第一篇：公文写作讲课提纲
公文写作讲课提纲 襄阳纪委程元银
开场白
先说一声对不起，本人讲不好普通话，是道地的河南方言，但是能够听懂。
今天讲的内容只是一家之言，是本人对写作问题的一些理解，同别人的观点不完全一样。因为讲学历来是有争论的，但是那些基本的东西不会有太大的改变。
写作是个大题目，既有专门教材，网上也有不少资料，更是大学文科的一门课程。有书，但我绝对不是背教材，来糊弄大家。今天不可能全面讲，也不可能讲得很透彻，只就有关方面有关知识做些介绍。有的地方点到为止，有的地方稍微详细一点。姑妄言之，姑妄听之吧！讲四大内容，再加一个有关话题和个人体会。
一、公文定位
我把所有的文字作品分为两个大类，一是文章，二是文学。当然，这只是麻子照镜子——自我观点。这两个概念有交叉之处，犹如妇女、儿童的概念一样。
1、文学四大类：散文、诗歌、小说和戏剧(指的剧本，是综合文学)。
2、文章四大类：记叙文、议论文、说明文和应用文。公文应该属于应用文一类。
3、公文释义：从事公务的文章，又可以叫做文书、文件，是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，或者说是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的文书。
4、公文的作用：为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达上级决策服务。一有上传下达、互通情报的作用，二有工作依据和凭证的作用，三有宣传教育的作用，四有规定人们行为的作用。
5、公文的特点：一是法定的权威性，二是法定的现实执行效用，三是有规范的格式，四是履行法定的程序。
二、公文类别
说到公文，人们首先想到的是红头文件。其实公文不仅仅是红头文件，有不少种类，大约有一二百种之多。我把它归纳为8个大类，有的分了9个或者10个大类。1981年2月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为9类15种。当然，不同的书不同的人有不同的归纳法。
1、红头文件：带有机关名称的红色印刷体的公文，如××××委员会文件。包括通知、通报、命令、议案、布告、公告、通告、请示、批复、条例、意见、决定、会议纪要、请示、批复、意见、函件等等。
2、领导讲话：内容分综合性的和单一的。
3、工作报告：有专题报告、综合报告、总结报告、工作进程报告。一是对领导、对上级所交办的任务、所布置的工作的完成情况的汇报；二是反映本地本部门工作中遇到的困难和问题。
4、工作总结：
5、经验材料：正面的。
6、新闻通讯：二者区别——时间差异、长短差异、容量大小之别。介于新闻与通讯之间的最常见的是工作简报：信息、动态、简讯、要情、摘报、工作通讯、情况反映、内部参考等。在一定范围内发行，不是完全公开的。特点是简、精、快、新、实、活和连续性。
7、公函便函：一是正式的公务活动往来，一是事务工作的处理。便函不要字号，不要标题。包括工作督办、介绍信、合同书、便条等一般应用文。函就是信，公函就是公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。
8、其他文体：规章制度、工作计划、启事、开幕词、闭幕词、证明信等。
还有几种分类是：上行文、下行文、平行公文；通用公文、专用公文；平件、急件、特急件；或者对外公开、内部使用、秘密、机密、绝密等等。
三、公文写作一般要领
公文属于特殊文种，一般写作课的理论或者要求对公文也是适应的。就是说公文写作的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，只在某些方面有些特殊规定。
今天只讲四个问题，一是写作过程，二是对公文格式的要求，三是对公文结构的要求，四是对部分公文内容的要求。写作书上有句话，叫做“文无定法”，还有一句是“大体则有，定体则无”，这是关于写作的辩证法。
1、写作过程 ①明确写作意图
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来撰写的。因此在动笔之前，首先要弄清写作意图，即文章的主题与目的，一是文件的中心内容是什么，或者说提倡什么反对什么。二是根据文件内容，准备采用什么文种。三是文件的发送范围和阅读对象是什么。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达，如此等等。
②收集写作素材
发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行调查研究。这也要具体情况具体处理。对那些内容简单、篇幅短小的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确写作意图之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题复杂，内容较多的文稿，如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往需要搜集材料和开展调研。
③列出写作提纲（结构）
在收集素材的基础上，草拟一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么，再写什么，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。
④动笔写作 ⑤检查修改
2、公文格式要求
公文的格式指的公文的书面表现形式。关于这个问题，1996年5月，中央办公厅发布了《中国共产党公文处理条例》，2000年8月国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》，后来省政府、市政府分别制定了《实施细则》，都讲得很详细。特别是对红头文件的格式规定了20多个标准：文种、文号、字体、字号、份号、标题、排头称呼、落款、盖印、主题词、密级、紧急程度、附注、附件、编号、印制份数、印制版记、传达范围、主送单位、抄报单位、签发人、成文日期、纸张……
现在常见的公文格式还包括：B5的纸，或者是16开的，正文是3号仿宋字，主标题用小2号宋体字，标题居中排列，二级标题可以居中也可以不居中，三级标题不居中，这些标题文字要使用不同的字体，或者加粗，以示区别，每页20行，每行25个字，共计500个字，落款用机关全称，日期使用阿拉伯数字，如果是红头文件并且有排头的，排头的字一定要顶格，如此等等。
3、公文结构要求
①层次分明，用序号表示，一目了然。
公文的结构讲的是公文的层次，它的表现非常突出。公文不像小说、散文那样，顺着情节发展一直写下去，而是层次特别分明，线条异常清晰，结构非常严密。用大一二三四小一二三四甲乙丙丁ABCD等，毛泽东同志曾经把它们叫做“开中药铺”，把各种不同内容严格区分开来。
②逻辑严谨，不得交叉、重复和遗漏。③标题文字紧扣文义，高度概括文章内容。
结构或者说层次是通过标题反映出来的。公文的标题有突出的意义，一个标题就是一段，就说明一个观点或者叫做论点。一看标题就一目了然，就知道了整篇文章的内容，或者说掌握了文章的精髓。大块文章的标题，还分为一级二级三级等。
④基本格局为三块以上，分量上大体均匀。
三点决定一个平面，三具有稳定的作用，而两块构不成一篇文章。三块可以是递进式，开头中间结尾；也可以是并列式。详略得当，大体均匀，有话则长，无话则短。
4、部分公文的内容要求
对内容的有关要求，只讲6个文种。①通知
红头文件中最常见的是通知.通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。要是把通知学会了，别的公文都可以照葫芦画瓢。通知又分指示性、知照性(发布性)、事务性、批转(转发、印发)性及会议通知、任免通知等。
今天只讲解一般性的常见的通知。上级机关有关事宜需要使下级机关知道或办理时，就要制发通知。比如庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都要使用通知。写作通知，一是交待清楚所通知的事项，二是办理的方式方法，三是有关要求，比如时间要求、参会人员要求，食宿要求等等。以会议通知为例，要交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料、食宿及费用以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。
通知的标题一般包括三大要素，即发文机关、事由、文种，使人一看标题就知道是那个部门通知的，通知什么事情或要求做什么事情。比如《中共襄樊市委关于学习贯彻党的十七大文件的通知》。
②工作总结 按时间分：每月小结，季度总结，半年总结，年度总结；或者单项工作结束后的总结。
工作总结主要有7项内容，就是干了哪些工作，是怎么做的，成效如何，有哪些不足，原因是什么，怎样改进，下一步工作计划等。简称为干了啥、咋干的、啥效果、哪不足、啥原因、咋改进、还干啥。对这7个啥啥啥……外语中叫做5个W：Who（何人）、What（何事）、Where（何处）、Why（何故）、When（何时）。了解这五个W，然后再解决一个H（How如何）。用随州话说就是——么人么事么场，再加几个——么时么因么果。如果是单项工作，就只有前面3个内容。重点是要写好怎么做的，要站在一定的理论高度，要总结出几条经验来，就是从感性认识上升到理性认识。
③经验材料
经验材料是从正面反映工作成效的公文，和工作总结有些相似，区别在于：一是单项，不像总结那样面面俱到；二是只从正面写，只突出你的经验，就是做法，不谈问题或者不足，这样能给别的单位以启发，以教益；三是经验材料虽然是单项的，但是比工作总结的要求高，总结只交给领导或者上级主管部门，而经验材料是用来交流的，要让别人认为你的做法有独特之处，经验确实好，的确值得借鉴。那么写经验，就是要提炼出几个观点来，并且上升到理性，有一定的理论性。在写法上，基本上是一条经验就是一个自然段，或者就是一部分。
2005年，市委党校有一个培训班，培训结束后要求写篇经验材料，反映学员们学习与生活情况，该怎么写呢?有个学员概括了这么几条经验——学习特点，我觉得很好：一是学习刻苦，二是方法创新，三是遵守纪律，四是团结互助，五是生动活泼，六是收获很大等等。④调查报告
调查报告属于常见的工作报告，主要用于反映问题揭露矛盾。毛泽东的《湖南农民运动调查报告》是最典型的。写调查报告重在调查研究，没有调查就没有发言权。要求情况真实，数字准确，事例典型。一是综合性，有面上的情况，要不然，容易以偏概全；二是典型性，就是一般与个别的关系，要生动，能够打动人；三是对比性，正反对比，前后对比，优劣对比等等。用事实说话，材料和观点要统一起来。
调查报告的写法，一般分为四大快，就是一写存在的问题，二写这些问题的危害性，三写出现问题的根源，第四谈整治措施。我在《楚天风纪》上有一篇调查报告，其格式可供大家参考。（略）
⑤领导讲话
特点：指示性、指导性、总结性或者号召性，所发表的意见体现领导机关的意图或者旨意。一是统一思想认识，针对糊涂认识和错误认识；二是提高思想认识，比前面的要求更高；三是安排工作任务；四是告知工作方法；五是点出存在的问题，六是对完成任务提出要求。大致上六个方面，但不是都写，而有所取舍。还有的讲一讲会议的重要性，对有关问题重点阐发；有的把工作总结也安排在领导讲话里面；有的会议有好几个领导讲话，注意分工，而不要都去讲同一个话题。
⑥竞争上岗演讲稿
现在这是挺时兴的。演讲要有激情，能够打动听众；文字要华美，听起来清新悦耳。一是自我介绍。自我介绍得三五百字，对自己的形象、爱好、特长、性格等做一描述。开头第一句话非常重要，有的引经据典，有的背一句古诗。
例一：拿破仑的话“不想当将军的士兵不是好士兵”。例二：俗话说“是骡子是马，拉出来遛遛”。二是工作成绩。工作成绩包括近几年的工作表现、受表彰情况、领导肯定或者赞赏的事迹，其他感人事迹等。三是岗位设想。岗位设想既要有新意，又要使人觉得目标不是太空。四是表明态度。表态就是对竞争上和竞争不上怎么办。这是结束语，也要有激情。可以看一看中央电视台挑战主持人的自我介绍和总结。
四、公文语言有关要求
对外语的翻译，清朝人林抒讲了三个原则，叫做信、达、雅，信就是准确真实，达就是通顺，雅就是有文采。后来翻译古文，人们也使用这三个标准。这三个标准对于写作公文也是必须的，但是不能完全套用。
1、公文语言特点
公文语言要求的是准确、通俗、严谨。准确讲的真实性，要正确，要简洁明了；通俗指的语言流畅，使用规范的现代汉语，不能有病句，不能使用生僻的字词，一般不得使用文言，不得使用方言土语，不得用欧化的语言；严谨说的是逻辑性强，不能模棱两可似是而非，不能含糊其词。公文语言的特点是庄严郑重，朴实无华，简明扼要，通俗易懂，做到文如其事，恰如其分。
说两个反面例子(略)：中央电视台《开心辞典》中王小丫的“完全正确”，调查材料中出现“公尺”一词。
2、语言表达方式
写作有五种基本的表达方法，即叙述、说明、议论、描写和抒情。公文对抒情和描写用得较少。其中叙述有的是按时间的先后顺序，有的按逻辑排列顺序；说明要抓住被说明事物特征；议论要有论题、论点、论据，要讲论证方式等，这都是大家熟悉的，就不重复了。
3、专业术语 公文中除了通用语之外，也还使用不少专业术语，或者叫做职业用语，也就是行话。比如纪检监察部门、组织部门、新闻宣传部门等，都有各自的专业术语。再比如法律文书用“之”不用“的”，红头文件不能有比喻、拟人、拟物、反问等修辞手法。这些基本知识都应该有所了解。
4、语言美
这里我要专门谈一谈公文中的“雅”，雅就是讲的文采问题。公文不是文学作品，对文采没有太多的要求。但是要有可读性，就必须讲文采，不然的话，味同嚼蜡，是没有读者的。一般来说，除了红头文件，其他公文都还是要有文采的。
所谓文采也应该叫做语言美，它主要表现在三个方面，一是较多地使用修辞手法，如比喻、拟人、拟物等；二是使用典故，比如成语、故事、古诗、俗语、名人名言，三是对语言的精雕细刻，咬文嚼字，用些华美的辞藻。
下面举例说明公文中的语言美。
一是红头文件多用排比句，对偶句，以增添气势，增加说理的分量。2004年9月，党的十六届四中全会关于《加强执政能力建设的决定》，有大量的排比句。我给大家读几段：使党成为立党为公、执政为民的执政党，成为科学执政、民主执政、依法执政的执政党，成为求真务实、开拓创新、勤政高效、清正廉洁的执政党，成为执行三个代表、经受考验、保持先进性的执政党。一连4个动宾结构的排比句，每个排比句里又用几个四字短语，很有气势，有说服力。再读一段：全党要立足现实，着眼长远，抓住重点，整体推进，不断研究新情况，解决新问题，创建新机制，增长新本领，使党的执政方略更加完善，执政体制更加健全，执政方式更加科学，执政基础更加巩固。这段排比文字用了4个“新“字，4个副词“更加”，读起来不仅工整严谨，同时给人美的享受。
