档案信息化建设对人才的需求与培养（共5篇）

第一篇：档案信息化建设对人才的需求与培养

档案信息化建设对人才的需求与培养

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

档案信息化建设赋予新世纪档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。

一、档案信息化建设对人才的需求

1．档案信息化建设对人才的素质需求。档案信息化建设是一项长期的、艰巨的战略任务，任重道远。要担当起这一历史重任，必须有较高的政治素质，良好的职业道德和崇高的敬业精神，这一方面是由档案工作的政治性、服务性决定的，另一方面，信息技术、网络技术在档案领域的应用，电子文件、电子档案的安全问题对档案管理人员提出了更高的要求。档案信息化建设是一个促使由档案管理向档案信息管理的过程。档案信息化建设的目标是最大限度延长档案的寿命，最广泛、最快捷提供档案信息满足社会各界的需求。档案学理论就是信息化建设的理论基础。更何况在加快信息化建设的过程中仍然需要对档案实体的管理。因此，信息化建设人才需要深厚的档案学

基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法。

尽管我们还难以给档案信息化一个准确的概念，但档案信息存取自动化、档案信息管理智能化、档案信息利用网络化则是档案信息化的基本特征。为此必须创新思维，学习和掌握现代化管理思想、现代化管理技术，并有机地与档案工作结合起来，是加快档案信息化建设的关键。

2．档案信息化建设对人才结构的需求。档案信息化建设人才需求不仅是长远的，而且是广泛的。相对于不同的工作对象、不同的工作内容。不同的工作范围，信息化建设对人才结构的需求是现出梯形分布。

档案信息化建设研究型人才。这部分人才是信息化建设的生力军，去完成架构信息化建设的理论，研究电子文件归档管理办法、电子档案科学保管、远程利用技术方法、电子档案原始凭证作用等突出问题，研究新技术、新方法在档案领域的应用，研究、开发经济的。适用的、兼容的档案管理软件等工作。

信息化建设管理人才。信息化建设是一个系统工程，需要一个可行的目标，良好的运行机制，有效的组织和协调。需要有掌握国内外、省内外信息化建设的现状、问题，制定各自范围电子文件、电子档案管理规划，制定有关电子文件和电子档案管理办法和标准，指导各地区、各部门电子文件和电子档案管理的信息化建设管理型人才。

信息化建设实用操作型性人才。随着办公自动化、文档一体化程

度的提高，电子文件的产生、传递、存储、归档、著录、保管、利用、都将由计算机辅助管理。需要一大批懂得现代化管理的基本知识、熟练操作微机，了解网络知识，灵活使用档案管理软件，能够胜任文档的存储、编辑、检索、利用等工作的实用操作人才。

高层次的研究型人员是信息化建设的带头人，管理型人员是信息化建设的纽带，实用操作型人才是信息化建设的基层力量。三个层次结构相互联系，互为基础、相互渗透，共同担当起信息化建设的巨任。

二、信息化建设人才的培养

档案信息化建设教育，从全国来讲，要制定一个总体目标和规划，建立一个完善的信息化建设教育体系，确定系统的信息化建设教育内容，编制适用不同层次的教材。要立足于全员培训，有计划、分阶段，区分层次、突出重点。

l．通过高等院校培养高层次档案信息化管理人才。充分发挥高等院校设施齐全，师资力量雄厚，科研水平高，辐射面广等优势。研究生教育中设定档案信息化建设研究方向，本科生教育中加大现代化、信息化管理等方面的课程份量。同时还可以用委培、进修等形式为各省、市培养高层次的管理人员。使每省至少有3—5人高层次的专业人员，担负各省的档案信息化建设研究、应用、培训等任务。

2．通过继续教育的形式，普及信息化管理知识。继续教育形式灵活、内容专

一、周期短、见效快。可以专题培训、专题讲座形式普及信息知识，学习计算机的基础知识、基本原理，学习文字处理技术，学习常用的档案管理软件的应用，学习网络知识，通过专题培训和实

际操作，使人人成为档案信息产品的使用者、档案信息的管理者、档案信息利用的咨询者、档案信息的传播者。

3．通过岗位培训，使档案信息管理知识成为入门必读。基层档案人员兼职多，更换频繁，岗位培训是最受基层人员的欢迎。要在原来“五学”的基础上，增加现代化、信息化管理的课程，扫除现代文盲，使之上岗后就了解纸质文件、电子文件的管理。

