如何加强新时期高校机要文件管理工作

第一篇：如何加强新时期高校机要文件管理工作

如何加强新时期高校机要文件管理工作

机要文件是党和国家机密的载体，是高校领导及时了解和掌握党中央、省（市）委及上级业务主管部门方针政策、工作部署、信息动态等的重要渠道。高等院校作为国家行政事业单位的重要组成部分，是产生、存储和使用国家秘密较为集中的地方，做好高校机要文件管理工作，对确保机要文件有效运转，提高学校工作效率具有十分重要的意义。那么，在机要保密工作面临的形势发生深刻变化的新时期，如何加强高校机要文件的管理工作呢？

一、加强思想从识，提高保密意识和责任意识

机要文件管理工作是一项细致而缜密的工作，不能有哪怕一丝的马虎。2010年修订发布的《中华人民共和国保守国家秘密法》，对涉密文件等涉密载体的管理规定更加严格，如改“结果论”为“行为论”，好机要文件管理工作，将精益求精的工作态度和工作作风落实于高校机要工作上，树立忠诚、敬业、服务与奉献的精神。

二、建立健全机要文件管理制度，实行规范化管理

机要文件管理工作是一项政治性、保密性、技术性很强的工作，各高校应结合本校实际，进一步建立完善机要文件管理的各项规章制度。通过建章立制，做到传阅规范、存放规范、借阅规范等，把工作落实到文件保管运行所涉及的重点部位、重点人员和重点环节上，使各项工作职责分明，操作有序，安全保密。具体来说要建立健全以下制度：

（1）签收和登记制度。高校的机要文件主要是通过两个渠道收进的，一是邮政机要通信局传递的机要文件，二是从机要局领取的机要文件。签收机要文件时，一要注意检查封口是否破损，密封是否完好，有无启封、拆取内装文件的痕迹；二要核对签文薄与实际信件件数、信封号码是否相符。检查核对准确无误后方可签字，在专用机要文件登记簿上登记，并且注明密级和收到时间。

（2）借阅、复印制度。各单位指定专人领取，登记签字。未经同意，不得转借和私自扩大传阅范围，更不能擅自复印、摘抄；特殊情况必须复印的，要经上级保密部门同意，单位主管领导批准，复制的文件要登记并严格控制发放范围和份数，并视同正式文件予以管理。

（3）阅文制度。严格按照上级规定范围传阅，机要文件的传阅必须是单循环传阅，即文件负责人直接呈送领导阅，然后返回文件负责人，领导之间不能横向传阅。

（4）监督和检查制度。机要文件的管理应该做好三项工作：一是检查，二是抽查，三是监督。这三点对做好机要文件的管理作用重大，也是做好保密工作的重要举措。加大监督、检查力度，能有效地防止失密、泄密事件的发生。

（5）清理、销毁以及归档制度。为确保机要文件的安全，必须对机要文件定期检查、清点和整理，每年收到的文件在第二年要清退，按要求如数退回原发部门；对不属于清退范围的文件资料，根据学校档案管理要求存档；该销毁的文件则要送指定地点处理，切忌随意处理。

三、改进机要工作方法，提高文件送阅效率

为了使上级文件精神及时得到贯彻落实，需要积极探索文件处理规律，提高文件送阅效率。要按照“严格程序，灵活处理”的原则，做到以下四点：一是合理分类。将供领导阅读的文件和供各部门执行的文件，分内容、分部门、分业务、分级别按时间先后顺序传阅、督办、返回。二是坚持急件急办。即按照机要文件的轻重缓急程度合理安排传阅者的先后顺序，重要文件呈送主要领导先阅，文件内容与谁工作关系密切谁先阅、谁在家谁先阅，以使主管领导尽快了解上级文件精神，及时做好工作安排。对一些急件或绝密件、机密件，应随到随传，保证做到人不离件、件不离人，随时掌握文件的走向和流程。三是可适当灵渗处理。在文件份数少、传阅领导多、阅办部门多的情况下，可采取先办理、后传阅，先主办、后协办的方式处理，以提高文件的利用率和工作效率，及时发挥机要文件的效用。四是加强提醒和督促。对于那些需要及时落实的事情，如果怕领导工作忙忘记，机要秘书有责任提醒和督促。在传文过程中，如有的领导出差或在外开会，往往一个文件还没有传阅完，另一个要传阅的文件又来了，反复交叉，积少成多，在这种情况下，机要人员更要注意做好文件的传阅工作，将传完的文件收回并及时分类存放好，以便随时提供参考、利用。

四、加强网络保密措施，实现机要文件管理现代化

严格机要文件的现代化管理手段，实行微机处理和检索，是机要文件现代化管理工作的重要议题。在确保文件安全的基础上，实行微机处理和检索，可大大提高工作效率，为日常工作提供便利条件。因此，必须加强计算机网上保密措施和相应硬件设备建设，以实现机要文件管理的现代化。随着科学技术的迅猛发展和国际互联网的广泛应用，特别是高校和外界科技交流与合作渠道的日益增多，高校机要文件管理工作出现了许多新情况、新问题。为此，我们必须认清形势，加强和改进高校机要文件管理工作，这对于保持高校稳定，巩固和发展高校的大好形势，保证高校各项工作顺利开展，促进教育事业的发展有着重要意义。另外，机要人员还要熟练掌握现代办公技术以及密码通讯网络安全防护知识，以适应新时期机要文件管理的要求。

