妥善管理人事档案 帮助员工记录自我

第一篇：妥善管理人事档案 帮助员工记录自我

妥善管理人事档案 帮助员工成就自我11月22日，全省人事档案清理检查工作组来到娄底市局进行人事档案抽查。涟源市局综合股为了迎接这次抽查，对在册在岗的员工人事档案进行了全面具体的清理，并选送了十份档案进行检查，顺利得通过了这次全省人事档案清理检查。在这次员工人事档案整理工作中，我有以下几点体会：

一、员工人事档案的重要性有待我们进一步加强认识。员工人事档案作为员工个人经历、社会实践和工作表现的记录，能如实的反映员工的政治思想品德、工作能力。在如今烟草系统大力推进人事改革、实行岗位竞聘上岗制度的现实情况下，员工人事档案不再只是工龄或用工许可的凭证，更是培养后备、提拔先进的有力依据。因此，要坚决克服员工档案可有可无、有检查才整理更新的错误思想，而应把员工人事档案整理看做是人事劳资工作中不可或缺的一个重要部分。

二、员工人事档案的收集更新工作应从全、从真。从全是指我们要尽可能全面完整的收集员工人事材料。烟草企业的人事劳资工作正在从传统人事管理向现代人力资源管理转变，员工人事档案工作必须根据员工的工作状态、职务变动、职业技能更新等情况，变被动为主动，积极向员工询问催索个人档案中缺少的必要材料，如履历、考察、鉴定等普通材料和职称评定、职业技能获得、荣誉奖励等阶段性材料。从真是指我们要在材料收集的基础上注重鉴别真实性。尤其是员工的出生日期、参加工作时间、进入烟草行业的时间等与烟草企业利益和员工个人利益密切相关的材料，必须认真校核，反复确认，严格维护烟草企业利益与员工利益。

三、员工人事档案的利用需谨慎又积极。员工人事档案关系到员工的各方面的表现和隐私记录，有效的利用员工人事档案必须建立在有完整的档案管理制度和严格落实档案管理制度的基础上。对移交借阅的人事档案必须严格把关，切实履行登记手续，杜绝无关人员随意查阅、档案丢失、擅自涂改伪造等现象。在人事劳资工作中，我们又必须积极开发利用员工人事档案，为干部选拔任用提供便

捷服务，强化为档案信息利用者的服务作用。

通过这次人事档案收集、整理，我局的员工人事档案材料管理更加规范，档案的完整性和真实性进一步加强。今后，我们将更注重员工人事档案管理利用的规范化、制度化、有效化，努力把人事档案管理工作做出更多的实效。(涟源市烟草局综合股 刘莎)

第二篇：如何管理人事档案

保管：专人专室专柜保管。我们公司要求指定一名人事专员负责此事，我安排部门负责考勤及入离职手续办理的小美女来做，挺干练的，目前做得挺好，基本不用让人多操心。档案放在专门的档案室里，并用专门有锁的铁柜来存放；每一份员工档案都有一个编号，编号为员工姓名的第一个拼意字母+工号，如假设我风十三工号为10018，即我的档案编号为FSS10018，以此按顺序按部门摆放排列；每一个档案都有一个档案盒，档案盒里都有一份员工档案清单目录（昨天介绍的常规内容都包含在内，只要勾选并填上份数即可，特殊或额外增加的可手工加上）。入职档案与离职档案单独分开存放。涉及敏感性的薪资核定表、调薪记录、年薪考核方案等，另外存放于财务部，由指定的财务人员负责保管。

借阅：我们公司规定只有主管级以上员工才可借阅其下属员工档案，且借阅时必须填写《档案借阅申请表》交部门负责人和HR总监审批后方可，要借阅经理级以上人员的档案必须经总经理同意批准方可；为了确保档案内容安全及信息不外泄，经借阅批准后，借阅人只能在档案室里在档案管理人员的监督下即时查看，查看完后马上归还，不得私自带出档案室；查看过程中不得涂改、画圈、损毁档案内容，也不得拍照、复印，可单独用铅笔与便签纸记录一些所需信息带走，仅此而已。借阅完成后还得在我部门小美女做好的《借阅登记表》上签字确认，月底其整理好后交我签字审核存档。

