利用EXCEL表格实现应收账款的日常管理

第一篇：利用EXCEL表格实现应收账款的日常管理

利用EXCEL表格实现应收账款的管理

在市场经济条件下，存在着激烈的市场竞争，企业为了抢先占领市场，扩大销售，可能采取赊销方式，增加销售收入，同时，当前不少企业都存在资金紧张的状况，致使形成大量的应收账款。应收账款是企业在经营过程中发生的债权，如果不能及时收回，一方面影响企业生产经营所需的资金，引起资金周转减缓，降低企业资金利用效率；另一方面应收账款按规定提取坏账准备，收不回来的还会形成坏账损失。因此，对应收账款的管理和控制就成为企业财务管理的重要内容之一。本文就如何利用EXCEL表格建立应收账款辅助账户，实现对应收账款的日常管理，介绍自己的一些做法。

一、利用EXCEL表格设置应收账款的台账

1、应收账款台账的构造

应收款台账包括按客户设置的销售台账和企业财务管理部门定期编制的应收款明细表，它详细反映了企业内部各部门与客户之间应收款项的发生、增减变动、余额及其账龄等财务信息，是销售业务发生全过程的信息载体。建立健全应收款台账是整个应收款管理过程中最基础的工作。

目前企业主要是通过“二账一表”(即应收账款明细分类账、应收账款明细表和应收账款账龄分析表)对应收账款进行管理。这种管理手段具有其局限性：首先，应收账款明细分类账是三栏式账户，其中日期、凭证号、摘要仅与当期发生额有关，对某一客户全部余额是在何时产生、因何产生、该由谁负责等有用的管理信息却不得而知。其次，应收账款明细表都是在期末编制，反映的是企业期末的状况，对某一笔具体款项的收回帮助甚微。第三，应收账款账龄分析表一般是用来分析坏账准备应该计提的比例，也只有期末才会编制，而此时坏账风险已经积累到了一定程度。为了克服上述局限，加强对应收账款回收的控制，笔者认为：应收账款的台账应当分为：每一客户应收账款明细表和总应收账款汇总表。

应收账款明细表主要是详细地记录业务交易的内容，包括赊销合同审批情况（包括审批人、经办人）；合同的相关内容（包括合同编号、付款期限、付款方式、付款地点、违约责任等）；赊销业务的发生情况（包括财务确认销售时的时间、记账凭证字号、经济内容、金额）；货款回笼情况（包括收回货款的时间、凭证号）；账龄、货款逾期时间、信用等级评定以及用应收账款进行投资、融资、贴现、证券化的备查登记（或者事项）。

应收账款汇总表主要记录各客户的基本面和欠款情况，具体设有：客户名称、客户级别、累计欠款金额、欠款最长时间、坏账风险预警等级、地址、电话、开户银行、账号、经办人、企业法人、企业经济性质、经营范围、规模状况、财务物资状况、社会信誉、负债情况等等。

2、使用EXCEL2000设置应收账款台账。

（1）利用EXCEL2000，建立一个工作薄，存盘并命名为应收账款，在该工作薄上，将每一位客户作一张工作表，并将工作表名如“Sheet1”改名为该客 户单位名称(最好是简称)，并建立如表一的格式。

（2）复制并移动客户工作表，建立第二位、第三位客户。。等客户的应收账款台账。

（3）最后，在应收账款工作薄上，插入一个工作表，并命名为“汇总表”。建立后应收账款台账样式为：

二、利用EXCEL2000计算应收账款的相关指标

1、对货款收回确认的原则。应按照财政部财会（2002）18号的规定进行。即：采用账龄分析法计提坏账准备时，收到债务单位当期偿还的部分债务后，剩 余的应收款项，不应改变其账龄，仍应按原账龄加上本期应增加的账龄确定；在存在多笔应收款项，且各笔应收款项账龄不同的情况下，收到债务单位当期偿还的部分债务，应当逐笔认定收到的是哪一笔应收款项；如果确实无法认定的，按照先发生先收回的原则确定，剩余应收款项的账龄按上述同一原则确定。

2、应收账款账龄的计算。

（1）主要使用DAYS360（）和IF（）函数。①函数DAYS360(start_date,end_date,method)，其中Start_date 和 end_date 是用于计算期间天数的起止日期。如果 start_date 在 end_date 之后，则 DAYS360 将返回一个负数。②IF（）函数包含三个参数：要检查的条件、当条件为真时的返回值和条件为假时的返回值。检查的条件要么为真，要么为假。如果条件为真，则函数返回某一值；如果条件为假，则函数将返回另一值。利用这两个函数就可以实现账龄的计算。

