国企科技档案管理规定

第一篇：国企科技档案管理规定

国企科技档案管理规定总则

1.1 为贯彻中华人民共和国《档案法》，加强公司档案管理工作，维护科技档案的完整与安全，积极开展科技档案的利用工作，特制定本制度。

1.2 根据《国营企业档案管理暂行规定》，科技档案实行集中统一管理，部分档案(主要是设备仪器档案)实行集中管理，分级保管。科技档案工作的基本任务

2.1 负责科技档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、借阅利用及安全保密工作，确保科技档案完整、安全。

2.2 负责图纸、技术文件的晒印、收发及外供等工作。

2.3 负责销毁过期的无保留价值的图纸和技术文件。

2.4 对公司各部门、分厂(分公司)有关图纸、技术文件的形成、积累、整理、保管、收缴等管理工作。负责进行业务指导、督促、检查和考核。

2.5 做好向上级档案馆移交档案工作。科技档案的归档

3.1 科技档案归档范围为：

a 全套产品设计档案(底、兰图)；

b 工艺文件档案(底图)；

c 自制设备、工艺装备(工、夹具)档案(底图)；

d 科技研究档案(包括标准化、技术革新档案)；

e 设备仪器档案(精、大、稀和进口设备仪器)；

f.基本建设档案；

g 质量和质量管理档案。

科技档案具体归档项目和内容按《文件材料归档及保管期限的规定》执行。

3.2 归档办法与要求

3.2.1 一个产品、一项工程、一个科研课题，待完成一段落(设计、试制、鉴定、验收等)后，必须由主办单位指定专人，将需要归档的图纸与技术文件加以系统的整理立卷成册后，向档案室移交归档。

3.2.1.1 产品档案：产品完成试制并鉴定所形成文件材料，经项目负责人和设计部门负责人签字后，一次性成套向档案室移交归档。开始生产准备后，再归档一套生产准备图。以后的修改、更换或连续生产产品整图等，均从备考表和相应的整改卷中反映出来。

3.2.1.2 工艺档案：各类产品的工艺装备、工艺文件卡(底图)完成设计后，经项目或部门负责人签字后，及时向档案移交归档(入库)。

3.2.1.3 基建档案：每项基建工程验收鉴定后，由工程部门负责，及时将图纸，技术文件(竣工图)系统整理，装订成册后，向档案室移交归档。

3.2.1.4 设备仪器档案：为方便提供利用，实行集中管理分级保管，设立设备档案分室。凡属精、大、稀、引进设备和贵重仪器仪表档案应向档案室移交，以后在使用、修理中形成的管理资料，每年末一次向档案室归档。其余一般性的设备、仪器档案，由设备部门保管，并报送档案室一份总台帐(每年核对一次)。

3.2.1.5 科技档案：凡是科技课题结束(或告一段落)所形成的科技材料，必须按归档范围系统整理成册，并经项目或技术部门负责人签字后向档案室移交归档。

3.2.2 归档时必须按项目、专题，填写移交情单(一式二份)。档案主要按清单逐一清点无误，同时检查图纸幅面，质量符合标准和文字书写规范工整，方可予以接收，并由交接双方在移交清单上签字，各执一份备查。

3.2.3 每个新产品鉴定，每项重要的科研成果鉴定和基建工程验收时，都应有档案室人员参加，对应归档的图纸、技术文件进行检查验收，资料不完整的，不能算最后完成任务。科技档案的保管

4.1 科技档案归档应按照各专业特点和技术文件材料的形成规律。进行编目、组卷、分类、编号、登帐及入库保管。

4.2 科技档案分类有产品类

4、科研类

5、基建类

6、设备类7，引进技术资料。

4.3 归档后的底图应平面保管，幅面大的卷放。兰图档案应装订成册，依次排放、整齐划一。

4.4 为提高档案的纸质强度和质量，应对科技档案进行必要的维护、加固和修复工作，包括托裱、贴补和去斑污等。

4.5 档案室底图因久用破损不清或修改较多影响复制兰图质量的，由档案室向技术部门提出复制底图的清单，经批准后列入技术准备计划，交原出图部门重新复制，并对复制件的正确性负责。对使用较频繁的底图，档案室应复制二底图供晒图用。