4．召开专题研讨会、举办专题研讨班，营建档案信息化建设的研究氛围，增强档案信息化建设的紧迫感。经常对档案信息化建设涉及的问题充分讨论、广泛交流。

5．借用科研单位、科研实体的力量，推动档案信息化建设。档案部门应与技术过硬的科研单位、科研实体联合开发实用的软件，借用他们的技术力量培训操作人员。甚至在技术力量不足的情况下，还可以借助他们的力量制作网页、建立网站、构建局域网。

第二篇：对医院档案信息化建设思考

对医院档案信息化建设思考

摘要：随着医疗条件的改善，IT技术的发展，医院的服务水平不断提高，但是，医院档案管理的方式、方法未能全面跟上时代的步伐，处于比较滞后的状态。开展医院档案研究的目的在于促进医学更好地服务于大众，更好地服务于社会发展。对此，医院应该跟进时代的发展，突破传统管理办法的束缚，走网络化、信息化、自动化发展道路，建立稳定的医疗档案管理系统。本文立足于医院档案管理现状，对档案信息化建设的意义进行分析，提出了加强医院档案信息化的对应措施，希望对档案管理建设进程的推进有所帮助。

关键词：档案管理；信息化建设；措施；意义

医院档案载录着医院发展的各个印记，是医院展现其历史与案例的重要平台，是解决新问题、应对新挑战的咨询手册，也是医院制定未来发展战略规划的指南针。而科学、规范化的档案管理不仅能够为医院文件查阅与利用带来极大便利，提高医院档案管理水平，同时也为医院未来发展提供了强大的资源支撑。信息化时代下，传统的档案管理方法已然无法适应当前的发展形势。而信息化的档案管理，不仅有助于相关人员档案的查阅与利用，同时亦有益于档案资料的长久保存。因此，在新时期，加强医院档案的信息化建设，具有极其重要的现实意义。医院档案信息化建设内容及当前现状

新时期，医院档案管理逐渐向信息化方向转变，但是，仍然存在着许多亟待完善的地方。相关管理部门对档案信息化的推进效果并不理想，很多问题得不到及时处理和解决。主要集中在以下三点：

（1）档案信息化硬件和软件比较滞后。在档案信息化处理过程中，医院并没有进行深入的改革性发展，依然采用陈旧的设备和系统进行管理，使得档案信息化发展缓慢，统计和归纳的完成效果不理想。档案信息化处理流程复杂、设备落后，给档案管理的改革带来了很大的阻碍。

（2）档案信息化管理制度不完善。档案管理制度的不完善，导致档案数量不全、资料不完整，甚至部分档案在归档过程中丢失。档案储存室的部分档案由于保管不善，纸质内容难以看清，而失去信息处处理价值。这些现象给档案信息化处理带来了极大困扰，常常需要重新处理编辑，影响信息化速度。

（3）档案管理人员的业务水平低。档案管理不需要太高的技术，但对工作人员的自身素质和工作态度比较高，需要工作人员耐心归纳，长时间持续性工作，以确保档案的顺利流转。但是，档案管理人员的流动速度快，工作素养比较低，缺乏职业精神，给整个信息化处理带来极大的负面影响。加强对于医院档案信息化建设的意义

医院档案信息化建设对于临场、教学和研究等方面有着十分重要的指导意义。然而，传统档案管理办法已经不能满足当代医院发展的需要，亟需进行技术和管理方式的更新。具体来说，档案信息化管理对于医院和医学的意义分为以下三点：

（1）有利于医院档案管理质量的提高。随着计算机和互联网的发展，建立档案数据库，进行网络分享是时代要求，也是档案管理的必然选择，便于医学人员的学习和查看，提高档案的利用率，增加档案存在的价值。医学人员可以从档案记载中获得大量的临床病例，掌握临床处理办法，丰富自己的学识，带动医院整体的医疗水平和服务水平，形成强有力的社会竞争力。

（2）为医学发展决策提供指导意见。档案信息化处理后，在网络上形成信息平台，为医学领域的政策制定和医院的具体改进提供一定的指导，为正确决策发挥重要的作用。同时，档案的信息化实现了医学发展的信息化，为医学领域提供准确的发展方向，增加了政策决策的参考依据，对整体医学领域的进步具有极大价值。

