第一篇：烟草专卖行政处罚案卷标准
第一章 总 则
第一条 为规范烟草专卖行政执法案卷管理，依据《中华人民共和国行政处罚法》和《中华人民共和国档案法》，以及《烟草专卖行政处罚程序规定》（3号令）制定本标准。
第二条 本标准适用于各级烟草专卖行政机关按照行政处罚程序实施处罚的案卷。
第二章 基本标准
第三条 主体合法
1、处罚主体合法：实施烟草专卖行政处罚的组织为依法能够独立行使处罚并承担法律责任的县级以上烟草专卖行政机关。
2、被处罚主体认定准确：（1）被处罚主体必须是依法能够独立行使权利，并承担法律责任的公民、法人或其他组织；（2）在案卷中应有证明被处罚主体资格的村料；（3）被处罚主体必须是违法行为的当事人。
3、法律文书中，处罚主体和被处罚主体使用全称，且前后一致。对外使用的文书必须使用行政机关的印章。
第四条 事实清楚，证据确凿
1、法律文书所述违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实；
2、法律文书应当准确记载违法时间、地点、情节、程度和后果；
3、卷内证据应当合法、有效、足以证明违法行为的性质、情节、程度和后果。
第五条 适用法律正确
1、行政机关作出行政处罚的依据必须是现行有效的法律、法规、规章；
2、法律文书中，法律、法规、规章的名称应使用全称，并准确引用列条、款、项、目；
3、当事人的行为必须是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的违法行为；
4、行政处罚的种类和幅度符合法律、法规、规章的规定。
第六条 程序合法
1、在一般程序的实施阶段上应按照立案、调查取证、审查决定，送达执行的步骤实施行政处罚；
2、在时间顺序上案卷应按照实施行政处罚的步骤记载；
3、在形式上每一执法活动的内容、过程和结果都应当在相应的法律文书记载；
4、在行为方式上必须符合法定要求：（1）作出行政处罚决定前必须由两名以上执法人员进行调查取证，并出示执法证件；（2）作出行政处罚决定前必须告知当事人拟处罚的事实、理由和依据；（3）作出行政处罚决定前必须告知当事人依法享有的陈述和申辩的权利，并听取当事人的陈述和申辩；（4）符合听证条件的，在作出行政处罚决定前必须告知当事人享有要求听证的权利；当事人依法要求听证的，行政机关应组织听证；（5）行政处罚决定必须经行政机关负责人批准，重大行政处罚决定必须经行政机关负责人集体讨论，依法应由上一级行政机关备案的行政处罚案件，必须上报备案；（6）法律文书的送达符合法定的时限、方式、案卷中必须有相应的回执；（7）依法应移送其他机关的案件，必须移送。
第三章 具体标准
第一节 立（销）案
第七条 立I（销）案审批。法律文书有：立案报告表、撤销立案报告表。
1、立案报告表基本内容
（1）涉嫌案由。涉嫌案件的主要性质；
（2）案件来源。在检查或办案中发现的案件应注明检查的时间、地点。属于举报的应写明举报方式，需要保密的，可以不写明举报人。交办或移送的，应写明交办、移送机关及其意见；
（3）案情摘要。应注明发生涉嫌违法行为的时间、地点、简要情节，及承办人对涉嫌违法事实、情节的判断；
（4）承办人意见。应注明当事人涉嫌违反的法律、法规、规章的名称、条款、建议立案的意见，两名以上承办人签名及日期。在引用法律依据时只引用相应的法律、法规名称和主要条款，不必引用处罚条款，也不必提出处罚数额；
（5）审批意见。应有行政机关负责人同意立案的意见，签名及日期。
2、撤销立案报告表基本内容
（1）简述案情。应注明调查取证的情况和结果；
（2）承办人意见。应注明销案的理由和建议，销案的意见、签名及日期；
（3）审批意见。应有行政机关负责人同意销案的意见，签名及日期。
第二节 调查取证
第八条 调查取证的法律文书有调查笔录、抽样取证文书、先行登记保存文书、鉴定结论、听证文书、调查终结报告。
第九条 调查笔录包括：询问笔录、检查（勘验）笔录
1、询问笔录，检查（勘验）笔录的基本要求（1）每份《询问笔录》只能对应一个被询问人；
（2）一个案件有多处现场或一个现场有多次被检查的，应分别制作检查（勘验）笔录；
（3）对案件当事人应表明身份，并告知证人有不得提供伪证或隐匿证据的义务。
2、询问笔录基本内容
（1）询问起止的时间和地点；
（2）询问人和记录人姓名；
（3）被询问人的基本情况。应记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职务等；被询问人是当事人还是证人必须记录清楚；
（4）询问内容。包括反映事实的时间、地点、行为及行为人、情节、后果等；
（5）被询问人对笔录的意见。应有“记录属实”的字样并由被询问人逐页签名或印章；
（6）询问笔录记录的被询问人回答的问题有修改的，应由被询问人在修改处压指印；
（7）被询问人拒绝签字的，应在笔录中注明，并由两名执法人员签名；
（8）笔录中应有告知当事人享有陈述和申辩权利的记载（使用专门告知文书的除外）。并记录当事人对违法行为的辩解意见。
3、检查（勘验）笔录基本内容
（1）被检查人的基本情况。被检查人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职业等情况。被检查人是法人或其他组织的，要记载其名称、法定代表人或负责人姓名、职务。其他有关人员在场的，记载其姓名、职务情况；
（2）检查（勘验）的时间、地点；
（3）现场情况。应准确、客观地记载违法事实或违法行为，包括有关的数据、位置、状态、情节、程度等。对现场情况附以图示或照片的，必须要有相应的文字说明。
（4）检查（勘验）、记录人员签名；
（5）被检查人对笔录的意见。应注明“情况属实”的字样并签名或印章；
（6）被检查人拒绝签字或不在现场的，应在笔录中注明，由见证人或两名执法人员签名或印章。
第十条 抽样取证文书包括抽样取证通知书和物品清单（通知书与物品清单的登记内容必须一致）
1、抽样取证通知书基本内容
（1）当事人的名称（姓名）；（2）取证的事由；
（3）取证物品的名称、数量、规格等；（4）取证的时间、地点
（5）取证的法律、法规依据，写明名称和具体条款；
（6）当事人签名或印章。当事人拒绝签字的，应在清单上注明；
（7）行政机关印章及日期。
2、特品清单基本内容
（1）特品的数量、品级、名称、规格、型号、形态等；（2）特品所有人或持有人签名或印章；（3）应有两名执法人员签名或印章。
第十一条 先行登记保存证据文书主要有先行登记保存证据通知书、物品清单、物品处理通知书。这三种文书应配合作用。
1、先行登记保存证据通知书基本内容
（1）当事人的名称（姓名）
（2）登记保存物品的理由及法律依据；（3）登记保存物品的名称及数量、规格；（4）登记保存物品的方式、期限和地点；
（5）当事人、见证人、执法人员分别签名或印章，存根须有行政机关负责人签注意见并签名，注明批准时间；
（6）行政机关印章及日期。
2、物品清单基本内容同本标准第十条第2项。
3、物品处理通知书基本内容（1）当事人的名称（姓名）；
（2）物品处理意见；
（3）执法人员、当事人签名或印章，存根须有行政机关负责人签注意见并签名，注明批准时间。
（4）行政机关印章及日期。第十二条 鉴定结论基本内容
1、申请鉴定的单位或个人；
2、申请鉴定的时间及内容；
3、结论性意见；
4、鉴定部门印章、日期及鉴定人员姓名
第十三条 听证文书主要有听证告知书、听证通知书，听证公告、听证记录、听证报告。
1、听证告知书基本内容
（1）当事人违法事实和所依据的法律、法规、规章的名称及相应的条、款、项、目；
（2）拟作出行政处罚的种类和幅度；
（3）当事人依法享有要求举行听证的权利及法定期限；（4）行政机关的名称、地址、印章及日期。
2、听取通知书基本内容（1）举行听证的时间、地点；（2）听证主持人的姓名；
（3）当事人可以委托代理人参加听证和有要求听证主持人回避的权利；
（4）行政机关印章及日期。
3、听证公告基本内容（1）案由；
（2）听证的时间、地点（3）行政机关印章及日期。
4、听证笔录基本内容
（1）举行听证的起止时间、地点；
（2）听证主持人、记录人、案件调查人的姓名、性别、工作单位、职务。当事人、代理人的姓名、性别、工作单位、职务、电话、住址等基本情况。
（3）当事人对案件涉及的事实、证据、依据、陈述、申辩的内容。