4.6 及时做好收进移出的记载和更改登记，并定期进行清点、检查，做到帐、物相符，保证档案的完整与安全。科技档案的借阅利用

5.1 底图除更改、整图、晒印或复制需要外，原则上不出借。公司员工若因特殊需要借用个别底图，成借用部件及成套产品底图，需经图纸管理部门负责人批准。底图借出后若有修改，应将修改情况说明，并补出修改通知单。

5.2 凡公司员工因工作需要可借阅、利用与本专业有关的科技留档(包括产品、科研、基建、设备仪器、引进技术、标准化等档案)，但只能在阅览室进行，不予外借。若因特殊情况需借出案卷，必须经档案部门负责人同意。一般期限为一周，不得转借或私自拿出公司，防止遗失。

5.3 凡外单位查阅科技留档，需持单位介绍信，并注明查阅内容、利用目的，经档案部门负责人批准。底图对外—律不借。

5.4 借阅人员应切实负责所借图纸和案卷的安全。不得损坏、涂改、圈划图纸资料和拆卸案卷。

5.5 借阅档案和归还时，必须严格履行登记手续，当面交点清楚，并在登记簿和借阅卡上签收、注销。

5.6 员工因工作调离本公司时，必须将所借图纸和技术文件全部归还，由档案室鉴证后，人事部门方予办理离厂手续。

5.7 科技档案利用后，若取得明显经济效益时，利用人员应协助档案室做好效益统计工作。

第二篇：国企人事档案管理规定

国企人事档案管理规定

一、总则

（一）公司人事档案是指记录和反映员工的经历和德才情况的档案。它是对员工任免、调动及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依据之一。为加强人事档案的有效管理，制定人事档案管理制度。

（二）人事档案具有以下特性：

1.真实性：这是员工个人经历和德才情况真实记录； 2.保密性：它界党和国家的机密； 3.可靠性：它必须具有完备的手续； 4.独立性：它是以个人为立案单位。

（三）公司人事档案由党委组织部门归口统一管理。

二、人事档案的归档范围

（一）组织人事部门应当归档的材料包括： 1.干部履历表；

2.中层干部任免、聘任及解聘材料； 3.科技干部技术职称确定呈报表； 4.大中专毕业生转正定级表； 5.各类干部的签订材料；

6.出国人员审批表及出国人员鉴定表；

7.学历证明；

8.干部退休、离休审批表；

9.干部违纪处分决定、批复等综合材料，以及本人检查、交代、申诉材料；

10.取消或撤销行政违纪处分决定、批复、平反决定材料及本人申诉材料；

11.后备干部考核材料及登记表；

12.工程技术人员和业务管理人员奖励材料；

13.大中专毕业生、对调和单调干部以及专业干部档案； 14.发展新党员有关材料，如入党志愿书、入党申请书及入党政审材料和入党转正申请； 15.中国共产党党员登记表； 16.公司以上先进奖励材料；

17.中国共产党党员退党的有关材料；

18.预备党员延长预备期及取消预备党员资格材料；

19.中共党员违纪处分决定，批复及处分的甄别材料及平反决定材料。

（二）劳资部门应归档的材料主要有： 1.员工登记表；

2.各种审批表：如劳动合同制审批表、调整工资审批表、学徒工定级审批表、复职审批表及要害作业岗位审批表； 3.各类生产工人档案； 的位置。

2.归档的材料，应钢笔或毛笔书写，字迹工整、清晰。3.归档的材料或表格，一律用十六开纸书写或印刷，如必须用大号开纸印刷，允许按16开折页。4.形成材料的部门要认真填写以下内容：（1）形成材料的部门应盖公章；（2）单位负责人应签字；

（3）个人形成的材料，形成材料人应签字；（4）填写形成材料的年、月、日。

（二）人事档案的保管要求：

1.对存放档案的库房要求，主要有：（1）库房清洁、适用和牢固；（2）有防盗及防火措施和工具；（3）既能防潮，又能防晒；（4）有防虫及防鼠措施。

2.按“企业档案分类”规定，必须做到认真鉴别，分类准确编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案、卡片、人员、名册四统一。

