如何接待大型团队

第一篇：如何接待大型团队

如何接待大型团队

在接待大型团队时，队整个房务都是一个考验与锻炼的机会。同时也考验更加好的发现问题与改善问题的机会。

一．在客人方面需要达到“七知道”；

1.首先要了解团队，知道团队的名称。

2.知道团队的性质和目的，是属于旅游团队还是商务团队，或者结婚团体。是男士居多还

是女士居多。

3.知道团队的人数和抵达时间和预离时间。

4.知道团队的国籍和风俗，所用何种语言和生活习惯。

5.知道客人的付费方式与消费标准。

6.知道是否有当地单位接待或者政府安排的。

7.知道客人的作息时间安排。

二．在与其他部门要做到沟通合作；

1.与前台接待做好对团队的房间安排，每班都做到信息的交换与沟通。即时的处理客人的建议和投诉。对有特殊要求的客人做到特殊安排，或给予解释。

2.与前台收银做好客人消费的沟通。此团队是否交有押金，担保人可以负责的权限范围。

除房租外客人的其他消费是记账或现金收取还是有押金扣除。特别是在客人有损坏房间物品时，要立刻处理。在退房时要对所有账单处理完毕。也需每班进行沟通与信息交换。

3.与布草房做好布草的安排，保证布草可以及时供于客房使用。

4.与西餐做好沟通早餐时间和人数的安排，是否有午餐或者晚餐、还有送餐等安排。有送

餐需及时安排好餐具的回收。

5.与保安部做好防盗、防窃等安全工作，做好人员的登记。发现可疑人物立即排查，發現

安全隱患立即處理。保安部、接待部、客房不、统一协调沟通对客人的证件人数加以核对，抽查。

6.与工程部做好沟通，尽量安排有一工程人员时刻与客房保持联系。客房发现有客房设施

设备有问题，可在打扫时给与维修。对房间的热水、暖气、电力要时刻的检查保持储备。客房一但发现问题也要及时通知工程人员。

7.与仓库做好货物的储备和发放工作，及时保证房间的物品使用和备用。

8.与市场部保持好联系，做好对市场的定位和客户的意见改善。

三、在本部门的工作安排；

1.本部门要根据房间是数量和人力做好排班的安排，团队房的其他服务项目不会太多。在保证中夜班有服务能力之外，尽量多安排早班。

2.

第二篇：旅行社大型团队接待方案设计案例

背 景：

组 团 社：上海天地旅行社

成 员：上海某中学400学生+10教师+5全陪 参观景点：狼山、南通博物苑、夜游濠河、水绘园 行 程：第一天中午接团；第二天下午送团

任 务：如果你是南通地接社总经理，为了能够顺利完成任务，在团队到达之前你会做怎样的准备？

一、书面计划

400人团队分配10辆车，分为2批 1～5号车从上海—狼山—博物苑—水绘园 6～10号车从上海—如皋—濠河—博物苑—狼山

（一）制定与各相关单位的联络事项、要求、时间

（1）住宿：南通大饭店订标准间205间+3间全陪房于12月26日 晚21：00入住

（2）餐饮：在梅林春晓预订12月26日12：00左右21桌，15元/人（1～5车）

濠河八号12月26日17：00左右，40桌，20元/人

如皋泰华大酒店12月26日12：30左右，21桌，15元/人（6～10车）

如皋泰华大酒店12月27日11：30左右，21桌，15元/人（1～5车）

梅林春晓预订12月27日12：00左右21桌，15元/人（6～10车）（3）景点门票

狼山：12月26日205人和12月27日205人门票 南通博物苑：12月26日205人和12月27日205人门票 濠河：预订14艘30人的游船于12月26日晚18：30左右到达 如皋水绘园：12月26日205人和12月27日205人门票

（二）、团队行程示意图 1～5号车

第一天：12：00苏通大桥服务站接团—12:30梅林春晓（午餐）—13：30～15：30狼山—17：00南通博物苑—17：10濠河八号（晚餐）—18：20（怡园码头）～20：00濠河风景区—20：30南通大饭店 第二天：7：30—8：10南通大饭店（早餐）—9：30～11：00水绘园—11：10～12：30如皋泰华大酒店（午餐）—12：40返程 6～10号车