（4）当事人签名。
5、听证报告基本内容
（1）案由；
（2）听证的时间，地点和参加人情况；
（3）当事人针对行政机关认定的违法事实、情节、适用法律等提出的理由和证据，及从轻、减轻或不予行政处罚的要求；
（4）主持人意见和建议。
第三节 审查决定
第十四条 审查决定的法律文书有案件处理呈批文书、案件集体讨论记录、行政处罚决定书、当场处罚决定书、责令改正通知书等。
第十五条 案件处理呈批文书基本内容、案由；
2、当事人的基本情况。当事人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职业等情况，当事人是法人或其他组织的，要记载其单位的名称，法定代表人或负责人姓名、职务；
3、违法事实。认定的违法事实、情节、后果、法律依据，及当事人的申辩意见；
4、承办人意见。承办人员对该案处理适用的法律依据和意见，签名及日期；
5、行政机关负责人审批意见。机关负责人同意或不同意处罚的意见、签名及日期。
第十六条 案件集讨论记录基本内容
1、时间、地点；
2、案由；
3、主持人、出席人、列席人员、记录人员的姓名及职务；
4、承办人员汇报的案情；
5、参加讨论人员的主要观点和意见及签名；
6、结论性意见。
第十七条 行政处罚告知书基本内容
1、当事人姓名；
2、案由；
3、拟作出行政处罚的事实、理由及依据；
4、告知当事人享有的权利；
5、告知当事人的收到告知书后进行陈述和申辩的期限及地点；
6、行政机关印章及日期。
第十八条 行政处罚决定书基本内容
1、当事人的基本情况。当事人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职业等情况。当事人是法人或其他组织的，要记载其名称、地址、法定代表人或负责人姓名、职务；
2、违反法律、法规、规章的事实、依据；
3、实施行政处罚的依据及种类；
4、行政处罚的履行方式及期限；
5、不服行政处罚决定，申请行政复议，行政诉讼的途径和期限。应分别注明复议机关及复议期限、诉讼机关及诉讼期限；
6、作出行政处罚决定的机关的名称及日期（日期以行政机关负责人批准或决定处罚的日期为准）；
7、行政机关印章。
第十九条 当场处罚决定书基本内容
1、当事人的基本情况；
2、违法法律、法规、规章的事实、依据；
3、实施行政处罚的依据；
4、罚款数额
5、不行政处罚的履行方式及期限；
6、不服行政处罚决定，申请行政复议、行政诉讼的途径和期限。应分别注明复议机关及复议期限，诉讼机关及诉讼期限；
7、处罚的时间、地点；
8、行政机关印章；
9、制作当场处罚决定书的执法人员签名。
第二十条 责令改正通知书基本内容
1、当事人的名称（姓名）；
2、违法事实；
3、违反法律、法规、规章和名称及具体条款、项、目；
4、责令改正的内容及期限；
5、行政机关印章及日期；
6、行政机关对当事人改正情况的复查记录；
第四节 送达执行
第二十一条 送达执行的法律文书有送达回证和执行文书。第二十二条 送达回证基本内容（适用于发生法律效力和具有法律意义文书的送达）；
1、送达文书的名称；
2、受送达人的名称（姓名）；
3、送达的时间、地点；
4、行政机关印章；
5、送达人签名；
6、收件人签名；
7、代收送达，留置送达的应在备注中注明。公告送达应将公告文书归档入卷。邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中。委托送达的，受委托机关应在备注栏中盖上印章。
第二十三条 执行文书主要包括行政处罚缴款书、违法物品销毁记录表、罚没烟草专卖品指定收购移交单、延期（分期）缴纳罚款审批文书、加处罚款决定书、强制执行申请书。行政处罚全部履行的，应有相应的凭证。即制作行政处罚缴款书、罚没烟 草专卖品指定收购移交单，违法物品监销单等；行政处罚部分履行的，应制作延期（分期）缴纳罚款审批文书；行政处罚逾期不履行的，应制作加处罚款决定书、申请法院强制执行的文书。
1、行政处罚缴款书由当地财政部门统一印制，并按要求填写。
2、违法物品销毁记录表基本内容
（1）销毁违法物品的数量、品级、名称、规格、型号、形态等。
（2）销毁理由；
（3）监销人员签名或印章。
3、罚没烟草专卖品指定收购移交单基本内容（1）被指定单位名称；
（2）指定收购移交烟草专卖品的名称、产地、规格、数量、单价、分品种金额及总金额；
（3）移交单位及收购单位经办人签名；
（4）移交行政机关负责人签名或印章；（5）移交单位和收购单位印章及日期。
4、延期（分期）缴纳罚款审批文书基本内容（1）当事人的基本情况；
（2）处罚决定书的名称及编号；
（3）延期（分期）缴纳罚款的人民币大小写金额；（4）延期（分期）缴纳罚款的理由及方式；（5）承办案件机构负责人的意见、签字及日期；（6）行政机关负责人的意见、签字及日期。
5、加处罚决定书基本内容（1）当事人的基本情况；
（2）原处罚决定书的名称及编号；（3）加处罚款的理由及法律依据；
（4）应当缴纳加处罚款的人民币大小写金额；（5）行政机关限定加处罚款的最后缴款期限；（6）强制执行申请书基本内容。
6、行政机关印章及日期。（1）受文的人民法院全称；（2）当事人基本情况；（3）申请理由及法律依据；（4）申请机关印章及日期；
（5）附项。即应列明作出执行依据的处罚决定书或其他文件。
第五节 结 案
第二十四条 结案的法律文书有结案审批文书。其基本内容为：
1、案由；
2、案情；
3、执行情况；
4、承办人建议结案的意见、签名及日期；
5、行政机关负责人同意结案的意见、签名及日期
第六节 指定管辖、案件移送
第二十五条 指定管辖文书基本内容
1、被指定管辖单位名称；
2、案由；
3、指定管辖的法律依据；
4、指定单位印章及日期；
第二十六条 移送文书主要包括案件移送函，移送物品清单。
1、案件移送函基本内容（1）案件被移送单位名称；（2）案由；（3）移送原因；（4）所附案件材料清单；
第二篇：烟草专卖行政处罚案卷管理办法
XX 省 烟 草 专 卖 局
XX省烟草专卖行政处罚 案件档案管理暂行办法
第一章 总则
第一条【制定依据】 为规范行政执法行为，加强烟草专卖行政处罚案件档案管理，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国烟草专卖法》、《烟草专卖行政处罚程序规定》和《XX省机关文书档案保管期限表》等有关规定，结合本省烟草专卖行政执法工作实际，制定本办法。
第二条【名词解释】 本办法所称烟草专卖行政处罚案件档案（下称案件档案）是指本省各级烟草专卖行政执法机关依据国家有关法律、法规、规章，在行政处罚工作中直接形成的文字、图表和声像等材料。
第三条【适用范围】 案件档案的收集、整理、归档、保管、使用，应当遵守本办法。
第二章 管理
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第四条【管理原则】 各级局的案件档案管理工作实行统一领导、归口管理、分级负责的原则：
专卖监督管理部门负责案件档案材料的收集、整理、归档立卷。
档案管理部门负责案件档案的集中保管及对内使用管理。
法规部门部门负责案件档案的对外使用管理。第五条【配备要求】 各级局应设置案卷管理人员，配备专柜负责案件档案的制作和存放。
第六条【人员要求】 案卷管理人员应熟悉档案管理工作业务，忠于职守，遵守纪律，定期检查案件档案的保管情况，做好各项管理工作，提高管理水平。
第六条【培训要求】 各级局应对案件档案制作和管理人员定期进行业务培训。
第七条【硬件要求】 各级局应确保硬件设备数量适应案件档案保管需要，并符合防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染的要求，以确保案件档案的安全，延长案件档案的使用年限。
第八条【信息化建设要求】 各级局要适应案件档案管理信息化建设和发展的要求，使案件档案信息化建设和办公自动化同步规划、同步发展。
第三章 保管
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第九条【保管原则】 案件档案应当分类存放、集中移交、安全管理，严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》和上级有关档案、案件档案管理的规定，严防遗失和泄密。