（3）档案信息化为医学知识的普及提供了可能。随着医学技术的发展，普通大众难以辨别先进医学治疗办法的优劣，对众多药品的具体作用辨析能力较差。档案信息化使得大众有机会了解到临床情况，增加对现代医学的信心，减少焦虑情绪，为增加人们对医学的信心提供了有力支撑。

加强医院档案信息化建设的措施

从医院档案信息化处理的诸多问题和重要意义分析得知，医院的档案信息化改革已经迫在眉睫，需要引起领导和相关部门的高度重视，本人根据自身工作经历和总结，提出了加强医院档案信息化建设的措施，分为以下三点：

（1）加强医院档案信息管理人员的从业教育与规范化管理

档案管理的从业人员是信息化工作的执行者和落实者，对整个档案管理改革具有特殊意义。医院领导应加强对从业人员的管理和要求，从质量和效率两方面入手，提高医院档案信息化处理能力。首先，对档案管理人员进行专业培训，使其熟练掌握信息化处理方法；其次，对信息化成果进行检验，对其工作质量进行抽查，确保信息化成果的正确性；最后，改善工作人员的工作环境和工作待遇，满足工作人员的生活需求，进而使其全身心投入到工作中。档案信息化的改革需要从工作人员的工作态度和工作方法入手，提高其工作责任心和使命感，进而推动医院档案信息化进程，提高医院的服务质量。

（2）学习、引进先进的信息录入和管理系统

随着信息技术的发展，互联网生活已经走进人们的生活，满足着人们的生活和精神需求。互联网技术的发展使得现代数据成倍增加，信息处理难度进一步加大。医院档案信息化的发展离不开先进的信息录入系统和管理系统，离不开稳定的工作设备。因此，医院应更新信息录入设备和系统，为工作人员提供便捷的条件，促成网络信息化的早日形成。在信息化处理的过程中，需要做到档案的保存、保密工作，避免信息丢失的同时，还要做好保密工作，设置严格的查看要求，减少资源的外流。此外，电子档案管理系统还需要进行周期性维护，为网络信息的稳定性和安全性管理做好保障工作。只有妥善电子档案的潜在风险，才可以充分发挥档案信息化作用，促进档案信息化的健康发展。

（3）完善医院档案信息管理制度，增强医院档案信息安保力度

医院档案信息管理制度是进行档案改革的方针，对具体的改革内容有着指导意义。医院信息管理制度可以分为档案审核、档案借阅、档案存储以及档案级别调整等多个方面。档案不同的管理阶段发挥着不同的作用，是档案管理工作不可缺少的组成部分。在档案审核环节，需要对档案的各项内容进行仔细查看，确保档案信息的完整；在档案借阅环节，根据管理制度确定的权限，开展借阅活动，并档案进行跟踪，确保档案的完整性和内容的保密性；在档案存储环节，需要做到分类摆放，定期查看，避免纸质档案变质，失去保存价值。只有将医院档案信息管理的各个环节把握好，才可以将档案信息安保工作做到位，进而实现档案的信息化处理。

总结

医院档案信息化是医学档案管理办法的必由之路，对医学发展和管理有着十分重要的作用。各个医院都应改变传统的档案管理办法，建立高效、稳定、科学的网络档案系统，方便医生的学习和研究。同时，医院领导也应重视档案的信息化处理，对档案工作积极支持，鼓励工作人员克服苦难，信心十足的搞好档案管理工作，为医院的发展做出努力。

参考文献

[1]刘晶，黄海涛.新时期医院档案的信息化管理[J].产业与科技论坛，2010，9（9）：249.[2]郑慧.医疗机构人事档案管理现状及整改措施[J].西部中医药，2011，24（12）：33-34.[3]解俊霞.医院病历档案管理存在的问题及对策[J].河北中医，2010，32（7）：1113-1115.[4]陆漫漫.新时期加强医院档案管理的途径分析[J].办公室业务，2014（05）：105.作者简介

