青岛市行政处罚案卷标准（共5篇）

第一篇：青岛市行政处罚案卷标准

青岛市行政处罚案卷标准

第一部分 总 则

一、为了规范行政处罚行为，提高行政执法水平，保护公民、法人或者其他组织的合法权益，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，结合本市实际，制定本标准。

二、本市各级行政执法机关（包括法律、法规授权的组织和受委托实施行政处罚的组织）实施行政处罚的案卷适用本标准。

三、案卷标准分为基本标准、文书规范标准和立卷归档标准。

（一）基本标准是行政处罚决定足以在行政复议、行政诉讼中维持的标准。

（二）文书规范标准是卷内文书的基本要素齐备、填写规范的标准。

（三）立卷归档标准是指立卷归档应符合档案管理的有关规定。

第二部分 基本标准

一、行政处罚实施主体合法

（一）行政处罚实施主体具备法定资格。

（二）行政处罚实施主体在法定权限或受托权限内实施行政处罚。

二、被处罚对象确认准确

（一）被处罚对象是依法能够独立行使权利、承担法律责任的公民、法人或者其他组织。

（二）被处罚对象是实施违法行为的当事人。

三、事实清楚、证据确凿充分

（一）作出行政处罚所认定的违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实。

（二）法律文书能够准确记载违法行为的时间、地点、情节、程度和后果。

（三）卷内证据应当具备合法性和有效性。

（四）卷内证据能够证明违法行为的性质、情节、程度和危害后果。

四、行政处罚实施程序合法

（一）除可以当场作出行政处罚决定的外，应当按照立（受）案、调查（检查）取证、审查、事先告知、听取陈述和申辩（听证）、决定、送达执行的步骤实施行政处罚并有相应的法律文书记载。

（二）执行有关法定程序符合法定时限。

（三）调查或者检查时，调查或者检查人员应出示有效行政执法证件并不得少于两人。

（四）作出行政处罚决定前应当向当事人履行法定告知义务并听取其陈述和申辩。对于当事人提出的事实、理由和证据，应当进行复核；当事人提出的事实、理由或者证据成立的，应 — — 2 予采纳。

（五）依法应当告知当事人听证权力的，应当告知当事人依法享有要求举行听证的权利及行使权利的方式和期限。当事人要求听证的，应当依法组织听证。

（六）行政处罚决定经过处罚机关负责人批准。对情节复杂或者重大违法行为给予较重的行政处罚的，行政机关的负责人应当集体讨论决定。

（七）作出行政处罚决定应书面明确告知当事人如不服行政处罚决定，申请行政复议或提起行政诉讼的具体途径、法 定期限。

（八）行政机关制作行政处罚决定书及其他相关法律文书,应当加盖本行政机关印章.五、行政处罚适用依据正确

（一）认定违法事实和实施行政处罚的依据是现行有效的法律、法规、规章。

（二）定性适用的法律依据与作出行政处罚适用的法律依据应相互对应。

（三）认定违法事实和实施行政处罚引用法律、法规、规章依据及其条、款、项、目准确无误。

六、行政处罚的种类和幅度符合法定要求，行使裁量权适当，处罚决定无明显不当情形。

第三部分 文书规范标准

一、立案审批表应当载明下列事项：

（一）初步掌握的案件当事人和案件情况；

（二）案件来源情况（案件来源应当附相关材料，包括：举报电话记录、举报信、现场检查笔录、移送材料等）；

（三）承办人意见、签名及日期；

（四）办案机构负责人意见、签名及日期；

（五）行政机关领导意见、签名及日期。

二、现场检查（勘验）笔录应载明下列事项：

（一）检查（勘验）机关名称、检查（勘验）人、记录人的姓名及行政执法证件号码。

（二）被检查（勘验）人的基本情况、现场检查（勘验）的起止时间、场所。

（三）检查（勘验）人出示证件、表明身份的情况。

（四）检查（勘验）内容。内容改动处须经被检查（勘验）人签名确认；被检查（勘验）人未确认的，检查（勘验）人应注明情况并签名。

（五）检查（勘验）人员签名。

（六）被检查（勘验）人意见并在笔录上逐页签名（被检查人拒绝签名的，应有两名以上见证人或执法人员签名并说明原因）。

三、询问笔录应载明下列事项：

（一）询问机关名称、询问人、记录人的姓名及执法证件号码。

（二）被询问人的基本情况、询问地点、起止时间。

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（三）询问人出示证件、表明身份的情况。

（四）询问内容。询问笔录内容改动处须经被询问人签名确认；被询问人未确认的，询问人应注明情况并签名。

（五）询问人签名。

（六）被询问人的意见及在笔录上逐页签名（被询问人拒绝签名的，应有两名以上见证人或执法人员签名并说明原因）。

四、先行登记保存审批表应当载明下列事项：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）登记保存物品的依据和理由；

（三）登记保存物品的名称、规格及数量；

（四）登记保存的方式、期限及地点；

（五）执法人员意见、签名及日期；

（六）行政机关领导的意见、签名及日期。

五、先行登记保存通知书应当载明下列事项：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）登记保存物品的理由和依据；

（三）登记保存物品的名称、规格及数量；

（四）登记保存的方式、期限及地点；

（五）执法人员签名及日期；

（六）行政机关印章及日期；

（七）当事人签名及日期。

六、先行登记保存物品处理审批表应当载明下列事项：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）处理物品的名称、规格及数量；

（三）执法人员处理意见、签名及日期；

（四）行政机关领导的意见、签名及日期。

七、先行登记保存物品处理通知书应当载明下列事项：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）对先行登记保存物品的处理意见；

