第一篇：浅淡工程项目档案的动态管理
浅淡工程项目档案的动态管理
本文转自职称论文发表网，原文地址摘 要：工程项目大多具有投资规模大、建设周期长、影响因素多等特点，运用目标管理技术和过程控制原理，对工程项目的目标实行动态管理，可有效提高工程项目建设管理水平。而工程项目档案是工程建设的真实记录，贯穿于工程建设的全过程。是各建设、设计、施工、监理、质监等单位工作的真实体现，是工程建设的重要技术成果。是评定工程质量、衡量施工单位的管理水平、和工程交付使用的必要条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改造的重要依据。本文主要就工程项目档案管理现状，如何建立工程项目档案的动态管理机制，及实现动态管理措施等进行探讨。希望广大的档案管理工作者，在工程项目档案的动态管理研究方面引起重视，也为以后的工程项目档案管理工作提供一些有价值的参考。关键词：工程项目档案动态管理管理机制措施
1工程项目档案管理难点分析
工程项目档案的动态管理是一项复杂的、巨大的系统工程，而档案资料的系统性、成套性又是做好工程项目档案的基础。因此，工程项目档案管理的难点主要体现在档案资料的收集方面。目前，由于工程项目的规模大及其复杂性，加之施工单位的多元化，档案管理多呈现事后管理，少全过程管理，导致很多项目的档案文件收集不全，或内容失真，或保管不善。加之档案管理工作前期投入不足，信息技术应用、网络管理系统的建设还不普及，档案的整理严重滞后，档案管理工作信息化建设缓慢，不仅造成工程文件不准确、不齐全、不规范，而且阻碍了档案信息的开发利用。
工程项目档案管理中未坚持依法治档是项目档案管理困难的又一重要因素。工程项目档案不但关系到建设工程的安全，而且是调查工程质量事故的依据。也是办理国土证、产权证、房屋维修的必备资料，关系到广大人民群众的切身利益。如上世纪80年代的城建档案保证金制度，90年代中后期的城建档案责任保证书的管理模式，其城建档案的收集效果并不理想，都未能达到建设部的要求。特别是90年代后期，城建档案保证金取消后，大量的的工程档案未能收集进馆，不仅不利于城市建设的科学规划和城建工程的管理，而且严重损坏了国家和人民群众的根本利益。探索建立工程档案的动态管理机制
工程建设主要分为工程建设准备阶段、建设施工阶段、建设竣工验收的阶段。为了确保工程档案的完整性、系统性和准确性，工程档案的资料收集，必须介入工程建设的各个环节，全程参与，形成一条纵向管理链。将工程项目档案管理与工程项目的动态管理同步推进，建立起工程档案的动态管理机制。
为保障资料收集工作的顺利进行，在管理过程中还必须利用国家赋予的法律、行政权力，建立有效的制约机制，依法治档，以实现工程项目档案的有效动态管理。
（1）工程建设前期阶段要做好档案法规的宣传和档案管理制度的建设。
为了改变项目档案收集难的状况，自工程立项开始，就要大力宣传并严格执行《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程质量管理条例》等国家、地方法律、法规，让其深入人心，逐步变成大家的自觉行动。同时，大力组织档案业务培训，制定项目档案工作的初步计划，建立健全项目档案管理的各项规章制度、标准和规范。结合实际制定项目文件的管理细则，逐步建立一套能够基本保证项目档案收集的管理制度和方法，并在具体实践中不断完善。
档案管理部门要与建设单位签定报送工程档案责任书，通过专门印制的档案宣传手册和 1
有关的法规资料，向建设方、施工方宣传我国城建档案的相关法律、法规。建立工程项目台
帐，举办在建工程项目档案员学习班，学习工程项目档案验收备案的相关政策和工程档案质
量标准，提出档案的建档、归档的规范、流程和管理程序的具体要求，对工程档案资料实行
集中统一管理。建设方、施工方必须安排配备经过培训的专职资料员负责档案资料的收集、归档和整理工作。同时建立建设工程档案员联系网络，保持与工程档案的直接管理者的联系，确保档案业务指导工作的顺利进行。
（2）工程建设施工阶段要做好现场业务指导和执法检查，保证档案的真实和规范。档案业务指导部门在工程项目施工过程中，要做到全员参与、跟踪服务，要定期深入
工地。可通过电话、现场办公了解工程建设情况。建立覆盖全项目的档案管理网络，对各工
程项目档案管理工作进行跟踪指导、协调、督促检查，发现问题及时解决。建立有效的信息
交流、反馈系统和技术资料数据库，实现项目资料信息内部共享。定期地为在建工程开展上
门服务，进行档案业务指导工作。保证整个工程项目档案的收集、整理、立卷、归档进度与
工程建设同步，避免因工程变更造成档案的疏漏和混乱。
同时，要加强协同管理，严格执行档案法规。经常会同工程质量监督部门、建设局等部
门组成联合执法小组，切实履行监管职责，检查和审核项目建设中档案资料的真实性、准确
性、系统性。严格按照档案工作的各项标准、规范，做好收集、整理和归档工作，以维护工
程档案的真实性和系统性。
（3）工程建设竣工阶段要抓好项目档案的验收工作，以确保档案的完整和安全。
工程项目竣工验收的一个重要条件是竣工档案必须同时通过验收。档案管理部门对竣工
工程档案的有效监督，确保设计方、建设方、施工方、质监、监理等部门工程撤离前，有充
裕的时间完善和充实竣工工程档案资料。如城建档案馆为了对建设方在最后的备案工作进行
有效的约束，规定对已通过预验收项目建立备案工程统计台帐，对已竣工，三个月内没有向
城建档案馆移交工程档案的项目下达“工程档案催交通知书”并建立台帐，落实工程档案移
交情况。为把住工程项目档案的最后一道收集关，对工程项目档案的收集进行严格控制，建
设单位必须将工程项目档案交至档案馆进行档案备案认可，凭备案表到产权部门才能办理产
权证。这样，杜绝了档案文件的人为地割裂与缺失，保证了档案的完整和安全。强化工程项目档案动态管理的措施
强化工程项目档案的动态管理最基本的方法，就是健全各项规章制度，使档案管理制
度化、规范化和标准化。国家和各部委颁发的有关法律、规定和办法，是制定相应规章和实
施细则的依据和指南。同时还要根据项目的具体情况，制定符合现场实际的细则和规定。
