关于文控资料室的建立初步方案范文合集

第一篇：关于文控资料室的建立初步方案

佛山市高明区法恩/安华陶瓷洁具有限公司文件

高明字[2012]1228号

签发人：

关于OEHS文控档案室建立初步方案

方案形成：

按公司上级领导指示要求和目前公司文件资料控制系统的薄弱环节，在此基础上根据QEHS体系《文件和资料控制程序》相关内容，特制定此方案。方案概述

一、文控档案室需求

文控档案室设置：文控档案室的设置地点需遵循文控中心及各部门在文件资料收集和各中心/部门借阅的便捷性（文控档案室具体设置地点以上级领导指定为准），文控档案室的管理详见《文件和资料控制程序》；在文控档案室设置文件柜，对公司及各中心/部门文件资料进行统一分部分部归档，限制公司、部门的权限；对文控档案室里的文件资料采用电脑系统管理和文本管理的方法；所有文件资料要有记录，可进行文件资料的鉴别、借阅、更改、过期销毁操作；

相关表单：《文件资料记录表单》、《过期保留文件表单》、《文件资料更改申请单》、《文件资料借阅、复制记录》； 方案描述

一、文控室规划布置

文控室布置根据上级领导确定设备点后进行规划布置；

二、设施配置、人员配置

该文控室由以下部分组成：文件柜、电脑、打印机、办公桌、办公椅子，还包括其它辅助设施组成。

1）文控室对各中心/部门的文件资料运行状态进行监视和必要的控制，对文控室现场进行可靠的文件资料和其它信息的保管；

2）文控室里的文件资料以电脑录入控制和操作为主，同时建立目视管理； 3）文控专员配置

为确保文控室的有效监控，需设1人专门负责OEHS体系文件资料的管理（文控专员），和协调各部门的文件推行、回收工作；

文控专员主要职责：

1、涉及到质量/环境/职业安全健康体系的所有受控文件的受控工作；

2、涉及到公司人事、行政、认证证书等档案的存储、收发以及过期档案的回收、销毁工作；

3、公司第一二阶文件（体系管理手册、程序文件等）的发放、回收工作；

4、制定文件管理体系监督稽核方案并按计划组织实施；

5、公司所有体系文件正本（含以电子文档方式存储的客户财产）的存储以及废止工作；

6、各类受控印章的管理工作； 7.协调配合：

7.1 配合体系模块相关审核工作的开展。

7.2 配合其他模块完成文件资料的管控工作；

7.3完成上级领导交办的其它工作，对知悉的公司信息保密。8． 质量环保工作：

8.1负责按照与本岗位相关的质量环保安全法律法规及其他应遵守要求开展工作

8.2充分了解本岗位的环境因素及危险源信息，实施相应的控制措施，尽可能降低环境污染和职业健康的风险。

体系管理员：邱林鑫

2012年12月28日

第二篇：关于文控室的建立初步方案

关于文控室建立初步方案

一、目的：

目前公司文件资料控制是管理系统的薄弱环节，为了规范管理公司文件资料，特制定此方案。

二、方案概述

1、文控室设置地点：

从文控室在文件资料收集及各中心/部门借阅的便捷性上考虑，建议文控室设在A1厂房办公楼二楼（原三轮营销办公室）；

2、文控室设施配置：

文控室由以下部分组成：

A：文件柜（暂定为3组，后续视具体情况再增加）； B：电脑（1台）、打印机（1部）； C：办公桌（1张）、办公椅子（1把）；

D：其它辅助办公设施（如：座机、计算器、订书机、文件件框（夹）等）。

3、档案管理员配置： A：档案管理员1名； B：档案管理员主要职责：

（1）涉及到质量/环境/职业安全健康体系的所有受控文件的受控工作；

（2）涉及到公司人事、行政、认证证书等档案的存储、收发以及过期档案的回收、销毁工作；

（3）公司第一二阶文件（体系管理手册、程序文件等）的发放、回收工作；

（4）公司所有体系文件正本（含以电子文档方式存储的客户财产）的存储以及废止工作；（5）各类受控印章的管理工作；

（6）配合体系模块相关审核工作的开展。

（7）配合其他模块完成文件资料的管控工作；

（8）完成上级领导交办的其它工作，对知悉的公司信息保密。

程海涛

2014-2-27

第三篇：关于建立二手车交易市场初步方案

关于建立运城北站大西铁路 二手车交易市场初步方案

一、项目基本情况

（一）项目名称：大西铁路客运专线运城北站动车走行线桥下土地开发（运城北站大西铁路二手车交易市场）

（二）项目面积：89.05亩

（三）项目地址：运城市黄河大道与绕城高速交叉口，运城北站动车走行线桥下及线路西侧。

（四）商业规划：二手车交易市场。

主要建设内容：计划总投资4680万元，分两期进行投资，（一期1867万元，二期2813万元）。一期主要是地块现有垃圾进行处理，场地进行硬化，修缮道路，电子交易大厅建设。二期主要是经营用房建设，二手车检测平台建设及相关配套设施建设。初步形成一个二手车交易、物流信息、停车场、电子商务交易、二手车检测的完整商业体系。

二、项目建设单位

项目由山西省焦炭集团有限责任公司与大西铁路客运专线有限责任公司共同开发，由山西省焦炭集团运城焦炭有限责任公司具体实施。项目初期内设综合部、财务部、工程部、质检部、物资部共五个部门。定员编制60人。

三、开发模式

（一）由山西省焦炭集团有限责任公司与大西铁路客运专线有限责任公司共同出资组建运城北站大西铁路二手车交易中心。

（二）按51%、49%的投资比例组建股份制有限责任公司。项目建设资金按双方股比进行投资。经营利润按双方股比进行分红。

（三）所占土地费用按照运城市工业用地市场租赁价格进行提取。

附：大西铁路客运专线运城北站动车走行线桥下土地开发项目建议书。

山西省焦炭集团

二〇一五年三月十八日

第四篇：文控管理

文 控 管 理

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法.二、资料范围