第十条【制档原则】 烟草专卖行政处罚案件实行一案一卷、一卷一号制度。
第十一条【保管期限】 已结案的一般程序案件、处罚完毕的简易程序的案件档案为永久保存档案，不得损毁。
第十二条【制档前保管】 案件办理人员应在办案过程中随时做好案件材料的收集、保管、整理工作，不得污损或丢失。
第十三条【制档规范】 案件办理人员应当规范制作处罚案件文书，法律法规对案件档案内文书格式有要求的，应当符合法定的格式；如地方相关部门有其他要求的，可参照地方的案件档案规范要求。
第十四条【制档及移交时限】 案件办理人员应在三十个工作日内对已办结的处罚案件进行立卷装订，并移交至案卷管理人员，如有特殊原因需要超过三十个工作日的，应当由分管领导批准。
第十五条【移交方式】 案件办理人员应及时编制移交清册，并在移交案件档案时一并将移交清册移交给案卷管理人员保管。
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第十六条【送档时限及规范】 案卷管理人员应在次年的3月31日前将上一已完结的案件档案及相应的移交清册移交给档案管理部门集中保管。
第十七条【工作交接】 案卷管理人员工作变动时，交接双方必须逐卷逐件进行清点，编制移交目录，严格履行移交手续，经双方核对无误并经有关部门确认移交完毕后方可办理离岗或离职手续。
第十九条【档案保护】 档案管理部门要定期检查案件档案保管状况，及时对已破损、霉变、褪色的档案要及时采取修补、复制等措施。
第二十条【应急工作】 各级局要制订案件档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害应有相应的应急抢救措施，确保案件档案的实体安全。
第四章 使用
第二十一条【对内使用】 本单位有关部门或工作人员因工作需要查阅案件档案应先办理使用登记手续，经案件档案保管部门同意后在指定区域内进行查阅。
第二十二条【行业内使用】 上级机关或行业内其他单位因案件复议、诉讼、检查等特殊情况需借用案件档案时，需经分管领导同意。
第二十三条【对外使用】 外部单位或个人需要查阅、摘录和复制案件档案有关资料的，应当出示有效证明，由法
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规部门统一受理，符合条件的，经分管领导批准后，填写案件档案使用登记本，按照相关规定进行查阅、摘录和复制，但不得外借案件档案。
第二十四条【使用限制】 使用案件档案时，阅卷人不得在案件档案上作任何标注、修改、污损，不得抽取、拆散案件档案材料，应主动维护案件档案的完整。
第二十五条【保密要求】 依照有关规定应当保密的实名举报、涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私等案件档案材料，借阅人不得查阅。
第二十六条【公开例外】 案件档案原则上不向社会开放。如公安因刑事侦查、法院因行政诉讼等特殊原因需要部分或全部公开案件档案时，需经分管领导批准。
第四章 监督
第二十七条【监督原则】 各级局依职权对同级或下级局的案件档案管理工作进行监督检查，并接受同级人民政府及有关行政部门的监督。
第二十八条【禁止行为】 各级局相关人员出现下列行为之一的，由上一级或同级管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：
（一）未按照规定期限移交案件档案的；
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（二）故意瞒报、漏报有关材料、证物，将文件、资料据为己有，拒绝移交档案管理部门归档的；
（三）违反相关规定擅自扩大或者缩小案件档案接收范围的；
（四）未经同意公开或借阅案件档案并造成重大影响或损失的；
（五）明知所保存的案件档案面临危险而不采取措施，造成损失的；
（六）因玩忽职守造成案件档案材料遗失、丢失、毁损的；
（七）应当处理的其他情形。
第二十九条【考核监督】 开展案件档案监督检查和评议考核的人员，在监督检查、评议考核工作中弄虚作假、徇私舞弊、玩忽职守，构成行政违纪的，应按照给予行政处分。
第三十条【涉刑移送】 行为责任人触犯刑法，构成犯罪的，应依法移送司法机关追究刑事责任。
第五章 附则
第三十一条 行政处理、行政复议、行政赔偿案件的案件档案管理参照本规定执行。
第三十二条 各级局应当依照本办法制定《烟草专卖行政处罚案卷管理办法实施细则》，如按照当地工作实际情况需对相应条款进行变通的，需报省局备案批准。
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第三十三条 新的法律、法规及规范性文件对本办法所列内容另有规定的，依新规定执行。
第三十四条 本制度由XX省烟草专卖局负责解释。第三十五条 本办法自印发之日起施行。
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第三篇：河北省行政处罚案卷标准
《河北省行政处罚案卷标准（试行）》
2010-07-02
为进一步完善全省各级行政执法部门的行政执法案卷，规范各级各部门的行政执法行为，不断提高行政执法水平，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《河北省行政执法和行政执法监督规定》、《河北省行政执法证件和行政执法监督检查证件管理办法》等有关法律、法规、规章的规定，制定本标准。
本标准分为基本术语、一般程序处罚案卷标准、简易程序处罚案卷标准、立卷归档标准和附则五部分。
基本术语
1、处罚主体：是指依法能够独立行使行政处罚权并承担法律责任的行政机关或组织。
2、被处罚主体：是指实施违反行政法律、法规、规章的行为，受到行政处罚的公民、法人或者其他组织。
3、公民：包括自然人、个体工商户、农村承包经营户、个人合伙等。
4、法人：是指具有民事权利能力和民事行为能力，依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织，分为企业法人、机关法人、事业单位法人和社会团体法人四种。
5、其他组织：是指合法成立，有一定组织机构和财产，但又不具备法人资格的组织。
6、行政机关负责人：是指该行政机关的法定代表人或主管负责人。
7、证据：主要包括书证、物证、视听资料、证人证言、当事人的陈述、鉴定结论、询问笔录、检查（勘验）笔录等。
8、时间：本标准所称的时间至少要具体到年、月、日。
9、地点：本标准所称的地点要具体到市、县（市、区）、路、门牌号、楼层、房间号或乡、村、队和具体处所。
10、日期：本标准所称的日期要具体到年、月、日。
11、当事人基本情况：当事人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、身份证号码、住址、单位、职业、联系方式等情况；当事人是单位的，要记载其单位的名称、组织机构代码、营业执照号码、地址、法定代表人或负责人姓名、职务、联系方式等。
一般程序处罚案卷标准
一、实体标准
实体标准是指反映行政处罚案卷合法性的基本标准和要素，包括：主体、事实、适用法律、原则和程序。
（一）主体合法
1、处罚主体合法
（1）实施行政处罚的部门具备行政处罚的主体资格，并取得罚没许可证；
（2）实施的行政处罚符合法定权限；
（3）法律文书中，印章使用符合《行政处罚法》的有关规定；
（4）履行行政执法任务的人员必须是行政执法人员，并按照《河北省行政执法证件和行政执法监督检查证件管理办法》申领和持有合法、有效的行政执法证件（含国务院部门依照法律、行政法规规定核发的行政执法证件，并已向当地人民政府法制机构备案）。
2、被处罚主体认定准确
（1）被处罚主体必须是依法能够独立行使权利、承担法律责任的公民、法人或者其他组织。对不满14周岁的人有违法行为的和精神病人在不能辨认或者不能控制自己行为时有违法行为的，不予行政处罚，且在案卷中应有证明被处罚主体资格的材料；（2）被处罚主体必须是违法行为的当事人；
（3）法律文书中，被处罚主体应当使用全称，且前后一致。
（二）事实清楚、证据确凿
