秘书之友3

第一篇：秘书之友3

《秘书之友》2007年第8期39 教育与培训

是利用档案。因此，我国档案高等教育应该做 到：1.继续发展本科教育，为将来提高基层档 案工作者队伍素质打好基础。2.在加强本科教 育的同时，还应注意培养既懂档案学理论知识 又能研究和利用档案的高级人才。3.加强档案 学学术研究。档案学术研究是档案高等教育机 构联系档案社会实践的桥梁，对促进档案高等 教育的发展，充实教师的教学内容意义重大。总之，有比较才有鉴别，美国在过去一个 世纪里档案工作取得了长足发展，有丰富的经 验可供我们借鉴。我们应在立足自身优势的前 提下，积极学习发达国家比如美国档案教育的 长处，促进我国档案教育事业的发展。2006年11月国家秘书资格考试（三级）案 例录像题共有两题，其中第一题要求根据录像 情景指出总经理办公室秘书高叶的工作环境、工作表现及个人行为中至少10处正确和错误的 地方。每处2分，共20分。

一、情景叙述

宏远公司总经理秘书高叶身着白衬衫，但 未塞入西裤内；领带紧贴领口，但下端离皮带 扣有二寸远。高叶正专心办公，办公桌上文件 夹、报纸等物品摆放零乱。总经理推门进来。总经理：“小高，忙着呢？” 高叶起身：“总经理，有事吗？” 总经理：“咱们征地的报告区里给批了 吗？”

高叶：“还没有。” 总经理：“你给催催。” 注释：

①刘静一（编译）.美国档案工作者协会的 历史、现状和未来［J］.海外视窗.②陈琼.美国档案教育的历史与发展［J］.档案与建设，2003（9）.③王宇晖.中美档案教育比较研究［J］.北 京档案，2000（7）.④谭必勇.美国档案职业资格证书制度 ［J］.中国档案，2004（9）.⑤⑥杨安莲.《美国档案高等教育大纲》及 其借鉴意义［J］.档案与建设，2002（11）.⑦刘勇强.美国档案教育概述［J］.上海档 案，2005（4）.（作者单位：广西民族大学管理学院）

曲直尽在情景中

谢世洋刘能远彭远美王菁

——2006年11月国家秘书资格考试（三级）案例录像题解读

高叶：“我昨天打了三次电话，没人接。我已经在答录机上做了留言。今天上午还没有 回音，我再打电话。”

经理：“那你抓紧，我走了。”转身离 去。

高叶：“经理，慢走。”

电话铃响，高叶在两声后接起：“你好。宏远公司高叶。”

对方：“我是区土地管理局的小王。” 高叶：“ 小王，您好。我正有事找您 呢！”

小王：“你在答录机上的留言我们知道 了，现在还缺你们公司办公室地点的房屋租赁 证明，你尽快将它传真过来，我抓紧办。” 高叶：“好的。我这就传真过去，你那传 真号码多少？”他随手拿起张报纸，边听边在

M 40 《秘书之友》2007年第8期

SECRETARY`S COMPANION 报沿的空白处记录。小王：“8867。” 高叶：“8867。” 小王：“4933。”

高叶：“4933。那麻烦您抓紧办了。谢谢 您了，再见！” 小王：“再见！”

高叶挂了电话，开始翻阅办公桌上一个个 没有贴标签的文件夹，并自言自语：“证件文 件夹⋯⋯税务文件夹⋯⋯终于找到了，我这就 发传真⋯⋯”接下来他在桌面找刚才记下的传 真号：“传真号⋯⋯传真号写在哪了呢？终于 找到了。他撕下记有传真号的那片报纸，正欲 出门，行政部秘书小沈走了进来。小沈：“高叶，新产品发布会的筹备计划 做出来了。您给看一下。” 高叶：“好的。”他接过小沈递来的材 料，翻开看了看说：“小沈，工作计划一定要 明确承办人和负责人，这样才好监督检查。否 则，怎么安排阶段检查呀？你在表上再加上负 责人一栏。”

小沈：“好，我给补上。”

高叶：“新产品宣传册已经定稿，一定要 及早送印刷厂，不能等主席的发言稿定稿一起 送。”

小沈：“可是如果分两次送的话不是多一 道手续吗？”

高叶：“新产品宣传册页数多，既要彩色 印刷又要塑封。你要估算一下印刷时间，才能 保证按期完成任务。” 小沈：“这点我没有考虑到。” 高叶：“做工作计划应该分出轻重缓急，不然就很难完成任务。”

小沈：“好的，我一定多向老员工学习。对了，您再看看这个。今天早上三车间出了事 故，两个工人被烫伤。这是我填写的表，您看 对吗？”

高叶：“你知道该填什么表吗？” 小沈：“填写《事故情况记录表》。” 高叶：“不对。《事故情况记录表》是车 间安全员填的。你应该填的是《工伤情况报告 表》。”

