印鉴及证照管理规定

第一篇：印鉴及证照管理规定

北 京 东 方 美 业 教 育 科 技 有 责 任 公 司

东方美业规字（2014）第005

印鉴及证照管理规定

1． 2． 目的

为明确各类印鉴、证照的管理要求，规范使用流程，特制定本规定。范围

适用于北京东方美业教育科技有限责任公司各部门、各校区。3． 职责

3.1 总裁负责公司级印鉴刻制的审批，加盖公司公章、合同专用章。3.2 副总裁负责所管部门（校区）公章使用的审批。

3.3 行政部负责公司印鉴的制作及印鉴、证照的使用管理，负责对各校区印鉴、证照管理情况进行检查和监督。3.4 各校长负责校区印鉴、证照使用的审批。

3.5 财务部负责公司及各校区财务专用章、专用证照的保管及使用管理。3.6 各部门（校区）负责项目各类印鉴、证照的使用及管理工作 4． 印鉴管理办法 4.1 印鉴的刻制、保管与作废

4.1.1 公司公章、合同专用章的刻制与保管由公司行政部负责实施，4.1条款所指印鉴主要包括公司公章、各校区公章。

4.1.2 行政部负责公司公章、各校区公章的刻制与保管。在办理新刻或改制上述印鉴时须以书面形式报总裁审批后到公安部门申报手续，并联系刻章单位刻制登记备案。

4.1.3 各校区指定专人（校区行政人员）负责印鉴的保管，填写《印鉴、证照登记表》后报行政部备案。如有印鉴和保管人员信息的变更，要及时更新《印鉴、证照登记表》，在表格备注中予以说明，并以邮件或书面形式知会行政部。

4.1.4 如遇印鉴丢失、损坏或被盗时，责任人（校区行政人员）应立即向所属校区校长和公司行政部汇报，留存书面记录并由责任人（校区行政人员）、校长、分管领导签字，经行政部备案后，办理补刻手续。因责任人（校区行政人员）未尽到保管责任的引起以上情况发生的，视北 京 东 方 美 业 教 育 科 技 有 责 任 公 司

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情节及影响的严重程度，给与责任人相应处罚。

4.1.5 印鉴保管人外出或休假时，应将印鉴交给校长指定的（除校长和财务人员以外的工作人员）临时代管人保管，不得擅自交给他人代管代用；代管人在此期间受本管理规定的约束，并对代管结果负责。4.1.6 各类印鉴不再启用应及时移交行政部保管，并以书面形式办理移交手续。

4.1.7 印鉴因改刻等原因致使原印鉴作废的情况，由印鉴保管校区将作废印鉴书面移交至行政部，由行政部统一办理销毁手续。

4.1.8 未经批准私刻、私盖公章者，一经发现，公司将与之解除劳动合同，给公司造成损失者，依法追究法律及经济责任。4.2 印鉴的使用 4.2.1 公司公章的使用

4.2.1.1 凡以公司名义对外单位出具的具有法人性质的书面文件，以及外出联系工作证明信、介绍信等均加盖公司公章。

4.2.1.2 加盖公司公章须总裁审批。总裁因公外出或休假等原因不能履行审批职责时，应进行书面授权，授权书必须写明授权时间、授权予何人、授权的内容范围等，授权书由行政部保存。4.2.2 合同专用章的使用

4.2.2.1 凡以公司名义与外单位和个人签订的合同、协议等具有法人性质的书面文体，均需加盖公司合同专用章。

4.2.2.2 凡需加盖公司合同专用章的合同、协议，均应按照《合同管理规定》履行审批、盖章程序。4.2.3 法人代表个人印章

4.2.3.1 法人代表个人印章，需经法人代表批准或由法人代表进行授权后方可加盖。授权书须写明授权时间、授权予何人、授权的内容范围等，授权书由行政部保存。4.2.4 财务专用章的使用

4.2.4.1 财务专用章由财务部按照有关规定使用。4.2.5 公司行政公章的使用参照4.2.1执行。

4.2.6 各校区公章的使用审批人为副总裁，其余流程参照4.2.1执行。北 京 东 方 美 业 教 育 科 技 有 责 任 公 司

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4.3 印鉴的借出

4.3.1 原则上公章不得借出，因特殊原因需借公章外出，借用单位应拟写呈阅件，经副总裁、行政部审核，总裁审批后在行政部登记《领取/借用证章登记表》，后方能取章，使用后应立即归还行政部。4.3.2 如需借出公司公章，借用部门（校区）应按4.3.1完成审批后到公司行政部办理借出手续。