（2）应收账款账龄的计算。它是以财务确认销售实现的日期开始，到现在来计算账龄。公式设置为IF(H5<>0,DAYS360(A5,TODAY(),1),0)，以此类推。公式涵义为：如果应收账款余额为0，则账龄为0，否则以一年360天计算，账龄是从2004年11月10日开始计算到现在。

（3）收款延期计间的计算。它是以全额收到款项的日期为基数，与合同最后付款期相比较，计算逾期履约的情形，其目的是借此来考评客户履约信用。公式设置为=IF(H5<>0,0,DAYS360(A5,E5,1))，以此类推。

（4）款项已逾期时间的计算。它是以合同最后付款日期起，客户未履行付款约定，到现在的时间。公式设置为=IF(H5<>0,DAYS360(N5,TODAY(),1),0)，以此类推。

3、坏账准备的计提

坏账准备的计提方法，主要有账龄分析法、余额百分比法、销货百分比法、个别认定法。这里介绍：账龄分析法公式设置。如企业规定：账龄一年以下的，计提比例为5%，一年至二年之间计提比例为20%等。设置公式=IF(I6/360<=1,H6*0.05,H6*0.2)，以此类推。

4、其中最长的一笔逾期未收回款项时间的计算。

主要是对“款项已逾期时间”栏目计算其最大值，公式设置为=MAX(R5:R31)

5、坏账风险预警等级。

坏账风险预警等级，主要从账龄的结构进行评定。如规定能在3个月内回款的客户，列入第一等级（A），比较安全；能在6个月之内回款的客户，列为第二等级（B），安全；能在6个月至1年以内回款的客户，列为第三等级（C），风险；能在1年以上至2年以内回款的客户，列为第四等级（D），坏账。以现有欠款时间最长为基数，进行判断，设置公式为=IF(M2/30<=3,“A级”,IF(M2/30<=6,“B级”,IF(M2/30<=12,“C级”,“D级”)))。

三、加强应收账款台账的分析，控制和降低应收账款。

1、对应收账款采用ABC分类管理。

ABC分类法，也叫巴雷特控制法，它是一种体现重要性原则的管理方法，现已广泛用于存货管理、成本管理和生产管理。此法的内涵是，按照应收账款产生的原因、客户欠款的比重以及账龄等。对应收账款分别进行A、B、C分类。对A类的应收账款应当重点控制，对于B类应一般控制，对于C类则简单控制。对A类客户，是管理的重点，要详细掌握其有关信息的资料，进行准确及时的信用评估，采用合理的信用额度，制定相应的信用政策。对B类客户可分析其潜在的市场容量，尽可能诱导其同企业的业务量增大。C类客户都是一些小散客户，企业不对其做重点管理，在债务关系上，对其只是做单方面的债务让渡，以免形成繁杂的三角债务链。

2、严格执行对帐制度，对清欠作好准备。严格执行对账制度，是确保应收账款明细账的真实、准确的有力措施。也只有做好应收账款的核对工作，才能对企业应收账款情况做出合理的归纳和总结，对清理应收账款作出必要的充分准备。

应收账款的核对，包括与财务应收账款明细账、总账的核对，与销售人员销售台账核对，与客户进行核对三个方面。这里强调的是对与客户的核对。定期向客户传送对账单，并要求客户在对账单上盖章确认，对客户提出的异议，应及时查明原因，协商解决，防止客户以各种理由推迟付款，或者拒绝付款。

3、强化对客户实际赊销支付情况的分析，及时调整客户信用等级和信用额度。

对客户信用的评估，确定信用等级和信用额度，是一种复杂的、不断修正的过程。客户信用分析主要包括其愿意履约的可能性、偿还货款的能力、公司的财务状况与实力、资产担保以及外部环境对客户的获利能力的影响等内容。

比如：对表中“收款延期时间”、“其中最长的一笔逾期未收回款项时间”等相关指标分析，计算出该客户以往不能按时付款的次数、每一次拖延付款时间和金额、进一步揭示未来该客户到期还款的概率，及时调整客户信用等级和信用额度。

4、强化内部控制，严格赊销审批制度。

（1）按职务分离原则，完善赊销手续管理。

现代企业管理将每一项经济业务划分为六个步骤，即授权、主办、核准、执行、记录、复核，并实行严密的组织分工。如授权审批和执行职务相分离，执行和审批职务分离等，这样便于相互核对、制约。