3.定期与不定期检查案卷的摆放装置，各项安全措施及库房周围的环境情况，若发现问题及时采取措施加以解决。

4.经常保持人事档案与登记台帐、案卷存放位置相一致，一旦发现问题及时采取措施纠正。

5.每半年进行一次抽查，每年进行一次全面检查。

四、人事档案的借阅

（一）凡因下列需要借阅人事档案，必须办理借阅手续： a 调资；b 提级考核；c 调动工作；d 任免事项；e 政审；f 组织处理；g入党；h 出国；I 离、退休等。

（二）查阅人事档案的手续

1.只能由查阅单位的党组织指派党员到档案室查阅，一般不外借；必须外借时，需经有关组织部门领导批准，但不得中途转借。外借档案必须在十五天内归还。

2.查阅人事档案人员，对档案应严加保密，不得向无关人员泄密。

3.查阅人事档案时，不准在材料上圈划、折叠、涂改、污损、撤换、拆毁、拍照、复印。

4.阅档时必须抄录有关材料，需经档案室主管人员同意。5.组织、人事、纪委、保卫等部门查阅档案时，须经本部门主管领导批准。

6.单位(部门)或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

（1）由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由、并加盖公章。

（2）党委组织部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。

（3）证明材料由党委组织部门主管领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

五、人事档案的转递

1.人事档案转入或转出，人事档案部门要审批手续完备，登记清楚，责任明确。

2.凡员工调动工作，做到人事档案随人走，避免人事档案与人的工作单位不一致。

3.凡调往外省、市的工人、干部，其本人档案内党委组织部门负责邮递。

4.人事档案转递方式

（1）外省、市人事档案，以机密件挂号邮寄，严密包装。严禁本人携带或以平信邮寄。

（2）市内人事档案，由对方单位派人持介绍信提取，一般不应邮寄，不得本人携带。

第三篇：国企文书档案管理规定

国企文书档案管理规定总则

1.1 为贯彻《中华人民共和国档案法》，进一步加强公司文书档案工作，使之逐步规范化、标准化和现代化，更好地为公司两个文明建设服务，特制订本制度。

1.2 文书档案是维护公司各个历史阶段的真实面貌，供当前和今后工作查考利用的必不可少的依据。它包括党、政、工、团和各部门的档案，即指党委、组织、纪检、宣传、工会、团委、公司行政、计划、生产、财务、人事、劳资、企业管理等部门在工作活动中形成的档案。文书档案管理的工作职责

2.1 对文书处理部门和各职能部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

2.2 接收、保管公司全部文件档案，积极提供利用，为公司各项工作服务。

2.3 按规定向上级档案馆移交具有长远保存价值的档案。

2.4 积极做好领导交办的其他业务工作。文书处理

3.1 文书是贯彻党的路线、方针、政策和政府法令，传达上级指示，请示和答复问题报告，反映工作情况，交流工作经验，推动和指导工作的一项重要工具。文书处理的具体要求是：准确、迅速、精简、保密。各级领导要重视做好文书处理工作。

3.2 文件收发与阅办

3.2.1 除公司领导亲启文件外，凡来公司文件均由总经理办公室文书统一签收、启封、编号登记，并按文件性质分办。凡公司领导亲启文件或公司、中层领导在外开会、工作时带回的文件，一律交文书登记，并组织阅办。

3.2.2 来文分办一般采取分层负责的原则，按照日常工作的程序办理，凡问题重大的来文(如上级指示、规定、通报、兄弟单位重大工作联系和下级请示报告)，均报请公司领导阅示，文书按领导指示组织传阅办理；紧急的来不及送公司领导阅示的公文和一般来函，按各职能部门的职责范围，可直接分交有关部门办理。

3.2.3 各级领导在阅示文件时，应示明办理要求和期限。凡需两个以上部门协同办理的文件，应示明主办和协办。

3.2.4 文书应及时阅示传阅，不得积压。各部门专兼职文书、档案员收到文件后，应立即登记，及时转交本部门领导阅办。办文部门应按照公司领导批示或总经理办公室交办的期限，认真做好有关工作，并把文件及时退回文书。在退回的文件上，办文部门领导必须签署工作完成结果和日期。办文部门若发现文件不属本部门业务范围或其它疑难问题，应在接到文件的当天立即退回文件或反馈信息，并说明理由，以免积压造成误事、误时。