（三）处理物品的名称、规格及数量；

（四）执法人员签名及日期；

（五）行政机关印章及日期；

（六）当事人签名及日期；

（七）归还先行登记保存的物品的，有被保存证据当事人签收记录。

应当在7日内作出处理决定。

八、抽样取证物品清单应当载明下列事项：

（一）抽样物品的名称、生产单位、数量、规格等；

（二）抽样执法人员签名及日期；

（三）被抽样人签名（被抽样人拒绝签名的，应有两名以上见证人或执法人员签名并说明原因）及日期。

九、检验、检测、检疫、鉴定、专家评审文书应载明下列 — — 6 事项：

（一）申请检验、检测、检疫、鉴定、专家评审的单位或个人；

（二）申请的时间；

（三）申请检验、检测、检疫、鉴定、专家评审的物品及事项；

（四）结论性意见；

（五）鉴定人员信息，鉴定机构印章及日期。

十、授权委托书应当载明下列事项：

（一）受托人姓名；

（二）授权委托的内容和时间；

（三）授权委托人签名或者盖章。

十一、案件调查终结报告应载明下列事项：

（一）当事人的姓名（名称）等基本情况；

（二）案由和调查经过，违法事实，案件性质，依法应当从重、从轻、减轻或者不予行政处罚的相关证据；

（三）案件调查人员对该案处理、适用的依据和给予行政处罚的建议及理由；

（四）案件调查人员签名及日期。

十二、案件处理内部审批文书应载明下列事项：

（一）案由和当事人的基本情况；

（二）违法事实、相关证据及处罚依据；

（三）承办人意见、签名及日期；

（四）行政处罚实施机关负责人审批意见，签字及日期。

十三、行政处罚事先告知（含听证告知）文书应载明下列事项：

（一）当事人姓名（名称）等基本情况；

（二）拟作出行政处罚决定的事实、理由及依据；

（三）拟作出行政处罚的种类和幅度；

（四）当事人依法享有陈述权、申辩权或要求举行听证的权利及行使权利的方式和期限；

（五）行政处罚实施机关印章及日期。

十四、陈述、申辩笔录应当载明下列事项：

（一）案由；

（二）起止时间和地点；

（三）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（四）执法人员和记录人的姓名、职务；

（五）当事人陈述、申辩的内容；

（六）当事人对陈述、申辩笔录核对并逐页签名。

十五、听证通知书应当载明下列事项：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）听证会案由；

（三）举行听证的时间、地点、联系人、电话；

（四）听证主持人、记录人的姓名；

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（五）明示当事人可以委托1—2名代理人参加听证；

（六）明示当事人有要求听证主持人、记录人回避的权利，告知当事人无故不按时参加听证视为放弃听证权利；

（七）行政机关印章及日期。

十六、听证笔录应当载明下列事项：

（一）案由；

（二）举行听证的时间、地点；

（三）听证是否公开举行；

（四）听证主持人、记录人、执法人员、当事人、代理人、第三人的基本情况；

（五）宣布当事人的权利、义务，介绍主持人、书记员并询问是否有回避申请；

（六）执法人员对当事人违法事实的认定，违反的法律、法规和规章，处罚建议及法定依据；

（七）当事人、第三人提出证据及申辩、质证的内容，听证参加人最后陈述等情况；

（八）当事人及其代理人、第三人及其代理人、执法人员、听证主持人逐页在听证笔录上签名。

十七、听证报告应当载明下列事项：

（一）案由；

（二）听证会的时间、地点、参加人、记录人、主持人；

（三）当事人与调查人员对违法的事实、证据的认定和对处罚建议的主要分歧；

（四）主持人的意见和建议、签名及日期。

十八、责令改正通知书应当载明下列事项：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）违法事实；

（三）违反法律、法规和规章的名称及具体条、款、项、目；

（四）依据的法律、法规和规章及责令停止违法行为或责令改正的内容和期限；

（五）行政机关印章及日期。

十九、行政机关负责人集体讨论记录应当准确记载下列事项：

（一）案由；

（二）集体讨论的时间、地点；

（三）主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及其职务；

（四）案情介绍及发言情况；

（五）会议作出的结论性意见。

二十、行政处罚决定书应当载明下列事项：

（一）当事人的姓名或者名称、地址。

（二）当事人违反法律、法规或者规章的事实和证据。

（三）作出行政处罚的法律依据。

（四）具体的行政处罚种类、幅度。

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（五）行政处罚的履行方式和期限。实施罚款的，应告知缴

款的期限、银行的名称及若逾期缴纳罚款加处罚款的规定。

（六）不服行政处罚决定，申请行政复议或提起行政诉讼的途径和期限。

（七）行政处罚实施机关名称、印章及日期。

（八）责令改正与行政处罚同时做出的，有责令当事人立即（限期）改正违法行为的表述。

二十一、送达回证应当载明下列事项

（一）送达文书名称、文号。

（二）受送达人名称（姓名）。

（三）送达方式、时间和地点。

（四）送达机关和送达人签名或盖章。

（五）直接送达的有受送达人或见证人签名或盖章（受送达人拒收的，应由两名以上行政执法人员注明拒收事由，签名并由见证人签名或盖章）；代收送达、留置送达的应在备注中注明，并有代收人或见证人签名；公告送达应将公告文书归档入卷；邮寄送达的将挂号信回执粘贴于备注中。

二十二、行政处罚全部履行的，应当具有相应的凭证，如行政处罚缴款书、违法物品监销单等。此类文书应当按照财政部门的统一要求填制。无法取得相应凭证的应有相关说明。

二十三、行政处罚部分履行的，应当具有相应的审批文书，如延期、分期缴纳罚款审批文书或者无法继续履行的说明等。

— 11 — 此类文书应当载明下列事项：

（一）当事人的名称（姓名）和违法事实；

（二）违反法律、法规、规章的名称；

（三）承办人关于延期、分期或者无法继续履行的理由和签名；

（四）行政机关负责人审批意见、签名以及审批时间。二

十四、行政处罚逾期不履行，行政机关采取了相应措施的，应有相应文书，如加处罚款的行政处罚缴款书或者银行代收凭证，查封、扣押、冻结文书（参照先行登记保存文书），申请法院强制执行文书（按照法院统一要求填制）等。

二十五、结案报告应当载明下列事项：

（一）案由、当事人名称（姓名）；

（二）行政机关做出行政处罚决定的内容和时间；

（三）行政处罚决定的执行结果；

（四）承办人申请结案的意见、签名及其时间；

（五）行政机关负责人同意结案的意见、签名及其时间。二

十六、当场行政处罚决定书应当载明下列事项：

（一）处罚决定书名称、编号；

（二）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（三）违法事实及违反的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目；

（四）当事人陈述、申辩的主要内容；

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（五）行政处罚依据的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目，给予行政处罚的种类及幅度；

（六）行政处罚的履行方式和期限；

（七）不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的机关和期限；

（八）作出行政处罚决定的行政机关的名称及印章；

（九）作出行政处罚决定的日期；

（十）当场实施处罚的执法人员的执法证件号码及签名；

（十一）当事人在存根联签名。

当场行政处罚决定书可用格式文书填写。

第四部分 立卷归档标准

一、行政处罚案件原则上实行一案一卷，一卷一号。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案多卷，即正卷和副卷。依法不能公开的案件材料和行政处罚实施机关案件集体讨论记录，应当装入副卷。简易程序处罚案件可多案一卷。

二、卷内文书使用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔毛笔书写或者打印，字迹清晰，页面整洁。涂改处应当进行技术处理，空白处应当做划线标注。

三、不能随案装订立卷的证据材料，应放入证据袋中，并在证据袋上注明证据名称、数量、种类、制作的时间、地点和所在案件案卷号。

四、卷内文书可选择如下排列：一种是行政处罚决定书和

— 13 — 送达回证在前，其余文书按照办案时间顺序排列；另一种是按照办案时间顺序排列。

五、采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角。卷宗封面、卷内目录、备考表、证物袋、卷底不编页码。

六、材料不完整或者破损的，要补充或者修补完整；文书材料中的文字不能耐久保存的，要进行复制；文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐；需要附卷的信封，要展开并加贴衬纸，邮票不得取掉。

七、案卷封皮、卷内目录和备考表应填写规范。

八、立卷归档符合档案法的其它要求。

第五部分 附 则

一、国务院各部门对本系统实施行政处罚程序及文书另有规定的，可以按照其规定执行。

二、本标准中所称的当事人签名包括：签名、手印或印章。

三、本标准实施中的问题由市政府法制办负责解释。

四、青岛市行政处罚案卷评查评分细则由市政府法制办另行制定。

五、本标准自发布之日起实施。

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第二篇：河北省行政处罚案卷标准

《河北省行政处罚案卷标准（试行）》

2010-07-02

为进一步完善全省各级行政执法部门的行政执法案卷，规范各级各部门的行政执法行为，不断提高行政执法水平，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《河北省行政执法和行政执法监督规定》、《河北省行政执法证件和行政执法监督检查证件管理办法》等有关法律、法规、规章的规定，制定本标准。

本标准分为基本术语、一般程序处罚案卷标准、简易程序处罚案卷标准、立卷归档标准和附则五部分。

基本术语

1、处罚主体：是指依法能够独立行使行政处罚权并承担法律责任的行政机关或组织。

2、被处罚主体：是指实施违反行政法律、法规、规章的行为，受到行政处罚的公民、法人或者其他组织。

3、公民：包括自然人、个体工商户、农村承包经营户、个人合伙等。

4、法人：是指具有民事权利能力和民事行为能力，依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织，分为企业法人、机关法人、事业单位法人和社会团体法人四种。

5、其他组织：是指合法成立，有一定组织机构和财产，但又不具备法人资格的组织。

6、行政机关负责人：是指该行政机关的法定代表人或主管负责人。

7、证据：主要包括书证、物证、视听资料、证人证言、当事人的陈述、鉴定结论、询问笔录、检查（勘验）笔录等。

8、时间：本标准所称的时间至少要具体到年、月、日。

9、地点：本标准所称的地点要具体到市、县（市、区）、路、门牌号、楼层、房间号或乡、村、队和具体处所。

10、日期：本标准所称的日期要具体到年、月、日。

11、当事人基本情况：当事人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、身份证号码、住址、单位、职业、联系方式等情况；当事人是单位的，要记载其单位的名称、组织机构代码、营业执照号码、地址、法定代表人或负责人姓名、职务、联系方式等。

一般程序处罚案卷标准

一、实体标准

实体标准是指反映行政处罚案卷合法性的基本标准和要素，包括：主体、事实、适用法律、原则和程序。

（一）主体合法

1、处罚主体合法

（1）实施行政处罚的部门具备行政处罚的主体资格，并取得罚没许可证；

（2）实施的行政处罚符合法定权限；

（3）法律文书中，印章使用符合《行政处罚法》的有关规定；

（4）履行行政执法任务的人员必须是行政执法人员，并按照《河北省行政执法证件和行政执法监督检查证件管理办法》申领和持有合法、有效的行政执法证件（含国务院部门依照法律、行政法规规定核发的行政执法证件，并已向当地人民政府法制机构备案）。

