实际工作中的档案管理浅谈（汇编）

第一篇：实际工作中的档案管理浅谈

实际工作中的档案管理浅谈

档案的含义：

1、档案是直接形成的历史纪录。

“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。

2、档案的形成者。

档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

3、档案来源于文件。

档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。从信息的内容和形式来说，两者完全相同的，但从时效、价值和系统性上来说，档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件；其次是价值批判，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分；最后是系统性批判，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。

4、档案的形式多种多样。

档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。

5、档案的本质属性。

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

企业档案的定义：

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件

档案及档案管理在公司工作中发挥的主要作用：

一、档案是单位工作的查考凭据。档案是当时当事直接使用的文件资料转化来的，并非事后不使用另行编制的，档案记录了单位当时活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果，以及管理活动的经验，它可以成为使人信服的历史证据，它是任何单位连续工作必须查考的凭据。

二、档案是各类活动的参考依据。档案涵盖了单位各个时期的建设、科研、运营等各项工作活动中形成的具有价值的文献资料，档案中记载了各种活动的情况、成果、经验和教训，记录了各方面信息，反映了各类活动情况，能在不同程度上和不同的方面为单位发展和建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订工作计划，检查和总结运营情况，推广先进技术和管理经验等，都是重要的参考材料。

三、档案是单位资产组成部分。档案作为单位各项工作及其管理活动的真实历史记录，其价值在于其记录中所蕴含的内容。首先档案是单位固定资产和流动资产的构成要素。设备仪器、房屋及建筑物这些“硬件”在其有效使用期间离不开对其起保证与依据作用的“软件”—档案，两者作为一个整体共同构成单位的固定资产。其次档案是单位无形资产的组成部分，如党群工作档案、行政管理档案、运营管理档案及科学技术管理档案等，它们真实记录着单位科技水平、文化建设及管理状况等，并伴随单位工作、运营发展的始终，是无形资产的构成要素。

四、档案是科学研究的基础和必要条件。无论科学研究还是技术创新，所有的科研工作都需要借助于各种各样的档案资料才能更快更好地取得成果，一方面过去专门进行的科学研究的原始记录可供现实研究工作直接借鉴，另一方面，从记录广泛丰富的经验中，可为各项研究活动提供试验、观察和理论概括基础材料。

五、档案机构是单位的历史宝库。档案室是单位的历史资料和特有的知识、技术等资料的库存地，它服务于单位的各项工作，同时也是对外服务的窗口，是社会公信度最高的部门。

六、档案管理是提高工作质量和工作效率的必要条件。档案工作是维护历史真实面貌的一项重要工作，科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩和管理水平的重要尺度。档案记载着一个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的工作业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短，制定发展方向的好教材，对提高决策水平和工作效率，促进各方面发展发挥着重要作用。

七、档案是进行文化建设的生动素材。档案是单位发展的真实记录和见证，是单位文化的重要组成部分，通过档案我们能够了解到单位的成长历程、核心价值观、文化氛围等，那一张张照片、一段段影像、一份份文件、一件件实物，让职工产生了归属感、凝聚力和向心力，让社会更感性的了解我们。

八、档案管理标准化是精细化管理的体现。档案管理的标准化就是运用科学的先进的手段，将档案的收集、整理、立卷、编号、编目、归档等每个步骤按照统一标准运行，每一步都由规章制约，每个环节都通过制度进行规范，它符合精细化管理“精准、精确、细致、细化”的要求，是规范化管理的重要环节。档案管理的规范，可带动文书工作、运营管理、检查考核、财务管理等各项单位职能活动的规范，使精细化管理内涵逐步渗透到公司工作的各个方面，进而提高公司综合管理水平及整体形象。

档案管理是公司每项工作、每个活动的最后一个环节，归档工作的完成标志着一项工作的圆满结束，只有完成档案工作才能使公司的各项管理形成一个完整的闭合。档案管理与其他方面的管理不同，它不是只局限于某一方面的管理活动，每个部门、每个职工都会直接或间接地与之发生密切的关系，因此不仅仅是档案部门和档案管理人员的事情，而且是需要所有人员共同参与才能取得一定成效的事业。档案工作不但对单位工作有重要作用，而且与每个职工个人的过去和将来都息息相关，关心档案工作，配合档案工作，重视对档案材料的积累和保护，是我们每一位员工应尽的职责。