二是领导讲话。一不要刻板地板着脸在那儿教训人，二不要搞老一套，千篇一律，什么提高认识、加强领导、加大力度等。有时候也需要风趣幽默，这才能调动听众的积极性。毛泽东的一些讲话就引用了很多民间故事、对联等。在《整顿党的作风》中用解缙的对联：墙上芦苇，头轻脚重根底浅，山间竹笋，嘴尖皮厚腹中空。讽刺华而不实、不学无术人员。江泽民有个讲话，用郑板桥的诗：衙斋卧听萧萧雨，……。告诫各级领导要关心群众疾苦。这比那些干巴巴的政治说教更能打动听众。
三是经验材料、调查报告或者新闻通讯要有好标题。俗话说，看书看皮儿，看报看题儿。好标题对眼球是有吸引力的。
举几个例子。去年的《襄樊日报》登了我一篇文章，题目是《公开公务公正务公》，共8个字，就有4个“公”字，两个“务”字。文章的几个小标题也是精雕细刻：该公开的就公开，公开之后好办事，办事之中好监督，监督之下好执法。像是修辞中的连珠。《襄樊日报内参》有一篇反映行业协会和中介机构的文章，指出存在的问题时其小标题用了“十个不”：姓公姓私不清，发展环境不优，职能定位不明，专业素质不高，自律意识不强，政府扶持不够，行业竞争不公，规模发展不足，开展活动不多，行政事业不分等。作者使用语言精雕细刻，达到了炉火纯青的地步。《襄樊晚报》1997年刹吃喝风时有一篇通讯，《既生瑜必生亮——我市出重招惩治违纪吃请受礼者》，几个小标题是：违纪者捣鬼有术，众市民举报有勇，监督岗拒礼有道，“刹风办”惩处有力。2007年10月19日《中国日报》关于法国总统撒克齐离婚的新闻，那个副标题很有意思：无可奈何花落去，多情总被无情恼。新华社有一篇庆祝杭州湾跨海大桥开通的消息，题目是：一桥飞架杭州湾，沪甬不再杭州弯。还有，中央电视台抗震消息标题:与时间赛跑，为生命接力。湖北日报文章：主标题——《南修武当还看今朝》；副标题——山上妙似仙景 山下湖光水景 满眼文化胜景；二级标题——1融合内力：勾勒辉煌愿景2积聚财力：还原仙山古景3依托国力：打造武当水景4倾尽全力：织就文化胜景5凭借外力：展望美好前景。
五、写作有关话题
主要是扩大知识面。
1、灵感问题：爱因斯坦谈自己成功的名句，百分之九十九的汗水加上百分之一的灵感才等于成功。这句话有两层含义，一是说汗水，就是说勤劳就是说付出的重要性；二是说汗水是灵感的前提，是灵感的基础。写作是需要灵感的，但是灵感才百分之一，所以不好捉摸，有些神秘，叫做只可意会，不能言传。我只说一个观点，那就是长期寻觅，一朝迸发(8个字)。有时候“众里寻他千百度，蓦然回首，那人却在灯火阑珊处”。有时候“踏破铁鞋无觅处，得来全不费工夫”。灵感就像捉迷藏一样，不好把握。
2、咬文嚼字：古诗文中最讲咬文嚼字，如“两句三年得，一吟双泪流”，“吟安一个字，捻断数根须”，还有贾岛的“推敲”诗……说一个咬文嚼字的例子：“可以清心也”（写作故事，略）。
3、文章四要素：主题——思想，题材(内容)——肌肉，结构——骨骼，语言——血液。这是打比方。
4、写作四步曲：就是解决四个问题，谁来写，写什么，怎么写，为谁写。还有一说是：提出问题、分析问题和解决问题。
5、卖苹果者演讲词（写作故事，略）：写论文，其一般形式是：总－分－总。
6、凤头熊腰(猪肚)豹尾说：开头要精彩，中间要饱满，结尾要干脆。有个好的开头，马上抓住了读者的心。中间是文章的骨干部分，一定要内容充实，下大力气把它写好。结尾应该干脆有力，不拖泥带水。有的是言尽意不尽，不把话说满，给读者留下一个想象的空间。
下面举一个文章开头的例子。题目是《我是个大学生》（略）。
7、要有画龙点睛的观点、语言或者细节，就像电影或者电视中的看点、亮点，给人一个震撼，使人们很快把它记住。讲几个例子：开国大典毛泽东语、莫里哀写胖子（不用大腹便便、肥头大耳、肠肥脑满、一脸横肉）、《儒林外史》中写严监生的死、《卖柑者言》中的金玉其外……（以上例子均省略）。鲁迅致许广平《两地书》：眼泪鼻涕，胡同四条。四条小巷子，新颖、别致而有趣。某人打麻将时开头光输别人光赢，后来他光赢别人光输，由是套用了范仲淹的一句名言“先天下之输而输，后天下之赢而赢”。某人包饺子，将冰箱里的冻肉拿出来，一点一点地切成片儿，切成条儿，再剁碎，他说他这是“反几何法”，不是点线面体，而是由体到面再到线最后到点。
8、数字缩略语—―一组相关概念被压缩后的数字表述语。合并同类成分，压缩枝叶，保留主干。一是语言简练，二是节奏协调，三是便于记忆。如“五讲四美三热爱”，“中纪委书记五六七和六七八”（事例略）……
9、语序问题
语序问题。汉语习惯，两句话中，后面一句是重点，类似于语法中的“虽然……但是”句型。比较这样几组：屡败屡战与屡战屡败，徐娘半老风韵犹存与风韵犹存徐娘半老，事出有因查无实据与查无实据事出有因，辉煌的十三年与十三年的辉煌。
10、值得注意的几个问题 不要有特别长的句子，不要一句话几十个字才有一个标点，不要有错别字、有不通的语言、有逻辑错误，不要意思不明确。下面点几个常见的错误：
“同志”的使用，如市委书记某某某同志。
“进行”的使用，进行学习、落实等，这个宾语带的不好。例如：我们对党的十六大文件进行了深入学习。有些欧化的痕迹。
“关于”的使用，多用做标题，文字一多容易出问题，后面带有动词，再就是烂用，“关于某某某同志的考核材料”。
时间的使用：知道阴历阳历，晓得月大月小，明白初一和一号的区别等等。
再补充一例：某乡村医生为妇女刘某开药后告诉她怎样服用，并且在药包上写了个2×3。刘某后来忘记了用法用量，不知道是每天两次每次服三颗，还是每天三次每次服两颗，便询问当数学教师的丈夫。她丈夫说根据数学上被乘数与积的名数一致的道理，2×3应该是每次喝两颗。
六、个人体会
1、第一个体会是：重要的是熟悉情况，包括文字材料和听来记来的情况，烂熟于心后形成几个观点，也就是先弄几个标题，然后来填空。我的体会是三个词，叫做咀嚼、吸收和释放。
2、我的第二个体会是“四多”。一是多学习，看看别人怎么写的，杜甫说读书破万卷，下笔有如神。二是多练笔，熟能生巧，光说不练，永远也学不会；谚语：“百闻不如一见，百见不如一干。”三是多请教，与君一席话，胜读十年书；有时候冥思苦索多少天，还搞不懂的问题，经别人一点就通了。四是多修改，文章是改出来的。有时写不下去了，就放一放再说；有时写好了，有意地放一段时间。“干饭炒三遍，拿肉也不换”吗！放在电脑里，今天改个词，明天换个句子，有个五六次七八次，文章就改好了。
今天听课的肯定有很多文坛高手，我在这里是班门弄斧。谢谢！
第二篇：新闻写作讲课提纲范文
怎样写好新闻
一、什么是新闻
新闻姓新。新闻是对新近发生事情的报道，新近变动的事实的传播。
新闻的新在于事实新，材料新。
新闻的特点
用事实说话；写新鲜的事实；要迅速及时。
新闻语言的基本特征：
具体、准确、简练。
新闻五要素：何时、何地、何人、何事、何故（为什么）。有时还要加一个何果（怎样）。
二、怎样采写消息？
消息：以简洁的文字和语言迅速传播新近变动的事实，包括新近发现的事实、某些将要变动的事实。它是目前最广泛、最常用的一种报道形式。
写消息要注意哪些问题？
第一，内容要新鲜。这要在选择题材中下功夫，从比较中发现什么才是新的事实、新的成就、新的经验、新的发现、新的见解、新的问题。
如：《庄稼人进考场》（举行一次别开生面的农民资格考试）
第二，事实要准确。真实是新闻的生命。
第三，讲究时效性。采写要快，写作要快，就像取快照，立等可取。
第四，篇幅要短，容量要大。
第五，具有可读性。写得通俗、生动、形象。
三、该写什么，不该写什么
新闻作品要怎样选材？
哪些事实是新闻事实该写什么？
所谓新闻，定义是新近发生事实的变动；而所谓新闻事实，包括：新近发生的事实、新近发现的事实、新近变动的事实、新近消失的事实、新近萌芽的事实，这些事实必须是反映本质的事实，具有典型意义的事实。
写稿最关键的是选材，写作技巧尚在其次。
怎么判断某一事件的新闻价值和宣传价值？
最关键的是要能站在全局的高度来作出估量和判断。具体而言：
此事在本单位及本行业的影响如何；
此事与党和政府的中心工作和新政策的关系如何；
此事能否引起公众对其普遍性的思考；
此事是否有特色，能否引起公众关注；
此事是否有人情味、趣味性。
[例]材料一大堆，选什么写？
如：有一篇稿子，写某学校一个中队为一些同学过生日，从头到尾写得热热闹闹。按说，这类报道已经有过一些，不宜再用。可是，编辑发现来稿中提到了过生日的同学中有两个是边防军的孩子，而且这个生日晚会主要是为他俩开的，这是最有价值的新闻材料。
这篇稿子的特点，是给边防军的孩子过生日，这是一般生日晚会所没有的事情，所以，它是新鲜的、重要的、值得突出表现的。如果像原稿那样，只在中间提一下，特点就被淹没在平常的材料中了。
需要注意的是，主题集中了，一篇报道最好只体现一个主题思想，只说明一个问题，只叙述一件事情，让人看来清清楚楚。
由此可见，当你占有一大堆材料时，第一件事就是应当确定一个新的主题；第二件事是抓出最有特点的材料来，充分表现主题。做到这两条，你就会写出高质量的稿件。
怎样的事是有报道价值的？
最重要的因素是有新闻价值。
新闻价值包括：事实的重要性（影响力）、时新性（时效）、接近性、显著性，以及知识性、趣味性、人情味等。
还要注意该事实的宣传价值。
哪些不算新闻事实不该写什么？
日常工作不是新闻，日常工作中包含的信息才是新闻。
怎样报道日常工作，才能使稿件有人看？
四、该怎么写，不该怎么写
新闻的体裁与题材
新闻写作的基本要求：新鲜、简明、生动、深刻。
新闻因人而生动要把镜头（笔触）对准人；
新闻因矛盾而生动要在矛盾集中处展现新闻。
⑴在矛盾冲突处找故事：略。
⑵在有情节、细节处找故事：细节是新闻中最微小、最生动、最传神，也最具有吸引力和感染力的事实。在一篇新闻中，它所占的字数一般不多，但它的作用非常巨大。
一个生动、感人的小情节，往往能触动人的情感和灵魂，让人铭记一生。
读过《县委书记的榜样焦裕禄》的人，都不会忘记藤椅上的那个被臂肘顶穿的洞；看过魏巍的《谁是最可爱的人》的人，都会记得那位死去的战士口中仍咬着敌人的半只耳朵；听过孔繁森事迹的人，谁不会被他殉职后在他身边只找到8元6角钱所震撼！
细节要精。
⑶在有人情味处找故事：略。
稿件报道日常工作的时候，需要突出其中包含的有新闻价值的信息；表现本单位工作，需要着眼于全局，从某个（某些）具体的典型的事例来反映全局；注意选取合适的角度，从具体的事例写起，从生动的事例切入，从有故事性的话题写起，使稿件有吸引力，有可读性。
怎样挖掘新的报道思路：
⑴对立统一反向找题目；
⑵追踪演变纵向找题目；
⑶触类旁通横向找题目。
常见新闻体裁之消息。
消息的结构：标题、导语、主体、背景、结尾。
题好一半文。那么，怎样炼铸新闻标题？
标题制作四原则：
概括新闻主要内容；突出新闻主要事实；写作要准确、简洁、新颖，有文采；体现立场。
导语是新闻的浓缩、概括和提炼，标题则是导语的再浓缩和再提炼。
导语是新闻写作中最重要的部分。抓住或失去读者，取决于新闻稿的第一段、第一句，甚至第一行。
新华社对新闻导语曾提出过三项要求：新闻的高潮应该放在前面，而不是放在后面；开头几句话，就要把主要意思写出，使读者不能不看下去；在第一段里就用生动的语言把读者抓住。
导语的形式：概括式导语（直接交代几个w）、新闻式导语（突出新闻中最重要的事实）、引语式导语（直接引用新闻主人公最关键最生动最能表现其特色的讲话）、对比式导语（在交代主要新闻事实的同时，也把另一个重要性与前者相近、或意思与前者相反的新闻事件也同时写入，作为对比。
最常用的导语
倒金字塔结构把最重要、最新鲜、最吸引人的新闻事实放在前面称为导语的部分，后面部分则是导语的补充和展开。再以后则按新闻的重要性依次排列材料，最次要的放在消息的尾部。
怎样写好消息的主体？
写出特色：越具体越易写出与他人不同的特色，越具体越易生动。由小见大，从具体写出一般，从特色反映整体。基层的凡人小事，有典型意义的工作经验，围绕中心工作克服某项困难所采取的办法，都是采用较高的稿件。
主题集中：一般一篇稿件只需要也只能表现一个主题。
表达方式：多用事实，少用概括；多用叙述，少用描写和议论。
切口宜小：切入口越小越容易具体，越容易出特色。
怎样运用老事实？
老事实，新角度；新由头，老背景；老事实，新发现。
怎样写消息的背景？
不一定每篇都有，但背景一定要能对新闻主体起衬托作用，背景写作宜简明扼要。
常见新闻体裁之二通讯。
寻珠（典型事例），穿线（主题），围绕主题展现典型事件，以典型事件为主干，以情节、细节为表现内容，以概括性语段为辅助、为过度。
从微观层面看不该怎么写：略。
消息和通讯来稿中的常见病：略。
新闻消息与工作简报的异同：略。
怎样从新闻素材中提炼和表现新闻主题：主题先行式、寻珠穿线式、对比衬托式。
五、新闻体裁的创新
讲故事与抓问题已成为新闻写作创新的重要潮流。
１、故事化新闻的两个要领找故事、讲故事。
怎样找故事：找人头、找矛盾、找场景。
六个步骤：找视点、找焦点、选题材、设问题、寻细节、做调整。
怎样讲故事：讲述曲折、设置悬念、捕捉细节、从场景写起、从直接引语写起、从读者兴趣点写起、从对比写起，把握好新闻细节。
讲故事要注意避免哪些误区？
２、问题新闻的两个要领抓问题，谈问题。
问题新闻的选题标准：报道的新鲜性、释疑的准确性、受众的关注性。
怎样抓问题：在新闻事实、记者认识、受众需求三位一体的提炼中，寻找最佳的交叉点。
同时，注意把握好问题的针对性、敏感性、深刻性。
写好问题新闻，还要讲究提出问题的方式。
新闻写作形式的创新方式层出不穷，但不管怎么发展，变动的只是信息的载体，新闻总是要由人来采访、来写作的，如何发现新闻、如何表现新闻是新闻从业人员永恒的主题。
六、新闻作品的创优与创新
几大亮点：
⑴重大主题报道：
主题宣传要找好角度
好的新闻（消息），避免近日。好的题材，新闻要素要补全。
从某种意义上说，好新闻由题材决定。其次是写法。
如何做好主题报道？8个字：地方特色，全国眼光。
如：2006年中国新闻奖一等奖：《先进性教育的民间期待》，角度、切口小，既切近群众，又反映重大主题。这是钱江晚报的一组报道。
去年的十七大报道，怎样才能搞得与众不同？既让政府满意，又为群众喜闻乐见？《嘉兴日报》策划了一组迎接十七大的报道，栏目是：十七个一喜迎十七大。选取典型，不是泛泛而谈，而是撷取最深刻的感受、一个老党员的形象，更多的是体现个性，这样更生动活泼。
《南湖晚报》是这样报道的：喜迎十七大，十七堂党课在党的诞生地。
先发一条短讯，由谁来讲？由群众参与推荐讲课人及讲课内容。这次报道持续了几个月的时间，不是单纯的传播，而是重要的互动，影响力广，辐射面大，效果很好。这是宣传报道上的一个创意。
《嘉兴日报》在十七大召开后，开了个很好的栏目，叫做：十七大精神点对点。把报告亮点提炼了出来，与当前需要做的工作、百姓的需求点一一对应起来，搞了一组报道，费了心思，花了功夫，收到了很好的效果。
第三篇：公文处理基础知识讲课提纲
公文处理基础知识讲课提纲
