GSP人力资源部档案

第一篇：GSP人力资源部档案

人力资源部

一、建立员工档案

1、收集所有员工的毕业证、职称证、上岗证、资格证原件与复印件，无原件的应有有效证明；

2、分发并回收员工履历表

3、建立员工档案，并有目录和编号便于检索；

4、所有员工应有劳动合同（补月份工资表备查）

二、建立员工健康档案

1、制定年度（200720082009）体检计划表（内容包括体检时间、机构、人员、项目、费用等，请总经

理批示）；

2、列出公司直接接触药品人员名单

3、收集所有员工本年度健康证或体检表，注意新员工体检时间在入司前（验收员、养护员应有“视力”、“辩色力”检查）；

4、完善健康档案表，建立健康档案，并有目录和编号便于检索；

5、年度体检汇总报告（内容包括体检时间、机构、人员、项目、结果，对不合格的采取的措施，请总经

理批示）。

三、建立培训档案

（一）公司培训档案

1、制定年度（2007/2008/2009）培训计划报告书（见蓝本），计划表，内容包括：内部培训应有法律法规、《药品管理法》及条例、GSP及细则；药品专业知识；职业道德；岗前培训、转岗培训，特殊岗位，特殊岗位（质量管理人员及验收、养护、保管员）培训；外部有特殊岗位培训、质量管理人员继续教育培训（马上联系药监报名）

2、在质量管理部配合下组织完成以上内容的培训；

3、填制培训记录：包括员工培训签到表、培训记录表、培训考核成绩一览表、培训效果评价调查表等

4、培训教材及资料

5、培训效果汇总报告（内容包括培训目的、内容、人次、培训达到率、效果调查表发出和回收份数，培训效果满意率、不足及加强措施）；（见蓝本）

6、建立公司培训档案，并有目录和编号便于检索。

（二）员工培训档案

1、填制员工培训档案表；（外部培训、继续教育培训和特殊岗位的培训应有记录）

2、完成三次以上的笔试试卷（包括总经理在内都必须亲自答题）；

3、归档并编制目录便于检索。

第二篇：人力资源部GSP问答题

办公室人员应了解的GSP内容

一、办公室人员职责

1． 人力资源的配备

2． 设施设备的配备

3． 负责对员工进行健康体检并建立员工健康档案。

4． 负责协助质管部做好质量方面的教育和培训工作。

5． 负责药品经营场所的环境卫生控制。

二、公司人员任职必须具备什么条件

1． 所有员工必须具有高中以上文凭。

2． 总经理必须具有技术职称。

3． 质量负责人、质管部经理小型企业必须要具有药师以上职称。

4． 质管员必须具有省级以上药监部门颁发的上岗证。

5． 验收员、养护员、保管员、复核员、必须取得地市级以上药监门分颁发的上岗证后方可上岗。

6． 购销员必须取得购销员上岗证后方可上岗。

7． 会计，司机应有本行业的准入证。

三、员工健康体检的有关内容

1． 直接接触药品人员每年必须参加健康体检，非接触药品人员每两年参加一次健康体检。以上体检人员必须建立健康档案。

2． 直接接触药品人员是指质量管理人员，验收员和储运部全体人员。

3． 健康检查的内容为包含一般健康检查，但以下几项不能少：肝功能、胸透、皮肤病、精神病、传染病、其他可能污染药品的疾病。质管员、验收员、养护员还必须有检查视力和辨色力检查。校正后的视力不能低于0.9,不能有色盲.4． 检查中如果发现有以上不符合规定的内容,应调离直接接触药品的岗位.四、有关培训的内容：

1． 质量管理人员每年要参加省级以上药品监督管理部门举行的继续教育培训。

2． 药学人员每年参加公司内部培训不少于16小时。

3． 培训的内容应包括：所有新员工入职前必须参加岗前培训；职业道德培训、专业技能培训、药学知识、法律法规、本公司制度程序等内容。

4． 本公司采用了内部培训、请外部人员培训、以及送去参加外部培训等方式。每次培训后视情况有考试和提高等。

5． 办公室人员应了解本公司分别举行了什么内容的培训。

五、办公室人员应了解本公司分别有哪些部门，各部门负责人是谁，并且要知道这些人员分别是什么时候入公司，所有员工个人简历的内容应了解。

六、记住本公司的质量方针、质量目标。

七、了解仓库的七防措施：防尘、防霉、防污染、防虫、防鸟、防鼠、防潮。

围绕这七防，仓库需配备什么样的设施，设备。这些设施设备的配备时间。

第三篇：新版GSP档案目录(整理)

