山东省安全生产行政处罚案卷制作标准

第一篇：山东省安全生产行政处罚案卷制作标准

山东省安全生产行政处罚案卷制作标准

第一部分 总则

1.目的依据

为规范安全生产行政处罚工作，提高执法水平，切实保护公民、法人或者其他组织的合法权益，根据《安全生产法》、《行政处罚法》、《行政强制法》、《安全生产违法行为行政处罚办法》、《山东省行政程序规定》等法律、法规和规章的规定，结合本省实际，制定本标准。

2.适用范围

本省行政区域内具有行政处罚权的安全生产监督管理部门（包括授权组织和受委托执法组织）按照法定程序实施行政处罚案卷的制作与管理，适用本标准。

3.标准分类

案卷制作标准分为基本要素标准、一般要素标准和立卷归档标准。

3.1本标准所称基本要素标准，是指行政处罚决定足以在行政复议、行政诉讼中维持的标准。

3.2本标准所称一般要素标准，是指卷内法律文书的要素齐备、填写规范的标准。3.3本标准所称立卷归档标准，是指立卷归档应当符合国家、省档案管理的相关规定。

第二部分 基本要素标准

4.处罚实施主体合法

4.1行政处罚的实施主体具备法定资格。

4.2实施的行政处罚属于法定职权范围、授权范围或者委托范围。受委托组织在委托范围内以委托方的名义实施处罚，不得再次委托，委托方对委托处罚的后果承担责任。

4.3实施的行政处罚属于本级安监部门的管辖权限。两个以上安监部门因行政处罚管辖权发生争议的，由其共同的上一级安监部门直接管辖或者指定管辖。法律、法规、规章规定的行政处罚由上级安监部门决定后才可实施的，应当报请上级安监部门决定。

5.被处罚主体认定准确

5.1被处罚主体必须是依法能够独立行使权利、承担法律责任的公民、法人或者其他组织。

5.2被处罚主体必须是违法行为的当事人。

5.3未超过法律规定的处罚追溯时效，一般不超过2年。6.事实清楚、证据确凿

6.1作出行政处罚所认定的违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实。6.2法律文书能够准确记载违法行为的时间、地点、情节和事实全貌。

6.3卷内证据应当合法、有效，证据之间能够相互印证，形成有效的证据链，足以证明违法行为的性质、情节、程度和危害后果。证据的采集和形式内容应符合《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》、《山东省行政程序规定》等有关法律、法规、规章的要求。

7.适用法律依据正确

7.1认定违法事实和作出行政处罚所引用的依据必须是现行有效的法律、法规、规章。

7.2定性适用的法律依据与作出行政处罚适用的法律依据应当相互对应。

7.3认定违法事实和作出行政处罚所引用的法律、法规、规章的名称应使用全称，并准确引用到条、款、项、目。

7.4同一违法行为违反不同法律、法规、规章规定的，在适用具体条文时应当遵循“上位法优于下位法、特别法优于一般法、新法优于旧法、行为地法优于属人地法”的原则。

7.5行政处罚的种类和幅度符合法定要求，处罚决定与违法行为的事实、性质、情节和危害程度相当，行使自由裁量权无明显不当情形。

8.处罚实施程序合法

8.1违法事实确凿并有法定依据，对个人处以50元以下罚款、对生产经营单位处以1000元以下罚款或者警告的行政处罚的，执法人员可以当场作出行政处罚决定。处罚决定作出后5日内报所属安监部门备案。

8.2经调查认定当事人涉嫌存在安全生产违法行为，依法应当给予行政处罚的，经部门负责人审批后立案。确需立即查处的，可以先行调查取证，但应当在5日内补办立案手续。对于生产安全事故处罚案件，应当按照人民政府的批复，依照法律、行政法规规定的权限和程序，予以立案。

8.3进行案件调查时，执法人员不得少于两名，并出示合法、有效的行政执法证件。8.4作出行政处罚决定前，应当向当事人履行法定告知义务，告知拟处罚的事实、理由及依据，并听取其陈述和申辩。对于当事人的陈述和申辩，安监部门应当予以记录并归入案卷，并不得因当事人提出异议或者申辩而加重处理。对当事人提出的可能影响行政处罚性质和结果的新的事实、理由和证据，应当进行复核，采纳其合理意见；不予采纳的，应当说明理由。

8.5安监部门作出责令停产停业整顿、责令停产停业、吊销有关许可证、撤销有关执业资格、岗位证书或者对公民处以500元以上罚款、对法人或者其他组织处以2万元以上罚款的行政处罚决定之前，应当告知当事人有要求举行听证的权利。当事人要求听证的，应当依法组织听证。

8.6案件调查基本清楚，且当事人陈述申辩权已经行使后，由办案人员填写案件处理呈批表，连同当事人陈述申辩意见及有关证据材料一并报本部门负责人审批。对严重安全生产违法行为给予责令停产停业整顿、责令停产停业、责令停止建设、责令停止施工、吊销有关许可证、撤销有关执业资格或者岗位证书、3万元以上罚款、没收违法所得价值3万元以上以及拟报请给予关闭的行政处罚的，应由部门负责人集体讨论决定。

8.7作出行政处罚决定书，应当书面明确告知当事人如不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的具体途径、法定期限。

8.8行政处罚决定书应当在宣告后当场交付当事人；当事人不在场的，应当在7日内依照民事诉讼法的有关规定，将行政处罚决定书送达当事人或者其他的法定受送达人。

8.9严格执行“收支两条线”管理。在依法收取罚没收入时，应向被处罚当事人开具省财政厅统一印制的“山东省非税收入缴款书（罚没专用）”（以下简称“罚没缴款书”）；当事人持“罚没缴款书”到非税收入代收银行缴纳罚款，通过“山东省非税收入征收管理系统”上缴国库，并持代收银行加盖收讫章的“罚没缴款书”，到安监部门换回罚款收据。安监部门根据代收银行加盖收讫章的“罚没缴款书”，登记非税收入辅助账簿，定期与财政部门核对罚没收入收缴情况。

8.10县级安监部门处以2万元以上罚款和没收违法所得价值2万元以上、设区的市级安监部门处以5万元以上罚款和没收违法所得价值5万元以上、责令停产停业、停止建设、停止施工、停产停业整顿、撤销有关资格、岗位证书或者吊销有关许可证的行政处罚的，应当自作出行政处罚决定之日起10日内报上一级安监部门备案。

8.11安监部门制作行政处罚决定书以及其他相关法律文书，应当加盖本级安监部门印章。

第三部分 一般要素标准

9.法律文书的通用标准

9.1安全生产行政执法文书分为一联式和两联复写式两种。一联式由安监部门备案，两联复写式一份由安监部门备案，一份交相对人留存。文书栏目应逐项填写，不得有空项。摘要内容填写语言准确，文字简练、规范、清晰。禁止使用模糊含义的词语，禁止随意简化单位名称或者使用非专业称谓。

9.2法律文书应按规定的格式填写或者打印，填写可用黑色、蓝黑墨水钢笔或者黑色中性笔，文面清洁，文字工整，标点正确，使用法定计量单位。

9.3案件名称应当简洁描述，但要能够反映案件的性质，并且在案件材料中保持前后一致。案件名称应根据实际情况分类填写，主要分为两大类：一是事故类，由事故发生单位+事故发生月日+事故等级+事故类别+案组成，如“××公司‘2.2’较大高处坠落事故案”；二是违法事实类，由违法主体+违法事实+案组成，如“××公司未取得安全生产许可证擅自进行生产××（产品名称）案”，涉及多个违法主体或违法事实的，填写主要的违法主体或违法事实。

9.4文书文号由地区简称+安监管+文书简称+年份+序号组成。序号按年度采用流水编号的方式填写。如2012年第1起案件的立案号应是“鲁安监管立〔2012〕1号”。文书流水编号应遵循“一案一号”的原则，即在一个案件立案后形成的所有需要编流水号的文书，应当统一为一个流水号（案号）；立案前所形成的文书需要编号的，可以统一于一个受理号；立案后形成的文书编号不得出现“一案多号”现象；一起案件中涉及对多个单位或个人实施行政处罚的，采用“文书流水编号+-

1、-2”的方式填写。

9.5文书中当事人情况一栏，应当根据案件调查结果确定其为单位还是个人，单位、个人两栏不能同时填写；当事人为个人的，姓名填写身份证（户口簿）上的姓名，住址填写常住地址或者居住地址，年龄以公历周岁为准；当事人为单位的，单位名称、法定代表人（负责人）、地址等事项应按工商注册信息填写，并写明全称。

9.6凡需交当事人留存的文书和送达文书，成文日期使用中文小写书写；其余法律文书可以使用阿拉伯数字书写；处罚罚款数额应当使用中文大写书写。

9.7法律文书书写超出样本页范围时，可另附页，但应注明页码并由当事人签名、捺印或者加盖印章、注明日期。

9.8当场制作的法律文书，应当场交当事人审阅或者直接向当事人宣读，并由当事人逐页签字确认。如有改动或者补充，应由当事人在改动或者补充处捺印或者加盖印章。当事人认为内容无误的，应在文书上注明“以上情况属实”或者“以上记录我看过，与我所说一致”等确认表述并签名。

9.9送达文书应记录送达的时间、地点、送达人、当事人、收件人、见证人、送达方式等。需要当场交付当事人的文书中有签收栏的，由当事人直接在文书上签收；个人委托他人签收的应有委托书，也可由其直系亲属代为签收，但应当注明与当事人的关系并出具关系证明。文书中没有签收栏的，应当使用送达回执签收。

9.10当事人拒签、拒收法律文书的，执法人员要在相应文书上载明情况，并向执法监察机构负责人报告；现场有见证人的也应在文书上同时签名或者盖章。非被检查（复查、处罚）单位法定代表人、负责人或者现场负责人等代签、代收法律文书的，应出具相应的职务证明或者授权手续。

9.11文书中注明加盖安监部门印章的地方必须加盖印章。加盖印章应清晰，需盖骑缝章的地方要加盖骑缝章，一般文书盖章要“骑年盖月”。

9.12审核人、审批人要签名并写上具体明确意见，不得打印审核、审批签名或者意见。9.13证据采集要规范。文书空白处要加盖“以下空白”印章；对传来书证要加盖“经核对与原件无异”章；对照片资料要有与照片内容一致的文字说明，照片拍摄时间、地点、拍摄人、证明人可签字（或盖章）确认；对计算机数据或者录音录像等视听资料应提供原始载体或者复制件，注明采集方法、采集时间、采集人、证明人等，声音资料应当附有该声音的文字记录。相关印章式样如下：

9.14应当告知当事人如不服安监部门作出的具体行政行为的，可以自知道该具体行政行为之日起60日内申请行政复议或者3个月内提起行政诉讼。对于行政复议权，告知当事人既可以向作出该具体行政行为的安监部门的本级人民政府申请，也可以向上一级安监部门或经省人民政府批准、可以集中行使行政复议权的设区的市、县(市、区)人民政府申请。对于行政诉讼权，告知当事人向最初作出具体行政行为的安监部门所在地人民法院提起；经复议的案件，复议机关改变原具体行政行为的，也可以向复议机关所在地人民法院提起。

10.法律文书的具体标准 10.1立案审批阶段文书

10.1.1立案审批表应当载明的事项：①文书文号；②案由（用于对案件性质进行初步定性，可以按照违法事实分类填写）；③案件来源和时间（案件来源主要包括执法检查、事故、举报、上级交办、下级报请、××单位移送和其他等）；④案件名称；⑤当事人及其基本情况、地址和邮编；⑥案件基本情况（应简要说明初步掌握的案件基本情况以及造成的危害或者影响，包括违法行为实施的时间、地点、动机、目的、手段、经过、初步证据材料、后果等）；⑦承办人意见、签名及日期（应列出当事人涉嫌违反的法律、法规或者规章名称，并具体到条、款、项、目，表明承办人“建议立案”的意见）；⑧审核意见（审核意见由执法监察负责人或者承担执法监察审理职能的负责人签署意见。同意立案应填写“同意立案”，并签署姓名和日期；不同意立案应注明理由，可附页说明）；⑨审批意见（审批意见由安监部门主要负责人或分管执法工作负责人签署意见。分管执法工作负责人与执法监察负责人为同一人的，或安监部门主要负责人分管执法工作的，执法监察负责人也可以签署意见。同意立案应填写“同意立案”，并签署姓名和日期；不同意立案应注明理由，可附页说明）。