（2）严格赊销审批制度。

在实行客户信用等级制的基础上，建立发货审批制度。在信用额度以内的发货，由分管销售的领导审批，超过信用额度的，应由领导集体研究决定。（3）实行“谁审批谁负责”的原则, 完善赊销责任制。

实行“谁审批谁负责”的原则，完善赊销责任制。推行谁赊欠谁负责催收，赊销人员是应收账款的第一责任人，负有终身清欠的责任，使每笔欠款落实到人，并与经济责任制考核挂钩，强化清欠制度。

5、根椐不同的坏账风险预警等级，采取不同的收账方式。（1）对A级（1－3个月）的客户，为正常催收。（2）对B级（3－6个月）。的客户，可以打折回收。打折回收是以部分经济利益驱使客户早日付款。

（3）对C级（6个月－1年）的客户，可以采用易货抵款或债权重整。债务重整的方式有：第一、出售或拍卖应收账款。可将其出售给从事此项业务的代理机构，或者委托拍卖机构进行拍卖，以补充企业流动资金，化解应收账款风险，最大限度地减少资产损失。第二、置换应收账款。企业可将质量尚可、具有一定转让价值、能被其他企业认可的应收账款，与别的企业的资产进行交换，将应收账款置换优质资产，从而化解应收账款风险。第三、将应收账款转换为股权。对于经营尚可、暂时有困难、前提良好的购货企业的应收账款，可与客户协商，将应收账款转换为股权。这样，既缓解了客户的资金困难，又化解了应收账款风险，可取得一举两得的效果。

（4）对D级（1年以上）的客户，可以采取法律行动，诉讼解决。

6、完善应收账款坏账准备计提制度，降低财务风险。

计提坏帐准备，能够将坏账损失产生的风险分散，提前化解部分风险。对于坏账准备的计提方法和计提比例，应当根据应收款项的实际可收回情况，经常审视，并作出合理的评估，切实起到规避财务风险的杠杆作用。

第二篇：应收账款的日常管理

应收账款的日常管理

应收账款是指企业在赊销商品、提供劳务过程中形成的应向客户收取、但尚未收取的款项。应收账款是企业一项十分常见而且又非常重要的资产，应收账款管理和催收直接影响到企业的现金流量及其经营状况，甚至直接影响到企业的生死存亡。现实中好多企业缺钱，正是因为对应收账款缺乏管理造成的。甚至有的企业由于对应收账款缺乏有效的管理和催收，缺钱就靠贷款，以致债台高筑，最终现金流断裂，使企业倒闭。本文主要介绍一下应收账款的日常管理。一，做好应收账款的基础性工作。

1、首先强调对目标企业的法律尽职调查。企业管理者唯有事先制定有效的保护措施，方能确保把失误和风险降至最低，这就是我们要对客户的信用有一定的把握。所以企业信用管理是企业销售部门向客户发放信用的唯一依据，评价客户信用差的不符合标准的我们将不对其进行赊销。法务部门对目标企业主体、业绩、市场主体关系、与政府关系等方方面面进行法律调查并提供给财务部门及业务部门是非常必须的。

2、要建立客户信用档案。企业法务做好目标企业的尽职调查，财务部门与法务及业务部门一同研究制定客户信用档案，制定一套完整的信用记录，并对其信用状况进行动态的调查分析。在信用标准的决策过程www.xiexiebang.com 催天下 让失信人寸步难行

中，放宽信用标准会扩大销售，可以增加销售收入，但是平均收账期会延长，从而增加时间价值成本及机会成本，坏账成本也会由此增加。因此，信用标准的决策应综合考虑这些因素的影响，一般可以将不同方案的新增销售收入，扣除由此增加的机会成本、坏账成本、管理成本、利润最大为最优方案。那么催收应收帐款也应当据不同的信用档案情况，采取不同的收账政策。此项工作应当企业财务部门牵头，与法务及业务部门形成常规化有效机制。

3、严格内部控制制度，建立一套完整的赊销制度。由财务部门赋予业务部门一定的审批权限，超过权限必须由财务部门或更高的管理层审批。业务部门不同级别的人员有不同金额的审批权限，各经办人员只能在各自的额度审批权限审批，超过限额的，必须请示上一级负责人同意。