新形势下，机要文件管理工作比以前更复杂、更深入、更细致。高校机要人员必须认清形势，更新观念，加强和改进高校机要文件管理工作，以适应新时期、新形势下机要文件管理的要求，使机要文件管理工作在高校又好又快发展中发挥积极作用。

第二篇：新时期高校教学秘书管理工作浅析

新时期高校教学秘书管理工作浅析

肖卫

（中国科学技术大学科技哲学部，安徽 合肥230026）

摘要：高校教学秘书是一个特殊而重要的岗位，文章重点评价了教学秘书在教学管理中的作用，澄清了此前关于教学秘书工作的认识误区，全面分析了教学秘书的素质要求，并且就加强高校教学秘书队伍建设提出了具体的对策建议。

关键词：教学秘书； 教学管理

中图分类号： G451.8文献标识码： A

Reflections on a University Teaching Secretary’s Work in the New Era

XIAO Wei

(University of Science and Technology of China, Hefei, Anhui 230026)

Abstract: The teaching secretary’s qualifications and role in the administration of university teaching are discussed and certain misconceptions of the teaching secretary’s work are clarified.Recommendations are offered for strengthening the team of teaching secretaries in a university.Key words: teaching secretary;teaching administration

培养人才是高校的基本职能，教学是培养人才的主要途径之一，服务于教学活动的教学管理是高校管理的核心之一，高校的性质和任务决定了学校的一切工作都要以教学为中心，决定了教学管理在高校工作中的重要地位。教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分，在教学管理系统中发挥着重要作用。

随着高校教学改革的深入，以教学思想、教学内容、教学方法与教学管理为主要内容的教学改革，对教学管理者提出了更高的要求。与此同时，教学管理向信息化、现代化发展的新趋势，也给学校的教学管理工作带来了新的机遇和挑战。一流的大学需要一流的管理，一流的教学需要一流的教学管理来支撑。教学管理不仅包含先进的管理手段、管理制度和管理思想，更重要的是要有一支高职业素质的管理队伍，这就对教学秘书工作提出了更高的要求。

一、教学秘书在教学管理中作用的再认识

教学秘书是高校最为常见的工作岗位，由于岗位形成时间较长，基本的工作职能相对也较为固定。因此，常见的对教学秘书岗位存在的认识误区是，将教学秘书的基本工作职能和岗位创新需求混为一谈，认为该岗位不过是作些课程安排、成绩登记、材料报送等简单工作，什么样的人都能做。这种看法其实是存在误区和片面性的。高校教学秘书在行政上受学院和系领导，在业务上往往同时还受教务处或研究生院指导，岗位信息获取和行政指令来源具有多源性的特点。故某种程度上说，教学秘书岗位是教学信息管理上传下达的桥梁，是学校教务部门联系院、系和学生的纽带，是学校各项教学计划和指令最基层的执行者。因此，基层一线教学管理水平的高低，工作状况及管理效能如何，不仅影响着院、系管理工作，并且影响着学校整体的教学水平。如果教学秘书失职，轻则造成教学管理工作的混乱，重则导致上级教学管理被架空，甚至出现教学管理舞弊的极端恶劣现象。因此，有必要进一步深入认识教学秘书在教学管理中的作用。

首先，教学秘书是教学管理思想最后的执行者，在院系领导和教务部门指导下，使各项

教学活动得到有序的组织和安排落实，各类教学文档得到正确的建立并汇总归档，从这个意义上说，教学秘书既是执行者也是管理人。

其次，教学秘书起着参谋和助手的作用，收集反馈各个教学环节中的意见和信息，供教学职能部门和院系领导决策时参考。

第三，教学秘书在各项教学计划的实施中，还是学校职能部门和院系以及教师和学生之间的联系和沟通协调者。

以上三个方面工作都是围绕着教学活动能够顺利进行而展开的，是教师和学生完成教与学任务必不可缺的辅助性服务工作。教学秘书的工作和学校的中心任务 ——教学工作有着千丝万缕的关系，教学秘书的每一项工作，每一个教学环节的管理工作如果不到位，都会对学校的教学质量产生重大影响和损失。可见，以往那种认为教学秘书的工作是简单劳动的想法，具有片面性，教学秘书岗位的作用不但非常重要，而且还需要其创造性地执行和协调，才能充分发挥其岗位职能，确保各项教学任务的圆满完成。认清了教学秘书岗位的重要作用，对教学秘书的素质就应该有更为严格的要求。

二、对教学秘书素质要求的再认识

众所周知，所谓素质，是人获得识、才、学的生理基础，这是一个外延很广的概念。狭义的素质主要指人的生理和感觉器官方面的特征，是人的心理发展的生理条件。广义的素质则包括人的性格、兴趣、气质、风度、能力等等。按类型划分，又可分为思想素质、知识素质、工作能力素质、身体素质等等。一般而言，素质的发育和成熟总是在社会实践中逐步实现和提高的，因此，对教学秘书的素质要求，也是由这一岗位的特殊性质所决定的。

（一）思想素质

教学秘书必须具备甘为人梯的事业心和爱岗敬业的工作精神。教学秘书工作不但计划性强，而且内容庞杂，具有综合服务的工作特性，这就要求工作者必须有高度的责任心，工作中要时时处处想师生所想，急师生所急，奉献一份真心、爱心和耐心。教学管理工作繁杂、细致，稍有疏忽，就可能导致差错。而无论在时间、地点、课程和任课教师哪一个环节的编排上出现错误，都会造成教学秩序的混乱。所以工作必须一丝不苟，要细心再细心，如果没有良好的职业道德和修养，没有较强的敬业意识是无法胜任的。一些高校出现的教学计划无法实现，上课排课成绩单屡屡出错，出了问题后大家又踢皮球推诿责任的现象，很多时候都源于教学秘书的工作不到位，使得问题逐级放大。

