2014卡车展览会方案Microsoft Word 文档

第一篇：2014卡车展览会方案Microsoft Word 文档

2014中国（北京）国际卡车展览会

实

施

计

划

中国（北京）国际卡车展览会组委会

北京拓威国际展览有限公司

“2014中国（北京）国际卡车展览会”

实施计划

大会主题 ：“加快产业调整，在变革时代塑造卡车产业的未来风向标”

中国是世界上最大的汽车生产国和消费国，也是最大的卡车生产国和消费国。回溯历史，中国的汽车工业建基于卡车，卡车又是中国汽车工业自主创新的基础和摇篮，拥有一个权威而专业的卡车展会平台一直是业界“汽车人”的夙愿。这个行业新标杆经过三年的历练被打磨完成，并取得成功。

中国卡车展的诞生是政府、行业协会和展览公司强强联手、共同协作的成果。在国家工业和信息化部的高度重视和大力支持下，本届展会由北京市人民政府主办，中国汽车工业协会、中国专用汽车研究所、北京拓威国际展览有限公司、中国国际展览中心共同承办。展会还得到中国国际贸易促进委员会汽车行业委员会的精心指导。大会期间，还将举办国际卡车研讨会、技术应用产业国际论坛及企业家论坛等相关活动，并同期举办展览会。展览会将集中展示国内外卡车的先进技术和产品。届时中外众多政府高官，行业领袖、专家学者，将就国际卡车产业的热点问题进行沟通与交流，中外众多知名企业、名牌产品将云集展示。展览会将在政策、市场、技术、资本等领域倾力打造高端交流合作、宣传展示的平台，推动国际卡车产业健康、快速发展。

召开展览会目的：

1、集中展示国际先进卡车体系和发展构想，并将其融入行业的方方面面；

2、扩大卡车制造商自身的知名度，让更多的企业了解自己、关注自身的产品；

3、摸清行业动态，以指导今后的经营走向；

4、有针对性的瞄准市场，通过论坛、展览的形式，搭建一个与国内外同行，产、学、研等各界人士以及相关业界的零部件制造商、科研机构、用户单位的平台；展示近年来卡车产业制造水平所取得的新技术与产品的机会；创造一个资源整合、创新发展、合作共赢等方面应用的良好契机。

高层论坛及新产品推介会

由中国汽车工业协会组织各部门、行业领袖、领军企业、科研机构、专家学者等相关领导参加高层论坛，开幕当天上午在中国国际展览中心综合会议楼举行国际卡车改革与发展形势报告，国际卡车市场发展的宏观阐述等，将就国际卡车信息化产业的热点问题进行沟通与交流，在政策、市场、技术、资本等领域倾力打造高端交流合作、宣传推介的平台。下午，100余人报告厅为企业、科研机构提供技术讲座、新产品 新技术推介会等。

宣传推广与组织

1、前期战略合作推广：

发现资源、猫闻网、商车网、汽车资讯网、汽车供应商、优秀会、商用汽车网、千里马招标网、环球汽配资源、一车金汽车信息网、专用汽车网、36汽车人才网、365汽配采购网、北京会展网、大车网、厚德汽保网、慧眼看车网、道路运输网、标准件网、国际机械信息网、客车联盟网、卡车环球网、轮胎商务网、汽车后市场网、汽配英才网、轮胎世界网、汽车英才网、怡和商情网、造车网、一览轮胎英才网、中国汽配工业网、中国卡车网、中华标准件网、中华轴承网、中华机械网、重型机械网等杂志网站发布展会信息及活动报告。