潘攀（1976-），女，汉，湖北，本科，馆员，研究方向：档案管理。

第三篇：对档案信息化建设的思考

对档案信息化建设的思考2009年06月08日 星期一 17:15——学习实践科学发展观调研报告

信息已成为社会发展重要的战略资源，知识和信息的生产、分配和使用将成为世界经济

发展的新的增长点，各行各业纷纷制定、调整自己的发展战略，以期抢占21世纪的战略制

高点。加快信息资源和基础设施建设，高效科学地利用信息资源，使信息资源充分体现其社

会价值和经济价值，为社会发展服务，是信息化建设的最终目标。在开展深入学习实践科学

发展观活动以来，通过认真学习和广泛讨论，结合本单位实际，本人就档案信息化建设问题

谈点个人的见解。

一、档案信息化是社会发展必然

档案信息化对于政务信息化有着巨大的推动和影响作用，档案信息化的水平将直接影响

着政府的竞争力和服务管理质量。政务信息化的发展将以电子政府成为信息化建设的重要标

志，互联网将成为政府职能的重要表现形式和媒介，政府的信息披露、网上办公、政府采购

与招标等活动将更多地通过网络来实现；电子政府将成为一个跨越政府部门和管理行业的综

合平台，将成为各级政府机关与企业和民众的连接中心，它是社会信息化重要标志之一。

原始信息，无可厚非的是信息资源的重要组成部分，随着社会信息化进程的加快，民众的档案意识的增强，其价值日渐提升，社会对档案管理也提出了更高的要求，早已不限于“

管好”档案，更多地要求是“用好”档案。档案管理部门必须提高其自身的管理水平，管理手

段必须从手工方式向现代管理方式转变，为社会提供高效、优质的档案信息服务。“提升档

案管理档次，将档案交给计算机系统管理”正式成为一种必然趋势。网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未

有的契机，社会及每个单位网络基础设施不断改进完善，也为档案信息化建设创造了良好的条件。通过实施档案信息化建设，档案的管理和利用将完全通过计算机系统实现，以高度集

成的网络信息为基础，实现档案管理的标准化、数字化、规范化，为社会各界提供快捷高效的档案信息服务，是档案部门和档案工作者当前和相当长时期艰巨的系统工程。

二、档案信息化建设的特点

档案信息化建设是信息社会建设的一部分，其建设的过程和目的虽然与其他信息化建设

有共同之处，但由于档案的特殊性，就有其自身的特点，主要表现如下：

1、档案信息化是政务信息化建设的重要组成部分。

社会信息化快速发展对档案工作影响巨大。信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多

样性，档案内容分散交叉。必须改变传统管理方法，一方面由于社会信息量的激增和新型载

体的应用，不宜用传统的档案管理方法来管理；另一方面由于社会对档案信息的需求不断增

加，传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要，这就要求采用新技术，特别是信息技

术改变管理模式和方法，取代传统的管理手段和方法。

当前，我国已将电子政务建设作为今后一个时期国家信息化的重点，我国电子政务的进

程势不可挡，依靠网络信息技术对公文进行高效有序的电子化处理，是当今电子政务建设的重要组成部分。实际应用中，各级机关单位“办公”的一个重要内容就是日常的收文、办文和发文，公文的处理是政府机关处理公务和行政管理的重要工具。因此人们越来越意识实现公文的自动化处理，提高政府办公效率和领导决策能力的必要性，并如火如荼的实践着。但是作为公文处理的另一环节--档案管理，却面临着如何与时俱进的问题。其实，文、档（文书，档案）有着首尾、因果关系，并贯穿于政务机关工作的始终。因此，档案信息化建设必须紧跟电子政务建设步伐，档案部门信息化建设要纳入同级电子政务体系。抓住各级政府电子政务建设给档案信息化发展带来的挑战和机遇，使档案信息化尽快适应电子政务建设和运行的需要。如何管理和保存电子政务中产生的电子文件和电子档案，如何应用电子化的信息为领导决策和机关服务，如何满足公众需要为政务信息公开发掘资源，已成为档案管理面临的问题。

2、信息的正确性、可靠性要求高。

档案信息化建设的核心是资源建设，在资源建设过程中，保证信息的正确性、可靠性尤为关键。档案信息资源包含的内容广泛，信息量巨大，且资源增长速度快，重构难度大，如果资源包含的信息正确性、可靠性不高，将使资源的利用困难，最终影响信息化建设的成败。

3、信息的安全性必须得到保证。

档案信息化建设的目的是为社会提供档案信息服务，不可避免地借助现有的各种网络设施，由于信息具有易传播、易扩散、易损坏的特点，信息资产比传统的实物资产更加脆弱，更容易受到损害，这样势必威胁档案信息的安全性。为了保证信息的安全性，必须在信息资源建设的过程做好档案信息的鉴定工作，在通过网络为社会提供信息服务的过程中，要采取多方面的安全措施，保证档案信息的安全。