此外，教学秘书还应具有良好的个人修养。所谓修养，从心理学意义上讲，是指人的性格、品质等，它是一个人德、识、才、学行为和能力综合和集中的表现。高校教学秘书工作涉及的人和部门较广，碰到的问题和矛盾较多，教学秘书往往是单位的门面和窗口，自身的修养以及精神面貌、工作作风，直接影响人们对所在院系的印象和评价。因此，教学秘书要有宽广的胸怀，豁达的气度，对工作中碰到的误解和委屈，待遇与工作效益不相平衡的时候应学会容忍，增强心理承受力，每天以愉快的心情和充满活力的精神状态、饱满的工作热情投入工作。无论工作多繁忙，只要有积极向上的精神状态，不辞劳苦，任劳任怨，耐心热情，就能维护单位的形象，为单位营造良好的声誉，同时也为自身的岗位塑造积极正面的形象。反之，如此关键的岗位可能因为一个人的坏面孔，对单位乃至整个学校都将造成巨大的负面影响。

（二）知识素质

高校教学管理是一项具有一定专业知识要求的工作，这就要求教学秘书必须具备较高的知识素质。

首先，高校教学秘书的工作对象是大学生、教师和校、院、系、室领导者和管理人员，他们都属于高知识水平的人群，这自然要求教学秘书必须有较高的知识素质，能够和他们保

持良好的对话与沟通。为提高教学秘书的知识素养，就必须要求他们从教育观、知识观、学习观等方面提高认识，为教学管理现代化奠定厚实的知识基础，不断学习不断提高。

其次，教学管理工作也是一门科学性很强的工作，教学管理者必须具备综合业务知识，最好能掌握管理专业知识与相关专业知识体系，才能对所从事的工作性质、内容、范围和要求有明确的认识，并运用科学的管理方法使管理工作科学化、规范化。综合业务知识还包括学校和本院系的基本概况，人员情况、课程设置及开课情况、本学科教学培养方案、学校学籍管理和各项规章制度。因此，教学秘书应该尽可能地多学习一些管理专业知识，例如教育学、教育管理学、教育心理学、管理心理学、甚至社会学、公共关系学等知识，不断提高教学管理的理论水平。一个具有相关知识素养的教学秘书和一个只会机械执行领导指示的教学秘书，其工作效率和成效，也是截然不同的。

（三）能力素质

高校教学秘书管理工作的知识化、现代化和效能如何，还和他们运用知识的能力有关，即他们不但要有较宽泛的知识素质，而且还要有运用知识解决问题的能力。教学秘书的能力素质主要包括：高效和快捷的学习能力、研究能力、创造性思维能力、口语和书面表达能力、处理突发事件和危机的管理能力、组织能力和工作创新能力等。

随着教育改革的深入，教学管理越来越规范化，教学秘书承担的工作头绪也越来越多，怎样在时间紧、任务重的情况下出色地完成工作，对高校教学秘书提出了更高的要求，这就要求教学秘书有较强的工作能力和较高的工作艺术。具体而言包括：

1.统筹管理能力。教学秘书工作的辅助地位决定了它的被动性，作为领导的参谋和职能部门的助手，随时随地可能接到工作指示和任务，如果来一个电话处理一件事，接一个文件安排一项工作，往往会陷于穷于应付的尴尬局面。要能够妥善安排，对学校纷繁的工作事务要力图能够驾驭，从中找出各学年各学期各时段的常规性事务，事先制定工作计划，主动出击且留有余地，在操控中才能游刃有余。对经常性工作和突击性工作以及临时出现的工作能分清轻重缓急，头绪多时在记事本上按照重急轻缓的原则，完成一项划掉一项，力求有条不紊，只有这样，才不会有遗漏出现。

2.应变能力。碰到任务急工作量大的突击性工作，要求快速作出反应，在短时间内完成交办的工作，这就要调动平时工作中的各种信息资料，同时须凭工作经验、对工作任务熟悉程度的积累来完成。要注意在平时的工作中不断积累可能有用的个人信息资料并加以妥善有序的保管，对教学管理业务要尽可能熟知，这样碰到突击性任务才能从容应对，遇事不慌。把平时做好日常工作作为突击性工作的基础，只有平时踏踏实实，勤勤恳恳地工作，才能为战时办事渠道畅通创造条件。

3.沟通协调能力。教学秘书经常需要与教学职能部门和院系领导、教师和学生打交道，只有和他人保持良好的沟通，才能得到理解与支持。高校教学大量工作的顺利完成都得益于方方面面人员的共同努力，因此，教学秘书要正确认识并承担好自己的岗位角色，学会在沟通的基础上协调，在协调中做到到位不越位，参与不干预，出谋不决策，摆正自己的角色位置，在与人协作共事处理问题时要从多角度考虑，和谐地处理好和上级部门、院系领导、教师和学生的关系。对于学生也要摒弃过去模式化的僵硬管理，树立以人为本的管理方式，为师生们着想，多站在他们的角度考虑问题，给师生们创造良好的教学氛围。