小沈：“哦，我填错了。我回去再填写一 份。安全员那里我会通知到。” 高叶：“还有，时间一定要填写清楚是几 点几分，不能笼统。” 小沈：“好的，我记住了。”

高叶：“另换一张吧。”他在办公桌上拿 了一张《工伤情况报告表》递给小沈。小沈：“好，谢谢你。”

二、情景分析

该情景涉及秘书日常工作中的有关服饰礼 仪、电话礼仪、文档管理、突发事件的处理、办公时间的管理等内容。

（一）服饰礼仪

秘书在工作场合应当穿职业装。女士职业 装是西服套裙。非正式着装日（周五）可穿职 业便装，即休闲套裙或衬衫配裙子或长裤，天 凉可外加件夹克。男士的职业装是西服，二件 套、三件套均可，着装的基本要求是：衬衣要 塞进西裤内；领带结要饱满并紧贴领口，下端 要垂至皮带扣位置。录像中高叶没有穿职业 装，衬衫也未塞进西裤内，领带的下垂也过 短，这些均不符合秘书着装规范。

（二）电话礼仪

接电话应该遵循铃响不过

三、区分内外 线、先问候并自报单位名的原则。接听电话要 语气平和、礼貌、热情，还要事先备好记录 本，准备随时记录重要信息。

录像中高叶在电话铃响三声内接听，用语 礼貌规范，这是正确的。但她没有备好电话记 录本，把传真号码这样重要的信息随便记在桌 面的报纸上是错误的。

（三）文档管理

为了方便利用，秘书应根据文件的特征分 类保管，并在每类文件夹上贴上标签。常用的 档案分类法有年度分类法、机构分类法、问题 分类法及综合分类法等。凡上级来文、本单位

《秘书之友》2007年第8期41 教育与培训

形成的文件、下级报来的文件只要有使用价 值，都要分门别类保管并定期归档。高叶办公桌上的文件夹没有分类贴标签，就连单位办公场所租赁证明这样重要的文书也 没有归到相应的文件夹中，以致耽误很多时间 查找，这都是不正确的。

（四）突发事件的处理

所谓突发事件，是指不可预见的或突然发 生的并带来危险需要立即采取应对措施加以控 制的事件，包括火灾、伤害、疾病、炸弹威胁 等。处理突发事件的原则是： 1．快速反应，控制事态发展； 2．以人为本，保护公众利益； 3．公开透明，真诚面对公众； 4．重塑形象，置之死地后生。

在处理突发事件时，必须填好两种表并存 档备查。

一是事故情况记录表。一个单位只要发生 了事故，不管有没有造成人身伤害都要填写事 故情况记录表。该表主要记录事故时间、地 点、涉及人员、事故的证人、事故过程概述、记录人及日期等，用于总结教训并为日后判定 责任提供依据。

二是工伤情况报告表。事故造成伤害的，则不仅要填写事故情况记录表，还要填写工伤 情况报告表。这种表主要报告事故中受伤人员 的姓名等基本情况以及事故发生的时间、地 点、伤情、急救措施等，是为有关领导处理善 后事宜提供依据。应该说，有几人受伤就应该 填写几份工伤情况报告表。

录像中作为经理秘书的高叶告诉小沈，在 车间发生了两个工人被烫伤的事故后，不仅要 填写事故情况记录表还要填写工伤情况报告表 是正确的；告诉他事故情况记录表由车间安全 员填写，工伤情况报告表由部门秘书填写是正 确的。而事故中有两名工人烫伤，高叶却只给 了小沈一份工伤情况报告表是错误的，应给两 份。

（五）办公效率与时间的管理

时间管理是指在消耗同样多的时间的前提 下，为最大限度地提高时间利用率而进行的一 系列控制工作。秘书通常按照ABCD 法则来安 排时间。即把重要并紧急的事务列为A 类，重 要而不紧急的事务列为B 类，紧急而不重要的 事务列为C类，不重要也不紧急的事务列为D 类，先做A，次做B，再做C，最后做D。这样 分出轻重缓急就能充分利用时间，取得最佳效 益。

录像中高叶告诉小沈，应把重要而紧急的 新产品宣传册拿去印刷厂先印，而后印同样重 要但不紧急（还未定稿）的领导发言稿，这是 对的。这正体现了时间管理的ABCD法则。

