机要文件的“四个一”

第一篇：机要文件的“四个一”

什么是机要文件的“四个一”？

老秘观点: “四个一”包括：

进出一个口（指机要信函运转）、拆封一只手（指机要信函拆封）、登记一本帐（指要单独登记机要文件）、传阅一个点（指机要文件传阅的形式）。

这是建国前后一个时期党和国家机关对文件加强安全管理的一条极其宝贵的经验作法。可是，从近几年的实践来我们所掌握的情况看，不少的秘书人员对此熟知甚少，甚至从未听说过这一提法。

传阅是指在文件只有一份或很少几份的情况下，需要阅知的人又较多，故在他们中间传递阅知。机要文件传阅应当坚持“点传”，即以机要文书为一个“中心点”，阅件人只和机要文书人员之间有严格的取还登记手续，阅件人相互之间不发生直接关系，一般把这种方法叫做“传阅一个点”，这是避免机要文件在传阅过程中“不翼而飞”的一条好办法，同时，又可以防止阅件人积压文件。

文件登记是管理文件的帐目。设立文件登记是管理与保护文件的一种必要措施，也是一项细致的工作。所谓“登记一本帐”，是指对收入的秘密、机密和绝密文件，应与非机密性的文件相分开，单立一本帐来登记，设立《机要文件收文登记薄》。拆封就是启封，它是文书处理工作的一个重要环节。

在文书处理工作上，党和国家赋予机要文书部门一种特有的职责，即除上级发来指定领导人拆封的“亲启”信件外，对其他机要信函，机要文书部门均有拆封权。这也就告诉我们，非机要文书部门不得自行拆封机要信函，一般称这种做法叫“拆封一只手”。是指机要信函的收发进出，要坚持一个口，这个口就是机要文书部门。向外发送机要信函，无论采取哪种方式，都应由机要文书部门统一负责。与机要文书工作无关的部门或人员，不得参与机要文件的装封与传递，不得让非机要人员捎带机要信函，更不能借开会方便之机，让开会人员给本单位捎带机要信件（注：这种现象在不少的地方相当普遍。试想，解放前，我们的机要交通人员爬山涉水，出生入死，不误机要文件准时送达。解放初期，在天津的一些市区机关，机要交通员的最好工具不过就是“大铁驴”，早出晚归，怀揣干粮，迎风冒雨，不误文件的送达。看看现在，摩托车骑腻了，汽车也不愿开了，懒得非要等机关召开由下级单位参加的会议时，到会场去发应由机要交通人员迳直送达的信函……这种作法实属不该）。必须注意装封牢固，以防中途破损，重要的机密文件要加贴密封条；要反复检查送达单位和收件人是否与文件的主送机关和抄送机关相符；并要认真登记，严格编号，核准份数，以防有误。

接收机要信函的单位，不论该机密信函来自何方，采用哪种方式，只有该机关的机要文书部门才能接收，中间不得转手；非机要文书部门或人员，特别是传达室不得经手机要信函的接收。机要文书人员对收到的机要信函，首先要认真查验封装得是否完好，密封条有否变异；其次，对接收的多份机要文件，要注意点收，查对有否发错、短份现象。

上述机要信函的进出必须经由机要文书部门的做法，是公文处理工作上的一条老规矩，人们通常称它为“进出一个口”。

第二篇：机要文件管理规定

第一条文件的接收。收到文件后及时检查、核对，在收文登记薄上分类详细登记，并注明密级。

外出参加会议人员应将带回的文件交机要室统一登记管理。

第二条文件的保管。机要文件必需存放在保险柜中，由专人保管。去省委领取或消退文件应有专车接送，严防丢失。

第三条文件的传阅。机要文件由机要人员直接呈送。阅文者应及时阅示，并于当日退回机要室，不得横传，不得留存文件。

第四条文件的借阅。借阅机要文件应当履行登记手续，阅文和传达文件要严格按规定的范围，不得扩大，不得将文件带入无关场所，不得携带机要文件顺便办理私事，文件用后及时归还。省军级文件一律不外借。

第五条文件的复制。严格执行上级部门复制国家秘密载体的管理规定。复制机要文件要履行审批手续。绝密级文件一律不得复制。其它文件复制必须经分管领导批准。复制的文件视同原件管理。

第六条文件的清退。省军级、地市级文件每年按要求到上级发文单位进行清退，其它机要文件要认真填写中共中央、省委文件清退情况统计表，上报发文单位。

第七条文件的立卷、归档。按照档案法和相关规章制度及学校档案工作的规定和要求，及时分类立卷、归档，并办理相关手续。

第八条文件的销毁。各单位（部门）需要销毁的文件资料交机要室统一办理销毁手续，禁止把文件、内部资料当废品出售。由机要秘书填写“文件销毁单”，经学校办公室负责人签批后方可送到省保密部门指定的文件销毁站处理，必须2人押送，实行监销。