10.2调查取证阶段文书

10.2.1询问通知书应当载明的事项：①文书文号；②发文对象（应写明具体的人员）；③原因（填写“办理+案件名称”）；④时间和地点（所设定的时间应考虑可行性，即应当考虑文书的送达和被通知人前往的在途时间）；⑤携带材料（视调查需要而定，一般包括3个方面：第一，被询问人的身份和工作关系证明，如身份证、工作证以及法定代表人身份证明或者委托书等。第二，属单位违法的，有关该单位的情况证明，如营业执照、章程等。第三，与案件直接相关的材料，如合同书、各种收据、往来账目等）；⑥安监部门地址、联系人及联系电话（联系人一般应是案件的调查人员）；⑦印章和日期。

10.2.2询问笔录应当注意的事项：①询问的内容主要包括：一是被询问人的基本情况。二是与案件有关的事实。三是被询问人对自己行为的申辩。执法人员不得询问与案件无关的问题。国家秘密、商业秘密或者个人隐私，如果与案件有关，也应作为询问内容，但必须采取保密措施；②询问是对案件事实情况进行调查，执法人员在询问过程中不应对当事人的行为是否违法进行评判；③询问应当采取一问一答的形式。切忌自问自答，或者由询问人提出多个问题，然后要求被询问人做出“是”或者“不是”的回答；④对被询问人陈述的记录，要客观、准确、详略得当。文书空白处应当注明“以下空白”等技术处理；⑤在调查询问结束时，要将笔录交被询问人阅读核对，被询问人没有阅读能力的，应向其宣读笔录内容。若

发现笔录有漏记、错记，应进行补充或更正，并由被询问人在补充或者更正处捺印确认，然后让其在笔录上逐页签名，在笔录末页最后定格顶行写明“以上记录已阅，和我所说一致”的字样。若被询问人拒绝签名，应注明情况，并由询问人签名。必要时，应由现场其他人员签字证明；⑥询问聋哑人时，应有通晓手语的人参加，并在笔录中载明；⑦涉及少数民族人员或者国外人员不能使用汉语时，应聘请翻译，做好翻译记录并由当事人和翻译人员签字确认；⑧一份笔录只能询问一人，且只能针对当次询问。笔录中如有涂改处应由被询问人捺印确认。如有第三人在场，应如实记录在场人的姓名、与本案的关系。

10.2.3勘验笔录应当载明的事项：①文书文号；②勘验时间、勘验场所和天气情况；③勘验人、当事人、被邀请人、记录人（勘验或检查必须由两名以上执法人员共同进行并在笔录上签名；勘验人、当事人要同时在场。当事人不在场的一定要说明理由，当事人拒绝签名的应注明原因，当事人代表单位对勘验笔录进行确认时应有相应的授权手续；被邀请人中有专业技术人员参与勘验的，专业技术人员也应在笔录上签名，有当地基层组织或者当事人所在单位的人也应当在笔录上签名）；④勘验情况（包括表明身份、说明执法依据、准确客观地记载违法事实或者违法行为与违法情节等。需要对现场情况附以图示、图片的，或者专业技术人员运用科技手段做出现场检测、勘查结论的，必须要有相应的文字说明；现场制图、录音、录像，须载明其种类和份数，表明制作时间和制作人）。

10.2.4抽样取证凭证应当注意的事项：①应详细记载抽样时间、地点和所抽取物品的生产厂家、品牌名称、规格、批号、数量等内容；②抽样时应当尽量少抽，避免给当事人造成不必要的损失。与案情无关的物品不能抽样；③抽样取证记录由被抽样取证单位现场负责人签名并表明日期；④抽样人不得少于两人。在实际办案中，如果某些检验机构对送检物品有特殊要求，并派员抽样的，则应予以注明。

10.2.5先行登记保存证据文书（包括先行登记保存证据审批表、通知书、物品清单和处理审批表、处理决定书）应当注意的事项：①先行登记保存的先决条件是“在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下”，不具备该条件的，则无需采取该措施；②分为原地保存和异地保存两种保存方式，承办人应依据案件实际情况进行选择。异地保存时，应记录存放地点以及保管人的姓名或者保管单位名称；③采取先行登记保存的，应当在7日内作出处理决定。违法事实成立依法应当没收的，作出行政处罚决定，予以没收；依法应当扣留或者封存的，予以扣留或者封存。违法事实不成立或者依法不应当予以没收、扣留、封存的，解除登记保存；④对证据进行先行登记保存时，当事人应在场，并在文书上签名。当事人不在场或者拒绝参加的，可以邀请有关人员参加，并在清单中载明；⑤先行登记保存证据处理决定书具有相对独立性，当事人可以申请行政复议或者提起行政诉讼。

10.2.6现场检查记录应当载明的事项：①被检查单位、地址、法定代表人、职务、联系电话（按工商注册信息填写，并写明全称）；②检查场所（相对多个独立的场所，应分别制作文书，或者在一份文书中作出准确的描述。场所的名称应尽量写清楚、明确具体方位和地点）；③检查时间（应当具体到检查的年、月、日、时、分）；④检查情况（要将检查的内容、方法、发现的问题及其处理情况全部记录下来，做到有序、客观、全面、准确。有序指笔录记载情况的顺序应与检查的顺序一致，按照先远后近、先外后内、先上后下、先一般后个别的原则记录，避免错记或漏记。客观指要如实记载检查人员在现场观察到的实际情况，反映其客观的原始状态。检查人员的分析、判断、推理等不应计入笔录。涉及专业性检查时，应当使用专业性的规范用语。全面指凡是与案件有关的情况需全面收集并予记录，对关键细节要详细记录。准确指文字表达要做到准确、客观，不使用模棱两可的词句，一般不用形容词。对于检查发现的问题及其处理情况的建议，应有法律、法规、规章或者标准规范等作为判断依据）；⑤检查人员（检查必须有两名以上执法人员共同进行，并在笔录上签名。笔录应交付当事人阅读或者向其宣读，但一般不留存当事人）；⑥被检查单位现场负责人（被检

查单位现场负责人须签署“以上看过，情况属实”的意见，并在笔录上签名）。

10.2.7责令限期整改指令书应当载明的事项：①文书文号；②当事人名称；③存在问题（对于当事人存在的问题应当描述准确、具体，可以列明相应的法律、法规、规章或者标准的全称及其对应的条、款、项、目。此处填写内容应能够与现场检查记录的内容相一致）；④整改时限（由执法人员根据违法行为或者存在问题的大小、难易程度等因素合理确定。因不可抗力无法在规定期限内完成整改的，当事人应当在进行整改或者治理的同时，于限期届满前10日内提出书面延期申请，安监部门应当在收到申请之日起5日内书面答复是否准予延期）；⑤救济途径；⑥安全生产监管执法人员；⑦被检查单位负责人；⑧印章和日期。

10.2.8整改复查意见书应当载明的事项：①文书文号；②当事人名称；③使用范围（可以针对责令限期整改指令书、现场处理措施决定书、强制措施决定书、行政处罚决定书等多种文书使用，应根据文书不同填写相应文书编号）；④复查意见（问题表述应有法律、法规、规章或者标准规范作为依据，表述文字应紧扣相关法律法规行为设定或者法律责任的具体描述；复查意见应与使用范围所针对的文书中要求的事项相对应；必须明确复查意见仅限于当日现场状况；复查意见表述忌简单或绝对，严禁表述为“完全整改完毕”、“基本整改完毕”等字样；文书内容不够可以通过附页的形式进行补充）；⑤被复查单位负责人；⑥安全生产监管执法人员；⑦印章和日期。

10.2.9现场处理措施决定书应当注意的事项：①现场处理措施决定书可以针对当场纠正、责令立即停止作业（施工）、责令立即停止使用、责令立即排除事故隐患、责令从危险区域撤出作业人员、责令暂时停产停业、停止建设、停止施工或者停止使用等多种决定使用；②作出现场处理决定，应当有法律、法规、规章的规定，并在文书中列明所引用的条款；③责令暂时停产停业、停止建设、停止施工或者停止使用的期限一般不超过6个月，期限届满或者依当事人申请，安监部门应当进行复查，并制作《整改复查意见书》；④本文书送达由被检查单位负责人在文书上签名并签署时间即可；⑤印章和日期。

10.2.10强制措施决定书应当注意的事项：①对有根据认为不符合国家标准或行业标准的在用设施、设备、器材予以查封或扣押时，应当制作《强制措施决定书》，并载明下列事项：当事人的姓名或者名称、地址；查封、扣押的理由、依据和期限；查封、扣押场所、设施或者财物的名称、数量等；申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限；行政机关的名称、印章和日期；②安监部门在监督检查中，发现生产经营单位存在安全生产非法、违法行为的，可以依法查看现场、查阅和复制有关资料、记录有关情况、扣押相关的证据材料和违法物品。必要时可以临时查封有关场所；③行政强制措施由法律、法规规定的行政机关中具备资格的行政执法人员在法定职权范围内实施，其他人员不得实施。行政强制措施权不得委托；④在交通不便地区，或不及时查封、扣押可能影响案件查处，或存在事故隐患可能导致生产安全事故的，可能先行实施查封、扣押，但应在24小时内向安监部门负责人报告，并补办强制措施决定书送达当事人；⑤查封、扣押的期限不得超过30日；情况复杂的，经安监部门负责人批准，可以延长，但是延长期限不得超过30日。法律、行政法规另有规定的除外。

10.2.11鉴定委托书应当载明的事项：①文书文号；②被委托单位名称（应写清楚被委托单位的名称，以便被委托单位及时收函，尽快完成鉴定事项）；③鉴定物品（鉴定物品应分行填写。限于表格的篇幅，如所需鉴定的物品多于5种时，可另附表格填写）；④鉴定要求（鉴定要求应当具体、明确，写清楚要求对方单位在哪些方面对物品进行鉴定，且该物品应是可以使通过技术手段进行鉴定的）；⑤印章和日期。

10.3审查决定阶段文书

10.3.1行政处罚告知书应当载明的事项：①文书文号；②当事人；③违法行为（该部分按照案件调查查明的违法事实填写，主要是违法行为人、违法时间和地点、具体违法行为、相关情节包括违法所得、主观过错、危害后果和影响等方面内容。案件涉及多个违法行为的，应当按照“1„2„3„”的表述方式逐项列明，）；④违法依据（该部分应当写明违法法律、法规和规章的全称及具体条、款、项、目，一般为禁止性规定或者义务性条款）；⑤处罚依据（该部分应当写明拟作出处罚所具体适用的法律、法规和规章的全称及具体条、款、项、目，主要为法律责任部分的条款。没有具体处罚条款规定的，不得处罚）；⑥拟作出处罚（填写拟对当事人作出的单处或者并处行政处罚的具体内容，要求符合法定权限、自由裁量适当）；⑦告知当事人陈述申辩权；⑧安监部门地址、联系人及联系电话；⑨印章和日期。

10.3.2当事人陈述申辩笔录应当注意的事项：①当事人陈述申辩笔录，是当事人收到行政处罚告知书3日内，根据当事人的申请，听取当事人陈述申辩情况的记录性文书。当事人在规定期限内没有提出申请的，无需制作笔录；②笔录应尽量记录各方原话。不能记录原话的，也应真实反映陈述申辩人意愿；③对当事人提出的新的事实和证据要记录完整。当事人提供文字陈述申辩材料的，应当随卷保存。需要限期提供证明材料的，应当注明；④当事人认为陈述申辩记录有遗漏或者差错的，应当进行补充或者修改；⑤当事人陈述申辩后,承办人要询问其“是否还有其他陈述申辩意见”，确认其是否还要陈述申辩；⑥当事人委托陈述申辩人，应当出具当事人的委托书。