2、被处罚主体认定准确

（1）被处罚主体必须是依法能够独立行使权利、承担法律责任的公民、法人或者其他组织。对不满14周岁的人有违法行为的和精神病人在不能辨认或者不能控制自己行为时有违法行为的，不予行政处罚，且在案卷中应有证明被处罚主体资格的材料；（2）被处罚主体必须是违法行为的当事人；

（3）法律文书中，被处罚主体应当使用全称，且前后一致。

（二）事实清楚、证据确凿

1、法律文书所述违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实；

2、准确记载违法时间、地点、情节、程度和后果以及调查取证过程；

3、证据材料应当合法、真实，与违法事实有关联，足以证明违法行为的性质、情节、程度和后果。

（三）适用法律正确

1、作出行政处罚的依据必须是现行有效的法律、法规、规章；

2、法律、法规、规章的名称应使用全称，并准确引用到条、款、项、目；

3、行政处罚的种类和幅度符合法律、法规、规章的规定。

（四）遵循处罚原则

1、公正、公开原则。设定和实施行政处罚必须以事实为依据，与违法行为的事实、性质、情节以及社会危害程度相当。对违法行为给予行政处罚的规定必须公布；未经公布的，不得作为行政处罚的依据。

2、处罚与教育相结合原则。实施行政处罚，纠正违法行为，坚持处罚与教育相结合，教育公民、法人或者其他组织自觉守法。

3、“一事不再罚”原则。对当事人的同一违法行为，不得给予两次以上罚款的行政处罚。

（五）程序合法

1、应按照立案、调查取证、告知当事人权利、审查决定、送达、执行的步骤实施行政处罚；

2、在时间顺序上应按照实施处罚的步骤记载；

3、在形式上每一执法活动的内容、过程和结果都应当有相应的法律文书记载；

4、在行为方式上必须符合法定要求。主要包括：作出行政处罚决定前必须由两名以上执法人员进行调查取证，并出示合法有效的执法证件；作出行政处罚决定前必须告知当事人拟处罚的事实、理由和依据，并听取当事人的陈述和申辩；符合听证条件的，在作出处罚决定前必须书面告知当事人享有要求听证的权利；当事人要求听证的，行政机关应依法组织听证；行政处罚决定必须经行政机关负责人批准，情节复杂或者重大行政处罚决定必须经行政机关负责人集体讨论；依法应由上一级行政机关批准或决定的行政处罚案件，必须上报；法律文书 的送达符合法定的时限、方式，案卷中必须有相应的送达回证；依法应当移送其他机关的案件，必须移送。

二、案卷文书标准

案卷文书标准，是指行政处罚案卷中，反映各种法律文书的制作和使用规范的一般要求。

（一）立案

行政处罚案件的立案，应有立案审批表，并明确以下内容：

1、当事人基本情况。

2、案件来源。检查中发现、举报、群众来信来访、领导交办、移送、途径披露和其他方式等。检查中发现的案件应注明检查的时间、地点。

3、案情记载。应注明发生违法行为的时间、地点，及承办人对涉嫌违法的事实、情节的客观描述。

4、承办人意见。应注明当事人涉嫌违反的法律、法规、规章的名称、条款，建议立案的理由、依据及意见、承办人签名及日期。

5、办案机构意见。应有办案机构负责人意见、签名及日期。

6、审批意见。应有行政机关负责人审批意见、签名及日期。

（二）调查取证

主要法律文书有调查笔录、抽样取证文书、先行登记保存文书、鉴定结论、告知及听证文书、调查终结报告等。

1、有两名以上行政执法人员共同执法，案卷内所有调查取证文书中均有两名以上行政执法人员的签名。

2、调查笔录。包括：询问笔录、检查（勘验）笔录等。

询问笔录（每份询问笔录只能对应一个被询问人且每次询问制作一份）应当有：询问起止的时间和地点；询问人和记录人姓名；被询问人的基本情况；询问内容（包括反映本案事实的时间、地点、行为及行为人、情节、后果等）；被询问人对笔录的意见（应有“记录属实”的字样并由被询问人逐页签名或盖章）；告知当事人享有陈述、申辩权和申请回避的记载（使用专门告知文书的除外）；询问笔录记录的被询问人回答的问题，有更改的，应由被询问人在更改处捺手印；询问笔录为多页时，被询问人应捺骑缝手印；被询问人拒绝签字的，应在笔录中注明，并由两名执法人员签名。

检查（勘验）笔录（一个案件有多处现场的，应分别制作笔录）应当具备：检查（勘验）的时间、具体地点；被检查人基本情况。其他有关人员在场的，记载其基本情况；检查（勘验）的完整内容记录（包括表明身份、说明执法依据、准确客观地记载违法事实或违法行为与违法情节等）；检查（勘验）、记录人员签名；被检查人对笔录的意见。应注明“情况属实”的字样并逐页签名或盖章。被检查人拒绝签字或不在现场的，应在笔录中注明，由见证人或两名执法人员签名或盖章并说明原因；笔录中有更改之处时，应有被检查人捺手印、盖章或签名；笔录为多页时，被检查人应捺骑缝手印。

3、抽样取证文书。包括：抽样取证通知书和抽样取证物品处理通知书及相应审批文书（使用案件处理内部审批表）。

抽样取证通知书中应当具备事项有：当事人的名称（姓名）；取证的事由；取证物品的抽样基数、生产企业、品牌名称、数量、规格等；

取证的时间、地点；取证的依据；当事人签名或盖章；行政机关印章及日期；物品清单；两名以上执法人员签名或盖章；当事人拒绝签字的，应在清单上注明。

抽样取证物品处理通知书应当具备事项有：当事人的名称（姓名）；取证物品的名称、数量、规格等；抽样取证物品处理的依据；抽样取证物品的处理意见；两名以上执法人员签名或盖章；当事人拒绝签字的，应在清单上注明拒签的原因及理由。

4、先行登记保存证据文书 先行登记保存证据文书包括：

（1）先行登记保存证据通知书。并注明：当事人的名称（姓名）；登记保存物品的法律依据、理由、名称、规格、数量等物品性状描述；登记保存物品的方式、期限和地点；当事人签名或盖章和主管领导签字及行政机关印章，并有日期。（2）物品清单。

（3）先行登记保存证据审批文书（使用案件处理内部审批表）。（4）先行登记保存证据物品处理通知书。包括：当事人的名称（姓名）；物品处理意见；执法人员、当事人签名盖章；行政机关印章及日期。

5、鉴定结论

鉴定结论应当具备：申请鉴定的单位或个人；申请鉴定的时间及内容；明确的结论性意见；鉴定人员签名、鉴定机构印章及日期。

6、告知及听证文书

（1）在作出行政处罚决定之前，应制作行政处罚事先告知书。行政处罚事先告知书应载明：当事人的基本情况；有告知当事人违法事实、理由和依据的条、款、项、目及完整记载；应告知当事人拟给予行政处罚的种类和额度；有告知当事人陈述、申辩权以及陈述、申辩的途径、期限；应载有行政机关名称、印章及日期。

当事人要求陈述和申辩的，应制作陈述、申辩笔录，或当事人陈述申辩材料，应当有陈述和申辩开始和结束的时间、地点；有陈述人的基本情况及与本案的关系；有陈述和申辩的内容；有陈述人及记录人的签名。

（2）听证文书。包括：听证告知书、举行听证通知书或听证公告、听证笔录、听证报告等。

在作出责令停产停业、吊销许可证或执照、较大数额罚款等行政处罚决定之前，应当制作听证告知书。听证告知书具备的事项与处罚事先告知书基本相同。

当事人要求听证的，应当制作举行听证通知书。通知书要注明：当事人，举行听证的具体时间、地点和方式，听证主持人、听证员、书记员的姓名，告知当事人可以委托代理人参加听证和有要求听证主持人回避的权利，行政机关印章及日期。

听证公告应明确：案由；听证的时间、地点、方式和有关事项；行政机关印章及日期。

听证笔录具备的事项包括：举行听证的起止时间、地点；听证主持人、记录人、案件调查人、当事人、代理人、证人的基本情况；听证过程

中的陈述、质证等详细内容；听证主持人、记录人、当事人、代理人、有关证人签名等。

听证报告应当具备：听证的时间、地点、方式和参加人情况；案件调查人提出当事人违法的事实、证据和行政处罚建议的内容；当事人针对行政机关认定的违法事实、证据、行政处罚建议、适用法律等提出的申辩和质证，以及从轻、减轻或不予处罚的要求；争论的焦点问题；主持人意见及签名；报告形成时间等。

