“三步九扣”发放好会议材料

“三步九扣”发放好会议材料

发放会议材料，既是办公室人员的经常性工作，也是办会人员的常规性事务，貌似简单，想做好并不容易。

发放前，精心谋划、想透全程

紧扣会议方案，确定材料发放形式。主动对接会务承办人员或会务组，研究会议实施方案、会议指南等，及时掌握材料发放的时间、地点、对象及其他要求，并根据不同的会议规模，确定不同的发放方式。

比如，对人数较少、议程简单的小型会议，既可以会前根据登记记录依次发放材料，也可以在时间紧急的情况下，先行按份号依次发放材料，会中及时做好补登工作；对人数较多、形式复杂的大型会议，要在会前根据会务工作部署，制定材料发放任务及人员分工安排方案，明确具体责任，并制定会议材料运行表，明确发文日期、材料标题、供稿单位、送印时限、交付时限、分发时限、分发范围等，施行“挂图作战”，确保发放材料准确、及时、安全。

紧扣运转环节，协调起草、印制、运输三方。主动对接材料起草组负责人或具体起草人员，动态掌握材料的起草、呈报、签批等情况，尽力压缩定稿与印制之间的运转时间，留足会前发放材料的准备时间，可根据材料类别、密级、数量等的变化灵活调整人员分工。

主动对接印制部门，按照主次先后和轻重缓急，优先印制时间紧急、重要的会议材料，及时按程序交付发文人员。

如遇到材料不能按计划印制、交付的情况，要第一时间向会务负责人或相关领导汇报并提出合理的补救建议。如果会议地点与印制地点之间距离较远，还要提前备好车辆，做好会议材料的运送、移交、保密等工作。

紧扣确保整体效果，积极主动补台。“一字之失，一句为之蹉跎；一句之误，通篇为之梗塞。”发文人员领取会议材料后，既要按照任务及分工安排做好联系协调、材料发放等本职工作，还要做好补台、把关工作。要认真核对标题、密级、页码等内容是否无误，检查文字、数字、标点符号等用法是否规范，对一些明显错误，及时联系文稿起草人员或负责人核对。比如，“预选候选人名单”与“候选人名单”就容易混淆，虽然仅有“预选”两字之差，但内涵却有天壤之别。

另外，如有粘连、缺页、破损等不符合要求的材料，要迅速协调更换。

发放中，严谨细致、查漏补缺

紧扣登记记录，时时校准份号。需要在会议报到时发放的会议材料，按材料份号登记后由参会人员或相关工作人员签名领取。

需要在会场发放的会议材料，由发文人员严格根据登记记录发文，时时核对人员姓名与材料份号，确保所有材料份号与参会人员准确对应，避免发放材料完毕后才发现错误，反过来再重新校对人员姓名与份号的情况。

会议现场发文时，出现参会人员请假等临时变动的情况，可以跳号发放，保证原有登记份号与参会人员的对应关系不变。

紧扣会议议程，核对摆放材料。现场发放材料完毕后，如果离会议召开还有一段时间，发文人员可以在会议开始之前，按照会议议程，检查材料摆放顺序，核对页码、份号与人员对应是否正确，查看材料有无明显破损、白页等问题，对存在问题的，要及时调换并登记。尤其对主席台上的材料，要反复核对确认，确保万无一失。

紧扣发放范围，留足备用材料。要严格按照规定和保密要求发放会议材料，不得擅自扩大或缩小发放范围，同时，现场一定要留足备用材料以便更换、增发。

在做好发放工作的基础上，还要妥善做好材料借阅的服务工作。比如，会议工作人员确因工作需要使用会议材料，须按程序和规定到会议发文组或发文人员处按要求领取。

会议后，认真回收、清点归档

紧扣“应收尽收”原则，不留泄密隐患。在回收材料工作结束前，要求服务保障人员不得进入会场。

对需要参会人员退回的会议材料，如果会议形式较为简单，可以通过当面告知、加盖清退印章、附提醒通知单等形式，要求散会时放置在指定位置，由发文人员统一收回。

如果是重要的大型会议，要提前制定文件清退通知和清单，要求各联络组按照通知要求和清单内容清退材料，再由各联络组集中清退；对会议工作人员需要退回的会议材料，会议结束前直接退给发文人员或会议发文组。

认真查看会议现场，除会议材料外，非涉密的材料、参会人员手稿纸等也要做到应收尽收，并严格按照有关规定履行审批登记后销毁，确保不丢失、不漏销。

紧扣发放记录，核对回收材料。对照材料发放记录，逐件清点、核对回收的会议材料。经清点确认未按要求退回的会议材料，要按份号追溯到具体参会人员或会议工作人员，并及时通过电话催退等方式督促其按要求及时清退。

紧扣归档要求，整理归档资料。按规定收集会议材料、底稿、签批单等所有资料，形成全链条的归档资料，并按照程序做好登记、移交、归档工作，以备后查。

同时，发文人员要及时总结、复盘，梳理好的经验和注意事项，为下一次做好会议材料发放工作提供借鉴。