2、中期计划：

a、客户邀请：印发专业VIP观众邀请函，信函国内外各政府有关部门、发往各地职能部门及物流机构、科研机构等，邀请其届时组织单位领导、技术人员、采购人员与会商洽。

b、媒体造势： 在国内外专业期刊、网站及人民日报、新华网、CCTV、中央人民广播电台、经济日报、新浪网、搜狐网、网易、互联网周刊、京九线、京广线、京沪线等高铁、动车杂志等主流媒体对展会进行宣传。

c、网上展览：活动设立官方网站，及时发布展会信息、市场动态，另供企业发布产品信息，建立交流、交易的网上平台。

d、推介会：组委会成立专业小组，全国巡回新闻发布会推介活动，于2月10日开始分别于山东、湖北、安徽、长春、江苏、上海、浙江、广州、等十余个省市联合相关主管部门举行新闻发布会、推介会。

3、展会开幕同期：

邀请人民日报、新华网、CCTV、中央人民广播电台、经济日报、新浪网、搜狐网、网易、互联网周刊、等主流媒体及卡车之家、商车网、汽车资讯网、汽车供应商、商用汽车网、、一车金汽车信息网、专用汽车网、大车网、道路运输网、国际机械信息网、客车联盟网、卡车环球网、汽车后市场网、汽车英才网、、造车网、中国汽配工业网等专业网站及杂志与会采访进行宣传报道。

本届展览会以“交友、交流、交易“为主题，以提高我国卡车技术科技水平，加快产业结构调整为目标，坚定科技创新，加强合作，实现共赢。

展览会以巨大的市场为依托，以产业供需双方利益为契点，集“交友、交流、交易”和企业形象展示为一体，将是中国最具规模和影响力的专业会议，不仅将成为整车企业开拓国内外市场的平台，也是参展企业树立品牌形象，共享前沿资讯的绝好机遇。

北京拓威国际展览有限公司 2013年9月30日中国（北京）国际卡车展览会组委会

第二篇：展览会策划方案

展览展会管理方案

第一部分 展览会前的准备工作

展览会的策划过程是一个综合而又复杂的过程,并不是简单的等价交换。它是为卖家和买家提供一定的环境和场所，促使交易达成的过程。评价一场展览会的策划，而是要涉及到众多行业和部门的，因此我们在策划展览会的时候要充分考虑到各方面的因素。

一、首先要了解展览要涉及到哪些部门，并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门，为展览会的成功举办而铺路

从上述图中我们可以看到展览业促进了相关行业的发展，同时主动权又完全掌握在展览的组织策 划者手中。作为一名有着丰富展览经验的组织者来说，必须要充分的考虑到这些因素，才能使展览会达到圆满的目的。否则其中一环没有考虑到，都要付出很大的代价。因此要求策划者本着以上实际出发，真正意义上策划一场全面而又深度的展会。

二、项目经理制

目前大多数展览公司实行的是项目经理制，即项目经理从展览会的组织确定到招展，及最后展出期间所遇到的问题的负责制。它要求（如图1）所示一样必须要全面的掌握工作才能作为一个合格的舵手。

项目经理策划会议的前期工作

市场调研:市场调研对于策划者来说，尤其第一届展览会的策划特别重要。对于首届展览会的开展具有以下缺陷：

1、没有成功召开的经验和现有模式。

2、没有创造出品牌

3、没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群

4、不了解行业市场的发展动态 要求项目经理

1、具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识，曾经有一个会展界同行说：“当别人已经占领了山头，我们没有必要去抢这个山头，我们可以另开辟路。占领别人没有发现的山头”。这是一个最直接的形象比喻。策划者在策划展览本身要有这种创新意识，即对周围和未来的事业的关心与思考。京某展览中心，在策划中国第一届零售业的展会成为我们的展会的成功典型，我们可以作为思考。项目经理在准备策划这个展会时，不仅提前到实地考察,而且收集了大量的相关信息,确定未几年中国发展趋势,而成功的策划了这届展览,并取得了展会的延续性。

2、可行性分析报告。展览会的实地考察、企业的反应，相关资料的整理，通过这些信息的观察和自身的经验，确立展览会的“可行性”或“不可行性”做出最终的判断展会的召开与否。再汇报给上级主管，最终根据报告制定整体展览会方案，因此书写报告也是项目经理非常主要的环。因为决策者在支持展览会的召开是根据会议可行性报告和项目经理对整个行业的了解程度来决定的。项目场地的确定、规模及时间