公文处理是秘书部门一项最常见、最经常的基础性工作，也是秘书部门最原始和永恒的职能。古往今来，统治阶级执政掌权，无不需要公文手段和工具，公文处理不管是现在还是将来仍然是为执掌政权、实施领导服务的秘书部门最基本的任务之一。1996年5月，中央办公厅在1989年《条例》的基础上又发布了新的《中国共产党机关公文处理条例》，2000年8月，国务院办公厅在1993年《办法》的基础上也出台了《国家行政机关公文处理办法》（以国务院文件形式发布）。公文处理分收文处理和发文处理。收文处理指收到外部送达本机关、单位公文后，对其进行拆封登记，直到阅办完毕立卷归档的整个过程。发文处理指公文从拟稿到审批直至发出和立卷归档的整个过程。
一、公文处理基本知识
所谓公文，就是公务文书，是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料。《条例》和《办法》规定了党政机关公文的法定性质。《条例》第一章第二条指出：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《办法》第一章第二条指出：“行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”党政机关公文的法定性决定了它的固有特性，在实际工作中必须严格遵循其内在规律。公文有五个特点：一是特定的作者（必须是依法成立并能以其名义行使权力和担负义务的组织和个人）、二是特定的读者（公文的阅知者是定向的）、三是特定的属性（鲜明的政治性和强烈的政策性）、四是特定的体式（它是从维护党政机关文件的严肃性和处理公文便利的角度确定的，包括统一的文种、结构、用纸、文面格式及文书处理的程序和制度等）、五是特定的权威（体现的是党和国家机关的意志，一经发布，就具有约束力，有的还具有和法律同等的权威，任何组织和个人必须严格遵守，不得违背）。公文处理是一个动态的过程，它包括公文的拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作，也就是我们平时所说的文电工作。公文处理要坚持实事求是的原则，严格按程序和有关规定进行，做到准确及时、安全保密。公文处理工作是各地区各部门办公（室）厅系统的一项基本业务（日常工作），是确保机关正常运转的一项很重要的工作，长期以来，各地区各部门对公文处理工作高度重视，制度完善、管理严格、运转高效。电子公文按电子公文收文处理。
（一）收文处理
收文处理（办理）是各级党政机关秘书部门的一项经常性、基础性工作。我们收到上级机关或相关单位送达本机关的公文（文件、机要信函、内部刊物等），要经过签收、清点、登记、拟办、呈批（传阅）、交办转办、办复、归档等办理过程。
1.签收。文件管理人员从机要投递员或本单位收发员手中接收给本机关的文件（上级平级下级）时，应在对方的送文登记簿上签字。签收前，要对投递单上写的收文单位和编号与文件袋（机要信封）上的收文单位和编号进行认真核对，看它们是否一致。电子公文签收后应按要求向发文机关反馈信息。
2.清点。文件管理人员拆开文件袋（机要信封）后，要对照发文通知单，对收到的文件进行认真清点核对。一是核对文号、份数、密级、起止号与发文通知单是否一致；二是核对发文通知单编号是否相连，以及文件发出日期与收到日期的间隔时间是否正确，传递途中有无延误现象等，如发现问题要及时与来文单位或文件投递单位联系，查明原因并商定处理办法。3.登记。收文单位要配置专门的收文登记本（网上办公要有可靠程序），对收到的来文最好能分门别类及时、准确、完整地进行登记，包括收文日期、来文单位、文号、文件标题、密级、份数、阅读范围等等。
4.拟办。收文单位要印制专门的“收文处理单”，负责公文处理的秘书人员就文件的传达、阅读、分发、贯彻落实等问题逐件提出拟办建议或预案，并填写在“收文处理单”上，连同文件一并报分管领导和主管领导审定。如：上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件、本机关所属部门或下级机关机关主送本机关的请示件、平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件，还有些重要或机密性较强的文件虽不需办理，但要提出阅读或分发意见。已固定或文件中已明确分发范围和处理办法的文件，按原规定或惯例办理，不需另提出拟办意见。
5.呈批、传阅。公文处理人员提出拟办意见并经分管领导审批后，就要按拟办方案或主管领导批示意见，呈送有关领导同志审阅审批。还有一些阅知性文件份数不够时，相关领导同志看文件就需要传阅。传阅文件要使用文件夹和文件传阅单，阅文单上要写明阅文对象的姓名、文件字号、阅文时间和领导批示栏目，阅文单末位要注明联系单位和电话。阅件一般先送主要领导、分管领导，再送其他领导。对需要办理的文件，一般先送分管领导，再送相关领导、主要领导。特殊情况下可按实际需要调整传阅顺序。文件送阅切忌横传，即阅文对象之间互相传阅。呈送、传阅文件要做好有关记录（传阅过程、领导批示情况等），以免遗忘，最好当天下班前进行一次清点回收，密件、重要件要入保险柜。
6.交办转办。领导同志有批示的呈批、传阅件，公文处理人员要根据拟办方案和领导批示意见及时进行交办转办，同时做好有关记录备查考。
7.办复。办复也叫答复。请示性公文必须进行办复处理，有些平级来文来函需要回复的，要认真做好办复工作。办复有3种方式：一是函复，二是复印领导批示，三是电话答复。8.归档。处理完毕的文件，根据档案部门要求要及时进行立卷归档工作。
（二）发文处理
发文处理（办理）即文件从拟稿（翻印、复印）到发出的整个运行过程，就叫发文处理。发文处理的任务就是完成文件从拟稿到送出的全过程的处理工作。发文处理和收文处理一样，也是办公室工作的重要组成部分，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策，具体实施领导的重要方式。
发文是办公室（厅）向外发出的包括本机关制发和翻印、复印转发的公务文件和材料。收文经承办之后的复文，也系发文，从这个层面讲，收文处理的最终结果也是发文。发文主要包括8个方面：一是向下发的指导性文件；二是向上级的请示性文件；三是请示件办理结果的答复函；四是向上级机关反映本地或本部门工作的情况报告（工作汇报）；五是对上级机关交办事项的回复；六是对平行机关或不相隶属机关商洽工作的回函；七是代上级机关翻印或转发的文件；八是本机关编印的刊物、简报等。
发文处理包括：拟稿、审核会签、送审签发、编号登记、印制、施印、分装、投送、归档等环节。
1.拟稿。拟稿即起草文件的初稿或草稿，一般用于修改、讨论和审阅。一个机关或部门要制发文件有两情形：一是被动制文，这是针对本机关收文办理结果形成的文件，如贯彻落实上级文件精神和工作部署及报告情况、对下级请示事项的答复、对平级或不相隶属的机关来文来函商洽工作和询问事项的复函等，这也可视为收文处理的继续；二是主动制文，就是根据本机关工作需要而主动形成的文件，如向上级的请示、报告，向下级部署工作的通知、决定、意见、命令等，向平级机关商洽、询问事项的公函，还有会议纪要等等。拟稿时要注意的问题：1.在文稿前边要加本单位公文函头纸，公文格式要写清楚，如标题、主送单位、版记（主题词、抄送单位、印发单位和时间、份数）等；2.文件发文范围要写得明确、具体，如主送单位是一个或几个（约定束成名称）、所各地区各部门。3.拟稿人要把形成文稿的有关依据和背景资料附在文稿后面供领导审定时参考；4.转发或批转文件，要在拟好的转发或批转稿件（报告、意见、规定等）的同时代拟好批语一并送领导机关审核；5.主管部门拟以领导机关名义发的文稿，要经部门领导审核签字，涉及相关单位问题的要与相关单位协调或进行会签。
2.审核、会签。文件审核即公文处理人员对需要发文的文稿进行审核办理的过程。它包括文稿接收、初审、征求意见、调研论证、文字把关等。凡要求以党委政府或党委政府办名义行文的代拟稿，我们在接收代拟稿时应弄清以下情况并请来文单位提供有关文件资料：一是是否有要求行文和函；二是是否有行文依据，如文稿起草背景、起草部门意图和党委政府领导批示精神；三是上级机关有关文件精神及部署要求或对同类工作或处理同类问题是否行过文；四是是否有相关会议纪要；五是有无所需背景材料；六要留下联系人姓名和电话。经审阅确实需要行文的代拟稿，应抓紧办理；不宜行文的应提出退文建议，如：拟发文件与有关已发文件内容相似，不具有普遍指导作用，或上级有关文件已发至拟受文范围；文件内容属职能部门业务范围，不需以党委发文；未与相关部门协商达成共识等。
文件正文是文件的主体，也是我们审核工作的重点，具体注意从以下几个方面：一是文件主题；二是文件的层次结构；三是语言表述；四是语病和错别字；五是标点符号；六是人名、职务、地名、时间、引文；七是数字。文稿审核总的要求是：文稿中涉及的所有法律法规、政策必须认真查对原文，做到表述准确，引文一致；语言文字规范；人名地名、计量单位、数字、标点符号等符合国家统一标准。
政策性文件一定要在文稿审核时征求相关单位的意见，也就是我们常说的文件会签（特别是涉及经费、机构、人员编制之类的文件）。征求意见一般采用送初审后的定稿件或文件清样正式征求意见的方式，按程序报主管领导批准后发送相关单位（规定反馈时间），相关单位反馈的意见要加盖单位公章或单位领导签批意见。如有必要也可采用召开座谈会形式征求意见，重要政策性文件或分歧较大的经请示有关领导同意后，可采用座谈或书面方式，约请有关专家学者对拟发文稿进行深入研究论证。对政策性、规范性等涉及面比较广、执行时间较长、文件审核人员又不熟悉情况的文件，应进行论证调研。对需要调研论证的文件，应提出拟办意见报主管领导审定后实施。论证调研要拟定好调研方案，精选调研单位，确定调研方式（与主管部门联合、单独进行均可，视情况而定）。论证调研要深入实际，深入基层，深入群众，采取召开座谈会、个别访谈访问等形式，认真进行调研，论证政策、措施的正确性和可行性，作好记录，及时修改文稿，确保文件质量。
基本合格的文稿按公文处理规定进行审核，对文稿中提出的方针、政策、措施、办法等是否具备科学性和可行性，对涉及有关部门业务事项的表述是否得到了相关部门认可，文稿结构是否合理，语言文字、文种、格式、密级、印发传达范围、主题词等等是否准确规范。对不符合要求行文的，要撰写拟办意见，提出不宜行文的理由，报有关领导批准后退稿，同时做好协调工作。
3.签发。文稿审核完毕便进入文件送审签发环节。文件正式《送审稿》形成后，经办人员对文件办理过程要提出拟办意见，以便于领导决策时参考。
签发是指机关或部门领导人对拟以机关或本部门名义发出的文件“送审稿”签署核准的意见，它是文件形成的最后一个关键环节，文件经领导核准签发后即生效，领导签发时间就是成文日期。文件法定签发人一般视文件内容重要情况而定，有的由主要领导人签发（全局重要工作），有的由分管领导人签发（某一方面工作），有的还需要由多位相关领导人审签。党委政府或两办联合行文须经两家或两办主管负责人分别签发，秘书长、办公室主任任何文件都应审签。两办文件或函件原则上可由办公厅（室）主任或秘书长签发，重要文件应报机关分管领导，甚至主要领导签发。
签发的程序是先审后签，重点看是否需要行文，该以谁的名义行文；内容是否符合国家的法律法规（地方法规），是否有与上级机关同类文件不协调或相抵触的地方；看是否经主管部门负责人先行审核，是否需与有关单位、地区协调协商会签等。
签发的格式包括核准意见、签发人姓名、签发日期。现在许多文件审核人员一般对文件审核后直接写上了领导姓名呈报领导人签发，领导只要写上核准意见和日期并在姓名上画圈即可，也有领导这方面意思强在批示意见后还写上姓名的。也有的机关是核稿后领导直接在文件上签发的。我们主张由核稿人员按文件格式呈报签发（直观效果好）。如发现领导同志签发文件时没有落款或日期，公文处理人员要及时提醒领导，不然不好处理成文时间和文件签发责任。
4.印制、发送。公文领导签发后，即进入公文印制和发送环节。公文印制一般按机关特定版式进行，并按要求发送。
5．归档。文书档案是一个机关在其职能活动中形成的各类纸质文件，能真实反映党委和党委办历史沿革和面貌，具有长期利用和保存价值。公文办理完毕，必须做好文件的立卷归档工作。
（三）公文格式
公文格式是公文内容的表现形式，是公文不可或缺的重要组成部分。它由公文的内容所决定，又服务于公文的内容。公文格式一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式三部分组成。目前党政机关通用公文的格式大体相同，文面格式由版头（报头）、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发文（报）序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等要素组成。1.版头（报头）。它是发文机关的标识，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“中共××市委文件”；“中国共产党员××县委员会（通知）”等。行政机关的发文机关标识主要有3种：一是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“湖南省人民政府文件”；二是由发文机关名称加“令”字组成；三是由发文机关名称加武文线组成。报头（电报头），电报是一种快速传输、发布公文的有效形式，一般由报头文字和两条横隔线组成，常用报头有两种：一是特定报头；二是通用报头（内部传真电报、密码电报）。2.份号。就是公文印制分数的顺序号。在党政机关，用特定版头印发的秘密级以上公文均应标注份号，不用特定版头的有条件也应标注份号。份号从NO.000001号开始，用6位阿拉伯数字标注于公文首页的左上角。
