关于毕业生档案管理、转递的通知

第一篇：关于毕业生档案管理、转递的通知

关于毕业生档案管理、转递的通知

为做好毕业生档案管理工作，确保档案材料的规范、完整、准确，做到归档及时，转递顺畅，特作如下规定：

一、归档材料的收集、要求。

1、毕业生归档材料包括：高考材料、学生登记表、入校体检表、每学年鉴定表、学籍成绩表、毕业设计（论文）考核表、毕业生登记表、党（团）组织材料（入团志愿书、入党志愿书和党员登记表）、奖励材料（包括优秀共青团员、优秀团干推荐表、优秀毕业生审批表、等）、处分材料、毕业生体检表、教育实习鉴定表、教师资格认定申请表、婚育证明等。这些材料必须用钢笔或碳素水笔认真填写、字迹工整。用铅笔或圆珠笔书写的材料、复印、复写材料及证件（合格证、荣誉证等）不在归档范围；

2、学年鉴定表、毕业生登记表、学生学籍成绩表、毕业设计（论文）考核表等各表中的鉴定（如班组鉴定、班主任鉴定及学院意见等），应本着对学生负责的态度逐一认真填写，并加盖相应的校、院、系印章；

3、材料填写中，如遇没有内容填入到该项中，例如：没有奖励或处分的、没有海外关系的等情况，请填写“无”、或“否”；

4、校级及校级以上的奖励材料和受严重警告处分的材料（原文）才能归档，学院的奖励和处分材料不在归档范围。

二、档案管理。

1、已就业的毕业生，其档案原则上转至报到地的用人单位，或由用人单位委托人事代理，或自主选择人才市场办理人事代理。个别学生档案如需学校代为保管的，则必须出具单位不接收档案证明，由学生本人提出申请，经所在学院同意，就业指导中心审定，并按规定到学校财务处交纳档案代保管费（120元∕年）后，学校方可代为保管档案；

2、未就业的毕业生，其档案转递由毕业生自主选择，可根据自身实际情况选择以下档案管理方式：①回生源所在地。凡要求回生源地的必须本人申请（申请表在校园就业网可下载），经学院同意后方可办理。湖南省生源毕业生档案转至市级教育局毕业生就业办公室，外省生源毕业生档案可转至所在省（市）教育厅（局）大中专毕业生就业指导中心（就业办）或省（市）人力资源和社会保障厅（局）；②省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心托管。湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心（简称：省就业中心）可代理档案、户口托管，毕业生需与省中心签订《人事档案、户籍托管合同书》，档案可无偿保管两年，户口代管费120元/年；③人事代理。毕业生通过到各省（或市）人力资源与社会保障厅（或局）所属的人才服务中心办理人事代理协议，将档案转至相应的人才服务中心，如湖南省人才流动服务中心、长沙市人才服务中心、湘潭市人事局人才服务中心等（可管理档案、户籍，代评职称、转正定级等）。④暂由学校保管。保管期限为两年，由毕业生本人提出申请，经所在学院同意，就业指导中心审定后，方可代其保管。两年后，毕业生本人仍未调出档案的，学校依据国家相关就业政策，不再为其代管，学校将满两年的毕业生档案转至毕业生生源所在地（湖南生源转至毕业生所属市的市级教育局毕业生就业办公室，外省生源毕业生转至毕业生所属各省教育厅或省人事厅指定的毕业生就业工作服务部门）；

三、档案转递。

1、提前批和第一批寄出的档案是通过邮政局采用机要方式寄往接收单位，接收档案单位必须是县级以上有人事档案保管权限的国家企、事业单位或人才服务中心等；无人事档案保管权限的外资、私企、家庭不能接收机要。请毕业生与用人单位联系准确的档案存放地址，以免影响毕业生档案转递和报到。

2、采用邮政局机要转递信件的查询期限为一年，过期不办理查询。应届毕业生务必在八月一日至九月三十日之前到档案转入单位查询档案是否收到。

3、第二批采用快递寄出档案。适合能提供准确的接收人姓名、接收电话、接收地址、接收邮编的毕业生。查询期为一个月。请毕业生务必在快递公司指定的有效查询期限（七月二十日至八月二十日内）联系接收邮件人询问是否收到档案。

4、寄出的档案材料袋口均粘贴“湖南科技大学学生档案密封签”，并盖有湖南科技大学学生档案管理部门印章密封。有人事档案保管权限的单位才能拆封，没有人事档案保管权限的单位或个人不得拆封。请毕业生保管好档案密封口，以免拆封不当，给档案转递和接收时带来不必要的麻烦。