第二篇：电力档案管理实际工作中的若干问题

电力档案管理实际工作中的若干问题

摘 要：随着时代的发展和各种科学管理计算仪器的使用，档案管理工作也逐步完成了由传统的工作媒体和工作形式向新时代电子档案管理工作模式的过渡。但是在企业内部，在电力档案管理的实际工作过程中，还存在着不少的问题。文章就企业电力档案管理实际工作中的几个问题进行了讨论，并且分析了改进的方法。

关键词：电子档案；管理；实际工作；问题

前言

由于电力档案管理工作涉及到很多即时文件的保存和各种电力数据的记录，所以电力档案管理体现出许多不同于其他行业档案管理的特征，同时档案管理工作又能够体现一个企业的发展历史和走过的历程，所以解决电力档案管理实际工作中的问题，对于提高电力企业的整体运营能力，提高企业的工作效率都是非常有帮助的。企业电力档案管理实际工作存在的问题

电子档案管理是随着电子计算机的发展进而逐步取代传统的纸质档案成为档案管理工作主流的，电子档案管理在各行各业都有着非常广泛的应用，提高了档案管理的效率和水平，是一项管理工作的巨大进步。但是，在电力企业内部，档案管理工作存在一些不完善的地方，从企业的档案管理现状深入思考，发现电力档案管理实际工作主要存在以下几个方面的问题。

1.1 档案管理系统不完善

虽然档案管理工作的大体建设已经完成也能够发挥一定的作用，但是从长远来看，档案管理工作模式的系统并不很完善，在机构的建设和人才的分配方面还存在着较大的问题。首先，在机构建设方面，企业并没有建立相应的对档案管理工作的监督和检查部门，对档案管理工作的工作效率和工作水平不能很好的保证。然后，在人才的分配方面，当今的档案管理工作存在着人员分配不均的现象，很多岗位人员过剩导致资源浪费，其他的地方又因人手不足导致工作效率的下降，还有在人员安排上随意性过大等等问题。整体来说，档案管理工作的内部建设系统还并不是很完善。

1.2 档案管理工作配套设施不健全

由于企业已经彻底摆脱了对纸质档案管理工作的依赖，取而代之的是电子的档案管理工作，想要提高新时期的档案管理工作水平无疑需要更加高科技含量的配套设备，可是很多企业往往忽略这一点。由于我们现在已基本实现办公系统的自动化，数据和文件能够自动的生成、传输和保存，而我们的档案管理工作的配套设施如果跟不上办公系统的发展速度的话，就极可能导致办公系统的文件和资料不能够被及时的收档保存，而且还会造成档案管理系统的不稳定，给档案管理工作日后的顺利开展带来隐患。

1.3 档案管理工作人员服务意识不到位

在企业内部的档案管理工作人员中，有很多人还不能够认识到档案管理工作的重要性，不能认识到自己工作的重要性和对企业的重要意义，在工作的过程中肯定就不能够做到用心服务，做到最好。同时档案管理工作人员之间还普遍存在文化程度偏低的实际问题，专业知识的储备和综合素质各方面都不到位，甚至差距较大，这样在实际工作的过程中，往往就会导致企业档案管理工作非常混乱、效率低下，不仅不能保证档案管理工作的顺利进行，还可能给企业造成巨大的损失。电力档案管理工作问题的思考意见

由于电力部门的档案管理工作在实际工作中还存在不少现实问题，需要电力工作人员去深入的思考，笔者在这里给出了自己关于电力档案管理工作存在问题的思考意见，希望能对完善电力档案管理起到一定的参考和促进作用。