10.3.3听证告知书应当载明的事项：除“告知当事人陈述申辩权”更改为“告知当事人举行听证权”外，听证告知书的制作方法和载明事项同行政处罚告知书。

10.3.4听证会通知书应当注意的事项：①当事人要求听证的，应当在安监部门下达听证告知书后3日内以书面方式提出。当事人超过规定期限未申请的，视为放弃听证权利；②当事人申请听证符合条件的，安监部门应当自接到申请之日起5日内受理，并自受理之日起20日内组织听证；不符合条件的，应当自接到申请之日起5日内书面告知，并说明理由。③安监部门组织听证，应当在举行听证会的7日前，通知当事人举行听证的时间、地点；④当事人应当按期参加听证。当事人有正当理由要求延期的，经组织听证的安监部门负责人批准可以延期1次。当事人未按期参加听证且未事先说明理由的，视为放弃听证权利；⑤当事人可以委托1至2名代理人参加听证，并提交委托书；⑥除涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私外，听证应当公开举行。公开举行的听证会，公民、法人和其他组织可以申请旁听。

10.3.5听证笔录应当注意的事项：①听证主持人应当具备相应的法律知识和专业知识，经政府法制机构统一培训，并取得资格证书。听证主持人由安监部门负责人指定。与案件有利害关系的人员不得担任本案的听证主持人。没有符合条件的听证主持人的，可以申请本级人民政府法制机构或者上级安监部门选派；②听证主持人在听证期间不得与当事人、利害关系人及其他听证参与人单方接触。对违反听证纪律的人员，听证主持人可以劝阻；不听劝阻的，可以责令其离场；③听证会前要做好相关准备工作，认真阅读案件材料，熟悉案情，掌握案情的重点和关键，以及法律名称、人名、地名、专业术语等；④笔录应尽量记录各方原话。不能记录原话的，也应真实反映各方意愿；⑤笔录要清楚明白，尽量体现出听证按程序、分阶段进行的特征，记在笔录正文栏按听证进展过程分几个分栏记录。第一，听证会开始的情况，包括对当事人权利的告知和当事人申请主持人回避权的使用情况。第二，案件调查人员关于当事人违法的事实、证据、依据以及处罚建议的陈述。第三，当事人及其委托人的陈述和申辩。第四，利害关系人及其委托人的陈述。第五，相互的质证和辩论。第六，听证主持人根据需要向听证参加人进行的询问；当事人、利害关系人经听证主持人同意，就听证事项向有关人员进行的发问；应邀参加听证的专业人员经允许，就听证事项的有关问题进行的陈述意见等。第七，听证参加人的最后陈述。第八，出现听证延期、中止、终止情况的，该情况产生的原因、过程和相关决定；⑥记录应突出重点，对各方存在的争议和围绕争议所展开的质证和辩论应详细记录；⑦记录应当完整，不得缺少法定要件和程序。听证主持人认为必要的，可以采用录音、录像等方式辅助记录。笔录应交由各方确认无误后当场签名或者盖

章。笔录中的证人证言部分应当交由证人核对后签名。各方认为有遗漏或者差错的应当进行补充或修改，补充或修改处应捺印或者盖章确认。无正当理由拒不签名或者盖章的，听证记录人应当载明情况附卷。

10.3.6听证会报告书应当注意的事项：①听证主持人应当自听证会结束之日起10日内，根据听证笔录制作听证报告，并将听证笔录和听证报告一并报本部门负责人；②听证会报告书应当载明听证会的基本情况以及听证主持人的处理意见或者建议；③听证会基本情况摘要应当重点写明当事人、案件承办人、利害关系人和应邀参加人对违法事实、证据的认定和对处罚建议是否存在分歧。如有，应分别写明各方共同认可的事实和存在分歧的事实和依据；④处理意见应根据不同情况分别提出：第一，经过听证，认定违法事实清楚，拟作出行政处罚意见适用法律正确，证据确凿，程序合法，处罚适当的，提出维持意见。第二，经过听证，认定违法事实清楚，但拟作出行政处罚意见适用法律错误或者处罚裁量不当的，提出纠正意见。第三，经过听证，认定违法事实清楚，但办案程序不足的，提出调查人员补正后再作出行政处罚意见。第四，经过听证，认定违法行为轻微，提出免予行政处罚意见。第五，经过听证，认定违法事实不能成立，提出不予行政处罚意见；第六，经过听证，认定违法事实不清楚，提出继续调查意见。

10.3.7案件处理呈批表应当载明的事项：①文书文号；②案件名称（应当与立案审批表一致）；③当事人基本情况（被处罚单位和被处罚个人不能同时填写）；④违法事实及处罚依据（主要写清当事人实施违法行为的具体过程，包括违法行为发生的时间、地点、经过，违法行为的性质、情节以及造成的危害后果等。指出当事人的违法行为违反的法律、法规、规章以及依据其进行处罚，具体到条、款、项、目）；⑤当事人的申辩意见（应当写明当事人在下达行政处罚告知书后的申辩意见。如当事人没有申辩意见，注明“无申辩意见”）；⑥承办人的意见（承办人应根据查明的违法事实、性质，根据有关法律、法规、规章的规定，提出拟作出的具体处罚意见，以及是否提请局机关负责人集体讨论决定的建议）；⑦审核意见（同意承办人意见签署“同意承办人意见”，对严重违法案件或者疑难案件应同时签署“依法定程序应由局机关负责人集体讨论决定”，如有其他意见可另签署）；⑧审批意见（同意则签署“同意承办人意见”，对严重违法案件或者疑难案件应同时签署“同意提请局机关负责人集体讨论决定”，也可视案情签署其他意见）。

10.3.8行政处罚集体讨论记录（一案一份）应当载明的事项：①案件名称；②讨论时间和地点；③主持人、汇报人和记录人（主持人由安监部门主要负责人担任，主要负责人因特殊事由不能参加讨论会议，可以委托负责相关的分管负责人主持会议。汇报人一般应是案件的调查人员）；④出席人员姓名及职务（所有参加人员的姓名及职务均应记录在内）；⑤讨论内容（一是拟作出行政处罚的主体是否合法，被处罚主体是否认定准确。二是违法事实是否清楚，证据是否确凿充分。三是行政处罚适用依据是否正确。四是行政处罚的程序是否合法。五是自由裁量的种类、幅度是否得当）；⑥讨论记录（应当详细记载参加会议人员依次发表的意见。对于不同意见和保留意见，应当如实记录。记录应当客观具体，尽量引用会议参加人的原话。当事人有陈述申辩或者举行听证的，对其内容在此一并讨论）；⑦结论性意见（原则上须经参加会议人员的三分之二以上同意通过，方可作出处理决定。处理决定包括下列事项：

（一）确有应受行政处罚的违法行为的，根据情节轻重及具体情况，作出行政处罚决定；

（二）违法事实认定不清、证据不足的，暂不予行政处罚，由案件经办单位补充调查。补充调查以1次为限。补充调查后仍达不到事实清楚、证据确凿充分的，作出不予行政处罚决定。

（三）违法案件依法不属于本部门管辖的，移送有关部门处理；违法行为涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。案件争议较大、形不成决定的，经过充分酝酿后再次召开会议仍形不成决定的，由主要负责人作出最终决定）；⑧出席人员签名（所有出席人员均应签名。签名必须使用手写，严禁代签）。

10.3.9行政（当场）处罚决定书应当载明的事项：①文书文号；②当事人基本情况；③违法事实及证据（应写明当事人从事违法行为的时间、地点，并用概括的语言写明当事人的违法行为，已查明的证据应全部记载在内，由于文书所限不能清楚地表述违法事实的，可另附纸）；④处罚依据及处罚内容（应列明适用的法律、法规、规章的全称及引用的条、款、项、目，处罚内容应当是明确的行政处罚种类、幅度，并遵守自由裁量权的规定）；⑤履行的方式和期限（有两种履行方式：一种是当场收缴罚款，并应当自收缴罚款之日起2日内，交至所属安监部门。另一种是告知当事人将罚款直接交到非税收入代收银行）；⑥救济途径（告知当事人依法申请行政复议或者提起行政诉讼的权利）；⑦安全生产监管执法人员；⑧当事人或委托代理人签名（当事人委托代理人的，应出具书面的委托书）；⑨印章和日期。

10.3.10行政处罚决定书应当载明的事项：①文书文号；②当事人基本情况（应当按照文书样式的栏目逐项填写完全，不可有缺项。涉及多个当事人的案件，应分别制作行政处罚决定书）；③违法事实及证据（应写明当事人从事违法行为的时间、地点，并用概括的语言写明当事人的违法行为，已查明的证据应全部记载在内，由于文书所限不能清楚地表述违法事实的，可另附纸）；④处罚依据及处罚内容（应列明适用的法律、法规、规章的全称及引用的条、款、项、目，处罚内容应当是明确的行政处罚种类、幅度，并遵守自由裁量权的规定。对两个以上违法行为同时进行处罚的，应分开叙述违法事实及证据，适用不同的法律规定，“分别裁量、合并处罚”）；⑤履行的方式和期限（告知当事人将罚款直接交到非税收入代收银行）；⑥救济途径（告知当事人依法申请行政复议或者提起行政诉讼的权利）；⑦印章和日期。

10.4送达执行阶段文书

10.4.1文书送达回执应当注意的事项：①一个案件各类文书的送达，统一使用一份送达回执；②文书应当直接送交受送达人。受送达人是公民的，本人不在交他的同住成年家属签收；受送达人是法人或者其他组织的，应当由法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或者该法人、组织负责收件的人签收；受送达人委托代理人的，可以送其代理人签收；受送达人指定代收人的，送交代收人签收。受送达人的同住成年家属，法人或者其他组织的负责收件的人，代理人或者代收人在送达回执上签收的日期为送达日期；③受送达人或者他的同住成年家属拒绝接收文书的，送达人应当邀请有关基层组织或者所在单位的代表到场，说明情况，在送达回执上记明拒收事由和日期，由送达人、见证人签名或者盖章，把诉讼文书留在受送达人的住所，即视为送达；④直接送达有困难的，可以委托当地安监部门代为送达。代为转交的部门收到文书后，必须立即交受送达人签收，以在送达回执上的签收日期为送达日期。⑤直接送达有困难的，也可以邮寄送达。邮寄送达的，以回执上注明的收件日期为送达日期；⑥受送达人是军人的，通过其所在部队团以上单位的政治机关转交。受送达人是被监禁的，通过其所在监所或者劳动改造单位转交。受送达人是被劳动教养的，通过其所在劳动教养单位转交；⑦受送达人下落不明或者用以上方式无法送达的，公告送达。自发出公告之日起，经过60日，即视为送达。公告送达，应当在案卷中记明原因和经过。

10.4.2罚款催缴通知书应当注意的事项：①在当事人收到行政处罚决定书之日起15日内未缴纳罚款的，安监部门应向当事人下达罚款催缴通知书，并每日按罚款数额的3%加处罚款，加处罚款的数额不得超出金钱给付义务的数额；②对罚款缴纳最后履行期限的计算。期间以时、日、月、年计算。期间开始的时和日，不计算在期间内。期间届满的最后一日是节假日的，以节假日后的第一日为期间届满的日期；③当事人收到罚款催缴通知书后有权进行陈述和申辩。安监部门应当充分听取当事人的意见，对当事人提出的事实、理由和证据，应当进行记录、复核。当事人提出的事实、理由或者证据成立的，应当采纳；④罚款催缴通知书送达10日后当事人仍未履行义务的，安监部门可以向所在地有管辖权的人民法院申请强制执行。执行对象是不动产的，向不动产所在地有管辖权的人民法院申请强制执行。