公司建档范围确定为：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。

三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由公司总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办行政科设立文控组，管理公司主体文件资料工作。文控组管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、文控组既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

文控中心的主要职责：

1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作 进行监督、指导和检查。

2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保 护、统计等工作。

4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主 动为公司各项工作和员工服务。

6．发挥文件资料的教育功能，将文控这项工作办成公司培训、教育基地之一。

7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。

9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

六、文件资料材料的收集：

1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期 限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。

2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理：

1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和 类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2．1 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。2．2 保密用Y表示，非密级则用N表示。

2．3 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP

2．4 编号分一级部门代码和二级部门,代码编制形式采用拼音或英文简写表示：

一级部门代码: 总经办ZJB

总务部ZWB

计划供应部GJB

生产部 SCB

品质工程部PGB

客服部KFB

二级部门代码: 人事科 RSK、财务科CWK、行政科XZK、保卫科BWK

保洁科 BJK、膳食科SSK、宿管科 SGK、动力工程SBE

基建科JJK、生产计划科JHK、采购科CGK、工程科GCK

物流关务科WLK、资材科ZCK、装配车间NBC、评测科PCK

喷油车间PYC、制程品质科QAS、维修科RMA、清点科QDK

RMA品质科RQA、来料检验科IQC A.文件编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□□（一级部门拼

音缩

写或英文简写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□（流水号）。如总经办2011年某份制度编码为：SZJBNOP11001。

B.表单编码原则采用字段+间隔符”-“的组成方式；所有记录表单编号应是唯一的； 记录®的编号形式:

□(R)-□□□(一级部门代码)-□□□(二级部门代码)-□□□(流水号)+□(版本)记录表单原始发行时版本即为最初版本,修订一次为B版,以此类推.例如:R-ZJB-XZK-001A 表示总经办行政科的第一份记录,版本为第一版.3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬

边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写

标题。

6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片）, 按一定次序排列和存放。

7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的 材料进行修补和复制。

8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报 主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分 别

于月初、月中）报送相关资料至文控专员。

9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管

期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管：

1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；

2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作：

1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办 理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。