四、根据有关规定，毕业生档案材料在毕业生离校两周内寄出。各学院务必及时送交毕业生归档材料和档案转递信息到学生档案室，送交的材料必须由学院按专业、班级学号的先后排序，一次交齐，并请各学院就业工作负责老师带领专人来学生档案室协助整理归档和邮寄材料。

五、暑假期间原则上不办理毕业生调档事宜。

湖南科技大学就业指导与服务中心 二一二年五月十五日

第二篇：关于毕业生档案管理、转递的通知

关于毕业生档案管理、转递的通知

为做好毕业生档案管理工作，确保档案材料的规范、完整、准确，做到归档及时，转递顺畅，特作如下规定：

一、归档材料的收集、要求。

1、毕业生归档材料包括：高考材料、学生登记表、入校体检表、每学年鉴定表、学籍成绩表、毕业设计（论文）考核表、毕业生登记表、党（团）组织材料（入团志愿书、入党志愿书和党员登记表）、奖励材料（包括优秀共青团员、优秀团干推荐表、优秀毕业生审批表、等）、处分材料、毕业生体检表、教育实习鉴定表、教师资格认定申请表、婚育证明等。这些材料必须用钢笔或碳素水笔认真填写、字迹工整。用铅笔或圆珠笔书写的材料、复印、复写材料及证件（合格证、荣誉证等）不在归档范围；

2、学年鉴定表、毕业生登记表、学生学籍成绩表、毕业设计（论文）考核表等各表中的鉴定（如班组鉴定、班主任鉴定及学院意见等），应本着对学生负责的态度逐一认真填写，并加盖相应的校、院、系印章；

3、材料填写中，如遇没有内容填入到该项中，例如：没有奖励或处分的、没有海外关系的等情况，请填写“无”、或“否”；

4、校级及校级以上的奖励材料和受严重警告处分的材料（原文）才能归档，学院的奖励和处分材料不在归档范围。

二、档案管理。

1、已就业的毕业生，其档案原则上转至报到地的用人单位，或由用人单位委托人事代理，或自主选择人才市场办理人事代理。个别学生档案如需学校代为保管的，则必须出具单位不接收档案证明，由学生本人提出申请，经所在学院同意，就业指导中心审定，并按规定到学校财务处交纳档案代保管费（120元∕年）后，学校方可代为保管档案；

2、未就业的毕业生，其档案转递由毕业生自主选择，可根据自身实际情况选择以下档案管理方式：

①回生源所在地。凡要求回生源地的必须本人申请（申请表在校园就业网可下载），经学院同意后方可办理。湖南省生源毕业生档案转至市级教育局毕业生就业办公室，外省生源毕业生档案可转至所在省（市）教育厅（局）大中专毕业生就业指导中心（就业办）或省（市）人力资源和社会保障厅（局）；

②省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心托管。湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心（简称：省就业中心）可代理档案、户口托管，毕业生需与省中心签订《人事档案、户籍托管合同书》，档案可无偿保管两年，户口代管费120元/年；

③人事代理。毕业生通过到各省（或市）人力资源与社会保障厅（或局）所属的人才服务中心办理人事代理协议，将档案转至相应的人才服务中心，如湖南省人才流动服务中心、长沙市人才服务中心、湘潭市人事局人才服务中心等（可管理档案、户籍，代评职称、转正定级等）。

从2012年开始，学校不再保管学生档案，未就业学生统一办理中心托管

三、档案转递。

1、提前批和第一批寄出的档案是通过邮政局采用机要方式寄往接收单位，接收档案单

位必须是县级以上有人事档案保管权限的国家企、事业单位或人才服务中心等；无人事档案保管权限的外资、私企、家庭不能接收机要。请毕业生与用人单位联系准确的档案存放地址，以免影响毕业生档案转递和报到。

2、采用邮政局机要转递信件的查询期限为一年，过期不办理查询。应届毕业生务必在八月一日至九月三十日之前到档案转入单位查询档案是否收到。

3、第二批采用快递寄出档案。适合能提供准确的接收人姓名、接收电话、接收地址、接收邮编的毕业生。查询期为一个月。请毕业生务必在快递公司指定的有效查询期限（七月二十日至八月二十日内）联系接收邮件人询问是否收到档案。

