农商银行公文处理制度[五篇材料]

第一篇：农商银行公文处理制度

某某农村商业银行股份有限公司公文处理制度

（草案）第一章 总 则

第一条 为使本行公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国务院关于发布（国家行政机关公文处理办法）的通知》（国发„2000‟23号）、《中国共产党机关公文处理条例》（中办发„1996‟14号）和《陕西省农村信用社公文处理规范》（陕信联发„2006‟101号），结合某某农村商业银行股份有限公司（以下简称“本行”）实际，制定本制度。

第二条 公文是本系统在日常工作中普遍使用的具有行政约束力和规范体式的文书，是依法经营和进行公务活动的重要工具。各网点、各部门（以下简称各单位）的主要负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对公文处理工作的领导和检查。

第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理包括收文处理和发文处理两部分内容。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条 在公文处理工作中，必须严格执行党和国家的保密法律、法规和有关规定，保守党和国家秘密及本系统秘密。

第五条 行政综合部是本行公文处理的管理者，主管本行的公文处理工作，同时有对各单位公文处理的指导职责。行政综合

部应认真负责地做好有关公文处理的各项工作，确保公文处理的质量与效率。

第二章 智能办公自动化公文处理系统规程 第六条 为进一步提高工作效率，有效降低和节约办公成本，加快办公自动化建设，使本行公文处理工作规范化、制度化，从2014年6月起正式启用办公自动化公文处理系统（以下简称OA）。今后本行所有下发的各种公文一律通过智能办公自动化处理系统发送。

第七条 各单位要建立健全电子公文办理制度，加强管理。管理人员要有高度责任感，认真负责，切实做到不错不漏、不迟不误，确保电子公文及时传输和办理。

第八条 各部门负责本部门文件的起草，拟稿人在处理电子公文时须套用符合规范的文件格式模板。行政综合部负责文件的编号、盖章以及纸质文件的存档和电子公文的下发。

第九条 信息管理部负责系统操作培训，运行设备的维护、管理。信息管理部应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。

第十条 行政综合部、信息管理部对系统电子公文每年整理一次，备份至移动存储器，存入档案室。

第十一条 所有系统用户应保管好用户密码口令，不得随意泄露给无关人员。

第十二条 正式文件及其他需要签发的公文，严格按照OA办公流程提交、审核、签发。一般性的公文从拟稿人提交，分发到收文单位不得超过两个工作日。电子文件发送后，各单位工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查、催办、督办，发现问题及时与综合部或相关部室联系。

第十三条 所有OA用户在每日工作时间都必须及时登录OA系统查看文件，并始终使OA系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通，有紧急公文时综合部将及时通知单位负责人，如因出差休假，须指定授权的公文代办人代办。如有贻误将追究相关人员的责任。

第十四条 OA用户根据权限和要求批阅处理文件，如电子签名前无任何批示内容的，视为同意。

第十五条 各单位在电子公文传输工作中要严格遵守国家保密制度，凡涉密和依有关规定不予公开的文件不得在网上传输。

第三章 公文种类

第十六条 适用公文的主要种类：

（一）决定 适用于对重要事项或重要活动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）决议 适用于董事会、股东大会、监事会就行使职权表决有关事项。

（三）通告 适用于向社会各有关方面公布应当遵守或者周

知的事项。

（四）通知 适用于转发上级单位和不相隶属机关的公文，批转下级的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。

（五）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）报告 适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

（七）请示 适用于向上级单位请求批示、批准有关事项。

（八）批复 适用于答复下级单位请示事项。

（九）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要 适用于记载和传达会议情况或议定事项。

第四章 公文格式

第十七条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密和本行业商业机密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序

号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（四）公文标题包括发文机关名称、文件主要内容、文件种类。公文标题文字应力求扼要简短，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题臵于红色横线下空２行，用２小标宋体字，居中排列。如有回行，应做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（五）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关臵于标题下空一行，左侧顶格用３号仿宋字体标识，回行时仍顶格。最后一个主送机关后标全角冒号。

（六）公文正文。主送机关名称下１行，每自然段左空２字，回行顶格。用３号仿宋字体，数字、年份不能回行。

（七）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如属转发文件，被转发的文件不作为附件标注。在正文下１行左空２字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：１、ＸＸＸＸ”）；附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行项格标识；“附件”有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标

识应一致。

（八）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章，联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。加盖印章应上距正文２ｍｍ—４ｍｍ，端正、居中下压成文时间，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“Ｏ”。成文时间右空３个字；

（十）公文如有附注（需要说明的其他事项，如“此件不公开报道”等），用３号仿宋体字，居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行。

（十一）特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十二）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。在主题词下１行，用４号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

（十三）本单位发送。在抄送栏下标识发送单位。字体、字号、样式与抄送项目相同。

（十四）联系人。在本单位发送栏下标注联系人姓名及联系电话。用４号仿宋体字标识。

（十六）印发机关和印发时间。位于联系人及校对条目之下，占１行位臵，用４号仿宋体字标识。印发时间以公文付印的日期为准。用阿拉伯数字标识。

第五章 发文种类及使用说明

第十八条 我行发文种类

（一）党委系列 本行党委用文，文种主要用通知、报告、请示、批复、通报、决定、意见、函、会议纪要。

（二）行政系列

1.镇坪农商行发：文种主要用于下行文。如通知、决定、通报、批复、函、会议纪要、稽核处理决定等。

2.镇坪农商行字：文种主要用于上行文，如报告、请示。3.镇坪农商行传字：内部传真专用，文种可用通知、意见、决定、函。

4.镇坪农商行工会字：工会用文，文种可用通知、决定、请示、报告、批复、通报、函、会议纪要。

第六章 行文规则

第十九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应当抄送越过的单位。

第二十条 向上级单位的请示不得同时抄送下级单位。向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。

第二十一条 “请示”应当一事一文，“报告”中不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导人。

第二十二条 向上级单位的行文一般只写一个主送单位。如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。

第二十三条 各单位可以和同级政府机关联合行文。联合行文，主办机关名称排列在前，并使用主办机关的发文字号。如联合行文，机关过多，必须保证行文首页显示正文。

第七章 发文办理程序

第二十四条 本行发文（含党委，下同）的办理程序一般是：主办部室拟稿人拟稿→主办部室负责人审核→综合部综合秘书核稿→综合部负责人核签→送分管领导签发（如须送董事长、行长签发的，由综合部按分管领导的意见送签）→综合部编号、盖章、分发（存档）。