3.密级及保密期限。公文密级一般分为绝密、机密、秘密3个等级。党的机关的公文，密级标注在首页左上角的份号下方，两字之间空1字；行政机关公文，密级标注在公文首页右上角。同时标注秘密等级与保密期限的，党政机关都标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开，如“机密★3年”。4.发往地址。用于标注电报发送地点或单位，有的简化为“发往”。“发往地址”栏设在报头下方左侧，如公文有主送机关可标注为“见主送机关”。没有主送机关的应写明发往地址或发往单位。报头左下方设有“发往地址”栏，有的简化为“发往”（电报发送地点和单位）。公文有主送机关的也可简化为“见主送机关”。没有主送机关的应写明发往地址或发送单位。5.紧急程度（等级）。是对公文送达和办理的时限要求。用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度，印发紧急公文应标注“特急”、“加急”于公文首页的右上角。用电报方式发布的公文办理时间要求叫等级（特提、特急、加急、平急）。行政机关的紧急公文标“特急、急件”。6.发文字号（部委号）。用特定版头印制的公文叫“发文字号”，用特定报头制发的电报叫“发电字号”，用通用报头制发的电报叫“部委号”。发文字号是公文的代号，通常称“文号”，它由发文机关（行政区地方）代字、发文和发文顺序号3部分组成，主要便于登记、管理和使用。发文和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文要全称标注在六角括号内，例如：湘发〔2008〕6号、湘办发〔2010〕9号、湘政发〔2005〕10号、湘政办函〔2010〕15号等等。党委政府联合行文编注党委发文字号，几个单位联合行文一般只标注主办机关“字号”，必要时可并用各联署机关的发文字号。发文顺序号自当年发出的第1件公文起依次编排，不能随意跳号、空号。发文字号的确定要遵循公文文种特点，不能随意编写，如向上级机关呈报请示或报告工作就不能用“函”发文字号。用特定版头印制的公文，发文字号标注于版头与红色横隔线之间偏下位置。下行文、平行文居中标注；上行文标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右边各空1字排印。用特定报头印制的电报，其发文字号标注在“密级”栏之后；用通用报头印制的电报，标注在“部委号”栏内；联合行文的电报，只标注主办机关的发文字号。
7.签发人。签发人由“签发人”加冒号与签发人姓名三字组成。上报公文应标注签发人姓名。“签发人”栏设在发文字号右侧，与发文字号对称。电报的签发人姓名标注在“签批”栏内或在“发往地址”栏右侧加设“签发人”栏目。
8.收发报序号。是机要部门对接收和发出的电报编排的顺序号，它设置在报头部分两条横隔线的最右端，由机要部门按、分类别依次编号。9.标题。标题一般由发文机关名称（全称或规范化简称）、公文主题和文种组成，位于版头红色横隔线下方居中排印。回行时要注意词意的完整，间距恰当，排列对称。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，做到规范、简洁、无歧义。联合行文时各联署机关名称均应列出。复合性文种应尽量简化标题。标题中一般不用除书名号以外的标点符号。
10.主送机关。即公文的主要受理机关，应使用全称、规范化简称或同类型机关统称。它位于标题下方正文上方左侧顶格排印，后面加冒号。在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关；决议、决定、指示、命令（令）、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关；通报可标注也可不标注主送机关。普发性公文，主送机关名称应规范、稳定。
11.正文。正文是公文的主体，位于主送机关下方；不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。正文中的阿拉伯数字和年份不能回行。正文中的结构层次序数的使用：第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”；第四层为“（1）”。正文层次不多时，也可以第一级用“
一、”，第二级用“1.”（不能用“（1）”）。公文应尽量避免采用多层次结构。
12.附件及附件名称。附件是公文的组成部分，是主件正文的说明、注释、补充、证实、参考等文字材料或图表，置于主件之后，另起页排印，并与主件装订在一起。公文如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件的名称。目前党的机关的公文附件不空行，行政机关的公文附件空一行排列。多附件应用阿拉伯数字标注附件序号，如“附件1：”“附件2：”。被批转、转发、印发的公文不属附件。
13.发文机关署名。发文机关署名应用机关全称或规范化简称，位于正文的右下方。党的机关公文，一般与正文的末行空两行排印。联合行文时，各联署机关名称一般应纵向排列。不标注主送机关和不需加盖发文机关印章的公文，正文之后不再署名。县级和基层党的机关，因公文印数较少，所发公文都要加盖发文机关印章；对于不需署名的文种可采取变通形式，即在正文之后署名，以便于盖章，但在正文之前仍不标注主送机关，只把印发传达范围由正文之后移至成文日期的下一行排印。行政机关的公文，单一机关和两个机关的联合行文不署名，3个以上机关联合行文应署名。
14.成文日期。成文日期一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定及干部任免文件等，以会议通过的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。目前党的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注，行政机关的公文成文日期是用汉字标注的。有主送机关的文种，成文日期标注于发文机关署名低两个字右下方排列；不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题之下居中位置。县级及基层党的机关发文，不标注主送机关的公文，成文日期标注在发文机关署名右下方。
15.印章。党的机关（省市州）公文，除会议纪要和有特定版头的普发性公文及特定报头印制的电报之外，其他公文均应加盖发文机关公章。县市区党的机关和基层党组织的公文均应加盖发文机关印章。联合上报的公文，联署机关都应加盖公章。行政机关公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，其他均应加盖发文机关的印章。联合上报公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联署机关都应加盖印章。
印章用红色，用印端正清晰，位置在发文机关署名和成文日期处，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。若遇公文排版较满无用印位置时，应采取调整行距、字距加以解决，不能采取标识“此页无正文”的方法处理。
特定报头的普发性电报一般不再加盖发文机关印章，但上行文和非普发性的下行文、平行文的电报应加盖发文机关印章。如使用通用报头的电报一律要加盖发文机关印章。紧急情况下可标注签发人及其姓名，不再加盖发文机关印章。县市区党的机关和基层党组织制发的公文，如无主送机关的文种，应先改变其格式，然后才能在其署名和成文日期处加盖印章。16.印发传达范围（附注）。公文印发传达范围（行政机关叫附注）一般用于普发性公文，它标注在成文日期的下一行，居左空2字加圆括号，如“（此件发至县）”、“（此件发至乡镇）”等。有主送机关的公文，如对印发传达范围另有要求的，可在此处加以说明；“请示”公文可在此处注明联系人和联系电话。
17.主题词。公文主题词一般按主题词法标注，党的机关按中办秘书局编印的《公文主题词表》（修订本）标注；行政机关按公文主题词分类标引法标注（国办词表）。主题词位于公文末页下端“抄送机关”或“印制版记”上方。一篇公文最多不超过10个主题词，行政机关原则上不超过5个主题词。主题词的每个词目之间空1字排列，一行排不完时另行与第一个主题词第一个字对齐。
18.抄送机关。指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关，使用全称或规范化简称和统称。特定版头（报头）印制的公文，抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词的下方，并用横线与主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前标明“抄送”二字加冒号左顶格。抄送机关名称排列按机构排序依次排列，中间用顿号、逗号、分号，末尾不用标点符号，回行时与冒号后的机关名称对齐。如主送机关移至主题词之下，标注方法同抄送机关。
19.印制版记。版记是印制公文的标记，它由公文印发机关名称、印发日期和印制份数3部分组成，位于公文末页主题词或抄送机关名称下方、页码的上方，与公文页码不空行。党的机关公文，两条横线之间的左右侧各空半个字（4号），分别标注公文印发机关名称和印发日期，底线下边右侧离字边空两个字（宋体5号）并加圆括号标注印制份数，即“（共印××份）。行政机关公文只有印发机关和印发时间，印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体。印发时间均用阿拉伯数字，均以付印时期为准，年份不能简写，如“2010年10月9日印发”。印发时期必须在成文日期之后或与成文日期同一天；用电报传送的公文，印发日期必须与成文日期是同一天。
（四）公文用纸格式
目前党的机关的公文普遍用纸幅面规格为16开型（长260毫米，宽184毫米），也有采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的，因新的党政公文处理条例还未出台。行政机关许多部门都已采用国标A4型纸幅面。
（五）公文排印、装订格式 党的机关公文处理条例规定：“公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。”用汉字排印的公文，除版头（报头）用长牟或长宋体字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4种字体。国家行政机关公文处理办法规定：“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。”行政机关公文字体除机关标识、标题、主题词目用小标宋体字，密级、保密期限、紧急程度、主题词（3字）用黑体字，份数序号用（2号）黑正体字外，其余文字均用3号仿宋字体。
公文用16开型纸排印，正文用3号仿宋字体，一般每页排21行，每行排25个字，特殊情况下可作适当调整。公文要求双面印刷，页码套正，误差不超过2MM。页码编号用阿拉伯数字标注。公文装订与公文排印一致，并考虑人们的阅读习惯。根据不同装订方法的要求，分别用骑马钉、平订或胶粘，左侧装订。
二、行文规则
（一）行文关系
行文就是指公文制发单位印发公文给受文单位。受文单位一般是某个单位或某些单位或集群单位。这种发文单位与受文单位之间的公文往来关系，就叫行文关系。它是根据组织系统、公文法定作者的职责权限、发文单位与受文单位之间是否具有隶属关系确定的。正确处理行文关系，是一切机关工作人员特别是从事公文把关的人员必须具备的基本素养之一。公文的行文关系主要有以下6种：
1．领导与被领导的关系。它指有隶属关系的上级机关与下级机关之间的公文往来关系。不包括间接的领导关系，即处于领导地位的政党与其他所领导下的人大、政府、政协、企业事业单位、社会团体等机关单位之间的领导与被领导的关系。
2．指导与被指导的关系。它指没有隶属关系但有业务指导关系的机关、单位、部门之间的公文往来关系。例如，没有隶属关系但有业务指导关系的上级机关之间与下级机关之间的公文往来；上级机关的职能部门与下级机关的相关部门之间的公文往来；同级机关、单位和部门之间在各自的职权范围内进行业务指导工作时的公文往来等。这种关系与领导与被领导关系比较，其行文方式和所用文种不尽相同，上下级之间用下行文或上行文文种(请示、报告、通知等),平行机关之间用“函”行文。
具有业务指导关系的上级机关向下级机关、上级机关部门向下级的相关部门进行业务指导、答复问题、部署业务工作等，必须受政策、法律、纪律、办文制度和职责权限的约束，只能在各自的职权范围内活动，不得超越职权范围。
3．综合管理与被管理的关系。它包括归口管理与被归口管理的关系，前者指党政机关、事业单位的综合部门与其他部门之间工作上的联系而进行的公文往来关系；后者指党政机关的综合部门，也就是领导机关授权给他管理同级有关部门与直属单位的公文往来关系。综合部门与其他部门之间在行政级别上和法律地位上虽是平等的，没有隶属关系，但综合部门根据自己的职权范围和工作需要或接受领导机关及领导的受权，对其他部门实施综合管理和归口管理，如收集工作情况、交办领导批示或指示事项、接受领导或机关的授权开展有关公务活动、进行催办督办等。
综合部门与其他部门之间的公文往来，是综合管理与被综合管理、归口管理与被归口管理的关系。其他部门、单位必须服从，不得因本部门、本单位的级别与综合部门相同或比综合部门的级别还高而不服从管理。这是因为各部门的职权范围和业务分工不同，并由综合部门的工作性质、职能和任务决定的。目前，我国党政机关和企业机关的职能部门分为两大类：一类是综合性的，如党政机关的办公厅（室）；另一类是专业性的，如党委组织、宣传部门，政府的教育、农业、林业、卫生部门等等。
4．属地管理中统一管理与被统一管理的关系。这是指党和国家的某些工作按照属地管理的办法进行管理，地方党委、政府及其各部门与其管辖范围内没有隶属关系的机关、单位之间的公文往来关系。在我国，不少工作进行属地化管理，所有机关、单位必须接受所在地党委、政府就有关事项的统一管理。他们与当地党委、政府的部分公文往来，是一种统一管理和被统一管理的关系。
在党的机关，有些是中央和其他上级领导机关垂直管理的机构，党组织关系在地方，在党的建设方面，这些机构应接受所在地党委的统一管理。党组织关系不在地方的机关、单位，有关事项，也应接受所在地党委的统一管理。
5．监督与被监督的关系。这是监督机关和有监督职能的机关与被监督机关、单位之间的公文往来关系。按照我国现行的政治体制，监督机关和具有监督职能的机关与被监督机关、单位之间的公文往来，其中一种重要的关系是监督和被监督关系。
监督机关、部门与被监督机关、单位之间的公文往来，主要是监督性和被监督性公文往来，如通报政策、法律和有关规定及有关决定执行情况，提出对违纪违法行为的处理建议或法律文书，作出质量鉴定结论等。所有监督机关与被监督机关之间保持着密切的监督与被监督的公文往来关系。
6．平行机关之间的协作关系和业务上管理与被管理的关系。（1）平行机关之间的协作关系是指没有隶属关系的机关、单位之间因工作上的相互联系而进行的公文往来关系。一般以公文为媒介，请受文单位予以支持、帮助或予以协助、批准等。在处理平行机关之间的协作关系时最常见的错误有：一是因行文对角级别高，就认为本机关与行文对象是上下级的领导与被领导关系；二是行文对象因有管理实权，而给这样的部门、单位行文时，作本单位的上级对待，以示尊重。实际上这两种行为都是不符合行文规则的。（2）平行机关之间业务上的管理与被管理的关系，这是指没有隶属关系的机关、单位之间，其某些业务工作应接受业务主管部门的统一管理。如干部工作应接受干部管理部门的管理；财务工作应接受财政部门的管理等。平行机关之间业务上的管理工作往来行文应使用“函”，如报请批准及批准后答复、监督管理、下达管理规范等。现在有许多单位在与业务主管部门行文时把其当作自己的上级机关，经常使用“请示”“报告”文种，这是不正确的。
