档案登记备份工作辅导材料

第一篇：档案登记备份工作辅导材料

档案登记备份工作辅导材料

海盐县档案局 王惠华 2010-6-20

一、国家为什么要实施电子文件和数字档案登记备份（以下简称“档案登记备份”）制度？

（一）、从日本“养老金案”看档案登记备份制度的重要性（背景）例子：日本社保厅“养老金案”始末。

2007年初，日本社保厅5095万份养老保险缴纳记录表被曝与缴纳人实际信息不符，1430万份养老保险缴纳记录根本没有录入社保厅的电脑系统，并且曾经负责收集这些信息的数百个市政机关也早已销毁了原始记录。日本民众强烈不满，“养老金案”直接导致安倍晋三政府倒台。

再看国内典型例子：四川大地震中档案大量损毁、石家庄团市委原副书记王亚丽身份造假案、德国施耐德公司侵犯正泰集团专利案、湖南罗彩霞被冒名顶替上大学事件、深圳福彩中心黑客事件到广东、辽宁、陕西等省养老、税务个人账户基金与统筹基金记录不清等情况接连发生。

日本养老金案及国内外案例的实质——档案安全隐患日益突出

（二）、开展档案登记备份工作是时代的必然

1、是新时期档案事业创新发展，适应“四个变化”实现“四个转移”的需要（年初全省档案工作会议提出）。一是适应党委、政府及人民群众对档案及档案工作需求的新变化，把档案工作的重点从只关注档案馆馆藏的历史档案转移到更多地关注发挥现实作用的现行档案文件上来，提高档案工作现实服务的能力；二是适应信息化时代的档案载体形式上的新变化，把档案工作的对象从传统的纸质档案转移到新型的电子文档上来，积极探索建立有效管控电子文档的体制机制，提高档案事业的可持续发展能力；三是适应档案部门工作职能的新变化，把档案部门履行工作职能的重心从档案馆保管转移到档案监管上来，对各乡镇、机关部门现行性的动态的档案文档管理情况进行监管，提高档案部门的行政监管能力；四是适应快速发展的档案环境和条件的新变化，把档案工作从主要为政治、为领导服务转移到为政治、经济、社会、文化、党建提供全方位服务上来，拓宽档案工作的覆盖面，提高档案工作的全面发展能力。

2、开展档案登记备份工作，有利于强化档案的证据保全作用。这个是核心价值。

3、开展档案登记备份工作，有利于建立新时期民生档案安全监管体系。将档案

工作行政监管的范围从档案馆（室）归档保存的各种档案扩展到了各部门单位正在运行的现行文件（电子文件）、电子业务数据，通过实时或定期登记备份方式，对社会保障、劳动就业、民政、教育等民生领域中形成的涉及民生及公共利益的重要档案、法定进馆单位档案、重点建设项目、社会组织以及个人形成的对国家和社会有保存价值的电子文件和数字档案进行有效监管，为重要民生档案安上一把“金锁”，最大限度地保证档案的安全。

4、开展档案登记备份工作，有利于实现对社会档案资源的有效整合。通过开展档案登记备份工作，借助信息网络技术，通过接收、复制、备份等多种手段，把各机关部门、企事业单位、社会组织的有保存价值的电子文件和数字档案进行集中整合，创新档案资源整合模式，加快档案信息资源集聚整合步伐，形成社会共享，各方共赢的档案资源体系。

因此，档案登记备份制度为档案安全提供保障——是一项重要的制度创新，核心价值在于强化了档案的证据保全作用，强化了档案的原始证据价值，确保档案利用出现纠纷时，档案部门作为法定职能部门，能够为社会提供最权威的档案原始凭证。同时也是一项长期而艰巨的战略任务。

创新表现在：

1、制度创新——档案登记备份制度；

2、档案行政监管方式创新;

3、创新档案资源建设模式；

4、创新档案馆功能建设等等。

二、什么是档案登记备份？如何实施档案登记备份工作？——省“两办”发文及省局实施方案政策解读

法律依据：

1、2009年底，中央办公厅、国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》。

2、《中华人民共和国档案法》。

3、《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》。

4、国家档案局令《电子公文归档暂行办法》。

5、2009年12，省委办公厅、省政府办公厅发出《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（以下简称“《通知》”）。

我省未雨绸缪，在全国率先开展档案登记备份工作。《通知》下发后，省局制定了《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》（以下简称“《方案》”），工作的组织领导、目标任务、范围形式、时间程序等具体要求，确保工作可操作性。嘉兴市两办也下发了相应的《实施意见》，是我们开展工作的依据。

（一）、什么是档案登记备份？

概念：由县级以上档案行政管理部门对本行政区域内形成的对国家和社会有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证，并由同级国家综合档案馆对经过认证的电子文件和数字档案进行数据备份。

解释概念：

1、档案登记备份工作包括两项内容：

一是登记认证。是由档案行政管理部门对本地区有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记，以加强档案监管并确定移交备份范围；在登记时借助一定技术和管理手段获取档案认证信息，实现档案的“证据锁定”，并在必要时以可信第三方身份提供可靠性认证。

二是安全备份。由设在各级国家综合档案馆的电子文件和数字档案登记备份中心，集中对区域内经过登记认证的电子文件和数字档案进行备份，并在发生安全事故时提供数据恢复和证据保全服务。如：火灾、地震。

2、登记备份工作是档案行政管理部门依法实施行政管理职能的具体行政行为，体现了行政监管职能。

3、登记备份对象是——电子文件和数字档案（全称完整讲是：电子文件和数字档案登记备份）

4、登记备份功能定位——强化档案凭证价值（真实性、可靠性）；重要档案的容灾（防意外事故）；档案资源整合（衍生功能）

核心功能：证据锁定、证据保全

5、主要作用——确保档案可靠性，强化法律凭证价值；确保档案安全性，提高抵御风险能力；确保档案的凭证性。

衍生作用：强化档案行政监管职能；有效整合档案信息资源；带动档案各项事业建设。

6、容易混淆的概念：

登记和备份是同一行政行为概念（通过备份手段，实现登记行为）； 档案和数字档案——从档案价值出发、而非信息化程度；

档案和电子文件关系——主从关系（电子文件是档案的一部分，需要档案部门监管的对象，已有相应的法律依据）。

（二）、如何实施档案登记备份工作？

省级目标任务：从2010年开始，力争到“十二五”规划期末6年时间：

1、建立档案登记备份中心。“十二五”期间各县市全部建成，并在馆际间建立异地备份库；

2、优先开展涉及民生的重要档案的登记备份工作。“十二五”期间，完成重点完成涉民单位（部门）的电子业务数据库、其他电子文件和档案数字化成果的登记备份工作。全面开展机关单位的电子文件归档备份工作。

以实施民生档案基础信息数据库建设工程为抓手，对劳动就业、社会保障、教育、卫生医疗等民生领域中形成的业务电子文件和数据进行登记备份。（今年省档案登记备份中心用VPN专线（租用电信网络专线），对省民政厅婚姻、救助、移民档案；省人保厅社保医保、劳动鉴定档案和省建设厅公积金档案、房产档案进行登记备份）