3.2.5 严格注意文件的完整。文件和附件、报告和批复，均不得抽存和分开，文书若发现不符，要及时催收补全。

3.3 文件阅读与保管

3.3.1 严格执行文件的阅读范围，不得随意扩散。因工作需要，经公司或部门领导批准，主办部门的有关人员也可阅读有关文件。需要向干部、党员、群众传达的文件，按中央、国务院和省、市的规定执行。

3.3.2 应在阅览室、办公室阅读文件，密级文件应按公司保密制度规定阅读。因工作需要必须带出时，需经公司领导或总经理办公室负责人批准，借阅按规定办理手续，用后及时归还。

3.3.3 各专、兼职文书档案员要妥善保管文件，做到自己取退、收发、登记，存放有专柜，借用办手续，丢失有追查。

3.3.4 绝密文件不准摘抄和翻印。机密以下文件摘抄，必须抄在专用保密本上。专用保密本用完之后，交档案室保管。

3.4 文件催办与清缴

3.4.1 催办工作的内容包括：上级文件、指示需要报送结果和报告执行情况的；公司各部门的请示报告需要批复的；总经理办公会、月度司务会议布置的工作需要掌握进度与结果的；以及领导交办的事宜。

3.4.2 严格文件清退制度。各部门专兼职文书档案员有责任对本部门公文进行催办，随清随退。一般传阅性文件限在三天之内，承办文件不得超过一个月，每月五日前，将上月公文全部退交总经理办公室文书。总经理办公室清理文件，一般实行每月一小清，季末一中清，年终和逢重要节假日(如国庆、春节等)进行一次总清；每半年向各领导、各部门进行一次文件清缴工作(包括上级来文与自行复印的来文、内部刊物和公司自己形成的重要公文)。

3.4.3 销毁不归档的文件材料，一般统一由总经理办公室负责鉴别后，派专人烧毁或送到指定的纸浆厂监销。

3.5 文稿起草与审核签发

3.5.1 凡以公司(党委、行政)名义呈报、下发的各类文稿，包括决定、决议、布告、通报、请示、信函及有关交流材料和会议纪要等，除综合性的直接由总经理办公室、党委工作部拟稿以外，均由各职能部门负责起草、审核。总经理办公室、党委工作部门分别从方针、政策和文字上核稿并会签，随后转呈有关领导签发。以职能部门名义印发的文稿，由部门主管审核并签发。部门在起草公文时，应按国家统一规定的格式。

3.5.2 文件起草、修改、审核、签发一律使用钢笔或毛笔，禁用圆珠笔、铅笔，并一律用方格纸誉写。首页统一用公司标准发文稿纸，并注明标题、文号、日期、拟稿人和审核负责人、签发人、主送和抄送机关名称等。如有附件还需注明附件名称。

3.5.3 要明确文件的行文关系，一般以不越级，不横传为原则。以公司名义上呈请示、报告，不能同时送两个机关，要根据内容确定主送和抄送单位。文件的主送单位，应写单位名称，不写个人名字。

3.6 文稿打字、校对与印发

3.6.1 凡需打字的文件，必须执行文件起草有关规定，拟稿、审核、会签、签发手续齐全。

3.6.2 以公司名义印发的文件，由公司总经理办公室统一按内容分类编排文号。需保密印发的文件，必须注上“保密”字样。

3.6.3 文件打字后，由文件起草部门拟稿者负责校对，随后交付油印(或复印)。

3.6.4 凡以公司名义上报的材料，一律由文件起草部门承办开信封，交总经理办公室统一函寄；下发各部门、分厂(分公司)的材料，由总经理办公室负责送发。

3.7平时收集与分类立卷

3.7.1平时收集与分类立卷是文书处理的一项重要工作．文书应负责做好对处理完毕或示存的文件材料和公司自已形成的重要文稿的收集与保管。

3.7.2 建立健全平时归卷制度，随办随归。各部门文书档案人员要及时催收本部门承办公文并交总经理办公室，不得积压或延缓。

3.7.3 临时突击性地收集档案，是平时收集工作的一种补充，主要是结合保密检查、节假日清理文件、调整机构或人事变动来进行。

3.7.4 立卷时要保持文件材料的完整性，坚持“三不收”，即正文与附件、请示与批复不放在—起、文件不完整的不收；用园珠笔拟稿的不收；拟办部门文件看不清楚的不收。同时，也要防止“玉石不分”的现象，讲求准确性。移交归档