7、调查终结报告

（1）有对案件调查的来源、调查经过；

（2）有当事人的基本情况；

（3）有当事人违法事实和相关证据记录；

（4）有违反法律规定的行为和行政处罚的法律依据及行政处罚自由裁量规则依据；

（5）有案件调查机构的处理建议。

（三）审查决定

主要法律文书有：案件处理审批表、案件集体讨论记录、行政处罚决定书、责令改正通知书等。

1、案件处理审批表（使用案件处理内部审批表）。（1）有对案件来源记载。（2）有当事人的基本情况。（3）有违法事实和证据情况。

（4）有明确的行政处罚依据（法律、法规、规章及条款）以及根据

行政处罚自由裁量规则进行裁量的依据。（5）有承办人和承办机构的意见及签名。（6）有行政执法部门法制机构意见。（7）有行政机关负责人审批意见。

2、案件集体讨论记录。集体讨论决定的行政处罚，须有案件集体讨论记录，记录内容应包括：讨论时间、地点；案由；主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及职务；承办人员汇报案情；参加讨论人员的主要观点和意见；结论性意见及参加人签名。

应由上级行政机关批准的行政处罚案件，须有报批文书，包括本行政机关的意见及印章，案由和案情陈述、处理建议、报送日期、上级行政机关批准日期等。

3、行政处罚决定书（1）有当事人的基本情况。

（2）有违反法律、法规、规章的事实和证据。

（3）有行政处罚的种类和依据（含根据行政处罚自由裁量规则进行裁量的依据）。

（4）有行政处罚的履行方式和期限；实行罚缴分离的，应告知当事人罚款缴付的指定银行名称、地址等，并告知若逾期缴纳罚款是否有加处罚款的规定。

（5）有告知当事人不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限。

（6）有作出行政处罚决定的日期（以行政机关负责人批准或决定处

罚的日期为准）。

（7）有作出行政处罚决定的行政机关名称、印章。

4、责令改正通知书

（1）应载明当事人的基本情况。

（2）有违法事实和违反法律、法规、规章名称的全称及具体条、款、项、目。

（3）有责令改正的内容及期限。（4）有行政机关名称、印章及日期。

（四）送达和执行

1、送达文书主要是送达回证，适用于发生法律效力和具有法律意义文书的送达。送达回证必须包括：送达文书的名称；受送达人的名称（姓名）；送达时间、地点；送达方式（代收送达、留臵送达的应在备注中注明；公告送达应将公告文书归档入卷；邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中）；送达人签名、被送达人或见证人签名。

2、执行文书的要求是：处罚全部履行的，应有相应的凭证。如行政处罚缴款书、违法物品监销单等；处罚部分履行的，应有相应的审批文书，如延期或分期缴纳罚款审批文书等；处罚逾期不履行的，应有依法加处罚款、查封、扣押、冻结文书或申请法院强制执行的文书。

（五）结案

结案的主要法律文书是结案报告。结案报告包括：案由、案情、送达情况、执行情况及其结果和相关证据、承办人意见及签名、办案机构负责人意见及签名、行政机关负责人意见及签名、结案日期等。

简易程序处罚案卷标准

简易程序处罚案卷标准，只适用于违法事实确凿并有法定依据，对公民当场处以五十元以下，对法人或者其他组织当场处以一千元以下罚款或警告的行政处罚案卷。其具体标准为：

一、实体标准

实体标准同一般程序处罚案卷标准中的实体标准。

二、案卷文书标准

简易程序处罚案卷的文书应具备以下内容（相关内容的具体要求与一般程序处罚案卷标准中的案卷文书标准要求相同）：

1、使用预定格式和编有号码的行政处罚决定书；

2、有当事人姓名或单位名称、地址（住址）；

3、有违法行为的具体时间、地点；

4、有违法行为的事实和证据；

5、有罚款金额或警告内容；

6、有行政处罚依据（条、款、项、目）；

7、有行政处罚履行方式和期限；实行罚缴分离的，应告知当事人罚款缴付的指定银行名称、地址等，并告知若逾期缴纳罚款是否有加处罚款的规定；

8、有告知当事人不服行政处罚决定，申请行政复议或提起行政诉讼的途径和期限；

9、有作出行政处罚决定的行政机关名称、印章和日期；

10、有当场实施处罚的行政执法人员的行政执法证件号码、签名或盖

章；

11、当场执行行政处罚决定的要有备注。

立卷归档标准

1、行政处罚案件实行一案一卷、一卷一号制度。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案二卷，即正卷和副卷。

2、卷内文书应当使用蓝黑色、黑色钢笔、签字笔书写。当事人提供的材料使用铅笔或圆珠笔的，入卷前应予复印。所有文书只存一份正本。

3、案卷按照《文书档案案卷格式》（GB/T9705—2008）的要求立卷。

4、卷内材料排列有序。可选择两种顺序排列：第一种顺序是按照办案过程顺序排列文书；第二种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设臵分类排序。

5、卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角编写。

6、不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。

7、纸张无破损，破损文书应修补或复制。文书大小规格统一，文书过小的应衬纸粘贴切齐，文书过大的应折叠整齐。

8、案卷中不得涂改，如确需涂改，必须在涂改处捺手印，并注明涂 13

改的原因及理由。

附则

1、各级政府法制部门和部门法制机构负责指导、规范和监督行政处罚文书的制作、立卷和案卷管理工作。

2、各级政府法制部门和部门法制机构应定期组织行政处罚案卷的评查，推广先进经验，纠正存在的问题，不断提高行政处罚案卷质量和行政执法水平。

3、国务院有关部门对行政处罚文书格式有规定的，从其规定；省人民政府行政执法部门按照本标准制作本系统统一的文书格式，可根据部门执法工作需要增加相关文书格式，并报省政府法制机构备案。

4、行政处罚文书中根据行政处罚自由裁量规则进行裁量的依据不得单独使用，应与相应的法律、法规、规章同时使用。

5、本标准由河北省人民政府法制办公室负责解释。

附：河北省行政处罚案卷参考文书样式

一、立案审批表

二、询问笔录

三、检查（勘验）笔录

四、抽样取证通知书

五、抽样取证物品处理通知书

六、先行登记保存证据通知书

七、先行登记保存证据物品处理通知书

八、行政处罚事先告知书

九、陈述、申辩笔录

十、行政处罚听证告知书

十一、行政处罚听证通知书

十二、听证笔录

十三、听证报告

十四、调查终结报告

十五、案件集体讨论笔录

十六、案件处理内部审批表（通用）

十七、行政处罚决定书

十八、责令（限期）改正通知书

十九、行政处罚文书送达回证

二十、行政处罚案件结案报告 二

十一、当场行政处罚决定书 二

十二、行政违法案件移送函 二

十三、行政处罚强制执行申请书 二

十四、案卷封面 二

十五、案卷目录

第三篇：吉林省行政处罚案卷标准

附件3：

吉林省行政处罚案卷标准（试行）

目 录

第一章总则

第二章立案

第三章调查取证

第四章陈述、申辩与听证

第五章审查决定

第六章送达执行

第七章结案

第八章简易程序

第九章归档

第十章附则

第一章 总 则

第一条 为了保护公民、法人或者其他组织的合法权益，规范行政处罚行为，提高行政执法水平，根据《中华人民共和国行政处罚法》和《吉林省实施〈中华人民共和国行政处罚法〉若干规定》等法律、法规和规章的规定，结合本省实际，制定本标准。