3、抓好重点建设项目档案登记备份工作。按分级管理原则实施。

4、加强机关、团体、企事业单位数字档案室建设（全省60%以上机关、团体、国有企事业单位建成）；

5、积极引导，根据自愿原则，开展民营企业、其他社会组织以及个人重要电子文件和数字档案登记备份工作。

实施原则：统一规划、分级管理；突出重点、分部实施；安全保密、重在服务。实施要求：

1、以档案登记备份中心建设为平台；

2、以构建民生领域档案安全体系为重点；

3、以数字档案室建设为基础；

4、以组织领导和人才队伍等为保障。

对党委、政府要求（建领导小组、加大督查考核力度、加大资金投入）；对档案行政管理部门要求（规划方案制定、业务考核、指导宣传培训）；对档案馆要求（基础设施准备、备份中心平台建设、开展登记备份工作）；及对基层单位都提出不同要求。

档案登记备份范围：分三个层面

1、重点对象：涉及公共利益或民生权益。如：人力资源和社会保障、城乡住房建设、医疗卫生教育、民政、环保、质监、食品监督、安全生产监督、国土资源等重要领域形成的业务档案和电子数据库

2、必须登记：法定进馆单位（包括机关、团体、国有企事业单位和其他组织形成并保管的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、数字化成果和文件目录数据）、重点建设项目。

3、自愿登记：民营企业、其他社会组织和个人保存的电子文件和数字档案。

移交备份的档案数据形式：

1、电子业务数据：各专业主管单位通过专门业务信息系统形成的现行电子业务数据库。

2、电子公文：单位公务过程中形成的电子文件；

3、档案数字化成果：由传统档案数字化而来。

其他电子文件：音视频电子文件、数码照片、CAD等科技电子文件。工作内容、程序及要求： 主要工作内容：

机关、企事业单位：

1、做好登记备份的相关准备（调查现状；督促指导各单位建立归档、备份机制；根据单位时间，制定技术方案后实施）；

2、填报材料；

3、档案数据的归档备份（生成备份载体）；

4、报送、移交备份数据。

登记备份中心：受理、审核、反馈、数据维护管理和服务。

基本程序：前期处理、报送移交、受理审核、信息反馈四步。对于电子业务数据、电子公文、档案数字化成果这三种不同的数据类型进行登记备份的基本程序是一致的，但由于各种数据形式自身的特点，对于登记备份工作有特殊要求。

如：业务数据，周以下频率进行备份的，宜打包在线传输方式备份（可租用电信网络专线）；月以上频率的，离线脱机载体备份。

如：数字化成果，一般离线脱机备份（光盘等）。如：电子公文打包在线备份和脱机备份均可。档案登记备份中心建设：

省将出台《浙江省电子文件好数字档案登记备份中心建设规范》，一般依托数字档案馆和新馆建设平台，因地制宜推进；

对机构、制度、人才、经费提出要求，建成后要上报上级档案行政管理部门，并申请组织验收；

软硬件设施和平台（《电子信息系统机房设计规范》、《信息系统灾难恢复规范》）中心需要日常管理和维护；提供档案数据恢复、档案原始性认证服务。

三、我县实施档案登记备份工作的机遇和挑战

（一）、我县档案信息化工作基础。

1、目前馆藏档案登记备份工作已初步展开。目前，案卷级文件级目录输入已完成140多万条，婚姻档案全文数字化3326卷，15.1万页，二轮土地承包档案703卷

10.42万页，馆藏老照片数字化1.06万张。并这些对馆藏数字化档案全部用光盘和硬盘进行了备份。

2、各机关单位电子文件管理情况。进行数字化扫描的单位为数不多，开展的也只有对部分业务档案进行了扫描，如2009年，开展了工商局工商登记档案的备份，共备份工商登记档案5447家，51.5万多页，备份方式是硬盘两处备份；县环保局对10873余件的人事、荣誉、环保等重要档案进行了全文扫描，县国土资源局对从1987年以来的地籍、农民建房、建设用地等进行了扫描，现已入库12万余页，县民政局2008年以前的婚姻档案进行了全文扫描。

（二）、今年以来档案登记备份工作开展情况：

1、加强学习、领悟上级精神。

2、开展调研、明确工作重点。

3、加强宣传、争取领导重视。宣传工作就是要让大家知道这个事，让领导听了知道事情的重要性，或者说是要心动并且行动。

4、因地制宜、制定初步方案，加快海盐档案登记备份工作的步伐。

（三）、下一步需要把握的工作重点及值得探讨的问题

1、建立县电子文件和数字档案登记备份中心。建设应当适当超前，同时备份中心软硬件平台建设和运行、维护等经费要列入同级财政预算，保障工作开展。

2、创建一批规范化数字档案室。明确创建目标，按照文档一体化的要求，积极开展各机关部门、企事业单位规范化数字档案室创建活动，为开展电子文件和数字档案登记备份工作奠定良好基础。

3、做好进馆单位相关档案移交和备份工作。依托电子政务系统，加强电子文件和数字档案登记备份中心与各数字档案室的对接。对各机关部门、企事业单位等进馆单位形成的电子文件和其保管的未到移交进馆年限的档案数字化成果，进行实时或定期移交登记和安全备份。

4、抓好重点领域相关档案登记备份工作。以实施民生档案基础信息数据库建设工程为重点，对民生领域中形成的业务电子文件数据和数据库进行登记备份。积极试点、逐步推广，加强对我县重大建设项目档案数字化成果的登记备份。

同时，拓展其他领域相关档案登记备份工作。

5、建立异地备份库。为了确保我县重要档案数据安全，实行电子文件和数字档案的安全备份，建立与兄弟省的县级国家综合档案馆间重要档案数据异地备份库。

6、相对突出、值得探讨的问题：

（1）、馆舍建设滞后、资金投入严重不足，“十二五”期间，人力、物力、财力、技术的支撑问题； 人员编制问题如何解决?（2）、县委、县政府层面、档案局（馆）层面和涉及试点的相关单位、部门各自作用发挥，联动机制建设问题?如何让领导动心、真正重视？我们如何演好角色、如何借力？领导小组成员单位如何协调、如何联动等等？

（3）、开展档案登记备份过程中，我们如何探索，寻找突破口，创自身特色的问题？如何确保工作中数据安全问题等等。

（4）、数字档案室推进过程中，经费的统筹安排问题等等。

（四）、档案局（馆）各科室在档案登记备份工作中各自应承担的工作职责。（初步设想、有待优化）

在加强业务学习、提升技术水准的的基础上，根据海盐自身特点，及局班子会讨论结果，对各科室现提出如下初步分工设想：

1、监督指导科：开展调查摸底工作，制定实施意见、实施方案，并逐步优化；建立领导小组及工作网络，提出考核办法；登记备份中心建设方案的制定，根据资金安排，逐年推进平台的搭建（前期牵头实施）；各单位数字档案室的分步推进； 重点民生领域（试点单位）业务数据的落实；重点建设项目（试点单位）材料登记备份的落实；做好相关业务培训等工作。

2、信息技术科：登记备份中心建设方案的制定，根据资金安排，逐年推进平台的搭建（前期协助实施，后期接管）；登记备份中心各项制度的建立、规范；登记备份单位材料的申报、审核、验证、数据的存储反馈；登记备份中心日常管理、维护；提供档案数据恢复、档案原始性认证服务；做好相关业务培训；馆藏数字化按计划推进等工作。

