前台文员工作职责及礼仪[推荐]

第一篇：前台文员工作职责及礼仪[推荐]

前台文员工作职责及礼仪

一．前台文员的工作职责：

．转接总机电话；

．协助文控室收发传真并转交给部门，协助人事发放快递；

．管理办公用品，对公司人员申请领用办公用品进行登记，发放。每月与 人事，财务进行库存盘点工作，并将汇总表上报给主管一份；

．承办员工考勤工作和外出登记，每天检查到岗情况，每天不定时检查员 工有无中途离岗等等，违反考勤制度的，没有正规手续的，一律严格按 制度执行；

．协助人事办理人员离职，入职的相关手续；

．快递的收发工作，并做好登记本人签字确认的相关工作；

．及时下达领导的各类通知包括口头或电话通知；

．信件和书刊的收发，并做好相关的登记工作；

．会议结束后清理会议室；

．协助好各部门组织公司活动等事宜；

．协助各部门打印相关信息；

．协助部门领导完成办公室日常事务。

二．前台礼仪

公司前台是一个单位的脸面和名片，所以前台工作人员必须掌握公司 前台接待礼仪，这对于塑造单位形象有着非常重要的作用。公司前台接待 礼仪包括仪容规范、电话接待礼仪和来访者接待礼仪。

阅读会员限时特惠 7大会员特权立即尝鲜※来访者接待礼仪

前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时，应立即起身，面朝 向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找一位？”、“有预约吗”。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系。如果要找 的人正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等 了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，不 要扔在那里不管。

如果来访者知道找谁，但没有预约，前台要打电话问问，告诉相关同 事或领导助理

/

秘书，×××单位的×××来访，不知道是不是方便接待。

出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或者领 导亲自接，都可以当作是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待，也不是他要找的人直接拒绝的，为一下步的 处理留下了余地。

如果来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台应该用规范的手 势指引如何去，或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是 开着的，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入，为来访者倒好茶后，前台就要返回岗位。当然，如果前台只有一位的话，直接指引来访者就行 了。

※电话接待礼仪

前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不

得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“请 问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。

接起电话首先要说“您

好，深圳山源电器股份有限公司总裁（公司名称，如果公司名称较长，应 用简称）”，忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌地 说“请稍等”，并马上转接过去。

鉴于前台每天要接很多电话，为防止嗓子出现意外，要随时准备水，以滋润嗓子，随时保持良好的声音效果。

如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类 的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。

三．前台文员服务规范

※前台

造访：

．客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着 则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。

单个人问候标准语如下：

“先生，您好！”或“先生，早上好！”

“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”

“您好！欢迎来到

XX

公司。”

来者是二人，标准问候语则为：

“二位先生好！”

“二位小姐好”

“先生、小姐，你们好！”

来者为三人以上，标准问候语则为：

“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”

“大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！”

对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：

“X

先生好！”

“X

小姐好！”

对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用“单个人问候标 准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后，还可选用如下标准 问候语：

“先生，我记得您前不久（以前）来过我们公司，今天光临，再次表示欢 迎！”

a)

引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料；

b)

当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主人，后介 绍客人；

c)

引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；

d)

进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门；

e)

介绍双方，退出。

如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。

．当值前台为女性，着职业套装，化淡妆。男性，则着西装，打领带。

禁忌：头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜；口腔不卫生。

※

电话：

．听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒；

．听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下：

“您好，XX

公司！”或

“您好，这里是

XX

公司！”

对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方 的初次问话，迅速判断出他有何需求？作出标准回话。

咨询业务：先生（小姐），关于这方面情况（散热器产品咨询），让我们公

司客户业务主管

X

先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生（小姐），我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他

公司吧，谢谢！

找人：先生（小姐），您找的X

先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）预

约了吗？请您稍等。

（然后接通本公司

X

先生的电话，询问转接与否。）

不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转

给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人；

通话简明扼要，不应长时间占线。

结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。

四、公司前台仪容规范

面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作气氛；保持身体

清洁卫生，这不仅是健康的需要，更是文明的表现，有利于与人交往；头发梳 理整齐、面部保持清洁；男员工不留长发，女员工不化浓妆；保持唇部润泽，口气清新，以适合近距离交谈；手部干净，指甲修剪整齐，男员工不留长指甲，女员工不涂抹鲜艳指甲油；宜使用清新、淡雅的香水。

第二篇：前台文员工作职责及礼仪

前台工作职责及礼仪

一、上班时间要注意服装礼仪，上班时间着正装、不能穿休闲服及休闲鞋。

二、负责前台电话的接听和电话的转接。

1、听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒。

2、前台接起电话时不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。接起电话首先要说“您好，xxxx公司”，忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。

3、对需要转分机的电话，可以礼貌地说“请稍等，为您转接”，并马上将电话转接过去。

三、负责来访客户的接待、基本咨询和引见。

1、前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时，应立即起身，微笑致意：“您好，请问您找哪一位？”等礼貌用语。

2、引导客户或来访者到会客厅就座，递上茶水，并通知相关客户经理，客户走后要及时清理桌面，收拾茶杯。

四、负责指导保洁人员做好前台、会议室及办公室的卫生清洁工作。

1、每天清洁的地方：领导室、会客厅、办公桌椅及卫生间。

2、每周清洁的地方：地毯、玻璃门窗、大会议室、财务室及窗台。

3、年底通知保洁公司清洁办公室地毯。

4、可以合理安排卫生工作的时间顺序。

五、每天下班前要认真检查办公区域的门窗、水电、办公设施（门窗要锁好、断开电源）

六、做好实物资产的管理，配合办公室做好固定资产的标示工作。领用的业

务宣传品要及时登记台账。负责管理办公用品及日用品，负责办公用品及日用品的购置入库、出库及发放登记。定期进行盘点，及时补充。

七、负责复印机、扫描仪及传真机等办公设备的管控、日常维修和保修工作。

八、做好处事内财务方面工作：管理好备用金，及时做好备用金的收支登记工作。做好日常的财务报销、处事每位同事报销单证的审核及与财务处室的对接工作。每月月底前发送备用金的月度统计表及下个月的费用预算表给财务处负责人。