（二）行文方式
党政机关的行文方式有三种，即下行文、上行文和平行文。企业应该也是这三种。下行文。它指上级机关给所属的下级机关的行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。根据行文的目的、任务和传达贯彻的要求，下行文又分一级下行文、逐级下行文、多级下行文和直贯到底下行文。向下级机关的重要行文，应同时抄送发文机关的直接上级。上行文。它指下级机关向有隶属关系的直接的上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关的部门行文。给不相隶属的上级机关或不相关的上级机关的部门行文，不叫上行文。上行文分一级上行文、逐级上行文、多级上行文和越级上行文。上行文只主送一个上级机关，不得同时主送其他上级机关和上级机关的某个部门，如需其他相关上级机关阅知，可以抄送；上行文一般不可同时发下级机关，如有特殊需要可抄送同级或下级有关单位。
平行文。是指同级关系和不相隶属的机关之间的行文。平行文没有级别、地区之分，文种原则上只能使用“函”。
（三）行文规则
行文规则是各级党政机关、企事业单位和一切社会团体制发公文、处理行文关系必须遵守的准则。现在各级党政机关遵循《中国共产党员机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的行文规则。行文时要掌握好：一是行文确有必要；二是行文须注重实效；三是必须控制行文数量，公文力求简明精当。具体要遵守以下规则：
1．行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。这是公文处理工作中实事求是的原则在行文规则中的具体运用，也是行文的总原则。具体讲做到以下几点：
（1）行文必须确有必要。就是有必要性和可行性。贯彻上级文件精神，如没有新的具体措施，仅是表态性的或照抄照搬的，可不再行文；已开会作了布置，可用电话或当面议定的事项也可不再行文；会议文件、会议纪要和领导人在会议上的工作报告、讲话等，不另行文。凡是部门工作，部门自己行文能够解决问题的，应由部门行文，不应再由党委或政府行文。（2）行文必须注重实效。公文必须紧密结合实际，制定的政策、措施、方法等要切实可行，能解决问题，收到实效。对于脱离实际，不符合国情和本地本单位实际，或超越了干部群众的承受能力，行不通和收不到实效的，违背人民群众的长远利益和根本利益，以及不符合党的路线方针政策和国家法律法规的，都不能行文。
（3）必须控制行文数量，所发公文力求精炼、简短。公文必须进行总量控制，科学、民主、依法决策，做到该发的文高质量发，可发可不发的文要严格控制，不该发的文坚决不发。应发的公文提倡写短文，语言文字上要反复推敲锤炼，力求简短，精益求精。2．根据隶属关系和职权范围确定行文关系
（1）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
（2）党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。政府各部门根据部门职权，可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。党委、政府的各部门在自己的职权范围内可以分别向下级党委、政府的相关部门发布指导性、批复性、规范性、周知性等公文，但无权发布指挥性公文。
（3）党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委行文；党委其他部门不得对下级党委发布指示性公文；如对有关工作作出的决策必须由下级党委执行时，必须经党委同意后由党委办公厅（室）转发。政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府发布指示性公文。
（4）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
（5）同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应明确主办机关。
（6）属于部门职权范围内的事务，应由部门自行行文或联合行文，须经政府审批的事项，经政府同意也可由部门行文，但文中要写明经政府同意。（7）部门的内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
（8）受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送上级机关，由主送机关负责承办和答复事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。（9）不相隶属机关之间一般用函行文。
（10）除特殊情况外,不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题，特殊情况必须越级行文时应同时抄送被越过的上级机关。
3．必须按隶属关系和有关规定请示问题和报告工作。对于请示、报告公文的撰写和办理，《条例》和《办法》都作出了明确规定，但在实际工作中，请示、报告的撰写和办理还存在不少语法、逻辑、结构、文种和内容、办文程序等方面的问题。“请示”公文是下级机关向上级机关请求指示、批准、协调帮助解决问题的文种；“报告”是下级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问等使用的文种。“请示”与“报告”比较，行文的目的和作用不同，内容和结构不同，行文时限和批转的重点不同。由于一些行文弊端的存在，直接或间接地增加了请示公文办理的难度，影响工作效率。正因为如此，近年来一些机关都采取退文制度来解决这一问题。（1）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。请示问题应一文一事，不能在非请示公文中夹带请示事项。向上级机关的请示，不能同时发下级机关；向上级机关的报告，一般不下发，如有特殊需要可抄送同级或下级有关单位。（2）不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；如特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被越过的上级机关。
（3）请示事项涉及其他部门业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明情况。
（4）除特殊情况外，请示应送上级机关的办公厅（室）按规定程序办理，不应直接送领导者个人。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人人报送“请示”、“意见”和“报告”。特殊情况一般指突发事件和上级机关负责人直接交办的事项。（5）属于主管部门职权范围内的具体问题，应直接报送主管部门处理。向上级机关请示问题，如果是主管部门职权范围的具体问题，不涉及全局和重大决策事项，一般报送上级主管部门处理即可，不需报送上级党委和政府。
（6）党委各部门应向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。
（7）对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关重新呈报。不符合行文规则的上报公文，主要指不符合行文规则的请示、报告和不符合行文规则及办文规定的“代拟稿”等。2010年专门发文规定程序
4．公开发布的公文一般不再印发。公开发布的公文指直贯到底行文。有的先作内部文件后公开发布；有的在附注处标明“（此件公开发表）”或“（此件可公开公开发表）”。它与用特定版头印发的文件具同等效力。公开发布的公文一般不另行文。公开发布的政策性公文，为便于存查和利用，可印少量份数发有关单位存档备查（电子公文形式发文也适用）。
三、公文的起草
公文一般由发文机关起草。起草重要公文，要进行深入地调查研究和充分论证，征求有关部门的意见。起草公文应做到：一要符合党的路线方针政策、国家法律法规及上级机关的有关文件精神和指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并与现行有关公文相衔接；二要全面准确地反映客观实际情况，提出的政策措施切实可行；三要观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确；四要文字清炼，用语规范，篇幅简短，文风端正；五要人名、地名、时间、数字、引文准确，汉字、标点符号和数字用法符合国家语言文字工作委发布要求，计量单位用法符合国家标准；六是文种、格式正确。下级机关代拟文稿和要求上级机关批转公文，应对公文的准确性和可行性负责，并在报送文稿或公文的同时提供有关背景材料。
四、公文的管理（另专讲）
五、怎样提写拟办意见
拟办意见是指文秘部门负责此项工作的经办人员对所办理公文提出的初步处理意见，拟办意见是公文处理的重要环节，它是领导同志对文件和呈批件审批时的重要参考，也是文秘部门和经办人员发挥参谋助手作用、协助领导同志提高工作效率的有效措施。从某种意义上说，拟办意见是公文处理运行方向的“显示器”和办理方案的“说明书”，经办人员提出的拟办意见准确恰当，公文办理起来就快捷，效果也好；反之，就会对办理起误导作用，甚至造成公文旅行、决策失误等。因此，准确提出拟办意见是优质高效进行公文处理的关键环节。拟办意见的质量如何，也衡量秘书人员参谋服务水平高低的重要标志之一。
1、报告、情况汇报拟办意见的提写。主要是下级机关向上级机关和主管部门报告工作情况，上级机关办理时可根据《报告》内容及所反映的问题，直接提出呈请有关领导同志审阅，如“请××、××同志阅”或“请××同志阅示”；涉及有关职能部门的也可提出请有关单位负责同志阅知，如“请××同志和×××单位负责同志阅”、“请××同志阅；报请××、××同志阅”等等。中办和省办使用专门印制的“中央收文”、“湘收文”专报版头，编写收文字号形式承办的，这种方式可分别呈报有关领导同志审阅。如领导同志有批示反馈按领导批示意见及时处理。这种呈报方式的好处是有关领导同志都能在最快时间了解审阅到下级机关报告的内容，同时也减少了经办人员来回呈送有关领导同志审阅的环节，呈批件办理快捷（双赢）。
2、请示性公文拟办意见的提写。《请示》主要是指下级向上级机关请求解决问题的公文，相对《报告》的承办复杂一些，承办时在内容上要注意把握几个要点：一是要明确办文的主体，即根据机关各部门和领导同志的职责分工情况，有的放矢地确定请示的承办者和承办意见的审批者。如请××同志阅示、“建议请××单位阅处”、“拟请××部门研究办理。“请××、××同志审示”、“请××同志审阅；报请××同志批示。”或“请××同志审定。”等等。二是要做好呈报领导同志审批前的协调工作。对于请示事项比较复杂、政策性强、涉及面较广的请示公文，经办人员在提出拟办意见时，要考虑解决问题的依据，内容涉及主管部门或相关单位的，要先征求主管部门和相关单位的意见（可采取口头询问、协商，书面往来形式）。征求意见要突出重点，简单明了，既要了解相关政策依据，又要商议解决问题的办法。如采用书面形式征求意见，可直接提出拟办的初步意见，如“建议请××单位先研究提出意见。请××同志阅示”等。待有关单位反馈书面意见后，再综合提出正式拟办意见呈请有关领导审示。对涉及部门多、处理意见不一致的请示，要对各种意见进行综合分析，必要时可请主管领导同志出面召开协调会确定处理原则，以免因各方面意见不一致而导致扯皮推诿的局面。经过充分协商仍不能达成一致意见的，可对各种意见进行详细综合后，提出倾向性意见，并附上协调过程的有关情况及背景材料，供领导同志决策时参考。三是需要几个职能部门共同承办的请示公文，提出拟办意见时，要写明由谁牵头主办。如“建议请××单位商××单位阅处”、“建议请××单位牵头，会同××、××部门办理”等。四是要交待清楚有关的注意事项和要求。提出拟办意见要特别注意从政策上把关，注意政策的连续性，防止被人钻空子。同时，要坚持从实际出发，实事求是，在政策、法律和客观条件许可的情况下，尽力为来文单位和群众解决实际问题。五是请示事项的审批权限完全属于有关职能部门或上级机关和有关部门的，应直接提出转办意见或先报请上级机关审批。如“建议请××单位研办，并直接答复来文机关，并将办理结果告我们”等；审批权限在上级机关的，要先报请上级机关审批后，再提出拟办意见。审批权限在上级有关部门的，要先征求上级有关部门的意见或直接致函上级有关部门审批。有的请示公文由于请示事项较复杂一时没有把握，难以提出拟办意见的，应先作好调查，审慎研究有关法律、法规、政策或惯例，待确有把握时再提出拟办意见。如“根据××文件精神，此事应××××处理”或“按惯例××办理”等。请示公文提出拟办意见具体操作上可把握几点：
1、请示事项较复杂、涉及单位较多的，应分门别类提出拟办意见；
2、请示事项有理有据的，应积极提出支持性建议；
3、请示事项可行、但在一些细节上需要完善的，应主动提出合理化建议；
4、请示事项不符合有关规定的，应果断提出否定性意见；
5、请示事项与现行政策、法律法规相悖、不宜报批的，应在切实把好关的同时，提出解决问题的正确途径；
6、请示事项属有关职能部门职责范围的，应明确提出转办意见；
7、请示事项必须函复的，可先草拟好“批复”或“复函”稿一并呈请领导审批。
3、函件办理拟办意见的提写。函是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题往来的公函。函的办理主要看函的内容反映的是什么，再根据情况提出拟办意见。仅仅是函告或通报情况，注请相关领导阅知即可，如“请××、××同志阅。”若是会签函件，就注请相关领导阅示，如“请××、××同志阅示。”内容重要的要注请主要领导阅示，如“请××同志审阅；报××同志阅示。”如是协商有关工作，就要先了解有关情况，再提出办理方案报领导审定。可提出“请××单位先研究提出意见。”待意见反馈后再报有关领导审定，这时可提出这样的拟办意见“××单位已提出意见，请××、××同志审定。”如函的内容涉及多个部门，要写明一个牵头单位，拟办意见可为“请××单位牵头，会同××、××单位研究办理。”等等。“感谢电”根据内容可复印发有关领导，同时报主管领导阅知，如“已复印给××、××同志，请××同志阅。”
“慰问电”也可根据内容复印发有关领导，同时报主管领导阅知。但对有实质性内容的要报至主要领导阅示。
有的来函，须由党委反馈意见的，先提出“由主管部门研办”的拟办意见，待意见反馈后进行综合，再以办公厅（室）名义函复。