通过建立联系网络，掌握工程项目档案工作的现状。强化工程项目档案动态管理的主要
措施，主要体现在两个方面：
（1）实行前端控制，同步实施
工程项目档案的收集、管理与提供利用相分离的体制难以保证档案完整、准确，也是
导致档案部门整编工作中大量重复劳动的主要原因。因此，档案管理部门必须从建设项目实
施开始，就将档案管理纳入项目管理流程，进行前端控制，同步实施。首先做好建章立制的工作，可通过政府、人大、规划、建设、质量监督等政府职能部门的全方位配合，明确建设
单位、施工单位、监理单位、工程项目管理单位、档案管理部门在档案形成过程中各自应承
担的职责，明确档案工作管理体制，建立档案工作组织机构，并以合同形式明确各方的档案
管理权利和义务，用经济手段保证档案管理目标的实现。同时，还要做到档案管理与项目管
理同时建设，同步发展。例如，档案管理的基础建设要列入项目办公自动化建设规划，为档
案部门配备相对先进的设备，包括计算机、扫描机、数码摄像机等等，为档案管理现代化创
造良好的物资基础。将档案管理的要求纳入项目规划审批业务系统，做到档案资料的收集、整理、立卷、归档工作用与工程建设同步。确保项目档案的原始性和准确性，使档案信息资源更充分地发挥作用。还需说明，这些前端控制措施的实行，不仅仅是技术层面的问题，更重要的是观念的问题，档案部门应努力沟通，做好宣传推动工作，（2）强化管理系统建设，运用现代信息技术实施管理过程全程控制
管理系统建设是档案现代化管理的基础。档案资料的计算机管理、数字化和网络检索已成为档案管理发展的必然趋势。因此，档案管理部门应对设计单位、施工单位、监理部门及其它合作单位的跟踪指导、档案接收到档案提供利用的全过程，纳入计算机系统管理系统。运用现代信息技术，实现工程档案资料的收集、立卷、归档、档案接收、档案整编、档案利用、档案鉴定、档案统计等全过程标准化管理和控制，从而强化工程项目档案的动态管理，推动工程项目档案管理的现代化水平。
综上所述，通过对工程项目档案的动态管理，实行工程项目档案管理与工程项目建设管理流程同步进行，实现了工程项目档案与建设项目管理的淮确、紧密的联系。这不仅简化了工程项目档案资料的收集工作，提高了工作效率和档案的质量，而且有效地实现了对工程项目建设的控制和服务。保证了项目档案内容与其记录的项目业务的一致性，其管理方式不但能适应档案内容不断变化的要求，而且能够反映项目规划审批管理的最新状况，提供及时、有效的档案服务。
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第二篇：工程项目管理档案员岗位职责（范文）
工程项目管理档案员岗位职责
1、协助项目经理做好工地施工中所产生的变更签证等相关资料的整
理工作，收集整理工程施工过程中产生的的各种工程资料。
2、工程资料应认真填写，字迹工整，资料齐全，装订整齐。
3、负责项目管理技术资料的归档和移交，做好项目管理技术资料的管理工作。
4、贯彻执行公司文件和资料的有关管理办法，保证本单位、部门文
件和资料管理有序。
5、配合公司内各部门（如预算部、采购部等）工作人员进行的其他
相关工作。
6、负责工程类会议的记录。
7、负责工程部各类统计报表的制作及填报。
8、负责工程部项目管理数据库的日常维护、更新、共享管理。
9、根据部门月度工作计划会议，协助部门经理拟定部门各岗位人员月度工作计划内容，并跟踪、检查，提醒部门部门个岗位人员及时、有效的完成计划工作。
10、负责工程维修处理记录的收集、存档。
11、完成领导交办的其他任务。
第三篇：浅淡风景名胜区照片档案的管理
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。档案事业作为人类文明发展的记忆工程，作为社会主义服务的公益事业，作为文化教育的阵地之一，是我国社会主义大文化建设的一个重要组成部分。照片档案作为档案的一种特殊载体，以其特殊的形式，生动、详实、形象地再现了历史的一个个精彩瞬间。因此，照片档案有着文字材料无法替代的作用。对于一个风景名胜区来讲，照片记录着它的发展过程，记录了它每个时期不同的风光面貌。如何更好地保存好这些照片，开发利用好照片档案信息资源，服务于风景区的开发建设，有着十分重要的作用。因此，我们必须建立照片档案管理制度，完善照片的收集、整理、归档、保管工作。下面就本人从事风景区照片档案工作浅淡一些看法。
一、风景名胜区档案的收集范围。
风景名胜区照片档案收集的范围主要涉及到景点风光风貌照片，景区内举办的活动形成的照片，中央、省、市领导来景区考察形成的照片，景区内重大会议形成的照片，重点工程项目竣工、景点落成的照片，国外游客（主要是韩国）来景区游览、参观形成的照片等。
二、风景名胜区照片档案的整理、归档。
照片档案的整理，应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为原则。照片档案包括底片、照片和说明三部分，底片应单独整理和存放，照片和说明应一同整理和存放。照片档案的装具，应按照《照片档案管理规范》的要求，专用国家标准的照片档案装具。卷皮的格式可采用文书档案的卷皮或专用卷皮。按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。
1、鉴定归档的照片。作为归档的照片一定是反映风景名胜区区容区貌、建设工作成果、举办重大节庆活动、领导和著名人物考察等具有保存价值的照片。
2、照片档案的分类。根据风景名胜区的特点，将照片档案分为五大类：风光风貌类；建设成果类；节庆活动类；领导考察类；外宾来访类。
3、底片的整理。底片应单独整理和存放。底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边外。对于大底片，应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面再用衬纸包装并注明底片号。底片装袋后，按照底片号顺序将底片插入底片册。