4.1 各部门应根据《文件材料归档及保管期限的规定》，及时向公司档案室上交归档范围内的文件材料。

4.2 总经理办公室负责每年4月底以前将上一年形成的文件材料进行整理、预立卷，并一式二份填妥移交清单后向档案室移交。档案员清点无误后方可予以接收，并在移交清单上签字，双方各执一份供备查。

4.3 文件材料立卷归档的具体要求

4.3.1 文书档案按以“问题法”分类立卷。

4.3.2 要简明确切地拟制案卷标题，一般包括作者、问题、文件名称三部分。

4.3.3 卷内文件的排列要有条理，保持文件的自然形成规律，反映文件之间的历史联系。卷内目录填写要清楚，主要包括文件顺序号、文件处理号(类别号)、文件标题、收发文号、日期、份数、起页张数等部分。

4.3.4 案卷装订要整齐、美观、结实，五年以下暂存文件可不装订。

4.3.5 案卷封面书写要工整大方，正确填写案卷标题，并在卷首处填写案卷号、年份和保管期限。

4.3.6 所有归档的案卷，应按分类方案顺序排列，并编制案卷目录，填明案卷号、案卷标题、案卷起止日期、卷内文件份数、页数及保管期限等。保管鉴定

5.1 鉴定标准，根据《文件材料归档及保管期限的规定》执行。

5.2 鉴定工作的组织领导，在档案管理部门主持下，由公司分管领导、总经理办公室和有关业务部门负责人、专业人员和档案员组成鉴定小组，每隔3—5年左右，对各种保管期限的档案，进行一次鉴定．并写出鉴定报告(注明鉴定意见、鉴定日期及鉴定负责人签名)，对已失去保管价值(保管期限)的档案，按规定加以销毁。

5.3 档案的销毁，经过鉴定，需要销毁的档案应编制销毁清册，征求有关部门意见，报请公司分管领导(有的需报请上级主管部门)批准后方能销毁。销毁档案注意安全保密，文书材料档案由档案管理部门和主管部门共同派员销毁。销毁后监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁方式(焚毁或送纸浆厂)和日期。

5.4 文书档案的保管期限，按国家规定一般分永久、长期、短期三种，具体见《文件材料归档和保管期限的规定》。

5.5 严格按“七防”要求做好库房管理和档案的保护工作，维护档案安全，防止失密。借阅利用

6.1 凡公司员工因工作需要查阅与本业务工作有关文书档案，需持有本部门主管领导签证档案室方予借阅；若调阅“绝密类”案卷须经党委工作部门或总经理办公室领导批准。

6.2 查阅档案原则上仅限在阅览室进行，未经档案管理部门同意不得抄录复制，因特殊情况需借出案卷，须经档案管理部门主管部长批准，一般时限为一周，不得转借或遗失；绝密案卷一律不借出。

6.3 凡外单位借阅、利用公司文书档案资料，须持单位介绍信，并注明查阅内容、利用目的。经总经理办公室领导批准后档案室方能提供借用。

6.4 借阅人员应严格遵守保密制度，切实负责所借案卷的安全，不得损坏、涂改、圈划、拆卸档案材料，不得翻阅案内的无关文件，做到不该看的不看，不该说的不说。

6.5 案卷借阅和归还时，必须严格履行登记手续，当面点交清楚。归还时应检查案卷有否损坏或遗缺情况，并在登记簿上签收注销。统计检索

7.1 文书档案的统计工作主要形式是：

a卷内目录，用来登记和统计单份文件的数量；

b案卷目录，用来登记和统计案卷的数量；

c总登记簿，用来登记档案室收进、移出变化情况的实存数量；

d文书档案工作基本情况统计表，主要填明文档室建立情况、保存数量、库存面积、档案借阅与编研情况等。

7.2 文书档案的检索，要逐步应用计算机辅助管理手段，建立和形成文书档案的高速检索系统。

第四篇：科技档案管理规定

科技档案管理规定

为加强和规范科技档案管理工作，确保科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《档案法》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》及《江苏省国信集团档案管理办法》等有关规定。管理内容与方法