4.现代化管理技能。需要强调的是，教学秘书必须能够熟练地使用计算机进行日常工作的文档、表格处理，应用网络和教学管理系统软件实现办公自动化管理。这不但能使工作效率和水准得到提高，而且也能减轻管理中的部分工作量，也为师生和各级教学管理部门提供了快捷优质的服务。过去那种人员安置不下就往教学秘书岗位塞的落后观念应该转变，将教学秘书岗位的技能要求降低，实际上就是将本校教学水平主动降低。对此，人事部门应有清醒的认识。

5.写作和语言表达能力。教学秘书经常要根据教学中的实际情况拟写一些教学文书，如教学通知、申请报告等，在处理工作中需与对方反复磋商，下情上达、上情下达，解释原因等，这都需要较强的书面和语言表达能力,要求能够行文流畅，表达得体，言简意赅。

（四）创新意识

综上所述，我们应该改变过去那种认为教学秘书的工作是简单劳动的陈旧观念，只有将教学秘书放在整个知识信息社会的大环境中提高要求，重新定位，才能确保高校教学质量的提高。对教学秘书更高的素质要求之一，就是必须具有创新意识。当今社会，共享资源越来越多，人们之间的距离正在缩小，各个领域的新思想、新方法、新技术、新手段层出不穷，且传播渗透迅速。教学秘书应不断扩大知识面，掌握新知识，提高分析问题和解决问题的能力，使自己的知识水平跟上时代的发展，创造性地开展工作且解决问题，才能真正做好本职工作。21世纪，我国高等教育管理的改革任重道远，要使学校的各项工作上层次、上水平，不仅需要专家、教授，而且需要高素质的教学管理者，结合本校本单位的实际情况，在各自的岗位上创新实践，朝着管理规范化、现代化目标努力。

三、加强高校教学秘书队伍建设的若干建议

尽管理论上说，高校教学秘书面临着更高的要求，但目前我国高校的教学秘书队伍建设现状却不容乐观。一般而言，学校比较重视专任教师队伍的建设，如人才引进、在职进修等等，而在教学管理队伍的建设中只重视高、中层管理人员的配置，常常忽略基层教学秘书管理工作队伍的建设，从而导致教学秘书队伍建设滞后于专任教师队伍建设。为此，笔者建议：

（一）大力提高现有教学秘书的素质

如前所述，教学管理工作的特殊性和复杂性都要求教学秘书不仅要有较好的专业知识，还要有较高的管理素质，既要考虑到知识结构、管理能力、应变能力等因素，还要考虑个人性格、气质、职业道德等因素。因为历史及诸多原因，教学秘书的水平存在着参差不齐的情况，有些人存在不同程度的问题，如政治素质不高，缺乏责任心，对严肃的教学管理工作敷衍了事，管理混乱，抱着你能奈我如何的想法；文化素质不高，语言表达和文字表述水平有待提高；管理水平不高，现代管理能力与技术匮乏，只会袭用传统的笔和纸的管理模式，同时教学秘书整天忙于各种事务性工作，疲于应付教学管理部门下达的各项任务，没有时间坐下来潜心学习教学管理知识，所有这些都严重制约了教学秘书管理能力的提高。因此，学校各级领导对教学秘书队伍建设应给予更多的关注，合理调整现有人员，所聘人员应该由学校教学管理部门（教务处、研究生院）、人事部门和院系领导三方面共同考核，确保基本素质和业务能力达到一定水平，还可以由教学主体和被服务对象的教师和学生对教学秘书工作进行评议，对不能胜任岗位的人员要及时更换直至解聘。适时开展业务培训或研讨会，更新知识，学习先进的理念和技能，还应多组织教学秘书及教学管理人员到其他院校参观访问，进行业务考察和研讨，交流经验。

（二）保持教学秘书队伍的相对稳定

长期以来，人们对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价，轻视教学秘书在基层教学管理中所发挥的作用，认识不到优质的管理能出质量、出效益。因此在教学秘书人员的配备、业务学习、岗位培训与工作待遇、职称评定等方面往往最容易成为学校管理方面的盲点。由于教学秘书在诸多方面与其他人员差距拉大，而教学秘书工作量非常繁重，这就必然造成心理的不平衡，尤其是许多参加工作不久的教学秘书看不到前途和发展前景，有想转岗的念头。那些工作多年现在还在教学秘书岗位上的老同志，虽然工作辛苦尽职，但一个要求不高的职称晋升却成了难点，这些也严重挫伤了他们工作的积极性，势必给教学管理工作带来不稳定因素和负面影响。因此，在确保人员素质的前提下，采取措施稳定教学秘书队伍，也是各高校管理者必须重视的问题。

1.合理定位，坚持以人为本的思想，激发教学秘书的工作热情。古人云“不在其位，不谋其政”，那么已谋其“政”，不在其“位”，肯定会挫伤人的工作积极性，打击工作热情，导致得过且过、马虎大意、被动应付的工作态度产生，对教学管理产生严重的影响乃至损失。因此，应该对教学秘书予以合理定位，给予其应有的工作待遇，评定其相应的专业技术职称，或者在职称评定中考虑到教学管理岗位的特殊性和诸多方面综合情况，这有利于充分调动教学秘书的工作积极性，发挥工作主动性，激发其创造性，使之将工作干得更好。