3、保管利用科：协助信息技术科推进馆藏数字化工作；备份中心未建成前，部分单位备份光盘的安全保管等等。

4、牵头搞好档案登记备份的宣传工作；开展好备份中心平台建设中设施、设备招标采购工作等等。

今年是我县开展档案登记备份工作的启动之年，面对历史性机遇，档案登记备份工作在全省各地还处于探索之中；档案登记备份平台的建立需要人力、物力、财力和

技术的支撑，需要不断实践，还不可能一蹴而就；基层单位数字档案室建设和档案信息化建设的基础还比较薄弱；全社会对这一工作开展的必要性认识还不够深入等等。需要我们在探索、推进的过程中，以档案馆新馆建设为契机，积极推进档案登记备份中心和基层单位数字档案室建设，确保电子文件、信息数据库的安全，保障人民群众的切身利益，促进我县经济、社会和谐健康发展。

第二篇：档案局登记备份流程汇总

档案登记备份软件操作简易流程

本操作流程较为简易，适合对电脑操作比较熟悉的工作人员使用，如果使用过程中相关疑问，可咨询档案局相关工作人员。

第一步：使用登记备份打包工具创建登记表

（1）安装登记备份打包工具（可在登记备份系统界面下载）

（2）输入自己本单位的全宗号和单位名称

（3）填写档案备份情况表、备份载体目录、电子公文登记目录明细表等

（4）打包压缩数据（包括目录数据和实体数据）

（5）打印《电子文件和数字档案备份情况表》、《电子文件和数字档案备份情况表（续表）》

并加盖单位公章

具体如何操作可参考档案登记备份软件操作手册

第二步：登陆档案局VPN服务器及乐清市登记备份软件

（1）登陆VPN服务器，地址为https://10.20.145.250/

（2）用户、密码 gsj/gsj

（3）输入PIN码（默认PIN码为123456）

（4）登陆登记备份系统

具体参考VPN（KEY）操作使用手册

第三步：立档单位上报数据

（1）选择单位数据上报

（2）上传压缩的目录数据文件

第四步：立档单位自检

（1）点击“进入操作”，点击“检验” 对需要上传的数据情况进行自检

（2）点击提交审批

（3）此处有档案备份数据移交、接收检验表，需要立档单位打印，加盖单位公章

第五步：档案局材料审核情况

（1）材料审核（检查数据上报的数情况，在检验处填写相关的内容检查情况如：XXXX

数据包一个，大小为XXGB）

（2）点击“材料审核”予以通过，并通知报送单位于多少日将打印好的《情况表》、《情

况表(续表)》、《档案备份数据移交、接收检验表》及实体数据包移交给档案局。（可在线传送数据包，不过表格还是要线下交）

第六步：档案局实体数据包技术检测

（1）比对数据包和上报数据表格的MD5码

（2）检验载体相关情况

（3）通过技术检测

（4）打印《档案备份数据移交、接收检验表》并盖章给立档单位带回

第三篇：关于登记备份的工作经验总结修改稿

海盐县电子文件和数字档案登记备份工作初显成效

2010年以来，海盐县档案局因地制宜、自我加压、迎难而上，确定了档案登记备份和档案信息化同步推进的方针，电子文件和数字登记备份工作初显成效，档案信息化建设实现跨越式发展。

2010年下半年，县档案局信息化建设大规模启动，数字档案馆室一体化建设、登记备份系统建设、传统档案数字化建设和计算机机房的建设等几大项目先后启动。目前，县档案局信息化建设已取得了阶段性的成果。成立县电子文件和数字档案备份中心，新增纯公益一类事业编制3名；依托县党政信息中心，顺利完成数字档案馆及登记备份中心软硬件平台建设；县级机关由县财政保证的部门档案扫描经费全部列入县财政预算；数字档案室系统实现部门、镇（街道）100%全覆盖；社保和公积金的数据库，通过专网实现在线登记备份；《县级电子业务数据在线登记备份安全性需求对策研究》课题被浙江省档案局列入2011科技课题研究计划。

2011年，我们对39家进馆单位的总容量为3.66G的数字化成果和电子业务数据库进行了登记备份，并对2家二级甲等以上医院电子病历的电子业务数据166MB，4家民营企业知识产权数字化成果1267MB、4个重点建设项目数字化成果的1563MB和10家重点民生领域单位的数字化成果和电子业务数据库379G进行了登记备份。从2012年起，我县县级机关由县财政保证的部门的档案扫描经费将全部列入县财政预算，这些单位的档案已安排集中进行数字化，使用统一的规范标准进行整理、扫描和挂接，在数据验收通过之后就可马上进行在线登记备份，随着传统档案数字化工作的展开，我局登记备份的面将进一步扩大。

一、领导重视、政策落实，营造良好的工作氛围 海盐县档案信息化建设实施以来，登记备份工作就作为信息化建设的重中之重被摆在首位，全局上下围绕这一重点展开工作，局领导多次带队深入基层各单位调研档案和信息化发展情况，局里多次召开全局大会统一思想，研究登记备份的技术路线。海盐县的档案登记备份工作也得到了县委、县政府的关心和支持，县四套班子主要领导先后对档案登记备份工作作出批示、并亲临档案局调研指导。县委书记张仁贵就档案和电子文件登记备份工作作出了重要批示；县委副书 记、县长沈晓红到县档案局专题调研数字档案及登记备份工作；档案工作分管领导县委常委黄江莺，县委常委、副县长张梁、副县长唐晓青更是多次到我局调研、听取汇报，协调解决档案事业发展中遇到的重大问题。县人大常委会主任、副主任、法工委主任一行专程来县档案局视察电子文件和数字档案登记备份中心建设情况。县政协主席、副主席、秘书长及一办四委负责人一行专程来县档案局专题视察档案行政监管、档案安全保管、档案登记备份等工作。

同时，根据省、市党委政府的要求，县两办结合海盐县的实际情况，先后印发了《关于建立电子文件和数字档案登记备份工作领导小组的通知》（盐委办〔2010〕88号）和《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的实施意见》（盐委办〔2010〕101号）文件，明确了“十二五”期间我县开展登记备份工作的总体要求、工作原则、目标任务和保障措施，并成立了由两位县委常委、副县长任组长，两办副主任、县档案局长任副组长，各人财物保障部门和涉民主管部门为成员单位的登记备份工作领导小组。

在县委、县政府的重视关心下，登记备份工作列入县政府2011重大建设项目和海盐县“十二五”规划，进一步推动了全县档案与电子文件登记备份工作的开展。

二、经费落实、保障有力，提供良好的硬件支撑

县委、县政府对我县档案信息化建设的发展高度重视，在经费、机构、人员上均予以保证。

一是资金到位。2010年12月，落实资金81.25万元完成了海盐县数字档案馆室一体化系统以及档案和电子文件登记备份管理软件的政府采购。2011年11月，落实资金265.45万元完成了海盐县数字档案馆室一体化系统一期建设机房硬件和系统、数据库软件的政府采购。传统档案数字化方面，2011—2014年县财政将安排所有馆藏档案数字化加工经费270万元；从2012年起，县级机关由县财政保证的部门档案扫描经费全部列入县财政预算，共安排经费390万左右，分四年完成室藏档案扫描任务。数字化扫描设备方面也将分三年时间投入100万元。财政总计投入档案信息化事业达1100余万元。

二是落实机构。2010年9月，海盐县机构编制委员会印发《关于同意在县档案局（馆）增挂“海盐县电子文件和数字档案登记备份中心”牌子的批复》（盐编［2010］16号）文件，2010年年底正式成 立海盐县档案与电子文件登记备份中心，并在县档案馆增挂牌子，明确了信息技术科负责从事海盐县各领域档案登记备份工作，主要负责档案登记备份工作的指导督促、技术服务、受理审核等具体事项。