1、法律文书所述违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实；
2、准确记载违法时间、地点、情节、程度和后果以及调查取证过程；
3、证据材料应当合法、真实，与违法事实有关联，足以证明违法行为的性质、情节、程度和后果。
（三）适用法律正确
1、作出行政处罚的依据必须是现行有效的法律、法规、规章；
2、法律、法规、规章的名称应使用全称，并准确引用到条、款、项、目；
3、行政处罚的种类和幅度符合法律、法规、规章的规定。
（四）遵循处罚原则
1、公正、公开原则。设定和实施行政处罚必须以事实为依据，与违法行为的事实、性质、情节以及社会危害程度相当。对违法行为给予行政处罚的规定必须公布；未经公布的，不得作为行政处罚的依据。
2、处罚与教育相结合原则。实施行政处罚，纠正违法行为，坚持处罚与教育相结合，教育公民、法人或者其他组织自觉守法。
3、“一事不再罚”原则。对当事人的同一违法行为，不得给予两次以上罚款的行政处罚。
（五）程序合法
1、应按照立案、调查取证、告知当事人权利、审查决定、送达、执行的步骤实施行政处罚；
2、在时间顺序上应按照实施处罚的步骤记载；
3、在形式上每一执法活动的内容、过程和结果都应当有相应的法律文书记载；
4、在行为方式上必须符合法定要求。主要包括：作出行政处罚决定前必须由两名以上执法人员进行调查取证，并出示合法有效的执法证件；作出行政处罚决定前必须告知当事人拟处罚的事实、理由和依据，并听取当事人的陈述和申辩；符合听证条件的，在作出处罚决定前必须书面告知当事人享有要求听证的权利；当事人要求听证的，行政机关应依法组织听证；行政处罚决定必须经行政机关负责人批准，情节复杂或者重大行政处罚决定必须经行政机关负责人集体讨论；依法应由上一级行政机关批准或决定的行政处罚案件，必须上报；法律文书 的送达符合法定的时限、方式，案卷中必须有相应的送达回证；依法应当移送其他机关的案件，必须移送。
二、案卷文书标准
案卷文书标准，是指行政处罚案卷中，反映各种法律文书的制作和使用规范的一般要求。
（一）立案
行政处罚案件的立案，应有立案审批表，并明确以下内容：
1、当事人基本情况。
2、案件来源。检查中发现、举报、群众来信来访、领导交办、移送、途径披露和其他方式等。检查中发现的案件应注明检查的时间、地点。
3、案情记载。应注明发生违法行为的时间、地点，及承办人对涉嫌违法的事实、情节的客观描述。
4、承办人意见。应注明当事人涉嫌违反的法律、法规、规章的名称、条款，建议立案的理由、依据及意见、承办人签名及日期。
5、办案机构意见。应有办案机构负责人意见、签名及日期。
6、审批意见。应有行政机关负责人审批意见、签名及日期。
（二）调查取证
主要法律文书有调查笔录、抽样取证文书、先行登记保存文书、鉴定结论、告知及听证文书、调查终结报告等。
1、有两名以上行政执法人员共同执法，案卷内所有调查取证文书中均有两名以上行政执法人员的签名。
2、调查笔录。包括：询问笔录、检查（勘验）笔录等。
询问笔录（每份询问笔录只能对应一个被询问人且每次询问制作一份）应当有：询问起止的时间和地点；询问人和记录人姓名；被询问人的基本情况；询问内容（包括反映本案事实的时间、地点、行为及行为人、情节、后果等）；被询问人对笔录的意见（应有“记录属实”的字样并由被询问人逐页签名或盖章）；告知当事人享有陈述、申辩权和申请回避的记载（使用专门告知文书的除外）；询问笔录记录的被询问人回答的问题，有更改的，应由被询问人在更改处捺手印；询问笔录为多页时，被询问人应捺骑缝手印；被询问人拒绝签字的，应在笔录中注明，并由两名执法人员签名。
检查（勘验）笔录（一个案件有多处现场的，应分别制作笔录）应当具备：检查（勘验）的时间、具体地点；被检查人基本情况。其他有关人员在场的，记载其基本情况；检查（勘验）的完整内容记录（包括表明身份、说明执法依据、准确客观地记载违法事实或违法行为与违法情节等）；检查（勘验）、记录人员签名；被检查人对笔录的意见。应注明“情况属实”的字样并逐页签名或盖章。被检查人拒绝签字或不在现场的，应在笔录中注明，由见证人或两名执法人员签名或盖章并说明原因；笔录中有更改之处时，应有被检查人捺手印、盖章或签名；笔录为多页时，被检查人应捺骑缝手印。
3、抽样取证文书。包括：抽样取证通知书和抽样取证物品处理通知书及相应审批文书（使用案件处理内部审批表）。
抽样取证通知书中应当具备事项有：当事人的名称（姓名）；取证的事由；取证物品的抽样基数、生产企业、品牌名称、数量、规格等；
取证的时间、地点；取证的依据；当事人签名或盖章；行政机关印章及日期；物品清单；两名以上执法人员签名或盖章；当事人拒绝签字的，应在清单上注明。
抽样取证物品处理通知书应当具备事项有：当事人的名称（姓名）；取证物品的名称、数量、规格等；抽样取证物品处理的依据；抽样取证物品的处理意见；两名以上执法人员签名或盖章；当事人拒绝签字的，应在清单上注明拒签的原因及理由。
4、先行登记保存证据文书 先行登记保存证据文书包括：
（1）先行登记保存证据通知书。并注明：当事人的名称（姓名）；登记保存物品的法律依据、理由、名称、规格、数量等物品性状描述；登记保存物品的方式、期限和地点；当事人签名或盖章和主管领导签字及行政机关印章，并有日期。（2）物品清单。
（3）先行登记保存证据审批文书（使用案件处理内部审批表）。（4）先行登记保存证据物品处理通知书。包括：当事人的名称（姓名）；物品处理意见；执法人员、当事人签名盖章；行政机关印章及日期。
5、鉴定结论
鉴定结论应当具备：申请鉴定的单位或个人；申请鉴定的时间及内容；明确的结论性意见；鉴定人员签名、鉴定机构印章及日期。
6、告知及听证文书
（1）在作出行政处罚决定之前，应制作行政处罚事先告知书。行政处罚事先告知书应载明：当事人的基本情况；有告知当事人违法事实、理由和依据的条、款、项、目及完整记载；应告知当事人拟给予行政处罚的种类和额度；有告知当事人陈述、申辩权以及陈述、申辩的途径、期限；应载有行政机关名称、印章及日期。
当事人要求陈述和申辩的，应制作陈述、申辩笔录，或当事人陈述申辩材料，应当有陈述和申辩开始和结束的时间、地点；有陈述人的基本情况及与本案的关系；有陈述和申辩的内容；有陈述人及记录人的签名。
（2）听证文书。包括：听证告知书、举行听证通知书或听证公告、听证笔录、听证报告等。
在作出责令停产停业、吊销许可证或执照、较大数额罚款等行政处罚决定之前，应当制作听证告知书。听证告知书具备的事项与处罚事先告知书基本相同。
当事人要求听证的，应当制作举行听证通知书。通知书要注明：当事人，举行听证的具体时间、地点和方式，听证主持人、听证员、书记员的姓名，告知当事人可以委托代理人参加听证和有要求听证主持人回避的权利，行政机关印章及日期。
听证公告应明确：案由；听证的时间、地点、方式和有关事项；行政机关印章及日期。
听证笔录具备的事项包括：举行听证的起止时间、地点；听证主持人、记录人、案件调查人、当事人、代理人、证人的基本情况；听证过程
中的陈述、质证等详细内容；听证主持人、记录人、当事人、代理人、有关证人签名等。
听证报告应当具备：听证的时间、地点、方式和参加人情况；案件调查人提出当事人违法的事实、证据和行政处罚建议的内容；当事人针对行政机关认定的违法事实、证据、行政处罚建议、适用法律等提出的申辩和质证，以及从轻、减轻或不予处罚的要求；争论的焦点问题；主持人意见及签名；报告形成时间等。
7、调查终结报告
（1）有对案件调查的来源、调查经过；
（2）有当事人的基本情况；
（3）有当事人违法事实和相关证据记录；
（4）有违反法律规定的行为和行政处罚的法律依据及行政处罚自由裁量规则依据；
（5）有案件调查机构的处理建议。
（三）审查决定
主要法律文书有：案件处理审批表、案件集体讨论记录、行政处罚决定书、责令改正通知书等。
1、案件处理审批表（使用案件处理内部审批表）。（1）有对案件来源记载。（2）有当事人的基本情况。（3）有违法事实和证据情况。
（4）有明确的行政处罚依据（法律、法规、规章及条款）以及根据
行政处罚自由裁量规则进行裁量的依据。（5）有承办人和承办机构的意见及签名。（6）有行政执法部门法制机构意见。（7）有行政机关负责人审批意见。