1.1本公司在基建、生产、施工、检修、科研、技术管理等各项工作中形成的具有保存价值的科技文件材料。（归档范围见“公司文件材料归档范围”）

1.2 科技档案人员必须参加重要的生产技术调度会、科研成果鉴定会、设备开箱验收、基建工程(基改扩建、工程改造、各类小型基建)竣工验收，如文件材料不完整、不准确、不系统、不符合档案管理要求，则不能进行鉴定、验收。

1.3为了确保科技文件材料能够准确地反映本公司各项活动的真实内容和历史过程并且长久地提供利用，归档材料要求按公司档案管理制度第十八、十九条执行。

1.4 设备检修资料归档工作管理规定

1.4.1 机组大修资料归档范围

-大修项目进度表、施工计划、技术措施、解体分析报告；

-规范性大修管理实施细则；

-重大、特殊检修项目的施工计划、技术措施、施工总结；

-改变系统和设备结构的设计资料及图纸；

-大修技术记录和技术经验专题总结；

-大修工时，材料消耗统计资料；

-大修前后的机组热效率试验报告；

-设备（或系统）异动申请及竣工报告；

-各专业的大修总结报告、大修总体验收卡 ；

-冷态、热态整体验收记录及整体总结报告；

-汽轮机叶片频率试验报告；

-汽轮机大修前后调速系统特性试验报告；

-重要部件材料的焊接试验鉴定报告；

-九项技术监督总结性材料；

-监督、监察项目的检查、试验、调校报告；

-全面质量管理总结。

1.4.2 机组大修资料归档工作，列入大修管理范围，作为机组大修评优的一个条件，加以考核。

1.4.3 机组大修结束后，各有关部门在一个月内应按规定将大修资料收集齐全后交专业工程师审查，大修后两个月内，由生产技术管理部门列好移交清单，经生产技术管理部门负责人签字后，集中交档案管理部门。

1.4.4 设备（或系统）异动管理

1.4.4.1 每份设备异动申请报告，应填写编号和被异动设备（系统）的原图号。已执行的设备异动申请报告，应手续齐全，经总工师（或副总工）签字后，向档案管理部门移交。

1.4.4.2 设备（或系统）异动后，两个月内由实施单位工程技术人员到档案管理部门办理对原图的修改补充工作。

1.4.4.3 对系统进行的异动，如变动较小可直接在图面上“杠改”或“刮改”，并在改动部分旁标注异动报告号，修改内容较多，应另出新图。

1.4.4.4 对经多次修改已不符合存档要求的图纸，应由责任检修专业根据档案管理规定重新出图，竣工图必须是蓝图或CAD图纸，（须盖竣工图章）要做到图物相符，数据准确，签字手续完备，然后经生产技术部门审核，总工程师批准后交档案管理部门。

1.4.4.5 对设备进行的异动，在制造厂的设备图上修改补充。

1.4.4.6 设备异动报告表编号以专业为单位进行统一编号，括号内填写专业。例如：锅炉专业为：编号（炉）2000----01----XX

即：编号（专业）年代----顺序号。

1.5 基本建设档案资料管理规定

1.5.1 归档的文件材料必须齐全。大中型和重点工程项目永久、长期保管的档案完整率要达到百分之百。

1.5.2 归档的材料必须准确反应基本建设活动的历史过程和工程的真实情况。

1.5.3 基本建设档案的收集整理要求按公司工程档案管理规定执行。

1.6 设备仪器开箱档案资料管理规定

1.6.1 设备仪器文件材料归档范围；

1)申请外购的报告、批复；

2)外购合同、协议；

3）随机图样及文字材料；

4)设备仪器开箱记录；

5）安装调试记录、总结、检测验收报告等；

6）运行记录及重大事故分析处理报告；

7）申请引进设备仪器报告、批复；

8）产品样本、说明书装单、质量保证书；

9）技术经济调查报告；

10）与外商谈判、洽谈记录、纪要、合同、协议和来往函件；

11）随机全套图样及方案材料（原文和译文）；

12）设备仪器安装、调试记录、总结、竣工图样、检测验收报告；

13）技术、质量上的异议和处理结果材料；

14）设备运行记录及重要事故分析处理报告。

1.6.2 凡是本公司购买的生产设备仪器到货后由采购部门通知有关专业技术人员和档案管理人员共同参加设备开箱验收，工程设备由工程管理部门专职、施工单位、设备购进部门会同工程部档案人员共同参加验收。禁止在无档案人员在场情况下开箱验收。