三是增加编制。2011年年初，通过全县范围内的中层干部公开选拔，录用了一名熟悉计算机和网络操作的专业技术人员到信息技术科，进行登记备份中心的网络管理、数据库建立与硬件维护工作，9月，又为信息技术科配备一名熟悉计算机和网络的副科长。2012年还计划招聘事业编制的计算机和网络专业技术人员，充实登记备份队伍。

三、调查摸底、完善制度，为工作开展做好充分准备

做好登记备份工作，充分的准备工作必不可少。一是通过调查摸底，充分地摸清下面单位的情况，做到有的放矢。为此，海盐县府办了转发了县档案局《关于开展民生和数字档案基本情况调查工作方案的通知》（盐政办发[2010]72号）文件，通过发放调查表格和实地查看档案室等多种形式，对全县所有单位的立档单位数据基本情况和民生档案基本类型进行调查摸底，通过调查摸清了各立档单位室藏档案种类、数量、数字化处理程度以及制度建设等情况，发现保存在县级机关各部门以及乡镇中的民生档案涵盖医疗卫生、环境监测、失业就业、土地流转、残疾人保障等方面，民生档案数量庞大，在全县机关从事档案工作的人员的文化程度有了较大提高。针对我县目前电子文件和数字档案的管理现状，县档案局撰写了《我县电子文件和数字档案登记备份工作的现状及规划》的调研材料，并在海盐政务第9期增刊上发表，受到县委领导高度重视。

二是对内建立健全各种规章制度，从制度上保障登记备份中心各项工作的顺利实施，确保登记备份中心数据的安全。我局先后制定了《海盐县档案登记备份中心工作人员岗位职责》、《海盐县档案登记备份中心保管利用制度》、《海盐县档案登记备份中心保密制度》、《海盐县档案登记备份中心机房管理制度》、《海盐县档案登记备份中心工作流程》和《海盐县电子文件和数字档案登记备份中心安全保障应急预案》等安全保障制度，并专门召开局内相关人员会议，专题学习这些规章制度，确保制度的有效落实。我局还制定了登记备份流程，从调研沟通、签订协议、报送传输、中心受理等四个步骤实施开展登记备份工作，保证登记备份工作的规范化和程序化。

四、统筹规划、点面结合，大力开展登记备份工作

登记备份工作涉及面广，对硬件要求高，需要投入大量的人力物力，考虑到我县的实际情况，登记备份工作必须要有长远的统一的规划，并分步实施，突出重点，以点带面，然后再全面铺开。根据省档案局和市档案局有关登记备份的实施方法要求，我局把登记备份的对象分为数字化成果、电子业务数据、电子文件和多媒体数据。

1.数字化成果和一般电子业务数据的登记备份工作全面铺开 2011年我局对我县39家县级机关和镇街道进行了数字化成果和电子业务数据的登记备份。2012年起，随着我县由县财政保证的部门档案扫描经费全部列入县财政预算，我县所有的县级机关都有数字化成果产生，镇街道也在积极地进行数字化工作，传统档案数字化工作的推进，使得数字化成果的登记备份工作必须全面展开。为此，我们在每个单位安装了登记备份打包加密工具，单位档案人员在将数字化成果和电子业务数据进行打包加密之后，可通过网页登录到登记备份软件界面，通过政务外网将数据上传到档案局登记备份中心机房内，实现了数据的在线备份。

与此同时，我局积极探索开展海盐县重点建设项目档案登记备份工作。一是开展调研，研究出台《海盐县重点建设项目档案专项验收办法》。并在县重点办组织召开的我县重大投资项目联络员会议上，专门对20多个联络员开展了重点建设项目档案工作培训。着重学习了重点建设项目档案工作的要求和国家档案局下发的重大建设项目档案验收办法（档发[2006]2号）；同时重点学习了国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范［DA.T28-2002］，对参建单位在工程项目开展过程中形成的各种形式的文件资料收集范围、归档要求与材料的保管期限等进行了明确。二是根据省、市《关于做好重点建设项目档案登记备份工作的通知》等办法文件，开展重点建设项目档案登记备份工作，试点推进浙江林龙港口有限公司嘉兴港海盐港区秦山——港口澉浦预留发展区1号泊位项目和浙江港口钱塘物流园区项目重点建设项目档案登记备份工作。三是建立海盐县档案馆重点建设项目档案接收名册。重点建设项目档案的登记备份，考虑到其工程的短期性、机构的临时性和档案的固定性，并且其机构不符合接通政务外网的条件，我们通过光盘、硬盘等脱机载体对重点建设项目档案进行登记备份，目前我们已经对秦山港务有限公司、浙江林龙港口有限公 司、海盐县南北湖旅游投资集团、海盐县委党校四个重点建设项目档案进行了登记备份。

另外，我局还积极开展民营企业知识产权档案登记备份试点。我局深入基层开展对民营企业档案的档案业务指导工作，为我县民营企业建档工作提供了大量服务，并积极探索对企业的知识产权档案进行登记备份。目前，我局已经采用光盘备份的方式，对我县浙江博凡动力装备有限公司、海盐振达汽配制造厂、海盐县特种纤维织造厂、嘉兴市芦荟源生物科技有限公司4家民营企业的知识产权档案数字化成果进行了登记备份。

2.民生领域电子业务数据

电子业务数据的登记备份的重点范围是民生领域，我局积极开展重点民生领域档案登记备份工作。在积极调研，征求相关镇、部门、企事业单位的基础上，县委、县政府印发了《关于加强民生档案工作的意见》（盐委办［2010］102号）文件，要求扎实推进民生档案工作的开展，确定了县供电局、县工商局、县国土资源局、县环保局、县劳动保障局、县教育局、县建设局（公积金中心）、县交通局、县财政局等9家单位为2010-2011年电子文件和数字档案登记备份试点单位，开展首次档案登记备份工作。各试点部门相继出台了部门电子文件和数字档案登记备份工作领导小组文件和具体实施方案。在试点过程中，我们根据每个单位不同的情况，确定不同的登记备份策略，采用不同的备份周期，并与每家业务单位分别签署了电子业务数据登记备份备忘录。除对试点单位进行光盘和硬盘登记备份外，我么还积极进行民生单位电子业务数据库在线登记备份试点。目前，我们已经在县公积金中心和县社保中心安放了前置服务器，并安装了登记备份软件，通过策略的设置，对公积金和社保的电子业务数据进行在线定时自动登记备份。

另外，我局也对我县人民医院和中医院的电子病历进行了光盘式的登记备份。

3.电子文件和多媒体数据登记备份积极准备中

由于电子公文的元数据收集、封装技术尚未完善，现行的WORD文档等电子文件并非严格意义上的电子公文，我们考虑等条件成熟的时候再开展这项工作。

多媒体数据的登记备份暂时用脱机备份的方式，以后考虑用在线 登记备份方式。

五、加强培训、重视指导，着力做好保障工作

登记备份工作操作复杂、技术要求高，基层档案员必须要具备一定的计算机操作基础才能开展登记备份工作。为了提高基层档案员的业务水平，我局对全县机关单位档案工作人员进行了登记备份业务培训，通过培训提高了基层档案员的计算机操作能力和登记备份业务水平，进一步明确了档案登记备份工作的具体操作流程，培训时还下发了登记备份系统使用手册以备查阅。目前培训班累积参训人员已达300多人次，取得了良好的成效，为我县电子文件和数字档案登记备份工作的顺利开展提供了坚实的保障。