2.1 健全机构，完善体制

想要提高档案管理工作的工作水平和工作能力，首先要在工作人员的分配方面做到科学合理，把恰当的人员分配在合适的岗位，对那些没有能力或者能力不足的工作人员要坚决的予以清除，只有这样才能保证档案管理工作的高效有序进行。重视加强领导人的综合素质和领导能力的培养，还要完善体制和机构建设，设立相关的对档案管理工作进行监督和检查的部门或者机构，这样才能保证档案管理工作的准确性。只有档案管理工作的内部机构完善了，才能够保证电力档案管理的正常进行。

2.2 加强投入，提高配置

相关领导和组织部门要做好电力档案管理工作的配套设施建设，只有保证了设备能够满足工作的需要，才能更好的保证计算机工作模式下的档案管理工作顺利进行。档案管理工作配套设施的作用是为了保护档案的正常使用，延长档案的保存时间，可以说，档案管理配套设施也是管理工作建设的一个重要方面。加强对电力档案管理的投入，才能够更好的推动电力档案管理工作跟着时代而进步。

2.3 组织培训，提高观念

由于企业档案管理工作部门有很多的工作人员服务的意识和态度不到位，对档案管理工作的认识不足，付出的努力不足，所以企业应加强对相关人员相关方面的培训和教育。加强培训和教育，尽可能的提高工作人员的专业知识和工作能力，提高他们对于档案管理工作的意识，通过培训和教育，明确每一个工作人员的工作内容和目标，只有这样，才能在档案管理工作中各司其职，共同推动企业档案管理的顺利开展。结束语

电力档案管理工作的顺利开展是电力企业更好更快发展的有力保障，虽然新形势的档案管理工作已经成功完成了传统模式到高科技管理的过渡，但是新时期的电力档案管理还存在许多不算完善的地方，只有我们找出问题所在，采取针对性的解决措施，才能够促进电力档案管理工作的发展，才能更好的促进企业走向更高更远。相信在不久的将来，企业的电力档案管理工作一定能够有一个可观的进步。

参考文献

[1]叶蔚芳.浅谈电力档案管理[J].科技信息，2011（19）：15-17.[2]程平.浅析电力档案管理工作中存在的问题及改善对策[J].管理锦囊，2013（11）：76.[3]付丽红.档案管理信息化若干问题思考[J].华章，2012（23）：21-23.

第三篇：在实际工作中践行全心全意为人民服务

在实际工作中践行全心全意为人民服务

在实际工作中，每个党员要从自己做起，从点滴做起，注意自己的一言一行，珍惜党员的名誉。另外，坚持全心全意为人民服务的理念。坚持把群众拥护不拥护、赞成不赞成、满意不满意、答应不答应作为衡量一切工作的根本标准，积极解决好群众最关切的利益问题和最关心的热点难点问题。做到一切为了群众、一切依靠群众、一切服务群众。想群众所想，急群众所急，帮群众所需，解群众所困。

为人民服务，执政为民，这是我们党的根本宗旨和对党员干部的要求。坚持执政为民，必须落实到每一个共产党员为人民服务的行动中，本现在各级领导干部当好人民公仆的实践中。党员干部要注重将自己的初心与使命融入到党的事业当中,这样不仅能够彰显自己的人民情怀,而且还能很好的锻炼自己,对于今后扛起更多的担子具有重要意义。

党员干部必须要摆正位置，找准定位，时刻牢记为人民服务的宗旨，以一颗公仆之心，全心全意投入到工作当中。要积极投身实践，深入基层一线了解情况、调查研究，探索和寻求破解难题的措施和办法，在实际工作的锻炼中增长才干。要敢于到艰苦的工作环境和生活环境中全心全意为人民服务。

第四篇：会计实际工作中的技巧专题

会计实际工作中的技巧

（一）装订方法：

1.从方向上来说，有左边装订线处装订法；有左上角包角装订法。左边装订线处装订法因使用较为普遍和直观，在此不再做介绍。

只介绍一下左上角包角装订法的具体做法：用两条适当宽度和长度的纸条互相垂直折叠放在封面左上角，承蒙凭证一起装订。亲完后沿装订线向后折，剪去尾部多余 的部分，折好后封条在凭证封面左上角显三角形，凭证封底显矩形，可以将装订线全部包住，最后用胶水粘牢即可。并在骑缝处加盖装订人名章压缝。

