单证备案管理制度

第一篇：单证备案管理制度

单证备案管理制度

出口企业自营或委托出口属于退（免）增值税或消费税的货物，最迟应在申报出口货物退（免）税后15天内，将下列出口货物单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。出口货物退（免）税有关单证备案。

单证备案必备材料

（一）采购及外销合同、包括签定的补充合同等

（二）银行收汇进账水单

（三）提单（海运提单、航空运单、铁路运单、公路提单）

（四）出口报关单

（五）收货单或者场站收据或者放行通知书

（六）进项发票

（七）出口发票

出口单证备案要求

第一种方式：由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写《出口货物备案单证目录》

第二种方式：由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。不得将备案单证交给企业业务员（或其他人员）个人保存，必须存放在企业。

单证备案由企业存放和保管，根据相关规定提供虚假的单证备案不得申请免税，要直接征税，而且不能抵扣进项税额，企业不得擅自损毁备案单证，备案单证保存期5年。

《出口货物备案单证目录》

1所属期（+批次）

2序号

3出口报关单号

4出口发票号

5备案日期

6备案单证存放处

7页数

制表人：

办税员：财务负责人：

第二篇：单证备案

国家税务总局

国税函„2006‟904号

国家税务总局关于出口货物退（免）税 实行有关单证备案管理制度的补充通知

各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局：针对《国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知》（国税发„2005‟199号，以下简称《通知》）下发后各地反映的一些问题，经研究，现补充通知如下：

一、《通知》第一条所列应当备案的单证，主要是按《合同法》要求或出口贸易行业主管部门规定的单证。考虑到有些企业备案单证名称等可能与《通知》规定的不尽一致，因此《通知》附件《出口货物退（免）税有关单证备案说明》描述了有关备案单证的含义、功能、作用等，各地可按此原则进行备案单证管理。对于出口企业如确实无法提供与《通知》规定一致备案单证的，可以提供具有相似内容或作用的单证作为备案单证，但出口企业在进行首次单证备案前，应向主管税务机关提出书面理由并提供— 1 —

有关单证的样式。各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局也可根据本地区出口企业实际情况，按照《通知》的原则制定备案单证管理的具体规定。

二、《通知》附件《出口货物退（免）税有关单证备案说明》中对“出口货物装货单”的解释要求有海关签章。但考虑到出口企业难以取得签章的“出口货物装货单”，在实际工作中只要出口企业备案的“出口货物装货单”是《通知》规定的含义，可不需要海关签章。

三、对于出口企业备案的单证是电子数据或无纸化的，可以采取以下两种方式其中之一进行备案：

（一）对于出口企业没有签订书面购销合同，而订立的是电子合同、口头合同等无纸化合同，凡符合我国《合同法》规定的，出口企业将电子合同打印、口头合同由出口企业经办人书面记录口头合同内容并签字声明记录内容与事实相符，加盖企业公章后备案。

对于其他单证的备案，如为国家有关行政部门采取了无纸化管理办法使出口企业无法取得纸质单证或企业自制电子单证等情况，出口企业可采取将有关电子数据打印成纸质单证加盖企业公章并签字声明打印单证与原电子数据一致的方式予以备案。

（二）除口头合同外，对于出口企业订立的电子购销合同、国家有关行政部门采取无纸化管理的单证以及企业自制电子单证等，出口企业可提出书面申请并经主管税务机关批准后，可以 — 2 —

采用电子单证备案管理，即以电子数据的方式备案有关单证。出口企业应保证电子单证备案的真实性，定期将有关电子数据进行备份，在税务机关按规定调取备案单证时，应按税务机关要求如实提供电子数据或将电子数据打印并加盖企业公章的纸制单证。

四、对于外商投资企业采购国产设备退税、中标机电产品退税、出口加工区水电气退税等没有货物出口的特殊退税政策业务，暂不实行备案单证管理制度。

五、对于《通知》下发后单证备案不齐的，出口企业可以在2006年11月30日之前按本补充通知规定予以补齐。



二○○六年九月三十日

国家税务总局办公厅2006年10月16日封发 校对：进出口税收管理司

第三篇：单证管理制度

保险代理公司重要单证管理指引

为规范保险代理公司及其分支机构的单证管理，促进其健康发展，根据《保险代理机构管理规定》和保监会其他相关规定，特制定本指引。

一、重要单证指保险代理公司从保险公司领取的各类 保险单、批单、保费收据等单证，同时包括保险代理公司从其他部门领取的重要凭证，包括保险中介服务发票等；

二、保险代理公司应指定专人管理重要单证。

三、保险代理公司应以委托人为单位设立重要单证使 用情况登记表，记录重要单证的领、用、存、销及返还等情况，同时建立其他单证使用情况登记表。

四、单证管理工作实行过错责任追究制，单证领用人对 单证使用情况负责，单证管理人负有监督的责任，并承担连带责任。

五、单证管理应做到日清月结，定期进行清理，并与委托人进行核对。

六、保险代理公司与委托人解除委托代理合同后，保险 代理公司应按照委托代理合同的规定，及时将重要单证交回，并与委托人办理相关手续。

第四篇：单证备案的有关规定

单证备案的有关规定

一、单证备案的依据

国家税务总局关于发布《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》的公告（2012年第24号），出口货物劳务有关备案单证第八条第四款规定如下：