第二条 全省范围内行政执法机关（包括法律、法规授权的组织和受委托实施处罚的组织）行政处罚案卷的制作和管理适用本标准。

由于部门执法特点的需要，或国家部委有特殊要求的，可以在符合本标准实体内容的基础上，增加执法文书种类。

第三条 各级政府法制部门和部门法制机构负责指导、规范和监督行政处罚文书的制作、立卷和案卷管理工作。

各级政府法制部门和部门法制机构应定期组织行政处罚案卷的评查，推广先进经验，纠正存在的问题，促进行政执法水平的提高。

第四条 行政处罚案卷应是案件办理的真实记录，严禁弄虚作假。

第五条 制作行政处罚案卷应坚持公正原则，不得排斥或去除对当事人有利的证据。

第六条 规范和制作行政处罚案卷应兼顾规范执法行为和节约行政资源两个方面。

第七条 行政执法机关应建立行政处罚案卷的管理制度，并确定管理人员，促进管理的规范化。

第二章 立 案

第八条 立案是行政违法案件查处的启动程序，是行政执法人员对当事人进行调查取证、提出处罚建议等履行职责活动的依据。在案卷中体现为立案审批表及相关材料。

第九条 立案审批表应当具备下列内容：

（一）初步掌握当事人的基本情况；

（二）案件来源，注明案件是来自现场检查、投诉举报、交办还是移送等内容；

（三）案情记载，包括涉案的时间、地点，行为及涉嫌违反的法律、法规和规章；

（四）执法人员意见、签名及日期；

（五）办案机构负责人意见、签名及日期；

（六）行政机关领导的意见、签名及日期。

第十条 案件来源应当附相关材料。相关材料包括：举报电话记录、举报信、现场检查笔录、移送材料等。

对举报人可能产生不利影响的，行政机关应为举报人保密。

第三章 调 查 取 证

第十一条 证据是作出行政处罚的事实根据。调查取证阶段的文书包括：询问笔录（证人证言）、勘验检查笔录、取证（抽样）物品清单、物证取证文书、书证取证文书、视听资料取证文书、先行登记保存证据文书和鉴定文书等。

第十二条 询问笔录是对当事人和相关证人询问的书面记载。

询问笔录应当具备下列内容：

（一）询问事由；

（二）起止时间和地点；

（三）询问人、记录人的姓名和职务；

（四）被询问人的基本情况，包括姓名、性别、年龄、职务、住址、单位等信息；

（五）被询问人是案件当事人的，应有向被询问人告知申请回避的内容；

（六）询问的具体内容；

（七）被询问人的意见，并在讯问笔录上逐页、顶格签名；

（八）询问笔录中如有涂改，应有被询问人的签名确认。

每份询问笔录只能针对一个被询问人。

相关证人出具书面证言的，可不受本条第二款中

（一）、（二）、（三）、（五）项内容的限制。

第十三条 对与案件有关的场所、物品进行勘验检查时，应制作勘验检查笔录。

勘验检查笔录应当具备下列内容：

（一）现场勘验检查的起止时间和地点；

（二）勘验检查人和记录人的姓名和职务；

（三）被检查人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（四）现场情况，包括有关的数据、位置、状态、程度等；

（五）勘验检查人签名；

（六）被检查人对勘验检查笔录的意见和签名。

每份勘验检查笔录只能针对一个案件现场。

第十四条 取证（抽样）物品清单应当具备下列内容：

（一）物品名称；

（二）物品数量；

（三）物品主要特征；

（四）执法人员签名及日期；

（五）当事人（持有人、保管人）签名。

第十五条 物证取证文书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）取证事由；

（三）取证方式、时间、地点；

（四）物证与案件的相关性及证明事项；

（五）取证物品的名称及性状；

（六）执法人员签名及日期；

（七）当事人（持有人、保管人）签名。

物证可附原件，对于体积较大或难以归档的物品，可以采取拍照或录制音像资料等方式附卷。

不宜附卷的证据物品，应由执法机关保存。保存期限为：不提起行政复议和行政诉讼的为一年，提起行政复议和行政诉讼的，保存至行政复议或行政诉讼结案。依法应返还或不宜存放的证据物品除外。

第十六条 书证取证文书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）取证事由；

（三）取证方式、时间、地点；

（四）书证与案件的相关性及证明事项；

（五）执法人员签名及日期；

（六）当事人（持有人、保管人）签名。

书证可采取复印、扫描、拍照等方式保存。

第十七条 视听资料取证文书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）取证事由；

（三）取证方式、时间、地点；

（四）视听资料与案件的相关性及证明事项；

（五）执法人员的签名及日期。

视听资料可采取录音带、录像带、光碟等方式保存。

第十八条 先行登记保存审批表应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）登记保存物品的理由；

（三）登记保存物品的名称、规格及数量；

（四）登记保存的方式、期限及地点；

（五）执法人员意见、签名及日期；

（六）办案机构负责人意见、签名及日期；

（七）行政机关领导的意见、签名及日期。第十九条 先行登记保存通知书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）登记保存物品的理由；

（三）登记保存物品的名称、规格及数量；

（四）登记保存的方式、期限及地点；

（五）执法人员签名及日期；

（六）行政机关印章及日期；

（七）当事人签名。

第二十条 先行登记保存物品处理审批表应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）处理物品的名称、规格及数量；

（三）执法人员处理意见、签名及日期；

（四）办案机构负责人意见、签名及日期；

（五）行政机关领导的意见、签名及日期。

第二十一条 先行登记保存物品处理通知书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）对先行登记保存物品的处理意见；

（三）处理物品的名称、规格及数量；

（四）执法人员签名及日期；

（五）行政机关印章及日期；

（六）当事人签名。

第二十二条 对于行政处罚案件中涉及的某些专门性或技术性的问题，可指定具有鉴定资格的机构进行鉴定，并出具鉴定文书。

鉴定文书由鉴定机构按预定格式出具，一般应当具备下列内容：

（一）申请鉴定的单位或个人；

（二）申请鉴定的时间；

（三）申请鉴定的物品及事项；

（四）结论性意见；

（五）鉴定人员信息，鉴定机构印章及日期。

第四章 陈述、申辩与听证

第二十三条 行政机关在作出行政处罚决定之前，告知当事人陈述、申辩与听证的权利应在文书上体现。陈述、申辩与听证阶段的文书包括：陈述、申辩（听证）告知书，陈述、申辩笔录，听证通知书，听证笔录，听证报告。

第二十四条 陈述、申辩（听证）告知书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）执法人员认定的违法事实；

（三）违反的法律、法规和规章的名称及相应的条、款、项、目；

（四）依据法律、法规或规章的条、款、项、目，拟作出行政处罚的种类和幅度；

（五）当事人依法享有陈述、申辩或要求听证的权利及法定期限；

（六）执法人员签名，行政机关的名称、地址、印章及日期；

（七）当事人签名及日期。

第二十五条 当事人陈述、申辩的，应当制作陈述、申辩笔录。

陈述、申辩笔录应当具备下列内容：

（一）案由；

（二）起止时间和地点；

（三）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（四）陈述、申辩人姓名及与当事人关系；

（五）执法人员和记录人的姓名、职务；

（六）当事人对案件涉及的事实、证据、适用法律以及办案程序方面进行陈述、申辩的内容；

（七）当事人对陈述、申辩笔录核对并逐页顶格签名。

当事人放弃陈述、申辩与听证权利的，应有本人签名确认或执法人员记录及签名。

第二十六条 符合法定条件，当事人要求听证的，行政机关应当组织听证，下达听证通知书。

听证通知书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）听证会案由

（三）举行听证的时间、地点、联系人、电话；

（四）听证主持人、记录人的姓名；

（五）明示当事人可以委托1～2名代理人参加听证；

（六）明示当事人有要求听证主持人、记录人回避的权利；

（七）行政机关印章及日期；

（八）当事人签名及日期。

第二十七条 听证过程应当制作听证笔录。

听证笔录应当具备下列内容：

（一）案由；

（二）举行听证的时间、地点；

（三）听证是否公开举行；

（四）听证主持人，记录人，执法人员，当事人，代理人，第三人的基本情况；

（五）执法人员对当事人违法事实的认定，违反的法律、法规和规章，处罚建议及法定依据；

（六）当事人对案件涉及的事实、证据、适用法律以及办案程序方面进行申辩和质证的内容；

（七）当事人及其代理人、第三人及其代理人、执法人员、听证主持人逐页在听证笔录上签名。

第二十八条 听证会结束后，应当制作听证报告。

听证报告应当具备下列内容：

（一）案由；

（二）听证会的时间、地点和参加人的情况；

（三）当事人对案件涉及的事实、证据、适用法律以及办案程序进行申辩和质证的内容；

（四）争议的焦点问题；

（五）主持人的意见和建议。

第五章 审查决定

第二十九条 案件调查终结，行政机关应当对调查结果进行审查并作出处罚决定。这一阶段的文书有：案件处理呈批报告表、重大（情节复杂）案件集体讨论记录、责令改正通知书、行政处罚决定书。