第八章 公文起草

第二十五条 起草公文要做到：

（一）符合党和政府的方针、政策，符合国家的法律、法规及有关部门的规定。

（二）全面、准确地反映客观实际情况，完整、准确地体现发文单位的意图，提出的措施切实可行。

（三）观点明确，条理清楚，内容充实，结构严谨。文字精炼，表述准确，标点正确，篇幅简短。

（四）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（五）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（六）人名、地名、数字、引文要准确，日期应写具体的年、月、日。

（七）必须使用国家法定计量单位。

（八）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。

（九）引用公文应注明发文机关、原文件标题及原发文字号。引用顺序是：先引发文机关，后引文件标题，发文序号在文件标题后并用括号括起来。

（十）在使用专用名词的简称时，应使用规范化的简称或约定俗成的简称。否则，要先用全称，再用简称，并加以注明。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时，注明准确的中文译名。

（十一）行文结构序数第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“１”，第四层为“（１）”。

（十二）“制度”、“办法”等文件的结构一般是，第一层为“章”，第二层为“条”（“条”内结构顺序一般为“

（一）”、“１”、“（１）”）。

第二十六条 拟稿人在ＯＡ系统中除正文外，需将发文起草单内容填写清楚。如发文种类、联系电话、文件标题、主题词、主送机关、抄送机关、行内发送、附件等。

第九章 公文签发

第二十六条 本行发公文，由本行领导签发。上行文和报送外单位发文，一律由董事长签发；其他发文，按照分工负责原则，由主管领导审核后送行长签发；重要的或涉及面广的发文，由分管领导审核后送董事长签发。简讯、简报或信息由分管领导签发。凡经领导签发的文件，不得随意变更，如需变更，要经原签发人同意。

第二十七条 主办部门一般应指定拟稿人为该公文联系人，并在文件版记中注明姓名及联系电话，以便下级在处理公文中与之联系。印发的文件由主办部门负责校对，校对人员应对所有要素负责。

第二十八条 已签批的本行发文件，在盖章分发之前，行政综合部要做好最后把关，检查随文的附件是否齐全，确认符合规定后，加盖公章，进行发文登记，然后按文件要求发送。

第十章 收文的办理

第二十九条 收文的办理，包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、催办、存档等程序。由行政综合部负责。

（一）签收 收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当逐件清点，如发现问题应及时向发文机关

查询，并采取相应的处理措施，急件中应注明签收的具体时间。

（二）登记 公文办理过程中就公文特征和办理情况进行记载。登记应当将公文标题、密级、发文机关、发文字号、成文日期、主送机关、份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。

（三）拟办 行政综合部对收到的公文应当进行审核，重点审核是否应由本单位办理，是否符合行文规则，文件是否完整。同时提交领导批示。紧急公文应当提出办理时限。

（四）批办 商行领导将文件批注有关部门办理。

（五）传阅 行政综合部根据有关规定或领导批示，按照规定程序将公文送有关领导、部门阅示办理。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。

（六）承办 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的；应当及时予以说明，对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的部门并说明理由。

（七）催办 行政综合部对公文的承办情况进行督促检查。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导反馈办理情况。

第十一章 公文的归档与销毁

第三十条 公文办完后，行政综合部综合岗人员要根据《中华人民共和国档案法》和省联社档案管理等规定，及时将公文原稿、附件和有关材料收集、整理、归档，OA系统公文除打印纸质

文件归档外，需定时备份电子档案，切实做好平时归档工作。

第三十一条 公文归档应根据公文的相互联系、特征和保管期限分别整理，正确反映本行主要工作情况，便于保管、检索和使用。

第三十二条 经公文管理专职人员鉴定确无保存价值的公文，应经主要领导批准定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，由２人监销，保证不丢失、不漏销。

第十二章 附

则

第三十三条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十四条 行政综合部对上级下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查机制。

第三十五条 各单位要尽量利用信息报送渠道反映情况，凡可以通过网络传输的，不再以纸质形式传递。

第三十六条 本办法适用于某某农村商业银行股份有限公司所有支行、分理处及总部机关。

第三十七条 本办法自下发之日起施行。由某某农村商业银行股份有限公司负责解释和修订。

第二篇：+农商银行值班巡查制度

**农商银行值班、巡查制度

结合**农商银行实际情况，更好地发挥农商银行安全保卫工作人员的作用，特制定本规定。

农商银行安全保卫、门禁制度

1、**农商银行安保人员要热爱本职工作，认真履行职责，忠于职守，在紧急关头英勇顽强，不怕牺牲，努力完成本职工作。

2、坚守岗位，保持高度警惕，不得饮酒、睡觉、打逗、聊天或做其他与工作无关的事情

3、待人态度和蔼，讲究礼貌，文明执勤。

4、遵守国家法律法规和公司规章制度，保守国家企业秘密，爱护公共财物。

5、努力学习政治、业务、文化知识，不断提高思想政治觉悟和工作能力。

6、尊重领导，听从指挥，执行命令，团结同志。

7、负责接待来访客的人员，应做到文明礼貌，会客登记，有权制止无关人员进入施工现场。、8、认真检查出入车辆，严格执行《物资出场管理规定》

9、外单位机动车未经保卫部同意一律不准在现场停放过夜。

值班制度

10、值班期间不准喝酒，睡觉及从事任何与执勤无关的事情。

11、值班人员必须按规定着同意发配的服装，干净整洁，各种标志齐全。

12、做好值班记录及交接班工作。

巡查制度

13、由负责安全保卫经理带领两人进行巡查。

14、每班巡查不得少于1次。

15、巡查的时间，路线部位及巡查中发现的问题应记在巡查记录上。

16、巡查时发现重大问题，应及时上报保卫部和有关领导。

**农商银行

第三篇：公文处理制度

公文处理制度

为保证公文处理的规范性、时效性、保密性，提高公文质效，严格运转程序，特制订如下制度。

一、上级文件传递制度

1、凡省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室及上级部门主送市委、市委办公室的文件、电报、函件、资料（以下简称“上级来文”），均由文书科处理。收文后农件清点登记，对需传阅、办理的上级来文，应附上公文处理签，认真填写有关栏目，特别要写明收文时间和紧急程序，准确拟出传阅及初步处理意见，送分管领导阅批后，按阅批意见做好送阅等续办工作，确保上级来文办理的时效性。