1.6.3 因特殊原因设备开箱时未通知档案管理部门，采购部门事后必须到档案管理部门补办资料移交及开箱验收手续。

1.6.4 设备仪器进厂开箱验收时，箱内一切文件资料、清单等原始材料由档案管理部门收集、验收、登记，工程设备根据总工程师的意见分发到有关单位，如图纸、资料份数满足不了的，由需要单位自行复印。

1.6.5 设备仪器安装调试验收后，负责安装调试的主管人员应将设备仪器安装、调试中形成、积累的文件材料及时整理归档。

1.6.6 本公司自行设计制造的设备仪器，在设计制造工作结束时，由主管设计人员负责将设备仪器文件材料组成保管单位，由本部门负责人审定后，移交档案管理部门归档。

1.6.7 凡是订购设备的申请、合同、协议，由合同管理部门负责集中将资料交档案管理部门。

1.6.8 开箱验收后发现缺少的出厂文件资料等，应由设备购置部门负责索取补齐。

1.6.9 档案管理人员参加设备开箱验收时，必须认真做好记录，并由设备购置主管单位及有关参加验收的人员共同签字。

1.6.10 邮寄或捎回的技术资料，有关部室或个人在收件后一周内将原件资料向档案管理部门移交归档，任何部门或个人不得将资料丢失、损坏或截留。

1.7 科技档案的整理、编目和保管：

1.7.1 科技档案的整理，就是按其形成规律，保持各种档案材料之间的有机联系以及便于保管和利用的原则，对科技档案进行系统整理、编目和保管。

1.7.2 公司科技档案的分类原则、分类方法、类目标识和类目设置依照公司档案分类规则。

1.7.3 科技档案接收后，应及时登记、分类、划定保管期限、编写案卷标题、页号、将每份文件逐一录入计算机并编制卷内目录、备考表、装订整齐，组成案卷后方可入库，并编制各种检索工具，以便迅速查找。

1.7.4 科技档案按保管单位组卷的卷盒、卷皮、卷内各项内容规格，按照国标《科学技术档案案卷构成的一般要求》的格式制订，排架方法按照工各程代码、机组和专业类目相结合的办法进行。

1.7.5 对破损的图纸资料应采取措施，及时复制和修补。

第五篇：科技资料和科技档案管理规定

中集陕汽重卡（西安）专用车有限公司

科技资料和科技档案管理规定

一、主要内容和适用范围

1、本规定提出了科技图纸（以下简称资料）分级的界限、保管和借阅的管理办法，图纸资料的发放和更改的办法及科技档案（以下简称科档）的归档、保管和借阅管理办法。

适用于技术组绘制编制的资料、外来的技术资料、科技档案和公司购进的各类书刊图册。

2、计算机科技资料的管理，按《设计人员计算机资料存放规则》及《技术组计算机使用人员管理补充规定》执行。

二、资料的分级

技术组的资料按其重要程度分为一般技术资料、重要资料和保密资料三个级别。

1、一般技术资料：含常规产品图册、设计文件、技术规范、修理改制规范、国家标准、行业、企业标准、产品样本、科技图书、照片、试验鉴定资料、3C认证资料、产品材料配件表、投标书、技术管理文件、汽车产品公告资料、工艺文件等。

2、重要资料：含技术组产品底图、国外原文的技术标准及产品样本、出国考察调研资料（包括磁盘、光盘、录相带等）。

3、保密资料：含公司引进技术的图纸、技术文件；国外合作厂家提供的图纸、技术文件；保密协议、专利技术和专利产品图；由客户提供，公司承担保密义务的图纸资料；公司组织测绘的国外产品或结构的图纸；3C证书、国军标及其它认证验收资料。

4、分级标识

一般技术资料无分级标识

重要资料的第一页左上角有“重要”的标识（产品底图除外）

保密资料的第一项左上角有“保密”的标识

三、资料保管

1、所有外来资料必须分类登记，并建有登记目录。外购科技图书其书价应在其收文记录中标出。

2、一般技术资料中的产品图册、图库图册开架存放在各相关设计组，由各组组长和资料管理员共同管理；技术规范、修理改制规范、科技图书及重要资料等集中存放，由资料（图书）管理员负责管理。技术组发放到各相关部门图纸资料由各部门的资料管理员负责管理。

