在制作成为投影片以前，每个人都得要先制作成为word的形式，然后才转制成为投影片。所以我们必须遵守制作的原则。

编写展示材料的时候，首先要应考虑自己的目的是什么？是介绍组织及发展，还是对多推广的计划、项目或活动进行说明；是推荐新上市的产品，还是争取资金支持等。

其次，在起草材料大纲时，需注意两件事：

第一，绝对不能将word档案直接贴在PowerPoint里面，而必须遵守七的原则(Rule of Seven),也就是每页不能超过七个要点，每个要点尽量不要超过七个字。

第二，不可随意使用网络上的文字或图片，因为这可能会违反著作权的原则，抄袭与嫖窃不但是违法而且更是最不合礼仪的行为。

商务往来邮件

当今社会，最常用的商业文书就是电子邮件（E-mail）了。由于邮件的往来是通过网络完成的，所以我们更要注重网络世界的礼节，保持尊重他人的态度，尊重他人的隐私权，不窥探他人计算机里的文件；尊重他人的著作权，不擅自复制他人享有著作权的作品。

在国际上，对于E-mail的写作有“7C”要求：

其一，完整（Completeness）。完整说明信件的主题、相关信息、要求、期限等，将收信人需要的所有信息包括在信文内。不论表达技巧，文章结构如何，完整说明发送邮件的原因最为重要。因此，完整也是这七项原则中，最重要且不可或缺的一项重点。

其二，具体（Concreteness）。不要使用容易造成误会的字汇，尽量用一些通用的字汇辞藻。如：“尽速处理回复”应该用“请于三月一日中午前回复”来表述，让收信人有可依据的行动的方向，才是具体的信件用语。

其三，简明（Conciseness）。E-mail的沟通环境就像面对面对话，因此，文字用语宜采简短易懂者；不需要的赘语赘词应予以删除；如果要使用缩写字，也应该采用一般网络通用的缩写文字，才不会让收信人不明所以，还得回信请你说明。

其四，正确（Correctness）。内文的用字和标点符号、引经据典的情境选择、案例的引用说明等，应该要正确谨慎，以免贻笑大方。

其五，礼貌（Courtesy）。E-mail的写作风格与应用格式较具弹性，因此，礼貌用语也偏向简单非正式。但是一封信件给收信人的感觉，就是发信者为自己塑造的形象，所以，在用语上也应该注意，不可失礼。

其六，整洁（Clearness）。E-mail信件必须注意断句，换行位置，因为收信人的屏幕有大有小，如果像传统书信一般，一行到底才换行，会让读信者觉得很累，另一个原因则是因为收信系统环境设定不同，过长的句子会在中间断掉，影响文章分配，使章节段落看来凌乱不堪。况且E-mail内容通常简短数句，一行到底，会让人觉得过于空洞。

其七，体贴（Consideration）。文章结束前，对收信人表达关心或感谢之意。对长辈或对网络用语不熟悉者，更应该多加协助，多多使用对方较易理解的用语。

至于E-mail字段的使用礼仪要点, 则需要注意下列几点：

第一，称谓（Salutation）不可以太随性。E-mail的传递速度与传统书信往的返效能差异极大，使用电子邮件传递信息的双方，可以像日常对话般一来一回交谈，因此，电子邮件的称呼也变得草率得多。同辈之间、亲朋好友或同事间可以直呼其名；对长辈或上级，最好使用头衔加上姓氏，如：赵老师、吴总经理、Mr.Smith等（见表1）。

第二，信尾客套语简明。E-mail常用的英文信尾客套语为：“Thanks”、“BR(或Regards)”、“Cheers”、“Good Luck”，而非一般信函中的“Sincerely yours”、“Yourstruly”或“Bestregards”等。特别要注意的是，即使是中文书写的E-mail，像“即颂”、“商祈”这类信尾颂候语一般都已被简短的英文客套语所取代。

第四，多多使用附件。在E-mail的传送过程中，由于邮件发送者用来写作、发送、储存、下载和接收的软硬件可能与接受者完全不同，所以，两者看到的邮件也并不一样。因此，一些过于复杂的内容、图

表、数据以及其它备注资料，可以以附件的方式发出，以方便阅读，避免内文显示差异的问题。

第五，设计感十足的签名档。E-mail应用发达的同时，也代表人与人之间的见面次数锐减，因此交换名片，搜集客户资料的最佳途径变成Email。如果一封信件没有签名档，那么收信人无法搜集到完整的资料，也无法对发信人有基本认识。因此，在签名档中加上详细的联络数据，再附上一张照片，从现在开始留给收信人一个知礼专业的好印象吧！

