公文应用范例(一)

第一篇：公文应用范例(一)

公文应用范例

（一）一、商务质询函

范例1——质询货物发错

先生：

我们及时收到了有关以上订单货的单据，装运货物的“谢南多”号轮船已于2011年7月11日抵达。我方代理人已在巴塞罗纳港接到了订单货。货物基本完好无缺，唯12号箱例外，其所装的公文柜型号与TW37型完全不同。这一箱只装了两个公文柜，而其他各箱均装4个。我们已按照提单和发票所印的细节核对了这一点。我方认为这是你方包装或运输商的过失。也许12号箱的货物是另一不同的订单货吧？随函附12号箱货物清单1份。希望你方立即安排更换货物的发送。我方代理人将12号箱保存在仓库中。请通知我们你方希望如何处理这箱货物。也许你方可以通知你方运输行来办理装船和海关手续。

您忠诚的朋友

范例2——复 函

先生：

感谢贵方7月11日来函。得悉寄去了两个错误型号的文件柜，我们深为抱歉。正如贵方提示，我方包装代理人在参考数字上犯了个错误。其它各箱每箱装了4个文件柜，由于这一箱装了订单货中的最后两个，在垫入特加垫料时延误了一会。这延误导致了错误的发生。我们已安排好了布卢戴尔号机轮发运正确的公文柜，并将于7月29日从伦敦港东印度码头起航。我们想迅速将订单上的大宗货物发货，你们将不至于实施合同中的罚款条款。有关单据正在寄出，应在几天内到达贵处。如果在我方运输代理商来领取第12号箱子前，你方代理人愿意将此箱保存在他们仓库内，我们将十分高兴。我们将尽一切可能保证类似的错误不再发生。对于由我方的错误带给贵方的任何不便，请接受我们诚挚的歉意。我们相信TW37型公文柜会令您满意。

您忠诚的朋友

范例3——质询发货数量不足

先生：

在此我们谈及有关不锈钢型餐具的169号／SPL订单。我方代理人现已收到发货，货物符合你方发货通知中的说明。遗憾的是，你方只发送了1873把餐叉，少于我方订量。按我方指示另行包装的2000把餐刀完好无损。但由于短缺127把餐叉，这些餐刀对我们也就无多大用处了。到埠装箱单和你方发票明显不符。不是中途被窃，就是劳合社代理人过失，他们目前正在调查此事。由于我方必须按期

发货给我方顾客，因此我们必须请求你方立即安排失踪餐叉的裣货物的发送。

您忠诚的朋友

范例4——复 函

先生：

贵方5月12日有关上述订单的来函收悉。我方运输代理人已通知我们，第27至29号板条箱已到达伦敦港的码头上，他们在安排贝希亚轮发现上次未装船的3箱货，预定2011年6月2日到达马赛。这批货将免费运至贵处，关税已付。因非我方所能控制的情况造成短货使贵方不便，我们深表歉意。我们将和我方代理人与港务当局联系，杜绝以后再发生此类延误。

您忠诚的朋友

范例5——质询包装不良

先生：

我们十分遗憾地通知贵方，你方托运的20箱闹钟有4箱包装不充分。我们就这次托运给你方寄去了具体的包装指示，无疑你方已将这些指示转达给了你方运输行。第13、14、18和20箱内没有我方所坚持要求的防水类保护层。因此，这几箱闹钟几乎被损坏，而且肯定是无法销售的。我们必要坚持要求立即更换这4箱货，并必须要求你方今后更加认真地执行我方指示。

您忠诚的朋友

范例6——复 函

先生：

贵方8月3日来函于昨日收悉。对于4只柳条箱受损，我们深感遗憾。得知贵方的包装指示没有执行，我们甚为关注。我们已和我方包装商取得联系，并已要求他们寄出一份详细报告。我们还不能给予任何解释，但会尽快给出一份详尽的报告。同时，我们已安排了4箱替代货的发货，并已要求我方包装商中心执行包装指示。对错误造成贵方的任何不便，我们深表歉意。我们确保今后将不再发生类似错误。

您忠诚的朋友

范例7——质询质量低劣

先生：

有关我方70件淡蓝色尼龙衬衫的订单（1217／FRS号），你方已于2011年8月16日发货，我方已于2011年8月23日收到。我们十分遗憾地通知你方以上提及的衬衫质量低劣，不可接受，特别是