2.合理的计算工作量，适当提高工资待遇。亚当斯的公平理论告诉我们，个人做出了成绩并取得了报酬后，不仅关心自己所得报酬的绝对量，也关心自己所得报酬的相对量。因此，他会进行种种比较来确定自己所获报酬是否合理，而比较的结果将直接影响今后工作的积极性。教学秘书的工资和岗位津贴是以自身的职称来计算，没有把工作量的多少纳入岗位津贴的参考因素，这就形成了“工作没少干，报酬不多拿，工作要求高，受到认可难”的尴尬局面。学校人事分配制度中没有针对教学秘书的专门条款，致使各院系在教学秘书的岗位津贴上缺少统一标准，各院系之间水准不尽相同，这种现象也会挫伤一部分教学秘书的工作积极性。因此，学校应该根据本校实际，制定合理的分配方案和标准，对出现的问题统一协调解决，各学院(系)应按统一的方案使教学秘书群体获得的报酬与岗位贡献呈正比。

3.引入激励机制，开展教学管理评估，奖优罚劣，促进教学管理良性循环。教学管理队伍的建设离不开一套好的激励机制的建立，实行目标绩效管理。教学秘书的工作事务多，作用大，学校及院（系）应采取相应的激励措施，奖优罚劣，以奖为主。在具体的考察过程中，工作完成的优劣、工作量的多少固然是一个方面，对工作的态度、工作水平也应该纳入考评内容，对效率高，责任心强，教师学生评议打分高的要给予表彰和物质奖励，对工作管理不利，不能胜任甚至造成管理混乱出教学事故的，要教育其改正；对长期不能改正的应及时调离教学秘书岗位。只有奖罚分明才能调动教学秘书的工作热情，发挥他们的主观能动性，开拓进取，大胆创新，建立起一支高水平的教学秘书队伍。

综上所述，要提高高校的教学管理水平，教学秘书队伍应得到应有的重视并加强建设，学校各级领导及有关部门都应正确认识教学秘书工作的性质、地位、职能、任务，结合学校实际建设好这支队伍，要制定激励人心奋进的长效管理机制作保证，发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革，提高教学质量、服务师生进而推进学校发展中的积极作用。

参考文献：

［1］ 白林.对高校教学秘书队伍建设的思考［J］.佳木斯大学社会科学学报，2004，（3）: 86.［2］ 游佩林.试论高等学校院（系）教学秘书队伍的建设［J］.平原大学学报，2003，（4）: 118.［3］ 戴洪萍.高校教学秘书队伍建设之我见［J］.常熟高专学报，2004，（6）: 101.［4］ 徐东.教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求［J］.山西财经大学学报（高等教育版），2005，（3）：59.

第三篇：关于新时期高校科研管理工作的思考

关于新时期高校科研管理工作的思考

近年来，随着高等教育的迅猛发展，全国各高校的办学规模不断扩大，办学层次不断提高，以科研促教学、促专业学科建设，为经济社会发展服务的作用日益重要，这就对科研提出了更高的要求。科研水平的高低，除了与科研队伍的素质有关外，科研管理水平也是一个不容忽视的因素。建设一支稳定的科研管理队伍，建立一套现代化的科研管理模式，对保证高校科研工作的质量与水平，促进科研工作的发展，具有十分重要的现实意义。

一、高水平的科研工作需要高素质的管理队伍

1.科研管理工作的特殊性。科研管理是指科研管理者对科研人员从项目申请到项目实施、完成的全过程管理。高校科研工作是提升教学水平的基础工作，是促进专业学科建设和发展的前提，科研水平的高低已成为衡量高校综合实力的重要依据。在高新技术快速发展的今天，科学研究朝着跨专业、跨学科、跨领域方向发展，形成了一个庞大的相互渗透、相互交错的科学群，这就要求高校科研管理者必须具有远期规划才能和卓越组织才能，不能只局限于日常事务管理，还要具有把不同学科的科研人员协调组织起来，圆满完成科研任务的能力。所以，我们必须从思想上高度重视科研管理工作，健全科研管理机构，充实科研管理人员，把高校科研管理工作推向一个较高的层次。

2.科研管理队伍需要复合型人才。科学研究更多的是以探索性、创造性为主的脑力劳动，而科研管理则是对科学研究这一人类特殊的知识生产和社会活动的管理，其活动内容和方式以及所产生的影响都具有较大的灵活性和不确定性，涉及面广、门类全，要求高校科研管理人员具备多学科、多专业的知识和信息，确保学校科研工作有效进行。不同的学校、不同的学科发展对科研的要求各不相同，对科研管理要求也具有明显的差异性。因此，建设一支既懂技术又懂管理，且知识结构合理、业务技术过硬的“复合型”管理队伍至关重要。

3.坚持“以人为本”建设科研管理队伍。管理部门的生命力源于每位管理者的创造力，只有管理者锐意创新，管理部门的活力才能得以体现。所以，管理部门要树立“以人为本，致力于部门价值与个人价值共同提升”的理念，积极引导科研管理人员安于本职、甘于奉献、钻研业务、善于管理，在工作中不断充实业务知识，努力提高管理水平，为个人的发展营造良好的环境与发展空间，为部门的发展提供人力资源保障，让管理者个体与管理部门的效率均得以充分发挥，创造出最大的管理效益。