2、案件集体讨论记录。集体讨论决定的行政处罚，须有案件集体讨论记录，记录内容应包括：讨论时间、地点；案由；主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及职务；承办人员汇报案情；参加讨论人员的主要观点和意见；结论性意见及参加人签名。
应由上级行政机关批准的行政处罚案件，须有报批文书，包括本行政机关的意见及印章，案由和案情陈述、处理建议、报送日期、上级行政机关批准日期等。
3、行政处罚决定书（1）有当事人的基本情况。
（2）有违反法律、法规、规章的事实和证据。
（3）有行政处罚的种类和依据（含根据行政处罚自由裁量规则进行裁量的依据）。
（4）有行政处罚的履行方式和期限；实行罚缴分离的，应告知当事人罚款缴付的指定银行名称、地址等，并告知若逾期缴纳罚款是否有加处罚款的规定。
（5）有告知当事人不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限。
（6）有作出行政处罚决定的日期（以行政机关负责人批准或决定处
罚的日期为准）。
（7）有作出行政处罚决定的行政机关名称、印章。
4、责令改正通知书
（1）应载明当事人的基本情况。
（2）有违法事实和违反法律、法规、规章名称的全称及具体条、款、项、目。
（3）有责令改正的内容及期限。（4）有行政机关名称、印章及日期。
（四）送达和执行
1、送达文书主要是送达回证，适用于发生法律效力和具有法律意义文书的送达。送达回证必须包括：送达文书的名称；受送达人的名称（姓名）；送达时间、地点；送达方式（代收送达、留臵送达的应在备注中注明；公告送达应将公告文书归档入卷；邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中）；送达人签名、被送达人或见证人签名。
2、执行文书的要求是：处罚全部履行的，应有相应的凭证。如行政处罚缴款书、违法物品监销单等；处罚部分履行的，应有相应的审批文书，如延期或分期缴纳罚款审批文书等；处罚逾期不履行的，应有依法加处罚款、查封、扣押、冻结文书或申请法院强制执行的文书。
（五）结案
结案的主要法律文书是结案报告。结案报告包括：案由、案情、送达情况、执行情况及其结果和相关证据、承办人意见及签名、办案机构负责人意见及签名、行政机关负责人意见及签名、结案日期等。
简易程序处罚案卷标准
简易程序处罚案卷标准，只适用于违法事实确凿并有法定依据，对公民当场处以五十元以下，对法人或者其他组织当场处以一千元以下罚款或警告的行政处罚案卷。其具体标准为：
一、实体标准
实体标准同一般程序处罚案卷标准中的实体标准。
二、案卷文书标准
简易程序处罚案卷的文书应具备以下内容（相关内容的具体要求与一般程序处罚案卷标准中的案卷文书标准要求相同）：
1、使用预定格式和编有号码的行政处罚决定书；
2、有当事人姓名或单位名称、地址（住址）；
3、有违法行为的具体时间、地点；
4、有违法行为的事实和证据；
5、有罚款金额或警告内容；
6、有行政处罚依据（条、款、项、目）；
7、有行政处罚履行方式和期限；实行罚缴分离的，应告知当事人罚款缴付的指定银行名称、地址等，并告知若逾期缴纳罚款是否有加处罚款的规定；
8、有告知当事人不服行政处罚决定，申请行政复议或提起行政诉讼的途径和期限；
9、有作出行政处罚决定的行政机关名称、印章和日期；
10、有当场实施处罚的行政执法人员的行政执法证件号码、签名或盖
章；
11、当场执行行政处罚决定的要有备注。
立卷归档标准
1、行政处罚案件实行一案一卷、一卷一号制度。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案二卷，即正卷和副卷。
2、卷内文书应当使用蓝黑色、黑色钢笔、签字笔书写。当事人提供的材料使用铅笔或圆珠笔的，入卷前应予复印。所有文书只存一份正本。
3、案卷按照《文书档案案卷格式》（GB/T9705—2008）的要求立卷。
4、卷内材料排列有序。可选择两种顺序排列：第一种顺序是按照办案过程顺序排列文书；第二种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设臵分类排序。
5、卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角编写。
6、不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。
7、纸张无破损，破损文书应修补或复制。文书大小规格统一，文书过小的应衬纸粘贴切齐，文书过大的应折叠整齐。
8、案卷中不得涂改，如确需涂改，必须在涂改处捺手印，并注明涂 13
改的原因及理由。
附则
1、各级政府法制部门和部门法制机构负责指导、规范和监督行政处罚文书的制作、立卷和案卷管理工作。
2、各级政府法制部门和部门法制机构应定期组织行政处罚案卷的评查，推广先进经验，纠正存在的问题，不断提高行政处罚案卷质量和行政执法水平。
3、国务院有关部门对行政处罚文书格式有规定的，从其规定；省人民政府行政执法部门按照本标准制作本系统统一的文书格式，可根据部门执法工作需要增加相关文书格式，并报省政府法制机构备案。
4、行政处罚文书中根据行政处罚自由裁量规则进行裁量的依据不得单独使用，应与相应的法律、法规、规章同时使用。
5、本标准由河北省人民政府法制办公室负责解释。
附：河北省行政处罚案卷参考文书样式
一、立案审批表
二、询问笔录
三、检查（勘验）笔录
四、抽样取证通知书
五、抽样取证物品处理通知书
六、先行登记保存证据通知书
七、先行登记保存证据物品处理通知书
八、行政处罚事先告知书
九、陈述、申辩笔录
十、行政处罚听证告知书
十一、行政处罚听证通知书
十二、听证笔录
十三、听证报告
十四、调查终结报告
十五、案件集体讨论笔录
十六、案件处理内部审批表（通用）
十七、行政处罚决定书
十八、责令（限期）改正通知书
十九、行政处罚文书送达回证
二十、行政处罚案件结案报告 二
十一、当场行政处罚决定书 二
十二、行政违法案件移送函 二
十三、行政处罚强制执行申请书 二
十四、案卷封面 二
十五、案卷目录
第四篇：吉林省行政处罚案卷标准
附件3：
吉林省行政处罚案卷标准（试行）
目 录
第一章总则
第二章立案
第三章调查取证
第四章陈述、申辩与听证
第五章审查决定
第六章送达执行
第七章结案
第八章简易程序
第九章归档
第十章附则
第一章 总 则
第一条 为了保护公民、法人或者其他组织的合法权益，规范行政处罚行为，提高行政执法水平，根据《中华人民共和国行政处罚法》和《吉林省实施〈中华人民共和国行政处罚法〉若干规定》等法律、法规和规章的规定，结合本省实际，制定本标准。
第二条 全省范围内行政执法机关（包括法律、法规授权的组织和受委托实施处罚的组织）行政处罚案卷的制作和管理适用本标准。
由于部门执法特点的需要，或国家部委有特殊要求的，可以在符合本标准实体内容的基础上，增加执法文书种类。
第三条 各级政府法制部门和部门法制机构负责指导、规范和监督行政处罚文书的制作、立卷和案卷管理工作。
各级政府法制部门和部门法制机构应定期组织行政处罚案卷的评查，推广先进经验，纠正存在的问题，促进行政执法水平的提高。
第四条 行政处罚案卷应是案件办理的真实记录，严禁弄虚作假。
第五条 制作行政处罚案卷应坚持公正原则，不得排斥或去除对当事人有利的证据。
第六条 规范和制作行政处罚案卷应兼顾规范执法行为和节约行政资源两个方面。
第七条 行政执法机关应建立行政处罚案卷的管理制度，并确定管理人员，促进管理的规范化。
第二章 立 案
第八条 立案是行政违法案件查处的启动程序，是行政执法人员对当事人进行调查取证、提出处罚建议等履行职责活动的依据。在案卷中体现为立案审批表及相关材料。
第九条 立案审批表应当具备下列内容：
（一）初步掌握当事人的基本情况；
（二）案件来源，注明案件是来自现场检查、投诉举报、交办还是移送等内容；
（三）案情记载，包括涉案的时间、地点，行为及涉嫌违反的法律、法规和规章；
（四）执法人员意见、签名及日期；
（五）办案机构负责人意见、签名及日期；
（六）行政机关领导的意见、签名及日期。
第十条 案件来源应当附相关材料。相关材料包括：举报电话记录、举报信、现场检查笔录、移送材料等。
对举报人可能产生不利影响的，行政机关应为举报人保密。
