办公用品采购管理规定

办公用品采购管理规定

一、总则

1、为规范办公用品采购流程，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本规定。

2、本规定所指办公用品系用于公司日常办公所需之耐用物品和消耗品，包括文具、纸薄、自动化耗材、卫生清洁用品等。

二、权责

1、财务部具体负责办公用品的采购和集中管理，实行统一采购、统一发放、统一回收处理；

2、财务部负责对办公用品的采购流程以及价格等情况审核，并建立办公用品审核台账。

三、申购

1、各部门根据对办公用品的实际需求，于每月的最后一周提报下月办公用品领用计划，经部门负责人审签后报行政部；

2、财务部依据各部门的办公用品领用计划及时查对库存，确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划；

3、财务部填写《办公用品申购表》，报总经理审批后实施采购；

4、对大宗办公用品的采购，由行政部负责询价和议价后选择合格的供货商，经财务审核后进行购买。

四、核销

1、采购物资时，财务部必须向供应商索取正规发票和物品清单，如供应商未能开具正式物品清单的，行政部须依据实际购买的物品、规

格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报销凭证；

2、物资采购完毕，须在规定工作日内填写《费用报销单》，经财务经理审核后按实际支出报销费用。

五、领用和发放

1、员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》，财务部按《办公用品领用单》发放办公用品；

2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由财务部统一调换或回收；

3、员工离职时，须根据有关规定与财务部交接办公用品。

六、登记和管理

1、财务部须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理；

2、办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能；

4、财务部须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

七、其他

1、以上若有未尽事宜，由财务部另行发文通知；

2、本规定自下发之日起开始实施。