出口企业应在申报出口退（免）税后15日内，将所申报退（免）税货物的下列单证，按申报退（免）税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。

1．外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等；

2．出口货物装货单；

3．出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证）。

若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。

视同出口货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。注：以上办法根据文件规定自2012年7月1日开始执行。备案单证可以为复印件，声明与原件一致，按《出口货物备案单证目录》的顺序装订成册，以备核查。

二、单证备案的处理、处罚办法

（一）国家税务总局关于发布《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》公告（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条第一款：

出口企业和其他单位有下列行为之一的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定予以处罚：

1．未按规定设置、使用和保管有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的；

2．未按规定装订、存放和保管备案单证的。

《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定：

第六十条纳税人有下列行为之一的，由税务机关责令限期改正，可以处二千元以下的罚款；情节严重的，处二千元以上一万元以下的罚款：

（二）国家税务总局关于《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》有关问题的公告（国家税务总局公告2013年第12号）第五部分第八点：

出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。

（三）国家税务总局关于发布《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》公告（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条第三款：

1、出口企业提供虚假备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条的规定处罚。

《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条的规定： 第七十条纳税人、扣缴义务人逃避、拒绝或者以其他方式阻挠税务机关检查的，由税务机关责令改正，可以处一万元以下的罚款；情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款。

《征管法实施细则》第九十六条 纳税人、扣缴义务人有下列情形之一的，依照税收征管法第七十条的规定处罚：

（一）提供虚假资料，不如实反映情况，或者拒绝提供有关资料的；

（二）拒绝或者阻止税务机关记录、录音、录像、照相和复制与案件有关的情况和资料的；

（三）在检查期间，纳税人、扣缴义务人转移、隐匿、销毁有关资料的；

（四）有不依法接受税务检查的其他情形的

2、财政部、国家税务总局《关于出口货物劳务增值税和消费税政策的通知》（财税［2012］39号）第七条第一款第四、五点： 下列出口货物劳务，不适用增值税退（免）税和免税政策，按下列规定及视同内销货物征税的其他规定征收增值税（以下称增值税征税）： 出口企业或其他单位提供虚假备案单证的货物。

出口企业或其他单位增值税退(免)税凭证有伪造或内容不实的货物。

建议单证备案资料一般整理要求

按申报退（免）税的出口货物顺序，制作《出口货物备案单证目录》，备案单证顺序：

1、出口报关单退税联复印件；

2、出口货物清单（可以用形式发票代替）；

3、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等；

4、出口货物装货单（即场站收据，仅海运）；无纸化报关后，可采取将有关电子数据打印成纸单证加盖企业公章并签字声明打印单证与原电子数据一致的方式予以备案（国税函【2006】904号）。无法取得场站收据电子数据，可使用《通关无纸化查验/放行通知书》代替。

5、提运单（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据）；

6、国内运输单证

① 集装箱整柜运输的情况下，需将集装箱装箱单、运输发票备案。

② 散货拼柜的情况下，需将货物进仓单（进仓收据）及相关运输票据备案。若运输车辆为营运车辆，则提供运费发票;若运输车辆为企业自备车，提供派车单或车辆行驶证复印件。

7出口方式为门到门快递的情况，需将快递单备案，没有提运单和国内运输等其他单证。

由于企业经营方式的多样性，涉及产生的单证也不仅相同，对企业特殊的经营方式的单证备案，可在业务发生时根据具体情况确定。

第五篇：关于备案单证的相关规定

关于备案单证的相关规定

一、有关备案单证

政策依据：《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》(国家税务总局公告2012年第24号)第八条第四款

出口企业应在申报出口退（免）税后15日内，将所申报退（免）税货物的下列单证，按申报退（免）税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。

1．外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等；

2．出口货物装货单；

3．出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证）。

若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。

视同出口货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。

二、关于备案单证的违章处理

政策依据：《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》(国家税务总局公告2012年第24号)第十三条第一款、第三款

出口企业和其他单位未按规定装订、存放和保管备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定予以处罚。

出口企业提供虚假备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条的规定处罚。