10.4.3延期（分期）缴纳罚款文书（包括延期（分期）缴纳罚款审批表和延期（分期）缴纳罚款批准书）应当注意的事项：①当事人收到行政处罚决定书之日起15日内向作出行政处罚的安监部门提出延期（分期）缴纳罚款申请的，经安监部门审批同意，可以延期（分期）缴纳罚款；②对当事人申请延期（分期）缴纳罚款的理由，安监部门应在认真仔细调查核实后，再作出决定。经调查发现当事人实际情况与所述理由不相符的，不得准予延期（分期）；③当事人超过规定的期限缴纳罚款的，仍应当按照《行政处罚法》第51条第（1）项的规定，每日按罚款数额的3%加处罚款；④对分期缴纳罚款的期数和具体数额，应当根据当事人的实际承受能力和罚款的数额大小，合理决定恰当的期数；⑤批准当事人延期缴纳罚款的，应写明延长期限，具体到年、月、日；⑥批准当事人分期缴纳罚款的，应写明第一期缴纳罚款的具体期限，且每一期均应当单独开具延期（分期）缴纳罚款批准书，并编写相应的文书编号；⑦安监部门同意延期（分期）缴纳罚款的，应当报财政、监察、审计机关备案，并向社会公布。

10.4.4强制执行申请书应当注意的事项：①当事人在法定期限内不申请行政复议或者提起行政诉讼，又不履行行政处罚决定的，安监部门可以自期限届满之日起3个月内，依法申请人民法院强制执行；②安监部门向人民法院申请强制执行，应当提供的材料有：强制执行申请书；行政处罚决定书及作出决定的事实、理由和依据；当事人的意见及安监部门催告情况；申请强制执行标的情况；法律、法规规定的其他材料；③强制执行申请书应当由安监部门负责人签名，加盖部门印章并注明日期。

10.4.5案件移送文书（包括案件移送审批表和案件移送书）应当注意的事项：①移送主要在4种情况下发生：一是因地域管辖权发生的移送，发现违法行为的行为地、结果地均不属于本部门管辖的，应该移送给有管辖权的安监部门。二是因职权管辖发生的移送，对于不属于本部门职权范围的，应该移送给具有相应职权的行政机关。三是因级别管辖发生的移送，超出本部门权限时，应移送给上级安监部门。四是因违法行为性质发生了变化，即行政案件变为刑事案件后，应移送司法机关处理；②在案件移送中，办案机关已经掌握的相关材料应当一并随案移送，并在文书最后注明材料名称及数量；③办案机关将案件移送给有权机关后，应当确认受移送机关是否收到案件移送函及附件的材料。必要时，应当进行当面交接。受移送机关收到移送机关交来的材料后，应当出具收据。移送机关应当妥善保管收据。④受移送的行政机关认为不属于自己管辖的，不得再行移送，应当报请共同上一级行政机关指定管辖。

10.5结案归档阶段文书

10.5.1结案审批表应当载明的事项：①文书文号；②案件名称（应当与立案审批表一致）；③当事人基本情况（应当与案件处理呈批表一致）；④处理结果（应当写明当事人违反的法律规定、处罚依据和处罚内容，引用法律条文要具体到条、款、项、目，并且与行政处罚决定书的表述相一致）；⑤执行情况（应当根据行政处罚决定的履行情况对应填写。承办人在确认执行完毕后，应当在此栏填写“建议结案”的意见，并签署姓名和日期）；⑥审核、审批意见（审核人、审批人应同立案审批表中的审核人、审批人相一致。审核人同意结案应填写“同意结案”，并签署姓名和日期；不同意结案应注明理由和拟处理意见。审批人同意结案应填写“同意结案”，并签署姓名和日期；不同意结案应注明理由和处理意见）。

10.5.2案卷首页应当载明的事项：①文书文号；②案件名称（应当与立案审批表一致）；③案由（简要叙述立案来由，包括案件来源、主要违法事实、证据、案件定性情况等）；④处理结果（应当与结案审批表一致）；⑤立案时间（以立案审批表中的审批意见签署时间为准）；⑥结案时间（以结案审批表中的审批意见签署时间为准）；⑦承办人（填写该案件具体承办人的姓名）；⑧归档日期（参照本标准11.2的规定，一般不得超过15日）；⑨归档号（参照本标准11.7的规定）；⑩保存期限（参照本标准14.1的规定，分为永久、30年或者10年）。

10.5.3卷内目录应当载明的事项：①序号（使用阿拉伯数字排列填写）；②文件名称及编号（应当填写文书全称及相应编号）；③日期（对于法律文书，应当填写正式生效的日期。其他证据材料，填写证据采集确认日期）；④页号（将卷内文件排序后统一编制页码号，采用阿拉伯数字填写。文件在两页以上，填写起始页码号即可）；⑤备注（填写文件说明事项，如复制件）。

第四部分 立卷归档标准

11.案卷的整理立卷

11.1凡在行政处罚案件办理过程中形成的与案件有关的具有查考利用价值的各种载体形式的案件文件材料均应收集齐全。

11.2按照“谁办案、谁立卷”的原则，从调查或者立案之日起，承办人员就应当开始系统收集有关文书，做好立卷的前期准备。承办人员应当自案件办结之日起15日内立卷完毕。

11.3案卷分为一般程序案件案卷和简易程序案卷。一般程序案卷又分为事故案卷和非事故案卷。

卷内文书的顺序，按照结论性文书（行政处罚决定书、文书送达回执）在前，办案客观进程形成的材料在后；法律文书材料在前，证据材料在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后的次序排列。事故案卷中，负责事故调查的人民政府的批复文件（附事故调查报告）排在结论性文书之前，其余事故调查材料作为证据材料按时间顺序排列。

11.4简易程序案卷和一般程序案卷分别整理。简易程序案卷20至30案为一卷；一般程序案卷实行一案一卷，案情重大、复杂或者案件材料过多时可以一案多卷，涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的案件实行一案二卷，即正卷和副卷。依法不宜公开的案件材料和行政处罚集体讨论记录，应当装入副卷。

11.5在行政处罚决定发生法律效力后，当事人提起行政复议或者行政诉讼形成的档案，可以合并入原案卷保管，或者另立附卷保管。

11.6卷内文书材料按照排列顺序采用阿拉伯数字依次编写页码，用打码器打码。单面书写文件的页码在右上角；双面书写文件，正面页码在右上角，背面页码在左上角。空白页不编写页码。各分卷之间不连续编写页码。案卷封面、卷内目录、备考表、卷底不编写页码。

11.7案卷的归档保管号，采用8位阿拉伯数字表示，前4位数字为立案当年的年份号，后4位数字为当年办理案件的流水号，自0001开始，一案一号，依次编写。

11.8案卷装订前，要对卷内文书材料进行检查整理，材料上的金属物应当全部剔除干净；破损的材料应当进行修复；原件模糊、褪色或为不符合要求的字迹材料，应予复制，复制件与原件一并归档；外文材料要与翻译材料一并归档；信封（展开放平、保留邮票、邮戳）、照片和纸张较小、轻薄的文书、证据材料应当加贴衬纸，纸张过大的材料应当折叠，纸张的折叠、裁剪以A4纸为准。

11.9案卷采用软封面装订，用档案盒存放。档案盒、备考表采用档案局统一监制的式样，软封面采用国家安监总局统一规定的文书式样。案卷应当整齐美观固定，不松散，不压字迹，不掉页，便于翻阅。一般采用三孔一线的装订方式，装订线在距案卷左边2.5厘米，以中眼为准，上眼和下眼与中眼的距离均为8厘米，孔径1至2毫米；装订的案卷，要求在纸张的长度和宽度一致的前提下（A4纸），达到右边齐、下边齐；案卷厚度不超过2厘米，页数不超过200页；案卷装订完毕，在卷底三眼线上贴上封纸，盖住线绳，在封纸与卷宗纸的骑缝处，由立卷人签名和加盖单位骑缝章。

11.10归档的录音带、录像带、视频等声像档案，应转换成格式统一的数字信息进行存

储，并在载体上注明当事人的姓名、案由、案号、承办单位、录制人、录制时间、录制内容，并按形成顺序逐盘登记造册归档。归档的证物，凡是能够附卷保存的，应装订入卷；不能装订入卷的，应拍照入卷，证物放入证据袋内，并贴上标签，注明证据名称、数量、种类、制作的时间、地点和所在案件案卷号等事项。

12.案卷的移交和登记

12.1办案人员应在每年3月底前，将上一年度已办结的案件档案移交本单位档案室集中统一保管。移交前应由档案管理人员对案卷和附卷证物进行当场清点接收，编制移交清册（一式两份，分别由办案人员和档案管理人员保存），办理移交手续。电子文件应当随纸质案卷一并移交；不符合规定要求的，退回办案人员重新整理后归档。

12.2受委托的乡镇（街道）安监部门实施行政处罚形成的案卷材料，应当依据本标准的规定，将有关案卷材料整理完毕后，及时移送县级安监部门归档管理。

12.3已经归档的案卷，确需增加材料的，应当经执法监察负责人审核后，报安监部门分管执法工作负责人审批同意，并按本标准的规定重新整理立卷。

12.4档案管理人员调动，应当办理档案移交手续。行政区划变动部门涉及案件档案，要及时办理移交手续，并做好登记备查。

12.5案件档案必须履行登记手续，编制档案存放登记表，做到专柜储存、专人保管。档案放置应科学和便于查找，案件档案柜上或者档案盒上应标有档案年度和案卷流水号。

13.案卷的保密和借阅

13.1对于涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的案卷，办案人员在移交时，应当向档案管理人员说明。档案管理人员必须严格遵守保密制度，不得超越制度向任何人提供案卷或者扩大利用范围，不得向他人泄露案卷的内容。

13.2案卷的借阅必须严格执行审批制度，履行审批手续。安监系统内因工作需要查阅和摘录案卷材料的，应当填写档案借阅登记表，经执法监察负责人审核、分管执法工作负责人审批同意后，方可查阅和摘录。查阅和摘录原则上在档案室进行，不划道、涂改、拆卷、裁剪、拍照、撕毁等。确需复制案卷材料的，应经主要负责人审批同意。

安监系统外的单位和个人需要查阅、摘录和复制案卷材料的，应当出示公函、工作证（居民身份证）等有效证明，经执法监察负责人审核、分管执法工作负责人审批同意后，按国家有关规定进行查阅、摘录和复制。外借案卷的，应经主要负责人审批同意。借出单位禁止转借其他单位和个人使用。

13.3接收借出的案卷时，要认真验收和清点核对。对存在的短缺、涂改、增删、污损等情况，应报告分管执法工作负责人及时追查处理。珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不得借出。

14.案卷的保管和销毁

14.1案件档案保存期限分为永久和定期两种，定期采用标时制，根据归档材料的价值定为30年或者10年。

保存期限自立卷之日起开始计算。简易程序案卷的保存期限为10年。一般程序案卷中，未经部门负责人集体讨论决定的非事故案件的保存期限为30年；经部门负责人集体讨论决定的非事故案件、所有事故案件、具有典型意义的案件、有本级人民政府领导或者上级领导批示的案件、涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的案件的保存期限为永久。

14.2按照国家规定的档案销毁标准，经执法监察负责人鉴定后，书面报主要负责人审批，填写案卷销毁登记表，由两人以上（一名销毁人、一名监督人）负责销毁，并在销毁登记表上签名，严禁把销毁的档案出售给任何单位和个人。销毁档案的请示报告和销毁登记表应立卷存档。

第五部分 附则

15.本标准属于山东省安监系统的执法监察工作规范，用于指导和规范全省安全生产行政处罚工作，涉及相关法律问题处理上以上位法为准。国家、省对实施行政处罚及法律文书制作另有明确规定的，从其规定。