项目经理根据市场调查，最终确定展会召开，必须充分考虑到展会的场地、规模及时间的确定根据国际惯例，一个成品版和规模的展会，并不是首次举办就规模很大的，是经历一个过程而发展壮大的。当然展会规模和起点高其影响力度也就更高，但这对于展会策划者来说风险和投资太大，造成很大的压力，日前我国根据场馆规模及相应配套设施以及展览知识还远不及欧美等展览业发达的国家（以国家际展览会策划为例）必须要充分考虑到国际展的要求： ⑴国外参展商必须要达到整体参展对象的20% ⑵展会召开期间，邀请的国外参观者要达到整个参观人数的20% 在国内很多研展会，号称国际但大多数达不到这个要求，因此并不算是一个真正的国际展会，而只能是区域性的。因此必须考虑拓展力度和能力等因素，要考虑多方面的因素。场馆整体的因素：

1、硬环境的考虑： Α、场馆的交通是否便利；

Β、场馆周围的酒店、娱乐设施是否齐全 C、场馆的交通运输方式是怎样安排的①是否有货运电梯

②场馆仓库的库容量有多大

D、场馆的面积及场地的合理化分配（制定展位图做考察）与相关租用配套设备。E、研讨会的场地安排

2、软环境的考虑

①场馆内部保卫设施是否到位 ②场馆的停车场及休息场所是否合理 ③场馆的水电供应情况 ④场馆的卫生清理工作

⑤会议期间场馆提供的相应服务

租赁方式一般分两种情况：

1、以场馆实际建筑面积计算，按平方米/元/天来整体计算场地租金，国际上专业会展的召开期为六天。布展为两天，开展期为四天，也有安排五天或七天的。

2、按场地实际搭建展位（标准3*3）即每个展位/天/元计算总体租金，根据具体的租赁方式，在确定场地后，场馆一般要求租用方支付定金，该定金支付根据场馆租赁的规模来算大约为整个租金的30%，也就是说整个场馆的费用为一百万，确定场地租赁合同后要求支付30万的租金，因此这是策划展览的一项很大的费用投入。

建议：①首次展览会场地不要太大。根据自己的实力做出预算。控制在一万平方米以内为宜，南方某展览公开发中心在策划展会时估计失误，过于乐观，预定了两万平方米，但最终只招了4000平米的场地，结果损失了将近1.6平方米定金。

②建议要充分考虑举办展览会的时间，如果同期在同一个地方一个日期内有2到3个展览与其发生冲突，这将势必影响招展的力度，这样很容易分散参展的注意力。

三、项目招展

展览会议的招展工作中与展销会有很大的不同：

A、展览的展即展示——参展者构成，览即看——观众构构成的。如果是专业的展览会，还需要邀请专业人士或同行业内人士参加，普通大众不是展览会的邀请对象。一般这种招展对象具有以下特点：

①实力比较雄厚，重视产品和品牌的宣传；

②技术力量雄厚，一般为技术领域领头羊或是生产者本身； ③规模和档次都要比较高； ④注重参观对象

⑤注意展览会议期间的相关行业研讨会 ⑹注意参展的同行

例如：在我国每两年举办的汽车展，全球汽车厂商为抢占中国市场，在展览会期间把上述6点展示得淋漓尽致，做到完美无缺的地步，因此策划者在进行招商策划时，要充分考虑到参展商即我们的客户的心态，进行仔细而又深入的研究，才能做好招商工作的过程。