新版GSP档案目录

一、企业证件档案（质量管理）1.四证一照 2.厂房房产证件 3.认证有关资料

二、质量体系设置档案（质量管理）1.公司概况

2.组织机构成立文件

3.企业组织机构设置与职能框架图 4.质量管理机构设置与职能框架图

4.办公室、仓库、验收养护室平面图（物流的）5.员工花名册

6.质量领导小组成立文件 7.主要岗位人员聘任书（复印件）

三、质量管理体系文件档案（质量管理）1.文件系统的管理制度

2.文件审批、变更、发放、收回、记录表 3.质量管理制度(原稿)4.部门岗位职责（原稿）5.工作程序（原稿）6.全套空白质量记录。

四、质量方针目标档案（质量管理）1.质量方针与质量目标管理制度 2.质量方针和目标一览表 3.部门质量指标和管理方案 4.部门质量目标分解

5、质量方针与质量目确定文件

6、质量与方针确定会议记录

7、质量方针培训记录

五、质量管理体系内审档案（质量管理）1.质量管理体系审核制度 2.内部评审计划表 3.GSP内部评审记录 4.不合格项目通知书 5.整改实施报告 6.纠正和预防措施表

六、质量管理制度检查、考核档案（质量管理）1.质量管理制度检查、考核与奖惩管理制度 2.质量管理制度执行情况检查考核记录表 3.整改通知单

4.《预防与纠正措施表》

七、质量信息档案（质量管理）1.质量信息管理制度

2.药品质量信息收集、分析处理表 3.《质量信息传递、反馈表》

4.药监部门、检查部门发放文件或公报等资料 5.其他资料信息

八、药品质量档案（质量管理）1.药品质量档案审核表 2.药品质量标准

3.药监所出具该药品检验报告书 4.进口药品注册证和检验报告书 5.首营企业与首营品种资料

6.药品包装、使用说明书、标签复印件等

九、不合格药品管理档案（质量管理）1.不合格药品管理制度 2.《不合格药品报损申请表》 3.《不合格药品报告、确认表》 4.《不合格药品销毁记录》 5.《药品销毁申请单》 6.《不合格药品管理台账》 7.《药品质量复查通知单》 8.《药品拒收报告单》 9.《药品停售（收回）通知单》 10.《解除停售通知单》 11.《销后退回通知单》

12.《（季度报损药品汇总分析及预防措施表（年 季）》

十、药品不良反应与质量事故档案（质量管理）1.药品不良反应报告管理制度 2.药品不良反应/事件报告表 3.药品不良反应记录表 4.药品不良反应相关信息 5.质量事故管理制度 6.量事故报告记录表 7.量事故分析报告书

十一、药品质量查询、投诉档案(销售与售后管理)1.质量查询管理制度 2.质量投诉管理制度 3.药品质量查询、投诉记录表 4.顾客意见投诉受理卡 5.《药品质量查询登记台帐》 6.《用户质量投诉登记台帐》

十二、召回药品档案（质量管理）1.药品召回管理制度 2.售后药品召回通知单 3.药品召回记录

十三、供货单位档案（采购管理）1.首营企业和首营品种审核制度 2.合格供货方目录 3.首营品种目录

3.首营企业或首营品种审批表 4.供货单位质量体系调查表 5.供货单位证照等资料（营业执照、药品生产经营许可证、GMP/GSP证书、组织机构代码证、税务登记证、开户银行、账号、印章、随货同行单样式等资料）

6.首营品种所需资料（质量标准、市局检验报告书、出厂检验报告书、包装样板等）7.合同或质量保证协议

8.供方销售人员身份证复印件、法人授权委托书、上岗证、毕业证等

十四、药品采购档案(采购管理)1.药品采购管理制度 2.药品购销合同

3.医药商品质量保证协议书 4.药品采购计划表 5.采购申请表 6.药品购进记录

7.药品进货联系记录（代替电话或传真要货）8.药品进货情况质量评审表（附表）9.《进货质量评审报告》

十五、药品验收档案（收货与验收）1.验收管理制度

2.药品质量验收记录（结果）3.《药品拒收报告单》 4.进口药品目录表

5.进口药品注册证及检验报告书 6.整件药品的药品合格证 7.（冷藏）药品运输记录表 8 药品来货温度检查记录表 9.药品随货同行单

十六、药品养护档案(储存与养护)1.药品养护的管理制度 2.药品重点养护档案表 3.重点养护品种目录确定表 4.库存药品养护检查记录

5.年季度验收、养护药品质量信息汇总表 6.近效期药品促销表

十七、销售客户档案(销售)1.药品销售管理制度 2.合格购货单位目录

3.销售客户证照等资料（营业执照、药品经营许可证、GSP证书、组织机构代码证、税务登记证、开票资料）医疗机构执业许可证，营利性的医疗机构还须提供营业执照 4.销售合同或质量保证协议