4、寄出的档案材料袋口均粘贴“湖南科技大学学生档案密封签”，并盖有湖南科技大学学生档案管理部门印章密封。有人事档案保管权限的单位才能拆封，没有人事档案保管权限的单位或个人不得拆封。请毕业生保管好档案密封口，以免拆封不当，给档案转递和接收时带来不必要的麻烦。

四、根据有关规定，毕业生档案材料在毕业生离校两周内寄出。各学院务必及时送交毕业生归档材料和档案转递信息到学生档案室，送交的材料必须由学院按专业、班级学号的先后排序，一次交齐，并请各学院就业工作负责老师带领专人来学生档案室协助整理归档和邮寄材料。

五、暑假期间原则上不办理毕业生调档事宜。

湖南科技大学就业指导与服务中心

二一二年五月十五日

第三篇：关于毕业生档案管理、转递的通知

关于毕业生档案管理、转递的通知

为做好毕业生档案管理工作，确保档案材料的规范、完整、准确，做到归档及时，转递顺畅，特作如下规定：

一、归档材料的收集。

1、毕业生归档材料包括：高考材料、学生登记表、学年鉴定表、学籍成绩表、毕业设计（论文）考核表、毕业生登记表、党（团）组织材料（入团志愿书、入党志愿书和党员登记表）、奖励、处分材料、毕业生体检表、教育实习鉴定表、教师资格认定申请表、婚育证明等。这些材料必须用钢笔或炭素墨水笔认真填写、字迹工整。用铅笔或圆珠笔书写的材料、复印、复写材料及证件（合格证、荣誉证等）不在归档范围；

2、学年鉴定表、毕业生登记表、学生学籍成绩表、毕业设计（论文）考核表等各表中的鉴定（如班组鉴定、班主任鉴定及学院意见等），应本着对学生负责的态度逐一认真填写，并加盖相应的校、院、系印章；

3、校级以上（含校级）的奖励审批表和受严重警告以上处分的材料（原文）才能归档，各学院的奖惩材料不在归档范围。

二、档案管理。

1、已办理报到证的毕业生，其档案原则上转至报到地的用人单位或由人事代理所在人才市场保管。个别学生档案如需学校代为保管的，则必须出具单位不接收档案证明，由学生本人提出申请，经所在学院同意，就业指导中心审定，并按规定到学校财务处交纳档案代保管费（120元∕年）后，学校方可代保管档案；

2、未办理报到证的毕业生，其档案转递采取自愿原则，可根据自身实际情况选择以下档案管理方式：①人事代理。通过人事代理将档案转至相应的人才交流中心，如湖南省人才流动服务中心等（档案管理、转户籍、代评职称、转正定级等）；②回生源所在地。凡要求回生源地的必须本人申请（申请表在校园就业网可下载），经学院同意后方可办理。湖南省生源转至市级教育局大中专毕业生就业指导中心，外省生源转至所在省教育厅或省人事厅大中专毕业生就业指导中心；③不回生源所在地的由学校负责管理，保管期限为两年。两年后仍未调档者，档案转至生源地（湖南生源转至市教育局大中专毕业生就业指导中心，外省生源转至各省教育厅或省人事厅的就业指导中心）。如需学校代保管则需到学校财务处交纳档案代管费120元/年；④湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心可代理档案、户口托管(档案无偿保管两年，户口代管费120元/年)。

三、档案转递。

1、档案是通过邮政局采用机要方式寄往接收单位，接收档案单位必须是县级以上有人事档案保管权限的国营企、事业单位或人才交流中心等；无人事档案保管权限的外资、私企、家庭不能接收机要。请毕业生与用人单位联系准确的存放档案地址，以免影响报到和档案转递。

2、邮政局机要转递信件查询期限为一年，过期不办理查询。毕业生可根据在学院填报的收档单位及时到所填单位询问档案是否收到，校园网：http:///可查询档案去向。

四、根据有关规定，毕业生档案材料在毕业生离校一周内寄出，各学院务必在毕业生离校后及时送交毕业生归档材料和档案转递信息到学生档案室，在送交归档材料时必须由学院统一按专业、班级学号的先后排序，一次交齐，并请各学院就业负责老师带领专人来学生档案室整理归档、转递材料。