4、落实应收账款催收责任制。为了防止销售人员片面追求完成销售任务而强销盲销，销售人员是应收账款催收的第一责任人，每个销售人员必须对每一项销售业务从签订合同到收回资金全过程负责。业务主管对此承担连带责任。并与其经济利益挂钩，直至收回资金为止。销售部负责人应监督业务员及时收回货款，是应收账款回收的最终负责人。财务部门负责销售款项的结算和记录，是应收账款回收的监督部门。因基础性工作的质量与其有关，所以对应收款收回有考核奖惩机制。应收账款的日常管理

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第一、设置应收账款明细分类账

即在总分类账的基础上，再按信用客户的名称设置明细分类账，详细地、序时地记载与各信用客户的往来情况。这样既可以实时关注欠款客户的付款情况，又可以将此作为分析客户信用程度的依据。

第二、编制账龄分析表，建立应收账款预警制度，定期分析应收账款账龄。一般来说，应收账款账龄最长，其催收难度越大，催回的可能性也越小。因此，做好应收账款的账龄分析工作，显得尤为重要。编制账龄分析表，如果分析结果显示，企业的赊销客户中，有相当大一部分是在信用期外付款，且逾期时间较长，则必须马上采取行动，调整企业信用政策，重新梳理赊销客户，努力提高收现效率，降低坏账风险。第三、建立定期拜访客户制度。

定期拜访客户，不但可以及时了解客户的需求及客户对企业提供产品及服务的意见，还可以加深买卖双方对合同条款理解上的偏差，防止因理解有误造成的合同履行上的障碍。

第四、密切关注客户动态，做好应收账款的跟踪、监控工作。密切关注客户动态，目的是为了尽早发现客户在资金、经营或产权方面所出现的重大变化或即将发生的一些征兆和迹象，一旦客户出现经营困难或支付不足的现象，好立即采取行动催缴欠款。这方面需要做的是：www.xiexiebang.com 催天下 让失信人寸步难行

通过各种信息渠道，对客户今后的经营情况和偿付能力，尤其是对大额赊销客户的经营状况及产权情况，及时地进行追踪分析，及时了解客户的现金持有情况及周转情况，防止客户由于陷入经济纠纷或其他突发事件而面临偿债不能或倒闭、破产等现象，一旦出现这些迹象，应及时采取催款行动或提起诉讼。

四、加强企业信用管理，严格信用审批。

信用管理是指企业为提高竞争力、扩大市场占有率而进行的以信用销售为主要管理内容的管理活动。

以上就是应收账款的日常管理的介绍，应收账款是企业的一项重要流动资产，也是一项风险较大的资产。完善企业应收账款管理机制，对加快货款回收、防范财务风险、提高经营效益具有重要意义。催天下为债权企业提供应收账款的催收服务，催天下是一家欠款催收技术服务平台，提供机器人催款，律师催款，律师函追讨欠款，催收机构追讨欠款，避免债权人和债务人的直接接触，合法合规的为债权企业清理债权债务。

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第三篇：应收账款日常管理细则

应收账款日常管理细则

1.应收账款的日常管理包括：针对已售货物产生的应收账款进行监

控和及时提醒催促付款的过程，同时应考虑“已售未提”、“货到收款”及退换货的应收账款回收核销等情况。

2.应收账款产生后，客服部信用管理工作组必须每日将前日系统所

发生的应收账款进行必要的筛选和分析，主要找出由于赊销而产生的应收账款，剔除“已售未提”及退换货等情况，但是需将“已售未提”及退换货的明细列在实际应收账款明细列表中，并于每日下午3时前提交给财务部。由于“货到收款”的情况可以直接在ERP系统上反映，该部分由财务部直接监控。

3.财务部应及时将实际应收账款状况通知各营销人员，以便做好催

促货款回收的工作。

4.应收账款的产生发生在物权转移的同一时间。一旦货物发出，则

应收账款产生，同时相应的监控及催收工作即开始跟进。销售部的跟进工作如下：

《发货单》开出后，销售人员需要第一时间与客户联系，说明货物发出的时间和预计到达的时间，并与客户确认货物接收的相关事宜。

在确认货物发出后3日内，销售人员要与物流部门确认客户是否签收货物，确认后要及时与客户联系，确定货物是否有破损和质量问题，要对客户提出的产品质量问题或者服务上的质疑及时跟进解决。每月规定期内，销售人员根据财务部提供的资料将《对账单》及