5.特殊药品采购法人授权委托书、采购人员身份证复印件

十八、药品出库、凭证类档案(药品出库)1.药品出库复核管理制度 2.《药品出库单》 3.《出库复核记录表》 4.《购进退出通知单》 5.《药品购进退出台帐》 6.（冷藏）药品运输记录表

十九、公司人员有关证件（人员与培训）

1.花名册、学历、职称、执业资格证、上岗证、身份证、劳动合同

二十、质量教育培训及考核档案（人员与培训）1.质量教育培训及考核管理制度 2.员工花名册 3.培训计划表 4.培训汇总表 5．培训记录、考核表

6.员工个人培训教育档案（附试卷、取得时间）二

十一、卫生及人员健康档案（人员与培训）1.卫生和人员健康状况管理制度 2.日卫生检查表

3.《岗位人员健康情况登记表》

4.体检结果汇总表（含体检不合格者的处理）5.《健康异常申报表》

二十二、设施、设备档案（设施与设备）1.仓库设施设备管理制度 2.设施设备一览表 3.设施设备使用记录表 4.仪器设备维修保养记录 5.设施设备使用说明书

二十三、计量器具校准与验证档案（校准与验证）1.计量器具校准、验证管理制度 2.强制检定计量器具检定记录卡 3.计量器具设备管理台账 4.计量器具校验、设备验证台账 5.校准报告单 6.验证报告资料

二十四、第三方物流相关资料

1、企业法人营业执照复印件

2、道路运输许可证复印件

3、组织机构代码证复印件

4、税务登记证复印件

5、开展第三方药品物流批复复印件（或GSP证书复印件)

6、物流服务协议原件

7、人员花名册（质量管理员、验收员、养护员、保管员、运输员档案）【毕业证、身份证、上岗证、健康证，职称证】

8、仓库平面图、位置图，仓库租赁合同

9、设施设备档案（含温湿度自动监控系统，冷库，冷藏车及相应的验证文件）

10、供应商随货单复印件

11、送货清单货主联复印件或原件

12、第三方物流定期审计记录、日常监管记录 二

十五、计算机系统相关资料

1、计算机系统相关制度

2、计算机设置权限备案表

3、数据修改申请表

4、权限修改申请表

第四篇：gsp档案目录

一、质量体系设置文件档案

序号 资料名称

① 员工花名册

② 组织机构图

③ 各部门主要职能

④ 组织机构职能框图

⑤ 质量管理机构图

⑥ 企业经营场所、办公场所平面布局图(附房产证明)

⑦ 仓库平面布局图(附房产证明)

