客户档案建立与售后

第一篇：客户档案建立与售后

客户档案建立

1、建议：对于客户（包括潜在客户、老客户等）要建立起完整的档案，可以拿专门的笔记本记下来，并进行分类，比如把潜在客户定位A类，老客户定位B类。或者可以在飞信里面建立专门的一个客户群。

2、对于一般客户跟老客户要保持联系，让这些客户与咱们公司的情感账户存款充足。可以借鉴的方式：天气变冷了发个短信问候一下，提醒大家不要着凉了；逢年过节的时候打电话或者发短信或者送卡片表示问候；有新茶上市了可以提醒他们如果有需要可以过来拿一两包先去品尝。等等。大家可以继续补充，集思广益。

3、尽量让老客户或者一般客户成为咱们的宣传人员甚至是销售人员。比如可以叫他们向他们身边的亲人、朋友介绍闽友茶业，说如果有这方面需要可以找闽友茶业。售后服务体系：

茶叶出售后，要主动去询问客户对于这些茶叶的满意度如何，觉得好喝吗。然后进行改善。对成员的要求：

1、成员必须每天都能自觉地抽出时间来“磨刀”。方式可以是有意识的锻炼对茶叶的了解、表达能力、浏览管理类、营销类、励志类等书籍。等等。

第二篇：客户档案建立与管理制度

客户档案建立与管理制度

客户档案管理是企业营销管理的重要内容，是营销管理的重要基础。而不能把它仅仅理解为是客户资料的收集、整理和存档。建立完善的客户档案管理系统和客户管理规程，对于提高营销效率，扩大时常占有率，与交易伙伴建立长期稳定的业务联系，具有重要的意义。

一、客户档案管理对象

客户档案管理的对象就是你的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户。它们都应纳入企业的客户管理系统。

1.从时间序列来划分：包括老客户、新客户和未来客户。以来客户和新客户为重点管理对象。

2.从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的客户，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类客户，档案管理的重点是全面搜集和整理客户资料，为即将展开的交易业务准备资料。3.从客户性质来划分：包括政府机构（以国家采购为主）、特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司、顾客（个人）和交易伙伴等。这类客户因其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。4.从交易数量和市场地位来划分：包括主力客户（交易时间长、交易量大等），一般客户和零散客户。不言而喻，客户档案管理的重点应放在主力客户上。总之，每个企业都或多或少的拥有自己的客户群，不同的客户具有不同的特点，对其的档案管理也具有不同的做法，从而形成了各具特色的客户档案管理系统。

二、客户管理内容

正如客户自身是复杂多样的一样，客户档案管理的内容也是复杂的，不能一概而论。归纳起来将，客户档案管理的基本内容包括以下几项：

1.客户基础资料。即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是客户档案管理的起点和基础。客户资料的获取，主要是通过推销员进行的客户访问搜集起来的。在档案管理系统中，大多是建立客户卡或客户管理卡的形式出现。

客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；所有者、经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

2.客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。

3.业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4.交易活动现状。主要包括棵客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。以上四方面构成了客户档案管理的重点内容，客户档案管理基本上是围绕着这四方面展开的。

三、户档案管理方法

1.建立客户档案卡。作为客户档案管理的基础工作，是建立客户档案卡（又称客户卡、客户管理卡、客户资料卡等）。采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。

客户档案卡主要记载各客户的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式： ①.由推销员进行市场调查和客户访问时整理汇总。②.向客户寄送客户资料表，请客户填写。

③.委托专业调查机构进行专项调查。然后根据这三种渠道反馈的信息，进行整理汇总，填入客户档案卡。

在上述三种方式中，第一种方式是最常用的。第二种方式由于客户基于商业秘密的考虑，不愿提供全部详实的资料，或者由于某种动机夸大某些数字（如企业实力等），所以对这些资料应加以审核。但一般来将，由客户提供的基础资料绝大多数是可信的且应比较全面。第三种方式主要是由于用于搜集较难取得的客户资料，特别是危险客户的信用状况等，但需要支付较多的费用。

通过推销员进行客户访问建立客户档案卡的主要做法是：编制客户访问日报（或月报），由推销员随身携带，在进行客户访问时，即时填写，按规定时间上报，企业汇总整理，据此建立分客户的和综合的客户档案。除外，还可编制客户业务报表和对可客户销售报表，以从多角度反映客户状况。

为此，需制订推销员客户信息报告制度（其中包括日常报告、紧急报告和定期报告）。需制定推销员客户信息报告规程。

2.客户分类。利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，促进企业营销工作更顺利地展开。客户分类的主要内容包括：