另外我局指导科和信息科不遗余力地对各单位的登记备份开展指导工作，不仅给档案员提供电话咨询、在线答疑和远程协助，必要时甚至专程前往该单位进行现场的指导和帮助。在接下来的工作中，我局准备专门指定一名工作人员，专门负责登记备份的指导工作，负责全县范围内的登记备份工作的远程和现场指导。

一、登记备份工作

1、领导高度重视。县委、县政府领导高度重视档案登记备份工作，登记备份项目列入县政府2011信息化建设重大项目，领导关注度不断上升。今年，县四套班子主要领导先后对档案登记备份等工作作出批示或亲临档案局调研指导。年初，县委书记张仁贵对档案工作作出重要批示；3月10日，县人大常委会主任、副主任、法工委主任一行来县档案局视察登记备份中心建设情况；4月11日，县政协主席、副主席、秘书长及一办四委负责人一行来县档案局专题视察档案登记备份工作；4月26日，县委副书记、县长沈晓红到县档案局专题调研数字档案馆（室）及登记备份工作；档案工作分管领导县委常委黄江莺，县委常委、副县长张梁，县委常委王坚，副县长唐晓青更是多次到我局调研、听取汇报，协调解决登记备份工作和档案事业发展中遇到的重大问题。6月1日，县委县政府以盐委办［2011］64号文件将登记备份等档案工作列入对各镇（街道）的综合目标责任制考核体系。11月9日，县政府以盐政办发[2011]115号文件《关于下发2011依法行政工作考评细则的通知》，将登记备份等依法治档工作列入县政府对部门的依法行政考核体系。列入两项考核体系既体现了县委县政府对档案工作的高度重视和关心，又反映出档案工作及档案登记备份工作在服务县委、县政府中心工作和经济社会中正在发挥更加重要的作用。

2、机构人员经费落实到位。一是落实机构。去年，县编委下发《关于同意在县档案局（馆）增挂“海盐县电子文件和数字档案登记备份中心”牌子的批复》（盐编[2010]16号）文件，2010年底正式成立海盐县档案与电子文件登记备份 中心，并在县档案馆增挂牌子。二是落实人员。经县委组织部、县人事局同意，今年初面向全县公务员公开选调信息技术科副科长。通过面试和计算机专业测试，选调了一名曾经在县党政信息中心工作经历的专业人才充实工作队伍。9月，又为负责登记备份工作的信息技术科配备副科长一名。三是落实经费。8月份，经县长专题协调会议商议，并经沈晓红县长批示和县财政局沟通，同意海盐县数字档案馆（室）一体化项目建设及登记备份系统项目分三年安排经费共1200万元。

3、加强软硬件设施建设。一是应用软件平台的开发设计。海盐县登记备份系统和数字档案馆（室）一体化软件项目共投入81.8万元，目前已基本完成脱机登记备份系统和实时登记备份软件的开发。二是硬件设施的购买。通过政府招投标采购，采购了数字档案室应用服务器、数据库服务器、光纤磁盘陈列扩容、备份软件扩容和登记备份应用服务器、备份服务器、登记备份数据库服务器、登记备份用磁带库等硬件设备，合计投入265.54万元。三是建立独立机房。在新搬过渡房的二楼建立独立机房，用于存放海盐县档案与电子文件登记备份硬件设备，为开展登记备份工作提供硬件保障。

4、完善工作机制。一是建立登记备份中心工作实施计划。目前软硬件投入完全到位。二是建立安全保障制度。制定了《海盐县档案与电子文件登记备份中心工作人员岗位职责》、《海盐县档案与电子文件登记备份中心保管利用制度》、《海盐县档案与电子文件登记备份中心保密制度》、《海盐县档案与电子文件登记备份中心机房管理制度》和《海盐县档案与电子文件登记备份中心安全保障应急预案》等规范，从制度上保障登记备份中心各项工作的顺利实施，确保登记备份中心数据的安全。三是建立登记备份流程。从调研沟通、签订协议、报送传输、中心受理等四个步骤实施开展登记备份工作，保证登记备份工作的规范化和程序化。四是建立登记备份计划名册和工作台帐。年初根据工作安排，以县政府和县委直属部门的传统档案数字化转换为重点确定了51家机关单位，列为2011传统档案数字化登记备份计划名册。注重建好登记备份台账，加强档案登记备份表格和数据审核工作。着重审核表格规范性，对数据及载体进行技术检测，确保数据与载体有效、完整、规范。

5、探索各领域各类型登记备份工作。

一是积极探索以在线备份的方式实现重要业务数据的登记备份。今年初与县劳动保障局（县社保中心）、嘉兴住房公积金管理中心海盐分中心两个部门分别签订了在线登记备份协议，并在两个部门机房中置备前置机，准备通过软件抓取数据库的方式，实现五险信息系统数据库和住房公积金系统业务数据库定时备份到县档案与电子文件登记备份中心服务器进行存储备份。

二是对部分涉及民生的单位业务数据库通过脱机（光盘备份）的方式进行登记备份。今年对海盐县卫生局《海盐县合作医疗系统数据库》、海盐县房地产管理处《海盐房产管理系统数据库》、海盐县就业管理服务处《浙江劳动力市场信息系统海盐数据库》、海盐县教育局《学籍管理系统数据库》、海盐县民政局《婚姻登记数据库》等5个单位重要民生业务数据库进行了登记备份，总计容量达到362.2GB。同时对县环保局建设行业环境影响评价档案扫描全文、环保验收类档案扫描全文1990-2010，县总工会帮扶管理系统困难职工档案扫描全文，县工商局企业登记档案扫描全文，县民政局低保、移民、收养、社会救助扫描全文等涉及重点民生领域的数字档案进行登记备份，容量达到16.8GB。

三是开展重点建设项目（政府投资项目）档案的登记备份工作。年初联合县 重点办对列入2011竣工验收的重点建设项目进行了摸底调查，结合实际年内能够完成竣工验收的项目，制订了2011海盐县档案局（馆）重点建设项目档案登记备份接收名册，４家重点工程列入名册。至年底，４家重点工程均如期完成档案专项验收并进行了登记备份。其中嘉兴港海盐港区秦山散杂一期工程（秦山港务）、嘉兴港海盐港区G区1#泊位码头工程（林龙港口）、黄沙坞治江围垦垦造耕地项目、海盐县委党校迁建工程等４项目总共形成案卷278卷，数字化成果3.2万页、数据1563.04MB，对所有数字化成果进行了登记备份。其中秦山港务、林龙码头的电子扫描原件共896.97MB数据向嘉兴市档案与电子文件登记备份中心报送了备份光盘进行备份。

四是开展民营企业档案登记备份工作。为亚威朗光电等列入县“541”工程的拟上市、核电关联等骨干企业提供技术服务和开展数字档案建设。积极开展海盐特种纤维织造厂、嘉兴芦荟源生物科技有限公司等2家建档基础较好的民营企业档案进行登记备份工作。其中海盐特种纤维织造厂的档案管理工作已在2006年通过了国二级的认定，两家企业将重要经营合同、产品档案、企业品牌建设等重要档案数字化后，共形成数据1.935GB，在县登记备份中心进行备份。同时，开展企业专利档案的登记备份工作，今年对浙江博凡动力装备有限公司、浙江振达汽配制造厂等2家民营企业的40个专利档案全文进行了登记备份，共形成70.5MB的数据。