花样和颜色。实际上它们已经变色。其型号并非我们见到样品时所预计到的。我方客户不会按市价购买这些衬衫，他们希望得到折扣。既然这批衬衫既不符合你方小册子的说明，也不符合样品，我们不能按协议的价格接受这批货。只有在你方大幅度削价的条件下，我们才能接受这批衬衫。我们希望削减30％。请回函告知我们，是换货还是削价，你方打算怎么办，我方代理人可以从托运货物中带去一件样品给你方过目。

您忠诚的朋友

范例8——复 函

先生：

感谢贵方8月24日来函。得知贵主对我们托运的尼龙衬衫不满意，我们十分遗憾。我们正在安排我方在贵区的销售代理人拜访贵处。我们认为在收到他的报告前不采取行动是明智的，因此在收到报告之前，我们将推迟换货和减价的决定，贵方代理人尚未来访调查。我们已为欧洲其它市场提供了同样货物，并无任何异议。基于这些原因，我们还不能在回信中告知贵方我们打算怎么办。我相信我方的销售代理人将帮助消除误解和疑虑。

您忠诚的朋友

二、涉外信函的格式、称呼、敬语

各构成要素在信中的排列如下:

Letterhead信头

Reference Number案号

Date发信日期

Inside Address 封内名称及地址

Particular Address 特定收信人名称住址

Salutaion称呼

Letter Subject信件事由

Body信文

Complimentary Close 结尾敬语

Signature署名

Reference Notation经办人

Enclosure附件

Postscript附言

函件中的称呼：

英文函件中的称呼（Salutation）相当于我国书信中的“先生”这一礼貌称呼，公司等商业书信的尊称以Sirs,Dear

Sirs,Gentlemen最为常见。Sirs是较为正式的礼貌称呼，通常用于公文中。

Dear Sirs──用于称呼公司。英国人习惯上比较喜欢用Dear Sirs,而且Dear Sirs后用逗号。

范例：

市长先生，女士们，先生们：

我们很高兴来到你们可爱的城市──南京。现在我们又来到高湖高新技术开发区。这是我们两市之间关系日益密切的又一个象征。

可以肯定地说，在我们短暂的逗留期间我们已经取得了丰硕的成果。

我们已经签订了8个协议，两倍于我们双方过去签订的协议数字的总和。更重要的是，我们又一次看到了你们的人民，并和他们进行了广泛的接触交谈。我们和你们在同一张桌子上进餐、饮酒，在同一张桌上谈判，一起分享忧虑和欢乐。这一切使我们之间的相互尊重得到增强，使我们之间的友谊得到了巩固。对此，我表示衷心的祝贺。

现在我提议：为我们的主人及中国人民的健康，为我们个人间的关系以及科技商务往来的增强，为我们下次访问你们美丽的都市及你们的回访干杯！

第二篇：应用公文写作专题

应用公文写作专题

党政机关公文共14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要

1、决议（下行文）：发布经会议讨论决定的重要事项。标题上的发文机关不能省略，无主送机关，发文时间加括号标写于标题下行中间，落款一般省略。

正文三部分：交代背景、主题、提出希望和号召。

2、决定（下行文）：用于对重要事项作出决策和安排。标题上的发文机关可以省略，无主送机关。标题上有发文机关的署名可以省略。

正文三部分：依据及目的意见、主体（决定的内容，落实的措施和要求）、提出希望和号召。

3、指示（下行文）：对下级布臵工作，提出开展工作的原则和要求。

规，任免干部，传达上级机关指示，转发、批转或发布周知事项。

标题的发文机关和事由可以省略，有明确主题单位，普发性的通知要在附注处标明文件的发至范围。

批示性通知正文包括三部分：发文缘由“为…现就有关事项通知如下”，通知事项，通知尾语“各地要…”（可以省略）

批转性通知包括四部分：转文的原因、依据和目的，转文的一般性要求，强调重要性，提出更为具体的要求。

事务性通知包括三部分：背景、依据及目的，通知事项，通知尾语。

任免通知包括两部分：任免依据和任免事项。

6、通报（下行文）：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

主送机关常需标明但也可省略，成文日期可落文后也可落于标题之下。

通报有三种：

表彰性通报正文三个部分：表彰缘由、表彰决定，希望

建议、答复上级机关的询问。

主送机关原则上只报一个直接的上级机关，可抄送有关部门。结尾一般有较为固定的结束语。“特此报告”、“专此报告”、“以上报告如无不妥，请批转各地报告”。不能夹带请示事项。