第九条文件的检查。借出的文件及时检查、催还。每学期末对外借文件进行一次检查催还工作，如发现有丢失文件情况，及时上报校保密委员会。

第三篇：县委机要文件保密工作经验材料

县委机要文件保密工作经验材料

机要文件管理工作，是各级党委办公室的一项重要工作，党中央确定的路线、方针、政策就是通过机要文件这个红色通道，迅速传达到每个基层组织和全体党员，从而实现党对各级组织的领导。因此，机要文件管理绝不是一般性工作，而是党政机关实施领导，沟通机关内外，联系上下左右的纽带。因此，机要文件管理工作是党交给我们的一份永远需要做好的答卷。好范文出品

当前，西方敌对势力对我实行“西化”、“分化”的图谋一刻也没有改变，他们要在政治、经济、军事、外交、科技等方面与我们进行的窃密与保密的斗争日益激烈，党的机要文件往往成为境内外敌对势力窃密的重点。对此，我们必须要有高度的政治警觉，牢固树立保密意识，一丝不苟地做好党的机要文件管理工作。2004年，我县被评为全市机要文件管理工作先进单位，在此将我们的做法作以介绍，愿与大家共同探讨学习。

一、领导重视，是搞好机要文件保密安全的前提好范文出品

两年前，我县没有专用机要文件室，文件柜一直沿用80年代的木柜，其它的硬件设施几乎是个空白。同时文件管理人员不固定，文件管理常常出现脱节现象，对机要文件的保密安全构成严重威胁。对此，在全省机要文件保密安全检查时，省委办公厅、市委办公室都提出了批评，并把我县列为全省重点整改单位。这种局面引起了县委领导的高度重视，县委常委、县委办公室主任王中义同志立即把机要文件管理工作列入重要工作日程，在县委常委会上作了专题汇报。提出了县委领导要带头遵守机要文件的管理制度，带头清退机要文件，并多次在县委办公室主任办公会上安排部署加强机要文件管理工作，从而保证了经费和人员到位，为我们做好机要文件管理工作提供了有力的保障。为了使这项工作做得实而又实，细而又细，主任经常到机要文件室实地检查工作，定期听取工作汇报，提出指导性地工作意见，对于工作中出现的问题及时加以解决。主任时常找机要员谈心，在嘘寒问暖中了解机要员工作中有什么阻力，生活上有什么困难，待遇上有没有应该解决的而未解决的难题，并一一作出解答。在日常工作中，他强调指出作为一名机要员必须具备“三种精神”，即：不计报酬、乐于吃苦、默默奉献的“老黄牛”精神；不计名利、扎实工作、脚踏实地的“马前卒”精神；不计得失、忠于职守、认真负责的“螺丝钉”精神。由于领导重视，我县机要文件管理工作发生了质的变化。一是形成了一套以“提高文件利用效率，保证文件运转安全”为目的的机要文件管理机制，既充分发挥党的文件效用，又保证了文件安全。二是明确一名机要员（副主任科员）负责机要文件管理工作，确保机要文件有人管，有人问。三是我们落实了机要员岗位津贴每月100元，极大地调动了工作积极性。四是县机要局专门设立一间机要文件室，配置了“三铁两器一机”即：铁门、铁窗、铁柜、报警器、灭火器、电话机,这些硬件的配置，为机要文件管理人员创造了良好的工作环境，为提高机要文件保密安全打下了坚实的基础。

二、完善制度，是搞好机要文件保密安全的保障好范文出品

俗话说没有规矩不成方圆。机要文件管理工作是一项政治性、保密性、技术性很强的工作，为了使机要文件管理有章可循，我们根据上级要求和工作实际，从抓制度入手，使各项具体工作都作出了明确而严格的规定。一是建立文件登记制度。我们建立了《收文登记本》、《发文登记本》、《转办登记本》、《借阅登记本》、《机要文件夹走向登记本》。做到每份文件走向清楚，有据可查。二是针对机要文件管理工作的各个环节，制定了七个制度。它们分别是：《机要文件分发制度》、《机要文件转办制度》、《机要文件传阅制度》、《机要文件借阅制度》、《机要文件保管制度》、《机要文件回收制度》、《机要文件存档制度》等规定，并装框上墙，使各项工作职责分明，操作有序。三是实行督促检查制度。在日常的工作中，我们发现文件出现的丢失现象，主要根源在于错过了查找文件的最佳时间，因此加强机要文件管理工作，贵在平时，功在平时。我们坚持以自查为主，领导督促为辅的方针，具体做到三查：一是查岗，就是定期不定期检查机要员按时上下班情况，在岗值班情况，确保机要员一直处于待命状态，随时向领导以及秘书工作人员提供文件资料。二是查勤，就是坚持每月检查一次记录本登记情况，文件的运转情况以及相关制度的落实情况。并将检查结果作为年终考评依据，对于成绩优秀的实行奖励，对于成绩差的进行通报批评。三是查漏，就是每季检查一次上级来文有没有漏登现象，传阅件有没有漏传现象，受文单位有没有漏领现象，文件回收有没有漏缴现象。通过平时的查漏，及早发现工作中存在的问题，以便赢得充足的时间来解决这些问题。