三、结论

根据以上知识，我们可以对高叶的工作环 境、工作表现及个人行为作以下判断： 1．办公室缺绿色植物，错。2．着装不规范，错。

3．办公桌上物品摆放零乱，错。

《秘书之友》2007年第8期

SECRETARY`S COMPANION M 4．利用答录机留言以及时传递信息，对。5．在电话铃响三声内接起且应答用语规 范，对。

6．没有事先准备好电话记录本，将传真 号码随便记录在报纸上，错。

7．将对方传递过来的重要信息（传真号 码）复述一遍以防误记，对。

8．文件夹(盒)没贴标签，文件没有分类放 置致使查找耽误了大量时间，错。9．重要文件没有锁进文件柜而随便放在 桌面的文件夹中，错。

10．告诉小沈新产品发布会的筹办计划要 明确承办人和负责人，对。

11．在有两个工人烫伤的情况下，告诉小 沈事故情况记录表应由车间安全员填写，秘书 则应填写工伤情况报告表，对。12．工伤情况报告表本应填写两份，而她 只给了小沈一份，错。

13．告诉小沈新产品宣传册要先一步印 刷，未定稿的领导讲话稿可后一步印刷，体现 了时间管理上的轻重缓急原则，对。企业秘书如何才能做好工作？企业需要什 么样的秘书？是有本科文凭、资格证书的秘书 还是有工作经验的秘书？这从国际秘书节南京 “好秘书班”提供的秘书的外貌管理、态度管 理和工作管理三门课程中就可以发现，企业需 要的其实是具有较强沟通能力的秘书。

一、“形象沟通”能力

秘书给人的第一印象并不是简单的外貌形 象设计问题，并不是长得多么漂亮，而是在不 同场合、不同企业、不同职业生涯规划阶段正 确展示自己的职业形象。

首先，以良好的形象和恰当的言行去做好 李丽

企业秘书的核心能力——沟通能力

每件事，这是企业秘书沟通能力的基础。为减 少成本、提高经济效益，企业办公室大都职能 多、人员少。办公室人员不仅要处理函电、文 件、文稿、信息，还要做好接待、会务等日常 事务工作，并负责人事劳动、安全保卫、企业 文化、后勤供应、宣传公关等方面工作。江苏 伯乐达集团属中小型企业，办公室还要兼管团 委、民兵、工会、妇女等群团工作。江苏森达 鞋业集团属大型企业，集团只有两委一办：一 个市场委员会，下有10个销售公司，负责经营 和市场开发；一个管理委员会，下有生产调 度、质量检验、新品和技术开发、财务会计等 14．能耐心指导下属工作，做好对上对下 的信息沟通，对。

15.答应土地管理部门马上将房屋租赁证明 传真过去却迟迟没有传过去，以致延误了重要 而又紧急的事务，错。

此情景内容在2004年11 月考试中出现过，这次重新组织人员表演相比较而言比前次更精 练、更细腻。必须提醒的是，答这种题只须指 出其工作环境和工作行为中正确和错误之处就 行了，无需作详细的分析或更正性说明。答题 方法是：看第一遍录像时用草稿纸草写正误要 点，看第二遍录像时充实正误要点，看完录像 后在试卷上整理正误要点。至于答得快慢对 错，就看你对相关知识的掌握程度了。参考文献：

[1]国家秘书资格考试2006年11月三级案例 分析录像题(一)．

[2]中国就业培训指导中心．国家秘书资格 培训教程[M]．北京：中央电大出版社，2006．（作者单位：赣南师范学院文学院）__

第二篇：小学生之友

我爱《小学生之友》

——读《小学生之友》有感

于都县 曲洋小学 四（2）班 杨婷婷 读《小学生之友》，我就感到非常的快乐。每天睡觉前我都会拿出来咀嚼咀嚼。

《小学生之友》不但内容丰富，而且里面的故事非常有趣。尤其是里面的《小猪的蛋糕房》一文，里面讲了猪姐姐开了蛋糕房，深受顾客的欢迎。蛋糕不但好吃，而且很神奇，让小熊和松鼠重归于好。

《小学生之友》里面的童话故事也吸引了我。如《白雪公主》、《偷东西的大象》……这一个个童话故事都让人深受启发。

《小学生之友》里面的神话故事也让我回味无穷。其中一则神话故事《后羿射日》让我至今难忘。这个故事里讲的是从前有十个太阳，一起出来，使动植物干渴而死，人们也无法生活。有个叫后羿的年轻人是个射箭能手，把九个太阳射掉了，最后一个太阳藏到大海里去了，人们因为没有光而无法做事，就求太阳出来，并保证不会伤害他，天帝还和太阳谈了一夜，太阳终于答应出来了。太阳从东边升起的时候，大家都欢呼起来，太阳有点不好意思，大圆脸更加通红了。

能读到这么好的故事，当然要感谢这位良师益友《小学生之友》，跟《小学生之友》打交道，既可以提高写作水平，又能开发我们的智力，还能教我们怎样做人。我更加喜欢读《小学生之友》了。我爱这位良师益友。

