物资采购合同专用章管理办法

第一篇：物资采购合同专用章管理办法

物资采购合同专用章管理办法

第一条、为加强对物资采购合同的管理，规范采购合同专用章的保管和使用行为，特制定本办法。

第二条、本办法所称合同章，是指由集团物资管理部保管的，仅限对外订立各类采购合同或协议时所使用的属各公司的合同章，非物资采购合同不得使用本合同章。

第三条、为区分合同章使用方向，确定编号为“3”的合同章为物资采购合同专用章（暂适用于上海区域全资各公司和直属公司）。

第四条、合同专用章由物资管理部指定专人妥善保管，用印时严格审查，合法使用，用印后应及时收回。

第五条、使用印章应严格履行审批程序。

1、合同经办人所在的部门负责人应对需要盖章的合同进行审核，对合同信息的真实性负责。

2、合同经办人所持合同必须经具备授权资格的委托代理人签署，同时应填写《采购方式/采购合同审批表》（附表3）或《合同专用章审批单》（附表1），经批准后方可用章。

3、用印前，印章保管人应对用印文件和用印手续严格审查，确认无误后，填写《合同专用章使用登记表》（附表2），登记用印日期、部门、申请人、被用印文件名称、批准人等信息，经办人员在《印章使用登记表》上签字确认后方可用章。

4、印盖合同章应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，一般应盖在文件的落款与日期之间，对两页以上的文件原则上应加盖骑缝章。

5、印章管理人员有权拒绝在未按审批程序审批的文件或超权限的文件上用印。用印后，印章保管人员有义务对重要用印文件留存复印件并归档。

第六条、档案管理

印章管理员应妥善保管《印章使用登记表》及其他用印依据（《合同专用章审批单》、《采购方式/合同审批表》等），按月份分类装订，以备核查。

第七条、本办法自2014年7月1日起实施。

第八条、本办法由集团公司物资管理部负责解释。

第二篇：物资采购及合同管理办法[最终版]

物资采购及合同管理办法

第一章 总则

第一条.为规范公司采购行为，维护公司利益，保证生产顺利进行，依据公司实际及市场惯例，制定本办法。

第二条.公司所有对外采购适用本规定。

一、采购，是指以合同方式有偿取得货物和服务的行为，包括购买、租赁、委托、修理、加工制作、寄售等。

二、货物，是指原材料、辅助材料、设备、零配件、工具及办公用品等。

三、服务，是指除货物以外的其它采购对象。

第三条.公司所有采购由供应科负责实施，其它单位不得对外采购。采购应当严格按照批准的计划实施，杜绝无计划审批采购。

第四条.矿成立采购评审组，负责采购的评估审核，提出意见，报公司领导审批。评审组由经营副矿长、供应科长、财务总监、监察员及有关技术人员组成。经营副矿长任组长，供应科长任副组长。

