毕业生档案管理说明1

第一篇：毕业生档案管理说明1

毕业生档案管理说明

各毕业生：

人事档案与人事调动、职业发展和维权等息息相关，主要用于确定工龄、学历、工资等。毕业生个人档案是人事档案的重要组成部分，主要材料包括：毕业生读大学之前中学时期的有关材料、大学入学或学籍证明材料、毕业生登记表、党群关系材料、入学及毕业体格检查表、大学学习成绩单、《报到证》存根等。

人事档案是个人的重要资料，应遵守有关规定妥善保管。一般来说毕业生的档案会保存在用人单位，但目前私营单位并没有专门保管的部门，故大多数毕业生会选择在人才交流中心托管。

我校为毕业生的档案管理推荐三种方式，请毕业生根据个人情况自行选择：

1．学校代管。即学校为所有毕业生代管档案。毕业生离校后一年内档案由招生就业处管理，一年后转入学校档案室管理，暂不收取管理服务费。毕业生凭单位出具的接收档案证明到学校办理调档手续。档案在学校管理期间，所有的转正定级、工龄核定与计算和档案工资调整手续等都不能启动。

★毕业生没有选择人事代理，即默认为由学校代管。

2．省人事厅人才中心人事代理。我校毕业生在毕业离校时暂未落实工作单位，或已落实工作单位但用人单位暂时无法接收毕业生户口、档案等关系的，根据本人向人才中心申请，可将户口、档案、组织关系等转入省人事厅人才中心管理。人事代理可提供人事管理相关服务,即办理转正定级、工龄计算、考评技术职称、办理在职流动人员关系接转手续、代办员工社会保险及住房公积金、调整档案工资等。省人事厅人才中心是我省人事代理的主要机构之一，毕业生如选择省人事厅人才中心人事代理，则需服务费240元/人〃年。

★办理毕业生离校手续期间，省人事厅人才中心会在招生就业处现场办理相关手续，毕业生可现场咨询。

3．省教育厅大中专毕业生就业指导中心托管。省就业指导中心可为毕业生办理两年免费的档案托管服务。两年后，省就业指导中心不再免费托管档案，毕业生必须选择与湖南省人才流动服务中心签订《人事代理合同书》或按照档案调遣原则调离档案。如选择人事代理，代理档案一项收费为120元/年，档案、户籍一并代理收费为240元/年。（注：可单独办理档案托管，但不能单独办理户籍托管。）