三、狠抓落实，是搞好机要文件保密安全的关键

为确保中央、省委机要文件在我县运转有序，安全保密，我们突出工作重点，强化机要文件管理。一是来文登记，突出一个“细”字。对上级发来

第四篇：某某某公司机要文件管理办法[范文]

某某某公司机要文件管理办法 1 目的为进一步加强某某某公司（以下简称“某公司”）机要文件的管理，落实国家保密法规等有关规定，防止机要文件丢失、泄密，特制定本办法。定义

本办法中的机要文件是指中共中央、国务院，国务院各部门，各级政府机关，国家军事机关，总公司集团公司，分公司公司印发的带有秘密、机密、绝密等级的文件。3 适用范围

本办法适用于某某某公司所属各单位对机要文件的接收、发送、传阅、保管、销毁等管理工作。4 管理职责

4.1 机要文件管理部门职责

4.1.1机要文件执行统一管理，分级负责的制度。办公室是机要文件的管理部门，负责外部机要文件的接收、处理和某公司机要文件的审查和制发。

4.1.2办公室负责某公司机要文件的接收、制发和管理。

4.2 机要文件管理人员职责

4.2.1要选派政治可靠、立场坚定、坚持原则、认真负责的同志担任机要文件管理人员，并保持机要文件管理人员的相对稳定。

4.2.2 机要文件管理人员因公外出或请长假时，应由主管领导指定专人代理工作并通知办公室备案，不得擅自找人代理。机要文件管理人员因工作调动或需要长期离职时，必须办理正式的交接手续。

4.2.3 机要文件管理人员要认真遵守保密纪律，严守国家秘密和企业商业机密，认真执行《某某某公司保密工作管理制度》的有关规定。管理要求

机要文件管理包括外部接收机要文件管理和内部制发机要文件管理。

5.1外部接收机要文件管理

外部接收机要文件管理主要包括机要文件的接收、传阅、保管、销毁等程序。

5.1.1 外部机要文件的接收

各级党委、政府，总公司集团公司、分公司公司发至某公司的机要文件，由办公室根据文件发放范围负责向厂领导、所属各单位发送；所属单位派专人直接到办公室领取机要文件，经认真核对后在机要文件领取登记簿上履行签收手续。

5.1.2 外部机要文件的传阅

5.1.2.1 机要文件传阅要严格按照文件规定的范围和厂领导的批示进行，不得拖延积压。

5.1.2.2县、团级的机要文件，由办公室负责组织厂领导成员传阅，不得自行扩大机要文件的传阅范围。

5.1.2.3严禁使用普通电话机、手机或其他通讯工具交谈机要文件的内容。机要文件不得用普通传真机传递，也不得在办公区外口述。

5.1.2.4不得在未采取数据保护和网络安全保密监控管理技术措施的计算机网络输入、保存和传递机要文件。

5.1.3 外部机要文件保管

5.1.3.1要设立机要文件管理人员和机要室，配备专用保险柜。机要文件要存放在保密柜内严格保管，不得遗失，不得带回家或带到公共场所。

5.1.3.2 需传阅的绝密文件应当天阅后当天归还，特殊情况需要留用时，需经办公室同意并存放在保险柜内，严加管理，及时归还，不得携带绝密文件离开办公区。

5.1.4 外部机要文件的销毁

5.1.4.1 机要文件必须定期进行清理、清退和销毁。

5.1.4.2每年３月份对上一不需要归档保存的秘密级、机密级文件，按照传阅范围组织清理、核对，核对无

误后填写机要文件清退目录（一式二份，一份留本单位备查，一份交公司文件管理部门备案），连同文件一起交办公室。

5.1.4.3 需要集中销毁的机要文件，经保密工作委员会审核批准后，由办公室按有关规定销毁，并指定专人负责监销。

5.1.4.4 接收的绝密级文件，由办公室负责按照有关部门的要求清退、销毁，并将有关清退、销毁记录留存备查。

5.2 内部制发机要文件的管理

内部制发机要文件的管理包括机要文件的起草、印制、发送、销毁等程序的管理。

5.2.1 内部机要文件的制发

5.2.1.1 某某某公司制发机要文件要严格执行《某某某公司保密工作制度》和《某某某公司行政公文处理办法》进行起草和制发，由机要文件管理人员按照机要文件制发流程采取走签的方式逐级审批，尽量减少涉及人员范围。