第五条.采购行为及合同内容必须遵守国家法律法规，遵循公开透明、公平竞争、诚实守信原则。

第二章 采购计划

第六条.采购计划形成

一、生产用材料、配件、辅助材料、燃油、工具、办公劳保等由材料科按《物资计划管理办法》相关规定提出形成。

二、设备及新建和改扩建工程项目的采购计划由材料科按《物资计划管理办法》相关规定提出形成。

三、外委修理加工制作，由使用单位提出，经矿审批程序批准后形成。

四、服务类合同由相关部门提出，经矿审批程序批准后形成。

第七条.采购计划所列物资，必须写明名称、规格、型号、数量等标识。设备应注明技术参数及要求附件。服务合同应注明服务内容、价格等。

第八条.采购计划分为计划、季度计划、月度计划、应急计划，对上述计划的要求，详见公司《物资计划管理办法》的规定。

第三章 采购方式 第九条.供应科采购采用以下方式：

1.邀请招标；2.询价采购；3.单一长协采购；4市场现金采购。

第十条.邀请招标，是指邀请三家以上供应商发出招标文件进行招标采购。它适用于大型设备，大宗物资。

第十一条.询价采购，是指向三家以上供应商发出询价单，供应商报价的采购。它适用于一般设备材料。

第十二条.单一长协采购，是指向单一供应商进行的长期供货采购。它适用于供应商少、常用材料及主要设备的主要零配件，如燃油、水泥等。

第十三条.市场现金采购，是指1000元以下小金额的急需品，在市场直接用现金采购。

第四章 采购程序

第十四条.供应科接到采购计划后，根据采购的物资类型选择采购方式，发出邀约。对收到的标书、报价单进行整理汇总。

第十五条.采购评审组对报价进行评审，也可约供应商进行谈判议价，商讨供货条件。本着质量优先、性价比高优先、售后服务好优先的原则，提出书面评估意见，推荐供应商，上报后按有关规定审批。第十六条.供应科依据批准后的审批单，起草采购合同。采购合同需按标准合同文本条款，明确双方的权益，不得有缺失和侵权条款。合同应编号，以便于管理。

第十七条.采购合同形成后，报经营矿长审核。对重大采购合同，必要时要向律师咨询，然后由公司授权的人员签字盖章生效。

第五章 合同管理

第十八条.供应科负责合同生效至合同终结的全过程管理，包括督促验货、退货索赔、结算等事务。

第十九条.供应科应督促供应商按时交货。物资到矿后由供应科出具验收通知单，由材料科牵头组织验货，供应科应派人参加。验货细则按有关规定执行。验收通知单一式两份，供应科留存一份。

第二十条.若验货时发现不符合质量技术要求，经研究决定需退货时，由供应科办理相关事宜。

第二十一条.物资验收合格，按合同需支付货款时，供应科凭合同、验收单，出具付款通知书，送财务科按付款程序支付货款。

第二十二条.若物资在使用过程中发现质量问题，依合同条款需进行索赔时由供应科负责索赔事宜 第二十三条.合同资料的管理。从采购的发起到采购执行终结的所有资料，包括采购计划、询价单、报价单、评审单、评审报告、采购审批单、合同、技术附件、验收通知单等全部文字资料，由供应科收集、整理、装订、存档。每份合同的各项资料必须齐全不得有缺失。

第二十四条.供应科设专职的合同管理岗位，负责合同管理的具体事务。

第六章 监督与奖罚

第二十五条.矿领导、公司监事有关科室单位对采购行为都有监督的责任。如发现有违反采购规定的行为，可向矿领导公司监事进行举报，接到举报后应进行了解调查处理。

第二十六条.对以下人员应予以奖励。

一、降低采购成本贡献突出的采购人员；

二、举报违反本规定的采购行为经查证属实的人员。第二十七条.对违反本规定，弄虚作假、收受回扣、在谈判中泄密的人员根据情节轻重，给通报至解除合同的处分。给公司直接造成经济损失的，要依法赔偿。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第七章 附则

第二十八条.本规定要结合市场条件和公司发展的实际，不断完善健全。

第二十九条.本规定实施后，之前的相关规定废止，其它制度与本规定相抵触的，按本规定执行。

第三十条.本规定由供应科解释。

物资计划管理制度

第一章 总则

第一条.为了保证公司各单位正常的生产经营，在保障供应的基础上合理控制库存，降低资金占用，提高采购效率，降低采购成本，增强物资采购计划性，结合公司的实际情况制定本办法。

第二条.物资采购计划，是指公司各单位对生产经营过程中所需的材料配件工具设备等及新建、改扩建工程所需的甲供材料、甲供设备等实施采购之前的正式申请。

第三条.物资采购计划是采购行为实施的唯一依据，其管理过程包括：采购计划的发起、受理、审核、汇总、批准等移交采购部门前的一切活动。

第四条.物资采购计划由使用单位、设备科、材料科共同负责，采购计划的最终形成由材料科负责。经审批后提交供应科实施采购。

第二章 采购计划管理方式 第五条.物资采购计划按费用来源分为：生产费用计划和专项投资费用计划；按类别分为：设备计划、配件计划、材料计划、办公用具用品计划；按时间分为：季/计划、月度计划、应急计划。

第六条.物资采购计划管理实行以季/年计划为主、月度计划为辅、应急计划补充的原则，并向主要物资签订长期战略协议的方向过渡和发展，逐步实现寄存库存为主、自有库存为辅的目标。

第七条.提报时间。次采购计划，使用单位必须在当年十月底前提报；次季度采购计划必须在本季度末20天前提报;次月度采购计划，使用单位必须于当月15日前提报，由材料科进行汇总平衡，在当月22日前形成下月度采购计划即物资采购单，经审批后送供应科。