①.客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的展开。如按所有权，划分（全民所有制、集体所有制、个体所有制、股份制、合资等）；按客户性质划分（批发店、零售商、代理店、特约店、连锁店、专营店等）；按客户地狱划分（商业中心店、交通枢纽店、居民区店、其他店铺等）；按顾客的实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行商品管理、销售管理和货款回收管理。

②.客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于进行商品管理、销售管理和货款回收管理。

③.客户路序分类。为便于推销员巡回访问、外出推销和组织发货，首先将客户划分为不同的区域。然后，再将各区域内的客户按照经济合理原则划分出不不同的路序。

3.客户构成分析。利用各种客户资料，按照不同的标识，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。客户构成分析的主要内容包括：

①.销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司的销售额中，各类等级的客户所占比重。并据此确定未来的营销重点。

②.商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中，各类商品所占的比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。

③.地区构成分析。通过分析企业总销售额中，不同地区所占的比重。借以发现问题，提出对策，解决问题。

④.客户信用分析。在客户信用等级分类的基础上，确定对不同客户的交易条件、信用限度和交易业务处理方法。

四、客户档案管理应注意问题

在客户档案管理过程中，应注意下列问题： 1.客户档案管理应保持动态性。客户档案管理不同于一般的档案管理。如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。需要根据客户情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料；及时补充新资料，不断地对客户的变化，进行跟踪记录。2.客户档案管理的重点不仅应放在现有客户上，而且还应更多地关注未来客户或潜在客户，为企业选择新客户，开拓新市场提供资料。

3.客户档案管理应“用重于管”，提高档案的质量和效率。不能将客户档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给推销人员和有关人员。同时，应利用客户档案，作更多的分析，使死档案变成或资料。

确定客户档案管理的具体规定和办法。客户档案不能秘而不宣，但由于许多资料公开会直接影响与客户的合作关系，不宜流出企业，只能供内部使用。所以，客户档案应由专人负责管理，并确定严格的查阅和利用的管理办法。-----------------------------档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理 1.公司的归档资料实行“季度归档”及“归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

第三篇：客户档案建立与售后服务

客户档案建立（这是我自己想的，有很多不完善，咱们慢慢改进）：

1、建议：对于客户（包括潜在客户、老客户等）要建立起完整的档案，可以拿专门的笔记本记下来，并进行分类，比如把潜在客户定位A类，老客户定位B类。或者可以在飞信里面建立专门的一个客户群。

2、对于一般客户跟老客户要保持联系，让这些客户与咱们公司的情感账户存款充足。可以借鉴的方式：天气变冷了发个短信问候一下，提醒大家不要着凉了；逢年过节的时候打电话或者发短信或者送卡片表示问候；有新茶上市了可以提醒他们如果有需要可以过来拿一两包先去品尝。等等。大家可以继续补充，集思广益。

3、尽量让老客户或者一般客户成为咱们的宣传人员甚至是销售人员。比如可以叫他们向他们身边的亲人、朋友介绍南桥茶叶，说如果有这方面需要可以找南桥茶叶。售后服务体系：

茶叶出售后，要主动去询问客户对于这些茶叶的满意度如何，觉得好喝吗。然后进行改善。对想加入的成员的要求：

1、成员必须每天都能自觉地抽出时间来“磨刀”。方式可以是有意识的锻炼表达能力、浏览管理类、营销类、励志类等书籍。等等。

2、吃苦耐劳，经得起创业过程可能出现的失败与挫折。

3、不许破坏公司的形象，不做毁坏公司声誉的事。

第四篇：建立客户档案的好处和体会

建立客户档案的好处和体会

客户档案是记录客户资料的重要载体，是我们有效了解客户、分析客户、掌握客户的渠道之一。在当今竞争激烈的市场中，谁拥有客户资料越多越全，就越容易通过技术分析，结合市场、竞争对手分析和自身的定位分析、营销分析，适时设计出概念产品并将其成功营销，从而在竞争中立于不败之地。

一、客户档案便于了解客户，增进与客户的联系和沟通。

二、客户档案利于分析客户，为以后的市场营销策划做基础。

三、客户档案能充分掌握客户，培育和挖掘更多的大客户并防止客户流失及业务流失。

四、客户档案能有效的为潜在客户提供形象服务，使销售人员对客户更具说服力。

对于本公司代理的大金空调而言，建立完整的客户档案有助于我们以后对于市场的了解和开拓，同时更有助于提高公司的形象。如公司每签订一位客户，前期我们要将客户的CAD房型图，配置表，以及合同整理一起，并且单独分类，方便以后的查找与整理；后期客户住宅安装时公司派人用相机对整个过程进行拍照，从配置进场，空调安装，空调调试以及装修结束后客户家中安装大金家用中央空调的效果展示，并且对其每个过程进行大致的讲解，为公司以后的客户更形象的展示说明和大型活动展示做基础。