2.从装订方式来说，介绍一种夹塞法，即在左边装订处夹塞，以求厚度与右边持平。这种法适用于业务较多，凭证较厚的情况。夹塞时可用记帐凭证裁段做塞，可 用纸折叠做塞，实际工作中有把使用过的特快专递按凭证的大小和适当的宽度剪裁好夹芯做塞的，方便而且也很节省。

处理左边与右边持平的方法还有：每张记帐凭证下附的原始凭证尽可能少，或很少的原始凭证即做记帐凭证；这样记帐凭证数量多得接近原始凭证数量，右边翘的可能性就小些。

（二）注意事项：要将科目汇总表及T型帐户表装订进去，这样便于不查看帐本就能快速查找某笔凭证。虽然现在电算化了，科目汇总表还是应装订进去，起码不看帐本就能知道当月的发生额。

（三）推荐一种原始凭证的折叠方法。当 原始凭证大过记帐凭证时，我们大多数的做法是先折叠左边的角，再向里面折叠。这样折叠后折叠的角在下面，在查阅时要先拉开折叠的部分，再拉开折叠处的左边 边角。现在我推荐的方法只不过是将折叠的顺序反一下而已：即先向里折叠后，再折叠左边的角。这样折叠后折叠的角在上面。别看只是顺序的一转换，但在查阅 时，只需拉住上面的角一拉，即可全部拉开。

二、制作记帐凭证

介绍两个在手工帐情况下，当现金会计不会做记帐凭证时的小经验：

1.出纳整理其手中的原始凭证，分类后做记帐凭证，但只记现金或银行存款科目，即只做一半记帐凭证，对应的科目则由主管会计制作。为什么不全由主管会计制 作呢？一来这样可以避嫌，当现金会计手中的现金或银行存款出现差错时，可以分清责任；二来也可间接提高现金会计的水平，使其快速学习，以达到独立制作凭 证。.现金会计按原始凭证日期或收到原始凭证的顺序在原始凭证上编号，并按编号分别登记现金日记帐或银行存款日记帐。然后将原始凭证转给主管会计，由主管会计全面制作记帐凭证，再按记帐凭证另外登记一本现金日记帐或银行存款日记帐。

三、帐本设置

（一）编写总帐目录及总帐内各科目页码时

1.根据企业的实际情况确定企业可能使用的会计科目，不要全部照搬，否则很多用不到的科目将造成空页码，有碍翻查。一般企业用到的会计科目大致只是《企业会计制度》中科目数量的2/3。但也应注意留有余地，做到有前瞻性，防止出现新业务新设科目造成顺序错乱。

2.在确定好会计科目后，要按《企业会计制度》编号顺序编写总帐目录及总帐内各科目页码。这样在每期期末编制财务报表时，就可按顺序进行，避免无规律编页造成的不必要的麻烦。这条看似简单，但现实中有很多人并没有做到。

（二）根据企业业务量设置帐本

1.专用式帐本必须要使用专用式的，这点不要简化。如：日记明细帐、固定资产明细帐、销售明细帐、多栏式明细帐（主要是成本费用类科目使用）、数量金额明细帐（主要是存货类科目使用）、低值易耗品明细帐、应交增值税明细帐。

2.其他类别的可以根据需要合并。如应收应付、其他应收应付等一些只有金额的科目可以按大类设一个或几个帐本。

（三）应有选择地贴口取纸。大多数会计都有在帐本上贴口取纸的习惯，这样的确便于明细帐的查找。但若不加选择地全部粘贴，不美观，也不再便于明细帐的查找。比较实用的法是：对于明细科目较多的帐本，可贴；明细科目较少的帐本，则以使用帐簿的目录为宜。当然各人习惯不同，也不强求。

四、帐务处理

1.如果发生财务费用-----利息收入，最好不按教科书上记在财务费用的贷方，提倡用红字记在借方，这样汇总出数据记的总账，就可以直接编报表了。否 则结转本年利润后，在总账借方贷方就会比报表上多出利息收入的数来，造成不必要阅读障碍。其他费用类的科目如果做调整或回冲也应这样处理。