第八条.提报要求。使用单位应按物资分类进行提报。设备类、配件类、材料类必须分别提报；配件类物资必须按设备类型分别提报；材料类必须按金属和非金属类分别提报。材料科形成的采购计划也是同样。

第九条.物资采购计划的发起必须使用公司统一的《物资使用计划申请单》，应急采购计划使用《应急物资计划申请单》，严格按申请单项目逐项填写，不得缺项。设备类应附详细的技术附件电子版或书面资料。

第十条.各使用单位提出的采购物资，允许指定或推荐 厂家品牌。需做出书面说明，设备需经设备科审核，报分管矿长批准，并对此指定或推荐承担责任。

第十一条.计划审批。

一、生产费用采购的设备、材料、配件等由使用单位负责人，分管副矿长审批。设备需经设备科审核。

二、新建、改扩建所需的甲方供应材料、设备，由使用单位或工程负责人、分管副矿长审批。设备需经设备科审核。

三、办公具用品类由综合办负责人、分管副矿长审批。

四、材料科提起的采购计划由矿长审批。

第十二条.使用单位对所提报和确认后的采购计划准确性、合理性、完整性承担责任。对生产用采购物资在到货后的仓储时间不得超过6个月（计划所到物资除外）；对新建、改扩建工程甲供物资必须在工程完工后基本用完，如发生超储积压的，按本办法追究责任。

第三章 生产费用采购计划的管理

第十三条.生产费用采购计划订货数量的主要依据和参考因素包括：现库存量、现在途量、历史消耗量、采购周期、厂家生产周期等因素。

第十四条.为控制库存量、降低资金占用、防止积压超 储，各使用单位一个内报出的使用计划及应急计划申请单的总额不得突破当核定的材料配件费用总额。若超过不予审批，而产生的后果由使用单位负责人承担，追究相关人员责任。

第十五条.采购计划

一、对大宗材料，常用易耗件及大中修设备所需材料列入计划。

二、对消耗有规律、使用量比较大的物资尽可能列入采购计划范围。

三、使用单位应在规定时间内提出下采购计划，经与材料科研究审核后，确定采购计划报批。

四、计划采购的物资，尽量采用长协方式、寄售方式进行。

第十六条.季度采购计划

一、季度采购计划列入物资外的其它物资一般要列入季度计划内，综采搬家采购计划应列入。

二、季度采购计划作为使用单位在一个季度内控制材料配件消耗的一种方法，为月度采购计划提供基本依据。材料科汇总后报供应科，供应科据此计划对采购工作作出安排。

三、季度采购计划的另一个作用为“市场调查”。对提报的新型物资，供应科进行询价，完成询价后，将报价文件报送使用单位，供参考确定是否需要采购。

四、外委修理加工制造，应列入季度计划。使用单位提出，经设备科审核，报副矿长批准，报供应科实施。

第十七条.月度物资采购计划

一、使用单位依据季度采购计划。结合生产情况编制下月度的采购计划，经审批后报材料科。

二、使用单位在使用计划申请单中可对季度计划进行修改，撤消品种或增减数量，也可增加季度采购计划中未列的物品。

三、材料科经汇总，审核平衡后，形成月度采购计划报矿长审批，送供应科实施采购。

第十八条.应急采购计划

一、使用单位在生产经营过程中。如发生现场急需而库存无货，或因计划不周需增补计划的，可发起应急采购计划。

二、特殊急用物资计划由单位提出，主管副矿长审核，矿长审批，报材料科登记，送供应科实施采购。

三、因计划不周造成的应急计划，使用单位提出，主管副矿长审批。

第四章 投资性采购计划的管理

第十九条.投资性采购计划是指公司批准下达的维简、固定资产、安全费用、科技项目等新建或改扩建投资性项目 需购的设备、材料、备件。此类采购计划分为自建项目采购计划、外包工程甲供物资采购计划两种。

第二十条.自建项目由实施单位编制采购计划，填写«工程物资计划申请单»，设备经设备科审核，报分管矿长审批、送材料科。编制采购计划时，应依工程项目施工阶段期限编制，避免供应不及时或超前过长占用资金等不合理现象。