⑧ 验收养护室平面布局图

⑨

质量领导小组成立文件

⑩

组织机构成立文件

（11）

主要岗位人员聘任书（复印件）

二、质量管理体系文件档案 序号 资料名称

① 文件系统的管理制度

② 文件会稿单

③ 文件变更审批表

④ 文件变更记载

⑤ 文件管理总账

⑥ 文件发放记录

⑦ 文件借（查）阅登记表

⑧ 文件销毁单

⑨ 文件收回销毁记录

⑩ 质量管理制度（原稿）组织部门岗位质量职责（原稿）

工作程序（原稿）全套空白质量记录

三、质量方针目标档案 序号

资料名称

① 质量方针与质量目标的管理制度

② 质量方针和目标一览表

③ 部门质量指标和管理方案

④ 部门质量目标分解

四、质量管理体系的审核档案 序号

资料名称

① 质量管理体系的审核制度

② 《药品经营质量管理规范》内部评审计划

③ 《药品经营质量管理规范》内部评审表

④ 《内部评审记录表》

⑤ 《不合格项目通知书》

⑥ 《整改实施报告》 ⑦ 《纠正和预防措施表》

五、质量管理制度的检查、考核档案 序号

资料名称

① 质量管理制度的检查、考核与奖惩管理制度

② 《质量管理工作随笔》

③ 《制度执行情况监督检查记录》 ④ 《质量管理制度考核评分表》

⑤ 《整改通知单》

⑥ 《纠正和预防措施表》

六、质量教育培训及考核档案 序号 资料名称

① 质量教育培训及考核的管理制度

② 员工花名册

③ 培训计划表

④ 《员工培训记录卡》

⑤ 《培训签到表》

⑥ 《员工培训汇总表(200 )》

⑦ 员工培训档案（附试卷、取得证书等）

七、不合格药品管理档案

序号

资料名称

①

不合格药品的管理制度

②

《药品质量复查通知单》

③

《药品拒收报告单》

④

《药品不合格报告、确认单》

⑤

《药品停售（收回）通知单》

⑥

《解除停售通知单》

⑦

《不合格药品报损申请单》

⑧

《药品销毁申请单》

⑨

《季度报损药品汇总分析及预防措施表（年 季）》

⑩

《不合格药品销毁记录》

1《不合格药品管理台帐》

2《售出药品追回记录》

八、质量事故档案 序号

资料名称

①

质量事故的管理制度

②

质量事故报告记录表

③

质量事故分析报告书

④

质量事故登记表

九、供货单位档案

序号

资料名称

① 首营企业和首营品种的审核制度

② 合格供方名录

③ 首营企业审批表

④ 供货单位质量体系调查表

⑤ 供货单位证照等资料（营业执照、药品生产[经营]许可证、GSP/GMP证书、组织机构代码证、税务登记证、开票资料）

⑥ 合同或质量保证协议

⑦

供方销售人员身份证复印件、法人授权委托书

十、销售客户档案

序号

资料名称

① 首营企业和首营品种的审核制度

② 首营企业审批表

③ 合格购货单位名录

④ 销售客户证照等资料（营业执照、药品经营许可证、GSP证书、组织机构代码证、税务登记证、开票资料）医疗机构执业许可证，营利性的医疗机构还须提供营业执照

⑤ 销售合同或质量保证协议

⑥ 特殊药品采购法人授权委托书、采购人员身份证复印件

十一、药品购进档案

序号

资料名称

① 药品购进管理制度

② 《药品购销合同》

③ 《医药商品质量保证协议 ④ 《 药品申购计划表》

⑤ 《药品进货联系记录（代替电话或传真要货）》

⑥ 《药品购进记录》

十二、进货质量评审档案 序号

资料名称

① 药品购进管理制度

② 《进货质量评审计划》

③ 《 药品进货情况质量评审表（附表）》

④ 《进货质量评审报告》

十三、公司健康档案 序号

资料名称

① 卫生和人员健康状况管理制度

② 员工花名册

③ 每年的体检工作安排（计划）

④ 体检通知；

⑤ 体检结果汇总表（含体检不合格者的处理）

⑥ 《岗位人员健康情况登记表》

⑦ 《健康异常申报表》

十四、员工个人健康档案 序号

资料名称

① 卫生和人员健康状况管理制度

② 上岗前的体检表及资料或健康证

③ 每年的体检表及资料

④ 《员工个人健康情况登记表》

十五、质量信息档案

序号

资料名称

① 质量信息管理制度

② 《质量信息传递、反馈单季度管理台账（二00 年第 季度）》 ③ 《质量信息传递、反馈表》

④ 药监部门、检查部门发放文件或公报等资料

⑤ 其他资料信息

⑥ 质量信息汇总分析报表

十六、药品养护档案 序号 资料名称

① 药品养护的管理制度

② 《库房巡检记录》

③ 《药品养护档案表》

④ 《重点养护品种目录确定表》

⑤ 《重点养护品种目录》

⑥ 《库存药品养护检查记录》

⑦ 《养护人员指导保管员合理储存记录单》

⑧ 《 年 季度验收、养护药品质量信息汇总表》

十七、药品出库凭证档案 序号

资料名称

① 药品出库复核管理制度

② 《出库单》

③ 《出库复核记录》

④ 《购进退出通知单》

⑤ 《药品购进退出台帐》

⑥ 类型为“采退进仓单”的负《入库单》

⑦ 《销退申请单》

⑧ 《销货退回药品台帐》

⑨

类型为“销售退回”的负《出库单》

十八、药品质量查询、投诉档案

序号

资料名称

① 质量查询管理制度

② 质量投诉管理制度

③ 《药品质量查询记录》 ④ 《药品质量查询登记台帐》

⑤ 《用户质量投诉处理记录》

⑥ 《用户质量投诉登记台帐》

十九、药品不良反应档案 序号 资料名称

① 药品不良反应报告管理制度

② 《公司药品不良反应记录表》

③ 《药品不良反应/事件报告表》

④ 《药品群体不良反应/事件报告表》

⑤ 药品不良反应相关信息

二十、设施设备档案 序号

资料名称

① 仓库设施设备管理制度

② 《设施设备管理台帐》

③ 《消防安全设施设备一览表》

④ 《消防、灭火设施检查记录》

⑤ 《设施设备使用（运行）记录》

⑥ 《设备维护保养计划及记录》

⑦ 《仪器设备维修记录》

二

十一、计量器具档案 序号