同时应该让每位销售人员大致了解客户的具体情况，因为大金中央空调针对的是特殊客户群体，有助于销售人员与意向客户的交流而增加对本公司的映像。将安装中央空调的客户家中针对其特定地域，特定房型，特殊安装效果进行拍摄，并制作成画册交与销售人员，更有助于销售人员与客户交流中更形象展示家用中央空调的效果以及整个安装的过程，增加客户对家用中央空调的消费意向。

由此可见，客户档案是值得我们高度重视的，在日常的工作中，我们要注意做好客户档案的收集、建档、保存和管理，让客户档案为我们带来更大的效益。

第五篇：新时期闽南民营企业如何建立和完善客户档案

新时期闽南民营企业如何建立和完善客户档案

福建凤竹集团有限公司马桂英

摘要：该文对闽南民营企业在新时期建立和完善客户档案的必要性进行了分析、探讨，提出了建立和完善企业客户档案的思路、方法。

一、建立和完善客户档案的现实意义和长远价值

顾名思义，客户档案就是有关客户情况的档案资料，是反映客户本身及与客户关系有关的商业流程的所有信息的总和。它包括客户的基本情况、市场潜力、经营发展方向、财务信用能力、产品竞争力等有关客户的方方面面。以客户为中心的资源是企业的一项重要资产。

闽南人“爱拼才会赢，敢为天下先”的商业文化性格，激励着闽南的民营企业集群的蓬勃兴起，为闽南经济的发展撑起了一爿蓝天。经过改革开放20多年的发展，闽南民营企业在初步完成原始资本积累之后，普遍面临着对管理进一步提升的问题。特别是中小企业“跟随”与“创新”的问题。闽南民营企业的创业者，在他们走上从工、从商之路时，就带有明显的模仿和跟随色彩，对企业的自主产权、产业思想、市场定位等，都只是一些模糊概念。但是随着全国城乡经济的飞速发展，企业规模的扩大，特别是“入世”之后，中国经济融入世界经济，面对无处不在的国际贸易壁垒和国际商业规则、信用规则的挑战，原来的生产方式和销售方式已不再适应。盲目跟风、一哄而上、竞相压价只会遭遇更多的反倾销、反补贴等保障措施和各种贸易战。近年，闽南的外向型企业中频繁遭遇反倾销案调查，甚至被确认，以及最近欧

盟理事会通过的《关于禁止使用偶氮染料指令》草案的共同文件，禁止那些使用了偶氮染料尤其是与人体接触的纺织品服装和皮革制品在欧盟十五国的市场上销售，和从第三国地区进口。这种种迹象都表明闽南众多企业已面临前所未有的挑战，特别是在闽南起主导作用的制鞋业、纺织服装业、陶瓷业和茶叶、蜂蜜等农产品加工业，都将面临贸易技术壁垒（tbt）的挑战和障碍。

闽南民营企业已不能“继续跟随”而应“另辟蹊径”，睁大眼睛认识市场和正确估价市场，实现技术创新、管理创新和营销模式的创新，并在产业思想、人才问题、产品开发上作出正确的选择和定位。处于如此复杂多变的新时期，只有最大限度的预测市场，控制市场，才能具有永续经营的生存竞争力。在新的市场环境，闽南民营企业能够依时顺势地建立完备的客户档案，就能在市场中有备而进，稳扎稳打，不管是在国内市场还是国际市场，都能最大限度地减少企业的贸易风险和损失，保持自己的比较优势，打造自己的最大市场生存空间。

二、如何建立客户档案

建立客户档案的目标是为了缩减销售周期和销售成本，有效规避市场风险，寻求扩展业务所需的新市场和新渠道，并且通过提高、改进客户价值、满意度、赢利能力以及客户的忠诚度来改善企业的经营有效性。所以建立客户档案应侧重于为方便企业营销贸易工作的各类信息查考、利用，提供全方位的管理视角，帮助正确的分析和决策，赋予最大化客户收益率。

1、收集客户档案资料

建立客户档案就要专门收集客户与公司联系的所有信息资料，以及客户本身的内外部环境信息资料。它主要有以下几个方面：

（1）有关客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、电话、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景，与本公司交往的时间，业务种类等，这些资料是客户管理的起点和基础，需要通过销售人员对客户的访问来收集、整理归档形成的。

（2）关于客户特征方面的资料，主要包括市场区域、业务范围、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方式、经营政策、经营特点等。其中对外向型客户，还要特别关注和收集客户市场区域的政府贸易政策动态及信息。

(3)关于客户业务状况的资料，包括销售实绩、市场份额、市场竞争力和市场地位、与竞争者的关系及与本公司的业务关系和合作情况。其中对于客户产品的市场流向，要准确到每一个“订单”；与竞争者的关系要有各方面的比较数据。这样有利于营销贸易部门对公司产品在每一阶段整体市场大趋势的了解和把握。