第二十一条.外包项目的甲供材料、设备，由项目管理者依合同规定，编制采购计划，填写«甲供物资计划申请单»，由分管副矿长审批报材料科。设备需经设备科审核。

第二十二条.材料科对照库存情况，编制«工程项目采购单»，报矿长审批，送供应科实施采购。

第二十三条.外包甲供物资采购计划量必须按实际需要编制，不得形成超购积压。

第五章

采购计划的取消和修改

第二十四条.使用单位对已提交的采购计划困现场需要发生变化，可进行修改或取消。采购物品的变更或数量的增加需经分管副矿长审批；数量减少或取消不需审批。

第二十五条.取消和修改应及时进行，不得延误，需写出书面报告，报材料科。材料科若已形成采购计划单报供应 科，应及时通知供应科，供应科应采取措施终止采购。

第六章

物资编码

第二十六条.物资编码是对全部物资进行统一编码，便于物资管理。物资编码按一般编码规则进行。

第二十七条.物资编码由材料科负责，编码的修改增加、撤消由材料科实施。

第二十八条.物资编码使用于物资管理的全过程。«物资使用计划申请单»、«应急物资计划申请单»、«物资采购单»、«领料单»等都要填写编码。

第七章

奖励与处罚

第二十九条.公司参与物资计划管理人员都应严格执行本规定，承担相应的责任。

第三十条.公司对以下情形给予奖励：

一、严格履行职责成绩显著的人员；

二、年末库存材料比年初下降10％时；

三、挽回重大经济损失的人员。

第三十一条.未能严格执行本规定，出现下列情节的给予经济扣罚。

一、未能按规定时间提报«物资使用计划申请单»的，每推迟一天，扣罚使用单位负责人200元；

二、因计划不周需增补计划，形成应急采购的，每月只允许一次。超过两次以上的，每发生一次，扣罚该单位直接责任人员和单位负责人200元；

三、采购物品的名称、规格型号等填写错误，造成误采，形成积压，视情节扣罚直接责任人员和单位负责人500—2000元；

四、新建和改扩建投资性项目的自建或甲供材料，编列过多，形成积压剩余数量较大的，视情节，扣罚直接责任人和单位负责人500—2000元。

第三十二条.对违反规定弄虚作假、以权谋私、收受回扣贿赂的人员，经查证属实，视情节轻重，给予通报、记过、解聘、解除劳务合同处分；给公司造成直接经济损失的，应依法赔偿。

第八章

附则

第三十三条.本规定实施后，之前的有关规定制度废止。

第三十四条.本规定由材料科解释。

第三篇：物资采购管理办法

第一条 为了加强内部管理和控制，规范采购行为，保障生产经营活动的正常进行，以最大限度地降低采购成本，特制定本办法。

第二条 本办法对本公司所有材料物资的采购均适用，公司控股子公司参照执行。

第三条 采购流程及职责分工

一、采购流程：

1、生产部根据设备状况滚动编制月度、季度、生产计划包括主要材料（玻璃、铝框、接线盒、背板等）月度、季度消耗总量、单位产品材料消耗量及原辅材料安全库存量，经分管副总经理、总经理批准后实施。

2、采购部门根据生产计划、单位消耗量、安全库存量、实时库存量、采购周期及供求状况定期编制原辅材料采购计划，经分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准后进行询价；办公用品由需求部门申请，综合管理部门负责统一采购，其余物资采购包括修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等由需求部门申请，采购部门负责采购。

3、采购审批权限：公司原辅材料采购计划，由分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准；其余物品采购计划或采购申请由需求部门申请，经财务总监审核、总经理审批、董事长核准后执行；大宗机器设备等巨额采购还需呈报公司董事会决议通过后执行。

4、采购人员进行询价、议价、比较分析报审，原辅材料、修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等定价须经公司物资价格监查组审议通过后执行采购。

5、成立物资采购监查组。物资监查组的工作职责：参与公司供应商的选择；负责公司采购物资价格的审定等，监查组由董事长任组长，总经理、副总经理、财务总监为成员的四人监查组。供应商评价采用现场考察和资质审查相结合，但参与现场考察人员和参与其资质审查人员不得重复；供应商评审采用比较记名投票方式，董事长一人两票制，其余人员一人一票制，全数为五票，少数服从多数。经监查组审查通过的采购价格才能执行。