电子档案的建立和录入：公司规定在入离职手续办理完一周内必须在HER系统中建档并录用完整，同时将纸质档案进行扫描作为附件上传存档。涉及调薪（由财务上传）和人事异动的也是如此，时间期限都是一周内必须完成更新。这个事主要由那位人事专员小美女来独立完成。

电子档案阅读授权管理：类似借阅规定，一般员工只能在EHR系统中看到自己的电子档案，主管可授权看其下属档案，职位越高所查看权限越大，所看档案也就越多。服务于各子/分公司的HR经理或主管也只能看其所属单位的人员档案，不得跨部门越级查看。授权是由IT部依据这规定提前在系统中设定好的。

销毁：公司规定一般员工离职两年后其档案可销毁，由竞业避止期限要求、主管和经理要离职5年后才可销毁，而公司高管的档案一般不销毁。销毁由档案管理专员提出《员工档案销毁申请表》，报HR总监审批方可进行，进行销毁时必须有第二人在场监督执行（一般用碎纸机销毁），完成后双方都必须要在《销毁档案记录表》里签字确认。另外，电子档案不予销毁。

总之，人事档案的管理要注意安全性、及时性和相关手续的完备性，缺一不可。另外，挑选一名做事认真细心、讲原则并有责任心的档案管理专员也很重要，同时做好抽查和监督工作，否则难于保障执行的可靠性和安全性。以上只是分享我公司做法，仅供参考借鉴，具体如何进行档案管理，卡卡们可结合自身企业实际和要求来做，没有定论，只要符合以上“三性”原则即可。（如不一定非得要有独立的档案室，但必须有可上锁的档案柜；不一定非得要有EHR系统，但至少要有一个EXCEL表格的电子档案登记表；不一定非得要专岗负责，但至少得安排专人负责；有地方存放就不一定非得要销毁；等等）

第三篇：如何管理人事档案

人事档案管理培训心得

6月21-24日，本人参加了“广州市人事档案管理业务”培训。4天的学习虽然时间短暂，但学习强度很大，巨大的收获是不容置疑的。通过学习，我系统地了解了人事档案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到日后管理档案工作的发展方向。下面我谈谈自己的认识、收获和体会。

一、充分认识档案工作的重要意义

档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。按照胡锦涛同志指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”我们必须不断深化对做好档案工作重要意义的认识，进一步增强责任感和紧迫感。

二、提高档案的专业知识和业务能力

通过培训学习我意识到，档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强业务能力和工作技能。因此，提高档案专业知识和业务能力是档案管理工作的关键。

1、要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不

仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。

2、对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能。

3、要勤总结，勤改进，不断创新。

三、对今后档案管理工作的一些想法

档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术和经营等活动的真实记录，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面都发挥出重要作用。因此，在今后档案管理工作中我会从以下方面努力：

1、认真做好资料的收集、整理、管理工作。

2、及时、主动收集存档的资料。

3、按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤。

4、整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。

以上，是我在参加了此次人事档案管理培训班后对档案工作的认识、收获和体会。

二○一一年七月

第四篇：员工人事档案管理制度

员工人事档案管理制度

1.目的

为了将公司人力资源部人事档案管理工作制度化，规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏，便于相关人事档案材料的查阅，特制订本制度。2.适用范围

适用公司于本公司所有人事档案的管理。3.权责

3.1人力资源部人事档案管理员负责人事档案的归类、整理、保管。3.2人力资源部经理负责人事档案查阅的审批。3.3总经理负责人事档案借阅的审批。4.定义（无）5.内容

5.1人事档案分类

员工人事档案分为以下七大类： 5.1.1入职档案 5.1.1.1个人简历、员工应聘登记表、员工入职登记表，测试试卷、面试记录表、身份证、学历学位证、英语等级证书、计算机等级证书、特种作业证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

5.1.1.2劳动合同书、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。5.1.2培训档案

新员工入职培训试卷、培训心得、参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表、培训服务协议。5.1.3职位档案

职务任命书、职务变动申请、职位职务异动记录。5.1.4薪酬考核档案、试用期考核表、员工试用期转正申请、季度/考核记录表、考核成绩、考核面谈记录、调薪申请单、调薪/降薪记录等。5.1.5电子人事档案