工作报告（常规性工作）：基本情况、主要成绩、经验教训、意见或建议。

情况报告（多用于突发或偶然事件）：发生的原因、经过、结果，查处意见。

建议报告：反映问题，分析原因，提出解决意见或办法。答复报告：扼要叙述交办的事项或任务，大致过程，处理结果，征求处理结果意见。

9、请示（上行文）：请求指示和批准。

一文一事。单头请示（写明主送机关和抄送机关）。不越级请示（特殊情况下要同时抄送直接上级）。不抄送下级。事前行文。

正文包括三个部分：请求缘由（简明扼要），请示事项，请示结语“以上请示如无不妥，请批复”“特此请示，请予

三部分构成，先写制发本规定的目的、依据和适用范围，用“特作如下规定”或“制定本规定”语承上启下，其次分条陈述具体措施和办法，最后说明适用对象、解释权限、生效日期等）；签署（若题下标明的，可省去）三部分构成。

13、函（平行文）：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题。

坚持一函一事。主送机关只有一个，一般不抄送。商洽函一般两部分：商洽缘由，商洽事项，最后用“如果你们同意，请即复函”。

询问函一般两部分：询问目的，询问内容。

答复函三个部分：告知情况，答复意见，结尾“此复”、“特此函复”。

告知函两部分：告知缘由，告知事项。

请求批准函三个部分：请求批准的缘由，事项，请求语“可否，请函复”。

14、会议纪要（记载和传达会议主要精神和议定事项）。会议纪要由标题、正文、落款三部分组成。

第三篇：应用公文标准格式

公文处理标准格式

一、公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

二、公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

三、排版规格

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。标题用2号宋体。

四、制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

五、印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

六、装订要求

公文应左侧装订，不掉页。

七、公文中各要素标识规则

组成公文的要素有：眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

（一）眉首：

1、公文份数序号；

2、秘密等级和保密期限；

3、紧急程度；

4、发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后加“文体”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则规定，但一般应小于22mm×15 mm（高×宽）。

5、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角拓号：“[]”拓入；序号不编虚位（即1不偏为001），不加“第”字。

发文字号之下4 mm处印一条与版心等宽的红色反线。

6、签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（二）主体

1、公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2、主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

3、公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年数不能回行。

4、附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉拍数码（如“附件”：

1、*****”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

5、成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”。

6、公文生效标识：公文生效果标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。分两种情况：一种是单一发文机关如何标识，公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

A、单一发文印章：在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

6、联合行文印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，印章用红色。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

C、特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（三）版记

1、主题词：用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

2、抄送机关：公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

3、印发机关和印发日期：位于抄送机关之下占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉拍数码标识。

4、版记中的反线：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

八、页码：用4号半角白体阿拉拍数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

九、公文中表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封

三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

第四篇：应用公文写作

公务文书写作

第一部分

第二部分

公文的历史沿革 公文写作常识

第三部分 公文写作常出现的差错

第四部分 公文写作体会

第一部分 公文的历史沿革

文书分为私文和公文两种。公文是公务文书的简称。公文又分为一般公文和法定公文，我们今天所讲的是法定公文。

在讲公文之前先讲讲文字。文字是公文的基础，文字的创造是人类最大的发明创造，是人类聪明智慧的体现。人与一般动物的根本区别有三个方面：直立行走、使用工具、制造文字。在原始社会末期，由于生产力和生产关系发展的需要，大家族中事物管理的需要，人类创造了文字。初始的文字只是作为记录物品的数量，记录事物、事件的一种符号，作为人与人之间交流的工具和方法。随着历史的发展，人类不断的进化，人们在实践中不断地总结、提炼，形成了地球上也是我国最早期、最规范、最完整的文字——甲骨文。这也是我们古老的中国开始进入文明社会的重要象征。

人类随着生产的发展和阶级的产生，人类社会由原始社会进入了奴隶制社会，出现了奴隶主国家。奴隶主阶级为了行使国家权力，必须寻求有效手段，维护本阶级利益和管理国家机构运作。其中之一就是利用文字作为传达命令、记录活动的工具，从而形成了以反映国家活动为内容的各种公务文书。由此可见，人类划分出阶级之后便出现了国家，随之产生了公文。公务文书作为统制者管理事务的一种手段有着悠久的历史。

一、奴隶社会的公文

公元前二十一世纪前后（距今4000多年）的夏代，是我国最早的奴隶制国体。史料记载的《甘誓》是当时军队作战前发布的誓词。出土文物学者鉴定《甘誓》就是当时的一种文书，也是我国目前从出土文物中发现最早的文书之一，说明在夏代公务文书就已经萌发了。到了殷商代时期国家机构已发展到了相当的规模，甲骨文字就有近五千个，这一时期在各个领域里开始广泛使用文书。其种类有：典（国家的法律）；训（君主教训百姓之词）；诰（君主告晓臣下之词）；谟（臣下谋议之词）。