3、保密资料的保管

保密资料设专用资料柜分类存放，并编制资料档案存放索引。

4、图书资料室要做好“五防”工作，即防炎、防潮、防尘、防虫、防盗。对破损的资料要及时进行修补和复制。

四、资料的借阅

1、一般技术资料

（1）技术规范、修理改制规范、产品样本、科技图书、标准汇编等资料，实行借阅登记制度，由借阅人向资料管理员办理借还手续。

（2）产品图册、图库图册实行分承包管理，由各组组长指定责任人，定期对所管理的图册进行整理、清点。本部门外组人员借阅，需与责任人或分管组长借阅，并及时归还，注意将资料按序号大小顺序摆放。资料管理员应协助各组对图册资料进行管理。

（3）执行更改单修改图纸，使用资料时，可不按上述两条办理，但更改结束后，应将资料及时归位。

2、重要资料的借阅

重要资料的借阅同一般资料，向资料保管人办理登记手续。只是重要资料借阅时，资料保管员和借阅人要对借阅资料的完好性、完整性要求更高，并及时归还。

3、保密资料的借阅

保密资料的借阅需经分管副总的批准后，资料保管人按附表1（技术组保密资料借用记录表）办理登记手续。

4、保密资料的借阅人应保守资料的秘密，不得随意摘录、引用、复印、扩散。

5、借阅范围

产品图册、图库图册的借阅方法仅在本部门内实行，原则上不得借出本部门，如外部门借用需向资料保管人办理登记手续。其余的资料，公司管理人员均可按规定借阅。

所有资料如是公司外人员借阅需经分管副总或部门负责人同意。

五、图纸资料的发放和更改

1、产品图纸的发放和更改

（1）产品图纸的发放、更改按公司质量体系程序文件的有关规定执行。

（2）各部门领用的图纸等资料妥善保管，保持图面的清洁、完整，不得任意污损、撕毁。凡蓝（白）图因长期使用图面不清时，可凭旧图到资料室换取新图。由于保管不善而撕毁或遗失，必须补图时，应填写晒图申请单，经有关领导批准后，方可补晒（复）新图。

2、保密级图纸的发放

保密级图纸的发放需经公司总师或主管副总批准，保密级图纸发放时应盖有“保密资料”及“时间”印章，并按附表2（协作单位保密级图纸发放申请表）的规定进行登记发放。

六、科技档案的管理

科技归档资料经整理、分级并履行归档手续后成为科技工作者档案。

1、科技档案归档内容

（1）产品设计文件（含图样、图表、计算资料以及设计、制造、调试、验收、使用所需的技术数据和文字说明的各种技术资料）

（2）有关产品照片、录像带以及计算机软件、软盘等。

（3）因工作关系获得的资料，如：由客户提供或相关厂家、人员提供的样本等资料。

（4）生产、科研和各项管理工作中形成的文件、材料。

（5）因公参观学习、考察和参加会议收集、获得的各项材料（包括样本、文件、技术资料、笔记、书面汇报、照片等）。

2、科档归档要求：

（1）技术人员应做好科技档案的形成、收集、积累、整理、分级和归档工作。

（2）档案资料员应将归档的材料进行必要的加工、整理、立卷编目、做好分类科学、组卷合理，并做好归档统计工作。

（3）归档文件应完整、准确、系统、完好、清晰、签署完整，并且装订牢固，以利长期保存。

（4）归档文件书写、图表应符合标准经要求。

3、科档归档手续：

（1）一般资料归档时，档案资料管理员应及时对归档的科技文件进行分类登记。

（2）重要级以上文件归档，文件经档案资料验收合格后办理移交登记手续。

七、处罚办法

1、资料管理人中应定期检查、整理资料，确保资料完整无损、排放整齐有序，帐物相符。产品图册、技术规范等每月整理一次，产品样本、科技图书、标准汇编每季度整理一次，其它科技资料每年整理1-2次。

2、对于不按本规定执行者，一次违规给予口头警告，二次违规给予书面警告，三次违规者给予30-50元的罚款处罚。

3、凡丢失科技图书的责任者，应按所购书价的3-5倍进行赔偿。

4、对于丢失图册、规范、或重要级以上资料的责任者，按泄露公司秘密论处。