B、建议

①重点突破几个知名的大型企业，以知名的大型企业带动小型企业的参展。要求特装修，把整个展览会场装饰起来。

②以先期参展的优惠方式吸引参展商参展，并尽快落实参展商的展位，费用。

③取得国内外行业协会的支持，通过行业协会邀请参展对象做招商工作。（因为在国外很多行业协会是因各个行业自身组成的，本身就是多行业领头羊的综合体现）

④“以会带展，以展带会”突破传统的思维模式。展览会特别是专业性很强的展览会，相应召开的研讨会将是展览会的实质性的东西，招展者在招商时可以利用自身的优势来通过会议的重要性来带动企业参加展览会。把会议研讨与展览结合，是企业参展的积极性所在。

C、具体操作

①项目经理根据展会情况制定好招展计划（因为这样有利于安排展会进程，合理安排时间。）

②分配具体招展对象公关工作（按照业务员的各个优势，充分的发挥其潜能，挖掘客户）。

③资金运作的到位（展览是以展位租赁的形式进行交易的。确定展位不一定确定的费用到位，因此在招展中最终确定的企业参展还是在于资金到位。）

④广告宣传：广告宣传是非常重要的，一般分两阶段

a.前期招商宣传

b.后期的品牌宣传，即观众的宣传

Ⅰ、普通大众的宣传 Ⅱ专业观众的宣传 c.会期会场广告宣传

⑤展览会的服务：企业参展作为组织方必须为企业提供一个参展指南，介绍大会的具体安排即相关的运输、酒店住宿等相关的服务。这样促使参展商更加全面的了解展览会的行程以使更加合理的安排时间。

第二部分 展会期间的组织协调工作

一、展览会布展期的工作安排

1、设立场地前台接待

⑴负责参展企业报到登记

⑵根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认 ⑶派发参展企业在参会期间的参会指南

⑷进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况

2、酒店接待处 ⑴设立前台接待处 ⑵进行参展展商住宿登记

⑶住宿表要求 :a.企业名称 b.房间号码 c.酒店联系电话 d.房主姓名

⒊场馆现场协调工作

⑴负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工 ⑵对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作

⑶为企业协调现场租赁业务

⑷根据企业报名表，布置安排会场场外的广告宣传（一般为参展企业根据要求而设立的）

⒋交通运输安排及搬运工作

⑴企业运输展品的接待及装卸

⑵搬运工作协调

二、展览会的开幕式组织工作

在开幕式前要求所有的室内、室外的布展工作完成，准备迎接参观者的参观，如何做好开幕式也是项目经理的协调体现。

1、确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单

2、确定邀请参展企业的记者名录

3、开幕式的场地搭建要求

⑴挑选突出的位置；一般设为展厅大门正前方

⑵要求布展的庄重大方

⑶要求放音设备到位

⑷相关的礼仪及场地氛围设计要求

⒋开幕式主持人讲话内容的审定，及参加嘉宾讲话内容的审定要求：简单明了，突出主题，在最短的时间内表达中心

⒌开幕式时间建议为10-15分钟

⒍开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安排工作

三、展览会召开期间的组织工作

展览会召开期间的所有工作进入最后结束的倒计时工作，前期大量的组织工作得到体现在于几闰的展览会效果，参展商满意，参观者满意，才能说明展会的成功。

要求：

⒈做好大会的参观人数的统计、分类。

⒉发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发放）⒊协调展会期限研讨会会议组织安排工作，做好研讨会与展览会有机结合 ⒋做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务

