文秘接待岗岗位说明书

文秘接待岗岗位说明书

岗位名称

文秘接待岗

岗位编号

所在部门

行政办公室

岗位定员

1人

直接上级

行政办公室主任

岗位工资

直接下级

无

分析人

所辖人员

无

分析日期

本职：

负责行政办公室文秘、接待、打印等工作

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：对各种文书的系统管理

工作时间百分比：35%

工作

任务

具体负责厂部各类文件、通知、总结、上报材料的打印、下发、建档工作

频次：1次/日

用时：2h

具体负责全厂每月工作方案的收集、汇总、打印、报批、上报、存档

频次：1次/月

用时：8h

具体负责全厂每月质量、原单位会议材料的收集、打印、报批、邮寄工作

频次：1次/月

用时：10h

具体负责全厂电子文稿的收集、汇总、编辑、修改、上报、存档工作

频次：2次/年

用时：24h

协助厂长每月岗位考核书的汇总、打印、审核、报批、上报工作

频次：1次/月

用时：6h

职

责

二

职责表述：

厂部内、外来访客人的效劳、接待

工作时间百分比：15%

工作

任务

负责厂部来访客人的效劳、接待工作

频次：3次/日

用时：1h

负责各厂长办公室的文件整理、卫生清扫工作

频次：3次/日

用时：1h

协助参与对外日常沟通协调

频次：1次/日

用时：1/2h

职

责

三

职责表述：

厂部印章、出门证、工作餐票的管理

工作时间百分比：10%

工作

任务

具体负责厂部行政印章、合同印章的使用、登记

频次：1次/日

用时：10m

具体负责全厂各部门出门证的盖章、登记

频次：2次/日

用时：10m

具体负责全厂各部门接待客户用工作餐票的发放、登记

频次：10次/月

用时：30m

职

责

四

职责表述：具体负责筹备厂部重大活动及各种会议、考评、培训

工作时间百分比：10%

工作

任务

协助组织厂部重大活动，安排现场、人员座次

频次：2次/年

用时：48h

协助领导组织各种年终总结、工作报告、质量、现场管理等会议

频次：20次/月

用时：15h

协助布置会场及通知各部门会议地点、时间、参加人数、登记

频次：20次/月

用时：2h

协助各种岗位操作知识培训的签到、考试、批阅、存档

频次：5次/年

用时：25h

负责参与中层干部考评工作中的材料收集、打印、汇总评分、分析数据

频次：2次/年

用时：70h

职

责

五

职责表述：

协助组织、安排工会、团总支各项活动

工作时间百分比：10%

工作

任务

负责运动会的报名汇总，筛选运发动、上报及运发动训练考勤

频次：1次/年

用时：100h

协助工会、团总支组织、参与、主持各种游艺、智力竞赛、节假日活动

频次：4次/年

用时：60h

负责订阅工会图书馆的图书、刊物并协助日常借阅管理

频次：6次/月

用时：6h

职

责

六

职责表述：

负责日常工作

工作时间百分比：10%

工作

任务

负责的接转、记录及、信件的收发、登记

频次：3次/日

用时：1h

负责打印纸张、培训材料、书籍的订购、发放、登记

频次：15次/月

用时：1h

负责复印机、机的纸张、配件的购置、结算及机器维护保养

频次：2次/月

用时：1h

负责厂部及部门饮用水的购进、领用、结算工作

频次：10次/月

用时：1h

负责厂内各部门报刊及专业技术刊物的统计订购、邮购、收发

频次：2次/年

用时：20h

负责全厂各部门办公用品〔电脑〕预算、收集、汇总、报批

频次：1次/年

用时：20h

负责厂办各项费用预算的编制、报批、上报

频次：1次/年

用时：15h

负责定期、定时的制作、更换工作牌，做好记录

职

责

七

职责表述：完成上级交办的其他工作

工作时间百分比：10%

工作

任务

负责完成上级交办的临时性的其它工作

频次：5次/周用时：2h

权力：

权限一：有对所分管的文秘工作监督、执行权

权限二：有进行本职工作的建议权

权限三：有相关设备、印章的使用权、监督权

权限四：有对各类会议安排的指导权、执行权

权限五：有对参与组织各项活动的检查权

权限六：有相关资料物品的收集、整理权、处置权

权限七:

有对上级指令改良的建议权

考核指标：

1、文件收发、呈报、传阅、登记、存档完整、及时、准确及时率100%

2、相关稿件打印及时率100%

3、接待客人要礼貌、周到，满意率100%

4、对厂部印章平安使用负责，过失率为05、组织重大活动积极、认真

6、对重要、及时接收、转发并通知相关部门

7、对领导交办的事项要在规定时间内完成，到达领导满意

8、工作牌的制作及时率100%

工作协作关系：

内部协调关系

一厂各部门、公司总经办

外部协调关系

相关设备维修公司、办公用品公司

任职资格：

教育水平

高中

专业

相关专业或具有相关工作经验

工作经验

一年以上

能力要求

具备一定的计算机操作技能知识、会打字，有较好的沟通协调能力

个性特征

认真、负责、稳重、责任心

生理特征

无

所需培训

相关计算机操作培训、文秘专业培训

工作特点：

工作场所

限于本岗位

工作方式

站、坐、走动

工作时间特征

以白天工作为主，每月加班二天，有重大及厂部集体活动时需加班

工作环境

一般

体力精力消耗

中等

劳动保护

复印机、电脑、辐射

使用工具/设备

计算机、复印机、打印机、投影仪、扫描仪、机、、、塑封机

所需记录文档

文件收发记录、会议通知记录、工作餐票领用记录、行政用章加盖记录、出门证盖章记录、纸张领用表

备注：