2、对上级（包括军分区）文件，应及时发市政府办一份，及时送阅。并严格按有关规定控制阅文对象，既不漏传，又不随意扩大阅文范围。

3、对省委与省政府、省委办公厅与省政府办公厅、黄冈市委与市政府、黄冈市委办公室与市政府办公室联合下发的传真电报，市委办和市政府办各持一份，分头办理。

4、对转发性上级来文，合理拟定分发意见，送请分管领导阅批后，按批办意见在公文交换中心统一分发并办理登记手续。

5、省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室及两级领导转来的督查件，签收后及时办理移交登记手续，转市委督查室办理。省委、省委办公厅及黄冈市委、市委办公室领导转来的批示件，签收后必须将来文单位、公文标题、收文日期、份数、密级、紧急程序等逐一填写清楚，附上公文处理签，送请分管领导阅批，并按阅批意见送相关领导阅示（转办）。

6、办理上级阅件按以下程序运行：接收（接收机要局、邮政局传递的主送市委、市委办公室的上级函件、传真、电报应逐件清点，并办理签字手续）。登记（对收文的编号、收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、缓急程度、份数、分送范围等逐项进行登记）。分送（根据阅件的级别和内容确定文件的分送范围；在文件份数允许的情况下，主要领导每人一份；对份数少，又不便复印的文件，采取传阅的方式）。送批（填写公文办理传阅单后，送分管领导阅批）。传阅（根据批办意见送阅，一般先送主要领导，依次传下去）。归档（适时将传阅完的文件收回归档）。

7、办理上级办件按以下程序运行：接收（接收机要局、邮政局传递的主送市委、市委办公室的上级函件、传真、电报应逐件清点，并办理签字手续）。登记（对来文的编号、收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、缓急程度、份数、分送范围等逐项进行登记）。拟办（根据办件内容拟定送阅对象和承办单位）。送批（填写公文办理传阅单后，送分管领导阅批）。传阅（按批办意见送阅。一般先送分管书记、办公室主任，后送其他相关领导；综合性、全局性的先送主要领导；需要急办的先送分管领导，再送主要领导）转办（根据领导批示、批阅意见转相关单位办理）。催办（及时回收办毕公文，按档案整理要求及时归档）。

二、本级来件办理制度

1、凡镇处和市直部门的来文、来电、来函，本级领导的批示（除督办件外），本级领导交办的其他公文的处理，均由秘书科办理。

2、对各镇处党委、市直各部门上报市委或市委办公室的公文（含传真电报），外地有关单位来文、来电、秘书科逐件登记，送办公室相关副主任提出拟办意见后。再送相关领导会签或审批。确定提交书记办公会或常委会讨论决定的，统一由秘书科汇总。

3、对必须处理的公文、电函等，要实行催办，一般件3天催办一次，急件随时催办，提高公文运转时效。对重要紧急来文、来电，要在1小时内送办公室和市委领导阅处。对所有来件的办理结果必须及时向来件单位回复，并做好办毕后的归档工作。

4、严格按照密级文件的管理办法，办理同级领导的批示件。对领导批示件不得擅自超范围传递、扩散，未经领导同意不得擅自复印领导批示件。领导批示件办理完毕后，应按程序及时清退、立卷、归档。

5、收文办理按以下程序运行：受理（确定来文是否受理，对不规范的来文一般不予受理）。登记（对来文的编号、单位、时间、文号、标题、密级等进行登记）。拟办（填制公文处理单，提出拟办意见）。送批（送分管领导审核）。传阅（按拟办意见进行传阅）。处理（按来文内容和领导批示意见进行分类处理，属阅知型的文件直接归档存查；需要发文的文件转入发文程序；属办理型的文件按领导批示意见办理，并及时与承办单位联系办理情况，办理完毕后回复领导）。归档（回收办毕公文，进行归档处理）。

三、本级发文管理制度

1、凡市委文件（市委、市政府文件），市委办公室文件（两办文件），常委会议记录、纪要、专题会议纪要等，由秘书科拟稿、审核、送签、登记，由文书科拟定文号、审核文种、印制、分发。

2、公文的起草、审核、制发应严格执行公文处理条例的有关规定，做到规范化、制度化、科学化。

3、严格控制发文范围。对中央、省委和黄冈市委已公开发表或已发至乡局级的文件不再印发；大众传媒已经公布的不再印发；上级已经有明文规定的不再印发；开会作了布置的不再印发；能以电话通知、口头传达、传真、电报等形式下发的不再印发。

4、减少《武办通报》发文。对时限性强，且不属全市全局性的重要工作的领导讲放三律由会议承办单位自行印发“白头”讲话稿，对全局性的重要工作的讲话，需印发《武办通报》，须报经办公室分管的副主任签发。

5、严格控制转发文件。属于部门职权范围的事项需要发文的，一般由部门发文或者几个部门联合发文；市直部门需要上报或转发上级部门文件的，由部门发文；确需市委、市政府或两办转发的文件，要严格审核，经主要领导审签后印发。

6、严格控制党政联合行文。属于政府职能范围的事项，原则上不联合发文。

7、市直部门要求以市委或市委办名义发文的，由部门起草，代拟稿送秘书科初审。对代拟稿未以部门正式文件上报，或未经单位负责人签署意见的不办理；需发附件但附件不完整或不适宜的不办理；内容涉及多个部门，部门意见不全或有关问题协商不一致的不办理；不符合上报文件格式要求的不办理；不按程序运作、公文倒流的不办理。

8、认真做好同级公文的审核把关工作。对公文的审核，重点要把握是否应该发文，是否符合国家的法律、法规、政策及有关规定，是否与此前文件、相关文件发生冲突，是否符合文种使用、公文格式、呈批程序等有关规定，凡不符合上述规定的公文均不得送领导审签。

9、严格公文签发权限。凡属市委文件及常委会议纪要，须经市委书记或市委书记委托副书记、秘书长签发后，方可付印。凡属市委办公室文件须经办公室主任签发后，方可付印。其它公文须经相关领导审签后，方可付印。

10、坚持联合行文会签程序。市委、市政府联合发文，由市政府办主办的，须先由市政府主要领导审签，再送市委主要领导签发；由市委办主办的，先由市委主要领导审签，再送市政府主要领导审签。市委办公室、市政府办公室联合发文，按上述顺序分别由政府办主任、市委办主任签发。