（4）关于交易现状的资料，主要包括客户的销售活动现状、存在的问题、公司的战略、未来的展望、公司的形象、声誉，财务状况、信用状况等。

2、客户档案的分类整理

客户信息是不断变化的，客户档案资料就会不断的补充、增加，所以客户档案的整理必须具有管理的动态性。根据企业基本的营销贸易运作程序，可以把客户档案资料分成五大类，编号排列定位并活页装卷。

第一大类，客户基础资料，依次排序为：客户营业执照、税务登记证、法人委托书、客户背景资料（包括销售人员对客户的走访、调查的情况报告，客户市场区域的各类贸易技术法规、标准，本地区同类产品的市场比较信息）。

第二大类，客户与本公司签订的合同、订单情况，依次排序为：历次签订合同订单登记表，具体合同订单文本。合同订单要按签订的时间先后排列。

第三大类，客户的欠款还款情况，依次排序为：客户信用额度审批表，历次欠款还款情况登记表，欠款还款协议，延期还款审批单，客户还款计划。其中对于直接外销客户，还应有付款方式、授信金额抵押保证登记。

第四大类，与客户的交易状况，依次排序为：客户产品进出货情况登记表，实际进货、出货情况报告，交易的其它资料。其中对于直接外销客户，必须把每单的发货码单、报关手续、成品出厂检验报告、海关商检证明等交货资料收集齐全。

第五大类，客户退赔、折价情况，依次排序为：客户历次退赔折价情况登记表，退赔折价审批表，退赔折价原因、责任鉴定表。

以上每一大类都必须填写完整的目录，并编号，以备查询和资料定位；客户档案每年分清理、按类装订成固定卷保存。

三、如何利用和完善客户档案

企业通过建立客户档案资料，加强主要客户和潜在客户管理，其目的是为公司营销贸易工作服务，着重在兼顾销售与收款两个目标。因此，企业对客户档案的利用主要把握以下三个方面，并在利用中不断的补充和完善客户资料。

第一，通过对客户档案中各类市场信息的利用，把握和预测企业准入新市场或扩大市场覆盖面的可行性及风险规避，对寻找、挖掘新客户起积极的参考作用。如作为闽南地区的支柱产业之一的制鞋业和纺织服装业，对欧盟的出口量非常巨大，仅晋江、石狮二地，2001年这二项在欧盟的出口总值达5亿美元以

上，占全国出口欧盟同类产品的10％左右。那么，作为制鞋材料和纺织服装成品布染色的漂染厂就必须有跨越欧盟贸易技术壁垒的生产技术能力，能通过oeko生态纺织品认证等，否则就会失去大批新老客户，有的甚至会导致较大的赔偿事故。所以对于漂染企业建立客户档案，在收集客户背景材料时，要充分了解客户的销售区域和区域贸易规定；在利用客户档案时要整体评价客户的销售去向，及整体市场占有率和市场份额，以便决定企业生产技术和经营战略的整体发展方向和布局。

第二，通过对客户档案中交易状况信息的利用，把握企业自身管理程序的适应性和市场定位，挖潜堵漏，降低销售成本和生产成本，最大化整合、利用企业资源。如从订单的附加值高低、批量大小测算生产成本、设备利用

率和销售弗用，从订单的退赔、折价情况分析企业内部管理水平和原料供应、技术质量控制的能力，以便企业科学合理的设计管理流程，确保流程的重复性与持续性。以订单处理流程为例，包含从客户下订单，一直到他们收到所订购的产品，及完成付款为止所有活动。即“订购→现金”流程。应设法让公司所有员工知道这些重复流程，并让他们了解自己负责的工作与某些流程有何关联。因为每个流程只要一个环节不到位，就可能导致这个订单的延期或赔款损失。

第三、通过利用客户档案的交易付款信息和客户背景材料，把握企业销售业务中的赊销比重，同时重视应收帐款管理工作，正确评估客户信用状况，减少交易风险。在判断和列入公司重要客户时，不仅要看其订单量，订单附加值，更要评价其真正的货款偿付能力。因此，需要强化信用管理职能，并将信用管理风险的权责合理地分配到公司各相关的业务职能部门中去，落实在从开发客户订单到货款回收工作的全过程，解决“增加销售额和保证货款收回”这样一个两难问题。

另外，由于客户档案信息量较大，在利用中涉及企业的生产调度、技术管理、原料供应和经营、财务管理等诸多方面，数据处理的重复性、频繁性大，所以企业要积极导入客户关系管理（crm），通过信息技术的手段集成在软件上面，组合为一体建立一个闭合系统。