浅谈房产档案数字化的应用与实践

第一篇：浅谈房产档案数字化的应用与实践

浅谈房产档案信息数字化的应用

一、房地产档案信息数字化建设的重要性

近几年,常熟房地产开发建设领域发展迅速，房产档案馆的主要职能是将接收入馆的各种房屋产权产籍资料和其他档案材料进行接收、扫描、整理入库。保证产权产籍档案信息的完整。因此房产档案馆已成为信息采集、存储、管理、传输的一个中心。而随着计算机的发展和普及，房地产行业也逐步进入信息化管理，这对房屋产权产籍的管理的要求也越来越高,而建立加强房产档案数字化建设也是必然的发展趋势

二、房产档案信息数字化的主要内容

档案信息数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它可以把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，可以结合网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

房产档案信息数字化是房产档案数字信息建设的最基础的工作，就是将传统栽体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、互联网进行计算机检索。这项建设可以为房产档案信息服务开创一个新的环境，为提高管理水平、提高效

率，增强档案业务部门的服务水平提供一个很好的数字平台，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

三、房地产档案信息数字化的具体组成部分(一)档案扫描仪器的要求

（1）档案信息数字化一般采用扫描方式为主进行。以我们现在使用的佳能扫描仪CR-2510C为例，要求扫描仪每一页的扫描分辨率在200DPI以上，并支持双面扫描功能，可同时输出彩色、灰度、黑白三种图像，自动进纸并检测重张。按国家档案局要求档案扫描精度不能低200DPI，为保证存储和使用，扫描图像使用通用格式，黑白二值档案使用TIFF图像格式、彩色档案使用JPEG图像格式。档案图像数字化后成品不能有黑边、畸变、出现阴影，字迹不能有变形、模糊现象。

（2）当影像文件的清晰度不佳时，应根据实际情况调整扫描分辨率及其他相关参数。

（3）扫描影像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的影像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的影像文件进行调整页边距、旋转、纠斜、修补（已完成的数字化档案文件不能修补）等影像优化工作，保证处理后的影像清晰端正而且有效信息完全与档案资料完全一致。

(二)档案扫描的具体操作流程

房产档案扫描项目的每部分工作包括了许多项详细的工作内容，只有在完成前一项工作后才能进行下一步工作。下面就结合我档案室日常的房屋档案扫描举例说明：

1、档案分类整理

首先按要求把同一房产档案中的扫描件和非扫描件区分开。文件区分的普通原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。由于对于不同类别的档案的规定和要求都不同，所以在建档时各种收件就不同，主要表现在收件标准不统一、各类表格名称不同、档案组卷排序不统一、档案纸张的厚、薄、大、小、颜色不同，特别是档案袋中的收件在扫描处理中难度较大。必须要求工作人员熟练准确的区分开来。

2、拆除装订物

在不影响档案扫描工作的进行，应先拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害并且保证纸张的完整性。对于破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

3、保证实体档案的原始性

对易破、易损、易脆的纸质档案必须进行裱贴，才能使扫描中不损坏档案纸质，申请表、协议书、合同书等多页组成的

档案整页扫描后会造成页号排序混乱所以在扫描前都应该拆成单页扫描，使档案扫描后能与电子档案保持统一，也能使档案扫描后装档案袋时有一个完整的统一性。通过实物档案的人工扫描整理归档工作，才能使档案扫描过程与目录管理实现对应连接的关系。

4、整理顺序

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述顺序对档案进行适当整理后放入扫描仪扫描：

⑴ 目录 ⑵ 房屋所有权证

⑶ 房屋平面图（包括权属附图，分户平面图，规划图）⑷ 各类申请表

⑸ 身份证明（当事人有效身份证件；单位营业执照、事业单位法人登记证书或组织机构代码证、法定代表人身份证明；委托办理的，另需提交有效的授权委托书及代理人身份证件）

⑹ 交验的权属证件文书（房屋权属证书、国有土地使用权证；商品房买卖合同；商品房销售发票；商品房结算清单；契税税票及其它完税证明）

⑺ 交验的其他证件文书；（有关竣工验收证明材料和其他必要材料）

⑻ 其他材料（收件收据）

以上操作使得扫描编码时方便整理，简化扫描时间，确保档案信息数字化质量。

4、扫描后各类文件的编码分类

为了规范档案中的各项目录和内容。将所有扫描好的图像的文件名重新按照类别进行代码命名，包括确定档案目录进入档案数据库中便于查找：目录编码代号为 “0000” 一房屋所有权证编码代号为“C”一房屋平面图编码代号为 “T”一各类申请表编码代号为“S”一当事人身份证件编码代号为“R”一交验的权属证件文书编码代号为“Z”一交验的其他证件文书编码代号为“Y”一其他材料编码代号为“0002”。