11、提高公文印制质量。对经领导审核、签发的以市委、市委办名义形成的文稿及领导讲话文稿等，秘书科要及时向文书科移交。文书科对秘书科转来的以市委、市委办名义形成的公文定稿进行复核，看领导审核、签发手续是否完备，看定稿格式是否符合《条例》规定。对未经秘书科办理或审核、签发手续不完备的文稿，文书科一般不予登记、编号。对紧急公文应在公文定稿上注明紧急程序，便于合理安排印制。

12、对秘书科移交的规范公文定稿，文书科应及时分类登记、编号，准确确定公文主题词和文件印制份数，交文印室打印。领导交办的紧急公文随印随发，一般公文自接收登记之日起3日内发出，特殊情况最迟5月内发出。

13、严格公文校对。对经领导审核、签当定稿的公文要忠于原稿，不随意改动；遇有疑问，应及时与审核人或起草公文的相关科室会商。

14、规范公文分发。严格执行《中国共产党机关公文处理条例》，坚持“党的机关公文一律只发组织，不发个人”的原则。凡套用市委及市委办公室“红头”且编有发文字号的正式公文一律通过公文交换中心分发至各有关单位，不在会上发给个人。

15、对市委、市委办公室向省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室报送的文件，应规范行文格式，加盖印章，严格按《条例》和省委办公厅厅函[1989]102号文件要求办理。

16、公文办理完毕后，应根据有关规定，及时将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷、归档。市委全会、市委工作会议及市委办公室召开的会议结束后，以文书科为主，秘书科、综合科等相关科室积极配合，将各科室经手办理的会议材料收集齐全，移交文书科归档。联合办理的公文，主办单位应将原件立卷。

17、在公文办理过程中要注意保密，特别要注意省军级文件，“三密”文件、请示、报告、汇报材料、接待活动方案及办公室有关内部事项的保密。办公室各科室应明确专人负责密级公文和内部资料的管理，密级公文应存放在带锁的柜或抽屉里。

18、发文办理按以下程序运行：受理（秘书科确定发文类型）。登记（对来文的文种、文号、标题、时间、密级等进行登记）。拟办（对文件的标题、文字、内容进行审核，提出拟办意见，填制发文办理单）。核稿（送分管领导核稿，重点在政治观点、政策条文上把关，必要时与相关部门讨论、审核）。会签（按批办意见送审、送签）。复核（送文书科复核审签手续及文种、格式）。编号（按不同文种编号、确定印数）。印制（确保印刷校对质量和出厂时间）。分发（填写发文通知单，送公文交换中心分发）。

四、公文保密管理制度

1、公文保密的基本要求。市委办公室各科室都应本着“方便工作，利于保密”的原则，按照“准确、及时、安全、保密”的基本要求，管理好密级文件，做到不失泄密、不积压、不漏传、不误事。文书科在公文保密工作中负有牵头、把关之责。对出现失密、泄密事故的，要追究当事人责任，产生严重后果的要给予纪律处分。

2、加强对省军级文件和密传电报等传阅文件的保密管理。送给领导传阅的公文，文书科应做好送阅登记，同时提醒领导秘书注意阅读文件的时限要求，督促领导对急件、密件随送随阅，并做到阅后签名及时退还。特别是省军级文件，应做到当天送阅当天收回，专人管理，专柜存放，不外借、不复印、不横传，不随意扩大阅读范围。密传电报和其它传阅文件，由文书科按分管领导的批办意见传阅、办理、归档，于翌年3月底以前收回发出的密传电报和其它传阅文件，酌情存档或集中销毁。

3、加强对领导文件的保密管理。发给市委书记的“三密”文件，由文书科负责及时逐份登记，领导同志的秘书到文书科办理签收手续，一般每周1—2次。领导秘书应加强对公文特别是上级密件的保密管理，注意提醒领导，不携带密件出差，密件应存放在符合保密要求的文件柜内。发给领导的“三密”文件，由领导秘书负责于翌年3月底以前依据“发文签收登记簿”向文书科清退。

4、加强对办公室内部各科室文件、资料的保密管理。各科室应明确一人负责，及时到文书科领取有关公文。要加强密级公文、密传电报、领导批件和内容资料的保密管理，密件应存放在符合保密要求的文件柜内，翌年3月底以前将密件和不需留用的公文向文书科清退，并办理注销手续。

5、严格控制密件的翻印、复制。近有关规定，所有中央文件和中央负责同志的内部讲话稿、省级、黄冈市级绝密文件、密码电报一律不得翻印、复制；省委、省委办公厅及黄冈市委、市委办公室文件须经办公室主要领导批准，并办理准印证后方可在保密局定点单位复印，复印件同正式文件一样保管。

6、加强对计算机的保密管理。办公室所有计算机均应严格执行《计算机信息系统保密管理暂行规定》，凡与机要保密信息网联接的单机，不得联通因特网。各科室计算机应采取访问控制、数据保护和系统安全保密监控等管理技术，存储有未采取安全保密措施的数据库的单机，不得联网。计算机信息网络要实行严格的主管领导安全责任制的和追究制。

7、严格密件销毁的管理。对清退回收不须留存的上公文集中送保密部门指定造纸厂销毁，严格按有关保密要求履行监销手续，做到专车专人运送，全程监督销毁。各科室和所有文件、材料、资料、报纸等，一律送文书科回收，严禁擅自按废旧报刊出售，由此而发生失密、泄密事故的，按保密纪律查处。