五是积极探索卫生领域所产生的电子病历数据的登记备份。今年对我县具有二甲资格的县人民医院、县中医院两家医院历年来所形成的电子病历系统数据库进行登记备份，其中县人民医院的电子病历数据为66.4MB（未压缩前388MB),县中医院的电子病历数据为100MB，这些数据的备份为证据锁定、证据保全提供了保障。

六是重视开展机关各部门传统档案数字化成果登记备份工作。今年初对县委县政府、直属部门传统档案数字化转换进行了安排。其中县交通局、县经贸局、县环保局等51家单位列为2011室藏传统档案数字化转换计划单位。为确保此项工作的顺利开展，下半年引进上海中信公司对这些单位的2006－2010永久、30年的文书档案进行数字化扫描，并对今年申报省三级以上档案工作目标管理认定和申报省级示范、市级规范化数字档案室的2006－2010文书档案、会计档案年报表、照片档案、实物档案等类档案进行了全文扫描转换，并已实现在虚拟数字档案室系统中进行检索与查询。同时对部分二级单位的文书档案也进行了数字化，列入计划名册的单位已基本全部完成数字化转换，并进行了登记备份，共形成数据35.46GB。截止目前，海盐县档案与电子文件登记备份中心2010、2011总共备份数据达到576.66GB。

七是积极实施探索档案馆际间异地登记备份工作。与丽水市龙泉市档案局进行了馆际间数字化成果的备份，内容涉及知青档案、二轮土地承包档案、民国档案，登记备份数据11.66GB,龙泉市备份数据500GB。

第四篇：城建档案的异地备份工作研究

城建档案的异地备份工作研究

[摘 要]本文从城建档案为什么要异地备份的现实问题出发，深入探索研究这项工作的重要性和必要性，以及如何针对实际做好城建档案异地备份工作、如何有效地管理好异地档案的备份提出一些比较有价值的建议。

[关键词]城建档案；异地备份

[中图分类号]G275.9 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）03 — 0127 — 02

异地备份重要档案的问题，是时下档案界的热研课题，也是档案部门有效应对突发事件和自然灾害的举措。2008年汶川大地震的惨痛灾难，从诸多方面使我们正视损失和汲取教训，其中城建档案的异地备份的研究引起学术界的极大关注，因此推动了对档案安全保管和利用方面的反思，强化了对城建档案异地备份机制与方法的研究。科学领导，强行管护，已成为档案部门对档案异地备份的自觉研究与积极实践。

城建档案即城市各类重要工程档案，从一个侧面标志着城市管理的水平，是城市文明发展的座标注记，它可以为抢险救灾、抢修市政基础设施、房屋鉴定和灾后恢复重建规划及实施等工作提供详实的资料和依据。从功能作用看城建档案对于提高应急处置各种紧急突发事件的效率，减少各类灾难带来的损失，都有着极其重大的实际意义和不可或缺的作用。

一、做好城建档案异地备份工作的主要动议及原因

动因一：为了降低危害档案安全的各种灾害风险。档案安全，是在历史教训之上的，受到世界各国的普遍重视。不可抗拒的自然灾害，难以预测的人为灾害，甚至社会灾害都是威胁档案安全的潜在因素。遭受灭顶之灾的地区，本地保存的档案可能会遭受毁灭性的损失，而城建档案遭到破坏后是不会再生的。因此，为了降低档案被毁的风险，预防在灾害中“独生”资料“绝后”、“族群”资料“灭门”现象的发生，要求我们必须采取有力措施，对城建档案进行异地备份。

动因二：科技发展，设备更新，时代进步的同时也产生新的弊端。为了应对数字时代档案信息安全的新挑战。在数字时代，数字信息与电子文件的安全与长久保存问题是档案界面临的重大挑战，而数字化城建档案信息和数据一旦被破坏便难以修复和再生。无疑，我们有成功的经验可以效仿，一些发达国家或地区为避免网络攻击、操作失误等带来的数据的失真与损毁，确保档案信息的真实性、完整性和可用性，都超前试行了城建档案异地备份。

二、开展城建档案异地备份工作的现状分析及其面临的问题

（一）城建档案异地备份工作的现状分析。据实而言，我国大部分城建档案馆的馆藏档案仍处于纸质化阶段。少部分档案馆意识到了纸质档案在容灾力方面的不足，相继尝试着建立了专门的城建档案管理系统，实现了档案总目录和分目录的计算机检索，而搭建数字化城建档案管理平台、着手档案的数字化工作则刚刚起步。但从总体上讲，数字化后的档案大多存放于本馆的内部服务器中，很少有城建档案的异地备份，事实上，城建档案事业应对各类紧急突发事件的能力较弱甚至不具备。

（二）城建档案异地备份需要解决的问题。（1）认识问题。我国地域辽阔，大部分地区受突发性灾难的频率不高，所以很多单位对档案的数据很保险，存有侥幸心理，预防意识不强。还有些单位担心城建档案异地备份后会造成本单位保密信息的泄露。（2）机构问题。城建档案异地备份，是一项新的工作内容，需要有专（兼）部门承担起这项将成为常规性的业务职责，需要各单位从实际出发对工作机构作出调整或增设编制。（3）投入问题。城建档案的异地备份及其备份后的管理都需要大量的人力、物力和财力，而城建档案馆每年的经费只够满足本单位的日常工作，所以抽调一批职员、购置一些设备、拿出一定资金进行档案的异地备份，对于档案部门有一定的难度。

三、城建档案异地备份工作的开展与实施

近些年，城建档案信息化程度在不断提高，一些地方城建档案馆已经陆陆续续开始了档案异地备份工作。参鉴先进经验，城建档案异地备份工作应从下述几方面着手实施。

第一，要切实增强城建档案异地备份的意识。历史和现实告诉我们，城建档案安全也是具有战略高度的工作。毁灭性自然灾害是不可避免的，随时都可能发生，而一旦发生就会对档案造成不可挽回的毁灭性损失。各城建档案管理部门要从汶川地震中汲取经验和教训，积极组织开展城建档案异地备份工作，这既是提高应对及处置自然灾害和突发事件和确保城建档案的安全的需求，也是当前和今后一个时期各城建档案馆的一项重要任务，必须引起各级档案部门的高度重视。通过东西结合、南北合作以及各省市之间的协作，开展本地重要城建档案的电子化和数字化载体在异地备份的相关工作。同时还可以考虑建立健全全国城建档案协调机制，采取业务上统管、托管方式，使得档案的异地备份顺利实现。

第二，需要对档城建案异地备份方式进行选择

（1）各城建档案馆之间自愿结对，互为对方建立档案异地备份库。国家档案局明确要求，各城市档案馆可根据相距300公里以上，不属于同一流域、同一地震带的地方原则进行馆际互为备份。这种备份站点构建模式的优势是投入少，既可有效预防档案在各种突发灾害中毁灭，又可利用互为备份档案馆的信息资源，最大限度地保证档案的安全和发挥档案的作用。但这种同属单位合作模式难以长期保持稳定，所以应相互间严谨和规范的制度，并通过签署具有法律效能的协议来明确双方的责任和义务。

（2）条件优越的城建档案馆自建或共建档案异地备份数据中心。城市的城建档案馆可以在异地自建档案备份数据中心。这种备份方式的优点是可以依据档案馆自身的实际情况去设计，适合本单位个性化的档案异地备份数据中心，其随机操作管理的自主度和自由度大。但缺点是异地管理不便，投入人员、设备及资金也比较大，所以在档案异地备份数据中心建立后要重点关注运营和维护上，以便使投入成本和投资回报率相对称。