5、将数据提交入虚拟数据库

6、导入虚拟数据库之后可以对照上下卷的档案材料做对应的校对和质量检查，检查无误后导入终端电子数据库。

7、完成扫描导入后将档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节和工作人员相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的、审核工作。

二、实行房地产档案信息数字化的意义

1、使检索查询更为便捷

传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，要找出所需的档案来，然后根据电子数据库的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，在扫描上传后能尽快进行查阅和操作。使得我们可以提供更详细更完整的数据信息，为网上审批提供很大的便利。

提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。数字化档案管理使查询资料变得简单，真正让办公人员提供了便利。

2、简化了档案管理的程序，提高工作效率

实行档案管理的信息化后，简化了档案日常操作的步骤，工作人员可以更好的从事档案的归档工作极大提高了工作效率。这样就使得档案的使用更加方便与安全。

第二篇：浅谈房产档案数字化的应用与实践

浅谈房产档案数字化的应用与实践

一、房地产档案数字化建设的必要性

近几年,常熟房地产开发建设领域发展迅速, 而随着

计算机的发展和普及，房地产行业也逐步进入信息化管理，这对房屋产权产籍的管理的要求也越来越高,房产档案馆的主要职能是将接收入馆的各种房屋产权产籍资料进行接收、扫描、整理入库、保证产权产籍档案信息完整。因此房产档案馆已成为信息采集、存储、管理、传输的一个中心。而房地产档案数字化的建设也是势在必行。

二、房地产档案数字化的优势

1、提高了办事的效率

首先，档案数字化就是将纸制档案转变为数字化电子档案后，进行信息化系统管理，这样就使得档案的使用更加方便与安全。

并且使各类档案资料能及时归档，在扫描上传后能尽快进行查阅和操作。使得我们可以提供更详细更完整的数据信息，为网上审批提供很大的便利。数字化档案管理使查询资料变得简单，真正让办公人员提供了便利。

2、提高了经济效益

过去一直使用纸制档案，致使管理成本比较大。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为电子图像档案，不仅节约了费用，节省了占地空间，而且

查阅起来极为方便迅速，从而避免了纸张和人员的浪费。

三、房地产档案数字化的具体组成部分

(一)档案扫描仪器的要求

（1）档案数字化一般采用扫描方式为主进行。这要求扫描仪每一页的扫描分辨率在200DPI以上，并支持双面扫描功能，可同时输出彩色、灰度、黑白三种图像，自动进纸并检测重张。按国家档案局要求档案扫描精度不能低200DPI，为保证存储和使用，扫描图像使用通用格式，黑白二值档案使用TIFF图像格式、彩色档案使用JPEG图像格式。档案图像数字化后成品不能有黑边、畸变、出现阴影，字迹不能有变形、模糊现象。

（2）当影像文件的清晰度不佳时，应根据实际情况调整扫描分辨率及其他相关参数。

（3）扫描影像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的影像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的影像文件进行调整页边距、旋转、纠斜、修补（已完成的数字化档案文件不能修补）等影像优化工作，保证

处理后的影像清晰端正而且有效信息完全与档案资料完全一致。

(二)档案扫描的具体操作流程

房产档案扫描项目的每部分工作包括了许多项详细的工作内容，只有在完成前一项工作后才能进行下一步工作。下面就结合我档案室日常的房屋档案扫描举例说明：

1、档案分类整理

首先按要求把同一房产档案中的扫描件和非扫描件区分开。文件区分的普通原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。由于对于不同类别的档案的规定和要求都不同，所以在建档时各种收件就不同，主要表现在收件标准不统一、各类表格名称不同、档案组卷排序不统一、档案纸张的厚、薄、大、小、颜色不同，特别是档案袋中的收件在扫描处理中难度较大。必须要求工作人员熟练准确的区分开来。

2、拆除装订物

在不影响档案扫描工作的进行，应先拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害并且保证纸张的完整性。对于破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

3、保证实体档案的原始性

对易破、易损、易脆的纸质档案必须进行裱贴，才能使扫描中不损坏档案纸质，申请表、协议书、合同书等多页组成的档案整页扫描后会造成页号排序混乱所以在扫描前都应该拆成单页扫描，使档案扫描后能与电子档案保持统一，也能使档案扫描后装档案袋时有一个完整的统一性。通过实物档案的人工扫描整理归档工作，才能使档案扫描过程与目录管理实现对应连接的关系。