4.3.3 携公章外出必须有2个以上公司正式员工同行，两人同借同还。4.3.4 借用公章不得超过八小时，不得携公章在公司外过夜。5． 各类证照的管理

5.1 各类证照包括各类营业执照、各类税务登记证（包括国税、地税）、企业代码证及有关荣誉证明。

5.2 各校区指定专人对各类证照进行管理，并登记在《印鉴、证照登记表》上，报行政部备案。现场摆放或悬挂的证照需保证安全和整洁。5.3 各类公司级证照借用程序参照4.3执行，各部门（校区）证照借用须经部门经理（校长）审批。

5.4 各校区所属各类证照年检工作由校区根据相关政府部门要求办理。5.5各校区在取得各类证照后，须在3个工作日内将其复印件报行政部备存。6． 相关表格

6.1 《印鉴、证照登记表》 6.2 《领取/借用证章登记表》

第二篇：证照管理规定

证照管理规定 目的

为方便公司业务开展，根据使用证照的实际需要，结合公司重要证件管理的要求，特制订本制度。2 范围

本制度规定了公司证照的种类、借用程序、管理办法等。本制度适用于公司各类证照。3 职责

3.1 行政人事部负责公司证照管理。

3.2 各借用部门负责提出使用申请填写《证照使用登记表》，部门负责人审核使用范围，证照管理部门负责核定是否准予使用。必要时经公司总经理批准。4 证照的种类

4.1 代表集团公司或子公司的资格证件：企业法人营业执照正副本、法人代表证、组织机构代码证、税务登记证、体系认证证书及其他资质证书。

4.2 荣誉证：公司的荣誉证书、总经理个人的荣誉证书等。5 资质证的使用办法

5.1 证照管理部门对资格证应建立档案，注明办理部门、办理人、办理时间、生效日期、有效截止日期及其它注意事项等有关内容，有效期到期前6个月通知办证部门，由办证部门负责界定是否申请换证、重新办证或停止办理。5.2 《企业法人营业执照》正本、副本（与正本都具有同等法律效力）、组织机构代码证、体系认证证书等资格证属公司重要证件，非工作必须，原件不予借用。

5.3 因工作需要必须借用原件时，正本一般不得借用，副本可借用。正本借用时需经总经理批准。各部门在借用资格证副本的时候都要妥善保管，合法使用。

5.4公司资格证由行政人事部保管，证照管理部门应建立证照借用登记簿，借用时登记借用单位、借用人、经办人、借用日期、归还日期等内容，明确责任。

5.5 各使用部门根据实际业务需要向证照管理部门提出用证申请，由本部门分管领导审核，向证照管理部门借用，应与证照管理部门办理借用登记交接手续。

5.6 在公司注册的销售业务人员借用资格证副本，应由销售主管部门同意，经总经理（或运营副总）批准后，由销售部门人员陪同办理借用手续。

5.7 外部人员一律不准借用本公司资格证。

5.8 借用资格证者不得转借他人、涂改、毁损资格证书，不得进行超出审批范围以外的经营活动。6 责任追究

6.1 对违犯规定使用证照者，对责任人给予5分的处罚或100-500元罚款。6.2 因工作失误造成证照丢失者，应立即上报主管领导及证照管理部门，并采取补救、防范措施，对责任人扣罚8分，承担补办证照的全部费用，并给予行政处分。