五、印信管理制度

1、市委、市委办公室的印信（以下简称印信），实行专人管理，专柜存放。/

2、使用印信必须经领导同志批准。使用市委的印信必须由市委书记批准。使用市委办公室的印信必须由市委办公室主任批准。

3、打印制发的市委、市委办公室文件，可凭领导同志签批意见为依据用印。有固定版头发文字号且印刷份数在100份以上的公文不加盖印章。

4，使用印信必须进行登记，长期保存，以备查考。

5、因工作需需，须带加盖印章的空白介绍信的，一般控制在2份之内，外出未用或未用完的，要如数退回文书科。

6、印章只限于办公室内使用，不得带出机关。使用时不得离人，用毕后及时锁入保险柜。下班时应对保险柜进行检查，做到安全保密。

7、套印市委、市委办公室的印模时，应由专人负责，印毕后及时收回。

一、办文程序和标准

（一）目的

通过制订公文办理标准，规范办文、发文程序，提高办文、发文的效率和质量。

（二）适用范围

1.xx某地安全生产监督管理局（以下简称某地安监局）：

（1）各生产经营单位的请示、报告件的处理。

（2）上级来文、批示及平级、不相隶属单位来函的处理。

（3）某地安监局业务范围内文件的制发。

（4）其他文件的办理。

2.xx某地安全生产委员会办公室（以下简称某地安委办）

（1）各乡镇人民政府，某地直各办、局，各生产经营单位的请示、报告件的处理。

（2）上级来文、批示及平级、不相隶属单位来函的处理。

（3）办公室业务范围内文件的制发。

（4）其他文件的办理。

（三）职责

1、某地安监局局长（某地安委办主任）对公文办理工作负总责，副局长协助分管。

2、各有关股室负责来文的办理及相关公文的起草和审核。

3、人秘股负责文件的印发及跟踪落实领导签发文件的办理情况。

（四）公文办理要素

1、收文要素

收文登记、签收、评审、拟办、会办或法核、领导签批、办复或拟文、存档。

2、发文要素

拟稿、核稿、审稿、签发、校核、印发、存档。

（五）收文办理程序和标准

1、收文登记：人秘股为接文股室，其他股室和分管领导原则上不直接受文，单位直接送达的要转人秘股登记。人秘股要指定专人对所有来文做好登记，做到不遗漏、不缺件；文件登记要按顺序分类编号；人秘股收到来文后，要审核来文是否符合公文规范；对不符合规范的公文，直接送达的，应当面告知送达人修改完善后重报，通过邮寄、收发渠道送达的，一日内办理退文手续。经审评符合公文要求的来文，填写公文处理笺后，统一送分管领导办理。收文登记工作要在收文后一个工作日内完成。急件、特急件随到随送、随批随办。

2、拟办：人秘股股长按有关规定提出拟办意见。来文所附资料不全的，督促来文单位限期补送；涉密公文、重要紧急公文，按有关规定提出确定密级、紧急程度的意见。该项工作一般在一个工作日内完成，需来文单位补送材料的，办理时间顺延。

（1）拟办意见应以国家法律为依据，体现依法行政。

（2）拟办意见要字迹清楚，观点明确，具有积极的建议性和较强的可操作性。

（3）落款应签署姓名和时间。

3、会办或法核：需征求部门意见的，分送相关部门，人秘股负责催办，限期办结，注明逾期视为同意；涉及法律法规性内容，需进行会办或法核。会办或法核工作要在3-4个工作日内完成。

4、领导签批：局长（主任）或分管副局长根据拟办意见，在规定时间内作出批示。各层级签批均要在1个工作日内完成，并签署审核人姓名和时间。如分管领导不能直接批示，可电话请示，事后补批。

5、办复或拟文：对领导的批示件，承办股室要指定专人尽快落实，做好股与股之间、各股与部门之间文件的移交登记签收，以便查找文件去向，确保文件不丢失、不遗漏。人秘股要按时督促检查领导批示件的落实情况，及时反馈信息，确保领导签批的文件件件有落。

（1）需提交局长（主任）办公会议研究确定的签批件，在领导签批后，由人秘股收集，按办会程序控制。

（2）需发文的签批件，各相关股室要尽快拟文下发。该项工作要在领导签批后2个工作日内完成。

（3）需送有关部门办理的事项，要尽快通知有关部门办理；领导已作明确批示，可不发文的，由人秘股将领导批示连同来文复印，转送有关部门或单位。该项工作要在1个工作日内完成。

6、存档：已经办结的来文，要将原件及相关资料存档。

（六）发文办理程序和标准

1、拟稿：拟稿工作由相关业务股室负责；文稿形成后，应将附件、会签件、依据材料等附于文稿后，完整反映成文过程；拟稿完毕后，签署拟稿人姓名和日期。拟稿工作原则上要在1个工作日内完成，最长不能超过5个工作日。

2、核稿：业务股室将草拟的文稿送综合股核稿，核稿如发现问题，由综合股提出处理意见或建议，由主办股室补充、修改。核稿完毕后，应签署核稿人姓名和日期。核稿工作要在1个工作日内完成。

3、审稿：综合股核稿后，将文稿送人秘股股长审核。人秘股股长审核后，视具体情况呈有关领导审核、签发。审稿完毕后，应签署审稿人姓名和日期。审核工作要在1个工作日内完成。

4、签发：审稿后，由人秘股将文稿送局领导签发，签发工作原则上要在1个工作日内完成。如领导出差，以电话请示，事后补签。

（1）以xx某地安全生产监督管理局名义行文的，由人秘股负责呈局长、分管副局长签发。内容重要、涉及面广的，应由局长签发。除特殊情况外，局长、副局长不签发未经核稿、审稿的公文。

（2）以xx某地安全生产委员会办公室名义发文的，由人秘股负责送办公室主任签发。

签发人应签署明确意见，并签署姓名和日期。其他审批人圈阅，应视为同意。

5、校核：

（1）经签发的公文，由人秘股编文号，并负责体例等方面校核。

（2）经校核的公文，由人秘股出公文校样，才能付印；校对人员应对公文进行全面校对，包括文种、格式、文号、文字、标点符号、发文范围等，如发现问题，应作技术处理。校对人员欲对公文内容作更改的，应报请审稿人、签发人同意。校对完毕后，应签署校对人姓名和日期。(励志天下 www.lizhi123.net)

6、印发：公文清样，经人秘股检阅无误后方可付印，盖印后按要求装订、分发。

7、存档：公文印发后，要将文件原稿、签发件及正式文件3份存档，承办股室存1份。

二、会务办理程序和标准

(一)目的

通过对会议进行有效控制，规范会议程序，提高会议组织的效率和质量，保证会议顺利召开。

(二)适用范围

适用于某地安监局或某地安领办负责的各类会议。

(三)职责

1、局长（主任）、副局长、人秘股股长负责组织召开相应会议。

2、各股室负责相应会议的材料准备、会议通知等会务工作；

3、人秘股负责全某地综合性大型会议会场布置及会务后勤工作，相关业务股室协助做好会场布置。

（四）办会要素：会议确定、会议通知、材料准备、会场布置、会议记录、会议纪要、会议材料存档。

(五)工作程序

1、会议确定：根据领导的工作需求，确定会议召开的时间、地点、会议范围、主报告人、发言人、主持人和参会人员。

2、会议通知：人秘股根据既定的会议事项，落实会议室，草拟会议通知。会议通知一般包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、会议要求及联系人等，会议通知由人秘股负责，相关股室配合并做好通知记录，负责落实参会人员名单。