五、暑假期间原则上不办理毕业生调档事宜。

湖南科技大学就业指导中心

第四篇：关于毕业生档案管理的通知2013

关于毕业生档案管理的通知

各位毕业生：

为了给毕业生在转正定级、职称评定等方面提供方便，进一步做好毕业生的档案管理工作，现将有关事宜通知如下：

1.在今年9月30日前凡需要转递档案的毕业生必须凭就业单位签订的就业协议书或单位政工部门调档函或单位政工部门、就业管理部门的介绍信等到学生工作部（处）档案室提取档案。需要学校邮寄档案的，学校通过邮局统一邮寄档案,邮资费自理,且必需留一份就业协议书复印件或用人单位政工部门调档函或单位政工部门、就业管理部门的介绍信到学工部管理档案的王平媛老师处登记备案。申办了国家助学贷款或欠学费的同学必须把助学贷款和学费交清后,方能提取档案。

2.学生入党志愿书等材料附随学生档案一起调转,党组织关系(介绍信)按学校党委组织部关于学生党员转办党组织关系的通知要求办理。

3.毕业生团员档案附随学生档案一起调转，需另外办理团组织关系转出手续的，请毕业生在离校前持本人的团员证到校团委办公室办理。

4.暑假期间集中提档案时间为7月20日—8月5日（其它时间不提取档案）。

5.在9月30日之前没有联系工作单位或暂不需要提取档案的毕业生，由学校学生档案管理室统一将档案转到常德市人才交流服务中心（邵阳籍毕业生档案转至邵阳市人才交流中心）。从档案存放之日起，计算连续工龄；一年之后办理大中专毕业生转正定级手续；按要求及时办理职称初任手续。为个人择业、社保、职称晋升、考研、考公务员、工作流动、计划生育的办理等提供依据。到常德市人才服务中心提取档案具备的条件:①学生本人调档案，需本人身份证和具备有人事管理权限的单位开出的调函才可以调档②学生委托其他人办理调档的，需有毕业生本人身份证复印件、手写委托书、被委托人身份证原件及有人事管理权限单位的调函。常德市人才交流服务中心电话0736---7893136。

湖南文理学院学生工作部（处）

2013年4月18日

第五篇：关于毕业生档案转递通知

关于做好2012届毕业生归档材料报送

及档案转递事宜的通知

各院系：

为及时有效地做好2012届毕业生档案转递工作，更好地为毕业生顺利离校和就业服务。现就2012年毕业生档案方面的有关事宜通知如下：

一、毕业生档案归档材料的填写要求：

（一）各院系对鉴定工作应本着对学生负责的态度认真组织进行，防止走过场，力戒片面性。

（二）填写所有归档材料用蓝黑钢笔书写，字体工整、书面整洁，不得涂改。表格不得翻印。

（三）鉴定的方法及步骤

《毕业生登记表》是四年来的表现，《学年鉴定表》是一年来的表现。

1、自我鉴定：学生对本人的表现情况进行客观地、实事求是地总结，以务实的手法写出书面材料，在小组会上交流，认真听取同学们的意见，进行修改补充，然后签名在鉴定表上。

2、小组评议：在学生自我总结的基础上，以本班学习小组为单位召集小组成员进行评议，由学习小组依据自我总结和评议的结果，初步写出每个同学的鉴定。

3、班级评定：在自我鉴定和小组评议的基础上，由班主任主持召开班委会，根据每个学生的实际表现形成正式的班级鉴定意见，填入指定表格栏内，由班主任签名后，统一交院系办公室，并将鉴定意

见向全班公布。

4、院系审核：各院系根据班级鉴定意见，结合学生各方面的表现情况，对每一位写出评语，填入指定表格内，并由院系主任签名，加盖院系公章。

二、报送材料的时间要求：

为确保毕业生能按时转递档案，请各院系将2012届毕业生各类归档材料务必于5月30日前送交校档案馆，以便整理后进行归档；在校生《学年鉴定表》于7月30日前关交校档案馆。

党员材料只送交正式党员材料。凡送交并归档后不得再提取。

三、毕业生档案的转递事宜：

（一）外省籍毕业生请在毕业前来校档案馆咨询及办理有关档案转递手续；

（二）凡考研的毕业生，请执有调档函办理有关档案的转递手续；

（三）已就业的毕业生，执有用人单位调档函办理转递手续；

（四）未办理手续的外省籍毕业生档案，按就业报到证转寄；青海籍的各州县毕业生档案转至青海省人才交流中心（按报到证）；西宁市人事局的转至西宁市人才交流中心（按报到证）。

（五）其它有关档案事宜请在放假前于校档案馆联系咨询。

联系人：李洪兰，办公室电话：8806527

校办档案馆

二0一二年四月十六日