16.本标准由山东省安全生产监督管理局负责解释。17.本标准自发布之日起实施。

第二篇：行政处罚案卷制作实用提醒

行政处罚案卷制作实用提醒

案卷是烟草专卖行政执法的有效载体，是执法水平的直接体现。但在制作的过程中，经常会出现一些不规范问题，一些细节方面的错误，笔者结合工作实践总结了烟草专卖行政处罚案卷制作需注意的“11注意”，以此提高案卷质量，规范行政执法行为。

一、注意“涉嫌”两字要写明

从案件发生到案件调查终结之前，也就是案件未定性前，所有的案卷文书中的案由都要加注“涉嫌”两个字。如果案件已定性，在《案件处理审批表》、《行政处罚决定书》、《结案报告表》等文书中案由就不再写“涉嫌”两字，切记关键点就是案件是否已定性。

二、注意“陈述权”的中“述”字要正确书写

目前在审查案卷时发现有案件承办人在告知当事人享有陈述权时，将“述”写为“诉”，一字之差意义大不相同。“述”与“诉”都是指说话，但“述”指讲话和陈述，偏向于叙述，是一个中性词，而“诉”侧重诉求、控告，感情色彩比较强烈。陈述权是指当事人对行政机关给予行政处罚所认定的事实及适用法律是否准确、适当，陈述自己对事实的认定以及主观的看法、意见，同时也可以提出自己的主张、要求。在这里更多的是强调当事人的叙述案件的权利，为自己及时申辩的权利。而只有在告知当事人享有的诉讼与复议的权利时，这里才用“诉”。

三、注意“案由”要写清

在案卷中几乎每项文书中都涉及“案由”一项，但发现在《责令整改通知书》、《先行登记保存通知书》等文书中，出现未写案由的问题，如只写“X年X月X日在X街X店的行为违反了XXX条款”，只写清楚了案发的时间、地点未写案由，也就是未写出当事人的违法行为。在此一定要注意，没有案由就没有将案情表述清楚，也是一种不规范行为。

四、注意“日期”要一致

案件中的日期是整个案件发生、案件调查、案件结束的一个详细记录与体现。一定要在书写时注意写对，注意前后文书中的日期是否一致、是否符合逻辑。如案发时间是5月22日，《询问笔录》里案发时间写成5月21日。同时要注意案件各阶段的法定办理时限。如调查取证要在30日内完成，立案要在7日内完成等，不可超时、过期，注意法律效力。

五、注意“骑缝章”要加盖

目前，发现部分单位烟草专卖行政处罚案卷未加盖骑缝章，这也是一种不规范行为。骑缝章的加盖能防止案卷掉页、被抽页、丢失证据等情况的发生，保护案卷的完整性，因此一定要加盖，如果单位没有章，可以用行政处罚机关的公章代替，但一定要经部门负责人批准。

六、注意“证据”要签名按手印

证据是行政处罚案件中能证明当事人违法事实的资料，但在复制、提取证据时发现部分案件承办人只将证据复印件粘贴在了《证据复制（提取）单》上，没有任何说明，这就没有法律效力。不管采取哪种方式取得的证据，只要是复制的都要在复印件上加上当事人的手印与签名，并要注明“与原件一致”。如当事人的身份证复印件、进货发票等。同时建议证据提取尽量在现场进行，这样更有说服力。如果出现文书记录有误，在修改后一定注意加按手印，以确保信息的准确、合法。

七、注意“数据”要准确

在行政处罚案卷中一定会涉及到数字问题，如在《先行登记保存通知书》、《询问笔录》等文书中都会出现卷烟品牌、数量。但在实际操作中发现存在不同文书中数据不符的情况，如近期在案件审查时发现查扣了5条假冒卷烟，《先行登记保存通知书》的卷烟也是5条，由于有1条进行了抽样签定，案件承办人在没收物品收据中开据了4条，前后数据不一致。因此案件承办人员在开据票据、填写文书时一定要核对清楚数量，如遇到特殊情况要及时与部门负责人沟通，提高准确性。

八、注意“人称”要统一

随着办案信息平台的使用，现在部分单位用电脑打印文书代替手工填写，但随之也出现了人称先后不统一的问题。如在《行政处罚决定书》中，在写违法行为基本情况时使用的人称是“你”，而在作出行政处罚决定告知当事人权利时使用的人称是“当事人”，同一文书前后人称不统一，案件承办人一定要注意这一细节。

九、注意“执法证”要有效

目前，在《检查（勘验）笔录》、《询问笔录》、《抽样取证物品清单》、《证据复制（提取）单》、《先行登记保存处理通知书》等文书要求注明执法人员的“执法证号”而且要2名以上人员。现在我们的行政执法人员中聘用员工占据一半，而这部分人员的检查证件有效期一般为两年，因此一定要注意证件的有效性，否则会出现程序上的不合法，影响行政执法效力。

十、注意“印章”要与行政执法机关一致

经过近期的案卷合法性审查，发现有部分单位文书的落款与印章不符，如行政执法单位落款为“清徐县烟草专卖局”，而印章为“山西省清徐县烟草专卖局”两者不符，没有使用全称。虽然是同一个执法部门，但只有印章具有法律效力，且受法律保护，因此，希望各部门在制作案卷时落款一定要按印章全称来写。

十一、注意“两人签名”要写全

在我们目前使用的文书中，只要涉及到检查人员、见证人等签名的部分，一定注意签署两个人的姓名，规范我们的行政执法行为。同时也要注意，两个人的签名一定不能出现代签情况，否则同样没有法律效力。

第三篇：河北省行政处罚案卷标准

《河北省行政处罚案卷标准（试行）》

2010-07-02

为进一步完善全省各级行政执法部门的行政执法案卷，规范各级各部门的行政执法行为，不断提高行政执法水平，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《河北省行政执法和行政执法监督规定》、《河北省行政执法证件和行政执法监督检查证件管理办法》等有关法律、法规、规章的规定，制定本标准。

本标准分为基本术语、一般程序处罚案卷标准、简易程序处罚案卷标准、立卷归档标准和附则五部分。

基本术语

1、处罚主体：是指依法能够独立行使行政处罚权并承担法律责任的行政机关或组织。

2、被处罚主体：是指实施违反行政法律、法规、规章的行为，受到行政处罚的公民、法人或者其他组织。

3、公民：包括自然人、个体工商户、农村承包经营户、个人合伙等。

4、法人：是指具有民事权利能力和民事行为能力，依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织，分为企业法人、机关法人、事业单位法人和社会团体法人四种。

5、其他组织：是指合法成立，有一定组织机构和财产，但又不具备法人资格的组织。

6、行政机关负责人：是指该行政机关的法定代表人或主管负责人。

7、证据：主要包括书证、物证、视听资料、证人证言、当事人的陈述、鉴定结论、询问笔录、检查（勘验）笔录等。

8、时间：本标准所称的时间至少要具体到年、月、日。

9、地点：本标准所称的地点要具体到市、县（市、区）、路、门牌号、楼层、房间号或乡、村、队和具体处所。

10、日期：本标准所称的日期要具体到年、月、日。

11、当事人基本情况：当事人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、身份证号码、住址、单位、职业、联系方式等情况；当事人是单位的，要记载其单位的名称、组织机构代码、营业执照号码、地址、法定代表人或负责人姓名、职务、联系方式等。

一般程序处罚案卷标准

一、实体标准

实体标准是指反映行政处罚案卷合法性的基本标准和要素，包括：主体、事实、适用法律、原则和程序。

（一）主体合法

1、处罚主体合法

（1）实施行政处罚的部门具备行政处罚的主体资格，并取得罚没许可证；

（2）实施的行政处罚符合法定权限；

（3）法律文书中，印章使用符合《行政处罚法》的有关规定；

（4）履行行政执法任务的人员必须是行政执法人员，并按照《河北省行政执法证件和行政执法监督检查证件管理办法》申领和持有合法、有效的行政执法证件（含国务院部门依照法律、行政法规规定核发的行政执法证件，并已向当地人民政府法制机构备案）。

2、被处罚主体认定准确

（1）被处罚主体必须是依法能够独立行使权利、承担法律责任的公民、法人或者其他组织。对不满14周岁的人有违法行为的和精神病人在不能辨认或者不能控制自己行为时有违法行为的，不予行政处罚，且在案卷中应有证明被处罚主体资格的材料；（2）被处罚主体必须是违法行为的当事人；

（3）法律文书中，被处罚主体应当使用全称，且前后一致。

（二）事实清楚、证据确凿

1、法律文书所述违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实；

2、准确记载违法时间、地点、情节、程度和后果以及调查取证过程；

3、证据材料应当合法、真实，与违法事实有关联，足以证明违法行为的性质、情节、程度和后果。

（三）适用法律正确

1、作出行政处罚的依据必须是现行有效的法律、法规、规章；

2、法律、法规、规章的名称应使用全称，并准确引用到条、款、项、目；

3、行政处罚的种类和幅度符合法律、法规、规章的规定。

（四）遵循处罚原则

1、公正、公开原则。设定和实施行政处罚必须以事实为依据，与违法行为的事实、性质、情节以及社会危害程度相当。对违法行为给予行政处罚的规定必须公布；未经公布的，不得作为行政处罚的依据。

2、处罚与教育相结合原则。实施行政处罚，纠正违法行为，坚持处罚与教育相结合，教育公民、法人或者其他组织自觉守法。

3、“一事不再罚”原则。对当事人的同一违法行为，不得给予两次以上罚款的行政处罚。

（五）程序合法

1、应按照立案、调查取证、告知当事人权利、审查决定、送达、执行的步骤实施行政处罚；

2、在时间顺序上应按照实施处罚的步骤记载；

3、在形式上每一执法活动的内容、过程和结果都应当有相应的法律文书记载；

4、在行为方式上必须符合法定要求。主要包括：作出行政处罚决定前必须由两名以上执法人员进行调查取证，并出示合法有效的执法证件；作出行政处罚决定前必须告知当事人拟处罚的事实、理由和依据，并听取当事人的陈述和申辩；符合听证条件的，在作出处罚决定前必须书面告知当事人享有要求听证的权利；当事人要求听证的，行政机关应依法组织听证；行政处罚决定必须经行政机关负责人批准，情节复杂或者重大行政处罚决定必须经行政机关负责人集体讨论；依法应由上一级行政机关批准或决定的行政处罚案件，必须上报；法律文书 的送达符合法定的时限、方式，案卷中必须有相应的送达回证；依法应当移送其他机关的案件，必须移送。

二、案卷文书标准

案卷文书标准，是指行政处罚案卷中，反映各种法律文书的制作和使用规范的一般要求。

（一）立案

行政处罚案件的立案，应有立案审批表，并明确以下内容：

1、当事人基本情况。

2、案件来源。检查中发现、举报、群众来信来访、领导交办、移送、途径披露和其他方式等。检查中发现的案件应注明检查的时间、地点。

3、案情记载。应注明发生违法行为的时间、地点，及承办人对涉嫌违法的事实、情节的客观描述。

4、承办人意见。应注明当事人涉嫌违反的法律、法规、规章的名称、条款，建议立案的理由、依据及意见、承办人签名及日期。

5、办案机构意见。应有办案机构负责人意见、签名及日期。

6、审批意见。应有行政机关负责人审批意见、签名及日期。

（二）调查取证

主要法律文书有调查笔录、抽样取证文书、先行登记保存文书、鉴定结论、告知及听证文书、调查终结报告等。

1、有两名以上行政执法人员共同执法，案卷内所有调查取证文书中均有两名以上行政执法人员的签名。

2、调查笔录。包括：询问笔录、检查（勘验）笔录等。

询问笔录（每份询问笔录只能对应一个被询问人且每次询问制作一份）应当有：询问起止的时间和地点；询问人和记录人姓名；被询问人的基本情况；询问内容（包括反映本案事实的时间、地点、行为及行为人、情节、后果等）；被询问人对笔录的意见（应有“记录属实”的字样并由被询问人逐页签名或盖章）；告知当事人享有陈述、申辩权和申请回避的记载（使用专门告知文书的除外）；询问笔录记录的被询问人回答的问题，有更改的，应由被询问人在更改处捺手印；询问笔录为多页时，被询问人应捺骑缝手印；被询问人拒绝签字的，应在笔录中注明，并由两名执法人员签名。