相应的《付款通知书》传真、电邮或邮寄的方式交给客户，并之后与客户确认是否收到有关资料，做好对账工作，提醒客户按时付款。客户赊销货款到期前3日，销售人员再次联系客户，确定款项是否已经汇出，如未汇出，则再次提醒客户及时付款。如此时客户提出不能及时付款，则要求对方提供书面理由，并提交《还款计划书》。根据财务部的应收账款回收记录，如果客户货款在到期日依然未能到账，营销应及时与该客户进行沟通确认对方是否已经付款：如果客户表示已办理汇款，款项在途，则要求对方传真银行汇款回执，以便备查；如果对方此时表示无法付款或要求延迟付款，则要求对方提交书面理由及《还款计划书》并告知我司对拒付或延付货款是不可接受的，然后对该客户启动追收程序。

第四篇：应收账款日常管理制度

应收账款日常管理制度2篇

1.总则

1.1为加强对公司资金的管理，及时回收账款，制定本办法。

1.2各部门要定期检查销货收入资金回笼情况，对没有及时回收之货款，要登记造册，安排专人催欠。

2.应收款的范围

应收款包括应收账款、应收票据、其他应收款项和预付账款。

3.管理部门

应收账款的管理部门为财务部。

4.信誉调查

4.1赊销商品前，销售人员应对客户作信用调查，并报告销售主管。赊销金额在____万元以上的，应由总经理决定是否赊销。

4.2赊销产品时可以要求客户提供相应的担保。如果是财产抵押担保，对抵押物应当办理登记。

5.应收账款报告

5.1应收账款实行每月向主管经理报告一次制度。各单位于每月3日将上一个月的应收账款情况报财务部，由财务部汇总后报公司主管经理。

5.2应收账款报告的内容包括欠款单位、欠款数额、欠款时间、经办人、是否发出催债的书面通知等。

6.催款责任

6.1财务部对到期应收账款，应当书面通知该账款的经办人。由经办人负责催讨账款。

6.2经办人应当每旬向财务部报告一次催款情况。应收账款到账后，应当及时销账。

7.问题账款的处理

7.1对于欠账人赖账不还的，应当在诉讼时效期间内依据合同的规定向法院提起诉讼或者向仲裁委员会提起仲裁。采取法律手段催讨欠款的，由财务部提出方案，报公司经理会议决定。

7.2因经办人的责任导致应收账款超过诉讼时效而丧失胜诉权的，由经办人承担法律责任。

8.坏账准备金

公司按期对应收账款和其他应收款提取坏账准备金。当应收账款被确认为坏账时，应根据其金额冲减坏账准备金，同时转销相应的应收账款金额。

9.坏账准备金的提取比例

10.业务员收款

10.1业务员收到货款后，应于当日填写收款日报一式四份：一份自留，三份交财务部。

10.2收取支票的，业务员应当审核支票记载的金额、发票人的图章、发票的年月日、付款地等项目是否齐全、清晰。金额是否大写，如果支票不符合规定，应当要求对方更换。

10.3业务员对于应收账款的回收负有责任的，逾期收款扣除相应的工作业绩：

10.3.1超过30日的，扣该票金额20%的业绩;

10.3.2超过60日的，扣该票金额40%的业绩;

10.3.3超过90日的，扣该票金额60%的业绩;

10.3.4超过120日的，扣该票金额80%的业绩;

10.3.5超过140日以上的，扣该票金额100%的业绩。

11.问题账款的内部处理程序

11.1问题账款是指本公司营业人员于销货过程中所发生的被骗、被倒账、收回票据无望、无法如期兑现全部或者部分货款的情况。

11.2问题账款发生后，该单位应在2日内，据实填妥问题账款报告书，并检附有关证据资料等，依程序呈请单位主管审查并签注意见后，转呈法律顾问处协调处理。

11.3法律顾问处在收到报告后，应于2日内与经办人、单位主管会商处理办法，经总经理批准后，法律顾问处派人协助经办人处理。

11.4问题账款发生后，单位未在2日内报法律顾问处处理的，逾期15日，仍未提出的，由单位自己负责处理。

12.本办法自发布之日起施行。

附：

企业应收账款是指企业在赊销、提供劳务后应得收入，或者其他应收款项。它是企业流动资产的组成部分，在企业与欠款人之间形成债权债务关系。制定企业账款管理办法的目的是要保证及时回收资金，加速企业资金的良性循环，提高资金周转效率，防止坏账的发生，减少收账费用及财务损失。