二、强化“五个意识”，提高科研管理水平

1.创新意识。科研管理创新的过程就是对传统管理的一种超越，是对变化的、发展的科研活动的适应，是效益与效率的统一。新的管理模式既要充分调动科研人员的积极性和潜力，又要创造一种宽松、舒适、自由、平等的学术环境，尤其是一些交叉学科和新兴学科，它们的建立和发展都与传统学科有着截然不同的方式和条件。按照发展要有新思路、改革要有新突破、开发要有新局面的要求，在科研管理过程中应不断研究新情况、发现新问题、提出新思路、制定新目标，立足教学工作和学科建设大局，建立有利于科研发展的管理模式。

2.服务意识。在科研管理工作中，既要有管理意识，又要有服务意识，并以服务推动管理。科研管理部门要把争取更好的科研项目和更多的科研经费当作主要任务来抓。科研管理人员要不计个人的名利得失，帮助处理和解决科研人员在科学研究过程中遇到的问题，为科研人员搭建舞台、创造条件，尽可能以高效率、高质量的服务帮助科研人员顺利完成科研项目。

3.科研兴校意识。科研管理人员的工作成绩较多地体现在高水平科研效益中，只有学校的科研整体水平上台阶、上档次，科研管理人员的价值才能充分体现，因此，科研管理人员必须具备高度的主人翁意识，有强烈的集体荣誉感和爱校精神，要将个人的眼前利益与学校的长远发展有机结合，自觉融入科研兴校行动当中。

4.信息前瞻意识。在高校科研管理活动中，所面临的信息主要有3个方面：一是政策信息，如国家科技发展战略目标、科技方针政策、科技法规及长远发展规划等。二是控制信息，如学科发展信息，它可以预测未来学科发展动态，明确学校申请和争取科研项目的方向和范围。三是作业信息，如项目合同的签订、科研进度、科研过程需协调的环节等。只有掌握大量准确及时的信息，才能使科研瞄准国内外前沿，保证课题的先进性和新颖性，从而早出成果、快出成果、出好成果。因此，要想做到宏观地指导科研人员从事研究，科研管理工作者必需具有信息前瞻意识。

5.终身学习意识。随着现代科学技术的迅猛发展，新兴、交叉、边缘学科不断出现，不同学科之间相互渗透融合已成为科技发展的大趋势。科研管理作为一门综合性工作，兼有学术管理和行政管理的双重职能，内容涉及管理学、教育学、信息科学、公共关系学、组织学等诸多学科领域。因此，科研管理人员不仅要自觉更新知识结构，努力将自己由单一型的“执行者”逐步打造成懂技术、知法律、会管理、善运作的复合型经营者，而且还要具有发现问题、分析问题、解决问题的能力，成为具有现代学习型观念和意识的高素质人才。

三、打造科研氛围，提升综合管理能力

1.管理决策能力。首先是战略管理能力。科研管理是一项系统工程，从管理内容上看，涉及项目管理（组织申报、立项、开题、中期检查、结项鉴定、成果转化）、经费管理（经费预算、核算、核对）、成果管理（成果归档、成果报奖、成果宣传等）、年科研成果统计等方面；从管理层面上看，有纵向和横向；从管理方式上看，更具多样化、复杂性。科研管理纵横交错、动静结合，每一项具体工作和环节必须协调一致，才能互不干扰。此外，科研管理工作关系到国家、省市、学校的科技方针和科技创新的实施，从表面上看，科研管理人员是为科研人员服务的，但从更高的层面上讲，科研管理人员是科技创新和科技政策的宣传者和实践者。因此，科研管理人员必须从战略的高度充分认识到科研管理工作的重要性，树立大局意识，强化战略管理能力，体现群体优势和管理效益。其次是决策引导能力。科研管理的核心是如何争取到高水准的科研项目和尽可能多的科研经费，诸如选题立项、科研计划的制定、科研梯队的选配等都需要科研管理人员去决策、去引导。科研管理工作必须强化市场意识，把需求作为出发点和落脚点，掌握科技政策，了解经济信息，关注文化趋势，把握社会发展的脉搏，为科研人员的选题提供必要的决策和有效的引导，提高项目立项和研究的可行性。

2.组织协调能力。在高校，科研管理部门是一个综合性部门，管理的对象是代表最先进生产力的科学劳动者和思想活跃的知识分子；管理项目是探索未来、填补空白的最新研究课题和经济建设急需的攻关课题，因此科研管理者应具有把各行各业的人和各种各样的事与物按一定的需要进行有序排列、组织和协调的能力。科研管理的协调既包括外部的，又包括内部的；既有横向的，又有纵向的。外部协调是指，科研管理人员要积极加强与上级各主管部门及合作单位相互之间的信息沟通，设法让他们了解学校的科研需求。内部协调是指，每项课题的完成需要多个部门的协作，这就要求科研管理人员加强与校内各部门业务联系，协调好管理方面的问题。横向协调是指，随着国家教育制度的改革与发展，各高校都希望把科研“做强做大”，找到学校科研与社会需求的结合点，有的放矢地开展科学研究。纵向协调是指，学校的二级学院都有负责科研活动的机构，校级的科研管理者要了解学院科研工作重点，协助他们定期开展学术交流活动，对课题的实施做好指导、监督、协调、支持和服务工作。

3.应用信息技术能力。提高科研管理能力要靠信息化平台。科研管理信息化是一个系统工程，它不仅能够实现课题在线申报、评审、结题、验收等，而且还能对科研信息进行快速查询、收集、跟踪、整理、分类汇总，更重要的是能够广泛深入地了解国内外科学发展的现状、趋势，掌握各学科有关的最新研究动态，从中采集有价值、适合本校的科研信息，及时反馈给一线科研人员，这一系列活动的完成都需要现代信息技术的支撑。