4、公文审核拟办意见的提写。就是对“代拟稿”审核的拟办意见，包括两部分内容：一是承办情况说明，二是报请哪些领导审发。对部门“代拟稿”审核是一个重要的过程，它决定文件的质量，前面在“审核”中已有详细的阐述。比较简单的《通知》在弄清有关情况后可直接提出拟办意见，如“此件由××单位根据××起草，××同志已审阅同意。请××同志审阅；报××、××同志审发。”党委政府联合行文时拟办意见可写“此件由××单位起草，××、××单位已分别提出意见，我们商××单位作了一些修改。请××、××和政府办公厅负责同志审阅；报请××、××同志审发。”审核办理过程较复杂的文稿要作出简单说明供领导同志决策时参考，拟办意见如“此件由××单位起草，××同志牵头召开座谈会议对文稿进行了认真讨论。会后文稿起草小组根据座谈会讨论情况进行了修改，并送有关领导和××、××单位征求了意见。我们又补充征求了××、××等相关单位的意见，并商××单位作了进一步修改。请××同志审阅；报××、××同志审发。”拟办意见提出后，连同我们的修改审核的正稿和所有背景材料一并呈送领导同志审定签发。提出拟办意见立论要有依据，措辞办求简明精当。拟办意见一定要有经办人对处理有关问题的建议和报经有关领导同志、有关职能部门协调后的意见，必要时应将来文反映的情况、协调过程及结果、相关背景材料综合归纳或内容摘要等一并附上。若来文与上级文件、本机关或呈报机关以前处理文件、事项有关，参考外单位同类规定内容的，应将原文件等一并附上，供领导同志决策时参考。拟办意见的表述，文字要准确，观点要鲜明，既要准确具体又要言简意赅，在实际工作中，领导同志对于拟办意见一般都比较重视，而且多数是赞同的，因此，文秘人员在提出拟办意见时一定要慎之又慎。
六、公文处理人员素质
鲜明的政治理论素养，优秀的思想作风素养，高尚的职业道德素养，较宽的知识面，较深的文字功底，较强的协调能力。具体应具备以下素质：
1．基本了解党的方针政策、国家法律法规和地方政策法规； 2．对本地经济社会情况心里大致有一本账；
3．对各部门和单位及本机关内设机构的职能要熟悉； 4．对机关领导同志的工作分工要全面掌握； 5．思考问题、草拟文稿立意要高。公文处理程序示意图 签收 登记 拟办
呈批、传阅
1．收文处理批办 交办转办 催办 办复 归档 拟稿 审核、会签
2．发文处理签发 印制（排版、校对、装订）发送受文单位 立卷归档 公文处理 收文管理 发文管理 利用管理
3．公文管理撤销管理 会议文件管理 密级文件管理
机构变动时公文管理 收集
整理、立卷
4．立卷归档编写卷内文件目录 拟写案卷标题、编制案卷目录 编写立卷说明
第四篇：公文写作培训(提纲)
严格规范办理公文
一、公文处理工作规范化的重要性 1.什么是公文？
公文，指党政机关和社会组织在公务活动中形成的具有特定效力和规范格式的公务文书。
2.公文的主要特点
（1）作者的法定性。（2）作用的权威性。（3）效用的现实性。（4）体式的规范性。（5）处理的程序性。
3.什么是公文处理工作？ 4.规范公文办理的重要性
二、公文的种类、格式
2012年4月，中办、国办印发了《党政机关公文处理工作条例》(以下简称条例)，该条例规定公文种类为15种。即决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
公文格式，在《条例》中也有规定，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注(发布层次)、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。
根据《条例》的有关规定和《党政机关公文格式》国家标准的要求，省委办制定出台了《福建省党的机关文件印制规范》，印发全省党委系统执行。
特别说明三个文种即：决定、决议、意见的公文格式，与一般文件的格式不一样。
决议、意见，领导签发日期或会议通过时间放在标题下方，发文范围放在版记中，文末无须单位落款。
会议通过的决定，与决议、意见一样，时间放在标题下方，发文范围放在版记中，文末无须单位落款。但表彰决定必须有单位落款和时间，发文范围仍放在版记中。
三、公文办理的程序和要求 公文办理总的要求是：准确、及时、安全、保密。(一)收文办理程序和要求 1.签收。由单位指定专人负责。
2.收拆。通讯员领取后，送本单位交由办公室专人负责(一般是文书人员)收拆。
3.登记。这个环节非常重要。许多单位找不到的文件，就是在这个环节上出错，没有登记，或者不记去向。
本单位领导及各处室如直接收到办件，应交办公室统一登记后再办理。4.初审(拟办和分办)。办公室对所有来文进行筛选、分类，分清办件与阅件。按办文程序办理。
5.承办。分两种情况：（1）对于领导已作出批示的办件。（2）处室承办的办件。
6.办理回复。（1）应根据领导批示确定是否需要行文。不需要行文的，口头告知来文单位和有关部门；(2)批转有关部门办理的，将来文及时转有关部门并将情况通报来文单位；(3)需要办理批复的要按时批复。
7.归档。
(二)发文办理的程序和要求
1.发文的原则：应当确有需要，注重实效，坚持少而精。2.公文拟稿的4条基本要求。3.公文审核需把好五关：(1)行文关(2)内容关(3)政策关(4)会稿关(5)定密关 4.公文签发
《条例》第22条规定：“公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发”。
5.公文制发(1)编号(2)校对(3)印刷(4)用印(5)分发(6)存档
四、公文的日常管理
总的要求是管好、用好公文。具体见《条例》第七章规定。
（一）复印、汇编密级文件的基本原则
《条例》第32条规定：复印、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复印件应当加盖复制机关戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
1.中央和中办或省委、省委办发至副省级、地厅级公文，因工作需要翻印、复印或扩大传达范围的，须分别报中办或省委办批准。
2.因工作需要翻印、复印、加印秘密级、机密级公文，或扩大传达范围的，须报经单位领导批准。
3.汇编上级党委机关秘级公文或中央、中办及省委、省委办发至县团级以下的公文，需报单位领导批准。
4.单位、处室合并时，公文应当随之合并管理；工作人员调离岗位时，应将本人保管、借阅的公文按有关规定移交、清退。
(二)公文的日常管理
1.公文传递。公文传递，对内要做到不横传文件，要有专、兼职文书、档案人员负责保管。对外，寄送密级文件，要采用相应的保密方式传递。
公文传递无论是对内对外，都要确保做到安全、保密，不遗失、不损坏，特别要做到不泄密。
2.公文的立卷归档
《条例》第27条规定：需要归档的公文及有关材料，应当有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。3.公文的清退、销毁 按中办、省委办规定，每半年中办、省委办下发的秘密级以上公文，要清退一次。
不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以销毁。销毁公文应严格履行登记手续，并到市保密局指定的场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。注意个人不得擅自销毁公文。
五、公文办理工作中存在的主要问题
对照中办、国办《条例》）和省委办下发的《福建省党的机关文件印制格规范》要求，我市许多单位和部门制发文件，并没有严格按照规定、要求去做，制发文件存在很大的随意性，造成公文不规范，严重影响了公文的严肃性、权威性，因此必须引起高度重视。
主要有
(一)行文不规范 1.生造文种。
2.文种使用不当。最常见的把“请示”和“报告”、“请示”和“函”两种文种混用。
“请示”和“报告”文种混用，有两种情况。一是把“请示”和“报告”张冠李戴。例如：《××关于请求协调解决××工程用地的报告》，《××关于提高××经费的报告》。二是在报告中夹带请示事项。如《中共海沧区委关于赴华中师大拜访徐勇团队等相关情况的报告》、《××关于全国××工作会议的报告》，用请示的结尾：妥否，请批示。
两文种的区别在于：一是报告，是让上级和领导了解情况，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复；二是“请示”在事前，一事一请示，而“报告”一般在事中或事后。
“请示”和“函”混用。“请示”是上行文，用于向上级机关请求指示、批准事项。而“函”是平行文，用于是平级单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或是向无隶属关系的主管部门请求批准和答复审批事项。
3.行文关系混乱。主要表现在以下七个方面：(1)越级行文；
(2)上行文（请示、报告）同时主送机关单位和领导，如“中共厦门市委并 4 报于书记”；
(3)请示件多头主送，或将请示件同时抄送同级和下级机关；
(4)公文直接报送领导个人。《条例》第四章第十五条中明确规定：除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文；
(5)以单位名义向下级党委、政府发布指令性公文或指令性要求。《条例》第四章第十六条规定：党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求；
(6)以内设机构的名义行文。《条例》第四章第十七条规定：部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文；
(7)同一份文稿中出现多个党委部门或政府部门时排序混乱(若涉及多个机关单位，同级的按党、政、军、群的顺序排列)。
4.文件要素不全或不准确
(1)标题文不对题或题意不清。标题中随意使用标点符号；
(2)标题（发文机关、事由、文种）三要素不全，常见省略发文机关；(3)上行文(报告、请示件)没有签发领导或签发领导不是单位主要负责人（单位主要负责人出差可由主持工作的负责人签发）；
(4)上行文不加盖单位公章，不留联系人、联系电话；(5)正式公文的单位署名、时间放置空白页；
(6)正式公文没有发文范围（或主送单位）和发文单位署名，以单位公章代替；
(7)同一份文稿中上下表述不一致，如“老领导、老同志、老干部”；(8)同一份文稿中出现多个部门，有的用简称，有的用全称，如“市委政策研究室、市发改委、市人力资源和社会保障局、市经发局”；
(9)部门拟以两办或市委、市政府名义发文的代拟稿，常把拟稿时间当作领导签发时间；
(10)附件说明及附件标题不一致；(11)文件保留主题词和印发份数；
5(12)文件没有版记(无印发机关和印发日期)。(二)文件格式不规范
根据省委办公厅印发的《新版党的机关文件印制格式标准(试行)》，共涉及总体要求、文头、主体、文尾部分共26项内容40多个子项，对公文用纸的尺寸、规格、版面的设计、字体的选择、公文各组成部分的排列顺序和位置，作了明确而详细的规定，各单位都要组织学习和培训。在此列举部分普遍性问题。
1.字体字号不标准；
2.文件内容超出或缩小版心范围（225 mm×156 mm）；
3.不按规定的行数、字数排版(每页22行，每行26个字，首页、末页和倒数第2页可视情增减1-2行)；
4.机密级文件无编号；
5.密级文件标注不规范(位于版心第2行，黑体，顶格标注)；
6.标题排列成长方形或上下长、中间短的沙漏形(多行排列应为正宝塔、倒宝塔或菱形)；
7.结构层次序数使用不规则。正确的结构层次序数第一层为“一”，第二层为
（一），第三层为“１．”，第四层为(1)。若层次较少，可省略
（一），直接用为“１．”，作为第二层；
8.页码居中(单页码居右，双页码居左，两面误差不超过2mm)；
9.发文字号混乱。发文字号应包括发文机关（单位）代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位不加“第”字。(如编厦委〔2012〕1号，不编厦委〔2012〕第001号)；
10.发文字号及签发人没有居空编排(居左、居右各空1字)；
11.签发人及签发人姓名用错字号(签发人用仿宋体，签发人姓名用楷体)； 12.转发、印发类通知，通知用仿宋体(楷体)； 13.附件说明与正文间没有间隔(空1行)；
14.附件名称后加标点符号，回行首字没有对齐(不加标点，回行首字对齐)； 15.发文机关署名与成文日期排列错误(普发性公文两者间要上下错开两字编排；加盖印章的文件，成文日期一般右空四字，发文机关署名与成文日期居中编排)；
16.成文日期用中文数字(用阿拉伯数字)； 17.附件紧接正文后(另页编排)；
18.抄送机关用错字号，且没有居空编排(用小3号仿宋体，左空一个字，回行时右空一个字)；
19.抄送单位不规范。多个抄送单位间同一层次的用顿号隔开，不同层次间用逗号隔开，换行用分号，最后一个单位用句号；
另不少单位的公文仍沿用过去的对上用“抄报”，对下用“抄送”的标识法，这也是不规范的，须统一改为“抄送”。
20.版记放在文件双页中间或装订一起时放附件前(位于文件双页版心的最后一行)；
(三)排版、校对不规范
1.标题回行时助词、连词(的、地、和等)位于首字(应排在前一行的末字)； 2.标题回行，顿号位于末字(应省略)如“走千家、进万户” 和“下基层、解民忧、办实事、促发展”；
3.标题回行时，随意分割词意；如“走千家”折行； 4.段尾单字成行(单字不成行)； 5.数字、年份折行(应排在同一行)；
6.段落层次或序号用阿拉伯数字表示时，后接顿号(应接圆点，如1.××××，2.××××)；
7.错字、漏字。
第五篇：公文写作培训提纲
公文写作培训提纲
第一部分 公文基础知识
一、公文定义
国务院办公厅2001年颁布的《国家行政机关公文处理办法》对行政机关公文的定义为：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。中央办公厅对党的公文的定义与国务院办公厅对公文的定义表述基本一致。从这个定义可以看到 3 点：第一，行政公文的制作主体（作者）是行政机关，一般公文可以扩大至人民团体、企事业单位；第二，行政公文的形成环境是“在行政管理过程中”，其他活动被排除在外。第三，行政公文具有特定的性质——法定效力和规范体式。我们平常所发的公文就属于这个范畴。
二、公文的种类