⑴为企业提供洽谈间（休息室）

⑵为企业提供签订合同场所

⑶及时将参观者的信息反馈给企业

⑷积极与企业沟通，了解企业的想法及要求

⒌统计大会的成交额做好记录

⒍积极听取参会代表对大会的意见和建议

⒎根据参会信息，再次邀请参会企业参加第二年的展会

四、撤展

展会的撤展工作一般为大会的最后一天下午提前一个小时，进行会场登记情况工作和出访工作。

派送撤馆通知要求：

1、保持馆内秩序

2、要求每个参展商清理自己的展品，并保管好

3、按照先后有序的组织出馆工作

4、进行最后的清理工作

五、会后总结

展览会的会后总结，是以后展览会的延续，也是成功案例的表现，因此项目经理在结束整个展会后，要求对整个展览会工作及整体情况进行一个整体分析，以便今后工作的合理开展。

第三部分 展览会的策划

会议，无论是国际性会议还是国内会议，包括两种情况：

1、以技术交流为主的学术会议（内容主要是从技术的角度探讨，交流某一领域的最新技术）

2、以产业发展动态为主题的会议（政府的导向性比较浓厚，以政府对产业政策的发展动向进行交流探讨，以什么样的宏观形式促进某领域的发展）

会议的策划者，首先要给自己的会议进行定位，这里就会议策划流程作如下图表：

一、策划会议前应考虑的因素

㈠组织者自身的实力

1、与政府间的交流及所处的位置

目前在我国，很多会议的召开是得到政府机构、行业协会的审指和支持的（企业自身组织的本企业技术研讨会除外），行政主导占有很大比重，在未来几年即使中国展览市场有所改观，也不会出现较大的变化的。而会议的召开（特别是产业动态的会议），如果得不到这一领域的机构的认可和支持，其收效就很难估计了。因此在策划会议无论是技术会议还是策划政府民向会议必须权衡自己的对外实力，如上海“财富论坛”得到上海市政府的支持，因此，会议的召开在很大程度上支配地位还处在政府行为之中。

2、是否有承办组织会议的资格

主办出国展需要贸促会，国家经贸委等的审批。会议召开也同样经过审批，核定才能最终确定能否召开。举办会议的组织者本身是否合法。有权组织会议必须要有展览经营许可证。现在有很多民营公司也在参与国际会议的策划，因此在策划会议的时候，要审视自己的公司或组织是否有办会的业务。

㈡组织者内部的组织机构

1、审视自己的机构是否有优秀的组织策划者。会议成功的召开在很大程度上取决于策划者的策划及组织工作，一名优秀的策划者一般应具备几下几个基本素质：

a.经验丰富 b.思维开阔 c.兴趣广泛 d.会展工作的积极性 e.较强的文字组织水平

d.较强的组织能力

策划者不仅仅要做好策划工作还要了解整个会议的流程，才能更好地把握会议，开创新思咱，创造更大的利润。

⒉资金是否到位

会议召开的前期准备工作是需要一定的费用的，如果在整个策划过程中费用得不到保证，在很大程度上会影响会议的成功召开，那么策划一场会议的费用需要多少？必需要做一个大会整体预算。

⒊主题思路是否鲜明

对会议主题，思路的要求，紧跟时代肪博，并预测某一领域的发展趋势和走向。如我们前几年探讨的第三代移动通信技术的研讨会，生命工程的研讨会，环保技术的研讨会等等。它们都具有共同的特点：主题鲜明，对未来的发展趋势具有一定的导向作用。

三、在会议策划中应考虑的问题

1、会议筹备期的评估

预计筹备会议（定期召开国际会议），首届会议筹备期估计要用6-8个月；第二届会议估计为4-6个月。

会期一般为1天、2天、2.5天或3天，笔者建议会议最好是开两天，这样有利于会议内容及听众得到延续。如果召天一天会议，会议内容不一定能讲透彻；如果3天时间，多数参会代表无法听下去（由于身理方面，心理方面及其它外在因素等等的制约，当然也要根据具体情况而定，不能一概而论）。