企业应收账款管理办法主要内容应当包括：应收账款的登记、管理;收款办法;问题账款的处理;呆账死账的列销以及在收款过程中的奖励制度等。

制定该办法应当注意的问题包括：

1.明确催收应收账款应当以国家相关的法律法规和财务规章为依据，制定具体的切实可行的措施，保障企业资金及时回收。

2.要结合本企业的实际情况，明确应收账款的责任人。在奖励方面要具体、具有操作性。

3.要注意诉讼时效，防止超过诉讼时效而导致债权主张不能得到支持。

企业应收帐款管理制度

为保证公司能最大可能的拓展市场以利于销售，同时又要以最小的坏帐损失代价来保证公司资金安全，防范经营风险;并尽可能的缩短应收帐款占用资金的时间，加快企业资金周转，提高企业资金的使用效率，规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系，对应收帐款在售前、售中、售后进行有效控制，特制定本制度。

一、销售、财务的监管

(一)、在销售合同中明确各项条款

在与客户签订销售合同时，要注意以下事项，以避免日后处理应收帐款时与客户产生分歧而带来经营风险：

1、要严格检查以杜绝无效合同的出现。签订合同要符合“三性”(合法性、真实性、可行性)和

“五审查”(对方主体是否合格、授权代理是否合法、资信是否保证、经营范围是否超出、合同结算方法和法定程序是否符合规定)。

2、明确各项交易条件，如：价格、付款方式、付款日期(特别交待付款日期，如收款期到期时能批复付款的决定人一定要注明，以防对方互相推托而推迟付款期)、发票的开具事项、技术要求、运输情况等;

3、明确双方的权利和违约责任;

4、确定合同期限，合同结束后视情况再行签订;

5、加盖客户的合同专用章(避免个体行为的私章或签字);

(二)、定期的财务对帐

财务要形成定期的对帐制度，每个月必须同客户核对一次帐目，以免造成单据、金额等方面的误差，给应收帐款的管理带来困难，避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死帐现象。同时，对帐之后要形成具有法律效应的文书，如客户加盖公章回传等，而不是口头承诺。

(三)、减少赊销运作方式

销售人员为了迅速占领市场，或为了完成销售目标而采取赊销结账的运作模式。这种销售模式是客户拖欠应收货款的土壤，并极易造成呆、死帐的出现。我们已制订了相应的销售奖励政策，鼓励销售人员采取现款现货等方式合作，尽量减少赊销的方式。

(四)、建立信用评定、审核制度

在实际工作中，真正能够做到现款现货的客户很少，我们要建立信用评定、审核制度，对不同的客户给予不同的信用额度和期限。对客户的信用管理要采取动态的管理办法，即每月根据前期合作情况，对客户的信用情况重新评定。

二、客户资信管理制度

(一)、信息管理基础工作的建立

信息管理基础工作的建立由业务部门完成，公司业务部应在收集整理的基础上建立以下几个方面的客户信息档案，一式两份，由业务经理复核签字后，一份保存于公司总经理办公室，一份保存于公司业务部，业务经理为该档案的最终责任人。

1、客户信息档案包括：

A、客户基础资料：即有关客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、电话、所有者、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景，与本公司交往的时间，业务种类等。这些资料是客户管理的起点和基础，由负责市场产品销售的业务人员对客户的访问收集而来;

B、客户特征：主要包括市场区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方向、经营政策、经营特点等;

C、业务状况：包括客户的销售实绩、市场份额、市场竞争力和市场地位、与竞争者的关系及于本公司的业务关系和合作情况;

D、交易现状：主要包括客户的销售活动现状、存在的问题、客户公司的战略、未来的展望及客户公司的市场形象、声誉、账务状况、信用状况等。

2、公司根据用户信息档案、历史交易记录、年交易额等，对客户实行分类管理，划分为A、B、C、D四类。具体分类标准如下：

A类用户：商业信誉良好，严格执行供销合同，货款及时归还。

B类用户：商业信誉一般，无不良商业信用记录，资产质量欠佳，现金支付能力不稳定，基本能按合同执行，偶有拖欠货款记录，经催收能归还。

C类用户：业务量占公司总业务量比例很小，但又必须保持业务往来关系之客户，必须采取款到发货。

D类用户：产生遗留拖欠货款，必须及时清欠之客户。

3、签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本依据。

(二)、客户发生欠款的危险信号：

在日常经营、管理中，客户出现的一些信息，对应收货款的安全性是有警示作用的。如：

1.办公地点由高档向低档搬迁;