检查（勘验）笔录（一个案件有多处现场的，应分别制作笔录）应当具备：检查（勘验）的时间、具体地点；被检查人基本情况。其他有关人员在场的，记载其基本情况；检查（勘验）的完整内容记录（包括表明身份、说明执法依据、准确客观地记载违法事实或违法行为与违法情节等）；检查（勘验）、记录人员签名；被检查人对笔录的意见。应注明“情况属实”的字样并逐页签名或盖章。被检查人拒绝签字或不在现场的，应在笔录中注明，由见证人或两名执法人员签名或盖章并说明原因；笔录中有更改之处时，应有被检查人捺手印、盖章或签名；笔录为多页时，被检查人应捺骑缝手印。

3、抽样取证文书。包括：抽样取证通知书和抽样取证物品处理通知书及相应审批文书（使用案件处理内部审批表）。

抽样取证通知书中应当具备事项有：当事人的名称（姓名）；取证的事由；取证物品的抽样基数、生产企业、品牌名称、数量、规格等；

取证的时间、地点；取证的依据；当事人签名或盖章；行政机关印章及日期；物品清单；两名以上执法人员签名或盖章；当事人拒绝签字的，应在清单上注明。

抽样取证物品处理通知书应当具备事项有：当事人的名称（姓名）；取证物品的名称、数量、规格等；抽样取证物品处理的依据；抽样取证物品的处理意见；两名以上执法人员签名或盖章；当事人拒绝签字的，应在清单上注明拒签的原因及理由。

4、先行登记保存证据文书 先行登记保存证据文书包括：

（1）先行登记保存证据通知书。并注明：当事人的名称（姓名）；登记保存物品的法律依据、理由、名称、规格、数量等物品性状描述；登记保存物品的方式、期限和地点；当事人签名或盖章和主管领导签字及行政机关印章，并有日期。（2）物品清单。

（3）先行登记保存证据审批文书（使用案件处理内部审批表）。（4）先行登记保存证据物品处理通知书。包括：当事人的名称（姓名）；物品处理意见；执法人员、当事人签名盖章；行政机关印章及日期。

5、鉴定结论

鉴定结论应当具备：申请鉴定的单位或个人；申请鉴定的时间及内容；明确的结论性意见；鉴定人员签名、鉴定机构印章及日期。

6、告知及听证文书

（1）在作出行政处罚决定之前，应制作行政处罚事先告知书。行政处罚事先告知书应载明：当事人的基本情况；有告知当事人违法事实、理由和依据的条、款、项、目及完整记载；应告知当事人拟给予行政处罚的种类和额度；有告知当事人陈述、申辩权以及陈述、申辩的途径、期限；应载有行政机关名称、印章及日期。

当事人要求陈述和申辩的，应制作陈述、申辩笔录，或当事人陈述申辩材料，应当有陈述和申辩开始和结束的时间、地点；有陈述人的基本情况及与本案的关系；有陈述和申辩的内容；有陈述人及记录人的签名。

（2）听证文书。包括：听证告知书、举行听证通知书或听证公告、听证笔录、听证报告等。

在作出责令停产停业、吊销许可证或执照、较大数额罚款等行政处罚决定之前，应当制作听证告知书。听证告知书具备的事项与处罚事先告知书基本相同。

当事人要求听证的，应当制作举行听证通知书。通知书要注明：当事人，举行听证的具体时间、地点和方式，听证主持人、听证员、书记员的姓名，告知当事人可以委托代理人参加听证和有要求听证主持人回避的权利，行政机关印章及日期。

听证公告应明确：案由；听证的时间、地点、方式和有关事项；行政机关印章及日期。

听证笔录具备的事项包括：举行听证的起止时间、地点；听证主持人、记录人、案件调查人、当事人、代理人、证人的基本情况；听证过程

中的陈述、质证等详细内容；听证主持人、记录人、当事人、代理人、有关证人签名等。

听证报告应当具备：听证的时间、地点、方式和参加人情况；案件调查人提出当事人违法的事实、证据和行政处罚建议的内容；当事人针对行政机关认定的违法事实、证据、行政处罚建议、适用法律等提出的申辩和质证，以及从轻、减轻或不予处罚的要求；争论的焦点问题；主持人意见及签名；报告形成时间等。

7、调查终结报告

（1）有对案件调查的来源、调查经过；

（2）有当事人的基本情况；

（3）有当事人违法事实和相关证据记录；

（4）有违反法律规定的行为和行政处罚的法律依据及行政处罚自由裁量规则依据；

（5）有案件调查机构的处理建议。

（三）审查决定

主要法律文书有：案件处理审批表、案件集体讨论记录、行政处罚决定书、责令改正通知书等。

1、案件处理审批表（使用案件处理内部审批表）。（1）有对案件来源记载。（2）有当事人的基本情况。（3）有违法事实和证据情况。

（4）有明确的行政处罚依据（法律、法规、规章及条款）以及根据

行政处罚自由裁量规则进行裁量的依据。（5）有承办人和承办机构的意见及签名。（6）有行政执法部门法制机构意见。（7）有行政机关负责人审批意见。

2、案件集体讨论记录。集体讨论决定的行政处罚，须有案件集体讨论记录，记录内容应包括：讨论时间、地点；案由；主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及职务；承办人员汇报案情；参加讨论人员的主要观点和意见；结论性意见及参加人签名。

应由上级行政机关批准的行政处罚案件，须有报批文书，包括本行政机关的意见及印章，案由和案情陈述、处理建议、报送日期、上级行政机关批准日期等。

3、行政处罚决定书（1）有当事人的基本情况。

（2）有违反法律、法规、规章的事实和证据。

（3）有行政处罚的种类和依据（含根据行政处罚自由裁量规则进行裁量的依据）。

（4）有行政处罚的履行方式和期限；实行罚缴分离的，应告知当事人罚款缴付的指定银行名称、地址等，并告知若逾期缴纳罚款是否有加处罚款的规定。

（5）有告知当事人不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限。

（6）有作出行政处罚决定的日期（以行政机关负责人批准或决定处

罚的日期为准）。

（7）有作出行政处罚决定的行政机关名称、印章。

4、责令改正通知书

（1）应载明当事人的基本情况。

（2）有违法事实和违反法律、法规、规章名称的全称及具体条、款、项、目。

（3）有责令改正的内容及期限。（4）有行政机关名称、印章及日期。

（四）送达和执行

1、送达文书主要是送达回证，适用于发生法律效力和具有法律意义文书的送达。送达回证必须包括：送达文书的名称；受送达人的名称（姓名）；送达时间、地点；送达方式（代收送达、留臵送达的应在备注中注明；公告送达应将公告文书归档入卷；邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中）；送达人签名、被送达人或见证人签名。

2、执行文书的要求是：处罚全部履行的，应有相应的凭证。如行政处罚缴款书、违法物品监销单等；处罚部分履行的，应有相应的审批文书，如延期或分期缴纳罚款审批文书等；处罚逾期不履行的，应有依法加处罚款、查封、扣押、冻结文书或申请法院强制执行的文书。

（五）结案

结案的主要法律文书是结案报告。结案报告包括：案由、案情、送达情况、执行情况及其结果和相关证据、承办人意见及签名、办案机构负责人意见及签名、行政机关负责人意见及签名、结案日期等。

简易程序处罚案卷标准

简易程序处罚案卷标准，只适用于违法事实确凿并有法定依据，对公民当场处以五十元以下，对法人或者其他组织当场处以一千元以下罚款或警告的行政处罚案卷。其具体标准为：

一、实体标准

实体标准同一般程序处罚案卷标准中的实体标准。

二、案卷文书标准

简易程序处罚案卷的文书应具备以下内容（相关内容的具体要求与一般程序处罚案卷标准中的案卷文书标准要求相同）：

1、使用预定格式和编有号码的行政处罚决定书；

2、有当事人姓名或单位名称、地址（住址）；

3、有违法行为的具体时间、地点；

4、有违法行为的事实和证据；

5、有罚款金额或警告内容；

6、有行政处罚依据（条、款、项、目）；

7、有行政处罚履行方式和期限；实行罚缴分离的，应告知当事人罚款缴付的指定银行名称、地址等，并告知若逾期缴纳罚款是否有加处罚款的规定；

8、有告知当事人不服行政处罚决定，申请行政复议或提起行政诉讼的途径和期限；

9、有作出行政处罚决定的行政机关名称、印章和日期；

10、有当场实施处罚的行政执法人员的行政执法证件号码、签名或盖

章；

11、当场执行行政处罚决定的要有备注。

立卷归档标准

1、行政处罚案件实行一案一卷、一卷一号制度。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案二卷，即正卷和副卷。

2、卷内文书应当使用蓝黑色、黑色钢笔、签字笔书写。当事人提供的材料使用铅笔或圆珠笔的，入卷前应予复印。所有文书只存一份正本。

3、案卷按照《文书档案案卷格式》（GB/T9705—2008）的要求立卷。

4、卷内材料排列有序。可选择两种顺序排列：第一种顺序是按照办案过程顺序排列文书；第二种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设臵分类排序。

5、卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角编写。

6、不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。

7、纸张无破损，破损文书应修补或复制。文书大小规格统一，文书过小的应衬纸粘贴切齐，文书过大的应折叠整齐。

8、案卷中不得涂改，如确需涂改，必须在涂改处捺手印，并注明涂 13

改的原因及理由。

附则

1、各级政府法制部门和部门法制机构负责指导、规范和监督行政处罚文书的制作、立卷和案卷管理工作。

2、各级政府法制部门和部门法制机构应定期组织行政处罚案卷的评查，推广先进经验，纠正存在的问题，不断提高行政处罚案卷质量和行政执法水平。

3、国务院有关部门对行政处罚文书格式有规定的，从其规定；省人民政府行政执法部门按照本标准制作本系统统一的文书格式，可根据部门执法工作需要增加相关文书格式，并报省政府法制机构备案。

4、行政处罚文书中根据行政处罚自由裁量规则进行裁量的依据不得单独使用，应与相应的法律、法规、规章同时使用。

5、本标准由河北省人民政府法制办公室负责解释。

附：河北省行政处罚案卷参考文书样式

一、立案审批表

二、询问笔录

三、检查（勘验）笔录

四、抽样取证通知书

五、抽样取证物品处理通知书

六、先行登记保存证据通知书

七、先行登记保存证据物品处理通知书

八、行政处罚事先告知书

九、陈述、申辩笔录

十、行政处罚听证告知书

十一、行政处罚听证通知书

十二、听证笔录

十三、听证报告

十四、调查终结报告

十五、案件集体讨论笔录

十六、案件处理内部审批表（通用）

十七、行政处罚决定书

十八、责令（限期）改正通知书

十九、行政处罚文书送达回证

二十、行政处罚案件结案报告 二

十一、当场行政处罚决定书 二

十二、行政违法案件移送函 二

十三、行政处罚强制执行申请书 二

十四、案卷封面 二

十五、案卷目录

第四篇：吉林省行政处罚案卷标准

附件3：

吉林省行政处罚案卷标准（试行）

目 录

第一章总则

第二章立案

第三章调查取证

第四章陈述、申辩与听证

第五章审查决定

第六章送达执行

第七章结案

第八章简易程序

第九章归档

第十章附则

第一章 总 则

第一条 为了保护公民、法人或者其他组织的合法权益，规范行政处罚行为，提高行政执法水平，根据《中华人民共和国行政处罚法》和《吉林省实施〈中华人民共和国行政处罚法〉若干规定》等法律、法规和规章的规定，结合本省实际，制定本标准。