第三十条 案件调查终结，执法人员应当向行政机关作出案件处理呈批报告表。

案件处理呈批报告表应当具备下列内容：

（一）案由；

（二）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（三）违法事实及证据；

（四）违反的法律、法规、规章的名称及条、款、项、目；

（五）执法人员对当事人陈述、申辩或听证所提出意见的采纳情况及理由；

（六）承办案件的执法人员提出的处罚建议及法定依据；

（七）办案机构负责人意见、签名及日期；

（八）行政机关领导意见，签名及日期。

第三十一条 对情节复杂或者重大违法行为给予较重行政处罚的，或行政机关领导认为应当集体讨论的案件，应当集体讨论，并作出记录。

案件集体讨论记录应当具备下列内容：

（一）集体讨论的时间、地点；

（二）案由；

（三）主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及职务；

（四）执法人员汇报当事人主要违法事实，当事人陈述申辩的主要内容和听证报告的内容，是否采纳及其理由，处罚建议及法定依据；

（三）每个参加讨论人员的观点和意见；

（四）参加讨论人员签字；

（七）结论性意见。

第三十二条 对在案件调查过程中发现的违法行为，依法应当制止或责令改正的，应当责令改正并下发责令改正通知书。

责令改正通知书应当具备下列内容：

（一）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（二）违法事实；

（三）违反法律、法规和规章的名称及具体条、款、项、目；

（四）依据的法律、法规和规章及责令停止违法行为或责令改正的内容和期限；

（五）行政机关印章及日期；

（六）当事人签名及日期。

第三十三条 行政机关决定给予行政处罚的，应当制作行政处罚决定书。

行政处罚决定书应当具备下列内容：

（一）编号；

（二）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（三）违法事实并简述相关证据，违反的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目；

（四）行政处罚依据的法律、法规、规章的名称及条、款、项、目，给于行政处罚的种类及幅度；

（五）行政机关行使自由裁量权的理由；

（六）行政处罚的履行方式和期限；

（七）不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的机关和期限（行政复议前置的可不告知申请行政诉讼的权利）及投诉举报电话；

（八）作出行政处罚决定的行政机关名称和日期及印章。

行政处罚决定书应采用打字的文书下达。

第三十四条 责令改正与行政处罚同时作出的，责令改正与行政处罚可一并通过行政处罚决定书下达。

第六章 送达执行

第三十五条 送达执行阶段，包括对行政处罚决定书的送达和行政处罚的执行情况。

第三十六条 行政处罚决定书送达当事人的，应当填写送达回执。

送达回执应当具备下列内容：

（一）送达文书的名称；

（二）受送达人的名称（姓名）；

（三）送达时间、地点；

（四）送达方式及签收情况；

（五）受送达人或代收人签名及日期；

（六）送达人签名及日期。

代收送达、留置送达的应在备注中注明，并有代收人或见证人签名；公告送达应将公告文书归档入卷；邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中。

其他行政处罚文书需送达的，可按本条规定执行。

第三十七条 行政处罚的执行情况，在案卷中应有文书记载。

行政处罚全部履行的，应有相应的凭证。如行政处罚缴款书或票据，没收及销毁物品的处置记录。

分期、延期缴纳罚款的，应有相应的审批文书。

第七章 结 案

第三十八条 行政处罚案件办结后，应当作出结案报告。

结案报告应当具备下列内容：

（一）案由及案情；

（二）行政机关处理决定及执行情况；

（三）执法人员意见、签名及日期；

（四）办案机构负责人意见、签名及日期；

（五）行政机关领导意见，签名及日期。

第八章 简易程序

第三十九条 适用简易程序，当场作出行政处罚决定的，应当制作当场行政处罚决定书。

行政处罚决定书应当具备下列内容：

（一）处罚决定书名称、编号；

（二）当事人名称（姓名）、地（住）址、法定代表人等情况；

（三）违法事实及违反的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目；

（四）当事人陈述、申辩的主要内容；

（五）行政处罚依据的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目，给于行政处罚的种类及幅度；

（六）行政处罚的履行方式和期限；

（七）不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的机关和期限及投诉举报的电话；

（八）作出行政处罚决定的行政机关的名称及印章；

（九）作出行政处罚决定的日期；

（十）当场实施处罚的执法人员的执法证件号码及签名；

（十一）当事人在存根联签名。

当场行政处罚决定书可用格式文书填写。

第四十条 应将简易程序当场行政处罚决定书的存根作为案卷存档。

第九章 归 档

第四十一条 行政处罚案卷实行一卷一号，一案一卷制度。

第四十二条 行政执法机关应当在行政处罚案件办结后15日内按规定将办案文书立卷归档。

第四十三条 案卷应用易于存放的纸质材料作为封皮。

第四十四条 案卷不应金属装订，且案卷内不能有其他金属物。

第四十五条 卷内应有文书目录，并且填写规范。

第四十六条 卷内文书不能采用铅笔或圆珠笔填写。

第四十七条 卷内文书一般按时间顺序排列。

采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角，反页在左上角。

第四十八条 有关机关调取行政处罚案卷应当出具书面凭证；逾期未归还的，管理人员应当及时催收。

第十章 附 则

第四十九条 本标准中所称的当事人签名包括：签名、手印或印章。

第五十条 直接办案执法人员的执法证件号码在案卷中应当有所体现。

第五十一条 案件中需要当事人签名、签收，当事人拒绝签名、签收或不在现场的，应在文书中由两名以上执法人员签字注明。具备条件的，应有见证人签字。

第五十二条 本标准自2007年9月1日起施行。

第四篇：北京市行政处罚案卷标准

北京市行政处罚案卷标准

总 则

1.适用范围。本标准适用于本市各级行政机关（包括经合法授权或委托实施行政处罚的组织）按照法定一般程序实施行政处罚的案卷。

2.标准依据。本标准依据《中华人民共和国行政处罚法》和《中华人民共和国档案法》，以及市政府的有关规定制定。

3.术语

3.1 本标准所称处罚主体是指依法享有行政处罚权的行政机关和法律、法规授权实施行政处罚的具有管理公共事务职能的组织。

3.2 本标准所称被处罚主体是指作出违反法律、法规、规章的行为并受到行政机关依法给予行政处罚的公民、法人或者其他组织。

3.3本标准所称行政机关负责人是指行政机关的法定代表人或者主管负责人；行政机关所属执法机构的负责人和受委托组织的负责人，也可视为“行政机关负责人”，但应在行政机关内部执法程序或者执法委托书中明确规定。

3.4本标准所称当事人基本情况：当事人是公民的，应当包括姓名、性别、年龄、单位、住址等；当事人是法人或者其他组织的，应当包括单位名称、地址、法定代表人或者负责人姓名等。

3.5本标准所称基本标准是指反映行政处罚案卷基本要素的标准。包括主体资格、事实证据、适用法律和程序规则等。

3.6本标准所称一般标准是指反映行政处罚案卷中各种法律文书制作和使用规范的一般要求的标准。

3.7本标准所称技术处理是指在案卷文书涂改处按压指印或者加盖印章等。

基本标准

4.主体资格 4.1 处罚主体：

4.1.1 实施行政处罚的主体具有法定资格。

4.1.2 实施行政处罚符合法定权限。4.1.3 印章使用符合法律规定。4.2 被处罚主体：

4.2.1 被处罚主体确认清楚。

4.2.2 被处罚主体是依法能够独立行使权利、承担法律责任的公民、法人或者其他组织。

4.2.3 被处罚主体是违法行为的当事人。5.事实证据

5.1 作出行政处罚所认定的违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实。

5.2 法律文书能够准确记载违法行为的时间、地点、情节、程度和后果。

5.3 卷内证据应当具备合法性和有效性。

5.4 卷内证据能够证明违法行为的性质、情节、程度和危害后果。

6.适用法律

6.1认定违法事实和实施行政处罚的依据是现行有效的法律、法规、规章。

6.2 认定违法事实和实施行政处罚引用法律、法规、规章依据及其条、款、项、目准确无误。6.3行政处罚的种类和幅度符合法定要求。

7.程序规则

7.1 实施行政处罚按照立案、调查取证、审查决定、送达执行的步骤进行。

7.2 实施行政处罚符合法定程序和规则。

7.3 履行行政处罚程序的每一环节有相应法律文书记载，并符合法定形式要件。

7.4行政机关在适用行政处罚程序时，可在法律允许的范围内，适当简化文书和工作环节。

一般标准

8.立案。主要文书：立案审批表

立案审批表应当记载初步掌握的案件当事人和案件情况，并准确记载案件来源、承办意见、审批意见、审批时间等。

9.调查取证。主要文书有调查笔录、取证文书、鉴定结论或相关说明、听证文书、调查终结报告等。

9.1 调查笔录。包括：询问笔录、检查（勘验）笔录等。9.1.1 询问笔录。应当准确记载询问起止的时间和地点、询问人和记录人签名、被询问人的基本情况、询问内容、被询问人对笔录的意见及签名或盖章。