4、建设时间周期长，是一项长期的系统工程。

政治传统延缓了档案信息化建设的提出，传统的社会经济使档案信息化缺乏应有的经济动力，档案意识的淡薄使档案信息化缺乏了应有的精神动力，尽管当代社会环境为档案信息化建设提供了良好的社会基础，有着独到的“天时地利人和”，但档案信息化建设与政府其他的信息化建设比较，存在着明显的不足与落伍，甚至是滞后，欠帐太多，受财力、技术力量等因素不同程度的影响，注定档案信息化建设时间周期长，必须采取分步实施和边开发边利用原则，将信息化工作稳步推进。

5、必须采用成熟、通用的技术及产品。

在档案信息化建设的过程中，将采用多种信息处理技术和产品，这些技术和产品必须是成熟的，以保证信息资源建设和利用的可靠性。另一方面，档案信息资源的保存利用是长期的、永久的，这样必须要求资源建设的过程采用的技术必须是通用的、标准的，非通用的、非标准的技术会导致资源共享困难，甚至在将来无法利用，造成极大的人力、物力和资源的浪费。

三、档案信息化建设面临的问题

1、数字化档案管理标准规范：

目前各种数字化档案管理系统采用的管理模式基本是沿用传统的管理模式，功能主要是查询利用，仅仅是管理和利用手段的变化，研究一套适合计算机系统档案管理规范，方便查询利用，以及对档案信息进行更深层次的统计分析，是具有非常重要的意义。

2、怎样使档案管理工作容入到电子政务中

由于电子政务的广泛使用，电子文件的大量产生，以及由此而来的电子文档管理，是信息时代档案工作面临的重大课题，如何加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导，保证归档电子文件完整、有效、真实，是值得研究的。

3、加强横向联合，实现档案信息资源共享

在社会信息化加速时代，人们对信息要求全面、准确、快速、方便。由于信息需求量的增加，人们的注意力就不只局限于某一方面，而会更多地注意到档案部门之间的联系，着眼于档案信息与其他信息的联系，因我们管理体制的问题，档案管理存在条块分割、横向联系堵塞，各系统间沟通少，标准规范不统一，造成档案信息交流的困难。需要政府宏观控制，大力加强横向联合，共同进行档案信息化建设过程中涉及到的相关标准研究、制订、实施，在档案信息化建设过程中规范相关责任者的行为，按照标准统一实施，借助信息资源的网络化管理，最终形成一个更大的信息系统，建立一个范围更大的信息管理体制，实现档案信息资源的共享。

4、怎样增强民众的档案意识

档案意识的淡薄使档案信息化缺乏应有的精神动力，良好的档案意识是档案信息化建设的有力推动。一个有着良好的档案意识的社会，必然对档案信息有着高度的认知，能充分认识到档案信息对社会发展的重要性，一旦社会成员普遍具有良好的档案意识，必然产生运用档案信息价值强烈要求，这种强烈要求将进一步转化为档案信息化建设的重要推动力，使档案信息纳入整个社会信息系统建设的框架之中。同时档案的信息化建设，不但要有一定的社会成员对档案的信息属性有着深刻的认知，而且还要有在此基础上对档案信息有着价值上的认知，并且有着量上的需求，然后才能真正有从社会信息的角度去看待档案，才能有把档案信息融入于社会信息系统的具体行动。

5、数字化档案应用系统的网络安全性

数字化档案信息通过网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务，必须要采用一套完整的安全措施，保证网络系统安全性，防止黑客的攻击和病毒的入侵，使数据和应用系统不被破坏，系统时刻保持正常运转，信息传输的过程中重要信息不泄漏或被修改。一套完整的安全措施包含的内容很多，需要在管理上制定严格的管理制度，提高系统管理人员的技术水平，在技术上，设计实施切实可行网络安全策略，如采用严格的身份认证和权限管理，配置防火墙产品，配备入侵检测系统和信息传输加密产品，安装防病毒系统，另外一套备份与灾难恢复系统也是必不可少的，利用灾难恢复系统可以实现快速恢复。