总而言之，学好商业文书写作，还要靠我们在实践中不断提高知识力，汉代恒宽说要“厚其基而求其高”；宋代苏轼说要“博观而约取，厚积而薄发”；清代唐甄说要“积多则神”。只要功夫深，铁杵也能磨成针。

第三篇：礼仪文书

第五章礼仪文书

第一节礼仪文书的分类

礼仪文书是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书。在这里，我们指的是礼仪方面的外交文书和对外文书。

礼仪文书，应当准确、适当地表达出礼仪上要求，根据不同的时机和对象，力求把文电写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”，简单抄袭套用现成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文书。

一、贺函、贺电

在国家独立、国庆日、建军节等节日，领导人就任、国王登基，建交日周年、友好条约签订周年，友好城市建立日、国际会议开幕日、重大工程竣工日等，各国领导人、有关部门、有关团体的负责人，可视相互关系的情况，向对方的相应人员表示祝贺。

贺函和贺电是最常用的祝贺方式。国家领导人、外长、驻外使节一般采用外交函件、外交电报或正式照会的方式发送贺函、贺电。领导人的贺电可通过有关驻外使馆转递，也可通过电报局或经电传直接拍发。其他部门或群众团体负责人可用对外函件或对外电报，直接发送。现略举数例：

二、感谢信、感谢电和感谢公告

在访问某国结束的时、在收到贺信或慰问信的时候、在收到友人馈赠或得到支援和协助的时候，应当向对方表示谢意。可以写信或致电表示感谢，有时候，也可以采取公告的方式致谢。举例如下：

三、邀请函、邀请电和复件

邀请的内容十分广泛：邀请外宾参加各种性质不同的集会、庆祝活动、或典礼；邀请外宾来我国进行友好访问、考察访问或讲学；邀请外宾来华演出、举办展览或参加交易会，等等。邀请函、邀请电既要表达邀请的盛情，有时还要就活动的时间、方式、费用等有关事项作出必要的说明，以便相互间达成一致和谅解也可另行专门协商）。

四、慰问函、慰问电

遇有天灾或其他意外的不幸事故或重伤、重病等，友好国家的政府、有关组织或友好人士，常致函、致电有关国家的政府、有关组织、受伤者本人或亲属，表示同情和慰问。举例如下：

五、唁函、唁电

唁函、唁电可视情况发给相应的机关、团体、或死者的亲属，也可发给治丧机构。举例如下：

例1：外交电报，吊唁总理逝世

X X X（首都名称）

X X X国代总理X X X阁下：

惊悉X X X国总理X X X阁下不幸逝世。X X X总理曾为中X关系的发展做出了有益的贡献。我代表中国政府和中国人民向X X X国政府和人民表示深切的哀悼，并对X X X总理的家属表示诚挚的慰问。

中华人民共和国国务院总理X X X

一九X X年X月X日于北京

六、国书、全权证书、授权证书、委任书等

国书是国家元首为了派遣或召回使节向接受国元首发出的正式文书，分为派遣国书和召回国书两种。目前，由于礼节的简化，在外交实践中，已可将召回国书合并于派遣国书之中。我国即采取此种做法。

全权证书，是授予代表以全权，由其代表国家或政府进行谈判、签署条约、协定，或出席国际会议的证件。全权证书由政府首脑或外交部长签署。授权证书，是政府部门首长指派代表，代表本部门进行谈判、签署条约性文件或出席国际会议所出具的证件，由政府有关部门首长签署。领事任命书和领事证书，是关于领事职务的证件。

委任书，是委派国家特例或政府特使，参加驻在国特定活动的证件，由国家元首签署。委托书，是委托驻外使节代表政府部门签署协议的证件，由政府有关部门首长签署。

以上都是进行有关外交活动的必备证书。举例如下：

七、有关礼仪事项的通知等

有关礼仪事项的通知，例如使节的到离任，某些礼仪程序的安排、某些礼仪程序的安排、某些有关礼仪的规定等等，可以使用照会、函件、备忘录、通告等各种方式通知有关机关或个人。

第四篇：礼仪文书

礼仪文书是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书。在这里，我们指的是礼仪方面的外交文书和对外文书。

礼仪文书，应当准确、适当地表达出礼仪上要求，根据不同的时机和对象，力求把文电写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”，简单抄袭套用现成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文书。

一、贺函、贺电

在国家独立、国庆日、建军节等节日，领导人就任、国王登基，建交日周年、友好条约签订周年，友好城市建立日、国际会议开幕日、重大工程竣工日等，各国领导人、有关部门、有关团体的负责人，可视相互关系的情况，向对方的相应人员表示祝贺。