第三章 调 查 取 证
第十一条 证据是作出行政处罚的事实根据。调查取证阶段的文书包括：询问笔录（证人证言）、勘验检查笔录、取证（抽样）物品清单、物证取证文书、书证取证文书、视听资料取证文书、先行登记保存证据文书和鉴定文书等。
第十二条 询问笔录是对当事人和相关证人询问的书面记载。
询问笔录应当具备下列内容：
（一）询问事由；
（二）起止时间和地点；
（三）询问人、记录人的姓名和职务；
（四）被询问人的基本情况，包括姓名、性别、年龄、职务、住址、单位等信息；
（五）被询问人是案件当事人的，应有向被询问人告知申请回避的内容；
（六）询问的具体内容；
（七）被询问人的意见，并在讯问笔录上逐页、顶格签名；
（八）询问笔录中如有涂改，应有被询问人的签名确认。
每份询问笔录只能针对一个被询问人。
相关证人出具书面证言的，可不受本条第二款中
（一）、（二）、（三）、（五）项内容的限制。
第十三条 对与案件有关的场所、物品进行勘验检查时，应制作勘验检查笔录。
勘验检查笔录应当具备下列内容：
（一）现场勘验检查的起止时间和地点；
（二）勘验检查人和记录人的姓名和职务；
（三）被检查人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（四）现场情况，包括有关的数据、位置、状态、程度等；
（五）勘验检查人签名；
（六）被检查人对勘验检查笔录的意见和签名。
每份勘验检查笔录只能针对一个案件现场。
第十四条 取证（抽样）物品清单应当具备下列内容：
（一）物品名称；
（二）物品数量；
（三）物品主要特征；
（四）执法人员签名及日期；
（五）当事人（持有人、保管人）签名。
第十五条 物证取证文书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）取证事由；
（三）取证方式、时间、地点；
（四）物证与案件的相关性及证明事项；
（五）取证物品的名称及性状；
（六）执法人员签名及日期；
（七）当事人（持有人、保管人）签名。
物证可附原件，对于体积较大或难以归档的物品，可以采取拍照或录制音像资料等方式附卷。
不宜附卷的证据物品，应由执法机关保存。保存期限为：不提起行政复议和行政诉讼的为一年，提起行政复议和行政诉讼的，保存至行政复议或行政诉讼结案。依法应返还或不宜存放的证据物品除外。
第十六条 书证取证文书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）取证事由；
（三）取证方式、时间、地点；
（四）书证与案件的相关性及证明事项；
（五）执法人员签名及日期；
（六）当事人（持有人、保管人）签名。
书证可采取复印、扫描、拍照等方式保存。
第十七条 视听资料取证文书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）取证事由；
（三）取证方式、时间、地点；
（四）视听资料与案件的相关性及证明事项；
（五）执法人员的签名及日期。
视听资料可采取录音带、录像带、光碟等方式保存。
第十八条 先行登记保存审批表应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）登记保存物品的理由；
（三）登记保存物品的名称、规格及数量；
（四）登记保存的方式、期限及地点；
（五）执法人员意见、签名及日期；
（六）办案机构负责人意见、签名及日期；
（七）行政机关领导的意见、签名及日期。第十九条 先行登记保存通知书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）登记保存物品的理由；
（三）登记保存物品的名称、规格及数量；
（四）登记保存的方式、期限及地点；
（五）执法人员签名及日期；
（六）行政机关印章及日期；
（七）当事人签名。
第二十条 先行登记保存物品处理审批表应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）处理物品的名称、规格及数量；
（三）执法人员处理意见、签名及日期；
（四）办案机构负责人意见、签名及日期；
（五）行政机关领导的意见、签名及日期。
第二十一条 先行登记保存物品处理通知书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）对先行登记保存物品的处理意见；
（三）处理物品的名称、规格及数量；
（四）执法人员签名及日期；
（五）行政机关印章及日期；
（六）当事人签名。
第二十二条 对于行政处罚案件中涉及的某些专门性或技术性的问题，可指定具有鉴定资格的机构进行鉴定，并出具鉴定文书。
鉴定文书由鉴定机构按预定格式出具，一般应当具备下列内容：
（一）申请鉴定的单位或个人；
（二）申请鉴定的时间；
（三）申请鉴定的物品及事项；
（四）结论性意见；
（五）鉴定人员信息，鉴定机构印章及日期。
第四章 陈述、申辩与听证
第二十三条 行政机关在作出行政处罚决定之前，告知当事人陈述、申辩与听证的权利应在文书上体现。陈述、申辩与听证阶段的文书包括：陈述、申辩（听证）告知书，陈述、申辩笔录，听证通知书，听证笔录，听证报告。
第二十四条 陈述、申辩（听证）告知书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）执法人员认定的违法事实；
（三）违反的法律、法规和规章的名称及相应的条、款、项、目；
（四）依据法律、法规或规章的条、款、项、目，拟作出行政处罚的种类和幅度；
（五）当事人依法享有陈述、申辩或要求听证的权利及法定期限；
（六）执法人员签名，行政机关的名称、地址、印章及日期；
（七）当事人签名及日期。
第二十五条 当事人陈述、申辩的，应当制作陈述、申辩笔录。
陈述、申辩笔录应当具备下列内容：
（一）案由；
（二）起止时间和地点；
（三）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（四）陈述、申辩人姓名及与当事人关系；
（五）执法人员和记录人的姓名、职务；
（六）当事人对案件涉及的事实、证据、适用法律以及办案程序方面进行陈述、申辩的内容；
（七）当事人对陈述、申辩笔录核对并逐页顶格签名。
当事人放弃陈述、申辩与听证权利的，应有本人签名确认或执法人员记录及签名。
第二十六条 符合法定条件，当事人要求听证的，行政机关应当组织听证，下达听证通知书。
听证通知书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）听证会案由
（三）举行听证的时间、地点、联系人、电话；
（四）听证主持人、记录人的姓名；
（五）明示当事人可以委托1～2名代理人参加听证；
（六）明示当事人有要求听证主持人、记录人回避的权利；
（七）行政机关印章及日期；
（八）当事人签名及日期。
第二十七条 听证过程应当制作听证笔录。
听证笔录应当具备下列内容：
（一）案由；
（二）举行听证的时间、地点；
（三）听证是否公开举行；
（四）听证主持人，记录人，执法人员，当事人，代理人，第三人的基本情况；
（五）执法人员对当事人违法事实的认定，违反的法律、法规和规章，处罚建议及法定依据；
（六）当事人对案件涉及的事实、证据、适用法律以及办案程序方面进行申辩和质证的内容；
（七）当事人及其代理人、第三人及其代理人、执法人员、听证主持人逐页在听证笔录上签名。
第二十八条 听证会结束后，应当制作听证报告。
听证报告应当具备下列内容：
（一）案由；
（二）听证会的时间、地点和参加人的情况；
（三）当事人对案件涉及的事实、证据、适用法律以及办案程序进行申辩和质证的内容；
（四）争议的焦点问题；
（五）主持人的意见和建议。
第五章 审查决定
第二十九条 案件调查终结，行政机关应当对调查结果进行审查并作出处罚决定。这一阶段的文书有：案件处理呈批报告表、重大（情节复杂）案件集体讨论记录、责令改正通知书、行政处罚决定书。
第三十条 案件调查终结，执法人员应当向行政机关作出案件处理呈批报告表。
案件处理呈批报告表应当具备下列内容：
（一）案由；
（二）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（三）违法事实及证据；