科研信息是科研管理决策的关键因素，更是科研工作的重要内容之一，科研管理人员对科研信息的掌握和利用很大程度上影响着科研工作的规划与整体布局。因此，做到快速、及时、准确地掌握和了解最新的科研信息，可以为科研管理人员利用信息技术、提高管理水平起到事半功倍的作用。■

（作者单位：北京教育学院科研处）

[责任编辑：蔡桂兰]

第四篇：机要文件的“四个一”

什么是机要文件的“四个一”？

老秘观点: “四个一”包括：

进出一个口（指机要信函运转）、拆封一只手（指机要信函拆封）、登记一本帐（指要单独登记机要文件）、传阅一个点（指机要文件传阅的形式）。

这是建国前后一个时期党和国家机关对文件加强安全管理的一条极其宝贵的经验作法。可是，从近几年的实践来我们所掌握的情况看，不少的秘书人员对此熟知甚少，甚至从未听说过这一提法。

传阅是指在文件只有一份或很少几份的情况下，需要阅知的人又较多，故在他们中间传递阅知。机要文件传阅应当坚持“点传”，即以机要文书为一个“中心点”，阅件人只和机要文书人员之间有严格的取还登记手续，阅件人相互之间不发生直接关系，一般把这种方法叫做“传阅一个点”，这是避免机要文件在传阅过程中“不翼而飞”的一条好办法，同时，又可以防止阅件人积压文件。

文件登记是管理文件的帐目。设立文件登记是管理与保护文件的一种必要措施，也是一项细致的工作。所谓“登记一本帐”，是指对收入的秘密、机密和绝密文件，应与非机密性的文件相分开，单立一本帐来登记，设立《机要文件收文登记薄》。拆封就是启封，它是文书处理工作的一个重要环节。

在文书处理工作上，党和国家赋予机要文书部门一种特有的职责，即除上级发来指定领导人拆封的“亲启”信件外，对其他机要信函，机要文书部门均有拆封权。这也就告诉我们，非机要文书部门不得自行拆封机要信函，一般称这种做法叫“拆封一只手”。是指机要信函的收发进出，要坚持一个口，这个口就是机要文书部门。向外发送机要信函，无论采取哪种方式，都应由机要文书部门统一负责。与机要文书工作无关的部门或人员，不得参与机要文件的装封与传递，不得让非机要人员捎带机要信函，更不能借开会方便之机，让开会人员给本单位捎带机要信件（注：这种现象在不少的地方相当普遍。试想，解放前，我们的机要交通人员爬山涉水，出生入死，不误机要文件准时送达。解放初期，在天津的一些市区机关，机要交通员的最好工具不过就是“大铁驴”，早出晚归，怀揣干粮，迎风冒雨，不误文件的送达。看看现在，摩托车骑腻了，汽车也不愿开了，懒得非要等机关召开由下级单位参加的会议时，到会场去发应由机要交通人员迳直送达的信函……这种作法实属不该）。必须注意装封牢固，以防中途破损，重要的机密文件要加贴密封条；要反复检查送达单位和收件人是否与文件的主送机关和抄送机关相符；并要认真登记，严格编号，核准份数，以防有误。

接收机要信函的单位，不论该机密信函来自何方，采用哪种方式，只有该机关的机要文书部门才能接收，中间不得转手；非机要文书部门或人员，特别是传达室不得经手机要信函的接收。机要文书人员对收到的机要信函，首先要认真查验封装得是否完好，密封条有否变异；其次，对接收的多份机要文件，要注意点收，查对有否发错、短份现象。

上述机要信函的进出必须经由机要文书部门的做法，是公文处理工作上的一条老规矩，人们通常称它为“进出一个口”。

第五篇：新时期高校二级院系教学档案管理工作的几点思考

摘要:随着教学改革和高校管理体制改革的不断深化,二级院系教学档案管理也面临着新的挑战,本文结合工作实际,针对新时期二级院系教学档案管理工作存在的问题进行探讨,并提出了改进措施。

关键词:高校二级院系教学档案管理

近年来,随着我国高等教育教学改革和高校内部教育体制改革的不断深入,多数高校已经开始或正在实施或逐步完善二级院系管理,教学档案的管理内容也日益复杂多样,本文针对新时期二级院系教学档案管理工作,结合自己的工作经验,进行一些交流和探讨。

一、高校二级院系教学档案管理面临的挑战

1.国家高等教育改革对确保和提高新时期教学档案管理提出了新要求

教育部从1999年以来制定了高等院校扩大招生的政策,使得招生人数在10年间由1998年的108万猛增到2009年的610万,我国高等教育出现了规模的大发展,成为世界上在学学生规模最大的国家,这被外国媒体描述为“中国高等教育的一次大跃进”。由于师生(尤其是学生)数量的迅速增加,必然使得在教学管理中占有核心主体地位的教学档案管理工作业务量激增,教学档案管理难度也随之加大,对当前二级院系教学档案管理工作提出了新要求。