4、照片的整理。根据风景名胜区照片档案的五大类，按照年代进行整理、归档。照片必须固定在芯页正面（装订线右侧）。每张照片应标明编号，编号遵循在照片册内编制流水号的原则，每卷内都从“1”开始，流水顺延，不重不漏；同时，应标明相应的底片号，以便查寻。照片必须辅以文字说明，文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。文字应简洁、语言通顺，一般不超过200字，可写在照片的正下方，也可在照片的右侧或左侧书写。
三、风景名胜区照片档案的保管。
照片档案的保管工作与其他载体档案相同，也是以维护档案的完整与安全，延长档案寿命为基本任务。但是，照片档案的保管条件比其他载体档案的要求相比要高。因此，应严格按照国家标准来保存照片档案，建立独立的照片档案库。库房要安装防光窗帘，防止太阳光中的紫外线对照片的破坏。库房和橱具应严密防尘，采用机械通风时应加防尘罩，因为灰尘不但会污染照片，而且更容易使底片损坏。库房内应安装空调、除湿机、加湿器，使温、湿度达到要求。保存底片的适宜温度为13℃～15℃，相对湿度为35%～45%；保存照片的适宜温度为14℃～24℃，相对湿度为40%～60%。库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。另外，对照片档案应定期进行检查，发现照片出现褪色、图像不清等现象时，应尽快采取复制等措施。
第四篇：工程项目档案管理制度
工程项目档案管理制度
一、目的
为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。
二、工程项目档案归档范围
本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的开发、设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图方案、软件、图录像等。其主要包括：工程项目建议批文，中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。
三、档案机构及其职责
公司指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅等工作。其主要职责包括：
1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；
2、档案材料的保管和销毁；
3、档案材料的查借阅、催还。
四、档案的立卷、收集、整理
1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。
2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。
3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记（见附表一）。
4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。
5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。
五、档案的管理
1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每年对档案进行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。
六、档案要求
1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。
2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。
3、传真件应复印一份归档。
七、档案的保管
1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安全。
2、所有档案应专柜存放，加锁。
3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。
4、公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
八、档案的销毁
1、档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴定，登记已失效的档案，编制档案销毁清册（见附表三）。
2、档案销毁清册经核准人批准，方能销毁失效档案。
3、销毁一般以焚烧、粉碎的方式处理，特殊销毁方式另作说明。
4、销毁时要有二人以上监销，并在档案销毁清册上签字。
5、销毁人员应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
九、档案的查借阅
1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅申请单，由核准人签字同意，方可查阅（见附表四）。
2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经核准人签字同意，方可带出，用毕即归还。
3、资料员对文件的查（借）阅情况要进行登记（见附表五）。
4、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。
5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管及时处理。
6、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经核准人批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须核准人同意且审核后才能
带出。
7、公司对调阅制度实行分级制度，公司可根据借阅人工作的需要及等级的评定，分别给予“原件借阅”“复印件借阅”“局部复印件借阅”。