2.频繁转换管理层、业务人员，公司离职人员增加;

3.受到其他公司的法律诉讼;

4.公司财务人员经常性的回避;

5.付款比过去延迟;经常超出最后期限;

6.多次破坏付款承诺;

7.经常找不到公司负责人;

8.公司负责人发生意外;

9.公司决策层存在较严重的内部矛盾，未来发展方向不明确;

10.公司有其他的不明确赢利的投资(投机)如：股票、期货等;

11.不正常的不回复电话;

12.开出大量的期票;

13.银行退票(理由：余款不足);

14.应收帐款过多，资金回笼困难;

15.转换银行过于频繁;

16.以低价抛售商品(低于供货商底价)

17.突然下过大的定单(远远超出所在区域的销售能力);

18.发展过快(管理、经营不能同步发展)。

当客户出现以上危险信息时，我们应采取果断、迅速的应变措施，可以降低应收帐款的回收风险。

三、销售人员的监管

(一)、加强销售人员的原则性：

在实际的销售管理过程中，我们会感觉到销售人员总是帮助客户向公司索要更多的利益。销售人员如何处理公司与客户的关系是一个重要的问题。我们经常听到：“双方要达到共赢”，可是要真正做到这一点谈何容易!所以销售人员在同客户维持良好的客情关系的同时，一定要加强他们的原则性，也就是销售人员的同情心和职业道德之间的关系，不折不扣的执行公司制定的销售政策(应收帐款管理制度)。

(二)、加强销售人员的回款意识：

我们应该让销售人员培养成良好的习惯：货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期;期限前三天确定结款日期，如自己不能如约，应通知对方自己的某一位同事会前往处理，如对方不能如约，应建议对方授权其他人跟进此款;在结款日一定按时前往拜访。

1、因为时间是欠款者的保护伞，时间越长，追收成功率越低

2、最后收款期限

a、客户拖欠之日数，不应超过回款期限的1/3;如超过，应马上采取行动追讨;

b、如期限是30天，最后收款期限不能超过40天;

c、如期限是60天，最后收款期限不能超过80天;

d、如果不马上追讨，相当于将回款的机会让给别的公司，同时本公司的经营风险就相应的提高。

(三)、加强销售人员终端管理、维护能力：

建立一套行之有效的终端维护的管理办法，不仅可以降低经销商的经营风险，确保应收货款的安全;同时也可以提升销售业绩，提高公司形象、产品形象在客户心目中的地位，这对及时清欠应收帐款都是有益的。

(四)、提高销售人员追款技巧：

销售人员在成功追收帐款中扮演着很重要的角色，在日常工作中要加强销售人员在这方面的培训：

1.运用常识;

2.追讨函件;

3.丰富、完善的客户资料档案;

4.让对方写下支付欠款的承诺函件，并加盖公章;

5.与负责人直接接触;

6.录音;

7.向警方求助;

8.谨慎从事;

9.丰富自己财务、银行等方面的知识，如：支票、电汇、汇票、承兑汇票、退票等。

四、成功追收应收帐款

(一)、应收帐款的处理方法

1.销售资料(收货单据、发票等)是否齐备?内容是否准确无误?

2.准时给予文件;其实越早给客户发票，货款回收可能越早，同时要确认对方收到发票，并在《往来文件签收单》上签字盖章;

3.完善客户跟进制度：客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会越低;

4.定期探访：如客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收;即使是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理;

5.建立形象：客户是需要教育的，一定要给予客户一个正确的观念：我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的;

6.服务精神：认同及理解客户的困难和投诉，同时可以利用自身的优势帮助客户解决困难;

7.技巧训练：追收欠款是需要技巧的，如：电话技巧、上门拜访技巧;同时应了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等资料;

(二)、已被拖欠款项的处理方法

1.文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备;

2.收集资料：要求客户提供拖欠款项的原因，并收集资料以证明其正确性;

3.追讨文件：建立帐款催收制度。根据情况发展的不同，建立三种不同程度的追讨文件――预告、警告、律师信，按情况及时发出;

4.最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户了解最后期限的含义;

5.行动升级：将欠款交予较高级的管理人员处理，将压力提升;

6.假起诉：成立公司内部的法律部，以法律部的名义发出追讨函件，警告容忍已经到最后期限;

7.调节：使用分期付款、罚息、停止供货等手段分期收回欠款;