第四篇：档案信息化建设

论档案信息化建设

摘要：档案信息化是是档案工作向现代化迈进的必由之路，必须加强档案信息化建设。目前，在档案信息化建设中存在缺乏统一标准和规范；档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够；软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差；数据保护存在风险等问题。因此必须加强档案管理人员的素质建设和档案信息标准规范化建设。关键词：档案信息化建设问题重点

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。

一、档案信息化及档案信息化建设的内涵

什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。

档案信息化建设则是这样一个过程：随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异[1]。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。

二、当前档案信息化建设中存在的问题

档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。

在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面：

1、缺乏统一标准和规范。

目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

2、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。

老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。

还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远，认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。

3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。

许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，4、数据保护存在风险

目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。

三、档案信息化建设的重点

（一）、档案管理人员的素质建设

档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。

1、提高档案管理人员的业务素质[2]

业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。具体而言，档案工作人员应该做到：

①能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识

和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

②能捕捉档案信息。当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

③能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息份量重大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。

④能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

２、提高档案管理人员的思想素质

①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。

②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观.在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。

③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。

④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

（二）、档案信息标准规范化建设

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。[3]标准规范是档案信息化建设的“交通法规”，档案信息化法律法规和各种标准的支持，需要国家档案行政部门制定一整套统、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最只能建立在标准规范的基础上，必须要有相关大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

实行档案馆室规范化管理可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识；也极大地提高了档案工作的科技含量！

①档案信息著录的规范化

档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。

②档案信息存储的规范化

目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

③档案信息管理软件开发技术的规范化

档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

注释：

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期

第五篇：档案信息化建设的实践与探讨

档案信息化建设的实践与探讨

阿克塞县档案局 常青

【摘要】随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，这样用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势。

【主题词】档案信息化 问题 重点

档案作为众多信息资源中的基础信息源，来源于人类社会的各项实践活动，产生于社会管理、经济管理、科学技术、生产建设、文化等各个领域，是经济和社会发展的历史的科学地记录，是人类宝贵财富。其作用及价值愈来愈得到广泛地认识，但是在面对信息化、数字化、网络时代，传统的档案管理模式遇到了严重的挑战，大量信息的存储、电子档案的管理等具体问题日益突出，已成为档案管理发展中迫切需要得到解决的问题。

一、信息时代的档案管理

随着档案管理现代化步伐的加快，电子文件、现代化办公、档案收、管、用全程信息化将进入管理领域，信息技术的广泛应用对国民经济和社会发展产生了深刻的影响。档案管理工作比任何行业或部门更加需要信息化、现代化。加强信息化条件下的档案管理工作，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必由之路。

信息化极大的提高了档案管理的水平，同时，信息化对

档案管理工作也提出了更高的要求，使档案管理工作处于不进则退的境地。信息化条件下的档案管理工作是传统的档案工作与现代科学技术结合的产物。要顺利实现信息化条件下的档案管理工作，就必须认证研究信息化的特点，解决好档案管理工作的技术难题，构建出档案管理工作新形式，使档案管理工作迅速进入信息化时代。

目前，传统的档案管理观念落后，开放意识与创新意识不强。档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在着等、靠、要、安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念。现代信息社会日新月异，新技术及相关学科理论的不断渗透，使得来源于社会而服务于社会的档案管理领域不断出现一些新情况、新问题。

二、开发档案信息资源，加快档案信息化建设步伐当前在推进信息化进程中，特别要注意解决三方面的问题：①保持档案信息化建设与各地党政机关和各部门信息化建设同步发展。做好电子文件归档管理和档案信息资源数据库建设等工作，力争把档案信息化建设纳入各地方和部门信息化建设的总体框架，实现档案信息化与社会信息化同步发展。②实现档案信息化各项工作的协调发展。各地区、各部门一定要根据经济和社会发展对档案工作的要求，以实现档案信息资源共享、提高档案信息利用服务水平为目的，明确不同阶段档案信息化建设的侧重点。③把建立和完善档案信息安全保障体系作为档案信息化建设的关键环节。要认真执行档案信息化管理的各项责任制度，杜绝一切安全隐患；严把档案利用审查关，非开放的档案信息一律不得上外网；要严格执行“三网”隔离制度，采取可靠的防范技术和措施，确保档案信息和网络安全。

信息时代的到来，给档案工作带来发展的机遇，同时也提出了严峻的挑战，它迫切要求运用信息技术推动档案工作，以提高档案工作的效率和质量。现就档案信息化建设中应注意的几个问题讲以下几点：