★毕业生可在学校招生就业处咨询，并一并办理登记手续。涉及到档案管理转段的问题，务必牢记免费管理为两年，到时需与省教育厅大中专毕业生就业指导中心再次签订代管协议。

招生就业处

2012年6月

第二篇：毕业生档案管理及转寄说明

毕业生档案整理及转寄说明

一、档案整理：

1、毕业生档案的材料包括：新生录取材料、毕业生登记表、学业成绩报告单、实践学习登记表、奖励处分证明、入党（团）志愿书、学位授予证明和体检证明等。

2、通过毕业生资格审查后，毕业生档案由所在院（系）整理、核对、造册、封签，统一交学校招生就业处在封签上盖章后根据不同就业形式转递或留存。

二、档案转递

省内：省内毕业生档案详细地址

1、已通过签定就业协议书落实用人单位，毕业生档案转寄至报到证所注单位。

2、已通过签订其他就业文本落实用人单位，毕业生档案转寄至生源地盟市教育局。

3、未落实就业单位的毕业生档案转寄至生源地盟市教育局。

4、不愿在生源地盟市教育局落档，根据本人意愿到当地高新人才市场开具调档函，院系凭调档函就业指导中心统一办理人才交流中心毕业生档案转寄手续。

5、三支一扶、西部计划档案回盟市教育局。不愿回生源地由本人去高新市场开调档函保留在。

省外：省外毕业生档案详细地址

1.已通过签定就业协议书落实用人单位，毕业生档案转寄至报到证所注单位。

2、已通过签订其他就业文本落实用人单位，毕业生档案转寄至生源地省主管部门。北京市：北京市人事局大中专毕业生就业处

安徽省：安徽省大中专毕业生就业指导中心

福建省：（师范类）福建省教育人才服务中心（非师范）福建省公务员局

甘肃省：甘肃省大中专毕业生择业指导中心

河北省：（师范类）河北省教育厅学生处（非师范）河北省人事厅人才流动开发处 河南省：河南省大中专学校学生信息咨询与就业指导服务中心

湖南省：湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心

吉林省：吉林高等学校毕业生就业指导中心

辽宁省：辽宁省高等学校毕业生就业指导中心

山东省：山东省教育厅学生处

山西省：山西省高校毕业生就业指导中心

陕西省：陕西省高校毕业生就业服务中心

四川省：四川省普通高等学校学生信息咨询与就业指导服务中心

云南省：云南省教育厅学生工作处

江西省：江西省高等院校毕业生就业工作办公室

浙江省：浙江省高校毕业生就业指导服务中心

贵州省：贵州省大中专毕业生就业指导中心

广西区：广西大学生就业服务中心

湖北省：湖北省高等学校毕业生就业指导服务中心

黑龙江：黑龙江省教育厅学生处

重庆市：重庆市大学中专毕业生就业指导服务中心

青海省：青海省大中专毕业生就业指导中心

第三篇：学校档案管理说明范文

学校档案管理说明

一．学校档案分类

1．文书档案——分党支部、工会、办公室、教导处、总务处、团委；

2．教学和教师业绩档案——分学籍档案（按分类）和教师业绩档案；

3．基建、设备档案——按建设项目、设备型号分类；

4．会计档案——按分类；

5．声像、实物档案——按分类。

二．文件材料的形成与归档

1．凡是在学校各项工作、活动中形成的具有查考利用价值的各种文件材料均应归档，归档范围（见附件）。

2．归档的文件材料应当字迹清楚，书写工整，签署完备。禁用铅笔、圆珠笔、纯兰、红墨水、复写纸书写、审批公文。3．归档的文件材料力求完整齐全，按照规范要求，整理立卷，做到分类清楚、组卷合理、保管期限准确、标题简明确切、结构完整、排列系统、编目清晰、装订结实，便于保管和利用。

三．各类档案的归档时间

l．文书档案于次年6月底前归档；

2．教学档案和教师业绩档案于本学结束后归档；

3．基建、设备档案于项目（成果）鉴定后3个月内归档； 4．会计档案立卷后暂由财务部门保管一年后归档；

5．声像、实物档案于制作（获得）后3个月内归档。

四．档案的管理与提供利用

1．学校档案室应当制定档案分类方案和编号办法，做好档案的接收、排架工作。

2．资料管理员应确保档案安全，并定期检查档案管理情况，发现问题及时解决。

3．学校成立档案鉴定小组，做好档案鉴定工作，严格档案销毁制度。

4．各处室应协助做好档案统计工作，统计数据力求准确、可靠。

5．资料管理员变动时，必须做好档案移交工作，办理档案交接手续。

6．资料管理员应熟悉档案库存情况，根据工作需要编制档案检索工具，编写档案参考资料，积极、主动地开发利用档案信息，为学校各项工作服务。

附件：学校文件材料归档范围及保管期限表

类别序号归档范围保管期限

文

书

档

案 1 上级机关（含业务主管部门）下发的需要学校贯彻执行的各项工作的决定、条例、办法、规定、指示、批复、通知、会议主要文件等 针对本校的 永久 业务指导的 长期 一般的 短期 本校党、工、团组织工作计划、总结和重要会议的工作报告、汇报等文件材料 永久或长期 本校党支部发展党员、评优等工作意见、结果、批复及党、团、工干部名册，会议记录等文件材料 永久