6、定期或即时签订购销合同，日常由采购人员联系发货时间、发货数量及交货地点等事项。

7、仓库收货、品管人员现场验货。

二、职责分工：

1、销售部门负责公司月度、季度、销售计划的制定和修正；

2、生产部门负责公司月度、季度、生产计划的制定和修正；

3、采购部门负责公司所有材料物资的采购，同时根据生产计划、交货期限、实际库存数量及安全库存量定期或适时进行采购申请；

4、品管部门负责采购货物的质量参数以及进仓货物的品质检验；

5、财务部负责采购流程及购销合同、单据的审核，同时负责相关资金的落实安排；

6、仓库负责货物的数量验收、发放及实时库存数量反馈等；

7、总经理或分管副总经理负责采购申请及其购销合同的签批，包括主要材料、修理备用件、办公设备、低值易耗品等货物采购供应商的选择及其接洽；

8、董事长负责机器设备、不动产购置、无形资产受让等非经常性物资采购的接洽、合同签批等。

第四条 一般材料物资、备品的存量最高不得超过3个月的用量。

第五条 供应商评定控制程序

1、主要材料的含义

主要材料是指构成产品的主体、产品之间可以分隔但不影响产品性能材料，主要包括玻

璃、铝框、接线盒、EVA等，辅助材料就是主要材料以外的材料；

2、对供应商的评价

2.1、采购部根据同类材料的无差异控制要求，结合物资的质量、价格、供货期等比较，选择合格的供应商，填写《供应商选择评定记录表》。在无差异或差异可控的基础上，对同类材料供应，应尽量选择几家合格的供应商。经采购部、监查组等相关机构审查通过后，录入《合格供应商名单》中。

2.2、评价供应商时一般可考虑以下因素：

a、供应商的供货质量、价格及付款条件、售后服务、历史业绩等；

b、质量保证能力，即质量控制体系；

c、业内评价、第三方认证等； d、满足法规的要求，采购产品涉及强制性认证的，应具有相关认证的证书和质量证明等

2.3、对第一次供应材料的供应商，除提供充分的背景证明材料外，还需经样品测试及小

批量试用，经测试合格后才能供货：

a、新供应商根据相关要求提供少量材料；

b、交生产车间试用，并填写《供应商评定记录表》中相关栏目，结果反馈给采购部；

c、小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。小批量试用合格的，必要时再经试用，均合格的，经总经理批准后，列入《合格供应商名录》。

3、供应商的日常管理

3.1、采购部应对供应商的供货业绩进行跟踪，及时与品管部进行沟通。供应商产品如出现严重质量问题，采购部应及时向供应商发出《限期整改通知单》限期整改，如两次发出“通知单”但质量仍没有明显改进的，应取消其供货资格。

3.2、采购部每年对合格供应商至少进行两次跟踪复评，填写《供应商业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占50％，交货期评分占10％，价格及售后服务占40％。评定标准为：一年中平均质量合格率达到98％以上的给予满分，每降一个百分点扣5分，但质量评分不能低于35分；交货期都准时交货的给满分，经常送货不及时的，给5分以下；在同等质量的基础上价格在业内最低的，给35分以上。总评分不能低于80分，若低于80分或质量评分低于35分，应取消其合格供应商资格；如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其的检验或验证工作。

3.3、采购人员保持与供应商及时沟通，当供应商的供货变化会影响获证产品一致性时，采购部应采取相关措施，以确保该变化符合认证规定的要求。

第六条 供应商的选择 所有物品采购供应商采购部门必须建立其背景资料档案库，同类

物品采购至少准备两家或以上数量供应商，以确保供应渠道的顺畅，供应商的选择从《合格供应商名录》中择优录用；

第七条 价格确认

1、已经核定的物料，采购人员应注重分析，收集信息资料以尽可能降低采购成本，其他部门人员若有相关信息应尽可能提供采购人员，以供参考；

2、最新采购物品或最新供货的供应商其供货价格须报请物资采购监查组进行审议，经审议通过后方可执行，已经核定物料采购价格通知上调时，须附价格上调原因，采购部报请物资采购监查组进行审议，审议通过后方可执行；

第八条 询价、比价、竞价

1、根据物料采购的需求，采购人员应至少选择三家适合条件的供应商进行询价，询价的内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、合同形式（长期合同或即时合同）等；