1、系统设计的完善及档案信息录入的规范化

在信息化条件下的档案管理工作较传统的档案管理工作更需要标准化和规范化，它需要有统一的档案信息采集标准，统一的规范化的数据类型。实行科学管理，统一技术标准、统一档案用语，建立一个完善的档案信息资源开发利用网络系统，快速、有效、有序、合法地把档案信息资源数字化，大幅度提高档案数据库的信息量，档案部门通过挖掘自身潜力或借助外力加强数据库管理软件的研制，是加强档案建设的当务之急，搞好各项档案基础业务的标准化和规范化建设是档案管理的前提和基础。所谓档案信息化管理，主要包括电子文件归档和电子档案管理。具体做法是将纸质档案通过扫描，将档案以数字图像形式存储和显示，或者通过缩微设备将纸质档案转换成缩微胶卷，或者进行档案数据录入，保证数据的质量，这些都要求认真校对、严格审核，同时重视已输入计算机档案和数据的校对审核工作，减少失误，保证数据的质量。从而实现档案信息资源由传统向现代转化。

2、档案数据库的建设

数据库是否符合档案著录范围，是否设计了转入、转出接口，接口是不是标准化，这是将来档案信息共享、档案管理软件升级的保障。在制定数据库结构时，应由懂计算机业务、熟悉档案整理编目、著录、标引的人员共同协商完成，以满足利用者的各种检索要求。只有规范了档案数据库建设，才能为档案信息共享打好扎实的基础。在数据管理方面应建立健全数据库质量管理体系，把好质量关，根据实际情况，制定严格的数据质量考核指标，责任到人，定期检查。

3、档案信息的安全性

档案计算机信息安全就是保护档案计算机信息资源，防止未经授权或者偶然因素对档案信息资源的破坏、更改、非法利用或恶意泄漏，以实现计算机信息保密性、完整性和利用性。保证档案信息的安全，首先要具有档案信息保护技术，对于敏感信息、秘密信息和重要数据，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离，对电子知识产权的访问和使用进行许可、控制和监督，并保护信息拥有者和最终用户的利益。建立网站必须设立防火墙，进行安全扫描入侵检测，安全或隔离等。用户通过网络进入网站服务器，需要对档案信息利用者进行身份认证，从而得到在网上利用档案的资格，积极采取授权访问、拒绝非法访问，安全监控、日志管理、病毒防

范等有效措施，预防网上黑客攻击，同时档案信息资源网络系统安全需要随着网络环境的变化和技术的发展进行不断调整和加强。

4、加强人才队伍建设

档案信息资源的开发，从资源的形成、积累、贮存、管理到开发利用，是一个涉及面很宽极为复杂的系统工程，要使这个系统具备良好的服务功能，保证创造最佳的社会效益与经济效益，发挥从事档案管理信息产业人才的作用，关键是要培养一批既懂档案业务又具有网络技术知识的复合型人才。档案管理人员要有良好的信息观念，在从事档案工作实践中应具备对档案信息的收集、理解、分析、处理的能力，要有忧患意识，不断提高计算机技术、网络信息安全技术及外语能力，还要善于开发新型档案信息资源，及时、准确、全面地为档案的利用提供服务，这样才能保证档案信息的安全开发利用。档案部门应加强教育培训工作，培训内容要紧跟信息时代的需求，与时俱进，开拓创新。

三、档案信息化，时代之必然

加强档案信息化建设，使档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战和压力，同时也为我们带来新的机遇，只要我们抓住这一机遇，努力学习和运用当代先进的科学知识与科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐，就能够推动档案信息化建设，就可以使档案事业实现跨越式发展。档案信息化建设是一项长期、艰巨的战略任务，在档案信息化建设的过程中，必须始终把依靠科教振兴档案事业战略放在十分突出的位置，全面提高档案科技创新能力，不断加大档案教育工作的力度，培养和造就一大批掌握现代科学技术知识的复合型档案人才和各类专门人才，以应对信息技术迅猛发展对档案工作提出的挑战，提高档案管理现代化水平，实现档案事业的持续发展。

【参考文献】

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期

【作者简介】

常青，男，汉族，1984年12月出生。2011年9月至今在阿克塞县档案局工作，2004年毕业于酒泉钢铁职工大学，大专学历，计算机与经济管理专业。

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