本校在各项工作中形成的决议、决定、工作计划、总结、重要的工作报告、汇报，请示、批复 永久或长期 5 本校制定的党务、行政管理制度、岗位责任制等文件材料 长期 本校行政会议或校长会议记录 永久 本校重大活动(运动会、联欢会等)材料 永久或长期 8 上级领导来校视察，检查工作中形成的材料、照片及本校专项工作的调查、检查、普查材料 永久或长期 本校外事活动中形成的有关材料(包括合同、协议书、照片等)长期 各类报刊登载有关本校情况的通报、报道等 长期 11 本校安全、保卫工作及重大事故的处理情况等有关材料 长期 本校评选各种先进集体、先进个人等材料 永久 13 反映本校成绩的荣誉证书，有纪念凭证作用的实 物，校刊及学校等级认定等材料 永久 本校关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印章等请示、批复和报告 永久 本校教职工录用、转正、定级、调资、职称评定的报告、批复、通知 长期 本校教职工名册、履历表及劳工报表 永久 本校人员调动、离退休、伤亡、抚恤，劳保福利报告、批复、通知 长期 本校离退休人员名册、改变待遇审批表本校人员调动、离退休、伤亡、抚恤，劳保福利报告、批复、通知 长期 19 本校教职工申请离职、辞职等材料 长期 本校征地、房地产权、界址、协议书、批复、契约等 永久本校财产物资等清单、移交清册及其有关的协议合同等凭证 永久 本校财产物资等公物管理、使用制度办法等文件材料 长期 上级教育、财政部门下达本校的经费、基建指标等文件 永久 24 本校财务管理制度、办法等文件材料 长期 25 本校教职工工资花名册 长期 本校开展勤工俭学、实践基地等文件材料 长期 27 本校接受群众来信、来访及处理情况 短期

教

学

及

教

师

业

绩

档

案 1 上级教育主管部门下达的教学任务、课程设置、教学安排、教学管理、政治思想工作等文件材料 针对本校的 永久 一般参考性的 短期 本校教学质量评估结论、教学计划、总结、课程总表、教研活动安排表等 永久 本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案 短期 4 本校制定的各种教学制度、办法、规定、校历及教育管理办法 长期 本校自编校本教材、讲义、典型教案、习题集等 长期 6 本校各科试卷(空白)及答案、评分标准、试卷分析、学科考试成绩统计及成绩分析 长期 本校新生入学成绩统计表、期末检测考、中考成绩统计表、成绩汇总表 长期

本校学生开展社会调查、义务劳动、夏令营等活动的通知、安排、总结 短期 本校学生体育达标、体质健康的综合材料，参加各级体育比赛成绩、奖杯、奖旗、奖状、证书 长期 本校学生参加社会上组织的各种竞赛活动的获奖名单及获奖作品 长期 本校三好生、优秀班干、团干部、先进集体及各方面获奖名单及典型材料 长期 本校毕业生质量跟踪调查、信息反馈的材料 长期 13 本校教师基本情况登记，鉴定、教师考勤、任课等汇总材料 长期

本校教师培训，进修、专业考核、考试以及外出讲学、参加学术活动等材料 长期 教师讲授公开课、观摩课的教案、自编讲义、教材或典型教案教材 长期 教师业务工作材料及个人教学经验总结等材料 长期 17 教师个人教改科研内容及其成果、教学成果等材料 长期 教师专业技术职务评定等材料 永久 教师受表彰、奖励、处分等材料 永久 20 教师在各种刊物和学术会上发表、翻译的论文、文章、论著、作品及有关专家评价材料 长期 本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡 长期 本校学生学籍变动：休学、退学、留级、复学、转学、辍学、开除学籍等材料 长期