6.3 因超出审批范围使用公司证照或各子公司证照者，对责任人扣罚10分，并给予行政处分；造成损失和影响者追究其法律责任。

6.4 因超出审批范围使用公司证照的外部人员，对责任人罚款15分；造成损失和影响者追究其法律责任。7 附则

本制度由公司总经理批准，自下发之日起执行。

第三篇：证照管理规定

证照管理规定

1.目的规范公司各类证照的管理，盘活公司无形资产，确保公司各项工作高效运转.2.适用范围

2.1 工商、税务、国土资源、规划局、消防、环保、外汇、财政、海关等行政机关核发的：

2.1.1 许可证、执照或其他许可证书；

2.1.2 资格证、资质证或其他合格证书；

2.1.3 批准文件或证明文件；

2.1.4 法律法规规定的其他行政许可件。

2.2 客户授予的合格供应商证书。

2.3 认证公司授予的管理体系认证证书。

2.4 特殊设备的证照。

3.职责权限

3.1 综合管理部是公司证照管理的职能部门。负责证照的申报、登记、变更、年检、注销、保管、登记和备案。

3.2 各相关部门根据职责承办证照办理过程中的部分或全部事项。

3.3 证照保管人工作变动时需要将证照作为工作移交的一部分进行移交。

3.4 本规定由综合管理部拟制，总经理批准之日起正式执行。

4.工作程序

4.1 综合管理部委派专人保管公司的各种证照。证照保管人员在接收到证照时需要打收条，并登记入账，同时以邮件的形式通知经办人和各部门经理。

4.2 各类证照由保管人员登记造册，妥善保管，如出现损坏或丢失，要立即向主管领导报告外，并与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。

4.3 在各种证照的新登记、变更、年检、注销过程中各相关部门根据职责，承办或协办对应部分事项和全部事项，办理完成后，其正本和材料一律交综合管理部保管。保管人员负责将证照的正本进行复印、扫描存盘，复印件连同正本、副本一起保存。

4.4 因业务需要，各部门需要借用证照的正本或复印件时，需填写“文件借（使）用申请表”，说明用途、使用时间和预计归还时间，部门经理和综合管理部经理审核，经副总经理批准后到保管人处领取。正本领出时需登记，注明领出时间，当使用完毕归还时要注明归还时间。使用复印件涉及到用印时，按“印章管理规定”作业。

4.5 保管人员对即将到期的证照提醒相关部门及时办理验证。

4.6 证照如出现损坏或丢失，保管人需立即向部门经理和公司副总经理报告，并立即与发证机关联系，办理证照的挂失和补办手续。

5.考核

5.1 擅自翻动、复印或外借公司证照类文件，对违规者每次处罚50~100元，后果严重的加倍处罚并酌情给予行政处分。触犯法律的，移交司法机关处理。

5.2 证照到期未及时办理验证，给公司造成损失的，视情节轻重进行行政/经济处分。

第四篇：印鉴管理规定

印鉴管理规定 目的

为保证各类印鉴使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制定本规定。2 部门职责

印鉴保管部门：负责所辖印鉴保存及使用管理。

子公司总经办（人事行政部）：负责印鉴刻制的办理及停用印鉴的管理、销毁工作。

用印部门：负责用印申请的提出。

运营管理部：负责印鉴销毁的现场监督。3 管理程序 3.1 印鉴分类

本规定中印鉴主要包括：公司公章、财务专用章、法定代表人私章、合同章、部门章等。3.2 印鉴的使用范围

3.2.1 公司公章：主要用于以公司名义对外发文、经营类的合同、协议、开具介绍信、报送报表等。

3.2.2 财务专用章：主要用于办理财会业务。

3.2.3 法定代表人私章：主要用于公司变更登记、有价资产出售、银行汇票、现金支票业务等。

3.2.4 合同章：主要用于经营类的合同、协议等文本。

3.2.5 部门章：主要用于部门与部门业务范围内的工作文件、联系单等。3.3 子公司总经办（人事行政部）负责建立印鉴台账，明确各印鉴管理部门、责任部门职责，并定期或不定期对印鉴的使用、保管进行盘点。3.4 印鉴的刻制

3.4.1 公司公章、子公司公章的刻制由印鉴需求部门填写《印鉴刻制/销毁申请表》，经部门经理、部门总经理或子公司总经理审核，报集团办公室总经理审批；合同章、部门章等的刻制由印鉴需求部门提出，经部门经理审核，报部门、子公司总经理审批；财务专用章、发票专用章及法定代表人私章的刻制须经部门经理、区域财务总监审核，公司财务总监审批。子公司总经办负责办理印鉴刻制事宜。公司及各子公司的公章、法定代表人私章、财务专用章及发票专用章须到集团办公室备案。

3.4.2 印鉴的形体和规格，按国家有关规定执行。

3.4.3 刻制印鉴须到经公安机关批准的正规印鉴刻制单位办理。3.4.4 公司因机构变动需刻制新印鉴时，更换旧印鉴须凭旧印鉴原样，由管理部门提出申请，经公司审批人同意后，到公安机关办理刻章事宜。3.5 印鉴的领用

3.5.1 公司印鉴由各指定印鉴保管人到印鉴管理部门办理领用、登记手续。3.5.2 印鉴管理部门印鉴保管员应建立印鉴领发台帐。3.6 印鉴的启用

新印鉴启用前印鉴管理部门须做好戳记，下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围，并留样保存，以便备查。3.7 印鉴的保管