3、材料准备。会议材料由人秘股准备，会议材料应紧扣会议主题，体现并确保会议能达到预期效果。会议材料一般包括领导讲话稿、主持词、会议议程、会议需研究的议题等。会议材料应于会前呈相关领导审定。

4、会场布置。会场布置由人秘股负责，有关部门或股室协调做好，会场形式应根据不同会议而定，一般情况下，会场布置应包括会标(横幅)设置、主席台设置、座位放置、台卡摆放、音响安置、鲜花摆设等。后勤服务主要是茶水供应。会场布置和服务有特殊要求的按特殊要求准备。

5、会议记录。会议入场时参会人员应签到。会议签到工作由人秘股负责，其他相关股室协助；会议期间应指定专人负责做好会议记录。会议记录人员应具有良好的文字功底和逻辑思维能力，能独立记录并具有较强的汇总概括能力。会议记录应完整、准确，充分记录会议的主要精神，字迹清楚可辨。

6、会议纪要。会议结束后，必要时要形成会议纪要。参会记录人员应在1个工作日内草拟会议纪要，经股室负责人审核和人秘股核稿后，报分管领导审核，由会议主持人签发。会议纪要应充分体现会议精神，并具有较强的可操作性。

7、存档。会议结束后，人秘股要将会议通知、会议记录、会议签到表等相关材料，在3个工作日内整理并存档。

三、事务办理的程序和标准

(一)目的

通过对领导交办事项及其它一般事务的办理过程进行有效控制，规范办事程序，提高办事效率，把领导工作意图落到实处。

(二)适用范围

适用于某地安委办、安监局事务及领导交办的各项事务。

(三)职责

1、某地安委办主任（人秘股股长）负责办理某地安委会主任、副主任（局长、副局长）及其他上级领导交办的各项事务，并负责组织实施。

2、各股室负责办理某地安委办领导（局领导）及人秘股交办的各项事务。

3、各业务股除办理领导交办的事务外，还要督促检查落实相关事务的办理情况。

(四)事务办理工作要素：

交办、记录、办理及反馈、催办、结果、存档。

(五)工作程序

1、交办：某地安委办领导（局领导）和人秘股发出办理事务的指令。

2、记录：接到办事指令后，相关股室做好记录，记录应包括领导交办事务的时间、地点、内容、办理时限、要求等。

3、办理及反馈：承办人员要按及时快捷的原则，抓紧办理交办事项。承办过程中遇到特殊问题，需要领导协调的，应及时向领导汇报。在办理过程中要适时向领导反馈办理进展情况。

4、催办：转由有关部门或单位办理的事务，主办股室要负责督办和催办，在规定的时限内完成交办事务。

5、结果：按时、按质、按量地完成领导交办的事项，做到事事有结果。事务办结后，承办股室及承办人员要及时向交办事务的领导汇报，必要时形成汇报材料。

6、存档：领导交办事务办理过程中，如形成文字材料的，要把相关材料在3个工作日内整理并存档。

第四篇：公文处理制度

第一章 总则

第一条 为使**公司（以下简称“公司”）公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，保证公文的严肃性，结合集团公司的实际情况，特制订本制度。

第二条 本制度适用范围为公司及分公司、全资子公司、控股子公司；参股子公司参照本制度执行。

第二章 公文的定义和种类 第一节 公文的定义

第三条 公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。公文是传达党和国家的方针政策、发布和执行企业规章制度、请示和答复问题、指导和布置及商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。公文处理工作应做到及时、准确、安全，执行有关保密管理规定，严格遵守国家法律法规和公司管理制度。

（一）外来公文—指政府部门、行业协会、上级单位等外企事业单位（转）发给公司的公文。

（二）内部公文—指在公司内部使用的公文，包括公司下发的或

公文处理制度

下属分公司下发的规章制度、计划总结、报告、会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等等。

（三）上行文—是指**公司，或各下属分公司/各职能中心向**，报送的请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”。

（四）下行文—是指**公司，或**公司向各下属分公司/各职能中心下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。

（五）平行文—是指外部平级单位，或公司内部各部门间联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。

第二节 公文的种类

第四条 公文种类主要有规定、决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要等。

（一）规定：为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。

（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。

（三）决议：适用于经董事会、总裁办公会、总经理办公会等重要会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。

（四）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（五）通知：适用于批转各部门的公文，转发政府机关和不相隶属机关的公文，传达要求各部门办理、周知或执行的事项，任免和聘用干部。

公文处理制度

（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示：适用于向上级单位请示或批准的事项。请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得带请示问题。

（九）批复：适用于答复下级单位请示的事项。

（十）意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。

（十一）函：适用于不相隶属部门或单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文的管理职责

第五条 公文管理是指公司行政公文管理。具体包括：公司下发的公文；各下属分公司上报或下发的公文；公司各职能中心上报或下发的公文；公司及各下属分公司对外（包括政府机关、其他事业单位）往来公文等。

第六条 公司总裁办是公司公文处理的管理部门。负责指导各职能中心和各下属分公司的公文处理工作。同时负责建立健全公司公文管理制度，负责制度的制定、修改与实施。

（一）公司总裁办负责接收和处理公司层面的外来文件，接收和处理公司内部各职能中心和下属分公司对领导的请示、报告，负责处理以公司名义上报、下发的公文文件。

（二）公司各职能中心负责接收和处理对口相关领域的外来文件，公文处理制度

负责处理以各职能中心名义上报、下发的公文文件。

（三）公司各下属分公司总经办负责属地地方政府相关职能部门的外来文件，负责接收、处理、宣贯和落实公司转发的外来文件和公司下发的规章制度、工作指令、通知、通报等文件；负责处理以分公司名义上报、下发的公文文件。

（四）各职能中心和下属分公司根据业务需要，设置专职或兼职行政文员，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作。

第四章 公文格式

第七条 公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、主题词、抄送单位和印发份数等部分组成。

（一）版头发文单位全称用套红大字居中印在公文首页上部。

（二）发文字号由发文单位代字、发文和发文顺序号组成，标注于版头下方居中。联合发文一般只标明主办单位的发文字号（公司、各职能中心和下属分公司发文代字规范见附件一）。公文应在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名，发文字号的标注放在左侧。