二、封建社会的公文

西周王朝以后，尤其到了春秋战国时期，是我国社会剧烈变革的时期，社会经济、国家机构、民风文化等都有了很大的发展。此时的文书材质进步到了使用竹木、绢帛，携带方便。文书的种类多了，文体多了，表达事物的方法也有了很高的水平。秦始皇统一中国后，全国统一通行的文字为小篆，到了汉代发展为隶书，更加便于书写。东汉时期发明了造纸术，为文书的书写提供了更为方便的物质条件。唐宋时期的文书和体式则更加完整，文书工作已形成了严格的制度，文书的种类、行文方向、管理办法都有了明确的、严格的规定。

皇帝用的文种有：册（用于立皇后、太子、诸王）、敕（用于封赠戒约臣下、变动机构、答复百官奏请）、批（回复臣下奏疏）。

上呈皇帝的文种：表、状、榜子 机关上行文：牒、申状、呈状 机关下行文：符、堂帖、故牒平行文：关、移、刺、咨、公牒

此时期对于公文的撰写、誊抄、签押、用印、封装、收发、传递、承办、催办、移办、保密等都有了严格的工作程序和规定。如唐朝的法律规定：对于泄密的人，严重的处“绞刑”，较轻的处“徒刑”；对于送文书误时的人也要处以“杖”刑。

到了明清朝时期，等级制度更加严明，文书的种类就更加繁多了，归纳有： 皇帝的下行文：诏、制、敕、谕、旨 呈皇室的文件：题本、揭帖、奏折

机关下行文：箚付、下帖、札、牌、告示

机关上行文：咨呈、牒呈、牒上、呈文、申文、详文、手折、禀。机关平行文：平咨、平牒、照令、咨文、关文

三、辛亥革命后的公文

孙中山先生领导的辛亥革命，推翻了封建帝制统治，在南京成立的临时政府颁布了新的公文程式条例。废除了历代封建王朝使用的制、诏、题、奏等文种名称，改用令、咨、呈、批、状、函、布告等公文体式，对中国有着几千年历史的公务文书作出了重大改革。国民党统治时期，曾在1927年至1945年期间，陆续颁布了一些公文工作管理办法，提出了使用标点符号、公文档案统一编号、登记注册等规定。这些举措对我国的公务文书发展和进步起到了推动作用。

四、中国共产党成立后的公文

1921年中国共产党成立后，随着革命斗争的发展，党和苏维埃政府的公务文书以及文书工作制度诞生了，瞿秋白同志还亲笔草拟了《文件处置办法》。此时的文书有：

下行文：命令、指令、指示、决定 上行文：报告书平行文：信、电 告晓文：布告、通告

经过抗日战争和解放战争，党和人民政府的公务文书在实践中不断完善，使公务文书趋向于统一和正规。此时的文书有：

下行文：令、训令、报令、通令、指示、条例、批复、通知、通报、布告 上行文：请示、报告、呈文、签呈、转呈平行文：通知、公函、便函

新中国成立后，党和国务院总结、吸取了战争年代的文书工作经验，清除了旧政权文书的影响，陆续颁布了一系列文件，逐步建立和健全了全国统一的文书工作制度。1951年发布了《公文处理暂行办法》、《政务院所属各部门各级政府行文关系的暂行规定》；1954年公布了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》、《中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法》；1981年国务院办公厅发出了《国家行政机关公文处理暂行办法》；1987年发布了《国家行政机关公文处理办法》；1994年国务院办公厅又发布了重新修订的《国家行政机关公文处理办法》，1996年中共中央办公厅发布了《中国共产党机关公文处理条例》。这些文件对我们的公务文书工作、对档案工作、对历史资料的归整、对党的建设、对国家行政工作以及对经济发展、文化发展、人们的行为规范都起到了重要的指导作用和深远的历史意义。由此可见，公务文书在国家管理工作中的地位、在历史上的作用和现实中的作用是非常重要的，是必不可少的。

第二部分 公文写作常识

一、公文的种类、作用、特点和要求

（一）公文的定义和种类

1．定义：公文是党政机关，企事业单位及其他社会组织在行使职权、实施管理、开展公务活动中形成的具有法定效力与规范体式的一种应用性的文体。

注：公文作者是国家机关、企事业单位及其他组织，说明公文的职权范围，制定的权力。公文是具有法定效力与规范体式的文书，说明公文有法定效力，有规范体裁，说明公文的严肃性和应用的作用。