2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。

8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

文件资料的鉴定和销毁

1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。

2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。

3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

附则

1．文控积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。

2．本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。

第五篇：文控管理（范文模版）

文控管理

第一章 总 则

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

二、资料范围

公司建档范围确定为：

公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于公文易文秘资源网－govyi.com 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。

三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

第二章 管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

文控中心的主要职责：

1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6．发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。

9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件资料材料的收集：

1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。

2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理：

1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2．1 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。

2．2 部门拼音缩写：物控：WK；生管：SG；仓储：CC；品管：PG；研发：YF；技术：JS；客服：KF；采购：CG；生产：SH；市场：SC；销售：XS ；设备：SB；财务：CW；OEM：WB；后总：HZ；总经办：ZJ；人力资源：RL；制造中心：ZZ；营销中心：YX；研发技术中心：YJ；财务中心：CW；广州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。

2．3 保密用Y表示，非密级则用N表示。

2．4 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP

编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如总经办2004年某份制度编码为：SZJNOP040001。

3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。

6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。

9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管：

1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；

2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作：

1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。

2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。

8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

第四章 文件资料的鉴定和销毁

1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。

2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。

3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

第五章 附 则

1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。

2．本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。01 文件控制程序 1.目的

对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。2.适用范围

本公司所有文件的控制。3.职责

3.1.综合部负责质量环境手册、质量环境程序文件，以及其他公司级文件的编制、使用、更改；负责所有文件（包括外来文件）的标识、保管、发放、回收、作废等控制。3.2.各部门负责编制、保管、使用、更改相关职责范围内的作业文件、记录和其它管理文件。

3.3.总经理、管理者代表、主管副总分别负责质量环境手册、质量环境程序文件、及公司的技术文件和其它相关文件的批准。4.管理程序 4.1.文件编制：

4.1.1.根据质量环境管理体系规定和各项质量活动的需要，相关责任部门（见附表1）负责组织职责范围内文件的编写工作。

4.1.2.各部门根据实际工作的需要增编新文件，须填写《文件编制/更改审批表》，经总经理或管理者代表或主管副总批准，方可以组织文件的编写工作。4.2.文件审核、批准：

4.2.1.文件（含附件）审核，包括文件格式审核和文件内容审核两部分。文件格式见ZHHK-ZH/ZD-003《文件格式的有关规定》。

4.2.2.文件编写完成后，由编写人将文件交综合部，首先进行文件格式审核；待格式审核通过后，由综合部按照附表1的规定报相关审核人审核、或进行会签（会签部门不少于三个）。4.2.3.文件审核通过后，报相应的批准人批准。4.3.文件发放：

4.3.1.本公司所有文件均通过综合部发放。4.3.2.文件发放前，首先由文件批准人确定文件发放范围，综合部负责登记《文件发放、回收记录》。

4.3.3.文件发放时，须由领取人签字。4.4.文件保管：

4.4.1.综合部保存并填写《受控文件清单》。

4.4.2.各文件使用部门应填写本部门《受控文件清单》，包括管理范围内所有正在使用的有效文件。

4.4.3.借阅与质量环境管理体系有关的文件，应填写《文件/记录借阅、复制清单》，由综合部批准；综合部应督促借阅人按时归还借阅的文件。

4.4.4.复制文件时须填写《文件/记录借阅、复制清单》，未经原文件批准人审批，不得擅自复制。

4.4.5.未经总经理批准，公司任何文件不得外借；经批准外借的文件，由综合部登记，并督促借阅人按时归还。

4.4.6.文件应分类存放、妥善保管、标识清楚、便于查找。文件归档见ZHHK-ZH/ZD-005《文件、记录归档的有关规定》。4.5.文件使用：

4.5.1.文件在使用前，须由文件使用部门组织对本部门全体员工进行宣贯，确保每位员工均能够准确了解文件的规定，必要时填写培训记录存档。

4.5.2.各部门在使用文件过程中，发现问题应及时向综合部提出反馈。

4.5.3.每年十二月份，综合部组织对现有质量环境管理体系文件进行检查和评审，确保相关场所使用的文件均为有效版本，并对不适宜的文件进行修改。4.6.文件更改、再次批准：