（3）国家投资为各城建档案馆建立档案异地备份数据中心。因城建档案馆为公共的公益性单位，所以国家可以为其进行硬件投资，在自然灾害较少、社会环境较佳的地区，建立多个档案异地备份数据中心。各地城建档案馆可将重要的馆藏档案保存于此，并由各档案馆组织相关的专职人员进行共同管理、运作与维护，同时制定有效的管理措施，以保证其可持续运行。为缓解短期内投资过大，可为灾害多发地区城市建立异地备份中心，先试点，后推广，分期分批逐渐普及。第三，需要对城建档案异地备份保存的内容进行选择

城建档案异地备份的主要功能是为了应对突发事件和各种灾害而设立的分离复制管理系统，选择档案备份保存内容，要从成本和需求出发，要从各馆的数字化水平和馆藏档案的重要程度、秘密等级以及保管期限等来综合考虑。我认为现实的要素包括：（1）城市地下管线档案。城市地下管线工程，是城市基础保障，是社会经脉，与人民生产和生活息息相关。灾难发生时会造成停电和通信中断，还有供水管道破裂引发污水横流，燃气管道泄露存在爆炸隐患，这一系列的地下管线的破坏，严重时会造成整个城市的瘫痪，人民生命财产受到威胁，所以这类档案应当首选在备份之列。（2）大型物流仓库、燃气油库等档案。这些库房场所一旦遭到外界袭击引发爆炸后，结果不堪设想，因此这部分档案也要列为备份首选之列。（3）人防工程和军事工程档案。涉及国家秘密地名和测绘档案，以及涉及国防和军事秘密的档案一旦泄露或毁损，对国家安全会造成难以估量的巨大损失，此部分更列为首选备份之列。

第四，开展城建档案异地备份工作需要的实施条件和实施方案

（1）实施条件：要进行档案的异地备份工作，各地城建档案馆首先要对馆藏档案实施现代化、电子化管理，从而实现全文数字化，建成城建档案信息化管理系统，再结合现代化网络传输技术，构建管理平台，确保在紧急情况下通过异地调用或者远程恢复等措施，实现对数字化馆藏档案及时、准确和高效的利用。同时，要做好保密防护设置，防止人为窃密事件发生。

（2）实施方案：因为城建档案异地备份系统具有高容灾性的应急需求，因此要构建一个在有限资源条件下，最符合自身需求和预期效果的城建档案异地备份系统，各城建档案馆需要综合各个方面的因素和应急需求统筹考虑。

根据各地所处的地理位置和所受的气候环境不同，以及时常多发的灾情状况不同，各城建档案馆之间可考虑实施同城备份和远城备份这两个方案。同城备份是指在同一个城市的不同区域之间进行城建档案异地备份，主要应对系统故障、网络故障和火灾等影响范围较小的突发事件，其优点是受远距离网络数据传输数率制约较小，异地备份可靠性高，备份速度和备份恢复速度较快。远城备份是指相隔距离较远，一般不是相邻省份，可以应对多种紧急突发事件，容灾效果较好，但异地备份速度和备份恢复速度相对较慢。所以应综合考虑这两个方案的优缺点，有选择性地进行。有条件的城市还可以考虑实行多地备份，这样在紧急突发事件或重大灾情发生时，可以根据实际需求的紧急程度和馆藏档案的的损失程度，按照从急到缓分步进行数据还原，从而逐步满足整体的应急需求和利用。

就档案备份的操作管理而言，可以分为离线备份和在线备份两种。离线备份（也叫冷备份）即在本地将档案数据（电子文件）备份，然后将备份件送到其它地方进行保存的方法。灾难发生后，只需将备份件上的数据按预定恢复即可。这种方式的优点是成本比较低，易于实现。在线备份（也叫热备份）就是在异地建立一个备份站点，备份运行系统与主站点处于联机状态，主站点通过高速通信线路将档案数据实时传送到备份系统，保持两个系统数据的同步。一旦发生灾难，备份系统可快速接替主站点持续不间断运行。其优点是数据完整性高，数据丢失也较少，但是资金投入较多，成本较高，平时运行管理也较复杂。

四、如何管理好存放异地重要档案的备份

对异地备份档案，不要完事大吉，忽视其规范管理。如何管理好存放异地重要档案的备份，使其始终保持良好的技术状态并保证随时使用，是档案管理部门面临的一项长期而又艰巨的任务。

（一）环境符合要求。各单位需要建立一个专门的档案备份中心，房间的设计要防震等，要有适宜的温湿度，能防光、防尘、防水等，并配备专门的设备，比如防磁柜、恒温设备、防盗设备等必要的设施，以最大限度地延长档案备份件的寿命。

（二）组织专人负责。档案部门要做到责权明晰，在进行档案异地备份时最好有专人负责保管，以避免多头负责引起备份时的无序和混乱。对异地备份来的档案要隔段时间进行抽检，如电子光盘，对其上面拷贝的数据定期进行读取，看其可读性怎样等。对一些纸质等载体的珍贵档案和缩微品要时常观测，看有无虫蛀和发霉等，做好记录，发现问题及时反馈解决。

（三）注重特殊要求。（1）具有稳定性，即在进行数据备份时必须保持备份系统的稳定。（2）具有全面性，即所选用的备份系统必须能支持各种操作系统和应用系统。（3）具有安全性，要求备份系统有防毒、查毒和杀毒的功能，确保无毒备份。

（四）制度。设立异地档案备份系统，制度保证是根本。因而要建立一整套完善的管理制度，加强综合管理，从而确保异地备份基地档案备份件的安全无恙。

总之，城市档案是国家和地区的战略资源储备，不能因自然灾害甚至战后灾难而缺失和缺憾。从这一目的出发，我们必须以高度负责精神尽快做好异地备份工作。但是由于档案异地备份高投入的特点，开展此项工作时各地城建档案馆一定要结合本部门的实际情况，循序渐进，量力而行，要着眼长远建设目标逐步实施。既要结合本地区的地理位置和气候特征等，又要结合各馆的馆藏状况等，选择适当的方式进行档案的异地备份，最大限度地确保所有城建档案的数据安全。〔责任编辑：谭 蕊〕

第五篇：房地产登记档案

房地产登记档案

重点围绕三个问题：什么是房地产登记档案？如何管理房地产登记档案？如何做好房地产登记档案的利用工作？

第一部分 什么是登记档案

☞掌握登记档案、登记簿、登记材料的定义

☞掌握登记档案、登记簿、登记材料三者之间的关系 ☞熟悉登记档案的作用 ☞了解登记档案的特点

一、登记档案、登记簿、登记材料的定义

（一）登记档案的定义

１、登记档案定义的表述

（１）房地产登记档案（以下简称登记档案）是房地产档案中的一种。是指登记机构在房地产物权登记活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式的历史记录。它反映了房地产物权设立、变更、转让、消灭的情况，是城市房地产物权登记工作的真实记载和重要依据。