5.2.1.2 机要文件保密程度按照《某某某公司保密工作制度》的有关规定确定秘密、机密等级。

5.2.2 内部机要文件的发送

5.2.2.1 机要文件发送要严格履行登记、签收手续。严格控制在指定范围内，不得自行扩大机要文件的传达范围。

5.2.2.2 分公司公司制发的机要文件由某公司机要文秘到机要室领取；某公司上报的机要文件由机要文件管理人员送达分公司公司机要室。

5.2.2.3 机要文件严禁翻印、复制。因工作需要确需复印的，须请示发文单位同意或按照文件制发单位的规定办理；复印件按正式文件管理。

5.2.3 内部机要文件的销毁

5.2.3.1办公室负责对制发的机要文件进行跟踪管理，于每年3月份按照登记册认真清点、核对后进行清退、销毁。

5.2.3.2 清退工作根据机要文件保密期限，经保密委员会同意，由办公室对需要清退的机要文件按照发放范围组织进行，并填写《机要文件清退目录》（一式二份，一份留本单位备查，一份交文件管理部门备案），连同文件一起交制发单位办公室。

5.2.3.3 销毁工作由办公室经保密委员会批准，按有关规定进行。要指定专人负责监销，同时填写《机要文件销毁目录》和《机要文件销毁清单》存档备查。

6罚则

6.1 发现机要文件丢失，当事人和有关部门要迅速查明情况，同时向厂领导和保密工作委员会或领导小组报告，由保密工作委员会或领导小组组织进行调查，向上级部门进

行报告，并提出处理意见。

6.2 对泄露国家秘密情节严重的，依法处置。7 附则

7.1 本办法自发布之日起施行。

7.2 本办法由办公室负责解释。

第五篇：机要文件管理规定

机要文件管理规定

一、收发

（一）机要文件实行专人收取，专人传送，专人保管。局办公室确定一名党员干部专门负责此项工作。

（二）凡属机要文件，必须由机要人员亲自去取，并办理签收、登记手续。上级来文属于机要文件的，除机要人员和办公室主任外，其他人员不得拆看。属于上级纪检、监察类的信函，要直接送交纪检、监察工作负责人拆阅。

（三）上级机关下发的要求局领导亲启的机要信件，机要人员收到后要直接转送局领导本人，任何人不准拆阅。

（四）领导传阅后收回的文件，机要人员要及时整理，存入文件柜内妥善保管归档，年底及时清退。

（五）按照上级有关保密及文件管理规定，局领导及各处室负责人参加的各种会议所印发的涉及全局工作、政策法规及职工切身利益的人事、劳资、福利、住房、医改等的文件，会后应及时交机要室。需局各位领导传阅和干部职工知晓的，按有关规定进行传阅或组织学习，并按文件管理规定做好归档保管工作。

二、传阅

（一）机要文件由机要人员签收、拆封后，要及时认真填写来文登记，送办公室主任签批。

（二）机要人员应根据办公室主任签批的阅文范围，及时亲自送达有关领导和人员中传阅，不得延误，不得漏传。

（三）传阅的机要文件要由机要人员亲自送、亲自取，阅文者之间不得横传。并坚持当日送、当日取的原则。机要文件不得在领导办公室过夜。

（四）领导阅后的文件，机要人员要当面清点。凡有领导批示的文件，要及时送办公室主任和有关处长阅办。

三、保密

（一）凡机要文件、信函、上级通知及本单位需要保密的事项，要严格执行国家保密规定。做到不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看。决不传播机密事项，不携带密件回家、外出、探亲、出入公共场所。

（二）机要人员签收机要文件时，要检查封口是否完好，数量是否短缺。短缺文件要及时向发文机关核实、查找。

（三）严格机要文件传阅范围。处级以上领导干部可以传阅文件，其他干部到机要室阅读文件。

（四）机密和绝密等级的文件任何人不得摘录、传抄。凡发现摘录、传抄者，按相关保密规定追究责任。

（五）保密人员要每季进行一次保密检查，发现问题，及时向局领导汇报，并采取有力措施加以解决。