贺函和贺电是最常用的祝贺方式。国家领导人、外长、驻外使节一般采用外交函件、外交电报或正式照会的方式发送贺函、贺电。领导人的贺电可通过有关驻外使馆转递，也可通过电报局或经电传直接拍发。其他部门或群众团体负责人可用对外函件或对外电报，直接发送。现略举数例：

二、感谢信、感谢电和感谢公告

在访问某国结束的时、在收到贺信或慰问信的时候、在收到友人馈赠或得到支援和协助的时候，应当向对方表示谢意。可以写信或致电表示感谢，有时候，也可以采取公告的方式致谢。举例如下：

三、邀请函、邀请电和复件

邀请的内容十分广泛：邀请外宾参加各种性质不同的集会、庆祝活动、或典礼；邀请外宾来我国进行友好访问、考察访问或讲学；邀请外宾来华演出、举办展览或参加交易会，等等。邀请函、邀请电既要表达邀请的盛情，有时还要就活动的时间、方式、费用等有关事项作出必要的说明，以便相互间达成一致和谅解也可另行专门协商）。

四、慰问函、慰问电

遇有天灾或其他意外的不幸事故或重伤、重病等，友好国家的政府、有关组织或友好人士，常致函、致电有关国家的政府、有关组织、受伤者本人或亲属，表示同情和慰问。举例如下：

五、唁函、唁电

唁函、唁电可视情况发给相应的机关、团体、或死者的亲属，也可发给治丧机构。举例如下：

例1：外交电报，吊唁总理逝世

XXX（首都名称）

XXX国代总理XXX阁下：

惊悉XXX国总理XXX阁下不幸逝世。XXX总理曾为中X关系的发展做出了有益的贡献。我代表中国政府和中国人民向XXX国政府和人民表示深切的哀悼，并对XXX总理的家属表示诚挚的慰问。

中华人民共和国国务院总理XXX

一九XX年X月X日于北京

六、国书、全权证书、授权证书、委任书等

国书是国家元首为了派遣或召回使节向接受国元首发出的正式文书，分为派遣国书和召回国书两种。目前，由于礼节的简化，在外交实践中，已可将召回国书合并于派遣国书之中。我国即采取此种做法。

全权证书，是授予代表以全权，由其代表国家或政府进行谈判、签署条约、协定，或出席国际会议的证件。全权证书由政府首脑或外交部长签署。授权证书，是政府部门首长指派代表，代表本部门进行谈判、签署条约性文件或出席国际会议所出具的证件，由政府有关部门首长签署。领事任命书和领事证书，是关于领事职务的证件。

委任书，是委派国家特例或政府特使，参加驻在国特定活动的证件，由国家元首签署。委托书，是委托驻外使节代表政府部门签署协议的证件，由政府有关部门首长签署。

以上都是进行有关外交活动的必备证书。举例如下：

七、有关礼仪事项的通知等

有关礼仪事项的通知，例如使节的到离任，某些礼仪程序的安排、某些礼仪程序的安排、某些有关礼仪的规定等等，可以使用照会、函件、备忘录、通告等各种方式通知有关机关或个人。

在使用有关礼仪的文书电报时，应注意以下事项：

1．文电中的外国国名，应使用全称，同一国名如出现数次，至少首次应用全称。如习惯用简称，可使用正式简称。某些特殊国家，如多米尼加共和国、多米尼加联邦等，不可使用简称。文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名在作为抬头出现时，亦要用全称。

2．文书格式要合乎规范，不要用错。非外交机构一般不使用照会的格式，可使用对外函件进行交往。人称要与文书格式相适应并前后统一。例如，普通照会一般只用第三人称，但不注意时容易出现“贵方”、“我方”等称呼，造成混乱不清。签署者与受文者要相适应。人对人，单位对单位。如系人对人，双方身份要相当。

3．文书中对人的称呼要合乎礼仪习惯。

致意语的用法亦要取决于不同场合与习惯。例如，外交照会开头时，常有“向XXX致意并荣幸地……”的引文，在一般对外函件中不使用。在吊唁、慰问等信函中不要用“荣幸地……”等词句。文尾的致意语，向外交部或大使馆发照会可用“顺致崇高的敬意”；向全代办处发的照会不用“最”字。非外交机关使用对外文书，可视不同的发文和受文者选用“最崇高的敬意”、“崇高的敬意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最亲切的问候”、“顺致敬意”、“顺致问候”等。