（三）标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符合。

（四）主送单位主送单位指公文的主要受理单位，置于标题之下，正文之上，起头顶格。主送单位名称应为全称或规范化简称、统称，公文处理制度

排列顺序力求相对统—。向上请示、报告公文，一般只有一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他单位，可用抄送形式。

（五）正文正文是公文主体部分。要求情况确实、观点明确、文字精炼。正文起于主送机关名称下一行，字体采用4号仿宋体。字距、行距要清晰。页面四周要留出适当空白，上页边距为2厘米，下页边距为2.6厘米，左、右页边距各为2.7厘米。

（六）附件对正文具有补充、说明性的附加文字材料，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后发文日期之前注明附件顺序和名称。附件顺序使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。

（七）发文单位标注在正文下面偏右。要写全称，并加盖单位印章。

（八）成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期，联合行文署最后签发机关领导人的签发日期。会议纪要以会议通过日期为准。成文日期使用汉字，并标明年、月、日，零写为“０”。

（九）印章除会议纪要外，公文应当加盖发文机关印章。用印应当上不压正文，下压成文日期。

（十）主题词上报公文应当注明主题词。标注在发文日期和印发说明之间，并按照规定标引，最多不超过五个。

（十一）印发说明公文的最后组成部分。包括印发范围和公文印数。

公文处理制度

（十二）用纸及装订公文用纸采用国际标准A4纸张（长297毫米，宽210毫米）。装订时，公文纸右侧与下边对齐，统一在左侧装订，订2颗订书钉，书钉位置距左侧边沿1CM和距上、下边5CM的交汇处。张贴公文用纸大小视实际需要而定。

第五章 行文规则

第八条 行文原则

（一）依据隶属关系行文：一般情况下，下级单位不得越级行文，尤其不应越级请示问题。因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级单位。

（二）依据职责范围行文：完全属于职责范围内的事项，可直接行文；属于职责范围之内，但涉及其他部门职责的事项，应与涉及部门协商一致，进行会签。

（三）不相隶属机关的行文规则：行文双方的关系基本上是对等的；双方公文效力的登记应是对等的。

（四）涉密公文的行文规则：“明来明复，密来密复”；主件和附件的秘密等级一致。

（五）上行文的行文规则：请示类公文应坚持“一文一事”制度，避免“一文数事”，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关；“报告”中不得夹带请示事项。

（六）公司各职能部、各下属分公司可以联合行文。

（七）各职能中心可根据领导授权，向下属分公司行文。

公文处理制度

（八）正式公文须以“红头文件”上报。如以“白头文”形式上报，原则应提前征得收文部门的同意。

第九条 不能行文的几种情况：

（一）不能对领导者个人行文（特别是请示、报告，不能出现 领导姓名）。

（二）各职能中心内部之间的工作往来一般不行文。

（三）个人讲话一般不以正式文件的形式印发。

（四）相关部门就有关问题未协商一致时，不能各自行文。

（五）能用简报、电话、便函等形式解决的事宜尽量不正式行 文。

第六章 公文处理 第一节 收文处理

第十条 收文处理指对公司收到的公文的办理过程，包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办等程序。

第十一条 签收、登记。为保证公文办理的准确、及时、安全和可追溯，对收到的各级公文、各类文字材料、各种信件等，须进行签收、登记。

第十二条 分发、拟办。

（一）总裁办收文：首先由总裁办主任阅签，根据来文的内容和公司领导分工等情况，分发给相关的领导或部门。对属于董事长、党委书记或总裁审批权限的事项，签发给董事长、党委书记或总裁；对

公文处理制度

于来文内容不能明确对应领导班子成员分工的，分发给董事长或总裁确定。对于只涉及公司有关职能部门管理权限的事项，签发给该部门负责人直接阅知并办理。

（二）职能中心收文：涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。只涉及职能工作的交主管副总裁审批。

（三）总经办收文：涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。只涉及分公司的事项，由总经理审批。

第十三条 批办。公司领导在批阅文件时，应签署明确意见，并写上姓名和审批时间。批办完成直接退往总裁办，不得将文件直接交给承办部门或原报送部门。总裁办应根据领导的批示、意见内容进行登记后，再转送承办部门处理。

第十四条 承办。承办部门收到交办的公文后，应及时办理，办理结果应及时报送给本事项的主管领导，并将相关材料存档。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的事项，应当及时将来文退还给总裁办，并需附上说明。对内容、形式要件不齐全等不符合相关要求的公文，承办部门可退还给总裁办。

第十五条 催办。总裁办对需要办理公文的承办情况要随时进行督促检查。紧急或重要的公文应当及时、重点催办，一般公文应当定期催办，做到件件有结果，并及时向有关领导反馈。

第十六条 各职能中心和下属分公司收文办理流程

公文处理制度

（一）职能中心收文：涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。只涉及职能工作的交主管副总裁审批。参照上面的批办、承办、催办程序执行。

（二）总经办收文：涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。只涉及分公司的事项，由总经理审批。参照上面的批办、承办、催办程序执行。

第二节 发文处理

第十七条 发文处理指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十八条 拟稿。非部门业务范围的综合性重要文件，由公司总裁办拟稿；内容属各职能领域业务范围内的文件，由各职能中心拟稿；内容属分公司职能领域和部门内部业务范围内的文件，由各下属分公司拟稿；相关公司部门联合行文，由主办部门拟稿。

拟稿的基本要求：

（一）要符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；符合公司的章程及有关规定；

（二）文稿必须情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条理清楚、文字精炼、字词规范、标点正确，篇幅力求剪短；

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文公司的职权和与主送公司的行文关系确定；

（四）公文内容一般由份号、秘级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、公文处理制度

发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、主页码等18项要素组成。

第十九条 审核。以公司名义发文的由总裁办主任核稿；以各职能中心名义发文，由职能中心总监核稿；以分公司名义发文，由分公司总经办主任核稿；相关公司部门联合行文，由主办部门负责人或公司主管领导核稿。

核稿的重点是：

（一）是否需要行文，是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定，与其它有关公文有无重复或矛盾；

（二）是否完整准确地体现了发文意图，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关公文相衔接，提出的措施和办法是否切实可行；

（三）是否与有关部门协商，涉及其他公司或部门的问题是否协商一致；

（四）文字表达、文种使用、公文格式等是否符合公文规定的要求。

第二十条 会签。联合行文的公司部门应予会签，再送有关领导签发。

第二十一条 签发。以公司名义行文，由董事长或总裁签发；以公司各职能中心名义行文，由主管副总裁签发；以董事长或总裁名义行文，由其本人签发；以各下属分公司名义行文，由各下属分公司总经理签发，特殊行文上报公司签发。