指导老师：葛南昌

第三篇：小学生之友

《小学生之友》读后感

民和一小四（4）班：颜毅杰

我订阅《小学生之友》杂志已经有三年了，几年来它真像一位忠实的朋友一样陪在我身边，有空时我就拿出它来翻阅。

《小学生之友》内容丰富，里面有迷人的连环画、精彩的故事、趣味数学，还有通俗易懂的英语等等。就像一个奇趣的世界，展现在我们面前，使我们在娱乐中增长知识，提高学习能力，以前我讨厌写作文，自从看了里面的《小记者大擂台》之后，我对写作文就产生了兴趣，那里面有许多优秀作文，其中还有大记者点评，手把手教我们如何写出精美的作文。从此，我的作文水平有了大大提高。还想写几篇好的作文去参加打擂台比赛呢！

《小学生之友》不但培养了我们的学习兴趣，而且陶冶了我们的思想情操；《小学生之友》是我们心灵的窗户，通过它可以看见美丽的世界；《小学生之友》是一盏明灯，引导我们在知识的海洋中遨游，引领我们探索宇宙的奥秘；《小学生之友》又像无声的老师，教我们如何当一个合格的小学生、怎样做人。

《小学生之友》伴随着我成长，是我们的良师益友。

读《爱取笑别人的小兔》有感

今天，听了妈妈讲《爱取笑别人的小兔》这个故事，故事讲的是小白兔在荡秋千。瞎眼松鼠、跛脚猪、驼背猴和他一起玩，小兔子唱道：我才不和“独眼龙”、“跛脚真难看”、驼背猴活像一只丑骆驼玩呢！后来小兔子高兴得手舞足蹈！一不小心从秋千上掉了下来把脚摔断了。瞎眼松鼠、跛脚猪、驼背猴都跑来帮助他。

听了这个故事有感，我们不要学小兔子那样喜欢嘲笑人，要学瞎眼松鼠、跛脚猪、驼背猴他们乐于助人的精神。

民和一小一（4）班：晏昊伟

第四篇：中学英语之友

中学英语之友

期刊级别： 国家级期刊

中学英语之友杂志期刊简介

《中学英语之友杂志》创刊于1988年7月1日，是国家新闻出版署批准、全国公开发行的分年级、与教学同步的大型辅导类月刊。国内统一刊号：CN15—1152/G4(旬刊)、CN15—1158/G4(旬刊)。《中学英语之友杂志》办刊宗旨：贯彻国家教委颁发的中学英语教学大纲，为改革开发培养英语人才。

《中学英语之友杂志》主要特色:与教学同步，讲练结合、栏目丰富多彩、题材新颖广泛。重点剖析、解难答疑，溶知识性与趣味性于一体，既是教学内容的辅导，又是学法指导与素质教育的深化。

中学英语之友杂志期刊栏目

《中学英语之友》杂志设有栏目有：设有“学习指导”“交际英语”“阅读理解”“语法知识”“词语用法辨析”“中、高考辅导”和“知识乐园”等25个栏目。

中学英语之友杂志常见论文发表范例：

1试论如何在初中英语教学中培养学生的创新思维

9论体验式教学在初中英语听力教学中的应用

1初中英语听力教学难题与解决措施的探讨

7影响初中英语听力水平提高的几个问题

15高中英语任务型阅读教学之浅见

第五篇：小学生之友

《小学生之友》之友读后感

《小学生之友》是我的良师益友，也是我的家人。

《小学生之友》共分为两大块：“无限探索”和 “智慧魔法。”这薄薄的书里，有有趣的寓言故事，优美的诗歌，好看的故事，精彩的迷你连环画„„真好看。

《小学生之友》里面的文章，好词好句像星星一样数都数不清。我写作时经常把这些好词好句运用到文章里，我的作文变得更生动、优美。有时，《小学生之友》的文章里有许多值得我们学习的写作方法。比如：“首尾呼应”、“修辞手法”等。我的作文水平的提高就和《小学生之友》有关。

《小学生之友》不仅是我的良师益友，还是我的家人。当我觉得做好一件事很难时，是《小学生之友》告诉我：不管你能不能做好，只要你努力了就行。当我犯错误时，是它对我说：“没关系，只要改正错误就还是好孩子。当我遇到难题而灰心时，是它鼓励我：别急，你会有办法的。是“小记者加油站”告诉我许许多多做人的道理。

《小学生之友》也让我的阅读能力增强。以前我一遇到阅读题目就让我心烦意乱，不知从哪里下手。可现在，阅读已不再让我犯难。我能从文章里理解短文要表达的意思，体会作者的心情。这可多亏了好朋友——《小学生之友》啊！

《小学生之友》就像我的朋友。在烦恼时，它知道了，立刻来到了我的身边，给我讲笑话，逗我开心。在我无聊时，他给我讲有趣的故事。

《小学生之友》提高了我的写作水平，丰富了我的知识，也开阔了我的视野。

浔阳区外国语实验小学六（1）班梅浕镳

指导老师：殷轶群