4、整理顺序

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述顺序对档案进行适当整理后放入扫描仪扫描：

⑴

⑵

⑶ 目录 房屋所有权证 房屋平面图（包括权属附图，分户平面图，草图，规划图）

⑷

⑸ 各类申请表 身份证明（当事人有效身份证件；单位营业执照、事业单位法人登记证书或者组织机构代码证、法定代表人身份证明；委托办理的，另需提交有效的授权委托书及代理人身份证件）

⑹ 交验的权属证件文书（房屋权属证书、国有土地使用权证；商品房买卖合同；商品房销售发票；商品房结算清单；契税税票及其它完税证明）

⑺ 交验的其他证件文书；（有关竣工验收证明材料和其他必要材料;）

⑻ 其他材料（收件收据）

以便在扫描后编码时方便整理，简化扫描时间，确保档案数字化质量。

4、扫描后各类文件的编码分类

为了规范档案中的各项目录和内容。将所有扫描好的图像的文件名重新按照类别进行代码命名，包括确定档案目录进入档案数据库中便于查找：目录编码代号为 “0000” 一房屋所有权证编码代号为“C”一房屋平面图编码代号为 “T”一各类申请表编码代号为“S”一当事人身份证件编码代号为“R”一交验的权属证件文书编码代号为“Z”一交验的其他证件文书编码代号为“Y”一其他材料编码代号为“0002”。

5、将数据提交入虚拟数据库

6、导入虚拟数据库之后可以对照上下卷的档案材料做对应的校对和质量检查，检查无误后导入终端电子数据库。

7、完成扫描导入后将档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。

第三篇：房产登记档案的数字化加工

房产登记档案的数字化加工

随着城市建设和房地产业的持续强劲发展，房产登记档案的数量急剧增加，房产登记档案的利用率大幅提高。由于利用率的不断提高，使得传统纸质房屋登记档案的种种局限性逐渐凸显，必然对房产登记档案的数字化、信息化以及管理部门的计算机系统和网络环境提出更高的要求。房产登记档案数字化加工是新形式下房产登记档案管理信息化、网络化、动态化的基础和核心。如何更好地实现房产登记档案的数字化加工处理，使房产登记档案管理规范、科学、标准、高效，加强内外管理，提升综合服务水平，最大限度地降低人力成本和资源消耗，是摆在我们面前的一个重要课题。

一、房产登记档案数字化加工的重要性

开展房产登记档案数字化加工工作的目的是，通过对房产登记档案数字化加工，建立与纸质档案一致、同步更新的电子复本，构成海量存贮的房产登记电子档案数据库，同时建立历史档案房屋电子登记簿，实现计算机辅助房产登记档案生成、数字化存贮、动态更新和一体化管理，建立规范化、网络化的房产登记档案处理流程和管理体系。在现阶段，这项工作的重要性正日益凸显出来。

一是减轻档案库房的压力。通过对房产登记纸质档案的数字化加工，形成与现实同步的电子复本，建立统一管理的房产登记档案数据库，可以大量减少档案、资料的副卷和复本数量，有效节约库房空间。二是提高房产登记档案管理、利用效率。对房屋登记档案进行数字化加工，可打破传统的提供利用及查阅方式，有助于方便、快捷地在系统中取得数字化信息；提供查档等服务的部门可通过计算机网络开展工作，进而提高服务质量和工作效率；实现档案数据共享，最大化提高经济效益和社会效益。三是保护房产登记档案原件。房产登记档案经过数字化加工形成电子档案后，除非特殊需要，提供查档利用时一般不再调阅档案原件，利用者通过网络访问即可取得档案数据库的资源，不仅减少了档案原件的借调频率，还避免了复印机等光电设备对档案原件的损害。四是确保房产登记档案的安全。通过数字化加工及加工成果的备份，可有效防止水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等损失。数字化加工成果备份副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，从而确保房产登记档案的安全。

二、房产登记档案数字化加工的环境建设

一是加强组织机构建设。成立专职机构，配备专人负责房产登记档案数字化加工工作；完善突发情况应急响应预案；强化数字化工作会议总结制度，制定数字化工作的中长期规划、时间表和具体方案；健全完善登记机构内部关于数字化加工工作的规章制度、技术规范和日常工作流程；强化数字化建设过程中档案资料管理的规范化、制度化；定期和软件公司沟通交流，使软件更加适应业务需求。

二是开展人员培训。通过培训，提升数字化工作人员的规范、安全和保密意识；加速房地产信息技术的推广应用，改变传统工作观念；组织数字化业务知识和技能的培训；引进专门人才，及时调整人员结构，提高服务水平和工作效率；组织业务骨干外出考察学习。

