“三化”让电子函件办理更安全高效全文

“三化”让电子函件办理更安全高效全文

公函是党政机关、人民团体、企事业单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项时使用的重要文体。在函件电子化、无纸化过程中，如何保障电子函件办理更高效、更安全，是迫切需要解决的问题。为此，深圳市政府办公厅在非密电子函件移动终端处理、数据信息安全和应用创新功能等方面做了一些探索。

一、终端移动化，让办文突破时空限制

来函来电“秒收”。使用传统计算机办公，经办人往往在工作时间才能及时接收电子函件，非工作时间遇紧急电子公文则需临时回办公场地处理，耗时耗力。深圳市政府办公厅自2018年5月起全面推行移动办公，从市领导到经办人均可通过移动终端，随时随地处理非密电子公文。深圳市智能政务办公系统以政务短信形式，实时提醒经办人签收非密电子公文，实现了来函来电应收即收、应收尽收，确保必要时7×24小时收文分办。

审核审签“秒办”。函件涉及事项往往具有较高时效要求。相比传统纸质函件的审批流程，电子函件不会减少审批环节，相反电子函件流转逻辑更加严谨。考虑到审批领导公务繁忙，很难实时在固定办公场所批件，深圳市政府办公厅将原本在计算机终端完成的公文处理流程迁移至移动端，确保领导在会议间隙、出差学习、调研途中及非工作时段均能审批。据统计，2021年通过移动终端处理审批类非密电子函件平均每件耗时较传统计算机处理降低了38%。

办理结果“秒复”。移动办公突破了时空限制，可第一时间将函件审批结果回复相关单位，便于承办单位及时跟进办理。例如，2022年3月14日至20日，深圳因疫情按下“慢行键”，全市各级机关、事业单位除承担防疫任务和就地转为社区志愿者的工作人员外，均居家办公，其间市政府办公厅通过移动终端发送涉及疫情防控的非密电子公文90件，迅速将疫情防控相关要求传至承办单位及相关主体，争分夺秒，与病毒赛跑，保障了全市疫情防控工作正常开展。

二、过程可溯化，给数据套上“安全铁笼”

全程电子留痕。如何确保处理全过程清晰可见、内容信息不被篡改，是函件电子化后面临的重要挑战。深圳市智能政务办公系统通过数据留痕功能，全流程、多维度地记录了创建、修改、查阅、删除函件的时间、人员、内容等信息，在采集、修改数据时，完整保存每一次操作记录，确保全程留痕、全程可溯。

全面使用水印技术。近年来，为加强非密电子公文管理，深圳市智能政务办公系统采用电子水印技术，在系统内所有电子函件每页均显示用户信息及使用时间，警示用户不得超范围转发和私自下载，严守公文管理规定，严防通过微信等社交媒体违规发布公文。

全网边界隔离。引入虚拟专用网络技术，使移动终端既能轻松应用互联网的“生活模式”，又能安全应用政务网的“工作模式”，从网络层隔离了“公”与“私”，确保数据在“终端”不会内外交互，在“云侧”无法跨界传输，将数据分别关在各自的“安全铁笼”内。

三、功能模块化，为流转打通业务堵点

“主协办”助力线上统筹。一些函件涉及面较广，往往需要多个处室协同办理。深圳市智能政务办公系统利用工作流模块化可灵活设置的特点，搭建了“主协办”功能。主办处室在系统上将函件分发给协办处室，协办处室研究提交相关意见后，主办处室在“主协办”界面即可阅览。主办处室据此统筹提出拟办意见后，附上协办处室的参考意见一并报送领导批示。

“转发文”统一来函复函管理。函件一般都需要回复，深圳市智能政务办公系统为此搭建了“转发文”功能。在收到电子函件后，经办人可通过“转发文”方式直接拟写复函呈批，领导审定后即可转复来文单位，后台将来函复函无缝关联，记录为同一个文件编号，实现电子函件“一事一编号一流程”一体化管理。

“收发文跟踪”加强催办提醒。电子函件的经办人或经办单位，同一时间需要跟进的函件往往不止一件。深圳市智能政务办公系统搭建的“收发文跟踪”功能，将经办人或经办单位主办但未办结的函件“拉清单、列环节、明时限”。对内，了解办理进度，实时催促提醒；对外，掌握接收单位签收情况，及时跟进对接。

“智能交换”便利纸质件处理查询。因现实需要，一些单位在个别情况下仍会报送纸质函件。深圳市政府办公厅通过在纸质函件上粘贴一维条码的方式，赋予来函电子流水编号，再通过智能交换柜扫读纸质件的一维条码和取件人的电子ID卡，实现纸质件投柜、取件流转记录电子化，解决了纸质件流转记录查询难的问题。