（四）违反的法律、法规、规章的名称及条、款、项、目；
（五）执法人员对当事人陈述、申辩或听证所提出意见的采纳情况及理由；
（六）承办案件的执法人员提出的处罚建议及法定依据；
（七）办案机构负责人意见、签名及日期；
（八）行政机关领导意见，签名及日期。
第三十一条 对情节复杂或者重大违法行为给予较重行政处罚的，或行政机关领导认为应当集体讨论的案件，应当集体讨论，并作出记录。
案件集体讨论记录应当具备下列内容：
（一）集体讨论的时间、地点；
（二）案由；
（三）主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及职务；
（四）执法人员汇报当事人主要违法事实，当事人陈述申辩的主要内容和听证报告的内容，是否采纳及其理由，处罚建议及法定依据；
（三）每个参加讨论人员的观点和意见；
（四）参加讨论人员签字；
（七）结论性意见。
第三十二条 对在案件调查过程中发现的违法行为，依法应当制止或责令改正的，应当责令改正并下发责令改正通知书。
责令改正通知书应当具备下列内容：
（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（二）违法事实；
（三）违反法律、法规和规章的名称及具体条、款、项、目；
（四）依据的法律、法规和规章及责令停止违法行为或责令改正的内容和期限；
（五）行政机关印章及日期；
（六）当事人签名及日期。
第三十三条 行政机关决定给予行政处罚的，应当制作行政处罚决定书。
行政处罚决定书应当具备下列内容：
（一）编号；
（二）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（三）违法事实并简述相关证据，违反的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目；
（四）行政处罚依据的法律、法规、规章的名称及条、款、项、目，给于行政处罚的种类及幅度；
（五）行政机关行使自由裁量权的理由；
（六）行政处罚的履行方式和期限；
（七）不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的机关和期限（行政复议前置的可不告知申请行政诉讼的权利）及投诉举报电话；
（八）作出行政处罚决定的行政机关名称和日期及印章。
行政处罚决定书应采用打字的文书下达。
第三十四条 责令改正与行政处罚同时作出的，责令改正与行政处罚可一并通过行政处罚决定书下达。
第六章 送达执行
第三十五条 送达执行阶段，包括对行政处罚决定书的送达和行政处罚的执行情况。
第三十六条 行政处罚决定书送达当事人的，应当填写送达回执。
送达回执应当具备下列内容：
（一）送达文书的名称；
（二）受送达人的名称（姓名）；
（三）送达时间、地点；
（四）送达方式及签收情况；
（五）受送达人或代收人签名及日期；
（六）送达人签名及日期。
代收送达、留置送达的应在备注中注明，并有代收人或见证人签名；公告送达应将公告文书归档入卷；邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中。
其他行政处罚文书需送达的，可按本条规定执行。
第三十七条 行政处罚的执行情况，在案卷中应有文书记载。
行政处罚全部履行的，应有相应的凭证。如行政处罚缴款书或票据，没收及销毁物品的处置记录。
分期、延期缴纳罚款的，应有相应的审批文书。
第七章 结 案
第三十八条 行政处罚案件办结后，应当作出结案报告。
结案报告应当具备下列内容：
（一）案由及案情；
（二）行政机关处理决定及执行情况；
（三）执法人员意见、签名及日期；
（四）办案机构负责人意见、签名及日期；
（五）行政机关领导意见，签名及日期。
第八章 简易程序
第三十九条 适用简易程序，当场作出行政处罚决定的，应当制作当场行政处罚决定书。
行政处罚决定书应当具备下列内容：
（一）处罚决定书名称、编号；
（二）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；
（三）违法事实及违反的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目；
（四）当事人陈述、申辩的主要内容；
（五）行政处罚依据的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目，给于行政处罚的种类及幅度；
（六）行政处罚的履行方式和期限；
（七）不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的机关和期限及投诉举报的电话；
（八）作出行政处罚决定的行政机关的名称及印章；
（九）作出行政处罚决定的日期；
（十）当场实施处罚的执法人员的执法证件号码及签名；
（十一）当事人在存根联签名。
当场行政处罚决定书可用格式文书填写。
第四十条 应将简易程序当场行政处罚决定书的存根作为案卷存档。
第九章 归 档
第四十一条 行政处罚案卷实行一卷一号，一案一卷制度。
第四十二条 行政执法机关应当在行政处罚案件办结后15日内按规定将办案文书立卷归档。
第四十三条 案卷应用易于存放的纸质材料作为封皮。
第四十四条 案卷不应金属装订，且案卷内不能有其他金属物。
第四十五条 卷内应有文书目录，并且填写规范。
第四十六条 卷内文书不能采用铅笔或圆珠笔填写。
第四十七条 卷内文书一般按时间顺序排列。
采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角，反页在左上角。
第四十八条 有关机关调取行政处罚案卷应当出具书面凭证；逾期未归还的，管理人员应当及时催收。
第十章 附 则
第四十九条 本标准中所称的当事人签名包括：签名、手印或印章。
第五十条 直接办案执法人员的执法证件号码在案卷中应当有所体现。
第五十一条 案件中需要当事人签名、签收，当事人拒绝签名、签收或不在现场的，应在文书中由两名以上执法人员签字注明。具备条件的，应有见证人签字。
第五十二条 本标准自2007年9月1日起施行。
第五篇：北京市行政处罚案卷标准
北京市行政处罚案卷标准
总 则
1.适用范围。本标准适用于本市各级行政机关（包括经合法授权或委托实施行政处罚的组织）按照法定一般程序实施行政处罚的案卷。
2.标准依据。本标准依据《中华人民共和国行政处罚法》和《中华人民共和国档案法》，以及市政府的有关规定制定。
3.术语
3.1 本标准所称处罚主体是指依法享有行政处罚权的行政机关和法律、法规授权实施行政处罚的具有管理公共事务职能的组织。
3.2 本标准所称被处罚主体是指作出违反法律、法规、规章的行为并受到行政机关依法给予行政处罚的公民、法人或者其他组织。
3.3本标准所称行政机关负责人是指行政机关的法定代表人或者主管负责人；行政机关所属执法机构的负责人和受委托组织的负责人，也可视为“行政机关负责人”，但应在行政机关内部执法程序或者执法委托书中明确规定。
3.4本标准所称当事人基本情况：当事人是公民的，应当包括姓名、性别、年龄、单位、住址等；当事人是法人或者其他组织的，应当包括单位名称、地址、法定代表人或者负责人姓名等。
3.5本标准所称基本标准是指反映行政处罚案卷基本要素的标准。包括主体资格、事实证据、适用法律和程序规则等。
3.6本标准所称一般标准是指反映行政处罚案卷中各种法律文书制作和使用规范的一般要求的标准。
3.7本标准所称技术处理是指在案卷文书涂改处按压指印或者加盖印章等。
基本标准
4.主体资格 4.1 处罚主体：
4.1.1 实施行政处罚的主体具有法定资格。
4.1.2 实施行政处罚符合法定权限。4.1.3 印章使用符合法律规定。4.2 被处罚主体：
4.2.1 被处罚主体确认清楚。
4.2.2 被处罚主体是依法能够独立行使权利、承担法律责任的公民、法人或者其他组织。
4.2.3 被处罚主体是违法行为的当事人。5.事实证据
5.1 作出行政处罚所认定的违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实。
5.2 法律文书能够准确记载违法行为的时间、地点、情节、程度和后果。
5.3 卷内证据应当具备合法性和有效性。