公文的种类简称文种。行政机关的公文共有 13 类 13 种。这些公文是：1.命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员。（例如“国家主席令”、嘉奖令）2.决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（比如关于表彰先进的决定等）3.公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（发布的规格最高，一般得省级以上权力机关发布，现在公告有用滥的情况）4.通告 适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。（公安机关经常发布通告）5.通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（适用范围最广使用频率最高）6.通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7.议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会 提请审议事项。（不同于提案，提案是人民代表向同级人民代表大会提交审议事项，议案是政 府向同级人大提请审议事项，程序）8.报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9.请示 适用于向上级机关请求批示、批准。10 批复 适用于答复下级机关的请示事项。11.意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。12.函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13.会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。如果按照行文方向则分为三种：上级→下级（下行文）包括命令（令）决定 公告 通告 通知 通报 批复。下级→上级（上行文）包括请示 报告。平级、不相隶属机关之间（平行文）包括函 议案。不明去向：会议纪要 意见。公文的种类和 1 体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。因此，在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处地位与发文目的，正确使用文种。
三、公文的特点
行政公文写作同文学写作、新闻写作、学术写作等虽有共同之处，即都要构思立意、布局谋篇、遣词造句等，但区别又是相当明显的。它有自己的特点和规律性，只有准确的认识它的特点，把握它的规律，才能较好的掌握写作要领和方法，写出高质量的行政公文。行政公文概括起来主要有以下5个特点：
1．内容上具有鲜明的政治性。行政公文是社会政治的产物，是发文者意志的表现，具有鲜明的政治性。不同时代、不同性质的政党和国家，有着不同的为政治服务地公文。在我国，行政公文具有传达贯彻党和国家的方针政策，处理机关行政公务的重要职能，这就决定了它的基本内容是国家政权机关的指挥意图，行政意向，是公务往来活动情况的系统记录。因此，任何公文的内容不能由个人意志决定，必须代表国家和人民的根本利益。否则，公文将无法发挥应有的效用。
2．法定的权威性和行政束力。行政公文的权威性是由公文法定作者的权威性决定的。公文的法定作者，是指依法成立，并能以自己的名义行使权力和担当义务的组织。由于公文是法定作者制发，代表一定机关的法定职能，凡在法定职权范围内制发的公文，就代表制发机关的发言，具有法规和行政的强制性，受文机关必须严肃对待，认真理解，严格遵照执行。
3．规范的格式和处理程序。为了维护公文的权威性、确保公文的强制性、充分发挥公文效用，国家对公文从文种名称到行文关系、从制发程序到文体格式都作了严格规定。任何机关都必须严格遵守国家的统一规定，不能随心所欲的拟写印发。因此，行政公文比起其他文体来，无论制作还是处理，都更严格、更规范。公文的这个特点，是保证公文正常运转，保证国家机关之间按照一定组织关系有秩序进行活动的需要，也是公文适应现代社会发发展，走向国际化、自动化、标准化办公的需要。
4.一定范围和使用时间。一份公文对应某一方面的工作、发给一定的受文对象，这就限定了公文的空间范围，超出该范围，公文便失去其效能。此外，公文的效能还受一定时间的限制。公文皆为解决现实问题而制发，一般要求限期传达执行，紧急公文更强调了它的现实执行性。公文总是在规定的空间范围内和时间效力范围内生效，一旦工作完成了，问题解决了，或新的有关公文制发出来了，原公文的效用也结束了。
5.准确庄重的文风。撰制公文是一项严肃的工作，公文要维护其政治性和权威性，就必须保持准确、严肃、庄重的文体特点。这就要求反映事物客观实际，表达意见态度明朗，选词用语严谨准确，从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。
四、公文的作用
公文的具体作用，可归纳为四个方面。一是领导和指导作用。上级机关传达贯彻党和国家的方针政策、决定和规定等公文，必然要对下属机关产生领导作用。而批复等公文，则对具体工作产生指导作用。二是行为规范作用。相当一部分公文，体现了政府机关对人们行为的要求，要求人们坚决执行。通过公文发布的一些法律、法令和行政法规等，同样对所辖成员起着规范和准绳作用。三是联系知照作用。有关机关之间的许多工作是通过公文进行联系、协调的，许多具体问题也是因此而得到及时处理的，还有许多对工作的开展具有重要意义的信息资料也是这样获得的。公文在保证各机关正常而有秩序地开展工作上，起着极大的作用。与联系作用紧密相联的是知照作用，如公告、通告、通知、通报等知照性的公文，主要是告知对方有关事项。四是依据和凭证作用。各种公文都反映了制发机关的意图，都具有法定的效力，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。因此，公文都具有依据作用。有些公文，如会议纪要等，还具有某项活动的凭证作用。事实上，应该说所有的公文都具有某种意义上的凭证作用。因此，公文不仅仅是传达了发文机关的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证。
第二部分 公文写作要求
一、总体要求
公文是一种特殊的“文章”，因此，在撰拟文稿的过程中必须遵循特有的规律，达到特有的质量标准。《条例》第十六条对起草公文提出了七个方面的要求，《办法》第二十五条对起草公文提出了九个方面的要求。这些要求既有内容上的，也有形式上的，归纳起来包括几方面：合法、属实、（内容）准确、规范、有序（表达形式）。具体来说就是公文要符合党和国家的路线方针政策和法律法规，符合上级机关的有关指示，能够完整准确地体现发文机关的意图和反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行，文种使用和行文结构合乎规范，文字表述准确严密、精炼得当。
二、内容和结构要求
从公文内容要求来看，不外乎三个方面：一是要干什么、二是这样干的依据、三是怎样干。这就是公文内容的三要素：主旨、依据、分旨。主旨是指一篇公文最主要的意义和目的。回答公文要“干什么”的问题。任何一篇公文，无论篇幅长短，总应该有它的某种目的和意图，这就是公文的主旨。依据是指一篇公文主旨提出和成立的理由及根据。回答公文中“为什么”的问题，包括理论依据和事实依据。理论依据可细分为
1、党和国家的政策法规，2、文件会议精神，3、领导指示，4、发文主体自发的议论等；事实依据，可细分为
1、现实状况，2、过去事实等。其中来文来函、会议通过等是经常使用的事实依据。分旨是指一篇公文中为实现主旨而制定的具体办法、要求或补充详述的具体事项，它回答的是一篇公文中“怎么样”的问题。我们举一个例子进行说明，如中华人民共和国主席特赦令（1963 年 3 月 30 日公布）根据第二届全国人民代表大会常务委员会第九次会议的决定（依据），对于确实改 3 恶从善的蒋介石集团、伪满洲国和伪蒙疆自治政府的战争罪犯，实行特赦。（主旨）具体如下：
一、蒋介石集团、伪满洲国和伪蒙疆自治政府的战争罪犯，关押已满十年，确实改恶从善的，予以释放。
一、判处死刑、缓期二年执行的战争罪犯，缓刑时间已满一年、确实有改恶从善表现的可以减为无期徒刑和十五年以上有期徒刑。
二、判处无期徒刑的战争罪犯，服刑时间已满七年，确实有改恶从善的表现的，可以减为十年以上有期徒刑。这个命令，由最高人民法院和高级人民法院执行。(分旨)中华人民共和国主席 刘少奇。明确了公文内容的三个要素，还要明确三要素之间的因果关系：依据与主旨之间是因果关系，依据是主旨提出和成立的理由和根据，主旨是依据产生的结果。主旨与分旨之间也是因果关系，分旨是为实现主旨而制定的具体办法或分述的具体事项，分旨是产生于主旨的结果，按照前因后果的逻辑，自然应当主旨在前分旨在后。了解了三者之间的关系，其实公文的结构安排就是水到渠成的事了。无非是要么三要素齐全，依据—主旨—分旨，要么省略依据或分旨，要么由主旨单一组成。当然，具体来讲还要明了行文过程中公文结构的一些基本要求。一是完整连贯，首尾圆合。所谓完整是指文章的结构布局有头有尾，首尾对应，通篇一体。要求文章的部分与部分之间，片断与片断之间，前言与后语之间，都要紧密连接，以一贯之，结构严谨、完美。二是疏密相间，错落有致。我们在安排层次和段落时，长短要适当搭配，要根据公文主题表达的需要，有详密、有疏落，使全篇布局疏密相间，错落有致。三是波澜起伏，曲折变化。文似看山不喜平。文章布局应该崇曲忌直。谋篇布局的波澜起伏和曲折变化，反映了客观事物的错综复杂和发展变化，同时，也能满足读者、听者的审美要求。但是，必须合乎法度，要使开合、起落、曲直、伸缩等等，恰到好处。四是要有一缕贯穿的线索和脉络。作为我们行政机关，平时处理的公文主要是说理性质的文体，基本遵循“提出问题--分析问题--解决问题”的脉络形态，它自身必须要具有条理性、贯通性和严谨性，即：分清先后顺序，有条不紊地表达思想；合乎逻辑，合乎人们的思维形式，使文章流畅贯通；思想脉络细密周严，没有缝隙，没有漏洞。
三、语言和表述要求
准确、简练、严谨、庄重、生动，是公文语言的基本要求。所谓准确，是说公文在语言表达上完全符合客观实际，明确无误。公文代表着领导机关或领导集体的声音和意见，不准确，含糊不清，摸棱两可，执行的标准就不好把握，就不好执行。
简炼。严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫，而把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。
例文：A：“寒冷的冬天就要到了，我们处里还没有取暖电器，希望你们资产处尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”
B：“严冬在即，我处尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。”
A和B两篇例文，谁更简练，一目了然。那么怎样才能使文稿简练呢？
一是要善于概括、归纳、提炼。二是要开门见山，少穿靴戴帽。有些文稿，开头总是“在什么什么形势下”，“在什么什么领导下”，“下”了半天 才是我们如何如何，这样的文稿看上去郑重其事，实际上废话连篇。三是少说空话套话假话。公文是施行行政措施，指导和布臵工作的重要工具，施行行政措施，指导和布臵工作，归根到底是一个干什么、什么时候干、怎么干、干成什么样子的问题，和这个问题无关联或关联不大的话都是没用的话，都不应写入文稿。当然，语言精炼和用语苟简是两回事，随意苟且简略是无助于语言精炼的，而且容易产生歧义。（讲一玩笑）
严谨。所谓严谨，指的是态度严肃，交代清楚，行文自然，结构严密。在写作时只有做到叙事周全，说理透彻，要求精当，用词选句贴切无误，才能使公文符合实际，合乎逻辑。
庄重。所谓庄重，是指公文的语言端庄、持重、严肃。这是由公文具有行政约束力和法定强制力这一特点决定的。公文在语言的运用上要达到庄重，起码要做到两点：一是要用规范的书面语言。公文的用词造句，要符合现代汉语的规范要求。一般不要使用口语、方言、土语。如“改革开放后，农民的钱包一年比一年胀，日子越过越好，就像吃甘蔗由尾吃到头越吃越甜”。这是口语，要把这样的意思写入公文，得改为：“改革开放后，农民的收入年年增加，生活越过越幸福。”这是书面语言。口头语言和书面语言的意思虽然没有什么差别，但后者要比前者来得端庄、郑重。二是恰当地使用专用语。在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用语，即公文特定用语。如，常用的开头词：根据、最近、为了、按照、遵照、当前、目前等等；常用的称谓词：本（我）办、贵（你）处、该单位；常用的表态词：应、应当、责成、同意、拟同意、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布等；常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；常用的结尾词：特此报告、现予公布、为盼、贯彻执行、将．．．报告给我们等等。
生动。从某种程度上说，写公文比写文艺作品更需要生动。但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。文艺作品的生动主要通过情节的发展、细节的渲染、场面的描写、人物心理的刻画来实现，而公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。做到观点新颖，就要学会科学的概括，准确的提炼，从错综复杂的现象中提出不落俗套的概念和判断来。做到材料新颖，关键要选择出最符合客观实际情况、最有说服力的典型事例来。如：某系在《关于本系课程改革情况的报告》中，在谈到改革之初一些干部教师对课程改革认识模糊时说：“一些同志认为，正常上课是“硬任务”，课程改革是“软指标”，“软”的要服从“硬”的；还有同志认为，“好汉难敲三面鼓，双手难捉两条鱼”。担心抓了课程改革，影响了正常教学。”这段公文选取的事例比较典型，语言比较形象，自然就增强了公文的生动性。
四、行文格式要求（具体不讲，可参看相关规定）《国家行政机关公文处理办法》第三章，专门谈公文的格式要求包括公文用纸都有明确的规定。
第三部分 机关常见公文的写作
一、通知的写作(一)通知的基本格式
标题、收文单位、发文缘由、通知事项、执行要求、结束语、发文日期(二)通知的一般写法
1、通知标题的写作。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。在实际工作中，因文件版头已印明发文机关，故有一些单位省略了发文机关，直接写发文事由和通知。
在一些特殊情况下，为了突出和强调所发通知的某种性质，往往需对标题中的通知加以点注和说明。“××联合通知”、“×××紧急通知”、“××重要通知”、“××补充通知”
转发通知，事由自拟。转发上级机关文件，如其标题过长，可以自拟题目摘要转发。在通知标题中，我们经常使用一些修饰事由的定性用语。如“印发”、“转发”、“批转”等。
2、通知正文的写作。一般来讲，通知正文的写作内容主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。
