办公用品管理暂行办法

办公用品管理暂行办法

本办法为君创有限公司印发执行的管理办法，是按照君创公司的组织架构结合钉钉流程审批规范修订而成的。

第一章

总

则

第一条

为加强公司办公用品管理，提高利用效率，节约办公成本，制订本办法。

第二条

办公用品由综合管理部统一采购、管理、发放。

第三条

办公用品的管理原则是：

（一）严格流程。

办公用品的计划、采购、领用，必须严格履行审批流程。

（二）清晰记录。

办公用品必须建立实物台账，将购置成本、购置日期、存放地点、保管部门（人员）以及处理方式等清晰完整记录下来。

（三）精心爱护。

全体员工都要细心使用、精心爱护办公用品。

（四）责任追究。

办公用品的管理坚持“谁使用，谁负责”。因管理人或使用人主观因素造成办公用品丢失损坏的要承担赔偿责任，所在部门主管承担连带经济处罚责任。

第四条

本办法适用于公司及其分、子公司。

第二章

办公用品的分类与责任划分

第五条

根据使用年限和耐用程度，办公用品可分为消耗品和管理品两类。

（一）消耗品是指使用年限在一年以内或单位价值在叁佰元以下的办公用品，主要包括：铅笔、签字笔、笔芯、信笺、信封、打印纸、复写纸、印刷品、胶水、胶带、订书钉、大头针、曲别针、夹子、图钉、修正液、橡皮、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、纸杯、粘钩、印泥补充液、硒鼓、推夹器、胶条、胶棒、笔记本、白板笔、电池等。

（二）管理品是指使用年限在一年以上或单位价值在叁佰元以上的办公用品，主要包括：文件夹、文具盒、美工刀、剪刀、订书机、打孔机、笔筒、印泥、直尺、计算器、验钞机、电话机、插线板、路由器、键盘、桌牌、鼠标等。

第六条

办公用品的管理责任划分如下：

（一）使用人责任。

办公用品的使用人为直接责任人，对所分配的办公用品日常管理负全部责任。办公用品使用中应避免出现以下情形：

1、将办公用品随意放置，无人管理。

2、故意损坏、破坏办公用品。

3、超负荷使用办公用品，导致其效能降低、使用寿命缩短。

4、将办公用品随意私藏侵吞。

5、随意浪费办公用品。

6、对出现故障的办公用品随意摔碰、丢弃、藏匿。

7、其它不爱护办公用品的行为。

出现上述行为一次的，直接责任人按照办公用品原价的2倍进行赔偿；出现两次及以上的，给予警告处分。

（二）部门主管责任。

各部门主管对分配至本部门的办公用品管理负有领导责任。本部门员工承担办公用品赔偿责任时，每次从部门主管工资中扣除伍拾元。

（三）综合管理部责任。

综合管理部是公司办公用品管理的牵头组织部门，对办公用品管理的关键环节进行控制，具体责任如下：

1、建立《办公用品实物台账》，确保账实相符。

2、根据办公用品领用申请、办公用品台账和库存，制定办公用品采购计划。

3、每月对办公用品库存进行一次盘点，认真核对、及时调整《办公用品实物台账》。

4、检查监督各分（子）公司办公用品管理规定的落实情况。

第三章

办公用品的计划与采购

第七条

综合管理部行政助理根据办公用品消耗与库存，编制办公用品采购计划，每月月底前通过钉钉发起“采购申请”流程，审批人为综合管理部行政经理、综合管理部总监、财务总监、总裁、执行董事，抄送人为所有副总裁、综合管理部。

第八条

综合管理部根据审批后的办公用品采购计划实施采购。采购人员须经常了解办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。办公用品采购计划自审批后，一般应于5个工作日内完成采购。采购时应详细了解产品的性能功用、质量评价等信息，择优购买。在认真核对产品数量、价格并开具发票后，支付对方货款。

第九条

如使用京东、淘宝等电商平台购买，则应选择好相应的公司开票信息，填写好收货地址和联系人员，确保采购过程安全、高效。

第十条

特殊情况处理。采购任务较为急迫时，可报请轮值总裁或总裁批准后抓紧购买，事后补发采购审批流程。

第十一条

所采购的办公用品入库时，必须填写《办公用品入库单》（见附件）。此单一式两份，一份交财务中心，一份由综合管理部行政助理留存。

第四章

办公用品的领用与管理

第十二条

每周二申请人通过钉钉发起“物品领用”流程，审批人为综合管理部行政经理、行政助理，抄送人为所有副总裁、综合管理部。出现办公用品急用等特殊情况时，可单独申请领用审批流程。

第十三条

办公用品领用时，走完网上流程后，到综合管理部行政助理处签字领取。

第十四条

管理品再次领用须以旧换新；如有故障或损坏，应及时申请修理；如有遗失，应由领用人按照原价赔偿。

第十五条

新员工到岗时，所需办公用品由综合管理部安排发放。

第十六条

员工离职（转岗）时，须与行政经理及岗位交接人完成办公用品交接或归还后再履行其它手续。

第十七条

综合管理部行政助理每月最后一天（如遇法定节假日顺延至次日）盘点库存，查对台账与实物，保证账实相符。

第十八条

综合管理部须根据办公用品的消耗及领用情况，保持合理的库存种类和数量，以保证正常使用、减少资金占用。

第十九条

综合管理部行政助理须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。

第五章

附

则

第二十条

本办法由综合管理部负责制定、修改、解释。

第二十一条

本办法自发布之日起实行。