本校学生毕业名册、统计表、毕业证、结业证存根、历届同学录及照片 永久

学生个人档案 永久

基建、设备 档 案

本校负责组织的科研课题(项目)活动所产生的成果材料、证书 永久 本校基建平面图、规划图、红线图、建筑物地上、地下管道设计、施工、竣工验收的文字材料、图纸、工程概、预决算 永久 本校各种贵重教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录、预、决算 长期 4 本校校办农场的土壤分析、品种栽培试验、田问管理记录、动、植物保护的图表、标本等技术文件材料 长期

会 计 档 案本校决算报表 永久 本校预算会计年报表、会计凭证 15年现金出纳帐、银行存款帐 25年总账、分类账、明细账 15年 工资清册、奖学金、助学金等材料 长期会计移交清册 15年会计档案销毁清册 永久

声像 档案 本校在教学、科研等活动中产生的照片、录音带录像带、幻灯片 长期学校历年荣获的各种奖状、奖旗、奖牌、奖杯、证书等照片本校在党政管理活动中产生的声像材料.

第四篇：毕业生档案管理规定

大中专毕业生档案管理规定

（907、908、909、1016室用）

1、认真贯彻国家有关的法律、法规和组织人事工作的政策、规定，严格审查毕业生档案，严把入学资格审查、在校表现和毕业资格审查关。

2、档案材料审查主要内容：（1）高考考生资料；

（2）学生入学登记表（学校可以自行订制）；（3）选拔、保送学生登记表；

（4）毕业生登记表（高校毕业生登记表由国家教育部统一印制,中专毕业生登记表由省教育厅统一印制）；

（5）毕业生就业通知书；

（6）入党（团）材料，加入民主党派材料；（7）在校期间奖励、表彰以及惩处决定；（8）学年鉴定表；

（9）学生在校期间成绩表；

（10）学生在校期间参加各种社会实践活动获得的由实习单位或学校颁发的考评证书及学校证明；

（11）研究生学位申请表、研究生毕业论文评阅意见表；（12）其他可供组织参考的有保存价值的材料

3、档案审阅由档案审查人员专职负责，档案齐全要及时进行登记并签字。

4、对于缺少原件的材料，一般不得用复印件代替原件，确实需要存档的必须加盖原出具材料单位公章。

5、档案材料的接收必须通过机要交通或专人送取，接收的档案要逐一核对并进行。

6、转递毕业生档案必须详细登记，由单位统一领取并逐一签字。

7、档案工作人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守秘密、积极主动、认真负责地做好毕业生档案材料的收发、审核和登记。

8、加强档案管理工作的硬件设施建设，做好毕业生档案的防火、防盗、防潮工作，保证毕业生档案安全。

9、对档案工作人员违反本规定，涂改、伪造毕业生档案材料的要追究责任，严肃查处。

第五篇：毕业生应重视档案管理

毕业生应重视档案管理

——烟台市华宇人力资源有限公司

一、档案的作用：

真正能证明你学习、工作经历的就是你的档案。档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有你的党团材料、工龄、工资定级资料等。这些都是原始材料，不可复制，而且按国家规定，档案不能由个人保管。专家建议：毕业生切勿忽视自己的档案管理，免得给将来的生活和工作带来不必要的麻烦。

1、档案与工龄：

 很多大学生毕业后，没有及时办理参加工作手续（即档案托管），工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。

2、档案与福利：

 毕业生在个人办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、考公务员、当兵等事关个人切身利益的问题时，都要用到档案。

3、档案与因公出国政审：

 因公出国政审也必定要依据人事档案进行整治审查，如果档案材料不全，政审机构就会拒绝审查。

4、补办档案与原始材料：

 虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在，势必造成一定损失。

二、档案管理的方式：

1、档案转至生源地，由所在地的地市级人事局接收。

 适合对象：比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。 优点：在生源地就业后办理手续简单方便。

 缺点：如离开生源地就业，需重新办理改派手续。

2、档案由人力资源公司代理。

 适合对象：适合档案没地方落的所有毕业生。

 优点：解决了毕业生后顾之忧，许多实际问题都可由托管公司代办手续。