（２）登记档案的定义有广义和狭义之分。

广义的登记档案，指登记资料归档后成为登记档案。登记资料由房屋登记簿（以下简称登记簿）和房屋登记材料（以下简称登记材料）两部分内容组成。

狭义的登记档案，特指原始登记材料，也就是传统意义上的以卷宗为外在表现形式的登记档案，包括了登记过程中产生的申请、审核、发证等原始资料。

（３）本教材所称登记档案，是指广义的登记档案。

２、登记档案定义的内涵

说明了登记档案的来源、指出了登记档案的形成条件、明确了登记档案的形式、显现了登记档案的本质。

（三）房屋登记簿的定义

房屋登记簿是房屋权利归属和内容的根据，可以采用电子介质，也可以采用纸介

（六）法律性：登记档案记载了房地产权利归属并拥有详实的凭证材料，是房地产登记部门和司法部门确认房屋权利归属、处理房地产纠纷的主要依据。

第二部分 如何管理登记档案

☞了解登记档案管理的内容

☞了解登记档案管理的职责

☞掌握登记簿的管理

☞掌握登记材料的管理

一、登记档案管理的内容

（一）登记档案生成：登记档案生成由登记受理开始，并贯穿于登记确认的每一个环节。受理、审核、登簿、发证各环节，要按照归档范围和要求收集、制作登记资料，并做好向下一环节移交的工作，以保证登记档案生成的规范。

（二）立卷整理：登记档案立卷整理工作是将接收的登记资料排序、编目，使之科学化、规范化、标准化的过程。

（三）归档：登记档案的归档是指将立卷后形成的登记档案移交档案管理人员入库保存的过程。

（四）鉴定：是登记档案管理的基础工作之一，是按照有关规定对登记馆藏档案不断优化，推动登记档案利用工作顺利进行的一个重要环节。

（五）保管：是登记档案管理的重要工作内容，是实现维护档案完整和安全的重点环节和主要手段。

（六）异动管理：是指房地产状况发生变化后，及时对登记档案进行异动整理和统计，建立与实际一致的档案。

（七）利用：管理登记档案的目的，是为各项工作及社会提供利用。为满足利用者的需求，采取各种形式和方法，对登记档案进行利用，就形成了登记档案的利用工作。

二、登记档案管理的职责

１、电子登记簿的异动：在办理相关登记事项时登记审核完毕后的记载登记簿环节，由系统自动生成。

２、纸质登记簿的异动：是按登簿内容用增页等方式记载，注明目录和页码，并将增页归并到已建立的纸质簿册中。

（五）登记簿的归档： １、电子登记簿归档

（１）逻辑归档：登记官记载完毕，一经确认，即为电子登记簿逻辑归档。（２）物理归档：指定期把电子登记簿备份到可脱机保存的载体上，编制目录向登记机构的档案管理部门移交。

２、纸质登记簿归档：纸质登记簿入册即为归档。

（六）登记簿的保管：登记机构永久保存

四、登记材料的管理

（一）登记材料管理工作的步骤：接收、整理、扫描、立卷、入加、鉴定、保管、异动管理

各步骤的定义

１、接收是登记部门在登记过程结束后将登记材料移交登记档案管理部门的过程。

２、整理是将登记材料排序、编目使之科学化、规范化、标准化的过程。３、扫描是根据档案数字化的要求对登记材料进行数字化处理，形成完整清晰、便于利用的登记档案图像数据库的过程。

４、立卷是将登记材料编号，填写卷内文件目录和备考表，案卷封面编目与案卷装订的过程

５、入库是将登记材料形成的案卷，依丘号大小按厨柜从上到下、从左到右的顺序排列的过程。

６、鉴定是对登记材料进行去粗取精，不断优化登记材料质量的过程。７、保管是登记材料管理的重要工作内容，是实现维护档案完整和安全的过程。８、异动管理是动态管理登记材料，对登记材料进行异动整理和统计，建立与实际一致的登记档案的过程。

（１）按所有权在前、他项权在后排列。

（２）按权利客体在前、权利主体证明文件在后排列。（３）按权利变动证明文件在前、其他证明文件在后排列。（４）按房屋登记材料形成时间的先后排列。（５）按房屋登记材料之间的逻辑关系排列。

（三）立卷：

１、立卷原则 ：立卷范围应符合相关规定原则、即时立卷原则 ２、立卷要求：

（１）立卷内容完整：种类齐全、材料完整（２）立卷内容准确：

、登记材料记载的内容要与实际状况相符，绝不能有差错。、立卷的登记材料，不能张冠李戴，误入别人或别处的档案之中。、不准确的材料要退回上道工序。（３）形式标准规范：

、文件材料标准：书写用纸标准化、各种表格标准化、文字书写标准化

、变动管理规范：按簿、图、档案、房屋四相符的要求，分别核查所接收的资料与变动情况是否一致，核对归档清册，确认无误后方可作为原始登记材料。

、验收标准规范：数量充分，质量优化；内容翔实，结构合理。

３、立卷责任人的确立：登记材料立卷责任人为完成对登记材料整理、装订，制作登记卷盒及将登记材料装盒等工作的作业人员。

（四）入库：

１、档案架(柜)的排放与编号要求：

（１）档案架(柜)的排放应一致，做到横竖成行，尽可能达到整齐美观。（２）档案架(柜)的排列应与窗户垂直，以免阳光直射，并便于通风。（３）档案架(柜)的排列不宜太紧或太松，既要注意最大限度地利用库房面积，又要便于平时档案的取放。

（４）档案库房中的档案架(柜)应进行统一的编号。２、档案排列要求：

（２）鉴定工作的组织领导（３）鉴定工作的步骤 ３、登记材料的销毁

（１）销毁登记材料应编制档案销毁清册，办理审批手续，执行监销制度。（２）销毁时要注意安全保密，一般要有二人以上进行监销，销毁后监销人员应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁方式(焚毁或打浆)和日期，以示负责。

第三部分 如何做好登记档案的利用工作？

☞熟悉登记档案利用的法律依据 ☞了解登记档案利用的意义 ☞掌握登记簿的利用形式和要求 ☞掌握登记材料的利用方式和要求

一、登记档案利用的法律依据

１、《物权法》第十八条

２、《房屋登记办法》第二十八条

３、《城市房地产权属档案管理办法》第二十四条

４、《房屋权属登记信息查询暂行办法》第六条

５、《房屋登记簿管理试行办法》第十四条

二、登记档案利用的意义

１、保护人民群众财产利益

２、保证房地产行政管理工作正常开展

３、促进城市建设发展

４、协助公检法部门办案，维护社会稳定

三、登记簿的利用

（一）登记簿利用的形式

１、提供利用电子登记簿触摸屏查询。

３、登记簿利用的方法要求

（１）房屋登记簿的利用，应当在登记机关设定的场所内进行。

（２）对符合规定的查询申请，申请人可通过查询编号自行在电子触摸屏上查询。（３）对于需要出具有关查询证明的，应当由登记机关指定专人负责接待，并根据查询需求摘录或打印查询结果。

四、登记材料的利用

（一）登记材料利用的方式

１、出具物权证明。

２、提供利用登记材料原件。

３、提供利用登记材料复制本。

４、根据登记材料内容编写参考资料提供利用。

（二）登记材料利用的要求 １、登记材料利用者的范围要求（１）房屋权利人及其配偶。

（２）房屋继承人、受赠人和受遗赠人。

（３）国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门和证券监管部门。

（４）公证机构、仲裁机构。

（５）仲裁事项、诉讼案件的当事人。２、登记材料利用的手续要求

（１）房屋权利人的配偶，应出示夫妻关系证明。

（２）继承人、受赠人和受遗赠人应当提交发生继承、赠与和受遗赠事实的证明材料。

（３）国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门、证券监管部门应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件。

（４）公证机构、仲裁机构应当提交本单位出具的查询证明、当事人申请公证或仲裁的证明，以及执行查询任务的工作人员的工作证件。

（５）仲裁、诉讼案件的当事人应当提交仲裁机构或者审判机关受理案件的证明，1