9.1.2 检查（勘验）笔录。应当准确记载检查（勘验）时间和地点、被检查人的基本情况、检查（勘验）的内容、检查人员签名、被检查人对笔录的意见及签名或者盖章。

9.2 抽样取证文书。包括取证审批文书、取证通知书、物品清单、物品处理通知书。

9.2.1取证审批文书。应当准确记载案件调查的基本情况、需要取证的理由、取证内容、承办人意见、负责人审批意见及其申请和批准时间。

9.2.2取证通知书。应当准确记载当事人名称（姓名），取证事由、时间和地点，行政机关印章。

9.2.3物品清单。应当准确记载物品的数量、品级、名称、规格、型号、形态，当事人签名或者盖章，两名执法人员签名或者盖章。

9.2.4物品处理通知书。应当准确记载当事人的名称（姓名）、物品处理意见、执法人员、当事人签名或者盖章、行政机关印章和通知时间。

9.3 先行登记保存证据文书。包括先行登记保存证据审批文书、先行登记保存证据通知书、物品清单、物品处理通知书。（文书内容同本标准9.2所列各项）

9.4相关证明文书。包括鉴定结论、相关说明和授权委托书。

9.4.1鉴定结论或者相关说明。应当准确记载鉴定或者说明的单位或者个人名称、申请鉴定或者说明的时间及事由、明确的结论性意见；鉴定或者说明部门的印章和鉴定时间。

9.4.2授权委托书。应当注明受托人姓名，授权委托的内容和时间，授权委托人签名或者盖章。

9.5 听证文书。包括听证告知书、听证通知书、听证公告、听证记录、听证报告等。

9.5.1 听证告知书。应当准确记载当事人名称、违法事实、认定依据、拟作出行政处罚的种类和幅度、当事人依法享有要求举行听证的权利、法定期限、行政机关的名称、地址、印章及其告知时间。

9.5.2 听证通知书。应当准确记载举行听证的时间、地点、听证主持人的姓名、当事人可以委托代理人参加听证和有要求听证主持人回避的权利、行政机关印章及其通知时间。

9.5.3 听证公告。应当准确记载听证事由、举行听证的时间、地点、行政机关印章及其公告时间。

9.5.4 听证笔录。应当准确记载举行听证的时间、地点；听证主持人、记录人、当事人、代理人、案件调查人的姓名、性别、工作单位、职务、电话、住址等基本情况；案件调查人的案情简介；当事人对案件涉及的事实、证据和依据进行陈述申辩的内容；当事人签名。

9.5.5听证报告。应当准确记载案件来源和案件调查认定的基本情况；举行听证的时间、地点和参加人情况；当事人针对行政机关认定的违法事实、情节、适用法律等陈述和申辩的理由和证据，以及从轻、减轻或者不予行政处罚的要求；主持人的意见和建议。

9.6调查终结报告（可与案件处理呈批文书合并使用，报告主要内容同本标准10.1）

10.审查决定。主要文书有：案件处理呈批文书、案件集体讨论记录、行政处罚决定书等。10.1 案件处理呈批文书。应当准确记载当事人的基本情况、调查确认的违法事实、情节、后果；认定和处罚的依据；承办人意见和签名；行政机关负责人审批意见、签名和审批时间。

10.2 行政机关负责人集体讨论记录。应当准确记载集体讨论的时间、地点；主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及其职务；案情简介；会议作出的结论性意见。

10.3 行政处罚决定书。应当准确记载当事人的基本情况；违法事实和证据；违反法律、法规、规章的名称及其条、款、项、目；实施行政处罚的依据及其种类；行政处罚的履行方式及其期限；当事人不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限；作出行政处罚的行政机关名称和作出决定的日期；做出行政处罚的行政机关印章。

11.送达执行。主要文书有：送达文书、执行文书。

11.1 送达文书。应当准确记载送达文书的名称、文号；受送达人的名称（姓名）；送达的时间、地点和送达方式；行政机关印章、送达人签名、收件人签名及其签收时间。11.2 执行文书。

11.2.1 行政处罚全部履行的，应当具有相应的凭证。如行政处罚缴款书、违法物品监销单等，此类文书应当按照财政部门的统一要求填制。

11.2.2 行政处罚部分履行的，应当具有相应的审批文书。如延期、分期缴纳罚款审批文书或者无法继续履行的说明等，此类文书应当准确记载当事人的名称（姓名）和违法事实；违反法律、法规、规章的名称；承办人关于延期、分期或者无法继续履行的理由和签名；行政机关负责人审批意见、签名以及审批时间。

11.2.3 行政处罚逾期不履行的，应当具有加处罚款的文书；查封、扣押、冻结文书；申请法院强制执行文书等。

11.2.3.1 加处罚款文书。应当在卷中附存加处罚款的行政处罚缴款书或者银行代收凭证。

11.2.3.2 查封、扣押、冻结文书。包括审批文书、通知书、物品清单、物品处理通知书等（文书内容同本标准9.2所列各项）。

11.2.3.3 申请法院强制执行文书。按照法院统一要求填制。

12.结案。主要文书是结案审批文书。

12.1 结案审批文书。应当准确记载当事人名称（姓名）和违法事实；行政机关做出行政处罚决定的内容和时间；行政处罚决定的执行结果；承办人申请结案的意见、签名及其时间；行政机关负责人同意结案的意见、签名及其时间。

13.案件移送文书。应当准确记载当事人基本情况；案件移送理由、移送内容；移送机关名称、印章以及移送时间等。14.立卷归档。应当符合档案管理的有关规定。14.1 行政处罚案件原则上实行一案一卷，一卷一号。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案多卷，即正卷和副卷。案卷使用档案部门统一印制的封皮。

14.2 文书填制。卷内文书使用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔或者毛笔书写，字迹清晰，页面整洁。涂改处应当进行技术处理，空白处应当做划线标注。

14.3 证据保存。不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及其存放地点等内容。

14.4 文书装订顺序。卷内文书可选择下列两种顺序排列：第一种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照办案时间顺序排列；第二种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类按序排列。

14.5 卷内文书页码。采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角。

14.6 破损文书应修补或者复制。文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐。

14.7 案卷封皮、卷内目录和备考表填写规范。案卷装订无金属物。

14.8 立卷归档符合档案法的其它要求。

15.本标准实施中的问题由市政府法制办公室负责解释。

16.本标准自发布之日起实施。

第五篇：广西壮族自治区行政处罚案卷标准

附件1：

广西壮族自治区行政处罚案卷标准

为进一步完善自治区各级行政机关（包括合法授权或者委托实施行政处罚的组织）的行政执法案卷，规范行政执法行为，不断提高行政执法水平，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》和自治区有关规定，制定本标准。

本标准分为主要术语、基本标准、一般标准和附则四部分。

主要术语

1．处罚主体：是指依法享有行政处罚权的行政机关和法律、法规授权实施行政处罚的具有管理公共事务职能的组织。

2．被处罚主体：是指实施违反法律、法规、规章的行为，受行政处罚的公民、法人或者其他组织。

3．行政机关负责人：是指该行政机关的法定代表人或者主管负责人；行政机关所属执法机构的负责人和受委托组织的负责人，也可视为“行政机关负责人”，但应在行政机关内部执法程序或者执法委托书中明确规定。

4．当事人基本情况；当事人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、身份证号码、住址、单位、职业、联系方式等；当事人是法人或者其他组织的，要记载其单位名称、地址、法定代表人或者负责人姓名、职务、联系方式等。