2、采购部在收到供应商反馈信息后，采购人员据此分别品种、规格、数量、质量、价格、交期、售后服务等进行比较分析，选择符合条件的供应商进行招投标，公开竞价；

3、物资采购监查组审议价格的过程严肃认真，审议的方法是评定计分制，审议的地点必须是公司注册地，审议的依据是供应商提交的投标书或报价单等。

第九条 执行采购

1、采购人员接到经核准的“请购单”后，应与供应厂商进一步接触，进行正式的质量、价格和后续服务谈判。对金额较大的或批量采购，应到供方生产工厂进行实际考察，以充分了解供方的资信程度、供货能力和现货品质等，向对方明确订货意向。

2、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员应准备相应买卖合同四份，经授权签字盖章后生效，供方留存两份，需方留存两份，其中一份采购部、一份财务部，合同需要列明至少下列条款：

2.1、供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；

2.2、采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；

2.3、订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量；包装件数；

2.4、价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款

2.5、交货日期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。

2.6、付款方式

2.7、所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）。

2.8、质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。2.9、运输方式和销售发票的要求。

3、属于分批交货的货物，采购人员根据实际需求，出具交货通知单经采购部门经理审核，加盖公章后由采购人员通知供方发货，采购人员应跟踪控制材料物料交货，及时向供应商跟催交货进度。

4、发货前要求供应商在其“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”，以便验收确认。

5、采购部门接到生产部门紧急采购案件，应立即进行询价、议价，按采购程序指明专人迅速办理。

6、阶段控制及沟通

6.1、采购过程分为请购、询价、订购、交货四个阶段，采购部应协调控制采购作业每个阶段的进度。

6.2、采购人员未能按既定进度完成作业时，应将异常情况反馈给主管上级，说明异常原因及预定完成日期，以便拟订对策处理。

7、采购作业方式 除一般采购作业方式外，采购部门可依据材料物资使用情况和采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

7.1、集中计划采购：凡具有共同性的材料物资，可以集中采购计划交货的，可核定材料项目，通知生产等部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

7.2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的大宗材料物资，应事先选定厂商，议定长期供货价格，报批准后通知各部门依需要提出请购计划。

8、退货

经检验不合格的材料物资需要退货时，仓库应出具红字“材料入库单”或拒绝入库，同时书面通知采购人员并附有关“材料检验报告”，采购应及时同供应商沟通进行后续处理。

第十条 货物验收及付款

1、供应商交货时采购部应通知仓库，对实物清点件数或称重，随货同行的有关证件进行核对，实物与请购单或采购合同内容核对相符后签收，仓库出具入库单，库管员签字确认，如发现不符时，即通知采购部会同处理。

2、对有质量参数要求的材料物资，品管部派员验收，经验收合格后仓库出具入库单，同时品管人员和库管员必须签字确认。 第十一条 付款结算

1、采购款项必须按采购合同所约定的时间和方式由财务部统一安排支付。

2、付款申请由采购人员提交，提交的内容包括：送货单、入库单、对方开具的发票、检验报告等，申请付款应严格按照相关合同要求进行，分清轻重缓急。申请付款单上应注明交货日、开票日、预付款、已付款、余款等。按审批权限经相关负责人签字后，方可办理付款手续。

3、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：

3.1、紧急采购且不能及时办理财务付款手续；

3.2、外埠采购且供应商要求立即付款时；

3.3、现场调试期间临时急需材料采购；

3.4、1000元以下的零星采购。

第十二条 进度控制及异常反馈

1、采购部应注重合同或协议的到货时间要求，掌握到货进度。

2、采购人员发现供货方交货日期有延误时，应主动与供货厂商联系催货，对异常原因及处理对策，通知生产部协调处理。 第十三条 质量评价

就公司所耗用的材料物资质量予以关注，根据使用效果分别材料、分别供应商作出质量评价，以利于供应商的优选。

第十四条 参与采购过程的各相关部门，明确分工、明确责任、互相配合，发挥互相督促的作用，确保公司利益不受损害。

第十五条 参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或佣金，虚心接受群众监督。

第二十六条 本办法自公布日起执行

第四篇：物资采购管理办法

物资采购管理办法

一、目的：

为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司各部门对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性物品、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。

三、职责权限

1、总经理负责采购管理制度的建立和审批工作；

2、分管领导负责物资采购的工作的审核；

3、项目部各部室负责人负责采购的计划上报；

4、经营部负责物资采购实施工作。

四、采购原则

1、询价比价原则

物品采购原则有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2、一致性原则

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与(?)。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%。