2、对会议主题内容的评估

评估研讨会的内容框架是整个会议在招展过程式中的灵魂，要做到以下几点：

a.新 b.吸引人 c.务实 d.要有论据

第三篇：展览会开幕式方案

一、时 间

2013年4月1日

二、地 点

亚龙湾海滩

三、口号：

聚焦三亚，放眼世界

四、logo

五、基调

热烈、精彩、大气、青春、活力

六、主持人

张童（三亚电台新闻主播）

七、邀请人员

主办：三亚市政府（代表人员）

承办：三亚市旅游局（代表人员）

协办代表人员

八、主要程序

8:00大会工作人员、礼仪人员就位，进行各项准备、查验工作，各展台参展人员入场；

8:10-8:30领导、贵宾及媒体记者等入场、签到；

8:50-9:00引导参加开幕式的领导、贵宾步入主席台；

9:00-9:20主持人宣布开幕式开始，介绍与会领导、贵宾、媒体； 9:20-9:40校长致开幕辞；

9:40-10:00三亚市政府代表；旅游局代表致辞；

10:00-10:20校长宣布“三亚国际摄影节”正式开始；

10:20-10:25在音乐声中，主持人念倒计时，致辞嘉宾做开幕剪彩。10: 30-10:35展会正式开始，引导出席开幕式的领导、贵宾、媒体等步入展会；

10:40开幕式结束，观众入场，展览正式开始。

七、会场布置及其他

1、背板与地台搭建；（按设计方案实现）

展板设计数量、面积及摆放位置

2、接待安排；（具体摆放安排由会展工作人员负责、）贵宾签到台、签到簿准备，贵宾签到迎接 ；

礼仪人员沟通与安排；

3、主席台前设安全警戒线 ；

4、绿植安排、音响系统布置与调试（控制台、音箱、麦克摆放及布线安全等）；

5、由专人负责整体协调现场工作；

6、合作媒体摄影、摄像机位安排；

7、铺设红色地毯（主席台）、摆放音响设备；

8、相关物料准备

签到台：桌花、桌布、签到簿、签到笔、剪刀，迎宾礼仪小姐(数量视贵宾人数定)；

主席台：音箱、话筒，绿植若干（用于主席台前）、礼花炮等。

八、主要分工

旅游系办公室主要工作：

开幕仪式流程设计与确认；

开仪背景板设计方案确认；

嘉宾选择邀请、接待及礼品准备；

主持人安排；

仪式现场布置方案确认；

仪式现场讲话稿撰写；

协调确定致辞嘉宾、商定致辞内容等；

主席台站位安排，签到台与物料摆放;

按确定的方案完成背景、地台搭建及开幕式现场布置；

落实开幕式所需的各种物料准备；

配合完成现场的各项组织工作。

九、预算

预算表

第四篇：卡车市场调查

2011年天津高职行业和医疗行业调查报告

调查目的：根据终端客户市场运行现状进行分析和研究，根据分析研出的市场结果分别对目前和淡季到来以及2012年的经营销售工作进行重新调整和部署，来近一步提高行业知名度和提高业绩做好充分的准备。

调查地点：天津市

调查对象：天津市所有已购买和未购买高职院校

调查方法：通过和高职院校和医院的工程师、主任、比较熟悉的系统集成商、产品分销公司和其他硬件软件厂商。

一、高职行业的调查情

天津高职行业共26家高职院校，其中五所高职

调查效果：

郑州及周边乃至河南全省是一非常有潜力和庞大的中重工程卡车需求市场，使我们真正的零距离的去接触了市场，优其是一些终端用户的实际使用和操作运用过程，将对我今后的销售工作起到很大作用。了解到所调查地区中总的来看新密市、辉县市是重型卡车前四后八要主要需求市场区域，延津县、封邱县是小单桥和前四后四的主要需求区域，长垣县是后八轮的重要需求市场区域，下一步我们在进行宣传和做巡展的时候可以纳为重点，进行针对性的宣传和推广工作。