4．关于译文。对外文书应以中文为正本，必要时，附以外文译文。译文本，应用不带机关衔的白纸，并在右上角注明“译文”字样。译文应考虑外文的惯用格式，不应套用中文格式。我驻外机构，在外文水平有把握、有力量的情况下，凡纯属一般事务性的函可只用外文（指驻在国文字或通用的外国文字）；对申请签证、身份证及一般外交人员的调职、离任等普通照会，亦可只用外文。

5．对外文书的打印位置要适当。抬头处，受文人的职衔、姓名和称呼应在第一行顶格排列（如排不下，也可将职衔单列一行不加标点，而把姓名称呼另排一行），然后再下一行前面空一格续排行文。如文书较短，不宜把文字都挤在信纸的上半部分，而要留足够的天头，使文件美观大方。

盖章的位置要适当，一般以骑年压月，上大下小（如带国徽的印章，国徽应在机关衔之上）为宜。

6．要有严密的校对制度。如发现文书、函件等有错字或格式不对，均应重新打印，不得涂改。

7．用纸要合乎规定。

8．收发文应有签收手续，收到涉外文书应及时处理，不要延误。

在礼仪社交场合，除了必须处理和运用好文书电报以外，对名片的使用也应当给以重视。名片之所以在现代社会中得到广泛的应用，因为它使用起来简便、灵活、雅俗均可，能适应现代社会人际交往十分频繁的需要。

名片现在已远远不只是相互通报姓名的工具，它可以用来表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、馈赠以至吊唁等多种礼节。为了表示不同的礼节，可以在名片左下角用小写字母写上法文的含义；也可以在外片上，用通用的文字写上简短的字句。

几种国际上通用的法文缩写是：

1．敬贺p.f.(pourfelicitation)

2．谨唁p.c.(pourcondoleance)

3．谨谢p.r.(pourremerciement)

4．介绍p.p.(pourpresentation)

5．辞行p.p.c.(pourprendreconge)

6．恭贺新年p.f.n.a.(pourfeliciterlenouvelan)(大小写均可)

7．谨赠，不用缩写字母，而是在姓名上方写上Avecsescompliments(或者用英文Withthecomplimentsof…)

现在人们日益讲究名片的印制。当然，印制精美、考究的名片，会惹人喜爱；但印制朴素大方的名片，只要运用得当，仍会获得人们的重视和尊重。

第五篇：公文标题的撰制

公文标题的撰制

1、公文标题主要特征、结构形式或撰制要求

公文标题是标明公文主旨或事由的概括性题目名称,除会议纪要外,一般由发文机关(即行文单位名称)、公文主要内容(即事由)和文种三部分组成也可称作公文标题的“三要素”。公文标题是个名词性偏正词组,而不是句子。其一般构成形式可表示为:发文机关+关于+事由+的+文种。这样组合后,其语法结构的特点是:文种为中心词,发文机关和事由共同充当文种的限制成分。公文标题是公文的“眉目”,它不仅要揭示公文的主要内容,而且要便于阅读、管理和使用。拟写公文标题应该做到:结构完整,事由明确,文种恰当,语言规范,文字简洁,文题相符。

(1)公文标题中的“三要素”能否省略?在什么情况下可以省略?撰制时应如何把握?

新《办法》规定:“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。”据此,对发文机关来说,“一般应当标明”则意味着有时可以不标明即可以省略;而在什么情况下省略,法规并未作明确规定。从写作实践来看,带有公文版头的上行文可以省略发文机关,而下行文则应保留。

撰制公文标题应注意把握以下几点:

(a)尽量避免省略而撰制完整的“标准式”标题;

(b)下行文的发文机关不省略为好,以利于公文的管理和利用;

(c)即便省略也不宜省略两项;

(d)文种无论在什么情况下都不能省略。

(2)、无文种的公文标题主要病误有几种情况?

(a)一般常用公文被误作法定公文,致使标题无文种。

如《……关于……的规划》、《……关于……的计划》、《……关于……的总结》、《……关于……的要点》、《……关于……的安排》、《……关于……的制度》等等。冠以一般法定公文的版头,编排发文字号,直接上报或下发。这类

公文标题,实际上没有法定公文文种,不合乎要求,也不伦不类。

(a)一般常用公文被误作法定公文,致使标题无文种。如《……关于……的规划》、《……关于……的计划》、《……关于……的总结》、《……关于……的要点》、《……关于……的安排》、《……关于……的制度》等等。冠以一般法定公文的版头,编排发文字号,直接上报或下发。这类公文标题,实际上没有法定公文文种,不合乎要求,也不伦不类。