2．种类：党的机关公文有14种：其中决议、指示、公报、条例、规定是特有的。

行政机关公文有13种：其中命令、公告、通告、议案是特有的。

共同应用的有9种：意见、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

注：以上为法定公文。此外还有一般公文，如：规划、计划、总结、讲话、方案、以及办法、细则、规定等等。这些一般公文虽然也称之为公文，但不能够作为法定公文行文，也就是我们说的不能作为“红头文件”行文，只能作为附件应用。

（二）公文的作用 1．明法传令作用 2．领导指导作用 3．公务联系作用 4．传递信息作用 5．凭据记载作用

（三）公文的特点 1．法定的效力 2．规范的体式

3．特定的作者和读者 4．严格的处理程序

（四）公文的基本要求 1．内容要准确 2．语言要简练 3．文体要得当 4．文风要庄重 5．文辞要质朴

二、公文的文面格式

（一）眉首：发文机关标识、发文字号、秘密等级、保密期限、紧急程度、公文份数、签发人。

（二）主体：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注。

（三）版记：主题词、抄送机关、印发机关、印发时间。

三、公文的行文关系 指发文组织（部门或单位）与收文组织（部门或单位）之间的公文来往关系。

（一）领导与被领导关系；业务上指导与被指导关系，平行关系，不相隶属关系。

（二）以上关系决定行文方向：上行文、下行文、平行文。

四、公文处理的基本程序

（一）收文办理程序：传递、签收、登记、分发、拟办、批办、催办、立卷、归档、销毁。

（二）发文办理程序：拟稿、审核、签发、核对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁。

五、几种常用公文的用途及注意的问题

（一）通知

通知是党政机关，企事业单位使用频率最高、适用范围最广的一种法定公文。

通知按其功能可分为四类：发布性通知、任免性通知、事务性通知、批转或转发性通知。

通知的特征有：广泛性、周知性、指导性。

通知的正文结构一般由标题、主送机关、正文、落款、成文日期等组成。

由于通知的种类比较多，结构和写法也比较复杂，应根据不同的种类采取不同的行文方式。

例如：就其标题而言，可“发文机关+事由+文种”或“事由+文种”也可以只写文种“通知”。

（二）请示

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的陈请性公文。

请示按其行文的目的作用不同分为两类：直接性的请示，请求批转性的请示。

请示的特征：针对性、求复性、单一性、时效性、超前性。

请示的正文结构一般由缘由、事项、结语等组成。

请示行文时的注意事项：

1.请示应一文一事，只主送一个机关，不抄送下级机关。2.请示一般不直接呈送领导者个人。请示的写作要领：

1.要准确理解请示的行文对象，必须是自己的上级机关或者是直属上级。

2.要把握请示的内在逻辑，要清楚“为什么请示”与“请示什么”两部分内容。

3.要内容充实，语调恰当。防止一文多事、虚构情况、态度卑亢。

（三）报告

报告是下级单位或部门向上级单位或部门陈述事项的公文，适用于汇报工作，反映情况，答复上级单位或部门的询问。

报告按其内容可分为两类：工作报告、情况报告。报告的特征：重陈述，有见解。报告的正文结构组成：

1.工作报告的正文结构由导语、过去工 作回顾、未来工作展望三部分组成。

2.情况报告的正文结构由“三段式”构 成。如:①基本情况—做法—问题

②基本情况—问题—今后意见 ③基本情况—原因—下步做法 ④基本情况—原因—处理意见 报告的写作要领: 1.陈述情况要清楚、扼要、避繁就简，力求短小精悍。2.要文风朴实，有一报一。3.要注意时效性。注：在工作中要特别注意报告与请示的区别运用，准确把握住两者之间的异同。

报告与请示的相同点：二者在行文方向上有着同一性，都是上行文。

报告与请示的不同点：一是报告对上级没有肯定性的批复要求，而请示则相反；二是在行文时间上，报告是事中和事后行文，而请示是事前行文；三是上级对下级呈送的报告，可做批示也可以不作批示。请示则相反，不论对下级的请示的事项同意与否，都应及时作出批示，而且使用文种只能是批复。