公文处理制度

第二十二条 编号。以公司名义对外发文由总裁办统一编写发文字号；以分公司名义对外发文由分公司总经办统一编写发文字号。经办公室编号后的文稿，采用A4国际标准的正式红头文纸印制、盖章后发送。由相关部门保存原稿及一份正式文件，翌年交本单位档案室存档。

第二十三条 缮印。以公司名义行文，由公司总裁办和各职能中心分别负责打印；以各职能中心名义行文，由各职能中心负责打印；以各下属分公司名义行文，由该分公司总经办负责打印。

第二十四条 用印。以公司及公司各职能中心名义行文，由公司人力中心负责盖章；以董事长名义行文，由其本人签章；以各分公司名义行文，由各分公司总经办负责盖章；同时各用印和印章管理部门做好用印审批程序和严格管理。

第二十五条 发送。以公司名义行文，由公司总裁办文员和各职能中心文员负责发送；以公司各职能中心名义行文，由各职能中心文员负责发送；以各下属分公司名义行文，由各下属子公司总经办文员负责发送；对于实效性较强的如会议纪要等公文，应当及时发送并抄送相关所有参会人员。

第二十六条 督办。公司总裁办、各职能中心与各下属分公司总经办有权力和责任对文件所载内容的执行情况予以催办、监督，而且有义务适时予以提醒，提供必要的帮助，并将事情进展状况以口头或书面方式汇报上级领导，以保证有关公司、部门、人员依照指示按时、按质、按量完成任务，为下一步工作提供条件。

公文处理制度

第二十七条 备案。为使发文有备可查，公文的发送必须登记备查，所有以公司名义下发的正式公文均由各相关职能中心进行备案，以下属分公司部门名义下发的正式公文均由分公司总经办进行备案。

第二十八条 公文的发文流程：

（一）公司公文签发流程：

编制（文件起草部门）→部门外会签（可缺省）→审核（各职能中心总监/总裁办主任）→会审（主管副总裁会审）→审批（董事长/总裁）→编号下发（总裁办/各职能中心）→备案（总裁办/各职能中心）。

（二）各下属分公司总经办公文签发流程：

编制（文件起草部门）→部门外会签（可缺省）→审核（分公司总经办主任）→会审（副总经理会审）→审批（总经理）→编号下发（总经办）→备案（总经办）。

各下属分公司下发公文，必须同时抄报公司董事长/党委书记/总裁/副总裁/总裁办主任及业务相关部门，以便协办或查考。

第二十九条 应充分利用电子信息网络，对普发或转发类的公文实行网上处理。在办理过程中，各职能中心、各下属分公司总经办应指定专人及时登录，确保及时收取公文。

第七章 公文的归档和销毁

第三十条 公文由办公室或专职人员统一收发、归档和销毁。第三十一条 归档。公文办理完毕后，应根据有关规定，及时立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。各职能中心和各下属分公司

公文处理制度

负责本部门文件的立卷和归档。公文归档，应根据其相互联系、特征、、机构、问题等分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，以便于保管和利用。

第三十二条 借阅。已归档的文件、资料为中心档案资料，查阅时按照中心《档案借阅制度规定》执行。未立卷归档的文件材料由部门文书人员保管。查阅一般的文件、资料，由保管人员负责办理；凡属涉密文件、资料，须经本部门经理批准后方可查阅。

第三十三条 翻印。上级单位的公文，除绝密级和注明不得翻印的以外，经总裁办主任/总经办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖印章。

第三十四条 销毁。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主管领导批准，可以定期销毁。销毁公文，应进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销、不误销。销毁秘密公文，应进行登记，由二人监销。

第三十五条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第八章 公文的保密

第三十六条 公文处理工作须严格执行公司有关保密规定，确保公司机密安全。

第三十七条 公文拆启和传送由专人负责，总裁办、各职能中心、各下属分公司总经办指定一人负责此项工作，其他人不得私自拆启或

公文处理制度

横向传递。

第三十八条 公文的阅读要限定范围，除各部门主要负责人外一般只限于责任人。需传阅的文件，应按主管领导的批示传阅，其他人不得擅自阅读。

第三十九条 注意公文的安全性。公文处理完之后，应即时送转或清缴；未处理完的要放在安全的地方，不得随处搁置；注明属“机密”级以上的文件要妥善保管。

第四十条 各类文件的草稿和需清理的文件，应及时销毁。第四十一条 传送密件，送件人必须用档案袋将文件密封后，送达收件人签收。

第四十二条 收发者不得阅读与自己工作无关的公司公文。

第九章 附则

第四十三条 本制度由总裁办负责拟订、修订和解释。第四十四条 本制度自发布之日起施行。

2017年8月25日

公文处理制度

第五篇：公文处理制度

公文处理制度 Document Processing

6.1 公文处理机构 Document Processing Agency

6.1.1 行政办公室是公文处理的管理机构，负责公文处理工作。

Administrative Office, the agency of document processing management, is responsible for document processing.6.1.2 公文应由行政办公室统一发布和归档。公文处理必须做到及时、准确。

Document should release and file by Administrative Office uniformly.Document Processing should be timely, accurate.6.2 公文格式 Document Format

公文格式一般由发文部门、发文字号、签发人、标题、正文、印章、时间等部分组成。

Document format is generally included “issue department”, “issue number”, “issuer”, “title”, “text”, “seal”, “issue time” etc.6.3 公文请示 Document Approval

6.3.1 公司各部门对外下发通知、函件等公文，须经过以下程序：

（1）由行政办公室上报公司CEO或执行董事批准后；

（2）由行政办公室统一以公司的名义对外发文。

The required procedure shall be satisfied if any department want to issue a document：

（1）Submit to the Administrative Office,reported to and approved by CEO/Executive Director;

（2）Release in the name of the Company by Administrative Office.6.3.2 对内容涉及两个以上的部门或范围较广的文件，行政办公室应在公司CEO或执行董事批准前，先送相关部门会签。

If a document involved two or more departments, it should be countersigned by the relevant departments before it is reported to and approved by CEO/Executive Director.6.4 存档

行政办公室应及时将各类公文分类存档，以便于查询。

In order to facilitate inquiries, the Administrative Office should file the documents by category.