(b)批转、转发、印发性通知文种被无故舍弃,致使标题无文种。

如:将被批转、转发、印发的某公文文种视为本公文的文种;将无“通知”文种的批转、转发、印发类公文视为省略;将“批转”、“转发”等视为新文种。

(c)连一般常用公文文种也没有而随意乱造,致使标题无文种。如《关于……的说明》、《关于……的解释》、《关于……的问题》、《关于……的工作重点》等等。此类标题,实际上也等于无文种。关于前面应有发文机关名称,未一一注明;若无发文机关名称,则属于无行文单位和文种的情况。

2、文种不伦不类的公文标题主要类型

(1)并用文种

a、“请示”和“报告”两种文种并使用。如《关于……的请示报告》。这是最典型也较普遍的情况。

b、其他两个文种同时使用。《关于XX年XX的决定的通知》、《关于XXX同志任职批复的通知》、《关于对机关档案管理的决定和转发的通知》等。

(2)混用文种

不分类别,一般常用公文代替法定公文行文;或者区分不好具体文种,将法定公文文种错用。个别的还有将“请示”错用成“申请”的。向上级请求批准,不用“请示”却用“申请”,属于文种运用中“大类不分”和“混用文种”中的一种特殊情况。

(3)生造文种

即连一般常用公文文种也没有,随意乱造。

另外,有的把“批复”改成“批示”、“批文”等,“批示”曾提出过,但在公文管理法规中从未正式规定。“批文”自新中国成立以来从未有过“批文”文种。

3、“关于”使用不当公文标题的常见情况

介词“关于”使用不当大体有两种情况:

(1)放错位臵。“关于”的正确位臵应在发文机关之后,而有的公文却放在了发文机关前面。如关于XX医院向XX大学联系临时用房问题的函》,规范的标题应为《XX医院关于向XX大学联系临时用房问题的函》。还有的将“关于

”放在了事由述宾词组中间,如《XX医院召开关于转制会议》(此标题还有一个毛病是无文种),规范的标题应为《XX医院关于召开转制会议的通知》。

(1)放错位臵。“关于”的正确位臵应在发文机关之后,而有的公文却放在了发文机关前面。如关于XX医院向XX大学联系临时用房问题的函》,规范的标题应为《XX医院关于向XX大学联系临时用房问题的函》。还有的将“关于”放在了事由述宾词组中间,如《XX医院召开关于转制会议》(此标题还有一个毛病是无文种),规范的标题应为《XX医院关于召开转制会议的通知》。

(2)过度使用。多表现在转发性通知上。

4、公文标题文种前的结构助词“的”的使用,缺少必要助词“的”公文标题的常见类型

有公文标题中助词“的”也不可有可无的,它是中心词文种前面定语成分的标志,有时又可避免产生歧义或其他语病,因此也不可以随意不用。缺少助词“的”,大体上也有两种情况:

(1)文种前不用“的”的一般形式。例如《XX局职业考试报名通告》;再如《XX局关于上半年工作总结报告》、《XX市公开选聘学校校长通告》(缺少“关于”更不规范),均应在文种前加“的”。

(2)“的”不在文种前面在事由某中心词前。例如:《……的情况报告》,应为《……情况的报告》;《……市人民政府关于报送规章的备案报告》,“的”应移至“备案”后。(事由是“报送规章备案”,而不是“报送规章”;文种是“报告”,而不是“备案报告”)。

有些情况下,《……的调查报告》、《……的检讨报告》、《……的处理决定》、《……的嘉奖令》等属约定俗成,除此之外“的”字最好臵于事由和文种中间。

从汉语组合特点来看,定语和中心语的组合有些是直接的,不必加“的”;有些是间接的,必须加“的”;有些则可加可不加。一般来讲,词组做定语要加“的”,这也是公文标题文种前面加“的”的主要原因之一。另外,应强调:动词做定语,一般要加“的”。公文标题事由中的中心词如果是既可做名词又可做动词的兼类词,“的”字更不可少。如《……工作安排的通知》,不可写成《……工作安排通知》。如《关于二OO六年工作总结和二OO七年工作安排报告》,文种“报告”前应加“的”。

5、乱用标点符号的公文标题主要表现

原《办法》和新《办法》都规定,公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。什么情况下使用,有几种情况:一是书刊名称可使用书名号;二是某些表示特定意义的缩略语、专用词语可使用引号;三是须加注释或补充词语的地方可使用括号等。

公文标题中乱用标点符号的问题一直比较严重,主要表现在:

(1)批转、转发、颁发(颁布、发布、公布)法规、规章,不用书名号而用引号;

(2)

批转、转发或批复非法规性公文(如通知、报告、意见、请示等)使用书名号;

(3)不必使用其他标点符号而随意使用;

(4)标点符号标错位臵。