五要素让函件办理中的沟通协调更顺畅

五要素让函件办理中的沟通协调更顺畅

在函件的办理过程中常涉及大量沟通协调工作，可以说沟通协调的成效决定了函件办理的成效。结合近年来的一些工作实践，就函件办理过程中的沟通协调工作谈几点体会。

弄清背景是前提

因所涉事项的繁简程度不同，函在篇幅上长短不等、内容上详略不一。从接触的函件看，大部分函件比较简短，这是“短、实、新”文风的体现，但也易造成来文的背景缘由表达不清、阐述不明，承办人收到函件往往会“一头雾水”，不知道该如何办理。此时，弄清楚函件的背景缘由，就成为办好函件的前提。

比如，某省直单位致函省委办公厅，商请帮助协调某局，解决下属企业酒店管理权划转事宜。因来函简短，未能清楚表述事情的背景缘由，收到该件后，承办人员是“丈二和尚摸不着头脑”，这个事项不属于省委办公厅的事权，为什么要报给省委办公厅呢？经向来函单位了解，原来是之前有省领导交代，目的是希望省领导能批示，以作为沟通协调依据和由头，且该局也是省委办公厅管理的二级单位。了解该背景后，我们即快速将此件呈报给有关省领导阅批。

确定对象是基础

一般来说，函件办理的复杂程度与该函所谈事项涉及单位的多少成正比。一些事项看似简单，实际上关联性强、涉及面比较广。对于涉及面比较广的函件，要理清楚事项所涉部门和单位，才能做好工作协调，否则就不能圆满

地办好函件。当然，这需要承办人员对各地方各部门各单位的职能职责了然于胸。

比如，某科研院办公厅致函省委办公厅，商请协调安排该院领导率队到我省某市调研有关事宜。函件事项并不复杂，但涉及面比较广，既有省接待部门，也有省直对口业务部门，还有调研地点所在市县，在当前疫情背景下还有防疫部门。漏掉哪个部门，都会造成该调研活动不能顺利成行。

明确内容是关键

公文的内容应当明确具体。但有的单位发函时喜欢“广撒网”，不管大鱼小鱼都想捞，容易造成表述不够明确具体。这就需要承办人与来函单位沟通确定具体要求，对事项性质、目的、有关要求和规定、领导的批示等信息吃准吃透，事项越明确、越具体，办起来就越容易。

比如，某部委致函有关地方和单位，商请就本地区、本领域有关工作情况依据各自职能提供材料。由于该函件表述较为笼统，涉及面又广，收文人员不清楚该转给哪个部门落实。经反复与来函单位沟通，才弄清楚需我厅协助重点提供出台的某领域配套政策法规方面的材料。如此，我们就很容易确定具体承办部门，请其依据来函单位要求，认真做好材料搜集整理和报送工作。

合适方式是保障

沟通协调的方式多种多样，采取何种方式取决于所涉事项的难易程度、紧急程度，涉及部门单位的多少等。简单事项，电话沟通协调即可；重要事项，则需采取书面方式；存在较大分歧的事项，通过召开座谈会、协商（调）会等方式则更为有效、更为稳妥。当然，实际应用中，一个事项的协调往往会采用多种协调方式。

比如，某局报来立即执行国家有关部委关于某方面工作通知的函，提出三条具体贯彻落实要求。但在办理时，某厅对该局的相关落实措施提出异议。我们判断，如采取单一的协调方式，可能很难取得一致意见和好的效果。于是，在接下来的协调工作中综合采取了多种方式：一是采取电话协调方式与来函单位充分沟通；二是会同某局专门赴北京当面沟通协调，听取国家有关部委的意见；三是通过传真、信函等方式与兄弟省市相关部门进行书面协调沟通，了解他们的做法经验；四是组织召开专家学者座谈会，多角度论证，全方位研判。最终，各有关部门和单位达成一致意见，并根据意见提出了可行性解决方案。

事成文结是目的办文的目的在于办成事。只有事办成，文才能办结。承办人在办理函件时，既要立足本部门、本单位实际，也要站在来函单位角度思考，更要善于站在全局、大局的高度去做判断、提建议。

比如，省自然资源和规划厅收到省政府办公厅征求某市政府申请授权管护使用某片省级储备用地意见的函。省自然资源和规划厅如仅从本单位的管理立场出发，认为省级储备用地应当由省政府经营管理使用，给某一地市使用可能造成其他地市攀比跟风，不应该同意使用。但鉴于该市经济发展比较落后，且该储备用地位置比较偏僻，近期用于其他用途的可能性不大，同意使用储备用地对该市既是极大的支持，也有利于盘活闲置的资源资产，带动全局的发展。

故省自然资源和规划厅综合研判，作出了同意使用的复函意见，省政府也据此作出了同意使用的批复，实现了事成文结。