（四）批复

批复是直接上级用来答复下级请示的公文，请示与批复紧密结合，是一个事件有机的一体，这在公文中是唯一的。

批复按请示的内容可分为两类：表态性批复，指示性批复。批复的特征：被动性、针对性、权威性。

批复的正文结构一般由：首部、正文、尾部三个部分组成。

首部内容：标题、主送机关。正文内容：开头、文体、结语。尾部内容：署名、成文时间。批复的写作要领： 一是先回应后批复。

二是态度鲜明、措辞明确。三是批复要及时。

四是语言精炼，篇幅短小。

注：在工作中要特别注意批复与批示的区别应用。1.批复是法定的公文文种，而批示则不是。

2.批复是针对请示所必须作的回应，一来一往。而批示可以对报告、工作总结作出。

3.批复的主送机关就是请示的单位，如需要可抄送其他下级单位。而批示可将上报文件及其他下级单位并列为主送机关，不存在主送与抄送。

（五）函

函是无隶属关系的党政机关、企事业单位之间办理日常公务的法定公文。从行文方向看，函分为来函与复函。

函按其功能可分为三类：商洽函、问复函、请准函。函的特征：适用性强，务实性强。

函的正文结构一般由：原由、事项、结语三个部分组成。函的写作要领：

1.叙事清楚明白，说理有节令人信服。2.掌握分寸客观，用语平和冷静恳切。3.短小精悍意丰，注意技法灵活实用。

注：在工作中特别注意函与以下三个文种的区别运用。

1.请批函与请示的区别：相同点是两者都有请求批准的功用。不同点是：①请批函用于向不相隶属关系的有业务主管部门请求批准的事项。②请示则是用于有隶属关系的上下级之间，下级向上级请求指示、请求批准的有关事项。

2.复函与批复的区别：相同点是两者都有答复有关事项的功用。都属于被动行文，有来函才有复函，有请示才有批复。不同点：①复函用于回复平级或者不相隶属机关单位的来函，也可以回复上级单位的来函。②批复则只能用于批准答复下级的请示。③从使用范围看，复函要比批复有更广泛的使用性，使用上更为灵活。

3.函与平行的意见的区别：相同点是两者都可用于隶属机关之间相互行文。不同点是对涉及某一重要问题所提的见解和处理办法，如属供对方参考而不需要回复时应使用意见，反之，则用函。

（六）会议纪要

会议纪要是记载会议情况和会议精神用以公布或传达的纪实性文件。

会议纪要按性质分为三类：决议性会议纪要、协议性会议纪要、座谈会议纪要。

会议纪要的特征：纪要性、约束性、知照性。会议纪要的正文结构一般由标题，正文组成。会议纪要的写作要领： 1.布局巧妙，结构严谨 2.明确宗旨，突出中心 3.讲究用语，注意条理 4.忠实会议，做好记录

5.行文方式上则要根据实际情况，使用单体和复体行文相结合 6.撰写形式得体。概述式，归纳式，发言摘要式 注：在实际工作中特别注意会议纪要与会议记录的区别运用，与会议决议和会议简报的区别运用。防止写成流水帐。

六、公文写作的一般技巧

（一）、公文主旨的确立

1.主旨就是贯穿于全文的行文目的或用意，也可以说是文章的主题思想。2.主旨的作用就是在文章中起统帅作用，主旨决定着材料的取舍，决定着结构，决定着标题的确立。材料、结构、语言等都是为主旨服务的。

可以这样说，在一篇文章中，如果材料是血肉，结构是骨架，语言是细胞，那么，主旨就是灵魂。

3.主旨的要求：要正确，要集中，要鲜明 4.显旨艺术：可以简单地用20字要诀来表述，“题目显旨，开宗明义，篇末点题，片言居要，一气贯通”。

（二）公文材料的选取

1.公文材料是公文写作的基础和公文中的事实、理论、事项，尤其重要。有一种说法“七分材料，三分写”指的是材料对于文章质量的重要性（巧妇难畏无米之炊）。

2.材料收集方法：一是平时注意积累；二是根据任务查阅文件（二手资料）；三是实地调查（一手资料）；四是参加会议。

3.材料取舍原则:要为主旨服务，要注重典型性。

（三）公文结构的确定

1.公文结构是公文的整体构造，包括文面格式和内容安排两个方面 2.公文结构原则：为主旨表达而服务； 要适合公文文种要求

3.公文结构方法，有以下五种：层次安排法，段落构成法，连接转折法，开头方法，结尾方法。

（四）公文的语言与表达

1.语言特点。准确、平实、简明、庄重

2.表达方式。公文所用的表达方式主要是，叙述、议论、说明三种，表达方式应区分不同文体而使用不同方式。在多数情况下，公文对表达方式是综合运用的，无法绝然分开，通常以说明方式较多。