三是加大硬件投入。结合实际需求和财力状况，采购必要的网络设备、服务器和办公设备；根据《电子信息系统机房建设规范》建设计算机档案数字化管理系统标准机房，在配供电、防尘、防潮、防雷、隔音、消防安全、综合布线、温湿度指标等各项硬件条件上要符合要求；对计算机系统进行调整升级，逐步从局域网(LAN)向广域网(WAN)转变。需要注意的是，在设备采购上应以实用为原则，结合所使用的信息管理系统、日常档案量、当地房地产业市场发展情况等因素预留一定的扩展空间，不必追求过高配置，盲目采购高精尖端设备。

三、房产登记档案数字化加工的内容

一是加工流程。房产登记档案数字化加工前必须对纸质档案进行手工整理装订，在此基础上进行数字化，并将数字化加工成果下载到可脱机保存的载体上进行备份。房产登记档案数字化加工的流程是连续且相辅相成的，主要包含卷宗整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份与异地保存等步骤。

二是注意事项。应注意按电子登记簿的编制要求制订合理规范的信息分类编码标准，遵循“最小基本信息”的原则录入信息。进行档案扫描时，应充分考虑房产登记档案的利用率、档案保存期限等因素，对于需永久保存的房产登记档案应逐页逐卷进行全部扫描，对于宜定期保存且格式性文件较多的抵押权档案、预告登记、预抵押登记等档案则有选择地扫描。同时应根据设备性能和电子档案利用的实际使用情况，合理设置扫描精度，以适用的图像清晰度为宜，以实现数字化加工成果存储载体资源的有效利用。

三是信息检测与维护。以维护数字化成果和数据库信息的完整性为主要目标，保持纸质档案与数字化加工成果、数据库信息的一致性。同时要清查数据库中的重复或无效信息，保障系统信息的唯一性、有效性和准确性。

第四篇：数字化城市管理技术与实践应用

数字化城市管理技术与实践应用

摘要：文章通过总结东城区网络化城市管理信息平台等项目的实施经验，基于中国建设部的数字化城市管理行业的标准化要求，提炼了适合中国国情的数字化城市管理建设思想，兼顾不同城市（地区）个性化要求。

关键词：数字化，城市管理，应用系统，管理流程

Abstract: the intension of digital city and the significance of the construction of digital city briefly introduced in the paper.Based on the analysis of the status of digital cities in PRC, the overall framework, especially the technological framework of digital city, the architecture and the produce-consume model of information, the principles of the strategy of the construction of digital city and the key contents of the construction of digital city is presented and discussed in the paper.Keywords: digital city, general framework, construction strategy

前言

城市作为人类的聚集形式，是人类文明发展的重要成果，城市化是伴随工业化发生的社会变迁过程。进入21世纪，伴随着信息化带来的全球一体化进程。城市化作为承载人类现代化生活的最重要的社会文明方式，其发展水平已经成为一个国家，一个地区综合竞争的集中体现，其管理水平也日益成为决定一个国家，一个地区综合竞争力的关键因素。

在现今全球一体化的背景下，城市管理，因其日益凸现的重要性，受到世界各国政府的强烈关注。城市管理创新成果层出不穷。伴随着近三十年的改革开放，我国经济取得了突飞猛进的发展，城市建设日新月异，城市功能日益完善，机构分工不断细化。相对于我们的城市硬件的现代化进程和人民群众对城市市容的整洁，绿化，美化，卫生，有序等要求，我们管理明显滞后，呈现以下特点：1）管理信息获取滞后；2）城市管理个专业部门之间职责不清，职能交叉；3）管理方式上过多的依赖突击和运动式管理。长效管理机制亟待进一步建立；4）管理粗放，效率低下；5）缺乏管理的监督评估机制；6）缺乏统一调度。部门联动机制不健全等。以上问题的存在已经严重影响到市民的生活质量，城市的投资环境与和谐社会的构建。针对这些问题，北京市东城区政府经过精心组织，充分研究，率先创建了适合我国国情的数字化城市管理新模式。即采用万米单元网格管理法和城市部件、事件管理法相结合的方式，应用、整合多想数字城市技术。创新信息实时采集传输的手段，创建城市管理监督中心和指挥两个轴心的管理体制，再造城市管理流程，从而实现精确、敏捷、高效、全时段、全方位覆盖的城市管理新模式。通过数字城市建设，运用信息技术，促进政府的职能转变和管理创新。数字城市的建设贯穿城市规划、城市建设、城市管理和服务的全过程。通过体制创新。提高政府的管理能力和服务水平，实现高效能服务。从发展的角度，创建城市管理新模式，按照以人为本的思想来规划城市、管理城市、实现城市管理的新突破。为城市的改革发展稳定创造良好的条件。研究表明，项目的实施，使得城市管理深度、管理广度、管理精度、管理效率都得到明显的提高，同时取得良好的社会效益和示范效益。