第二条 全省范围内行政执法机关（包括法律、法规授权的组织和受委托实施处罚的组织）行政处罚案卷的制作和管理适用本标准。

由于部门执法特点的需要，或国家部委有特殊要求的，可以在符合本标准实体内容的基础上，增加执法文书种类。

第三条 各级政府法制部门和部门法制机构负责指导、规范和监督行政处罚文书的制作、立卷和案卷管理工作。

各级政府法制部门和部门法制机构应定期组织行政处罚案卷的评查，推广先进经验，纠正存在的问题，促进行政执法水平的提高。

第四条 行政处罚案卷应是案件办理的真实记录，严禁弄虚作假。

第五条 制作行政处罚案卷应坚持公正原则，不得排斥或去除对当事人有利的证据。

第六条 规范和制作行政处罚案卷应兼顾规范执法行为和节约行政资源两个方面。

第七条 行政执法机关应建立行政处罚案卷的管理制度，并确定管理人员，促进管理的规范化。

第二章 立 案

第八条 立案是行政违法案件查处的启动程序，是行政执法人员对当事人进行调查取证、提出处罚建议等履行职责活动的依据。在案卷中体现为立案审批表及相关材料。

第九条 立案审批表应当具备下列内容：

（一）初步掌握当事人的基本情况；

（二）案件来源，注明案件是来自现场检查、投诉举报、交办还是移送等内容；

（三）案情记载，包括涉案的时间、地点，行为及涉嫌违反的法律、法规和规章；

（四）执法人员意见、签名及日期；

（五）办案机构负责人意见、签名及日期；

（六）行政机关领导的意见、签名及日期。

第十条 案件来源应当附相关材料。相关材料包括：举报电话记录、举报信、现场检查笔录、移送材料等。

对举报人可能产生不利影响的，行政机关应为举报人保密。

第三章 调 查 取 证

第十一条 证据是作出行政处罚的事实根据。调查取证阶段的文书包括：询问笔录（证人证言）、勘验检查笔录、取证（抽样）物品清单、物证取证文书、书证取证文书、视听资料取证文书、先行登记保存证据文书和鉴定文书等。

第十二条 询问笔录是对当事人和相关证人询问的书面记载。

询问笔录应当具备下列内容：

（一）询问事由；

（二）起止时间和地点；

（三）询问人、记录人的姓名和职务；

（四）被询问人的基本情况，包括姓名、性别、年龄、职务、住址、单位等信息；

（五）被询问人是案件当事人的，应有向被询问人告知申请回避的内容；

（六）询问的具体内容；

（七）被询问人的意见，并在讯问笔录上逐页、顶格签名；

（八）询问笔录中如有涂改，应有被询问人的签名确认。

每份询问笔录只能针对一个被询问人。

相关证人出具书面证言的，可不受本条第二款中

（一）、（二）、（三）、（五）项内容的限制。

第十三条 对与案件有关的场所、物品进行勘验检查时，应制作勘验检查笔录。

勘验检查笔录应当具备下列内容：

（一）现场勘验检查的起止时间和地点；

（二）勘验检查人和记录人的姓名和职务；

（三）被检查人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（四）现场情况，包括有关的数据、位置、状态、程度等；

（五）勘验检查人签名；

（六）被检查人对勘验检查笔录的意见和签名。

每份勘验检查笔录只能针对一个案件现场。

第十四条 取证（抽样）物品清单应当具备下列内容：

（一）物品名称；

（二）物品数量；

（三）物品主要特征；

（四）执法人员签名及日期；

（五）当事人（持有人、保管人）签名。

第十五条 物证取证文书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）取证事由；

（三）取证方式、时间、地点；

（四）物证与案件的相关性及证明事项；

（五）取证物品的名称及性状；

（六）执法人员签名及日期；

（七）当事人（持有人、保管人）签名。

物证可附原件，对于体积较大或难以归档的物品，可以采取拍照或录制音像资料等方式附卷。

不宜附卷的证据物品，应由执法机关保存。保存期限为：不提起行政复议和行政诉讼的为一年，提起行政复议和行政诉讼的，保存至行政复议或行政诉讼结案。依法应返还或不宜存放的证据物品除外。

第十六条 书证取证文书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）取证事由；

（三）取证方式、时间、地点；

（四）书证与案件的相关性及证明事项；

（五）执法人员签名及日期；

（六）当事人（持有人、保管人）签名。

书证可采取复印、扫描、拍照等方式保存。

第十七条 视听资料取证文书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）取证事由；

（三）取证方式、时间、地点；

（四）视听资料与案件的相关性及证明事项；

（五）执法人员的签名及日期。

视听资料可采取录音带、录像带、光碟等方式保存。

第十八条 先行登记保存审批表应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）登记保存物品的理由；

（三）登记保存物品的名称、规格及数量；

（四）登记保存的方式、期限及地点；

（五）执法人员意见、签名及日期；

（六）办案机构负责人意见、签名及日期；

（七）行政机关领导的意见、签名及日期。第十九条 先行登记保存通知书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）登记保存物品的理由；

（三）登记保存物品的名称、规格及数量；

（四）登记保存的方式、期限及地点；

（五）执法人员签名及日期；

（六）行政机关印章及日期；

（七）当事人签名。

第二十条 先行登记保存物品处理审批表应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）处理物品的名称、规格及数量；

（三）执法人员处理意见、签名及日期；

（四）办案机构负责人意见、签名及日期；

（五）行政机关领导的意见、签名及日期。

第二十一条 先行登记保存物品处理通知书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）对先行登记保存物品的处理意见；

（三）处理物品的名称、规格及数量；

（四）执法人员签名及日期；

（五）行政机关印章及日期；

（六）当事人签名。

第二十二条 对于行政处罚案件中涉及的某些专门性或技术性的问题，可指定具有鉴定资格的机构进行鉴定，并出具鉴定文书。

鉴定文书由鉴定机构按预定格式出具，一般应当具备下列内容：

（一）申请鉴定的单位或个人；

（二）申请鉴定的时间；

（三）申请鉴定的物品及事项；

（四）结论性意见；

（五）鉴定人员信息，鉴定机构印章及日期。

第四章 陈述、申辩与听证

第二十三条 行政机关在作出行政处罚决定之前，告知当事人陈述、申辩与听证的权利应在文书上体现。陈述、申辩与听证阶段的文书包括：陈述、申辩（听证）告知书，陈述、申辩笔录，听证通知书，听证笔录，听证报告。

第二十四条 陈述、申辩（听证）告知书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）执法人员认定的违法事实；

（三）违反的法律、法规和规章的名称及相应的条、款、项、目；

（四）依据法律、法规或规章的条、款、项、目，拟作出行政处罚的种类和幅度；

（五）当事人依法享有陈述、申辩或要求听证的权利及法定期限；

（六）执法人员签名，行政机关的名称、地址、印章及日期；

（七）当事人签名及日期。

第二十五条 当事人陈述、申辩的，应当制作陈述、申辩笔录。

陈述、申辩笔录应当具备下列内容：

（一）案由；

（二）起止时间和地点；

（三）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（四）陈述、申辩人姓名及与当事人关系；

（五）执法人员和记录人的姓名、职务；

（六）当事人对案件涉及的事实、证据、适用法律以及办案程序方面进行陈述、申辩的内容；

（七）当事人对陈述、申辩笔录核对并逐页顶格签名。

当事人放弃陈述、申辩与听证权利的，应有本人签名确认或执法人员记录及签名。

第二十六条 符合法定条件，当事人要求听证的，行政机关应当组织听证，下达听证通知书。

听证通知书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）听证会案由

（三）举行听证的时间、地点、联系人、电话；

（四）听证主持人、记录人的姓名；

（五）明示当事人可以委托1～2名代理人参加听证；

（六）明示当事人有要求听证主持人、记录人回避的权利；

（七）行政机关印章及日期；

（八）当事人签名及日期。

第二十七条 听证过程应当制作听证笔录。

听证笔录应当具备下列内容：

（一）案由；

（二）举行听证的时间、地点；

（三）听证是否公开举行；

（四）听证主持人，记录人，执法人员，当事人，代理人，第三人的基本情况；

（五）执法人员对当事人违法事实的认定，违反的法律、法规和规章，处罚建议及法定依据；

（六）当事人对案件涉及的事实、证据、适用法律以及办案程序方面进行申辩和质证的内容；

（七）当事人及其代理人、第三人及其代理人、执法人员、听证主持人逐页在听证笔录上签名。

第二十八条 听证会结束后，应当制作听证报告。

听证报告应当具备下列内容：

（一）案由；

（二）听证会的时间、地点和参加人的情况；

（三）当事人对案件涉及的事实、证据、适用法律以及办案程序进行申辩和质证的内容；

（四）争议的焦点问题；

（五）主持人的意见和建议。

第五章 审查决定

第二十九条 案件调查终结，行政机关应当对调查结果进行审查并作出处罚决定。这一阶段的文书有：案件处理呈批报告表、重大（情节复杂）案件集体讨论记录、责令改正通知书、行政处罚决定书。

第三十条 案件调查终结，执法人员应当向行政机关作出案件处理呈批报告表。

案件处理呈批报告表应当具备下列内容：

（一）案由；

（二）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（三）违法事实及证据；

（四）违反的法律、法规、规章的名称及条、款、项、目；

（五）执法人员对当事人陈述、申辩或听证所提出意见的采纳情况及理由；

（六）承办案件的执法人员提出的处罚建议及法定依据；

（七）办案机构负责人意见、签名及日期；

（八）行政机关领导意见，签名及日期。

第三十一条 对情节复杂或者重大违法行为给予较重行政处罚的，或行政机关领导认为应当集体讨论的案件，应当集体讨论，并作出记录。

案件集体讨论记录应当具备下列内容：

（一）集体讨论的时间、地点；

（二）案由；

（三）主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及职务；

（四）执法人员汇报当事人主要违法事实，当事人陈述申辩的主要内容和听证报告的内容，是否采纳及其理由，处罚建议及法定依据；

（三）每个参加讨论人员的观点和意见；

（四）参加讨论人员签字；

（七）结论性意见。

第三十二条 对在案件调查过程中发现的违法行为，依法应当制止或责令改正的，应当责令改正并下发责令改正通知书。

责令改正通知书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）违法事实；

（三）违反法律、法规和规章的名称及具体条、款、项、目；

（四）依据的法律、法规和规章及责令停止违法行为或责令改正的内容和期限；

（五）行政机关印章及日期；

（六）当事人签名及日期。

第三十三条 行政机关决定给予行政处罚的，应当制作行政处罚决定书。

行政处罚决定书应当具备下列内容：

（一）编号；

（二）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（三）违法事实并简述相关证据，违反的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目；

（四）行政处罚依据的法律、法规、规章的名称及条、款、项、目，给于行政处罚的种类及幅度；

（五）行政机关行使自由裁量权的理由；

（六）行政处罚的履行方式和期限；

（七）不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的机关和期限（行政复议前置的可不告知申请行政诉讼的权利）及投诉举报电话；

（八）作出行政处罚决定的行政机关名称和日期及印章。

行政处罚决定书应采用打字的文书下达。

第三十四条 责令改正与行政处罚同时作出的，责令改正与行政处罚可一并通过行政处罚决定书下达。

第六章 送达执行

第三十五条 送达执行阶段，包括对行政处罚决定书的送达和行政处罚的执行情况。

第三十六条 行政处罚决定书送达当事人的，应当填写送达回执。

送达回执应当具备下列内容：

（一）送达文书的名称；

（二）受送达人的名称（姓名）；

（三）送达时间、地点；

（四）送达方式及签收情况；

（五）受送达人或代收人签名及日期；

（六）送达人签名及日期。

代收送达、留置送达的应在备注中注明，并有代收人或见证人签名；公告送达应将公告文书归档入卷；邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中。