12：00去如皋—12：50如皋泰华大酒店（午餐）—14：00～15：30如皋水绘园—17：00～18：00濠河八号（晚餐）—18：20（怡园码头）～20：00濠河风景区—20：30南通大饭店

第二天：7：30～8：10南通大饭店（早餐）—8：30～9：30南通博物苑—10：00～12：00狼山—12：00～13：10梅林春晓（午餐）—返程

二、召开动员大会 1.分配好10个地接导游员 2.强调做好地接服务的重要性

3.要求每个导游员根据日程计划，事先准备好导游词

4.要求服装统一，标牌，胸卡以及准备好的导游旗，话筒，对讲机等用品

5.配备一名医生随团

6.仔细研究确认游览点所需时间和各车辆如何交错，统一指挥调度，使运行畅通

7.确认就餐的桌号及着上放置的标志。共42桌

三、团队抵达前准备工作

1.与南通大饭店再次进行住宿确认，与南通大饭店、梅林春晓、濠河八号以及如皋泰华大酒店确认用参数、餐标以及时间等 2.检查接待人员准备情况，做好提醒工作 3.对行程路线做好接待检查，在街站点做好安排

4.安排有关人员到住宿点进行确认，检查房间设施是否安全，房间是否整理干净以及避免出现不必要的麻烦和混乱

第三篇：接待国际会议大型外宾团队餐饮部须知

接待国际会议大型外宾团队餐饮部须知

国际会议由于涉及的外宾拥有各种不同的国籍、种族、宗教、饮食习惯等，所以餐饮部是酒店中与接待内宾团队区别最大的一个部门。需要在各个环节上考虑周到，并要求负责接待的餐厅服务员也具备相应的知识，避免在服务的过程中与外宾产生冲突。

一． 预定与菜单

1，首先及时与会务组沟通，弄清客人的基本情况，如宗教禁忌，饮食习惯，国家来源，有无特殊要求等信息。然后与厨师长沟通制定相应的普通菜单及清真、素食菜单，应避免出现动物内脏类菜品。经过与客人确认菜单后方可进行食品采购工作。

2，根据用餐形式制定相应的菜单，如桌餐宴会，自助餐，冷餐会，酒会等。

3，自助餐应注意多备炸薯条及鸡肉类食品，糕点的需求量大，米饭、炒饭

需求较少。如果有含酒水，啤酒需求比内宾要多，并需提供纯净水。

二． 用餐环境与服务细节

1，在客人选定好用餐场地后，根据客人的宴会主题及特殊摆放要求，对餐厅的自助餐台和餐桌进行合理化的摆放，包括餐台的设计，装饰，台布颜色的搭配等等。

2，早餐，菜单中每天必须提供咖啡，红茶，果汁，培根，麦片配冷牛

奶，面包片及配套的多士炉，三种不同方式的煎蛋。

3，桌餐宴会上每桌提供中英文的宴会菜单，为素食者和穆斯林客人提

供单独的餐桌和菜品，准备刀叉，并设在餐厅入口的明显位置。穆斯林

客人不饮酒，所以清真餐桌上只备可乐雪碧果汁等，不能放酒精类饮料。

4，自助餐提供中英文的菜牌，并标明清真与非清真的区别，保持食品的温度与美观，服务过程中及时撤走客人用过的餐具。

5，酒会与冷餐会，确定用餐时间及入场方式，提前作好一切相关准备，提供即取即食的食品，留出广阔的活动空间，供客人走动式的交流，酒

水区应摆放在餐厅门口显著位置，准备足够的服务人员及时为客人提供

托送酒水。

第四篇：接待国际会议大型外宾团队餐饮部须知

接待国际会议大型外宾团队餐饮部须知

国际会议由于涉及的外宾拥有各种不同的国籍、种族、宗教、饮食习惯等，所以餐饮部是酒店中与接待内宾团队区别最大的一个部门。需要在各个环节上考虑周到，并要求负责接待的餐厅服务员也具备相应的知识，避免在服务的过程中与外宾产生冲突。