1.数字化城市管理的发展历程

2.数字化城市管理的基本内涵

3.数字化城市管理系统管理流程

4.东城区项目运行效果

5.数字化城市管理系统构成数字化城市管理应用系统通常由9大系统构成5.1 无线数据采集子系统

系统的信息采集终端，主要用于现实监督员在自己的管理单元网格内巡查过程中向监督中心上报城市管理问题的信息。该系统依托移动设备，采用中国移动的GPRS数据传输技术，通过城市部件和事件分类编码系统、地理编码系统、完成城市管理问题问本、图像、声音、和位置信息实时传递。

5.2 呼叫中心受理子系统

该平台专门为城市管理监督中心服务，使用人员一般为监督中心接线员。通过信息传递服务将“无线数据采集系统”报告的问题信息传递到接线员的工作平台，接线员通过系统对各类问题消息接收，处理和反馈。完成信息收集、处理和立案操作，为“协同工作子系统”提供城市管理问题的采集和立案操作，保证问题信息能及时准确的受理并传递到指挥中心。

5.3 协同工作子系统

它是基于Browser/Server 体系构架，采用工作流，WebGIS技术，通过浏览器完成城市管理各项目业务的具体办理和信息查询。协同工作子系统提供给监督中心、指挥中心、各个专业部门以及各个领导使用，系统提供了基于工作流的面向GIS的协同管理、功罪处理、监察督办等方面的共享查询工具。可以根据不同权限编

辑和查询基础地理信息，地理编码信息，城市管理部件（事件）信息，监督信息

等，实现协同办公，信息同步，信息交换，各级领导，监督中心，指挥中心可以

方便查阅问题处理过程结果，可以随时了解各个专业部门的工作情况。并对审批

流程进行检查、监督、催办。系统将任务派遣、任务处理、任务反馈、任务核查、任务结案归档等环节关联起来，实现监督中心、指挥中心、各专业管理部门和区

政府之间的资源共享、协同工作和系统督办。

5.4 城市部件在线更新子系统

该子系统依照部件编码规范，提供管理工具用于在部件编码规则发生变化时的快

速更新：提供专业的权限控制模式以满足权限专业部门能通过IE浏览器来对部件

数据进行简单的更新和维护。

5.5 大屏幕监督指挥子系统

为监督中心和指挥中心服务，该系统通过大屏幕能够直接显示城市管理相关地图

信息、案卷信息和相关详细信息等全局情况，实现对城市管理全局情况的总体把

握。

5.6 城市管理综合评价系统

为绩效量化考核和综合评价服务，系统按照工作过程，责任主体，工作绩效。规

范标准等系统内置的评价模式，对数据库群中区域，部门和岗位等信息进行综合分析，计算评估，生成以图形表现为主的评价结果。

5.7 地理编码子系统

为无线数据采集子系统，协同工作子系统，大屏幕监督指挥子系统等提供地理编

码服务，实现地址描述、地理查询、地址匹配等功能。

5.8 构建与维护子系统

负责整个系统的配置、维护和管理工作。该系统采用工具化思想组织机构

5.9 基础数据资源管理子系统

6．展望

第五篇：开展档案数字化建设的实践与思考

摘要：随着 社会 信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和 经济 活动的战略资源。信息技术的高速 发展 和推广 应用 使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的 研究 课题——这就是档案数字化建设。档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应 时代 发展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对，我们要不断 学习科学 知识，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在 中国 档案管理 现代 化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的 问题 引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，论文发表而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的 分析 研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。

首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子 档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些 农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细 内容 恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案数字化建设的 内容

1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和 应用 软件多乱，这些都严重 影响 了系统整体水平的提高。笔者认为对这一 问题 取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从 计算 机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过 网络 加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行 科学 的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，论文发表统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库 发展 等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和 社会 提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展溃故颈镜亓礁鑫拿鹘ㄉ璧某晒唤⑼舷中形募樵闹行奶峁┤牟檠鸩绞迪终窆煊欣诘钡厥?经济 建设和社会发展的良好环境。

3、加强 电子 文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考 资料

1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《 中国 档案报》2000年第547期

2、杨公之主编《档案信息化建设导论》，中国档案出版社2001年版

3、王荣国、李东来《数字图书馆的概念形态及 研究 范围》《图书馆学报》2001，5