资料名称

① 计量管理制度

② 《计量器具管理台账》

③ 《计量器具校验台账》

二十二、召回药品档案

序号

资料名称

① 药品召回管理制度

② 《药品召回通知书》

③ 《不合格药品报损申请单》

④ 《召回药品汇总》 二

十三、药品质量档案

序号

资料名称

① 首营企业和首营品种的审核制度

② 首次经营药品审批表

③ 首营品种审批表

④ 首营品种入库验收通知单

⑤ 首营品种目录

⑥ 药品质量档案表

二十四、人事档案 序号

资料名称

① 人员基本情况表

② 入职通知书

③ 学历、职称、执业资格证、上岗证、身份证等各类证件复印件（原件）

④ 劳动合同

第五篇：人力资源部档案管理办法

人力资源部档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强人力资源部的档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司

合法权益，特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指：

1、本部门文书档案：过去和现在本部门从事人力资源部业务（招聘、培训；薪酬福利、考核奖惩；员工关系、劳动合同、档案管理等）和企业管理活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、公司员工档案：含个人履历；入职聘用、岗位变动；任免、奖惩；学习培训；学历、职称、职业资格、个人业绩等历史和现实记录。

第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章 档案机构及其职责

第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员或部室内勤）。

第六条 人力资源部所形成的文书档案，按本办法进行收集、整理、立卷、保管、利用，并按公司规定，定期交行政管理部保管。

公司员工档案，由人力资源部负责接收，收集、整理、立卷、保管、利用工作。

第七条 人力资源部应逐步完善本部门档案管理办法，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第三章 文书档案的管理

第八条 整理办法：

1.方法：以问题特征为主，同类合并，分别装文件盒。盒内立小卷，每卷内按发生时间先后排列，一类一卷或若干卷。

2.步骤：

A.收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷，随发生随收集。

B.整理根据分类和发生时间整理。

C.分类根据下述分类方法分类

D.立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期（5年——30年）、短期（5年内，不含5年）。

第九条 过程管理：

1.需交人力资源部保管的档案：公司各部门的资料员做好平时文件的预交工作，并在事件结束后的30天内将需归档的文件，整理移交人力资源部保管，任何人不得据为己有。

2.属本部门保管的档案：平时进行收集，在每年12月底开始加工整理，分类上帐，次年一月份编辑装订成册。在次年的2月份将档案总目录编辑备案存档。

3.在次年的3月份编辑检索目录，以备利用。

第十条 销毁：须报本部门经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单

上签字。

第十一条 人力资源部文书档案的分类及编号：按有关档案分类及编号要求操作。永久——年——业务分类——序号（两位数）

长期——年——业务分类——序号（两位数）

短期——年——业务分类——序号（两位数）

第十二条 在业务中对内、外签署的各种合同、协议，按有关《合同管理规定》

处理。

第十三条 借阅：因公司需要借阅本部门文档的，应填好档案查阅单。员工不得

随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案

外借手续，经人力资源部经理核准后，方可带出，用毕即归还。阅档

人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第十四条 分级查阅：具体的查阅分档，视情况按公司领导层、中层、普通员工，经人力资源部经理批准。

第四章 档案备份制度

第十五条 本部门所有有价值的文件、报表、业务记录等必须电子文档备份。第十六条 应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对

存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第十七条 备份盘与源盘应分开存放，备份盘应在另处保存。

第五章 违纪 处理

第十八条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~200元扣薪处理，若构成犯罪

依法追究刑事责任：

1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案

2.擅自向外界提供、抄摘企业档案

3.涂改、伪造档案

4.未及时上报归档或管理不善，给企业造成损失者

5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者

第六章附则

第十九条 本办法自发布之日起试行。

第二十条 本办法解释权为人力资源部。

永久、长期、短期。

档案查阅单

档案外借登记表

阅档登记表

销毁文件清单

档案总目录备案表

1、及时进行档案的加工整理、分类上帐、装订、建立管理卡片、编制检索目录；

2、执行档案咨询、借阅管理制度，履行借阅手续；

3、按密级划分的有关规定，及时准确划分档案密级；