3.7.1 公司行政公章由集团办公室保管（特殊情况可授权保管）；子公司行政公章由子公司总经办（人事行政部）保管。

3.7.2 合同专用公章由总经办（人事行政部）保管（特殊情况可授权保管）。3.7.3 财务专用章、法定代表人私章和发票专用章由区域财务总监指定各区域财务部两人以上分别保管。

3.7.4 各部门印鉴由部门总经理指定专人保管。3.7.5 各印鉴保管人员名单须报印鉴管理部门备案。

3.7.6 印鉴保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

3.7.7 严禁员工私自将公司印鉴带出公司使用。确因工作需要必须将印鉴带出使用的，由用印人填写《印鉴使用审批单》，经公司主要负责人（公司为总裁；子公司为总经理。下同）批准，并指定专人陪同方可借出。印鉴外出期间，借用人只可将印鉴用于申请事由，并对印鉴的使用后果承担一切责任。

3.7.8 印鉴保管人因事及休假离岗时，须由部门负责人指定人员暂时代管，以免贻误工作。

3.7.9 印鉴保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管，不可私自带回家。

3.7.10 印鉴发生被盗、遗失或异常动用，保管员应保护现场，及时向印鉴保管部门领导汇报，配合查处。

3.7.11 印鉴保管人因工作变动移交印鉴时，交接双方须当面办理手续，签署《印鉴交接表》，注明移交人、接交人、监交人（一般为本部门负责人）、移交时间、图样等信息。

3.7.12 公司、子公司印鉴不得用于私人函件盖印。员工因个人需要，须公司、子公司出具有效证明而使用公司印鉴时，须经办证员工部门负责人签署意见，报公司、子公司主要负责人或其授权人审批。3.7.13 财务专用章、法定代表人私章和发票专用章保管要求

3.7.13.1 财务专用章和法定代表人私章必须分开保管，不可一人同时保管使用，由区域财务总监指定本区域财务部两人分别保管。

3.7.13.2 上班时间，印鉴必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁；下班时印鉴必须放入柜中，不得随意摆放。

3.7.14 印鉴带离财务部门，必须进行登记注明用途，财务经理审核，报区域财务总监审批。印鉴带离必须是公司内部两人以上同行。3.8 印鉴使用管理

3.8.1 对外签署的合同或协议，经法定代表人或其授权代理人在合同或协议上签字（或签章）后方可用印。

3.8.2 各部门使用公司或子公司印鉴，需经公司或子公司主要负责人或其授权人批准；使用部门业务章，需经部门负责人批准。

3.8.3 办理公司、子公司印鉴盖章事项，须由经办人填写《印鉴使用审批单》，由部门领导审核，印鉴管理部门领导审核，公司或子公司主管领导审批后连同需盖章文件一并交印鉴专管员，由其审核材料后用印。使用公司公章与公司法人代表私章的，均需公司董事长批准方可用印。

3.8.4 印鉴使用必须建立登记台帐，严格审批手续，不符合规定和未经公司、子公司主管领导签发的文件、合同等，印鉴管理人有权拒印。3.8.5 因工作事项紧急需盖公章而主管领导外出无法签批的，可电话向主管领导说明原因，征得同意后方可用印，事后承办人应尽快补办签批手续。3.8.6 严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。特殊情况必须填写《空白合同、协议等用印审批表》并报公司董事长批准方可用印。3.8.7 印鉴保管员应将《印鉴使用审批单》保存好，每年年底交印鉴管理部门汇总存档。3.9 印鉴的停用

3.9.1 有下列情况之一，相关印鉴须停用： 3.9.1.1 公司名称变动。3.9.1.2 印鉴使用损坏。

3.9.1.3 印鉴遗失或被盗，声明作废。

3.9.1.4 因公司名称变动，但又有特殊情况需延迟停用的，由印鉴保管部门提出申请，经总裁审批后可根据需要适当延迟。

3.9.2 印鉴停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印鉴交集团办公室或子公司总经办（人事行政部）封存或销毁，建立印鉴上交、存档、销毁登记档案。

3.9.3 印鉴停用时，由印鉴保管部门提出处理办法，报公司总裁审批后，由集团办公室或子公司总经办（人事行政部）处理及保管。3.10 印鉴的销毁

3.10.1 新印鉴启用之日起，三日内（或根据当地公安部门的流程办理）须销毁旧印鉴，由印鉴管理部门提出销毁申请并填写《印鉴销毁审批表》，经公司主要负责人审批同意后方可销毁。