十、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或擅自销毁档案。
2、擅自向外界提供、抄摘档案。
3、涂改、伪造档案。
4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。
5、未按手续借阅、外带及越级借阅。
第五篇：工程项目档案管理制度
工程项目档案管理制度
一、目的为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。
二、工程项目档案归档范围
本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。
三、资料员及其职责
部门经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括：
1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；
2、档案材料的保管；
3、档案材料的查借阅、催还；
4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。
四、档案的立卷、收集、整理
1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。
2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。
3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。
4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。
5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。
五、档案的管理
1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每月对档案进行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。
六、档案要求
1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。
2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。
3、传真件应复印一份归档。
七、档案的保管
1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安
全。
2、所有档案应专柜存放，加锁。
3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。
八、档案的查借阅
1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记表方可查阅。
2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经项目经理签字同意，方可带出，用毕即归还。
3、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。
4、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告项目经理及时处理。
九、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或擅自销毁档案。
2、擅自向外界提供、抄摘档案。
3、涂改、伪造档案。
4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。
5、未按手续借阅、外带及越级借阅。
附件一
工程技术资料参考目录
1、开工报告、施工现场质量管理检查记录
2、图纸会审纪要、设计变更、洽商记录
3、施工组织设计(施工措施)
4、技术交底、技术复核
5、工程定位测量、放线记录、复核记录
6、原材料出厂合格证及进场检(试)验报告（钢筋、水泥、砖、防水材料等）
7、施工试验报告及见证检测报告
8、隐蔽工程验收记录、基槽验收记录
9、施工记录
10、预制构件、预拌混凝土合格证
11、地基基础、主体结构验收记录及抽样检测资料
12、检验批、分项、分部工程质量验收记录
13、单位(子单位)工程质量竣工验收记录
14、施工日志、地质勘察报告
15、土壤(素土、灰土)干密度试验报告（回填土试验报告）
16、砂浆配合比通知单
17、砂浆(试块)抗压强度试验报告及评定
18、混凝土配合比通知单
19、混凝土(试块)抗压强度试验报告及评定
（同条件养护混凝土试块强度报告汇总及测温记录）
20、商品混凝土出厂合格证、复试报告
21、钢筋接头(焊接)试验报告，焊条（剂）合格证
22、水池满水试验记录
23、建筑物沉降观测记录
24、结构吊装记录
25、现场施工预应力记录
26、工程质量事故处理记录
27、管道、配件出厂合格证及进场检（试）验报告
28、管道、设备强度试验、严密性试验记录
29、系统清洗、灌水、通水、通球试验记录
30、进场电器材料、设备出厂合格证及试验报告）
31、设备调试记录、接地、绝缘、电阻测试记录
32、暖气管道、散热器压力试验记录
33、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录
34、单位(子单位)工程质量竣工验收记录
35、单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及功能抽查记录
36、单位(子单位)工程观感抽查记录
37、竣工验收报告
38、竣工验收证书
上述资料目录供各施工单位（项目部）参考使用
附件二
案卷封面式样
施工技术资料
档 案 号：
共卷第卷
工程名称：编制单位：编制日期：
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