人力资源部员工信息台账、考勤记录、各类报告总结等各类电子类人事档案，由岗位电脑使用人建立专门的电子文件夹，查询路径保管查询。5.1.6离职档案及各类奖惩。

离职申请单、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议、其他补充协议、奖惩申请单。5.1.7外来文件

所有跟公司人力资源有关的外来文件。5.1.8其他档案

个人党、团相关资料按照办公室相关管理制度执行。5.2人事档案的归档

5.2.1人力资源部建立个人为单位的档案管理体系，先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。5.2.2根据档案材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。5.2.3在档案上编号及目录上补登材料名称及有关内容。5.3人事档案的核查核对保管

人事档案设专人管理，档案管理员不定期对档案进行核查，防止档案丢失、损坏等。

5.4人事档案的查阅传递

5.4.1由于工作需要查阅人事档案，必须填写《档案查询申请表》，在人力资源部查询或人力资源部指定地查询，档案查询须经人力资源部经理批准(附件一：档案查询申请表)。

5.4.2人事档案属于公司保密文件，不允许向外传递，非档案管理需要不得复印，因特殊情况需要借出必须经总经理批准。5.5人事档案保密规定及保存期限

5.5.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

5.5.2公司的内部各类人事档案永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起5年后方可销毁，但电子档需要长期保存。6.相关文件和表单 6.1相关文件(无)6.2表单

6.2.1《人事档案查询申请表》 7.附则

7.1本制度解释权归人力资源部。7.2本制度自印发之日起执行。

第五篇：员工人事档案管理制度

员工人事档案管理制度

第一章总则

第一条为加强和规范员工档案管理，根据《中华人民共和国档

案法》和劳动部发《企业职工档案管理工作规定》，结合公司工作实际，特制定本办法。

第二条员工档案建立范围

凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司

员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。

第二章员工档案种类及运用

第三条个人社会档案：本公司员工的个人社会档案原则上要求

均在西安市各人才中心托管，并随员工工作关系予以转接。

第四条员工内部档案：公司员工内部档案作为个人社会档案的补充，统一在公司存档由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按视情移交归存到个人社会档案。

第五条 公司员工内部档案收集的内容：

1、《员工应聘登记表》、《员工入职登记表》、身份证及户口本（或暂住证）复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。

2、《劳动合同》、《员工转正申请表》、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料

3、《培训合同》、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。

4、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。

第三章员工档案收集程序和归档标准

第六条收集办法：

1、个人社会档案：个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公司的员工，提出归档申请，由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息，以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章，并在公司员工内部档案中留存备查。

2、员工内部档案：公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类资料，在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。

第七条归档标准：

1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日期。

2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的，须加盖行政人事部门专用章后方可入档。

第四章员工档案的借阅

第八条员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事的主管外，其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案，须填写《档案查阅审批表》，报公司领导审批。

第九条有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案，应持单位介绍信和本人工作证并填写《档案查阅审批表》，由公司领导签字审批后方予查阅。

第十条员工档案原则不予外借，如必须借出使用时，须严格履行登记审批手续。

第十一条查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁在档案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。

第五章档案的转接

第十二条员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理，原则要求社会档案随劳动关系一并转移。

第十三条员工调动或离职，其内部档案内需要移存至社会档案的资料由行政人事部负责移存。

第六章员工档案的存档期限及销毁要求

第十四条对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案，在公司保存5年（一般员工）—10年（中高层管理人员）后酌情销毁。

第十五条对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案，原则上永久留存，未经公司领导批准不得销毁。

第十六条员工档案编号管理，档案编号为八位数且具有唯一性，其中档案编号前四位数字为入职员工序号，包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的物品保持一致性，以便检索。

第十七条员工档案的销毁由行政人事部门负责，在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准，任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者，应视情节给予惩处。

第七章员工档案管理人员的职责

1、忠于职守，严格执行档案法规及企业相关制度，维护员工档案的真实性。

2、按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料，并按规定办理日常的查阅、借用和转递。

3、做好员工档案的保管、保密和保护工作，确保员工档案的完整与安全。

4、做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化和科学化。

第十八条本办法自印发之日起执行。

行政人事部

2013年1月5日