第五篇：高尔夫展览会策划方案

高尔夫展览会策划方案

展览目的：传播高尔夫文化，树立高尔夫品牌形象，建立高尔夫品牌知名度，推动公司高尔夫产业持续发展 展览主题：高尔夫旅游产业发展

展览时间：2010年8月5日----2010年8月15日 9：00----17：00

展览地点：北京国际展览中心

主办单位：北京万柳高尔夫俱乐部

展览范围：

高尔夫旅游产品：高尔夫球场、高尔夫用具、高尔夫服装、高尔夫模拟器，高尔夫配件、高尔夫商店装备、发球练习场及室内果岭、室内高尔夫、高尔夫观光、高尔夫专业书刊、高尔夫杂志/出版商、高尔夫培训书籍及音像制品、高尔夫球场设计公司、高尔夫球场建设公司、球场风景、建筑设计师、高尔夫球场配件、园林设计、园林雕塑、温室设备、园林喷泉、土壤改良剂、土壤介质、园林机具、草坪配件及其服务、园林机具维护等系列高尔夫产品及与高尔夫旅游产业相关的企事业单位的相关产品或业务宣传。

观众范围：

高尔夫运动用品及服装的专业采购者、开设高尔夫商店的高尔夫球场运营商、体育用品零售商、大型商场采购部、邮购零售商及有意交流高尔夫运动用具、服装、配件、商店装备、发球练习场及室内果岭、高尔夫观光、专业书刊及高尔夫杂志等各方面专业知识的人士。

展览宣传：

一、展览宣传

深入剖析高尔夫旅游产业的优势特点，制造产业新闻题材。进行现场形象包装，完成交通干道户外广告（广告兼作导视牌）的发布。

户外——在各高尔夫球场及高尔夫俱乐部或高尔夫用品专卖店等附近做提示性广告

影视媒体——创意、制作项目宣传片，选1-2个电视频道做告示性广告宣传

团队建设——组委会推广团队的组织、培训项目及团队标准的行为识别、理念识别、视觉识别的统一和导入

二、观众及参展商邀请

这是组委会在会展览报名工作开始前及进行中的主要工作任务。参照“展览范围”及“观众范围”描述对主要观众及参展商逐一发送邀请函。

展位布置：

展览现场的规划与布置，在展览会的组织活动中十分重要。合理布置展位的基本要求是：展示或陈列的各种展品要围绕着既定主题，进行互为衬托的合理组合与搭配，要在整体上显得井然有序、浑然一体。

对参展商的展位要统筹安排，进行合理分配，可以进行抽签，将展位编号；或者竞拍，制定不同的收费标准由参展商自由角逐；或者投标，对自己所需的展位依照主办方提供的招标标准和具体条件，由参展商自行报价。

安全保卫和辅助服务：

主动将展览会的举办详情向当地公安部门进行通报，依法履行常规的报批手续；还应向声誉良好的保险公司进行数额合理的投保；在展览会的门券上，应列出参观的具体注意事项；聘请一定数量的保安人员，事先给参与展览会的每一位工作人员贯彻防火、防盗、防损和应对突发事件的安全意识。

成本预算 ：

1、展览场地费用（租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。包括：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等）100000元

2、展会宣传推广及招展和招商的费用（广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等）30000元

3、相关括动的费用（技术交流会、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等）XX0元

展览礼仪注意事项：

(1)展示整体形象

在整个参与展览的活动中，参展商的整体形象是直接反映到观众眼中、并带来影响力的因素，树立和展示参展单位的工作服务人员和展示物的良好形象就显得尤为重要。

工作服务人员，在展位上应统一着装，穿深色西装、套裙。大型展览会上的专门迎送人员，应穿着色彩鲜艳的单色旗袍，身披大红色绶带。除了礼仪小姐之外，全体工作人员应佩带标明本人单位、职务、姓名的胸卡，以示身份。

(2)礼貌待人

展会即将开始时，工作人员应各就各位，站立迎宾，不允许坐卧不起、怠慢对方。当观众走近展位，应主动招呼和欢迎。需要时，可随行在观众之后以备方便咨询，但也要保持适当距离，切忌干扰到对方的正常参观。回答提问时，要热情、认真。对极个别不守展览会规则而随意乱动、乱拿展品的观众，应以礼相劝，及时制止，必要时可请保安人员协助。在任何情况下，都不得对观众讥讽嘲笑、恶语相加。