4.6.1.文件需要更改时，由综合部填写《文件编制/更改审批表》，经管理者代表审核，总经理批准。

4.6.2.文件更改按照原来文件的编制、审核、批准程序进行。文件更改人应负责将文件的更改、修订情况记录在“修改履历表”中。4.6.3.综合部应保存所有文件更改的记录。

4.6.4.当公司内外部环境发生重大变化（如组织机构调整、重大质量事故发生、环境因素变更、法律法规变化等）或者管理评审要求时，由综合部组织集中修订，形成新的版本。4.6.5.文件更改后须再次批准，程序同原审核、批准程序。4.7.文件回收与作废：

4.7.1.文件作废时，综合部须及时回收，加盖“作废”章，并填写《文件发放、回收记录》，确保各部门所使用的文件有效，并处于受控状态。

4.7.2.发放更改后的新文件时，综合部应同时回收更改前的旧文件，加盖“作废”印章，填写《文件发放、回收记录》。

4.7.3.收回的作废文件应及时销毁。由综合部负责人在《文件/记录销毁清单》上签字批准，两个人以上执行，并在清单中签字确认。

4.7.4.出于正当理由而需要保留的任何无效文件，须由综合部作“保留作废”标识，和现有文件分开保存，避免误用。4.8.文件的编号：

4.8.1.质量环境手册：ZHHK－ZLHJSC/△△－××××，其中： ZHHK—“中XXXXX”的汉语拼音缩写（下同）； ZLHJSC—质量环境手册的汉语拼音缩写； △△—版号； ××××—号。

4.8.2.质量环境程序文件：ZHHK－ZLHJCX－××，其中： ZLHJCX—“质量环境程序”的汉语拼音缩写； ××—文件的顺序号。

4.8.3.作业文件：ZHHK（－○○）－△△/□□－××× ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； △△—“部门代码”的汉语拼音缩写； □□—文件类别代码； ×××—文件的顺序号。

4.8.4.记录：ZHHK（－○○－□□）－JL/△△－××× ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； □□—“部门代码”的汉语拼音缩写； JL—“记录”的汉语拼音缩写；

△△—相应质量环境程序文件的序号或QT（表示“其它”）； ×××—记录的顺序号。

4.8.5.质量计划：ZHHK－ZLJH（－○○）－△△/□□－××× ZLJH—“质量计划”的汉语拼音缩写； ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； △△—“部门代码”的汉语拼音缩写； □□—号；

×××—质量计划的顺序号。

4.8.6.外来文件：ZHHK－WLWJ（－○○）－□□－××× WLWJ—“外来文件”的汉语拼音缩写； ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； □□—文件类别代码； ×××—外来文件的顺序号。4.8.7.部门代码：

JK-技术开发部； ZH-综合部；

XS-销售公司； SC-生产部； CW-财务部；

FP-发泡生产部 GY-钴源辐照部 JS-加速器辐照部； CK-仓库 SG-设备管理部

4.8.8.文件类别：GC-规程类、ZD-制度类、QT-其它类。4.9.外来文件的控制：

4.9.1.各部门负责将收集并得到确认的外来文件报综合部统一编号、登记。

4.9.2.综合部负责填写《外来文件清单》，作标识，填写《外来文件处理专用表》，经识别后再发放到相关部门使用。4.10.电子版文件的控制：

电子文件的管理按照ZHHK-ZH/ZD-004《电子文件的管理细则》执行。

■ 5 S 概 念

1整理：将工作场所中的任何物品区分为必要的与不必要的，必要的留下来，不必要的物品彻底清除。

2整顿：必要的东西分门别类依规定的位置放置，摆放整齐，明确数量，加一标示。3清扫：清除工作场所内的脏污，并防止脏污的发生，保持工作场所干净亮丽。4清洁：将上面的3S制度化、规范化，并贯彻执行及维持提升。5素养：人人养成好习惯，依规定行事，培养积极进取的精神