5．基本标准：是指反映行政处罚案卷基本要素的标准。包括主体资格、事实证据、适用法律和程序规则等。

6．一般标准：是指反映行政处罚案卷中各种法律文书制作和使用规范的一般要求的标准。

7．技术处理：是指在案卷文书涂改处按压指印或者加盖印章

等。

基本标准

一、主体资格

（一）处罚主体：

1．实施行政处罚的主体具有法定资格。2．实施行政处罚符合法定权限。3．印章使用符合法律规定。

4．履行行政执法职责的人员必须是持有效《广西壮族自治区行政执法证》的行政执法人员。

（二）被处罚主体： 1．被处罚主体确认清楚。

2．被处罚主体是依法能够独立行使权利、承担法律责任的公民、法人或者其他组织。

3．被处罚主体是违法行为的当事人。

二、事实证据

（一）作出行政处罚所认定的违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实。

（二）法律文书能够准确记载违法行为的时间、地点、情节、程度和后果。

（三）卷内证据应当具备合法性和有效性。

（四）卷内证据能够证明违法行为的性质、情节、程度和危害后果。

三、适用法律

（一）认定违法事实和实施行政处罚的依据是现行有效的法律、法规、规章。

（二）认定违法事实和实施行政处罚引用法律、法规、规章

依据及其条、款、项、目准确无误。

（三）行政处罚的种类和幅度符合法定要求。

四、程序规则

（一）实施行政处罚按照立案、调查取证、审查决定、送达执行的步骤进行。

（二）实施行政处罚符合法定程序和规则。

（三）履行行政处罚程序的每一环节有相应法律文书记载，并符合法定形式要件。

（四）行政机关在适用行政处罚程序时，可在法律允许的范围内，适当简化文书和工作环节。

一般标准

一、立案。主要文书：立案审批表

立案审批表应当记载初步掌握的案件当事人和案件情况，并准确记载案件来源、承办意见、审批意见、审批时间等。

二、调查取证。主要文书有调查笔录、取证文书、鉴定结论或相关说明、听证文书、调查终结报告等。

（一）调查笔录。包括：询问笔录、检查（勘验）笔录等。1．询问笔录。应当准确记载询问起止的时间和地点、询问人和记录人签名、被询问人的基本情况、询问内容、被询问人对笔录的意见及签名或者盖章。

2．检查（勘验）笔录。应当准确记载检查（勘验）时间和地点、被检查人的基本情况、检查（勘验）的内容、检查人员签名、被检查人对笔录的意见及签名或者盖章。

（二）抽样取证文书。包括取证审批文书、取证通知书、物品清单、物品处理通知书。

1．取证审批文书。应当准确记载案件调查的基本情况、需要

取证的理由、取证内容、承办人意见、负责人审批意见及其申请和批准时间。

2．取证通知书。应当准确记载当事人名称（姓名），取证事由、时间和地点，行政机关印章。

3．物品清单。应当准确记载物品的数量、品级、名称、规格、型号、型号、形态，当事人签名或者盖章，两个执法人员签名或者盖章。

4．物品处理通知书。应当准确记载当事人的名称（姓名）、物品处理意见、执法人员、当事人签名或者盖章、行政机关印章和通知时间。

（三）先行登记保存证据文书。包括先行登记保存证据审批文书、先行登记保存证据通知书、物品清单、物品处理通知书（文书内容同本标准抽样文书所列各项）

（四）相关证明文书。包括鉴定结论、相关说明和授权委托书。

1．鉴定结论或者相关说明。应当准确记载鉴定或者说明的单位或者个人名称、申请鉴定或者说明的时间及事由、明确的结论性意见；鉴定或者说明部门的印章和鉴定时间。

2．授权委托书。应当注明受托人姓名，授权委托的内容和时间，授权委托人签名或者盖章。

（五）听证文书。包括听证告知书、听证通知书、听证公告、听证记录、听证报告等。

1．听证告知书。应当准确记载当事人名称、违法事实、认定依据、拟作出行政处罚的种类和幅度、当事人依法享有要求举行听证的权利、法定期限、行政机关的名称、地址、印章及其告知时间。

2．听证通知书。应当准确记载举行听证的时间、地点、听证主持人的姓名、当事人可以委托代理人参加听证和有要求听证主持人回避的权利、行政机关印章及其通知时间。

3．听证公告。应当准确记载听证事由、举行听证的时间、地点、行政机关印章及其公告时间。

4．听证笔录。应当准确记载举行听证的时间、地点；听证主持人、记录人、当事人、代理人、案件调查人的姓名、性别、工作单位、职务、电话、住址等基本情况；案件调查人的案件简介；当事人对案件涉及的事实、证据和依据进行陈述申辩的内容；当事人签名。

5．听证报告。应当准确记载案件来源和案件调查认定的基本情况；举行听证的时间、地点和参加人情况；当事人针对行政机关认定的违法事实、情节、适用法律等陈述和申辩的理由和证据，以及从轻、减轻或者不予行政处罚的要求；主持人的意见和建议。

（六）调查终结报告（可与案件处理呈批文书合并使用，报告主要内容同本标准案件处理呈批文书所列各项）

三、审查决定。主要文书有：案件处理呈批文书、案件集体讨论记录、行政处罚事先告知书、行政处罚决定书、责令改正通知书等。

（一）案件处理呈批文书。应当准确记载当事人的基本情况、调查确认的违法事实、情节、后果；认定和处罚的依据；承办人意见和签名；行政机关负责人审批意见、签名和审批时间。

（二）行政机关负责人集体讨论记录。应当准确记载集体讨论的时间、地点；主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及其职务；案情简介；会议作出的结论性意见。

（三）行政处罚事先告知书。应当准确记载当事人的基本情

况；违法事实和证据；违反法律、法规、规章的名称及其条、款、项、目；拟作出行政处罚的种类和幅度；当事人依法享有陈述权、申辩权、要求举行听证的权利及行使权利的方式和期限；行政处罚的行政机关名称和日期；行政处罚实施行政机关的印章。

（四）行政处罚决定书。应当准确记载当事人的基本情况；违法事实和证据；违反法律、法规、规章的名称及其条、款、项、目；实施行政处罚的依据及其种类；行政处罚的履行方式及其期限；当事人不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限；作出行政处罚的行政机关名称和作出决定的日期；做出行政处罚的行政机关印章。

（五）责令改正通知书。应当准确记载当事人的基本情况；违法事实和违反法律、法规、规章名称的全称及其具体条、款、项、目；责令改正的内容及期限；作出责令改正的行政机关名称、印章及日期。

四、送达执行。主要文书有：送达文书、执行文书。

（一）送达文书。主要是送达回证，应当准确记载送达文书的名称、文号；受送达人的名称（姓名）；送达的时间、地点和送达方式；行政机关印章、送达人签名、收件人签名及其签收时间。留置送达的应当在备注中注明；公告送达的应当将公告文书归档入卷；邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中。

（二）执行文书。

1．行政处罚全部履行的，应当具有相应的凭证。如行政处罚缴款书、违法物品监销单等，此类文书应当按照财政部门的统一要求填制。

2．行政处罚部分履行的，应当具有相应的审批文书。如延期、分期缴纳罚款审批文书或者无法继续履行的说明等，此类文书应

当准确记载当事人的名称（姓名）和违法事实；违反法律、法规、规章的名称；承办人关于延期、分期或者无法继续履行的理由和签名；行政机关负责人审批意见、签名以及审批时间。

3．行政处罚逾期不履行的，应当具有加处罚款的文书；查封、扣押、冻结文书；申请法院强制执行文书等。

（1）加处罚款文书。应当在卷中附存加处罚款的行政处罚缴款书或者银行代收凭证。

（2）查封、扣押、冻结文书。包括审批文书、通知书、物品清单、物品处理通知书等（文书内容同本标准抽样取证文书所列各项）。

（3）申请法院强制执法文书。按照法院统一要求填制。

五、结案。主要文书是结案审批文书。

结案审批文书。应当准确记载当事人名称（姓名）和违法事实；行政机关做出行政处罚决定的内容和时间；行政处罚决定的执行结果；承办人申请结案的意见、签名及其时间；行政机关负责人同意结案的意见、签名及其时间。

六、案件移送文书。应当准确记载当事人基本情况；案件移送理由、移送内容；移送机关名称、印章以及移送时间等。

七、立卷归档。应当符合档案管理的有关规定。

（一）行政处罚案件原则上实行一案一卷，一卷一号。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案多卷，即正卷和副卷。

（二）文书填制。卷内文书使用黑色或蓝黑色钢笔、签名笔或者毛笔书写，字迹清晰，页面整洁。涂改处应当进行技术处理，空白处应当做划线标注。

（三）证据保存。不能随文书装订立卷的证据，应放入证据

袋中，随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷半夜的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及其存放地点等内容。

（四）文书装订顺序。卷内文书可选择下列两种顺序排列：第一种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照办案时间顺序排列；第二种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类按序排列。

（五）卷内文书页码。采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角。

（六）破损文书应修补或者复制。文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐。

（七）案卷封皮、卷内目录和备考表填写规范。案卷装订无金属物。

（八）立卷归档符合档案法的其它要求。

附 则

一、本标准实施中的问题由自治区法制办公室负责解释。

二、本标准自发布之日起实施