8.要求协助：使用法律维护自己的利益。

(三)、对于呆/死帐的处理方法：

1.折让

2.收回货物

3.处理抵押品

4.寻求法律协助

5.诉讼保全式

五、应收账款交接制度

业务人员岗位调换、离职，凡离职的，应在提前30日向公司提出申请，必须对经手的应收帐款进行交接，并填制应收账款交接单由交接人、接手人、经理等人签字。未办理交接手续而自行离开者其薪资不予发放，由此给公司造成损失的，将依法追究法律责任。

六、本制度自发布之日起执行。

第五篇：应收账款日常管理制度

为了进一步规范应收账款的日常管理和健全客户的信用管理体系，对应收账款在销售的事前、事中、事后进行有效控制，特制定本管理规范，应收账款日常管理制度。

一、建立客户档案，进行有效的信用评估和跟踪记录：

二、事前控制：（签约到发货）

从初识客户到维护老客户，业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况，选择信用良好的客户进行交易。

对客户的审查内容（5w）：

1、who 人员素质，销售业绩，社会关系

2、where 地理位置，物流配送情况

3、when 从事本行业的时间，何时开始合作，有否合作经历

4、what 信用档案，有无不良纪录

5、why 关键点，为什么要合作，合作原因，合作动机，合作前景

对客户的评定等级

a 类客户，回款2个月内

b 类客户，回款5个月内（最好预付一部分货款）

c 类客户，回款8个月内（必须预付一部分货款）

d 类客户，回款时间相当长，不可靠（必须货款两清）

签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收账款追收的根本依据。

在销售合同中应明确的主要内容 ：

1、明确交易条件，如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等；

2、明确双方的权利义务和违约责任；

3、确定合同期限；

4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章（避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章）；

5、电话订货，最好有传真件作为凭证。

合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章。

三、事中控制：（发货到收款）

1、发货查询，货款跟踪。每次发货前客服部必须与销售合同保持核对；公司在销售货物后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策略，在货款形成的早期进行适度催收，同时注意维持跟客户良好的合作关系。（由销售人员和客服中心进行全程跟踪）

收账策略如下：

a 类客户，按常规合同

b 类客户，最好预付一部分货款

c 类客户，必须预付一部分货款

d 类客户，必须货款两清

2、回款记录，账龄分析。财务要形成定期的对账制度，每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次账目，形成定期的对账制度，不能使管理脱节，以免造成账目混乱互相推诿、责任不清；并且详细记录每笔货款的回收情况，经常进行账龄分析，管理制度《应收账款日常管理制度》。

有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。

1、产品结构为多品种、多规格；

2、产品的回款期限不同，或同种产品回款期限不同；

3、产品出现平调、退货、换货时；

4、客户不能够按单对单（销售单据或发票）回款；

以上情况会给应收账款的管理带来困难，定期对账避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死账现象，同时对账之后要形成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。

四、事后控制：（欠款到追收）

1、欠款到追收。对拖欠账款的追收，要采用多种方法清讨，催收账款责任到位。原则上采取大区经理负责制，再由大区经理落实到具体的业务员身上。如果是单一的大区经销商或代理商，则由客服中心定期对其进行沟通、催付。对已发生的应收账款，可按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业，应采取订立还款计划，限期清欠，采取债务重整策略。应收账款的最后期限，不能超过回款期限的1/3（如期限是60天，最后收款期限不能超过80天）；如超过，即马上采取行动追讨。

（1）（2）

2、总量控制，分级管理。财务部门负责应收账款的计划、控制和考核。销售人员是应收账款的直接责任人，公司对销售人员考核的最终焦点是收现指标。货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期，并在结款日按时前往拜访。

追款三步骤：

①、联系：电话 联系沟通 债务分析 分析拖款征兆

销售人员或客服中心要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。

②、信函： 期限 实地考察 保持压力 确定追付方式

销售人员要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会就会越低。并且给予客户一个正确的观念，我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的。

③、走访：资信调查 合适的催讨方式

销售人员要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收。即使是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理。遇到客户风险时，采取风险预警和时时、层层上报制，在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。

3、对已拖欠款项的处理事项 ：

①、文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；

②、收集资料：要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性；

③、追讨文件：建立账款催收预案。根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件―——预告、警告、律师函，视情况及时发出；

④、最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户明确最后期限的含义；

⑤、要求协助：使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼。

五、预警管理

1、每一客户会计终结，必须取得欠款人对所欠款的书面确认。

2、任何应收款应在发货之日起，逾期一年零六个月，一律报告公司总经理，并通知公司法律顾问启动催讨程序。