5.4 卷内证据能够证明违法行为的性质、情节、程度和危害后果。
6.适用法律
6.1认定违法事实和实施行政处罚的依据是现行有效的法律、法规、规章。
6.2 认定违法事实和实施行政处罚引用法律、法规、规章依据及其条、款、项、目准确无误。6.3行政处罚的种类和幅度符合法定要求。
7.程序规则
7.1 实施行政处罚按照立案、调查取证、审查决定、送达执行的步骤进行。
7.2 实施行政处罚符合法定程序和规则。
7.3 履行行政处罚程序的每一环节有相应法律文书记载，并符合法定形式要件。
7.4行政机关在适用行政处罚程序时，可在法律允许的范围内，适当简化文书和工作环节。
一般标准
8.立案。主要文书：立案审批表
立案审批表应当记载初步掌握的案件当事人和案件情况，并准确记载案件来源、承办意见、审批意见、审批时间等。
9.调查取证。主要文书有调查笔录、取证文书、鉴定结论或相关说明、听证文书、调查终结报告等。
9.1 调查笔录。包括：询问笔录、检查（勘验）笔录等。9.1.1 询问笔录。应当准确记载询问起止的时间和地点、询问人和记录人签名、被询问人的基本情况、询问内容、被询问人对笔录的意见及签名或盖章。
9.1.2 检查（勘验）笔录。应当准确记载检查（勘验）时间和地点、被检查人的基本情况、检查（勘验）的内容、检查人员签名、被检查人对笔录的意见及签名或者盖章。
9.2 抽样取证文书。包括取证审批文书、取证通知书、物品清单、物品处理通知书。
9.2.1取证审批文书。应当准确记载案件调查的基本情况、需要取证的理由、取证内容、承办人意见、负责人审批意见及其申请和批准时间。
9.2.2取证通知书。应当准确记载当事人名称（姓名），取证事由、时间和地点，行政机关印章。
9.2.3物品清单。应当准确记载物品的数量、品级、名称、规格、型号、形态，当事人签名或者盖章，两名执法人员签名或者盖章。
9.2.4物品处理通知书。应当准确记载当事人的名称（姓名）、物品处理意见、执法人员、当事人签名或者盖章、行政机关印章和通知时间。
9.3 先行登记保存证据文书。包括先行登记保存证据审批文书、先行登记保存证据通知书、物品清单、物品处理通知书。（文书内容同本标准9.2所列各项）
9.4相关证明文书。包括鉴定结论、相关说明和授权委托书。
9.4.1鉴定结论或者相关说明。应当准确记载鉴定或者说明的单位或者个人名称、申请鉴定或者说明的时间及事由、明确的结论性意见；鉴定或者说明部门的印章和鉴定时间。
9.4.2授权委托书。应当注明受托人姓名，授权委托的内容和时间，授权委托人签名或者盖章。
9.5 听证文书。包括听证告知书、听证通知书、听证公告、听证记录、听证报告等。
9.5.1 听证告知书。应当准确记载当事人名称、违法事实、认定依据、拟作出行政处罚的种类和幅度、当事人依法享有要求举行听证的权利、法定期限、行政机关的名称、地址、印章及其告知时间。
9.5.2 听证通知书。应当准确记载举行听证的时间、地点、听证主持人的姓名、当事人可以委托代理人参加听证和有要求听证主持人回避的权利、行政机关印章及其通知时间。
9.5.3 听证公告。应当准确记载听证事由、举行听证的时间、地点、行政机关印章及其公告时间。
9.5.4 听证笔录。应当准确记载举行听证的时间、地点；听证主持人、记录人、当事人、代理人、案件调查人的姓名、性别、工作单位、职务、电话、住址等基本情况；案件调查人的案情简介；当事人对案件涉及的事实、证据和依据进行陈述申辩的内容；当事人签名。
9.5.5听证报告。应当准确记载案件来源和案件调查认定的基本情况；举行听证的时间、地点和参加人情况；当事人针对行政机关认定的违法事实、情节、适用法律等陈述和申辩的理由和证据，以及从轻、减轻或者不予行政处罚的要求；主持人的意见和建议。
9.6调查终结报告（可与案件处理呈批文书合并使用，报告主要内容同本标准10.1）
10.审查决定。主要文书有：案件处理呈批文书、案件集体讨论记录、行政处罚决定书等。10.1 案件处理呈批文书。应当准确记载当事人的基本情况、调查确认的违法事实、情节、后果；认定和处罚的依据；承办人意见和签名；行政机关负责人审批意见、签名和审批时间。
10.2 行政机关负责人集体讨论记录。应当准确记载集体讨论的时间、地点；主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及其职务；案情简介；会议作出的结论性意见。
10.3 行政处罚决定书。应当准确记载当事人的基本情况；违法事实和证据；违反法律、法规、规章的名称及其条、款、项、目；实施行政处罚的依据及其种类；行政处罚的履行方式及其期限；当事人不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限；作出行政处罚的行政机关名称和作出决定的日期；做出行政处罚的行政机关印章。
11.送达执行。主要文书有：送达文书、执行文书。
11.1 送达文书。应当准确记载送达文书的名称、文号；受送达人的名称（姓名）；送达的时间、地点和送达方式；行政机关印章、送达人签名、收件人签名及其签收时间。11.2 执行文书。
11.2.1 行政处罚全部履行的，应当具有相应的凭证。如行政处罚缴款书、违法物品监销单等，此类文书应当按照财政部门的统一要求填制。
11.2.2 行政处罚部分履行的，应当具有相应的审批文书。如延期、分期缴纳罚款审批文书或者无法继续履行的说明等，此类文书应当准确记载当事人的名称（姓名）和违法事实；违反法律、法规、规章的名称；承办人关于延期、分期或者无法继续履行的理由和签名；行政机关负责人审批意见、签名以及审批时间。
11.2.3 行政处罚逾期不履行的，应当具有加处罚款的文书；查封、扣押、冻结文书；申请法院强制执行文书等。
11.2.3.1 加处罚款文书。应当在卷中附存加处罚款的行政处罚缴款书或者银行代收凭证。
11.2.3.2 查封、扣押、冻结文书。包括审批文书、通知书、物品清单、物品处理通知书等（文书内容同本标准9.2所列各项）。
11.2.3.3 申请法院强制执行文书。按照法院统一要求填制。
12.结案。主要文书是结案审批文书。
12.1 结案审批文书。应当准确记载当事人名称（姓名）和违法事实；行政机关做出行政处罚决定的内容和时间；行政处罚决定的执行结果；承办人申请结案的意见、签名及其时间；行政机关负责人同意结案的意见、签名及其时间。
13.案件移送文书。应当准确记载当事人基本情况；案件移送理由、移送内容；移送机关名称、印章以及移送时间等。14.立卷归档。应当符合档案管理的有关规定。14.1 行政处罚案件原则上实行一案一卷，一卷一号。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案多卷，即正卷和副卷。案卷使用档案部门统一印制的封皮。
14.2 文书填制。卷内文书使用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔或者毛笔书写，字迹清晰，页面整洁。涂改处应当进行技术处理，空白处应当做划线标注。
14.3 证据保存。不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及其存放地点等内容。
14.4 文书装订顺序。卷内文书可选择下列两种顺序排列：第一种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照办案时间顺序排列；第二种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类按序排列。
14.5 卷内文书页码。采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角。
14.6 破损文书应修补或者复制。文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐。
14.7 案卷封皮、卷内目录和备考表填写规范。案卷装订无金属物。
14.8 立卷归档符合档案法的其它要求。
15.本标准实施中的问题由市政府法制办公室负责解释。
16.本标准自发布之日起实施。
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