其他行政处罚文书需送达的，可按本条规定执行。

第三十七条 行政处罚的执行情况，在案卷中应有文书记载。

行政处罚全部履行的，应有相应的凭证。如行政处罚缴款书或票据，没收及销毁物品的处置记录。

分期、延期缴纳罚款的，应有相应的审批文书。

第七章 结 案

第三十八条 行政处罚案件办结后，应当作出结案报告。

结案报告应当具备下列内容：

（一）案由及案情；

（二）行政机关处理决定及执行情况；

（三）执法人员意见、签名及日期；

（四）办案机构负责人意见、签名及日期；

（五）行政机关领导意见，签名及日期。

第八章 简易程序

第三十九条 适用简易程序，当场作出行政处罚决定的，应当制作当场行政处罚决定书。

行政处罚决定书应当具备下列内容：

（一）处罚决定书名称、编号；

（二）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（三）违法事实及违反的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目；

（四）当事人陈述、申辩的主要内容；

（五）行政处罚依据的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目，给于行政处罚的种类及幅度；

（六）行政处罚的履行方式和期限；

（七）不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的机关和期限及投诉举报的电话；

（八）作出行政处罚决定的行政机关的名称及印章；

（九）作出行政处罚决定的日期；

（十）当场实施处罚的执法人员的执法证件号码及签名；

（十一）当事人在存根联签名。

当场行政处罚决定书可用格式文书填写。

第四十条 应将简易程序当场行政处罚决定书的存根作为案卷存档。

第九章 归 档

第四十一条 行政处罚案卷实行一卷一号，一案一卷制度。

第四十二条 行政执法机关应当在行政处罚案件办结后15日内按规定将办案文书立卷归档。

第四十三条 案卷应用易于存放的纸质材料作为封皮。

第四十四条 案卷不应金属装订，且案卷内不能有其他金属物。

第四十五条 卷内应有文书目录，并且填写规范。

第四十六条 卷内文书不能采用铅笔或圆珠笔填写。

第四十七条 卷内文书一般按时间顺序排列。

采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角，反页在左上角。

第四十八条 有关机关调取行政处罚案卷应当出具书面凭证；逾期未归还的，管理人员应当及时催收。

第十章 附 则

第四十九条 本标准中所称的当事人签名包括：签名、手印或印章。

第五十条 直接办案执法人员的执法证件号码在案卷中应当有所体现。

第五十一条 案件中需要当事人签名、签收，当事人拒绝签名、签收或不在现场的，应在文书中由两名以上执法人员签字注明。具备条件的，应有见证人签字。

第五十二条 本标准自2007年9月1日起施行。

第五篇：北京市行政处罚案卷标准

北京市行政处罚案卷标准

总 则

1.适用范围。本标准适用于本市各级行政机关（包括经合法授权或委托实施行政处罚的组织）按照法定一般程序实施行政处罚的案卷。

2.标准依据。本标准依据《中华人民共和国行政处罚法》和《中华人民共和国档案法》，以及市政府的有关规定制定。

3.术语

3.1 本标准所称处罚主体是指依法享有行政处罚权的行政机关和法律、法规授权实施行政处罚的具有管理公共事务职能的组织。

3.2 本标准所称被处罚主体是指作出违反法律、法规、规章的行为并受到行政机关依法给予行政处罚的公民、法人或者其他组织。

3.3本标准所称行政机关负责人是指行政机关的法定代表人或者主管负责人；行政机关所属执法机构的负责人和受委托组织的负责人，也可视为“行政机关负责人”，但应在行政机关内部执法程序或者执法委托书中明确规定。

3.4本标准所称当事人基本情况：当事人是公民的，应当包括姓名、性别、年龄、单位、住址等；当事人是法人或者其他组织的，应当包括单位名称、地址、法定代表人或者负责人姓名等。

3.5本标准所称基本标准是指反映行政处罚案卷基本要素的标准。包括主体资格、事实证据、适用法律和程序规则等。

3.6本标准所称一般标准是指反映行政处罚案卷中各种法律文书制作和使用规范的一般要求的标准。

3.7本标准所称技术处理是指在案卷文书涂改处按压指印或者加盖印章等。

基本标准

4.主体资格 4.1 处罚主体：

4.1.1 实施行政处罚的主体具有法定资格。

4.1.2 实施行政处罚符合法定权限。4.1.3 印章使用符合法律规定。4.2 被处罚主体：

4.2.1 被处罚主体确认清楚。

4.2.2 被处罚主体是依法能够独立行使权利、承担法律责任的公民、法人或者其他组织。

4.2.3 被处罚主体是违法行为的当事人。5.事实证据

5.1 作出行政处罚所认定的违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实。

5.2 法律文书能够准确记载违法行为的时间、地点、情节、程度和后果。

5.3 卷内证据应当具备合法性和有效性。

5.4 卷内证据能够证明违法行为的性质、情节、程度和危害后果。

6.适用法律

6.1认定违法事实和实施行政处罚的依据是现行有效的法律、法规、规章。

6.2 认定违法事实和实施行政处罚引用法律、法规、规章依据及其条、款、项、目准确无误。6.3行政处罚的种类和幅度符合法定要求。

7.程序规则

7.1 实施行政处罚按照立案、调查取证、审查决定、送达执行的步骤进行。

7.2 实施行政处罚符合法定程序和规则。

7.3 履行行政处罚程序的每一环节有相应法律文书记载，并符合法定形式要件。

7.4行政机关在适用行政处罚程序时，可在法律允许的范围内，适当简化文书和工作环节。

一般标准

8.立案。主要文书：立案审批表

立案审批表应当记载初步掌握的案件当事人和案件情况，并准确记载案件来源、承办意见、审批意见、审批时间等。

9.调查取证。主要文书有调查笔录、取证文书、鉴定结论或相关说明、听证文书、调查终结报告等。

9.1 调查笔录。包括：询问笔录、检查（勘验）笔录等。9.1.1 询问笔录。应当准确记载询问起止的时间和地点、询问人和记录人签名、被询问人的基本情况、询问内容、被询问人对笔录的意见及签名或盖章。

9.1.2 检查（勘验）笔录。应当准确记载检查（勘验）时间和地点、被检查人的基本情况、检查（勘验）的内容、检查人员签名、被检查人对笔录的意见及签名或者盖章。

9.2 抽样取证文书。包括取证审批文书、取证通知书、物品清单、物品处理通知书。

9.2.1取证审批文书。应当准确记载案件调查的基本情况、需要取证的理由、取证内容、承办人意见、负责人审批意见及其申请和批准时间。

9.2.2取证通知书。应当准确记载当事人名称（姓名），取证事由、时间和地点，行政机关印章。

9.2.3物品清单。应当准确记载物品的数量、品级、名称、规格、型号、形态，当事人签名或者盖章，两名执法人员签名或者盖章。

9.2.4物品处理通知书。应当准确记载当事人的名称（姓名）、物品处理意见、执法人员、当事人签名或者盖章、行政机关印章和通知时间。

9.3 先行登记保存证据文书。包括先行登记保存证据审批文书、先行登记保存证据通知书、物品清单、物品处理通知书。（文书内容同本标准9.2所列各项）

9.4相关证明文书。包括鉴定结论、相关说明和授权委托书。

9.4.1鉴定结论或者相关说明。应当准确记载鉴定或者说明的单位或者个人名称、申请鉴定或者说明的时间及事由、明确的结论性意见；鉴定或者说明部门的印章和鉴定时间。

9.4.2授权委托书。应当注明受托人姓名，授权委托的内容和时间，授权委托人签名或者盖章。

9.5 听证文书。包括听证告知书、听证通知书、听证公告、听证记录、听证报告等。

9.5.1 听证告知书。应当准确记载当事人名称、违法事实、认定依据、拟作出行政处罚的种类和幅度、当事人依法享有要求举行听证的权利、法定期限、行政机关的名称、地址、印章及其告知时间。

9.5.2 听证通知书。应当准确记载举行听证的时间、地点、听证主持人的姓名、当事人可以委托代理人参加听证和有要求听证主持人回避的权利、行政机关印章及其通知时间。

9.5.3 听证公告。应当准确记载听证事由、举行听证的时间、地点、行政机关印章及其公告时间。

9.5.4 听证笔录。应当准确记载举行听证的时间、地点；听证主持人、记录人、当事人、代理人、案件调查人的姓名、性别、工作单位、职务、电话、住址等基本情况；案件调查人的案情简介；当事人对案件涉及的事实、证据和依据进行陈述申辩的内容；当事人签名。

9.5.5听证报告。应当准确记载案件来源和案件调查认定的基本情况；举行听证的时间、地点和参加人情况；当事人针对行政机关认定的违法事实、情节、适用法律等陈述和申辩的理由和证据，以及从轻、减轻或者不予行政处罚的要求；主持人的意见和建议。

9.6调查终结报告（可与案件处理呈批文书合并使用，报告主要内容同本标准10.1）

10.审查决定。主要文书有：案件处理呈批文书、案件集体讨论记录、行政处罚决定书等。10.1 案件处理呈批文书。应当准确记载当事人的基本情况、调查确认的违法事实、情节、后果；认定和处罚的依据；承办人意见和签名；行政机关负责人审批意见、签名和审批时间。

10.2 行政机关负责人集体讨论记录。应当准确记载集体讨论的时间、地点；主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及其职务；案情简介；会议作出的结论性意见。

10.3 行政处罚决定书。应当准确记载当事人的基本情况；违法事实和证据；违反法律、法规、规章的名称及其条、款、项、目；实施行政处罚的依据及其种类；行政处罚的履行方式及其期限；当事人不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限；作出行政处罚的行政机关名称和作出决定的日期；做出行政处罚的行政机关印章。

11.送达执行。主要文书有：送达文书、执行文书。

11.1 送达文书。应当准确记载送达文书的名称、文号；受送达人的名称（姓名）；送达的时间、地点和送达方式；行政机关印章、送达人签名、收件人签名及其签收时间。11.2 执行文书。

11.2.1 行政处罚全部履行的，应当具有相应的凭证。如行政处罚缴款书、违法物品监销单等，此类文书应当按照财政部门的统一要求填制。

11.2.2 行政处罚部分履行的，应当具有相应的审批文书。如延期、分期缴纳罚款审批文书或者无法继续履行的说明等，此类文书应当准确记载当事人的名称（姓名）和违法事实；违反法律、法规、规章的名称；承办人关于延期、分期或者无法继续履行的理由和签名；行政机关负责人审批意见、签名以及审批时间。

11.2.3 行政处罚逾期不履行的，应当具有加处罚款的文书；查封、扣押、冻结文书；申请法院强制执行文书等。

11.2.3.1 加处罚款文书。应当在卷中附存加处罚款的行政处罚缴款书或者银行代收凭证。

11.2.3.2 查封、扣押、冻结文书。包括审批文书、通知书、物品清单、物品处理通知书等（文书内容同本标准9.2所列各项）。

11.2.3.3 申请法院强制执行文书。按照法院统一要求填制。

12.结案。主要文书是结案审批文书。

12.1 结案审批文书。应当准确记载当事人名称（姓名）和违法事实；行政机关做出行政处罚决定的内容和时间；行政处罚决定的执行结果；承办人申请结案的意见、签名及其时间；行政机关负责人同意结案的意见、签名及其时间。

13.案件移送文书。应当准确记载当事人基本情况；案件移送理由、移送内容；移送机关名称、印章以及移送时间等。14.立卷归档。应当符合档案管理的有关规定。14.1 行政处罚案件原则上实行一案一卷，一卷一号。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案多卷，即正卷和副卷。案卷使用档案部门统一印制的封皮。

14.2 文书填制。卷内文书使用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔或者毛笔书写，字迹清晰，页面整洁。涂改处应当进行技术处理，空白处应当做划线标注。

14.3 证据保存。不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及其存放地点等内容。

14.4 文书装订顺序。卷内文书可选择下列两种顺序排列：第一种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照办案时间顺序排列；第二种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类按序排列。

14.5 卷内文书页码。采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角。

14.6 破损文书应修补或者复制。文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐。

14.7 案卷封皮、卷内目录和备考表填写规范。案卷装订无金属物。

14.8 立卷归档符合档案法的其它要求。

15.本标准实施中的问题由市政府法制办公室负责解释。

16.本标准自发布之日起实施。