拟发缘由。要写明拟发通知的起因或背景，阐述拟发通知的目的或依据。在写作拟发缘由时，一定要言简意赅，简明扼要，点到为止，切忌拖泥带水。
通知事项。通知事项是通知的主体内容，是通知的核心。通知拟发缘由和通知要求都必须紧紧围绕通知事项来写，为通知事项服务。书写通知事项，要层次分明，条理清晰，用词用语要准确达意。
通知要求。通知要求表明了发文机关对下级执行通知事项的态度，并以此作为通知的结语，结束全文。
以上是通知正文的一般写法，根据通知种类的不同，写法上要有所区别。通知的种类包括：会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知。不再一一叙述。
二、请示的写作
请示，是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。
（一）请示的分类。根据请示的不同内容与写作意图，可将其分为三类：
1、政策性请示
这类请示，一般是因政策问题而制发。如：襄樊学院关于建华路校区部分土地转让有关
问题的请示
2、核准重大问题的请示
这类请示多涉及人事、机构等方面的问题。如：关于成立学科建设办公室的请示
3、事务性请示
这类请示，大多涉及机关日常工作中一些具体事项，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救补助费用、变更机构名称、新建改建办公设施等。例：关于补助学生工作经费的请示
（二）请示的基本格式 标题
收文单位 请示缘由 请示事项 结束语
发文日期
（三）撰写请示注意的事项
1、撰写请示的注意事项
（1）请示应当一文一事。不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题，以免拖延处理时间，贻误工作。
（2）下级机关一般不得越级请示。因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等）必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
（3）不要搞多头请示。请示只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。
（4）请示不得抄送下级机关。请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。
（5）领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。
（6）请示与报告要严格分开，不得混用。报告中不得夹带请示事项。在请示标题中，也不许用两个公文名称。
2、请示写作中的常见病误－－请示与报告混用
（1）把“请示”与报告混用，在标题中出现两个公文文种。
出现“请示”与“报告”混用的原因，是起草公文的同志没有搞清楚“请示”与“报告”的不同之处：
第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题；而“报告”是下级机 7 关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。
第二，“请示”是事前行文；“报告”是事后或事情进行中行文。
第三，“请示”要求上级机关给予批复；“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。
因此，不能把“请示”与“报告”两个文种混用。不能搞约定俗成，习惯成自然。
三、报告的写作
报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。
（一）报告的分类
工作报告。在某项工作进行到一定阶段，或工作已经完成时，下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容，向上级机关汇报时使用。如：关于＊＊＊试点工作的报告，可以写成：基本情况、主要做法，取得的成效、存在的问题、今后工作意见等几个部分。
情况报告。是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。
建议报告。是指工作中出现的许多新情况新问题，经过调查研究，提出本机关的处理建议，向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好，有推广参考价值，也可批转所属下级各机关参照执行。
回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项，作出专门回答时使用。
报送报告。指下级机关经常向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。例：
襄樊学院关于报送二OO七党政工作要点的报告
（二）报告的基本格式 标题
收文单位 概述情况 详述情况 结束语
发文日期
（三）报告正文的一般写法
报告的正文一般包括三项内容：概述情况、详述情况和结束语。概述情况。用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。
详述情况。详述情况一般从五个方面入手：工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的 8 问题、今后打算（意见或建议）
结束语。报告一般要有结束语。报告结束语的位臵是在正文之后，另起一行空两格的位臵。常用的结束语是：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告，请指正”“以上报告，如无不当，请予批转”。
（四）撰写报告的注意事项
一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧。二是要突出中心。根据报告主旨选择材料，不要面面俱到，把报告写成流水帐。三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。
四、工作总结的写作
（一）总结的概念及分类。
总结是一个单位或个人对前一阶段社会实践活动或某一特定工作、任务的完成情况进行回顾、分析和评价时使用的文体。总结从理论的高度进行回顾，目的是从中发现和归纳规律性的东西，明确经验和不足，以期对今后的工作进行指导。
通过总结，可以把获得的感性认识，经过分析和综合，抽象和概括，上升为理性认识，揭示事物的本质和内在联系，从而掌握规律，获得经验，指导今后的工作少走弯路。事实上，很多规律的东西都是通过总结活动来发现的。正如毛泽东同志指出的：“人类总是不断地总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进”。
从不同的角度，可将总结划分为不同的类型。按内容分，有工作总结、业务总结、学习总结、生产总结等；按范围分，有单位总结、部门总结、个人总结；按时间分，有总结、季度总结、月份总结、阶段总结等；按性质分，有综合性总结和专题性总结。
（二）总结的基本结构图示及写法 标题
开头（前言部分）
成绩和做法（主体部分）
取得的主要经验或教训或存在的不足
结尾：今后工作努力方向或打算或整改措施
开头部分即前言部分。总结的开头主要用来概述基本情况，作出基本评价。包括工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分，要注意简明扼要，开门见山，文字不可过多。
主体部分是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训等方面。这部分篇幅大、内容多，要特别注意层次分明、条理清楚。总结的主体部分很容易写得千篇一律、缺乏个性。当然，总结不是文学作品，无需刻意追求个性特色，但千篇一律的文章是不会总结出本单位的特色工作的。要写出个性，总结就要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材 9 料。
结尾部分。分析存在问题，提出今后方向。也有的总结将工作中存在的缺点和问题，写在正文中的有关部分，结尾针对存在问题，明确提出今后工作的努力方向。
（三）综合性总结和专题性总结的写作
各单位工作总结就是综合性总结。开展机关工作作风建设宣传月活动的总结就是专题性总结。
（四）总结写作中的几个常见问题。
1、不能总结单位开展的特色工作，千篇一律，综合性总结年年一个样，专题性总结放之四海而皆准。
2、采取工作项目列举式，记流水帐，不概括，不拨高。
3、只讲成绩，不讲不足，不分析存在的问题，也不归纳经验和教训。报喜不报忧。下面来讲综合性总结和专题性总结的具体写法
1、综合性总结。综合性总结，要求比较全面地对一个地区、一个部门或一个单位在某一时期的所有情况进行全面反映和评析的总结。这种总结内容比较全面，涉及问题也较多。但全面总结不是面面俱到，报流水账，而要把工作中主要成就和问题以及贯彻执行方针政策的经验和体会反映出来，以展现所总结的单位工作的全貌。
综合性总结的基本内容大致是：（1）概述基本情况，包括介绍工作过程、环境和基础，必要时交代一些背景情况；简要叙述工作进程、基本成绩、收获和总的认识等，给读者以总体认识。（2）叙述主要成绩、做法和经验，这是总结的主要内容和重点所在。叙述成绩表现在哪些方面，收获有多大，列出确切的数据和典型事例；概括基本做法，阐述成绩是如何取得的；也可归纳为若干条经验，进行深入的分析、论证，提到政策与理论的高度，从中找出规律性的东西。（3）分析存在的问题和教训。在陈述成绩、总结经验的基础上，找出工作中的矛盾和差距，对存在的缺点和问题进行认真分析，找出原因，引出教训。（4）提出改进意见和今后打算。针对存在的问题和工作中薄弱环节，提出切实可行的改进措施和意见，并根据当前形势和任务，提出今后的工作打算和努力方向。
2、专题性总结。专题性总结，是就某一项工作的情况或某个对象在某个时期的或某个方面的情况进行专门反映和评析的总结。它内容集中、单纯、可以写得具体、深刻，针对性也较强，因而更能发挥指导作用。它的内容要求着重写某项工作的主要成绩，介绍做法和经验；有的还简要提出今后工作改革的思路。
综合性总结和专题性总结，各有不同的胜任，前者内容要求全，后者内容要求专。要根据总结的内容和目的来确定采取哪种总结为宜；但不论哪种总结都需要有点有面，点面结合，使总结内容具体扎实，富有新意。
信息写作
政务信息基本上有四个定位。一是下情上达、上情下达。二是宣传工作，展示自我。三是争取上级领导支持，推动难点问题解决。四是展现单位面貌，树立单位形象。
一、写作的要求
第一是时效。信息写作一般要求短平快，没有时间观念，再好的素材也是昙花一现，再好的写作也只能成为马后炮。必须要做到：不过夜，就是当天发生、发现的工作和素材，必须当天写好，不能推到明天；不转移，就是这项写作任务在完成之前，要一直停留于自己的脑海，不能闪转腾挪；不跟后，不要等到别人相同的题材都发表了、见报了，你还在写作之中。第二是思考。要弄清楚为什么要写这篇材料，领导通过这个材料最想反映什么问题或者传递什么信息。要透过现象看本质，从形形色色的资料中总结出规律性的东西。要在资料信息与实际情况的结合上、在领导要求与实际工作的结合上进行思考，力求有真知灼见。第三是不断修改。就是针对通读时发现的问题实施初步设想的修改方案，包括对原稿的内容、文字结构、标题进行修改；对原稿中不准确的内容核实后进行更正；对原稿中残缺的内容经调查了解之后予以补充。好文章都是改出来的，信息写作也是如此。
二、信息类型
从主体各部分反映的内容看，信息基本类型有四种：
（1）动态信息。包括下级贯彻落实上级某一重要指示精神的情况，机关的重要活动、重大部署、工作动态、敌情、社情、灾情、突发事件等，其主体部分的基本结构形式是：“做法—效果”，或“情况—处理结果”。
（2）经验信息。即介绍可资借鉴、有推广价值的工作经验的信息，其主体部分的基本结构形式是“成果—做法—经验”或“做法—经验—成果”。也可把“经验”和“做法”揉在一起，使主体成为成果—做法（经验）两个部分，或是把“成果”写进导语中，主体就是“经验”或“做法”介绍。
（3）问题信息。即反映领导机关需要关注或加以解决的各种问题的信息。这类信息主体部分的基本结构形式是“问题—原因—建议（意见）”，或“问题—原因”，或“问题—建议（意见）”。
（4）意见信息。是指某地（单位）或某人对某些事情的看法和见解的信息，其主体部分的基本结构形式是“意见—理由”或“事由—意见”等。
三、具体工作中要抓好“五点”：
一是抓重点。所谓重点，是指党委、机关某个阶段举足轻重、影响大局的工作。二是抓难点。所谓难点，是指长期难以解决而又影响整个工作的主要问题。三是抓热点。所谓热点，是指社会各界比较关注、单位领导又想要解决的一些问题。四是抓新点。信息跟新闻一样，不新就不能称之为新闻，不新就不能引起大家的关注。“横看成岭侧成峰远近高低各不同。” 11 不但事实要新，观点要新，分析问题角度要新，解决问题的思路要新，站的角度更要新。角度很重要，一部《红楼梦》古典名著，养活了方方面面的人。红学研究会中的文学家们从中看到了诗词的韵味；社会学家们读到晚清的兴衰史；医学家们从中发现了不少的民间秘方；青年学者从中发现了爱情原理；管理学家总结出了均衡管理的法则等等。这也给我们写作信息带来了很多启迪。五是抓高点。就是立意要高，层次要高，能对具体工作起指导作用。
四、信息采编
一是定期报送法。就是对一些相对固定的题材定期向上级部门反馈报送。
二是文件提炼法。就是从本单位所发文件中寻找出有价值的信息。一个单位无论是下发还是上报的文件，一般情况下，不是对全局和业务部门的工作作出部署、提出要求，就是一个时作总结。这里面有很多有价值的信息。
三是横向沟通法。就是经常与业务部门领导和工作人员进行沟通交流，了解掌握信息线索。
四是由点到面法。就是发现点上有价值的信息后，进一步了解面上的情况。
五是会议快报法。就是快速地将本单位贯彻落实上级会议精神的情况反馈上去。一般来说，哪里信息报送的早、报送的快，哪里的信息就容易被采用。
六是连续反馈法。就是对比较有影响的、重大的突发事故、上级挂号的重要事件进行不间断地连续反馈。不仅要反馈初始的情况，而且也反馈各个阶段具体进展情况和最后的结果。
七是政策跟踪法。就是一项新的政策出台后，及时将政策实际执行情况及时反馈上去。这些信息的反馈有利于上级对新政策进行调整和完善，也容易被采用。
八是借鉴参考法。就是每月根据上级部门的信息通报，并参考信息反馈要点，借鉴其他兄弟单位上报信息的经验，从中受到启发，得到灵感。
九是重点调研法。就是围绕中心工作和局领导关心的问题，确定调研重点，深入基层进行调查研究。
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