3.10.2 印鉴销毁时由子公司联系运营管理部监督人员，到现场检查并在印鉴销毁后签字证明，《印鉴销毁审批表》及印鉴销毁签字证明需到档案室存档。4 附则

4.1 本规定由集团办公室负责解释、修订。4.2 本规定自总裁批准后实施。5 附件

5.1 流程图：略 5.2 表单：《印鉴刻制/销毁申请表》、《印鉴交接表》、《空白合同、协议等用印审批表》、《印鉴使用审批单》、《印鉴销毁审批表》

第五篇：印章、印鉴证照管理使用规程（推荐）

1.0 目的根据公司各类公章、印鉴、证照的作用和使用范围，规范公章管理，确保印鉴、各类证照的妥善保管及合理使用。2.0适用范围

适用于公司及各下属企业。3.0 职责

3.1 公司公章、管理处部门章、合同专用章由专人负责管理。3.2 财务部负责财务专用章的保管与使用。

3.3 各部门主管负责本部门章和证照的保管及使用。4.0 过程和方法控制 4.1 公章保管、使用与审批 4.1.1公章由公司指定由专人保管。

4.1.2公司公章使用须申请人填写《印章使用申请表》，经部门负责人签字，报公司领导批

示后盖章；

4.1.3各部门对政府及有关部门上报文件材料及有关申报表格资料等需加盖公章的，须经所

在部门经理审核后，加盖公章。

4.1.4因工作需要开具公司《法人代表证明书》、《法人授权委托证明书》的部门或个人，必

须报部门经理批准后加盖管理处公章。

4.1.5 因工作需要开具单位《介绍信》的部门或个人，需说明用途、范围，须经部门经理

审批后加盖公章。

4.1.6 以单位名义对外发文由经理审核文件后，加盖公章。4.2合同章保管、使用与审批

4.2.1公司及下属企业合同章由公司指定专人保管；

4.2.2各部门在以公司名义对外签订合同或协议时，签字代表必须为公司授权签字人，如对方要求，非法人签字人须开具法人委托书，对无相应授权或无法人委托书的合同签字，将不予使用合同专用章。

4.2.3行政部负责对合同复印件（1份）进行存档；财务管理部保存合同原件（1份）、合同呈报表（1份）；各部门负责对合同签订方（法人委托书原件）、申请用章的《合同呈报表》复印件、合同复印件（合同多于1份则为原件）、对方相关资质证书和技术许可证书复印件进行存档。4.3证照保管、使用与审批

4.3.1必须指定专人负责，填写《印章使用申请表》，不得随意存放、任意使用。4.3.2各类证照包括各类营业执照、企业资质证书、各类税务登记证（包括国税、地税）、各类收费许可证、停车场收费价目表、机动车停车场许可证、企业代码证及有关荣誉证明等。

4.3.3行政部指定专人对各类证照进行管理，并登记在《印章使用申请表》上。现场摆放或悬挂的证照需保证安全和整洁。4.3.4各类证照的年检由行政部办理。

4.3.5各部门在取得各类证照时，须报送复印件一份至经理，原件存放资料室，由资料室进

行登记备案。

4.4 财务专用章保管、使用与审批

4.4.1根据实际情况，财务专用章使用只限于下列情况：

1、公司收到现金需开具发票、收据时；

2、办理银行结算，按银行要求必须加盖财务专用章的结算票据及有关单据；

3、新开银行帐户时；

4、购买发票、支票、办理银行委托书时。

4.4.2签发支票加盖财务专用章，公司付款申请单上要求签字的领导及

会计必须已签字，且支票已按要求填写完整。

4.4.3购买支票、发票、办理银行委托书时，内容填写完整且填写申请单经领导审批后，再

加盖财务专用章。

4.5 其他印章、印鉴的使用与审批

需加盖印章或使用证照的部门或个人须向有关领导请示，说明盖章的目的、用途、范围等，填写《印章使用申请表》经领导批准后方可盖章。

4.6各部门新刻或改制印章，须报行政部、公司领导批准后方可办理，并由行政部登记备案。4.7印章如遇丢失、损坏或被盗时，应及时向行政部及公司领导汇报并予以备案，并及时办

理作废声明和补刻手续。5.0质量记录与表单《印章、证照登记表》 《印章使用申请表》 《合同呈报表》