（五）公文常见的语病 空发议论、言之无物； 描写抒情，言不得体； 修辞不当，语法错漏； 主旨不清，文种错误。

七、案例：描写抒情，言不得体 XX厂：

贵厂女工孙XX与鄙厂宣传干事王XX，是一对恩爱伴侣，两人苦于相隔两地，鸳鸯分飞，双方爱情受煎熬不说，还加重家庭负担，年迈双亲随女方缺人照料而苦不堪言，幼弱女儿随男方缺少母爱而目不忍睹，这实在是现代生活的一幕悲剧。

鉴于以上实际情况，双方都曾多次提出，希望把两人调在一起，结束这牛郎织女的生活，使一家人团聚，合家欢乐。我们是社会主义国家，工人是国家的主人，工人的疾苦就是我们的疾苦,从革命人道主义出发,我们决定同意王XX调往贵厂,或请你们同意孙XX调往鄙厂,两者任选其一,你们意下如何?

XXX厂

XXXX年X月X日

案例：短小精悍，字约意丰 在古代的时候有一位寡妇，给衙门递了一份呈状，被后人称为千古奇状——公壮叔大 瓜田李下 是否当嫁

第三部分 公文写作常出现的差错

一、文种使用不当。请示与报告常出现错用；通报与通知混为一谈。在日常工作中我们经常听到这样一句错误的话：此事要给上级写一份请示报告。

二、标题不合适。标题没有直接显旨；标题中错误使用标点符号。公务文书与文学作品的明显区别之一在于标题是否显旨。

三、主送单位差错。公文一般不能多头分送，尤其是请示；需要多头送的可用抄送。公文原则上不送领导个人。

四、语言使用不恰当。在我们的公文中语言使用不当的很多，言不达意，言过其辞不行；过于修饰的不妥；量词使用错误；方言使用不合适；特别是函的结束语“为荷，为是，为盼”的使用分寸掌握失度。