3、低价搜索原则

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

4、廉洁原则

（1）自觉维护企业利益，努力(?确保)提高采购物品质量，降低采购成本。

（2）严格遵守《中国石油天然气集团公司管理人员违纪违规行为处分规定》。

5、物资采购原则

⑴零星采购物品金额5000元以内物品，按物资采购流程报批后由相关采购人员直接采购。

⑵采购物品年累计金额5000元以上150000元以下，由项目部招议标小组共同参与，签订供货协议。

⑶采购物品年累计金额15万元以上100万元以下，由项目部招议标小组按照天成公司体系文件相关规定报批手续，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货合同。

⑷采购物品年累计金额100万元以上，参照天成体系文件规定报天成公司相关部室招标采购。

6、审计监督原则：

采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员进行处罚直至追究其法律责任。

五、采购流程

1、采购申请：

经营性物品采购,（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要提出采购申请，填写《采购申请单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由相关部门审批，经总经理批准后交经营部门采购。

2、询价比价议价：

（1）每一种物品（物资）原则上需三家以上的供应商进行报价，不足三家可二家。

（2）经营部物品采购人员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。

（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。

3、样品提供和确认：

（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认。

（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。

4、供应商选择：

（1）具有合法经营主体者。

（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

（3）信誉良好者。

5、协议或合同签定：

（1)供应商经送样审查合格后，由经营部按照相关规定与选定的供应商签订协议或合同。

（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。

6、采购物品验收：

采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经营部相关人员验收，验收合格方可入库。

六、考核

凡违反本管理办法的人员，依照项目部相关管理制度进行处罚。

七、本办法附件：

1、《采购申请单》

2、《采购询价记录表》

3、《采购物品验收单》

4、《采购流程图》

八、本办法解释权归经营财务部，自下发之日起执行。

第五篇：物资采购管理办法

物资采购管理办法

为了规范物资采购的管理，特制订本办法。物资采购遵循 “节约成本、价廉物美、计划采购、急需急办”的基本原则。

物业部维修维护、洗涤保洁用品等由物业部采购；其余物资由办公室统一进行采购。

一、采购流程

1、物业部每月月底前上报需求计划，填写标准采购申请单，提交公司领导审批；其他部门根据需要于每月月底前填写标准的采购申请单，提交行政办公室，办公室汇总后提交公司领导进行审批，采购部门根据审批后的采购单采购。审批后的计划复印一份送财务。

2、对于物业常用物料、常规办公用品等根据用量可进行批量采购。

3、对于单次采购金额在1000元以上的采购任务至少有2家以上的供应商报价比对，同时由2人以上执行，互为监督见证；对于采购金额在3000元以上的物料采购，必需签订采购合同。可考察择优确定相对长期的供应商进行供货，签订长期供应合同，定期进行清算。

4、特别规定：对于物业维修用紧急采购，单笔采购金额在200元以下，月度累计3000元以内，物业部经理有临时采购决定权。

5、物品采购后，除零星物料外，其他物料必须及时办理入库手续，保管人员对物品进行质量和数量的验收，实物跟采购数量不一致或出现质

量瑕疵的，及时向采购人员汇报，根据实际情况填写入库单。

6、采购人员凭采购申请单、发票、入库单在财务部办理报销手续。

7、对于临时紧急采购程序参照上述执行，由主管上级在权限范围内审批。

二、物品管理：

1、所有出入库商品必须根据验收情况填写出入库单据，及时登记台账。办公用物料进行领用登记薄进行登记。

2、必须清楚掌握物料库存情况，经常整理与清扫，注意防潮防蛀。

3、按月上报领用存报表，按季盘点，填写盘点表，注明盈亏，说明原因。

三、领用流程：

1、对常规物料根据历史使用情况核定标准，部门指定专人进行领取。

2、贵重办公用品（如计算器、维修工具等），需填写物品领用单，部门领导及办公室领导审批后方能领用。同时在物品领用表上签字确认。

3、物品报废时应由使用部门填写说明，交办公室、财务部审核注销；员工调离，需归还物品的应交回原物，否则按规定折价赔偿。

四、本办法自公司领导审批后执行。

大明宫五金机电市场物业管理有限公司

2012年4月23日