一． 预定与菜单

1，首先及时与会务组沟通，弄清客人的基本情况，如宗教禁忌，饮食习惯，国家来源，有无特殊要求等信息。然后与厨师长沟通制定相应的普通菜单及清真、素食菜单，应避免出现动物内脏类菜品。经过与客人确认菜单后方可进行食品采购工作。

2，根据用餐形式制定相应的菜单，如桌餐宴会，自助餐，冷餐会，酒会等。

3，自助餐应注意多备炸薯条及鸡肉类食品，糕点的需求量大，米饭、炒饭需求较少。如果有含酒水，啤酒需求比内宾要多，并需提供纯净水。

二． 用餐环境与服务细节

1，在客人选定好用餐场地后，根据客人的宴会主题及特殊摆放要求，对餐厅的自助餐台和餐桌进行合理化的摆放，包括餐台的设计，装饰，台布颜色的搭配等等。

2，早餐，菜单中每天必须提供咖啡，红茶，果汁，培根，麦片配冷牛奶，面包片及配套的多士炉，三种不同方式的煎蛋。

3，桌餐宴会上每桌提供中英文的宴会菜单，为素食者和穆斯林客人提供单独的餐桌和菜品，准备刀叉，并设在餐厅入口的明显位置。穆斯林客人不饮酒，所以清真餐桌上只备可乐雪碧果汁等，不能放酒精类饮料。

4，自助餐提供中英文的菜牌，并标明清真与非清真的区别，保持食品的温度与美观，服务过程中及时撤走客人用过的餐具。

5，酒会与冷餐会，确定用餐时间及入场方式，提前作好一切相关准备，提供即取即食的食品，留出广阔的活动空间，供客人走动式的交流，酒水区应摆放在餐厅门口显著位置，准备足够的服务人员及时为客人提供托送酒水。

第五篇：2015大型会议接待方案

2015大型会议接待方案

第1篇：大型会议接待方案

（一）会议接待方案的含义

会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。

（二）会议接待方案的基本内容

1．接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。

2．接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

3．接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。

4．接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。5．接待日程。写明各项接待活动的日程安排。

6．接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

7．接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。第2篇：大型会议接待方案

一、会前准备工作

1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。

(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。

(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。(5)摆放适宜花卉。

7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会务组织与服务工作

1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2、搞好会议签到、材料分发。

3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预订车、船、机票等。

三、会议善后工作

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。第3篇：大型会议接待方案 一． 会前

1． 与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

2． 提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

3． 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

4． 确定方案，签订合同，预付定金。二． 会中

1． 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2． 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4． 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5． 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

6． 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7． 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8． 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。三． 会后

1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。

第4篇：大型会议接待方案

根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。首先是会议的筹备工作。

●根据会议规模，确定接待规格。●发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。●选择会场。

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准： 第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。” 第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。

第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。

第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。●会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法： ①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。●准备会议资料。

会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。会议前的接待礼仪。●会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。●提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。

①签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

③接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。●倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能因在北口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖，右手吃水户，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。

●其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如，大会宣布办法荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱。

如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。

●做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。会后服务

会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

●组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。

●送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。

●清理会议文件 ①根据保密原则，回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结 举例会议接待方案

为成功圆满接待“×××”，按照贵公司的要求，河南康辉国际旅行社特拟定以下方案，请指正、修改。

原则：河南康辉国际旅行社本着“热情、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。

一、接待前准备：

1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员。

2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。

二、接站：

根据客人具体抵达时间，提前半小时抵达（火车站/机场）。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续，并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。

三、旅游及行程的安排：

1、导游要求：

知识丰富，技能技巧熟练，语言生动，具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。

2、车辆要求：

安排专业旅游车队的空调旅游车，车况好、干净，设备齐全。安排多年驾驶经验专业的司机，确保客人安全。

四、旅游保险：

确保此次旅游活动的安全顺利，我社可代办每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险。

五、会议日程安排：（略）