2.高校发展战略调整和教学改革对当前形势下二级院系档案管理工作提出了挑战

随着高校优化合并和规模化的发展,很多大学形成“一校多区”的办学格局,二级院系跨两个甚至多个校区进行教学活动成了常态,使得教学档案管理工作呈现更多的复杂性、多元化。目前,伴随全国大部分高校采取学分制和弹性学制,学生的自主选择空间日益扩大,更大程度地发挥“因材施教”,引导鼓励学生跨学期、跨专业、跨院系、跨校区甚至跨学校进行选课,允许学生提前毕业、延期毕业,这也对教学档案管理提出了更高的要求,尤其是在时间跨度的延续性和采用现代管理技术进行教学档案管理方面,面临着更高的要求。

3.高校内部管理体制改革增强了二级学院教学档案管理的迫切性和必要性

随着高校内部管理体制的改革,高校开始推行院系二级管理,二级院系办学自主权、党政管理权、财政权力等进一步加大,因此二级学院的教学档案管理内容也随之发生了根本性变化,以笔者所在单位广东药学院为例,一些教学文件的制定、实施等都由各二级院系完成,原本由学校教务部门管理的一些教学文件都下放至院系管理,如教学任务书、教学进程、学科建设、课程建设、学生学籍、学生成绩等,因此,二级院系的教学档案管理的规范化、制度化、科学化、系统化和专业化显得十分必要和迫切。

二、目前高校二级院系教学档案管理存在的主要问题

1.二级学院的教学档案管理工作起步较晚,处于实践探索阶段,制度不够健全合理,缺少一套完整的规章制度来保证。建立与学校及二级院系整体发展相适应的档案工作机构是做好高校二级院系档案管理工作的重要保证。目前,相当部分高校的二级院系没有建立档案室或资料室,也没有配备专职或兼职的档案员,导致教学档案没有专人管理,职责不明确,教学档案的收集及整理存在严重的不及时、不完整及流失现象。

2.重视程度不够,档案意识薄弱。二级院系是从事教学活动的一线教学单位,承担着艰巨的教学任务,特别是在我国教育行政管理部门对各高校实行五年一周期的教学评估背景下,从学院领导到教职员工更是始终把教学工作放在首位,忙于具体的教学事务,对教学档案管理缺乏足够的重视,仅仅把它视为教学管理的附属工作,在评估检查时,往往临时突击,应付差事,草率整理。

3.管理手段落后,缺乏创新模式。高校档案管理目前还是遵循老一套的管理手段,学校档

案馆(室)作为学校教学档案管理的业务指导部门,对各二级学院的监督指导不到位,不及时。另外,由于大多数高校采取高度集中的管理体制,各二级学院在教学档案管理方面的主动性和积极性难以得到发挥,统一领导、分级管理的力度缺少适当的衔接点。

三、完善高校二级院系教学档案管理的措施

1.充分利用现代化信息技术开展教学档案管理,以提高工作效率,适应改革需求

随着高校改革的不断深入,在办公自动化技术取得突破性进展的背景下,二级院系教学档案应当实现网络化管理,借助互联网、校园网及网络版档案管理软件,建立教学档案信息平台,实现校园办公自动化系统与档案管理的无缝连接,档案管理人员依托网络一方面实现对教学档案的及时收集、迅速整理、全面存储、高效利用;另一方面实现与处于业务指导核心地位的学校档案馆(室)密切沟通,完成教学档案信息的上传下达,使二级学院教学档案管理工作向纵深发展,形成高效、安全、智能化的网络模式。

2.根据自身实际,逐步建立并完善二级院系教学档案管理工作的规章制度,使档案管理有规可循

二级院系作为教学档案管理工作的直接施行者,根据实际情况,结合学校档案馆(室)的业务要求,充分发挥主观能动性和创新精神,制定教学档案管理的各项规章制度,在高校师生对所在二级院系的依赖程度不断强化的背景下,使档案管理体现专业知识、学科体系的科学性和权威性,让拥有本专业和学科知识的教师专家自主制定或完善涉及自己专业和学科范围的教学档案的规章制度,包括材料的收集、整理、立卷、归档、档案的分类、保管、鉴定及利用等方方面面,使档案工作有章可循,有规可依,从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。

3.转变思想,加强宣传,重视教学档案的建设,增强档案意识

从二级院系领导到档案管理员,都要转变以往“档案与我无关”的观念,提高对教学档案工作重要性的认识以及自身工作对院系教学档案的积累和开发利用的责任,利用各种宣传媒体、内部刊物等,宣传教学档案的价值和巨大作用,使广大教职员工认识到教学档案存在着巨大的社会效益和经济效益,通过思想境界的提升和价值观的调整,切实提高全体教职工的档案意识。

4.提高档案管理人员素质,搞好二级院系教学档案工作。高校的各级领导应充分认识到高校教学档案管理工作在高校发展中所起的承前启后作用,重视二级院系档案人才队伍建设,有条件的可以安排专职的档案工作人员,加强对教学档案工作人员的定期培训和业务指导,由学校档案馆(室)的专职档案工作人员,结合具体案卷辅以详细讲解和操作指导。同时将教学材料的归档工作同教职员工的考核、职称评聘、奖励评优等挂钩,激发二级院系专兼职档案管理人员的工作积极性和责任感,从而提高二级院系教学档案工作水平。

参考文献:

1.彭建云.当前形势下高校二级学院教学档案管理.中国科技信息,2005(1).2.黄宝春.高校二级学院教学档案管理规范化的几点思考.云南档案.3.韩青松等.新时期高校院系教学档案二级管理变革初探.沧桑,2008(6).来源：中国论文下载中心[ 10-11-03 09:28:00 ]作者：许娟编辑：studa20