五、结构层次序数使用错误。在序数使用上，即不能减少更不能倒置，正确的先后次序应是：

一、（一）、1、（1）、①。

六、文种与公文模板使用不一致。公文规定请示需要签发人，报告不需要签发人。写请示使用了报告的公文模板，造成请示中缺少签发人，致使该份文件出现错误。

七、主送单位随意使用简称。写请示或写报告，特别是送上级和不隶属关系单位的公文要用全称。如“广电公司”就很难理解。

八、忽略细小问题。汉数字与阿拉伯数字的使用区分；印章盖在有正文的一页；文件的版面数为偶数；文件必须正反面打印等，经常出现不符合公文规范要领的问题。

以上问题反映出我们局有的公文拟稿人、核稿人、签发人对公文的规范要求掌握不好，工作质量不高，标准不严。问题虽小但影响和损害着一个单位的形象。

请认真学习我们局印发的《广州供电局收发文管理业务工作手册》（广供电办[2011]66号）。

第四部分 公文写作体会

一、加强学习

（一）党和国家的方针、路线、政策，法律法规，党的有关知识等

（二）国际国内时事政治、新闻事件等

（三）企业的规章制度、规定等

（四）上级的文件、指示精神等

（五）专业知识科技知识等

（六）哲学分析问题的基本观点

二、讲究方法

（一）理解意图。深刻领会吃透精神

（二）积累资料。收集素材去伪存真

（三）调查研究。实事求是准确无误

（四）取长补短。他山之石可以攻玉

三、掌握技巧

（一）掌握公文的基本内容、写作套路（规范的体式和规定）

（二）掌握公文写作的基本要领

1、公文起草前的准备

（1）准确地理解、领会领导意图。（2）学习有关的政策、法律、规章。（3）搜集有关的材料并进行筛选。（4）确定观点、组织架构、建立提纲。

2、公文写作的拟稿

（1）肆笔而成。提纲有骨架，拟稿增血肉。

（2）反复斟酌。遇难则停，切忌凑合，不耻下问虚心求教。（3）完备体式。精心撰拟标题、注重文体格式。

3、公文写作的复查把关

（着重从政策、情况、文字三个方面把关）

（1）文稿观点是否符合政策，中心思想是否突出，有无言不及义之处。（2）文稿陈述的情况根据是否充分，有无失实之处。

（3）文稿提出的措施、办法是否切实可行，条件是否具备。（4）文稿提出的要求、意见是否合理。

（5）文稿与过去发出的同类文件有无矛盾或重复。（6）文稿涉及有关单位的问题是否经过协商、会签。（7）文稿引证的观点、论据是否准确。

（8）文稿结构是否合理、逻辑是否严密、文字是否符合语法、标点符号使用的是否正确。

（9）文稿格式是否正确，行文关系是否妥当。

（10）文稿的收发文单位名称是否正确，文件编号有无重复，年月日的书写有无错误。

4、文稿的修改范围

（1）主题修正。这是文稿最大的修改。

（2）观点订正。这是准确体现主题的关键之一。

（3）材料增删。本着观点统帅材料、观点和材料统一的原则审查。（4）结构调整。其目的为了增强文稿的逻辑性。

（5）论证加强。加强论证与论据间的必然联系，材料有力地说明观点，从论据中能推导出合乎逻辑的论点。

（6）字句锤炼。斟酌不准确的字句，把冗杂的改简明，把生涩的改通顺。

四、履行职责

（一）胜任本职。认真负责、兢兢业业

（二）谦虚好学。多看、勤写、苦练

（三）吃苦耐劳。善于揣摩、经得住寂寞、受得起折磨

（四）顽强毅力。学海无崖苦作舟，书山有路勤为径

第五篇：应用公文——函

九、函

函是“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项”的公文。函为平行文。函的种类有：商洽函、询问函、答复函、请求函、报送函。

(一)商洽函

【例文9.01】

中国科学院××研究所关于

建立全面协作关系的函

××大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，希研究见复。

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□中国科学院××研究所（盖章）□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□二○○二年×月×日

【例文9.01简析】这则商洽函，希望两家建立全面协作关系。为了实现协作，商洽函还就具体问题提出建议，使得商洽内容有针对性。

【例文9.02】

关于请求解决我校进修教师住宿问题的函

××大学校长办公室：

为了培养师资，提高教学水平，我校拟派×名教师到××学院进修学习，因该院宿舍紧张，无力解决住宿问题，特向贵校联系住宿事宜。

据悉，贵校宿舍尚宽余，恳切希望予以大力支持与帮助。如能解决这一问题，住宿的几名教师尚可为贵校做些辅导和批改作业等义务工作。

特此函复。

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□××省××学校

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□一九××年×月×日

【例文9.02简析】这是一份工作商洽函。该函第一段能够抓住要领，突出要求解决事宜；第二段开门见山地直陈需要帮助的理由，且注意与不相隶属单位的关系，语气谦恭而委婉。

(二)询问函

【例文9.03】

国务院办公厅关于征求

《国家行政机关公文处理办法（草案）》意见的函

国办函〔1999〕××号

各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅（室）：

现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法（草案）》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。

附：《国家行政机关公文处理办法（草案）》

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□国务院办公厅（盖章）

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□一九九九年×月×日

【例文9.03简析】这是征求意见函，属询问类。该函确定了返回意见的具体日期，便于完成工作。

(三)请求函

【例文9.04】

北京市农工商联合总公司

关于2001年各级管理费列支办法的函

京农管〔2002〕1号

北京市财政局：

根据北京市财政局《关于印发北京市国有企业上交主管部门管理费税前扣除审批管理办法的通知》•（京财税〔1998〕171号）文件精神，根据我总公司的管理情况，我们拟订了《关于2001年各级管理费列支办法》，请求按此办法对所属公司在其销售收入的2％的范围内收取管理费，•并在上缴企业所得税前扣除。

此请妥否，请函复。

附：北京市农工商联合总公司关于2001年各级管理费列支办法

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□北京市农工商联合总公司

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□二○○二年×月×日

【例文9.04简析】这是一则请求函。因向不相隶属单位请求，故用函。写法同请示。

(四)答复函

【例文9.05】

××市人民政府办公厅关于临时工、合同工

能否执行处罚问题请示的复函

市政办函〔1996〕40号

市容环境卫生管理局：

你局《关于明确临时工、合同工能否执行处罚问题的请示》收悉。现复函如下： 《中华人民共和国行政处罚法》于1996年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员做出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。

你局应按照上述精神，对全市市容卫生执行处罚人员进行清理，理顺执行处罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。

此复

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□××市人民政府办公厅

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□一九九六年十月七日

【例文9.05简析】这是不相隶属机关之间请示政策的复函。该局的请示，是报给市政府的，故用请示。而复函是市办公厅办理的（“××市人民政府办公厅”与“市容环境卫生管理局”之间属于同级不相隶属机关），故回文用函。该复函开头先引请示标题，表示来文收到。然后明确复函的否定意见，指出否定的根据。

【例文9.06】

国家计委关于调整化工、有色企业

自备罐车租用费标准的复函

化工部、有色总公司：

化工部《关于调整化工企业自备罐车租赁费额的函》（化财发•〔19××〕