九、承办员工考勤登记工作，严格按照公司考勤规章制度进行。每月10号前将领导签名的考勤统计表扫描件及考勤Excel表格邮件发送给分公司负责考勤登记的同事。

十、每月20日之前在电信缴费点缴纳办公室电话费，做好租金及水电管理的交费工作，做好办公室的绿化管理及交费工作。

十一、负责办事处所有往来信件、快递的收发工作，并负责每月月底与快递公司进行快递费用的结算。

十二、负责收发传真，及时将传真件转交至相关同事处。

十三、负责办事处图书的管理，包含各类报刊杂志的收发整理。

十四、定期查看饮用水，及时通知订水，在水票剩余不多的情况下要及时购买水票。

十五、完成领导交办的其他办公室日常事务。

十六、协助组织好公司其他活动等事宜。

十七、协助各部门打印相关文件，协助准备会议资料。

第三篇：前台文员工作职责

前台文员工作职责

（行政）

1.时刻坚守在前台工作岗位，遵守公司的各项规章制度，做好本职工作，不得随意离开。

2.负责日常来访客人的接待和登记工作，应大方得体，礼貌待人，建立《来访客人登记表》，及时登记。问清客人来意及本公司接洽人，来访人员在公司一楼等候和会见，谢绝闲杂人员进入公司。

3.普通话标准，及时、准确地接听、转接电话，用语礼貌亲切，简洁清晰。4.监督公司员工的考勤打卡情况，监督员工工作时间的外出流向，登记外出时间、地点、事由。

5.统计和核实公司各人员的外出休假及病、事假情况，并保管好请假条。6.每月初统计公司员工的考勤情况，并移交财务部，考勤资料留底存档。7.承办上级临时交付的任务，以及临时资料，通告的编辑打印和公布。8.负责公司前台区域的清洁卫生。管理好公司的植物、观赏鱼等日常维护工作。9.负责公司的文件处理工作，打印、复印、传真的收发。10.负责公司各类信件、包裹、杂志的签收及分送工作。

11.负责公司办公用品的收发工作，做好办公用品出入库的登记。管理公司各种办公设备,合理使用,提倡节俭。

12.负责公司安全，每天下班前认真检查各个门窗，水，电，办公设备等，窗户、门要锁好，断开电源。

前台文员工作职责

（人事）

1.依据各部门人力需求和人员储备计划写好招聘计划。

2.接待来我公司面试人员，初步面试并通知相关部门主管进行复试。3.知会被录用人员，来我公司报道时需带齐身份证、学历证原件及复印件，原公司离职证明，相片（3张）。入职人员填写《员工基本资料表》，阅读我司各项规章制度，同意后并签《劳动合同》和《技术保密合同》。

4.员工入住宿舍需提出申请，并签《宿舍入住合同》，搬出宿舍需做好钥匙等相关物品的交接手续。并做好相关资料的归类存档。

5.协助部门经理做好员工档案管理，并按所在分部门分类存放。

6.负责新进员工的试用期的跟踪考核、晋升提薪及转正合同的签订并形成相应档案资料。

7.负责统计汇总、上报员工考勤月报表，处理考勤异常情况。8.协助上级制定和组织实施员工业余文化活动。9.负责行政人事文件的呈转及发放。10.协助经理处理人事方面的其他工作。

第四篇：前台文员工作职责

前台文员职责

1.负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；

★要求礼貌接听，认真询问，首先是问候，然后落实找谁，并落实找对方的事项，过滤一些不必要的电话，然后转接。

2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌；

★来访客人先安排坐到沙发，倒好茶水，如来访人员较多安排坐到会议室，然后基本咨询一下来访有何事宜，然后再引见。

3.对客户的投诉电话，要耐心对待，认真听取，并于第一时间传达到客户服务团队（售后部/或者业务部门）做好记录。

4.负责公司前台和会议室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净； 5.行政方面：

①办理新员工入职手续。②员工离职手续。

③办理转正员工社保卡及相关事宜，办理员工居住证。④建立健全全体员工档案，要求纸质文件和电子文档同步管理。

⑤监督管理考勤工作，月未要求做好各员工的出勤表，以便配合财务出具工资表。★ 落实打卡事宜，严禁员工上下班不打卡，尤其不能代打卡。⑥办公用品的管理

要求保管好办公用品，如有员工领用办公用品必须登记，月未做好清点，如办公用品不够及时写申请补足。⑦检查好钟点工的卫生工作。

⑧复印文件、发传真、发邮件、发快递。

6．接受行政经理安排的其它工作并协助配合好其它部门同事的工作。

第五篇：前台文员工作职责

工作职责

工作职责

一、接收文件快递及分派。

1.负责收发传真、登记，然后分单，分好单后把可以直接下单的就拿去下单，其余的给各相关的同事；

2.签收快递，然后登记好后派送到各部门人的手中；

二、接待及后勤

1.负责接待客户供应商；

2.打扫前台周围区域的卫生；

3.负责桶装水的用量、订购、和换前台的水；

三、负责打印传真复印扫描

1.回传客户的报价。

2.传送订单给供应商。

3.扫描文件；

4.跟进打印机碳粉、设备使用情况，及时反馈采购部

四、为各位老总制作一些文档；

五、负责与快递公司的对账；