2.企业发生大额的支出、经常性的、特别是设有往来帐户的支出尽可能与往来帐挂上,虽然录入时繁琐,但以后查询与该单位的结算情况,支出情况却相当方便。

五、电算化帐务

1.应交增值税各科目年底应转平较合适，否则各明细科目的余额会越来越大，造成各明细

科目余额失去意义。转平的方法：如为贷方余额，将各明细科目对冲后，将差额结转到未交增值税科目；如为借方余额，则只留进项税余额到下年抵扣，其他明细结平。

2.当出现会计差错或有销售退回等情况，在做调整分录时。不要做反向调整，应作负数冲销，否则相应科目的本年累计数会与利润表上的数字不相符，造成不必要信息负效应。

3.编写摘要宜详细。一来便于查找，二来在财务软件没有现金流量表自动编制功能时，有益于现金流量表的编制。

4.对于重复或共同使用的明细科目，建议使用核算项目功能，以使明细科目统一，便于信息的对比等。

第五篇：浅谈企业档案管理工作中的几点体会

摘要：大型企业档案管理中很重要的部分是在日常工作中如何做到既为业务对象提供优质服务，又使档案管理与保密工作不松懈。本人作为已获特级档案室大型企业从事企业档案管理30年建设与管理专业兼保密员的工作者，就企业档案管理实际工作中体会到的几个重点要注意方面浅述如下。

关键词：企业档案管理档案库房档案库房的设立

从总体上讲不论单位规模大小，凡是档案库房的设立，必须档案库房应按照国家有关规定单独兴建。但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。但应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的（首先要考虑到楼墙、板的承重性），从档案管理与安全保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保管、维护档案保密与安全的基本保障。制定可操作的档案管理人员的职责

一个单位档案管理的成效很大程度上与档案管理人员的素质和责任心有关。因此制定适宜，可操控的档案管理人员的职责尤显重要。职责制度就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。注重档案的交接

由于档案具有及强的延续性，档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，有一部分单位或档案人员却忽视了这一工作环节，存在如下问题：

3.1 是档案交接不及时。一些基层单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。

3.2 是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。笔者认为：做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措施：

首先档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查

明原因，分清责任，依法进行处理二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。

其次认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据一式３份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

再是加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使基层档案工作前后衔接起来。致力企业档案的信息电子化建设

我公司档案室经过多年努力，开展了企业档案信息电子化管理。其优势就是以室藏档案资料，纸质或机读形式的，为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。我们的体会是

4.1 充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。（目前，大多数基层档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案着录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用）。

4.2 缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

4.3 档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

4.4 档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在企业档案管理上尚案在初级阶段，但我们要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中档案信息管理打下基础。涉密档案的管理

大型或特大型企业的产品往往涉及到国家（企业）的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和一个企业经济发展的成败，关系到企业建设的进程。因此，为确保核心秘密的安全，必须管理好涉密档案。

5.1 涉密档案应与非涉密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

5.2 层层提高档案管理人员与涉密人员的素质。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家和企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

5.3 加强涉密档案的日常管理。涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

5.4 做好档案的保管期限与保密期限的区分工作 正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本企业工作的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。根据国家秘密事项：绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

5.5 注重档案情况变化的调整 档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。因此档案管理人员应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

5.6 做好档案密级的调整工作 一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

5.7 要建立起法制的新秩序。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，档案管理应建立以下三个制度：①建立划定密期制度，以便届满自行解密；②建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知有关科室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；③建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

5.8 要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻国档发28号文件实施藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台账和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。做好档案利用过程中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案管理的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

6.1 制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

6.2 队伍建设。担负利用服务工作的管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做

利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

6.3 监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。正确处理好档案保密与利用开发的关系

保守国家(企业)机密是每个职工应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给企业的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：①初审，档案室工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。②中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。③终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。做好档案开放前的基础工作

开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：①提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。②建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。③编制检索工具。一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。④准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。